laporan pemerhatian auditan pengurusan …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri...
TRANSCRIPT
1
LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN SWAAKREDITASI
DI BAHAGIAN AUDIT INSTITUSI
1. LATAR BELAKANG
Bahagian Audit Institusi, diletakkan di bawah Sektor Jaminan Kualiti, Agensi Kelayakan
Malaysia. Bahagian ini diketuai oleh Pengarah Bahagian Gred N54 yang mengawal selia
22 orang kakitangan di bawahnya. Bahagian ini dibahagikan kepada dua unit, iaitu Unit
Audit Institusi dan Unit Penarafan. Di bawah Unit Audit Institusi telah diwujudkan 2
seksyen iaitu Seksyen Universiti dan Seksyen Kolej dan pengurusan Swaakreditasi
adalah di bawah unit ini.
1.1 Status Swaakreditasi melayakkan sesebuah Pemberi Pengajian Tinggi (PPT)
untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional
yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional yang
berkenaan.
Pada 28 November 2008, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa
kumpulan pertama PPT untuk memohon status Swaakreditasi. Kumpulan
pertama ini terdiri daripada 8 PPT, iaitu empat universiti penyelidikan serta 4
kampus cawangan universiti luar negara di mana kampus induknya di negara
asal berstatus Swaakreditasi. PPT yang terlibat adalah seperti berikut:
i) Universiti Malaya;
ii) Universiti Sains Malaysia;
iii) Universiti Kebangsaan Malaysia;
iv) Universiti Putra Malaysia;
v) Monash University Sunway Campus;
vi) University of Nottingham Malaysia Campus;
vii) Swinburne University of Technology Sarawak Campus; dan
viii) Curtin University of Technology Sarawak Campus.
Bagi memohon status tersebut, kesemua PPT di atas telah menghantar
dokumen Self-Review Portfolio kepada MQA untuk penilaian. MQA telah
melaksanakan audit institusi secara komprehensif berdasarkan buku Kod
2
Amalan Audit Institusi Edisi Kedua (COPIA) dengan penekanan khusus terhadap
sistem jaminan kualiti dalaman PPT berkenaan.
Pada 17 Mei 2010, YB Menteri Pengajian Tinggi, Dato’ Seri Mohamed Khaled
Nordin telah menyerahkan Sijil Swaakreditasi kepada kesemua 8 PPT di atas
dalam satu majlis ringkas. Penganugerahan Status Swaakreditasi kepada 8 PPT
di atas adalah tertakluk kepada syarat-syarat serta keperluan prosedur.
Pada 22 September 2010, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa
sebuah lagi PPT untuk memohon status Swaakreditasi iaitu Universiti Teknologi
Malaysia yang telah memperoleh taraf universiti penyelidikan.
2. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada proses Penganugerahan
Status Swaakreditasi telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang
ditetapkan.
3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
3.1 Semakan Audit melibatkan semakan ke atas dua aspek kawalan iaitu Kawalan
Pengurusan dan Kawalan Pengurusan Rekod Swaakreditasi.
3.2 Bagi Kawalan Pengurusan, Unit Audit Dalam melakukan semakan terhadap
perkara berikut :
Polisi Jaminan Kualiti;
Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti;
Carta Organisasi dan Perjawatan;
Fail Meja;
Latihan; dan
Pelan Strategik.
3.3 Bagi Kawalan Pengurusan Rekod Swaakreditasi, data yang disemak adalah
seperti berikut:
Proses Kerja Permohonan Status Swaakreditasi;
Rekod Swaakreditasi bagi tahun 2009 hingga 2012;
3
Surat Tugasan dan tanggungjawab Panel Penilai; dan
Rekod dan dokumen berkaitan.
4. PENEMUAN AUDIT
4.1 KAWALAN PENGURUSAN
Untuk menentukan pengurusan Bahagian Audit Institusi (BAI) adalah berkesan,
semakan Audit telah dijalankan terhadap Polisi Jaminan Kualiti,
Arahan/Pekeliling/Dasar Jaminan Kualiti, Carta Organisasi dan Perjawatan, Fail
Meja, Latihan untuk Kakitangan dan Pelan Strategik Bahagian. Secara
umumnya, prestasi Kawalan Pengurusan adalah baik. Hasil semakan Audit
menemui perkara berikut:
4.1.1 Polisi Jaminan Kualiti
Polisi Jaminan Kualiti adalah penting kerana ia merupakan panduan dan
rujukan kepada kriteria penilaian bagi tujuan jaminan kualiti dalam
mencapai objektif Bahagian Audit Institusi.
Semakan Audit mendapati Polisi Jaminan Kualiti di Bahagian Audit
Institusi adalah merujuk kepada 20 perkara berikut :
Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007 (Akta 679);
Akta Universiti dan Kolej 1971 (Akta 30);
Akta Institusi Pendidikan Tinggi Swasta 1996 (Akta 555);
Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta
605);
Peraturan-peraturan Agensi Kelayakan Malaysia:
- Audit Institusi 2009
- Fi 2008
- Status Swaakreditasi 2008;
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA);
Pekeliling Perbendaharaan;
Pekeliling Agensi Kelayakan Malaysia yang berkaitan;
Pekeliling Kementerian Pengajian Tinggi yang berkaitan;
Kerangka Kelayakan Malaysia;
4
Kod Amalan Akreditasi Program (COPPA);
Kod Amalan Audit Institusi (COPIA) Edisi Kedua;
Guidelines to Good Practices: Open and Distance Learning;
Instrumen Penilaian untuk Audit Institusi;
Garis Panduan Amalan Baik;
Standard program yang berkaitan;
Arahan Keselamatan;
Arahan Perbendaharaan;
Perintah Am (Bab A – Bab G); dan
Dasar-dasar yang berkaitan.
4.1.2 Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti
Semua Arahan/ Pekeliling/ Dasar yang terkini dan berkaitan perlu
disimpan dengan kemas, teratur dan mudah dicari bagi memudahkan
rujukan dilakukan.
Semakan Audit mendapati semua Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan
Kualiti difailkan dan disimpan oleh setiap pegawai dengan teratur bagi
memudahkan pencarian dan mendapatkan maklumat. Terdapat juga
Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan Kualiti yang diletakkan di laman
web MQA untuk rujukan dan makluman semua pegawai dan pengguna.
Laman web ini boleh diakses di alamat www.mqa.gov.my dan antara
yang terkandung di laman web ini adalah Dokumen Jaminan Kualiti,
Pekeliling, Surat Makluman, Kerangka Kelayakan Malaysia, Dokumen
Hasil Pembelajaran dan lain-lain.
Unit Dasar juga telah mengeluarkan memo rujukan MQA 01/02 Jld.
002(46) bertarikh 29 Disember 2011 untuk edaran dalaman Kompilasi
Dasar edisi 2011. Kompilasi Dasar ini merupakan peraturan-peraturan
dan prosedur berkaitan jaminan kualiti dan ianya mengandungi perkara-
perkara seperti berikut:
i. Dasar-dasar yang telah diputuskan dalam Mesyuarat Kajian
Semula Dasar berkaitan Jaminan Kualiti antara MQA dan
Kementerian Pengajian Tinggi;
5
ii. Memo Dalaman Berkaitan Dasar Jaminan Kualiti Bagi Tahun
2010 dan 2011;
iii. Pekeliling Dalaman Tahun 2009, 2010 dan 2011;
iv. Surat Pekeliling Dalaman Tahun 2011; dan
v. Surat Makluman Tahun 2011.
Gambar Rajah 1
Buku Kompilasi Dasar edisi 2011 Untuk Edaran Dalaman
4.1.3 Carta Organisasi dan Perjawatan
Bagi memastikan fungsi dan tanggungjawab sesebuah bahagian berjalan
dengan lancar seperti yang dirancang, struktur organisasi yang jelas dan
perjawatan yang secukupnya perlu diisi.
Semakan Audit mendapati, Bahagian Audit Institusi mempunyai carta
organisasi yang jelas, di mana ia dibahagikan kepada dua unit iaitu Unit
Audit Institusi dan Unit Penarafan. Di bawah Unit Audit Institusi pula
dibahagikan kepada 2 seksyen iaitu Seksyen Universiti dan Seksyen
Kolej.
Bahagian Audit Institusi mempunyai 22 perjawatan yang diluluskan yang
diketuai oleh Pengarah Bahagian gred N54. Semua jawatan ini telah diisi
kecuali dua jawatan yang masih belum diisi iaitu jawatan Ketua Penolong
Pengarah (N52) di Unit Audit Institusi dan Penolong Pengarah Kanan
(N44) di Seksyen Kolej. Dimaklumkan juga seorang Penolong Pengarah
(N41) di bawah Seksyen Universiti iaitu Puan Rahimi Bt. Saidin sedang
6
mengambil cuti menyambung pelajaran dan dijangka bekerja semula
pada Tahun 2013. Maklumat terperinci adalah seperti di Jadual 1 berikut
:
Jadual 1 :
Senarai Perjawatan yang telah Diluluskan dan Di Isi
BIL PERKARA DILULUSKAN DI ISI
1 Pengarah Bahagian (N54) 1 1
2 Ketua Penolong Pengarah (N52) 1 -
3 Ketua Penolong Pengarah (N48) 1 1
4 Penolong Pengarah Kanan (N44) 2 1
5 Penolong Pengarah (N41) 8 8
6 Pembantu Khas (N17) 1 1
7 Penyelia Pembantu Tadbir (N22) 1 1
8 Pembantu Tadbir (N17) 7 7
Jumlah 22 20
Adalah dimaklumkan daripada Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
bahawa tiada perjawatan yang dapat dibekalkan bagi Gred N44 dan Gred
N52 sehingga Disember 2012. Walau bagaimanapun keputusan ini
tertakluk kepada pihak pengurusan tertinggi.
4.1.4 Fail Meja
Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8 Tahun 1991 dan para
5.4(b) dan (c) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan
keperluan untuk setiap agensi kerajaan menyediakan Fail Meja yang
menjadi dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Dokumen
ini perlu lengkap, kemas kini dan memiliki kesemua 14 ciri-ciri asas Fail
Meja yang ditetapkan seperti yang terdapat dalam Rajah 2. Semakan
pematuhan berhubung penyediaan dan penyelenggaraan Fail Meja bagi
19 pegawai dari Bahagian Audit Institusi adalah seperti di Jadual 2
berikut :
7
Jadual 2 :
Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Fail Meja (FM)
BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN
1 FM disediakan /
2 FM lengkap dengan 14 perkara yang ditetapkan /
Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi
Semakan terhadap 19 Fail Meja bagi pegawai dari pelbagai jawatan
mendapati Fail Meja berkenaan telah disediakan dan telah mematuhi 14
perkara yang ditetapkan seperti di Gambar Rajah 2.
Gambar Rajah 2 :
14 Perkara Yang Ditetapkan Didalam Fail Meja Telah Dipatuhi Seperti
Berikut
8
4.1.5 Latihan
Latihan berkenaan Audit Institusi untuk kakitangan adalah penting untuk
meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas
harian.
Semakan Audit mendapati pegawai-pegawai di Bahagian Audit Institusi
telah mematuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun
2005 iaitu memastikan setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan
latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Berikut disertakan kursus-
kursus yang telah dihadiri oleh pegawai-pegawai di Bahagian Audit
Institusi sepanjang Tahun 2010 dan Tahun 2011 seperti di Jadual 3 :
Jadual 3 :
Senarai Latihan Yang Telah Dihadiri Oleh Pegawai Di Bahagian Audit
Institusi Dari Tahun 2010 Sehingga Tahun 2011
BIL. KURSUS TARIKH
1. Bengkel Instrumen Sistem Penarafan IPT Malaysia 2009 (SETARA ’09) Bil.1/2010
13 Mac 2010
2. Bengkel Perancangan Strategik MQA 2010 26 Feb – 28 Feb 2010
3. Kursus Komunikasi Korporat 19 Julai – 20 Julai 2010
4. Kursus Kawalan Dokumen (DCS 1005) Siri 2/2011 7 April 2011
5. Latihan Audit bagi Sistem Pengukuran Kualiti dan Kesetaraan Kolej Swasta (MyQUEST)
29 April 2011
6. Retreat Dasar 2011 22 May 2011
7. Taklimat Kod Amalan Pertauliahan Program Kemahiran (KAPKK)
28 Jan 2011
8. Taklimat Pelaksanaan Prosedur Kualiti MS ISO 9001:2008
1 Ogos 2011
9. Taklimat berkenaan Minit Mesyuarat Semakan Dasar-Dasar Berkaitan Jaminan Kualiti Bil. 1/2011 Sesi Kedua
15 Sept 2011
10. Taklimat Kod Amalan Akreditasi Program 21 Sept 2011
4.1.6 Pelan Strategik
Pelan Strategik bagi Bahagian Audit Institusi diletakkan di bawah
Perancangan Strategik MQA 2010-2015. Pelan Strategik ini menyatakan
dengan jelas Bidang Keberhasilan Utama iaitu Melaksanakan Audit
Institusi dan 3 Petunjuk Prestasi Utama (KPI) iaitu bilangan Pemberi
Pendidikan Tinggi (PPT) yang menyertai SETARA, bilangan Pemberi
9
Pendidikan Tinggi (PPT) yang menyertai D-SETARA dan bilangan
universiti/fakulti yang akan menjalani audit untuk tujuan Swaakreditasi.
Semakan Audit mendapati pada tahun 2011 dan 2012 Bahagian Audit
Institusi telah memenuhi sebahagian pelan strategik dengan
melaksanakan Audit Institusi terhadap Universiti Teknologi Malaysia bagi
mengesahkan keupayaan sistem jaminan kualitinya untuk mengakreditasi
program pengajiannya sendiri bagi tujuan Swaakreditasi.
4.2 KAWALAN PROSES SWAAKREDITASI
4.2.1 Standard Operating Procedure / MS ISO 9001:2008
Standard Operating Procedure (SOP) adalah keterangan terperinci
bagaimana implementasi sesuatu polisi perlu dilakukan. SOP yang efektif
akan menerangkan siapa, bila, di mana dan bagaimana sesuatu tugas
dilaksanakan. ISO pula adalah salah satu alat untuk memastikan kualiti
terjamin di sesebuah organisasi. ISO 9001:2008 dapat membantu MQA
melaksanakan fungsinya dengan baik.
Semakan Audit mendapati tidak terdapat Standard Operating Procedure
(SOP) secara bertulis khusus untuk pengurusan Audit Swaakreditasi.
Prosedur Swaakreditasi yang diguna pakai telah diadaptasi dari Carta Alir
bagi Proses Audit Institusi di dalam Buku Kod Amalan Audit Institusi yang
tidak diperincikan dengan Proses Kerja. Carta Alir yang dimaksudkan
adalah seperti di Gambar Rajah 3.
10
Gambar Rajah 3: Carta Alir Proses Audit Institusi
NOTIFICATIONOF NAMES AND BIODATA OF PANEL OF AUDITORS TO HEP
REGISTRATION AND VERIFICATION OF HEP DOCUMENTATION
SUBMISSION OF HEP DOCUMENTATION TO AUDITORS
RECEIPT AND DISTRIBUTION OF REPORT TO AUDITORS
PREPARATORY MEETING OF PANEL OF AUDITORS
AUDIT PLANNING VISIT
AUDIT VISIT, DRAFT REPORT & EXIT MEETING (ORAL EXIT REPORT)
CHAIRMAN OF AUDITORS SENDS FINAL REPORT TO MQA
FINAL REPORT AMENDMENT AND VERIFICATION
OF HEP’S FEEDBACK
REVIEW OF THE REPORT BY THE INSTITUTIONAL AUDIT DIVISION
INSTITUTIONAL AUDIT COMMITTEE MEETING
HEP
COMPLETE
HEP DISAGREES
AUDIT MANAGEMENT MEETING
HEP
REGISTRATION AND VERIFICATION OF HEP DOCUMENTATION
SUBMISSION OF SELF-REVIEW PORTFOLI (MQA-03)
INCOMPLETE
VERIFICATION
FEEDBACK
11
Bagaimanapun Bahagian Audit Institusi telah berusaha menyediakan
Prosedur Swaakreditasi dengan menyediakan Proses Kerja Dan Carta
Aliran Kerja untuk pengurusan Audit Swaakreditasi. Walau
bagaimanapun, Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja ini hanya disediakan
setelah selesai pelaksanaan pengurusan Swaakreditasi terhadap 8 PPT
yang telah mendapat Penganugerahan Status Swaakreditasi serta
Auditan Susulan dilaksanakan dan dimuatkan dalam Fail Meja Pegawai.
Perbandingan di antara carta alir di dalam buku Kod Amalan Audit
Institusi Edisi Kedua dan Carta Aliran Kerja di dalam Fail Meja telah
dilakukan dan didapati terdapat sedikit perubahan pada Carta Aliran
Kerja di dalam Fail Meja. Oleh itu, adalah dicadangkan Bahagian Audit
Institusi mengkaji semula Proses Kerja sedia ada kerana tidak semua
prosedur ini dipraktikkan semasa melaksanakan Proses Audit
Swaakreditasi.
Selain itu, adalah diperhatikan tiada Carta Aliran Kerja atau Proses Kerja
diwujudkan bagi Audit Susulan Swaakreditasi. Oleh itu, dicadangkan
prosedur kerja bagi Audit Susulan Swaakreditasi diwujudkan secara
bertulis.
Unit Audit Dalam mencadangkan Bahagian Audit Institusi mewujudkan
SOP secara bertulis khusus untuk pengurusan Audit Swaakreditasi dan
Audit Susulan Swaakreditasi untuk menjadikan ia satu polisi yang boleh
digunakan sebagai satu peraturan. Selain itu, proses kerja ini juga perlu
dijadikan Dokumen Kualiti bagi tujuan skop pensijilan MS ISO 9001:2008.
4.2.2 Proses Kerja
Semakan Audit terhadap Swaakreditasi tahun 2009 adalah berpandukan
Carta Alir bagi Proses Audit Institusi di dalam buku Kod Amalan Audit
Institusi (COPIA) Edisi Kedua. Semakan dilakukan terhadap fail bagi 8
Pemberi Pengajian Tinggi (PPT) yang terlibat. Berikut adalah perkara
yang diperhatikan:
12
a) Pelawaan Swaakreditasi
Pelawaan Swaakreditasi kepada PPT adalah melalui jemputan
daripada Menteri Pengajian Tinggi. Menteri Pengajian Tinggi telah
menjemput 4 universiti bertaraf Universiti Penyelidikan iaitu Universiti
Malaya (UM), Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM), Universiti Putra
Malaysia (UPM) dan Universiti Sains Malaysia (USM). Manakala 4
lagi universiti adalah universiti cawangan luar negara iaitu Monash
University Sunway Campus, Curtin University of Technology Sarawak
Campus, University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) dan
Swimburne University of Technology Sarawak Campus.
Semakan Audit mendapati surat pelawaan daripada Menteri
Pengajian Tinggi tidak terkandung dalam rekod Bahagian Audit
Institusi atau fail induk Swaakreditasi dan surat tersebut didapati
disimpan di Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif. Jadual 4 adalah
senarai surat pelawaan daripada menteri.
Jadual 4
Surat Pelawaan Menteri Kepada PPT
INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) TARIKH NO. RUJUKAN
Universiti Malaya (UM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09
Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09
Universiti Sains Malaysia (USM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09
Universiti Putra Malaysia (UPM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09
Monash University Sunway Campus 11/11/2008 KPT/YBM/040/09
Curtin University of Technology Sarawak Campus
11/11/2008 KPT/YBM/040/09
University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)
11/11/2008 KPT/YBM/040/09
Swimburne University of Technology Sarawak Campus
11/11/2008 KPT/YBM/040/09
Adalah dicadangkan salinan surat jemputan ini disimpan di dalam Fail
Induk Swaakreditasi. Selain itu semua dokumentasi berkenaan
Proses Penganugerahan Swaakreditasi perlu direkodkan secara
lengkap dan teratur mengikut proses kerja.
13
b) Surat Penganugerahan Swaakreditasi
Surat Penganugerahan Swaakreditasi merupakan surat makluman
pemberian status Swaakreditasi kepada PPT setelah melalui proses
pengauditan Swaakreditasi dan diperakui oleh Mesyuarat
Jawatankuasa Khas Audit Institusi. Surat ini juga ada memaklumkan
berkenaan tarikh penguatkuasaan status Swaakreditasi PPT
berkenaan.
Berdasarkan carta alir, surat makluman ini akan dikeluarkan setelah
Laporan Akhir diterima daripada Panel Penilai. Laporan Akhir ialah
laporan yang diterima selepas pindaan dilakukan ke atas draf
Laporan Akhir oleh Panel Penilai berdasarkan maklum balas yang
diterima daripada PPT. Laporan ini akan dibentangkan dalam
Mesyuarat Jawatankuasa Khas Audit Institusi di mana keputusan
mesyuarat akan dimaklumkan kepada PPT melalui Surat
Penganugerahan Swaakreditasi.
Semakan Audit mendapati Penganugerahan Status Swaakreditasi
diberi selepas Laporan Akhir dikemukakan oleh Panel Penilai kecuali
Swimburne University of Technology Sarawak Campus.
Penganugerahan kepada PPT yang lain telah diberi sebelum Laporan
Akhir dikeluarkan oleh Panel Penilai iaitu di antara tempoh 2 bulan
hingga 10 bulan. Maklumat lanjut seperti di Jadual 5.
14
Jadual 5:
Surat Penganugerahan Swaakreditasi Kepada PPT Dan
Tarikh Laporan Akhir Disediakan
INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)
NO. RUJUKAN TARIKH SURAT
ANUGERAH
TARIKH LAPORAN
AKHIR
TEMPOH MELEBIHI
TARIKH SURAT ANUGERAH (BIL. HARI)
Universiti Malaya (UM) MQA10/85/02 (29) 3/5/2010 17/1/2011 257
Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)
MQA10/85/02 (31) 3/5/2010 12/8/2011 257
Universiti Sains Malaysia (USM)
MQA10/85/02 (30) 3/5/2010 24/3/2011 323
Universiti Putra Malaysia (UPM)
MQA10/85/02 (32) 3/5/2010 20/9/2010 138
Monash University Sunway Campus
MQA10/85/02 (33) 3/5/2010 7/7/2010 63
Curtin University of Technology Sarawak Campus
MQA10/85/02 (34) 3/5/2010 8/12/2010 217
University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)
MQA10/85/02 (36) 3/5/2010 17/8/2010 104
Swimburne University of Technology Sarawak Campus
MQA10/85/02 (35) 3/5/2010 23/4/2010 -
Bahagian Audit Institusi memaklumkan bahawa, draf Laporan Akhir
yang diserahkan oleh Panel Penilai sudah memadai bagi
Jawatankuasa Khas Audit Institusi (JKHAI) membuat keputusan
sama ada PPT layak diberikan status Swaakreditasi.
Adalah dimaklumkan juga Laporan Akhir yang dikemukakan oleh
Panel Penilai telah dibuat beberapa pindaan dan pengemaskinian
maklumat selepas Penganugerahan Status Swaakreditasi. Walau
bagaimanapun pindaan dan perubahan maklumat ini tidak
menjejaskan isu Penganugerahan Status Swaakreditasi.
Adalah dicadangkan supaya Penganugerahan Status Swaakreditasi
diberi setelah selesai Laporan Akhir yang lengkap dan dikemas kini
supaya proses penganugerahan lebih teratur.
15
c) Pelantikan Panel Penilai Untuk Tugasan Audit Swaakreditasi
Garis panduan pelantikan Panel Penilai untuk tugasan Swaakreditasi
ada dinyatakan di Para 5.3 Seksyen 5 buku Kod Amalan Audit
Institusi Edisi Kedua. Panel Penilai yang dilantik oleh Bahagian Audit
Institusi untuk melaksanakan Audit Swaakreditasi adalah terdiri
daripada Panel Penilai yang tersenarai di dalam Database Ahli Panel
Penilai (MQA’s Registry Of Auditors). Pemilihan Panel Penilai adalah
berdasarkan jenis audit yang hendak dilaksanakan, ciri-ciri PPT dan
latar belakang serta pengalaman mereka. Panel Penilai
bertanggungjawab dalam membuat penilaian terhadap PPT yang
terlibat secara keseluruhan berdasarkan tatacara yang telah
dinyatakan dalam buku Kod Amalan Audit Institusi (COPIA).
Satu kumpulan Panel Penilai yang dianggotai oleh Pengerusi,
Setiausaha dan sekurang-kurangnya 3 orang ahli akan dilantik oleh
MQA sebelum sesuatu auditan dilaksanakan. Berdasarkan carta alir
dalam buku Kod Amalan Audit Institusi Edisi Kedua, kesemua Panel
Penilai yang dilantik perlu mendapat persetujuan daripada PPT yang
di audit.
Semakan Audit mendapati secara keseluruhannya Surat Pelantikan
Panel Penilai dikeluarkan sebelum mendapat persetujuan PPT. Surat
persetujuan PPT diterima selepas surat lantikan dikeluarkan lebih
awal di antara tempoh 4 hari hingga 69 hari. Maklumat lanjut seperti
di Jadual 6.
16
Jadual 6:
Panel Penilai Yang Dilantik
INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)
NAMA TARIKH
TUGASAN
TARIKH PERSETUJUAN
PPT
TEMPOH SURAT DIKELUARKAN
OLEH PPT (BIL. HARI)
Universiti Malaya (UM)
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
17/9/2009
2/11/2009
46
Prof. Dr. Nabishah Mohamed 17/9/2009 46
Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid
17/9/2009 46
Prof. Madya Dr. Ismail Omar 17/9/2009 46
Prof. Peter Pook Chuen Keat 5/11/2009 46
Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed 5/11/2009 46
Prof. Dr. Kittichai Wattananikorn 18/11/2009 46
Universiti Kebangsaan
Malaysia (UKM)
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
18/1/2010
30/12/2009
-
Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah
18/1/2010 -
Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid
18/1/2010 -
Prof. Madya Dr. Ismail Omar 18/1/2010 -
Prof. Dr. John Arul Phillips 18/1/2010 -
Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed 18/1/2010 -
Prof. Dr. Heracleo D Lagrada 18/11/2009 -
Universiti Sains
Malaysia (USM)
Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman
4/2/2010
-
-
Prof. Dr. Nabishah Mohamed 4/2/2010 -
Datuk Ir. (Dr) Ahmad Zaidee Laidin
4/2/2010 -
Prof. Peter Pook Chuen Keat 4/2/2010 -
Prof. Dr. Chang Lee Hoon 4/2/2010 -
Dr Lee Boon Thong 4/2/2010 -
Dr. Adil Basuki Ahza 4/2/2010 -
Universiti Putra
Malaysia (UPM)
Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman
17/9/2009
24/11/2009
69
Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah
17/9/2009 69
Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi
17/9/2009 69
Datuk Ir. (Dr) Zaidi Laidin 17/9/2009 69
Prof. Dr. John Arul Phillips 5/11/2009 19
Prof. Dr. Lee Boon Thong 24/11/2009 -
Prof. Dr. Chang Lee Hoon 23/12/2009 -
17
Dr. Adil Basuki Ahza 4/1/2010 -
Monash University Sunway Campus
Tan Sri Prof. Emeritus Dr. Abu Hassan Othman
11/11/2009
-
-
Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah
11/11/2009 -
Datuk (Ir) Ahmad Zaidee Laidin 11/11/2009 -
Prof. Dr. Lee Boon Thong 11/11/2009 -
Prof. Dr. John Arul Philips 11/11/2009 -
Prof. Dr. Chang Lee Hoon 11/11/2009 -
Curtin University of Technology
Sarawak Campus
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
7/8/2009
11/8/2009
4
Prof. Dato' Dr. Ibrahim bun Ahmad Bajunid
7/8/2009 4
Prof. dr. Nabishah Mohamed 7/8/2009 4
Prof. Madya Dr. Ismail Omar 7/8/2009 4
University of Nottingham in
Malaysia (Kampus Broga)
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
7/10/2009
-
-
Prof. Dr. Nabishah Mohamed 7/10/2009 -
Dato' Prof. Dr. Ibrahim Bajunid 7/10/2009 -
Prof. Madya Dr. Ismail Omar 7/10/2009 -
Prof. Peter Pook Chuen Keat 15/10/2009 -
Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed 15/10/2009 -
Swimburne University of Technology
Sarawak Campus
Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman
10/8/2009
24/8/2009
14
Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah
10/8/2009 14
Datuk Ir. Dr. Zaidi Ladin 10/8/2009 14
Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi
10/8/2009 14
Surat Tugasan Panel Penilai yang dikeluarkan sebelum mendapat
persetujuan daripada PPT akan menimbulkan masalah sekiranya
PPT tidak bersetuju atau Panel Penilai tersebut tidak dapat
memberikan komitmen terhadap auditan ini. Sehubungan itu, adalah
dicadangkan supaya proses pelantikan Panel Penilai ini disusun
semula atau menggugurkan langkah mendapatkan persetujuan
daripada PPT dari Senarai Proses Kerja Swaakreditasi.
Selain itu, Unit Audit Dalam mendapati tajuk Surat Tugasan Panel
Penilai tidak seragam. Terdapat surat yang menggunakan istilah
Surat Tugasan Panel Penilai dan ada juga yang menggunakan istilah
18
Surat Pelantikan Panel Penilai. Bagaimanapun, Bahagian Audit
Institusi memaklumkan bahawa istilah yang diguna pakai untuk
memberi tugasan kepada Panel Penilai adalah “Surat Tugasan Panel
Penilai”.
d) Laporan Awal Panel
Antara tanggungjawab Panel Penilai adalah menghantar Laporan
Awal kepada MQA. Berdasarkan para 5 di dalam Surat Tugasan
Auditor, Laporan Penilaian Pra Lawatan perlu disiapkan dalam
tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan dokumen.
Hampir keseluruhan Laporan Penilaian Pra Lawatan tidak
dikemukakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan dokumen.
Laporan ini diterima dalam tempoh 4 hari hingga 109 hari dan ada
yang tidak mengemukakan laporan.
Sebanyak 3 laporan atau 6 peratus daripada 49 laporan panel penilai
telah berjaya dikemukakan dalam tempoh masa 14 hari. Manakala 31
laporan atau 63 peratus daripadanya telah gagal dihantar dalam
tempoh yang ditetapkan dan 15 laporan panel penilai iaitu 31 peratus
pula didapati tidak dihantar sama sekali. Maklumat terperinci tempoh
Laporan Awal dikemukakan adalah seperti di Jadual 7.
Jadual 7:
Tempoh Laporan Awal Dikemukakan
TEMPOH BIL. LAPORAN DIKEMUKAKAN
JUMLAH PERATUS
Dalam tempoh 14 hari 3 6%
Melebihi tempoh 14 hari 31 63%
Tiada laporan dihantar 15 31%
JUMLAH 49 100%
Unit Audit Dalam dimaklumkan bahawa Bahagian Audit Institusi tidak
menunggu sehingga semua Panel Penilai menghantar Laporan Awal
tetapi sudah memadai dengan penerimaan laporan dari pengerusi
dan setiausaha Panel Penilai.
19
Oleh itu, adalah dicadangkan polisi penyediaan Laporan Awal seperti
yang dinyatakan dalam Surat Tugasan Panel dikaji semula
keperluannya. Maklumat terperinci berkenaan Panel Penilai dan IPT
serta tarikh Laporan Awal dikemukakan seperti di Jadual 8.
Jadual 8:
Laporan Awal Panel Penilai
INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)
NAMA
TARIKH SURAT
TUGASAN PANEL
TARIKH LAPORAN
AWAL DIKEMUKA
KAN
TEMPOH LAPORAN
AWAL DISEDIAKAN (BIL. HARI)
Universiti Malaya (UM)
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
17/9/2009 4/1/2010 109
Prof. Dr. Nabishah Mohamed
17/9/2009 2/1/2010 107
Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid
17/9/2009 4/1/2010 109
Prof. Madya Dr. Ismail Omar
17/9/2009 4/1/2010 109
Prof. Peter Pook Chuen Keat
5/11/2009 23/12/2009 48
Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed
5/11/2009 4/1/2010 60
Prof. Dr. Kittichai Wattananikorn
18/11/2009 22/11/2009 4
Universiti Kebangsaan
Malaysia (UKM)
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
18/1/2010 8/2/2010 21
Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah
18/1/2010 18/2/2010 31
Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid
18/1/2010 10/2/2010 23
Prof. Madya Dr. Ismail Omar
18/1/2010 5/2/2010 18
Prof. Dr. John Arul Phillips
18/1/2010 15/2/2010 28
Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed
18/1/2010 10/2/2010 23
Prof. Dr. Heracleo D Lagrada
18/11/2009 7/2/2010 81
Universiti Sains
Malaysia (USM)
Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman
4/2/2010 - Tidak hantar
laporan
Prof. Dr. Nabishah Mohamed
4/2/2010 6/4/2010 61
Datuk Ir. (Dr) Ahmad Zaidee Laidin
4/2/2010 - Tidak hantar
laporan
Prof. Peter Pook Chuen Keat
4/2/2010 11/2/2010 7
Prof. Dr. Chang Lee 4/2/2010 12/2/2010 8
20
Hoon
Dr Lee Boon Thong 4/2/2010 - Tidak hantar
laporan
Dr. Adil Basuki Ahza 4/2/2010 - Tidak hantar
laporan
Universiti Putra
Malaysia (UPM)
Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman
17/9/2009 9/12/2009 83
Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah
17/9/2009 17/12/2009 91
Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi
17/9/2009 - Tidak hantar
laporan
Datuk Ir. (Dr) Zaidi Laidin 17/9/2009 - Tidak hantar
laporan
Prof. Dr. John Arul Phillips
5/11/2009 - Tidak hantar
laporan
Prof. Dr. Lee Boon Thong 24/11/2009 7/1/2010 44
Prof. Dr. Chang Lee Hoon
23/12/2009 - Tidak hantar
laporan
Dr. Adil Basuki Ahza 4/1/2010 21/1/2010 17
Monash University Sunway Campus
Tan Sri Prof. Emeritus Dr. Abu Hassan Othman
11/11/2009 5/2/2010 86
Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah
11/11/2009 23/1/2010 73
Datuk (Ir) Ahmad Zaidee Laidin
11/11/2009 - Tidak hantar
laporan
Prof. Dr. Lee Boon Thong 11/11/2009 - Tidak hantar
laporan
Prof. Dr. John Arul Philips 11/11/2009 - Tidak hantar
laporan
Prof. Dr. Chang Lee Hoon
11/11/2009 8/1/2010 59
Curtin University of Technology
Sarawak Campus
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
7/8/2009 26/8/2009 19
Prof. Dato' Dr. Ibrahim bun Ahmad Bajunid
7/8/2009 29/8/2009 22
Prof. dr. Nabishah Mohamed
7/8/2009 26/8/2009 19
Prof. Madya Dr. Ismail Omar
7/8/2009 27/8/2009 20
University of Nottingham in
Malaysia (Kampus Broga)
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
7/10/2009 9/11/2009 33
Prof. Dr. Nabishah Mohamed
7/10/2009 9/11/2009 33
Dato' Prof. Dr. Ibrahim Bajunid
7/10/2009 - Tidak hantar
laporan
Prof. Madya Dr. Ismail Omar
7/10/2009 - Tidak hantar
laporan
Prof. Peter Pook Chuen Keat
15/10/2009 17/11/2009 33
Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed
15/10/2009 9/11/2009 25
Swimburne University of
Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan
10/8/2009 1/9/2009 22
21
Technology Sarawak Campus
Othman
Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah
10/8/2009 - Tidak hantar
laporan
Datuk Ir. Dr. Zaidi Ladin 10/8/2009 4/10/2009 55
Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi
10/8/2009 - Tidak hantar
laporan
e) Mesyuarat Perbincangan
Mesyuarat Penyelarasan Auditor
Mesyuarat Penyelarasan Auditor adalah mesyuarat yang
diadakan bagi membincangkan perkara seperti persediaan untuk
melaksanakan Lawatan Perancangan Audit dan Lawatan Audit.
Semakan Audit mendapati kesemua Audit Swaakreditasi yang
dilaksanakan telah mengadakan Mesyuarat Penyelarasan Auditor.
Maklumat terperinci seperti di Jadual 9:
Jadual 9:
Mesyuarat Penyelarasan Auditor
INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) TARIKH
Universiti Malaya (UM) 4/1/2010
Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 10/2/2010
Universiti Sains Malaysia (USM) 12/2/2010
Universiti Putra Malaysia (UPM) 7/1/2010
Monash University Sunway Campus 5/2/2010
Curtin University of Technology Sarawak Campus 19/8/2010
University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) 9/11/2009
Swimburne University of Technology Sarawak Campus 1/9/2009
Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir
Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir adalah mesyuarat
yang diadakan bagi memurnikan dapatan audit oleh semua
panel penilai sebelum diserahkan kepada MQA.
Semakan Audit mendapati kesemua Laporan Akhir yang telah
dikeluarkan telah melalui perbincangan di Mesyuarat Laporan
Akhir dan maklumat terperinci seperti di Jadual 10.
22
Jadual 10:
Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir
INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) TARIKH
Universiti Malaya (UM) 23/02/2010
Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 8/4/2010
Universiti Sains Malaysia (USM) 14/7/2010
Universiti Putra Malaysia (UPM) 14/4/2010
Monash University Sunway Campus 9/4/2010
Curtin University of Technology Sarawak Campus 15/10/2009
University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) 2/2/2010
Swimburne University of Technology Sarawak Campus 28/10/2009
f) Laporan Akhir Panel
Laporan Akhir Panel adalah laporan yang dikemukakan kepada MQA
setelah melalui perbincangan di Mesyuarat Pelarasan Laporan Akhir
serta pembetulan setelah menerima maklum balas daripada PPT.
Semakan Audit mendapati Laporan Akhir Panel telah dikemukakan
kepada MQA setelah melalui perbincangan di Mesyuarat
Penyelarasan Laporan Akhir. Bagaimanapun selepas Mesyuarat
Penyelarasan Laporan Akhir, Panel Penilai telah membuat beberapa
pindaan dan pengemaskinian Laporan Akhir dan dikemukakan
beberapa kali ke MQA melalui surat dan juga e-mel sehingga Unit
Audit Dalam sukar untuk mendapatkan tarikh sebenar Laporan Akhir
dikemukakan. Maklumat terperinci seperti di Jadual 11.
23
Jadual 11:
Laporan Akhir Panel
INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) LAPORAN AKHIR
DIMAJUKAN KEPADA PPT
Universiti Malaya (UM) 17/1/2011
Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 17/1/2011
Universiti Sains Malaysia (USM) 12/8/2010
Universiti Putra Malaysia (UPM) 20/9/2010
Monash University Sunway Campus 7/7/2010
Curtin University of Technology Sarawak Campus
8/12/2010
University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)
17/8/2010
Swimburne University of Technology Sarawak Campus
23/4/2010
g) Lawatan
Lawatan Audit ke PPT dilakukan bagi membolehkan panel penilai
menjalankan semakan terhadap dokumen untuk memastikan
peraturan yang ditetapkan dipatuhi. Selain itu sesi temu bual
diadakan bagi membolehkan Panel Penilai mendapat pengesahan
terhadap perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam Laporan Awal
mereka. Kebiasaannya lawatan ini diadakan selama 5 hari, di mana
panel penilai bersama-sama pegawai MQA akan mengikuti lawatan
tersebut.
Semakan Audit mendapati, pegawai MQA yang terlibat dalam lawatan
ini adalah di antara 2 hingga 5 orang termasuk pihak Pengurusan
Jaminan Kualiti. Adalah difahamkan pegawai yang terlibat dalam
lawatan ini di antaranya adalah urus setia Lawatan Audit bagi tujuan
memberi pendedahan mengenai proses Swaakreditasi. Jadual 12,
menyatakan bilangan pegawai MQA yang turut serta dalam lawatan
tersebut.
24
Jadual 12:
Bilangan Pegawai MQA yang Mengikuti Lawatan Audit
INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) PEGAWAI MQA
YANG TERLIBAT
Universiti Malaya (UM) 5 Orang
Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 5 Orang
Universiti Sains Malaysia (USM) 5 Orang
Universiti Putra Malaysia (UPM) 5 Orang
Monash University Sunway Campus 4 Orang
Curtin University of Technology Sarawak Campus 3 Orang
University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) 3 Orang
Swimburne University of Technology Sarawak Campus 2 Orang
Oleh itu adalah dicadangkan Bahagian Audit Institusi menetapkan
peraturan bilangan pegawai yang dibenarkan untuk mengikuti sesuatu
Lawatan Audit.
4.2.3 Audit Susulan Swaakreditasi
Selepas PPT mendapat Penganugerahan Status Swaakreditasi, PPT
terlibat perlu menjalani proses Audit Susulan yang diadakan setahun
selepas penganugerahan. Audit susulan ini adalah bertujuan untuk
memverifikasi proses serta prosedur Swaakreditasi yang telah
dilaksanakan oleh PPT dalam tempoh tersebut.
a) Pelantikan Panel
Garis panduan pelantikan Panel Penilai ada dinyatakan di Para 5.3
Seksyen 5 buku Kod Amalan Audit Institusi Edisi Kedua. Panel Penilai
yang dilantik oleh Bahagian Audit Institusi untuk melaksanakan Audit
Susulan Swaakreditasi adalah terdiri daripada Panel Penilai yang
tersenarai di dalam Database Ahli Panel Penilai (MQA’s Registry of
Auditors). Pemilihan Panel Penilai adalah berdasarkan jenis audit
yang hendak dilaksanakan, ciri-ciri PPT dan latar belakang serta
pengalaman mereka.
25
Pelantikan panel penilai bagi Audit Susulan Swaakreditasi ini juga
sama seperti Audit Swaakreditasi. Walau bagaimanapun, terdapat
perbezaan pada bilangan Panel Penilai yang dilantik di mana Audit
Susulan hanya memerlukan sekurang-kurangnya 2 orang Panel
Penilai yang terdiri daripada pengerusi dan ahli. Panel Penilai bagi
Audit Susulan Swaakreditasi ini adalah seperti di Jadual 13.
Jadual 13:
Panel Penilai Yang Dilantik Bagi Audit Susulan Swaakreditasi
INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)
NAMA TARIKH
Universiti Malaya (UM)
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
1/6/2011
Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman
1/6/2011
Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
1/6/2011
Prof. Robin Pollard 1/6/2011
Universiti Sains Malaysia (USM)
Prof. Dato' Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid
27/5/2011
Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 27/5/2011
Prof. Dr. Shahrin Sahib @ Sahibuddin
27/5/2011
Universiti Putra Malaysia (UPM)
Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 27/5/2011
Prof. Dato' Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid
27/5/2011
Monash University Sunway Campus
Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 19/5/2011
Prof. Dato' Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid
19/5/2011
Curtin University of Technology Sarawak Campus
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
19/5/2011
Prof. Robin Pollard 19/5/2011
University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)
Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan
19/5/2011
Prof. Robin Pollard 19/5/2011
Swimburne University of Technology Sarawak Campus
Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman
19/5/2011
Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 19/5/2011
26
Selain itu, Bahagian Audit Institusi telah membuat penambahbaikan
dalam proses pelantikan Panel Penilai untuk tugasan Audit Susulan
Swaakreditasi berbanding proses pelantikan di Audit Swaakreditasi.
Auditi telah menyediakan borang maklum balas persetujuan PPT bagi
cadangan panel yang dipilih.
b) Surat Tugasan Panel
Panel penilai bagi Audit Susulan Swaakreditasi bertanggungjawab untuk
menyediakan laporan dan menyerahkan kepada MQA setelah selesai
Lawatan Audit.
Semakan Audit mendapati tiada penetapan tempoh bagi Panel Penilai
untuk menyedia dan menghantar Laporan Audit kepada MQA. Selain itu,
penetapan tempoh ini juga tidak dinyatakan di dalam Surat Tugasan atau
Surat Lawatan Audit.
c) Proses Auditan Susulan
Audit Susulan perlu dilaksanakan setahun selepas Penganugerahan
Status Swaakreditasi untuk memverifikasi proses serta prosedur
Swaakreditasi yang telah dilaksanakan oleh PPT.
Semakan Audit mendapati Audit Susulan Swaakreditasi telah
dilaksanakan pada tahun 2011 di semua 8 PPT yang telah mendapat
Status Swaakreditasi pada tahun 2010 seperti yang telah ditetapkan.
4.3 Sistem Pengurusan Fail
Bahagian VII Pengurusan Fail di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun
2007 Panduan Pengurusan Pejabat menyatakan bahawa surat dan dokumen
lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi Kerajaan dalam
menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang
didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Penggunaan fail ini
membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai
dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan
27
sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan
oleh Jabatan Arkib Negara.
Semakan Audit mendapati sistem pengurusan fail Swaakreditasi di Bahagian
Audit Institusi adalah tidak teratur di mana terdapat beberapa kelemahan di
dalam pengurusan fail . Antara kelemahan tersebut adalah:
i) Penyimpanan dokumen dan surat tidak mengikut proses kerja di mana ia
menyukarkan pencarian dokumen dan mengenal pasti sama ada
tindakan yang diambil adalah berdasarkan proses kerja yang telah
ditetapkan.
ii) Dokumen yang direkodkan dan disimpan di dalam satu jilid fail terlalu
banyak.
iii) Surat-surat berkenaan Audit Swaakreditasi pada peringkat awal tidak
direkodkan di dalam Fail Induk Swaakreditasi atau fail PPT dan ia hanya
direkodkan di dalam fail unit lain. Sebagai contoh surat pelawaan Menteri
Pengajian Tinggi kepada PPT.
iv) Catatan butiran dokumen pada kertas minit tidak lengkap dan ini
menyukarkan proses auditan.
Berdasarkan Panduan Pengendalian Fail Rasmi yang dikeluarkan oleh Arkib
Negara, fail perlu ditutup apabila:
i) Mencapai ketebalan 4sm ; atau
ii) Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran.
Adalah dicadangkan, Panduan Pengendalian Fail Rasmi Arkib Negara diguna
pakai dalam pengurusan fail di Bahagian Audit Institusi. Selain itu, semua
dokumen dan surat berkaitan proses Swaakreditasi di fail dan di minit dengan
betul, kemas dan teratur. Dokumen dan surat berkaitan juga perlu disimpan
mengikut aliran proses kerja yang telah ditetapkan bagi memudahkan rujukan
dan Audit yang dilaksanakan.
28
5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, pengurusan Swaakreditasi di Bahagian Audit Institusi adalah
memuaskan yang membolehkan 8 PPT telah berjaya mendapat Penganugerahan Status
Swaakreditasi. Ini telah memenuhi pelawaan daripada Menteri Pengajian Tinggi.
Bagaimanapun terdapat kelemahan dari proses kerja pengurusan Swaakreditasi di
mana tidak terdapat Standard Operating Procedure (SOP) secara bertulis khusus untuk
pengurusan Swaakreditasi. Prosedur Swaakreditasi yang diguna pakai telah diadaptasi
dari Carta Alir bagi Proses Audit Institusi di dalam buku Kod Amalan Audit Institusi yang
tidak diperincikan dengan Proses Kerja. Carta Alir yang diadaptasi ini juga tidak dipatuhi
sepenuhnya setiap proses yang dinyatakan. Walau bagaimanapun bahagian ini telah
berusaha menyediakan Proses kerja Dan Carta Aliran Kerja untuk pengurusan
Swaakreditasi namun, perlu dikaji kesesuaian setiap proses aliran kerja tersebut.
SOP untuk pengurusan Swaakreditasi adalah dokumen yang penting bagi menentukan
pelaksanaan sesuatu polisi yang menjadi panduan dan rujukan pada masa akan datang.
Proses Kerja ini juga boleh dijadikan Dokumen Kualiti bagi tujuan skop pensijilan MS
ISO 9001:2008.
Kelemahan dalam sistem pengurusan fail perlu dilihat semula dan dikemaskinikan
mengikut kehendak peraturan yang ditetapkan supaya lebih tersusun dan teratur.