laporan auditan pengurusan pangkalan data … · 2014-08-28 · laporan auditan pengurusan...

37
1 LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. PENDAHULUAN Auditan ini dijalankan berikutan daripada terdapat isu perbezaan data dari database Pengurusan Data Institusi Pengajian Tinggi dan e-Akreditasi dengan maklumat di Bahagian Akreditasi Sains Sosial semasa auditan dilaksanakan di bahagian ini. 2. LATAR BELAKANG 2.1 Bahagian Teknologi Maklumat telah membangunkan PDIPT bertujuan untuk merekodkan segala urusan berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh. Sistem ini telah dibangunkan menggunakan Microsoft Access 97 pada tahun 1997 dan telah digunakan untuk tempoh 15 tahun. 2.2 Pada tahun 2010, e-Akreditasi iaitu satu sistem baru telah diperkenalkan bertujuan untuk menggantikan fungsi PDIPT. Sistem ini telah dibangunkan sejak tahun 2007 dengan menggunakan perisian MS SQL dan Adobe Coldfusion. 2.3 Kedua-dua sistem ini dimulakan dengan pendaftaran program pengajian di Unit Pendaftaran, urusan penilaian program pengajian di Sektor Jaminan Kualiti, urusan Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi di Unit Keurusetiaan Majlis dan maklumat pembayaran honorarium kepada Ahli Panel Penilai diselenggarakan oleh Bahagian Kewangan. Sistem ini juga digunakan untuk tujuan pengeluaran laporan dan statistik berkaitan penilaian program pengajian yang dijalankan. 3. OBJEKTIF PENGAUDITAN Objektif pengauditan adalah untuk menentukan integriti data iaitu data yang dikeluarkan oleh PDIPT dan e-Akreditasi adalah betul dan tepat dan menentukan wujudnya ciri-ciri kawalan dalaman serta objektif yang ditetapkan dapat dicapai terhadap kedua-dua sistem.

Upload: others

Post on 09-Aug-2020

26 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

1

LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI

DAN E-AKREDITASI

1. PENDAHULUAN

Auditan ini dijalankan berikutan daripada terdapat isu perbezaan data dari database

Pengurusan Data Institusi Pengajian Tinggi dan e-Akreditasi dengan maklumat di

Bahagian Akreditasi Sains Sosial semasa auditan dilaksanakan di bahagian ini.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Bahagian Teknologi Maklumat telah membangunkan PDIPT bertujuan untuk

merekodkan segala urusan berkaitan proses penilaian permohonan program

bagi peringkat Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan

Akreditasi Penuh. Sistem ini telah dibangunkan menggunakan Microsoft Access

97 pada tahun 1997 dan telah digunakan untuk tempoh 15 tahun.

2.2 Pada tahun 2010, e-Akreditasi iaitu satu sistem baru telah diperkenalkan

bertujuan untuk menggantikan fungsi PDIPT. Sistem ini telah dibangunkan sejak

tahun 2007 dengan menggunakan perisian MS SQL dan Adobe Coldfusion.

2.3 Kedua-dua sistem ini dimulakan dengan pendaftaran program pengajian di Unit

Pendaftaran, urusan penilaian program pengajian di Sektor Jaminan Kualiti,

urusan Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi di Unit Keurusetiaan Majlis dan

maklumat pembayaran honorarium kepada Ahli Panel Penilai diselenggarakan

oleh Bahagian Kewangan. Sistem ini juga digunakan untuk tujuan pengeluaran

laporan dan statistik berkaitan penilaian program pengajian yang dijalankan.

3. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan adalah untuk menentukan integriti data iaitu data yang dikeluarkan

oleh PDIPT dan e-Akreditasi adalah betul dan tepat dan menentukan wujudnya ciri-ciri

kawalan dalaman serta objektif yang ditetapkan dapat dicapai terhadap kedua-dua

sistem.

Page 2: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

2

4. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

4.1 Skop pengauditan merangkumi semakan terhadap data dan rekod permohonan

program bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 (sehingga Jun) di semua Bahagian

Akreditasi, Unit Keurusetiaan Majlis, Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan

Kualiti termasuk Unit Pendaftaran yang bertanggungjawab secara langsung

mengemas kini data ke dalam database PDIPT dan e-Akreditasi.

4.2 Metodologi pengauditan yang digunakan ialah analisa terhadap data yang

diterima dari Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetiaan Majlis, Bahagian Koordinasi

dan Rujukan Jaminan Kualiti dan data yang diterima dari Bahagian Teknologi

Maklumat serta semakan dokumen dan data di database untuk memastikan

ketepatan data. Semakan ini dijalankan terhadap 150 sampel audit. Selain itu,

kaedah temu bual juga digunakan untuk mengesahkan dapatan audit.

5. PENEMUAN AUDIT

5.1 Pengurusan Sistem Maklumat PDIPT dan e-Akreditasi

Di bawah aspek pengurusan sistem PDIPT dan e-Akreditasi, perkara seperti

perancangan, pelaksanaan dan pemantauan telah disemak. Ini adalah bagi

memastikan projek yang dibangunkan telah dirancang dan dilaksanakan dengan

sempurna agar objektifnya dapat dicapai di samping dapat memelihara

keselamatan dan integriti data. Berikut adalah perkara yang diperhatikan:

5.1.1 Perancangan

Aspek perancangan adalah peringkat yang paling penting dalam

pelaksanaan sesuatu projek termasuk pembangunan sesuatu sistem ICT.

Perkara yang perlu diambil kira di peringkat ini ialah penetapan objektif

pembangunan sistem yang hendak dibangunkan serta jangkaan kos dan

tempoh untuk membangunkan sistem tersebut. Maklumat-maklumat ini

perlu di rekod dan disimpan di dalam fail yang berkaitan. Selain itu di

peringkat perancangan juga Bahagian Teknologi Maklumat perlu

mengenal pasti kekangan terhadap pembangunan projek yang

dijalankan.

Page 3: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

3

Semakan Audit mendapati objektif pembangunan sistem PDIPT dan e-

Akreditasi telah ditetapkan iaitu untuk merekodkan segala urusan

berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat

Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi

Penuh. Selain itu, tiada kos yang terlibat secara langsung (direct cost)

terhadap pembangunan sistem e-Akreditasi. Kos yang terlibat adalah kos

menghadiri kursus bagi meningkatkan kompetensi pegawai dalam

membangunkan sistem.

Adalah diperhatikan terdapat kelemahan dari segi aspek merekodkan dan

menyimpan dokumen berkaitan perancangan. Ini adalah kerana

Bahagian Teknologi Maklumat memaklumkan bahawa fail ada

diwujudkan tetapi tiada dokumen disimpan di dalamnya. Oleh itu adalah

sukar untuk mengesahkan sama ada aspek perancangan projek telah

dijalankan.

Adalah dicadangkan rekod dan dokumen diselenggarakan bagi

menyimpan dokumen berkaitan perancangan bagi memastikan

perancangan pembangunan sistem disediakan untuk memudahkan

pemantauan atau kesinambungan perancangan projek yang akan

datang.

Manakala aspek penetapan had kos yang terlibat secara langsung atau

tidak langsung dalam membangunkan sistem tidak dapat ditentukan

kerana Bahagian Teknologi Maklumat tidak mempunyai simpanan rekod.

5.1.2 Pencapaian Objektif Pembangunan Sistem PDIPT dan e-Akreditasi

Objektif pembangunan sistem PDIPT dan e-Akreditasi bertujuan untuk

merekodkan segala urusan berkaitan proses penilaian permohonan

program bagi peringkat Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi

Sementara dan Akreditasi Penuh. Berikut adalah urusan yang

dilaksanakan di setiap bahagian/unit yang terlibat dengan penggunaan

kedua-dua sistem tersebut:

Unit Pendaftaran – urusan pendaftaran permohonan program;

Page 4: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

4

Bahagian Akreditasi – urusan penilaian program;

Unit Keurusetiaan Majlis – urusan Mesyuarat Jawatankuasa

Akreditasi; dan

Bahagian Teknologi Maklumat – pengeluaran statistik penilaian

program.

Pengguna sistem iaitu Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetiaan Majlis dan

Unit Pendaftaran memaklumkan bahawa sistem tersebut amat berguna

dan memudahkan pencarian maklumat. Namun begitu, paparan yang

terhad oleh sistem e-Akreditasi mengikut bahagian/unit menyukarkan

mereka untuk mendapatkan maklumat lain selain maklumat yang

berkaitan dengan bahagian/unit masing-masing. Oleh itu

penambahbaikan terhadap aspek ini boleh dilakukan. Di Unit Pendaftaran

pula, para pegawai menghadapi masalah dengan nama Pemberi

Pengajian Tinggi yang mempunyai 2 versi nama di dalam Bahasa Melayu

dan juga Bahasa Inggeris yang menyukarkan pencarian maklumat.

Selain itu, Bahagian Teknologi Maklumat akan mengeluarkan statistik

apabila diminta oleh Bahagian/Unit. Bagaimanapun yang menjadi isu

adalah ketepatan statistik yang dikeluarkan. Oleh itu jika data yang

dimasukkan oleh pengguna ke dalam sistem adalah betul maka statistik

yang dikeluarkan adalah tepat. Jika statistik yang dikeluarkan tidak tepat,

ini bermakna ada kesilapan pada data yang dimasukkan oleh

bahagian/unit yang menggunakan sistem tersebut.

Secara keseluruhannya objektif untuk merekodkan segala urusan

berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat

Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi

Penuh di setiap bahagian/unit telah tercapai kerana maklumat yang

dimasukkan ke dalam database tersebut adalah menyeluruh bermula dari

proses pendaftaran permohonan sehingga ke proses keputusan

dikeluarkan oleh Unit Keurusetiaan Majlis.

Page 5: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

5

5.1.3 Pelaksanaan

Peringkat Pelaksanaan ialah untuk memastikan projek dijalankan seperti

perancangan agar objektif pelaksanaan projek tercapai mengikut kos dan

skop yang telah ditetapkan. Sebarang perubahan perlu direkodkan dan

difailkan.

Sistem e-Akreditasi dibangunkan pada tahun 2007 dan telah mula

digunakan pada tahun 2010. Tempoh pembangunan sistem tersebut

adalah 2 tahun dan proses pembangunan sistem masih dilaksanakan.

Pada masa ini Bahagian Teknologi Maklumat sedang dalam proses

melakukan data migrasi dari PDIPT ke e-Akreditasi. Ini bagi menjadikan

e-Akreditasi sebagai database tunggal untuk merekodkan segala urusan

berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat

Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi

Penuh.

Pelaksanaan data migrasi dilaksanakan secara berperingkat. Ia

dimulakan dengan data bagi kod program yang bermula dengan “A” bagi

Akreditasi Penuh dan kemudian bagi kod program yang bermula dengan

“K” untuk Kelulusan. Pada masa ini, data migrasi bagi kod “A” adalah 90

peratus selesai. Di mana data telah berjaya dipindahkan ke e-Akreditasi,

namun paparan masih dalam proses pembangunan.

Memandangkan aspek perancangan tidak mempunyai rekod yang

teratur, adalah tidak dapat ditentukan sama ada pelaksanaan

pembangunan sistem e-Akreditasi dan data migrasi telah dilaksanakan

seperti yang dirancang.

5.1.4 Pemantauan

Pemantauan perlu dilakukan semasa pembangunan projek dan setelah

projek selesai bagi memastikan objektif pembangunan sistem tersebut

tercapai. Selain itu ia dapat menjadi mekanisma bagi mengenal pasti

kelemahan yang wujud agar penambahbaikan dapat dilakukan.

Page 6: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

6

Berdasarkan temu bual yang telah dilaksanakan, adalah didapati tiada

pemantauan secara berkala dilakukan terhadap sistem e-Akreditasi.

Namun Bahagian Teknologi Maklumat sentiasa melakukan

penambahbaikan terhadap sistem sedia ada berdasarkan aduan yang

dimajukan oleh pengguna sistem.

Adalah dicadangkan aktiviti pemantauan dijadualkan bagi memudahkan

urusan pemantauan untuk memastikan trak projek berjalan dengan

lancar.

5.1.5 Kawalan Data Bagi Sistem PDIPT dan e-Akreditasi

Integriti data adalah penting untuk memastikan data yang disimpan

adalah tepat dan selamat dari kehilangan.

Adalah dimaklumkan bahawa, sistem PDIPT menggunakan kawalan kata

laluan (password) yang terdapat dalam MS Access 97. Borang (form)

yang memaparkan maklumat program juga dibezakan bagi setiap

pengguna sama ada pengguna tersebut boleh mengakses dan mengedit

borang atau pengguna yang hanya boleh mengakses sistem tersebut.

Manakala untuk sistem e-Akreditasi, kawalan yang digunakan adalah

melalui ID pengguna dan kata laluan masing-masing. Selain itu pengguna

hanya boleh mengakses dan mengedit maklumat yang berkaitan dengan

bahagian masing-masing.

Bahagian Teknologi Maklumat juga menjalankan data backup secara

berkala. Data backup dilakukan setiap hari pada sebelah malam dan ia

dilakukan secara automatik oleh server.

Adalah didapati data yang disimpan adalah selamat dari kehilangan

dimana Bahagian Teknologi Maklumat telah mewujudkan ciri-ciri kawalan

dalaman terhadap keselamatan data.

Page 7: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

7

5.2 Perbandingan Jumlah Data Dari Bahagian Akreditasi dan Data Dari

Bahagian Teknologi Maklumat Bagi Tahun 2010, 2011 dan 2012

Semakan dan analisis telah dilaksanakan bagi data yang diterima dari Bahagian

Akreditasi dan data yang diterima dari Bahagian Teknologi Maklumat. Data ini

telah dibahagikan mengikut Bahagian Akreditasi untuk tempoh 3 tahun iaitu

tahun 2010, 2011 dan 2012 (sehingga Jun). Iaitu permohonan program yang

diterima dan permohonan program yang telah selesai. Data yang telah diperiksa

ialah data bagi permohonan Kelulusan, Akreditasi Sementara dan Akreditasi

Penuh. Berikut adalah Pemerhatian Audit berdasarkan Bahagian Akreditasi.

5.2.1 Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat dan Multimedia

Permohonan program bagi peringkat Kelulusan, Akreditasi Sementara

dan Akreditasi Penuh yang diterima bagi tahun 2010, 2011 dan 2012

adalah berbeza. Secara keseluruhannya data yang dikeluarkan oleh

database adalah kurang berbanding data yang disediakan oleh Bahagian

Akreditasi Teknologi Maklumat. Walau bagaimanapun data bagi

permohonan Akreditasi Penuh yang diterima oleh bahagian untuk tahun

2012 menunjukkan bahawa maklumat dari database adalah lebih tinggi

sebanyak 7 permohonan berbanding maklumat yang dikeluarkan oleh

bahagian. Maklumat terperinci seperti di Jadual 1 berikut:

Jadual 1:

Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi

Teknologi Maklumat dan Multimedia

Tahun

Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

2010 140 155 15 86 91 5

2011 110 117 7 116 125 9

2012 33 34 1 51 44 -7

Page 8: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

8

Bagi permohonan program yang telah selesai diproses, adalah didapati

data bagi peringkat Kelulusan dan Akreditasi Sementara bagi tahun 2011

dan Akreditasi Penuh bagi tahun 2012 adalah sama. Tetapi terdapat

perbezaan bagi data untuk program yang selesai diproses bagi tahun

2010 untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara dan Akreditasi

Penuh. Data ini menunjukkan data dari Bahagian adalah lebih sebanyak

14 dan 19 berbanding data yang dikeluarkan oleh database. Maklumat

terperinci seperti di Jadual 2 berikut:

Jadual 2:

Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian

Akreditasi Teknologi Maklumat dan Multimedia

Tahun

Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

2010 115 129 14 87 106 19

2011 139 139 0 121 120 -1

2012 29 28 -1 36 36 0

5.2.2 Bahagian Akreditasi Kejuruteraan dan Alam Bina

Data bagi penerimaan permohonan program Kelulusan/Akreditasi

Sementara bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 dari Bahagian Teknologi

Maklumat adalah 120, 143 dan 60 program. Data ini kurang dari jumlah

yang diberikan oleh Bahagian Akreditasi Kejuruteraan dan Alam Bina

masing-masing sebanyak 6, 8 dan 34 program. Program di peringkat

Akreditasi Penuh yang diterima juga berbeza bagi tahun 2010 sebanyak

17 program, 2011 sebanyak 8 program dan bagi tahun 2012 sebanyak 1

program. Maklumat terperinci seperti di Jadual 3 berikut:

Page 9: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

9

Jadual 3:

Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi

Kejuruteraan dan Alam Bina

Tahun

Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

2010 120 126 6 136 153 17

2011 143 151 8 209 201 -8

2012 60 94 34 37 38 1

Bagi permohonan program yang telah selesai di proses oleh bahagian

pada tahun 2010, 2011 dan 2012 bagi peringkat Kelulusan/Akreditasi

Sementara dan Akreditasi Penuh juga berbeza bagi data yang diterima

dari Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian Akreditasi Kejuruteraan

dan Alam Bina. Di peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara untuk tahun

2010 dan 2011, data dari Bahagian Teknologi Maklumat masing-masing

melebihi sebanyak 14 dan 7 program. Di peringkat Akreditasi Penuh juga

sama, di mana data dari Bahagian Teknologi Maklumat melebihi

sebanyak 12 dan 13 program untuk tahun 2010 dan 2012. Maklumat

terperinci seperti di Jadual 4 berikut:

Jadual 4:

Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian

Akreditasi Kejuruteraan dan Alam Bina

Tahun

Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

2010 115 101 -14 161 149 -12

2011 117 110 -7 208 211 3

2012 44 45 1 71 58 -13

Page 10: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

10

5.2.3 Bahagian Akreditasi Sains Perubatan

Bagi tahun 2010, 2011 dan 2012, Bahagian Akreditasi Sains Perubatan

menerima masing-masing menerima sebanyak 101, 110 dan 45 program

bagi peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara. Ini berbeza dengan data

yang diterima dari Bahagian Teknologi Maklumat masing-masing

sebanyak 23, 28 dan 4 program. Program yang diterima oleh bahagian

bagi peringkat Akreditasi Penuh juga berbeza bagi ketiga-tiga tahun iaitu

berbeza sebanyak 1 program untuk tahun 2010, 10 dan 6 program bagi

tahun 2011 dan 2012. Maklumat terperinci seperti di Jadual 5 berikut:

Jadual 5:

Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sains

Perubatan

Tahun

Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

2010 201 224 23 87 86 -1

2011 172 200 28 99 109 10

2012 82 78 -4 36 42 6

Manakala bagi program yang telah selesai dinilai pula, hanya data bagi

tahun 2011 untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara sahaja yang

sama. Bagi data lain terdapat perbezaan data antara Bahagian Teknologi

Maklumat dan bahagian tetapi perbezaannya tidak begitu ketara.

Maklumat terperinci seperti di Jadual 6 berikut:

Page 11: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

11

Jadual 6:

Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian

Akreditasi Sains Perubatan

Tahun

Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

2010 185 184 -1 84 82 -2

2011 124 124 0 74 83 9

2012 62 60 -2 43 40 -3

5.2.4 Bahagian Akreditasi Sains Sosial

Rekod di Bahagian Akreditasi Sains Sosial menunjukkan bahagian

tersebut telah menerima sebanyak 465, 533 dan 151 program untuk di

proses bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 untuk peringkat

Kelulusan/Akreditasi Sementara. Manakala bagi peringkat Akreditasi

Penuh, program yang diterima bahagian ialah 398, 493 dan 111 program

bagi tahun 2010, 2011 dan 2012. Perbezaan data yang sangat ketara

terdapat pada kedua-dua peringkat untuk tahun 2010 dan 2012.

Maklumat terperinci seperti di Jadual 7 berikut:

Jadual 7:

Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sains

Sosial

Tahun

Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

2010 333 465 132 239 398 159

2011 397 533 136 314 493 179

2012 140 151 11 103 111 8

Page 12: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

12

Rekod di Bahagian Akreditasi Sains Sosial menunjukkan bahagian

tersebut telah selesai memproses sebanyak 328, 304 dan 181 program

bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi

Sementara. Manakala bagi peringkat Akreditasi Penuh, program yang

selesai diproses oleh bahagian ialah 234, 278 dan 94 program bagi tahun

2010, 2011 dan 2012. Perbezaan data berlaku bagi ketiga-tiga tahun

untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara dan peringkat Akreditasi

Penuh. Maklumat terperinci seperti di Jadual 8 berikut:

Jadual 8:

Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian

Akreditasi Sains Sosial

Tahun

Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

2010 309 328 19 197 234 37

2011 327 304 -23 296 278 -18

2012 167 181 14 92 94 2

5.2.5 Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan

Berdasarkan data yang diberi oleh Bahagian Akreditasi Sastera dan

Kemanusiaan, bahagian telah menerima sebanyak 170, 225 dan 67

program bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 untuk peringkat

Kelulusan/Akreditasi Sementara. Tetapi data yang diterima dari Bahagian

Teknologi Maklumat adalah sebanyak 156, 201 dan 100 program bagi

tahun dan peringkat yang sama. Oleh itu data di antara bahagian dan

Bahagian Teknologi Maklumat adalah berbeza. Bagi peringkat Akreditasi

Penuh data di antara dua sumber tersebut juga berbeza. Perbezaan

sebanyak 16, 19 dan 2 program bagi tahun 2010, 2011 dan 2012.

Maklumat terperinci seperti di Jadual 9 berikut:

Page 13: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

13

Jadual 9:

Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sastera

dan Kemanusiaan

Tahun

Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

2010 156 170 14 95 111 16

2011 201 225 24 122 141 19

2012 100 67 -33 43 45 2

Rekod di Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan menunjukkan

bahagian tersebut telah selesai memproses sebanyak 171, 190 dan 73

program bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 untuk peringkat

Kelulusan/Akreditasi Sementara. Manakala bagi peringkat Akreditasi

Penuh, program yang selesai diproses oleh bahagian ialah 144, 138 dan

46 program bagi tahun 2010, 2011 dan 2012. Perbezaan data berlaku

bagi ketiga-tiga tahun untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara

dan peringkat Akreditasi Penuh. Maklumat terperinci seperti di Jadual 10

berikut:

Jadual 10:

Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian

Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan

Tahun

Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

Bahagian

Teknologi

Maklumat

Bahagian

Akreditasi Perbezaan

2010 180 171 -9 151 144 -7

2011 183 190 7 120 138 18

2012 69 73 4 40 46 6

Secara keseluruhannya data yang dikeluarkan oleh database adalah

berbeza dengan rekod yang diberikan oleh Bahagian Akreditasi.

Page 14: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

14

Perbezaan berlaku bagi peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara dan

juga di peringkat Akreditasi Penuh untuk tahun 2010, 2011 dan 2012.

Namun begitu hanya terdapat tiga data yang sama iaitu bagi Bahagian

Akreditasi Teknologi Maklumat bagi program yang telah selesai dinilai

tahun 2011 untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara dan tahun

2012 untuk peringkat Akreditasi Penuh. Data yang ketiga ialah data bagi

Bahagian Akreditasi Sains Perubatan tahun 2012 untuk peringkat

Kelulusan/Akreditasi Sementara yang telah selesai di proses.

5.3 Faktor Perbezaan Data Antara Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian

Akreditasi

Berikut adalah antara faktor yang telah dikenal pasti melalui semakan yang telah

dijalankan terhadap data yang diterima dari Bahagian Teknologi Maklumat dan

Bahagian Akreditasi:

5.3.1 Program yang Dinilai di Bawah Program Work Attachment

Adalah didapati salah satu sebab perbezaan data berlaku adalah kerana,

terdapat sebanyak 65 data bagi kod “A” yang didaftarkan di bahagian lain

selain dari Bahagian Akreditasi. Ini berlaku kerana ada program yang

diproses oleh pegawai dari bahagian selain dari Bahagian Akreditasi di

bawah program work attachment. Di bawah program ini, pegawai-

pegawai dari Bahagian Sumber Manusia, Bahagian Kewangan dan

Bahagian Pentadbiran serta beberapa bahagian lain telah membuat work

attachment dengan Bahagian Akreditasi. Mereka diberi peluang untuk

memproses sebuah fail setiap seorang di bawah seliaan pegawai di

Bahagian Akreditasi.

Semakan Audit menunjukkan bahawa fail yang diproses di bawah

program ini didaftarkan ke dalam sistem berdasarkan bahagian hakiki

pegawai yang memproses program tersebut dan tidak berdasarkan

Bahagian Akreditasi di mana pegawai itu menjalani work attachment.

Oleh itu bila data dikeluarkan oleh database berdasarkan bahagian,

Page 15: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

15

jumlah yang tepat tidak akan dapat diperoleh. Maklumat terperinci seperti

di Lampiran 1.

Adalah dicadangkan agar fail yang diproses di bawah program ini

didaftarkan ke dalam sistem berdasarkan bahagian di mana pegawai

menjalani work attachment supaya statistik yang dikeluarkan oleh

Bahagian Teknologi Maklumat adalah lebih tepat.

5.3.2 Maklumat Bahagian di Database Tidak Dikemas Kini

Semakan Audit terhadap beberapa sampel Audit, adalah didapati

terdapat 8 data program yang tidak dikemas kini dengan maklumat

bahagian yang memproses program tersebut. Apabila maklumat

bahagian tidak dikemas kini, maka data yang dikeluarkan oleh Bahagian

Teknologi Maklumat tidak akan sama dengan rekod yang disimpan oleh

Bahagian Akreditasi. Senarai data tersebut seperti di Jadual 11 berikut:

Jadual 11:

Senarai Program Tanpa Maklumat Bahagian

Bil Kod Program Nama Program

1 A10442 Foundation in Information Technology

2 A10770 Foundation in Science

3 A6580 GCE Advanced Level - University of Cambridge Local

Examination Syndicate, UK

4 A8995 GCE A-LEVEL

5 A9124 Bachelor of Arts (Hons) Multimedia Design 3+0 in collaboration

with University of Hertfordshire, United Kingdom

6 A9374 Diploma Sains Komputer (Teknologi Maklumat) secara

kerjasama dengan Universiti Teknologi Malaysia (UTM)

7 A9633 Diploma Pengurusan Perniagaan

8 A9683 Bachelor of International Business (Hons)

Adalah dicadangkan maklumat bahagian sentiasa dikemas kini supaya

maklumat program adalah betul dan tepat.

Page 16: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

16

5.3.3 Data yang Disediakan Bahagian Akreditasi

Antara sebab perbezaan data berlaku adalah kerana Bahagian Akreditasi

memaklumkan perkara seperti berikut:

Kesilapan pengiraan secara manual oleh pegawai akreditasi;

Ada pegawai yang mengambil kira kes pertimbangan sebagai

program yang telah selesai diproses;

Ada bahagian yang mengambil kira jumlah program carry foward

sebagai jumlah program yang diterima bagi tahun tersebut;

Ada pegawai mengambil kira tarikh dokumen diterima di Bahagian

Pendaftaran bukan tarikh dokumen diterima oleh pegawai sebagai

sebahagian dari program yang diterima pada tahun tersebut; dan

Ada bahagian mengambil kira program IPTA yang telah lulus

peringkat KPT dan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Semakan

sebagai sebahagian dari data program selesai diproses.

Adalah dicadangkan setiap pegawai penyelia Bahagian Akreditasi

memastikan pegawai mengemukakan maklumat yang tepat dan

menyediakan checklist untuk pengesahan data.

5.3.4 Faktor Kesilapan Memasukkan Data Dalam Database PDIPT dan e-

Akreditasi

Antara sebab perbezaan data berlaku adalah kerana kesilapan

memasukkan atau mengemas kini data dalam database dan e-Akreditasi.

Maklumat lanjut, sila rujuk nombor 5.4.

Secara keseluruhannya, adalah diperhatikan ketepatan data bagi program yang diterima

dan selesai diproses yang dikeluarkan oleh sistem PDIPT dan e-Akreditasi adalah

diragui kerana kurang tepat. Ini adalah disebabkan berlaku kesilapan terhadap

maklumat yang dimasukkan ke dalam sistem dan maklumat tidak lengkap oleh

Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetiaan Majlis dan Unit Pendaftaran yang

bertanggungjawab memasukkan data. Bahagian Akreditasi juga tidak mempraktikkan

keseragaman dalam menentukan program yang diterima dan selesai diproses bagi data

Page 17: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

17

Kelulusan, Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh selain tidak mengemas kini

maklumat di database.

Selain itu, pengiraan oleh semua Bahagian Akreditasi juga perlu diselaraskan. Sebagai

contoh, semua pegawai perlu jelas mengenai definisi program yang telah selesai dinilai

atau tarikh penerimaan dokumen. Ini bagi memastikan statistik yang dikeluarkan adalah

tepat dan mempunyai persamaan dengan setiap Bahagian Akreditasi. Manakala jika

terdapat maklumat di dalam dokumen tidak tepat dan maklumat yang sebenar

dimasukkan ke dalam sistem, makluman berkenaan perkara ini perlu direkodkan di

dalam fail sebagai kawalan dalaman terhadap data yang akan dimasukkan ke dalam

sistem.

5.4 Pengesahan Data Dari Database PDIPT dan E-Akreditasi Dengan Fail

Program Akreditasi

Semakan Audit telah dijalankan terhadap data dari Database PDIPT dan e-

Akreditasi dengan Fail Program Akreditasi dari semua Bahagian Akreditasi, Unit

Keurusetiaan Majlis dan Unit Pendaftaran untuk mengesahkan maklumat atau

data yang dimasukkan ke dalam Database PDIPT dan e-Akreditasi adalah

bersamaan dengan maklumat atau data yang terdapat dalam Fail Program

Akreditasi.

Bagi tujuan ini, sebanyak 150 Fail Program Akreditasi dari semua Bahagian

Akreditasi dan 150 data dari PDIPT dan e-Akreditasi telah dipilih sebagai sampel

Audit meliputi tahun 2010 hingga 2012 (Julai). Sila rujuk Lampiran 2. Maklumat

lanjut adalah seperti di Jadual 12 berikut:

Page 18: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

18

Jadual 12

Sampel Audit Untuk Mengesahkan Data Dari Database PDIPT dan e-Akreditasi

dengan Fail Program Akreditasi

5.4.1 Perbezaan Maklumat Di Antara Data Dari Database PDIPT dan e-

Akreditasi dengan Fail Program Akreditasi

Semakan dan pengesahan Audit terhadap 150 sampel data seperti di

atas mendapati terdapat perbezaan maklumat di antara data dari

database PDIPT dan e-Akreditasi dengan maklumat dari Fail Program

Akreditasi. Sebanyak 20 Fail Program Akreditasi dari 150 Fail Program

Akreditasi sampel Audit atau 13 peratus mempunyai maklumat

perbezaan dengan data pada PDIPT dan e-Akreditasi.

Perbezaan maklumat ini merupakan berbagai jenis kesilapan yang

tercatat dalam surat/borang/memo di dalam Fail Program Akreditasi yang

mengakibatkan data yang ditunjukkan dalam PDIPT dan e-Akreditasi

boleh diragui kesahihannya.

Perbezaan maklumat ini melibatkan semua Bahagian Akreditasi, Unit

Pendaftaran, Unit Seksyen Pengurusan Sijil dan Unit Urusetia

Jawatankuasa Akreditasi yang bertanggungjawab untuk memasukkan

data dalam Database PDIPT dan e-Akreditasi. Maklumat lanjut adalah

seperti di Jadual 13 berikut:

Bidang

2010 2011 2012 Jumlah Fail

Program Akreditasi

Kelulusan (Akreditasi Sementara)

Akreditasi Penuh

Akreditasi Sementara

Akreditasi Penuh

Akreditasi Sementara

Akreditasi Penuh

Sains, Perubatan dan Sains Bersekutu

5 5 10 - 8 2 30

Kejuruteraan dan Alam Bina

4 6 5 5 6 4 30

Teknologi Maklumat dan Multimedia

5 5 7 3 6 4 30

Sains Sosial 6 4 5 5 5 5 30

Satera dan Kemanusiaan

5 4 7 3 7 3 30

JUMLAH 25 24 34 16 32 18 150

Page 19: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

19

Jadual 13:

Perbezaan Maklumat Diantara Data Dari Database PDIPT dan e-Akreditasi dengan Fail

Program Akreditasi Mengikut Bahagian/Unit

Bil Nama

Program No Rujukan

Program Nama

Pegawai Jenis

Kesilapan

Database PDIPT Dan E-

Akreditasi Fail Program

Maklum Balas Daripada Bahagian

BAHAGIAN AKREDITASI SAINS PERUBATAN

1 Diploma in Pharmacy

MQA/PA00895 Mohd

Norazam bin Nurdin

Keputusan semakan

lengkap Tidak lengkap

Maklumat 'Keputusan Semakan' dalam data e-

Akreditasi telah diperbetulkan kepada

'Tidak Lengkap'

2 Diploma in

Health Care Administration

MQA/PA00852 Idris bin Ahmad

Tarikh hantar tugasan

12/08/2011 11/05/2011

Tersilap memasukkan tarikh tugasan.

Pembetulan akan dilakukan.

3 Foundation in

Science MQA/PA00052

Nurdiana I'zzati Bt. Ridzman

Tarikh hantar tugasan

01/01/1900 20/08/2010

01/09/2010

Tersilap memasukkan tarikh tugasan.

Pembetulan akan dilakukan.

BAHAGIAN AKREDITASI KEJURUTERAAN DAN ALAM BINA

4

Diploma in Casting

Technology (Expandable

Mould)

MQA/FA00838 Mohd Zefli bin Ghaus Mohamed

Tarikh hantar tugasan

16/03/2011 14/03/2011

Tarikh hantar tugasan ialah pada 16 Mac 2011. Wujud kesilapan kemasukan data oleh pegawai. Tarikh telah dikemaskini dalam fail berkaitan.

5 Diploma

Teknologi Pembuatan

MQA/FA00746

Nenney Shahriza

binti Samsuddin

Tarikh terima dokumen

oleh pegawai bahagian akreditasi

27/12/2010 27/01/2011

Kesilapan kemasukan data oleh PT Unit Pendaftaran.

Tarikh yang betul telah dikemaskini dalam data.

BAHAGIAN AKREDITASI TEKNOLOGI MAKLUMAT

6

Ijazah Sarjana Muda Sains (Kepujian) Teknologi Maklumat

A7830 Hasila Sapiri Tarikh hantar surat lengkap

(dokumen) 28/04/2010 05/11/2009

Tarikh surat lengkap ialah pada 5 Nov 2009. Tarikh

28 April 2010 adalah tarikh lawatan penilaian. Data

telah dikemaskini.

7 Diploma in Information Technology

A10917 Naziatul

Ilyana Ilyas

Tarikh hantar tugasan

kepada APP 07/06/2010 04/06/2010

Tarikh hantar tugasan ialah pada 7 Julai 2010.

Tarikh pada data e-Akreditasi telah

dikemaskini

8 Certificate in Information Technology

A9473 Jamaluddin

Alias

Tarikh hantar tugasan

kepada APP 28/12/2009 23/12/2009

Tarikh hantar tugasan ialah pada 23 Dis 2009.

Tarikh pada data e-Akreditasi telah

dikemaskini

9

BSc (Hons) IT Security 3+0 in collaboration with London Metropolitan University,

London, UK

MQA/PA01552 Jamaluddin

bin Alias Tarikh hantar tugasan APP

24/10/2011 21/10/2011

Tarikh hantar tugasan ialah pada 21 Okt 2011.

Tarikh pada data e-Akreditasi telah

dikemaskini

Page 20: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

20

BAHAGIAN AKREDITASI SAINS SOSIAL

10 Diploma in Business

MQA/PA01217

Lailatul Zuraini Binti Haji Lahadi

Tarikh semakan dokumen

15/07/2011 18/07/2011

Terdapat kesilapan semasa proses

memasukkan maklumat dalam di PDIPT/ e-akreditasi. Tindakan

pembetulan telah dibuat.

11

Bachelor of Business

Administration (Honours)

MQA/PA00527

Nur Izzah Binti Zainal

Abidin

Keputusan semakan dokumen

Lengkap Tidak lengkap Terdapat kesilapan

semasa proses memasukkan maklumat

dalam di PDIPT/ e-akreditasi. Tindakan

pembetulan telah dibuat. Tarikh

semakan dokumen

27/12/2010 29/12/2010

BAHAGIAN AKREDITASI SAINS KEMANUSIAAN

12 Certificate in

English Language

MQA/PA01203

Puteri Afidah binti Mohd

Hassan

Tarikh hantar tugasan

19/07/2011 07/07/2011 Kesilapan semasa key-in

13 Diploma Teater MQA/FA0016

2

Siti Nur Azreen Bt

Teroh

Tarikh semakan dokumen

16/08/2010 16/07/2010 Kesilapan semasa key-in

Keputusan semakan

lengkap tidak lengkap

14

Ijazah Sarjana Muda Filem dan Video

dengan Kepujian (Animasi)

MQA/FA00157

Nor Mini Binti Othman

Keputusan semakan

lengkap tidak lengkap

Kesilapan semasa key-in Tarikh hantar surat lengkap

02/09/2010 15/10/2010

Tarikh

dokumen lengkap

15

Ijazah Sarjana Muda Filem dan Video

dengan Kepujian

(Pengarahan)

MQA/FA00158

Nor Mini Binti Othman

Keputusan semakan

lengkap tidak lengkap

Kesilapan semasa key-in

Tarikh hantar surat lengkap

02/09/2010 15/10/2010

Tarikh

dokumen lengkap

02/09/2010 15/10/2010

16 Certificate in

Fashion Design MQA/FA0126

0

Nor Harna binti Md Rodzi

Tarikh hantar tugasan APP

20/07/2011 25/07/2011 Kesilapan semasa key-in

Page 21: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

21

Dari Jadual 13 di atas, adalah didapati jumlah kesilapan yang tertinggi

dilakukan adalah oleh Bahagian Akreditasi Sains Sosial sebanyak 5

kesilapan diikuti oleh Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat dan

Multimedia sebanyak 4 kesilapan. Manakala Bahagian Akreditasi Sains

Perubatan dan Unit Urus setia Jawatankuasa Akreditasi masing-masing

sebanyak 3 kesilapan diikuti oleh Bahagian Akreditasi Kejuruteraan dan

Alam Bina dan Bahagian Akreditasi Sains Sosial masing-masing

sebanyak 2 kesilapan dan Unit Pendaftaran hanya mempunyai 1

kesilapan.

BAHAGIAN PENDAFTARAN

17

Bachelor of InformationTechn

ology (Hons) (Software

Engineering)

MQA/PA01167 Habibah

Binti Danian

Bidang Kejuruteraan

dan Alam bina

Teknologi maklumat

dan Multimedia

Bidang pengajian adalah Kejuruteraan dan Alam Bina

seperti di dalam data e-Akreditasi. Manakala memo

agihan kepada Teknologi Maklumat dan Multimedia

kerana penilaian program oleh BATMM.

BAHAGIAN URUSETIA JAWATANKUASA AKREDITASI

18

Bachelor of Business

Technology (Hons) in Computer

Entrepreneurial Management

secara kerjasama dengan Universiti

Kuala Lumpur

MQA/PA01733 Izzatyliyana

Binti Ashaari

No rujukan surat syor

MQA(S)10/13 Jld.182(93)

MQA(S)10/13 Jld.185(93)

No. rujukan surat telah dikemaskini dalam data e-

Akreditasi

19 Diploma

Pengurusan Hotel dan Pelancongan

K11418 Junaidah Mohamad

Aris

Tarikh syor JPS

13/05/2010 12/05/2010

Terdapat kesilapan semasa proses memasukkan

maklumat dalam di PDIPT/ e-akreditasi oleh Unit UMJA. Tindakan pembetulan telah

dibuat.

20 Diploma in Business

MQA/PA01216

Lailatul Zuraini

Binti Haji Lahadi

No rujukan surat syor

MQA(S)10/13 Jld185(27)

MQA(S)10/13 Jld185(23)

Terdapat kesilapan semasa proses memasukkan

maklumat dalam di PDIPT/ e-akreditasi. Tindakan

pembetulan telah dibuat.

Page 22: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

22

Jenis-jenis kesilapan yang dilakukan oleh Pegawai Akreditasi yang

bertanggungjawab adalah seperti berikut:

Kesilapan nama dan tarikh hantar tugasan kepada APP;

Kesilapan tarikh hantar surat lengkap;

Kesilapan sub bidang;

Kesilapan nombor rujukan dan tarikh Surat Syor; dan

Kesilapan tarikh dan keputusan semakan dokumen.

Berikut adalah gambar yang menunjukkan Pegawai Audit Dalam sedang

membuat semakan dan pengesahan maklumat di antara data dari

database PDIPT dan e-Akreditasi dengan maklumat dari Fail Program

Akreditasi.

Gambar 1 Gambar 2

Page 23: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

23

Gambar 3

Pegawai-pegawai Audit Dalam sedang membuat semakan dan pengesahan terhadap data dari PDIPT dan

e-Akreditasi dengan surat/borang/memo di dalam Fail Program Akreditasi.

Secara keseluruhannya dapat diperhatikan bahawa punca kesilapan

berlakunya perbezaan adalah disebabkan oleh perkara berikut:

Pegawai tidak fokus dengan maklumat yang dimasukkan dalam

database;

Pegawai tidak membuat semakan dan pengesahan dengan maklumat

yang diperoleh;

Pegawai tidak semak dengan data yang terdapat dalam PDIPT dan e-

Akreditasi; dan

Pegawai bergantung kepada Pembantu Tadbir untuk memasukkan

data dalam database tanpa membuat pengesahan.

Semakan seterusnya dilakukan terhadap perbezaan maklumat di antara

data dari database PDIPT dan e-Akreditasi dengan maklumat dari Fail

Program Akreditasi mengikut Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh

bagi tahun 2010 hingga 2012 (Jun). Maklumat lanjut adalah seperti di

Jadual 14 berikut:

Page 24: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

24

Jadual 14

Perbezaan Maklumat Di antara Data Dari Database PDIPT Dan e-Akreditasi Dengan

Maklumat Dari Fail Program Akreditasi Mengikut Akreditasi Sementara Dan

Akreditasi Penuh Bagi Tahun 2010 Hingga 2012 (Jun)

Bidang

2010 2011 2012 Jumlah Kesilapan

Yang Didapati

Kelulusan (Akreditasi Sementara)

Akreditasi Penuh

Akreditasi Sementara

Akreditasi Penuh

Akreditasi Sementara

Akreditasi Penuh

Sains, Perubatan dan Sains Bersekutu - - 1 - 2 - 3

Kejuruteraan dan Alam Bina - - - 1 - 1 2

Teknologi Maklumat dan Multimedia - 3 1 - 2 - 6

Sains Sosial 1 - 2 - 1 - 4

Satera dan Kemanusiaan - - 1 3 - 1 5

JUMLAH 1 3 5 4 5 2

20

Dari Jadual 14 di atas, jumlah kesilapan untuk Akreditasi Sementara dan

Akreditasi Penuh mengikut tahun adalah seperti di Jadual 15 berikut:

Jadual 15

Jumlah Kesilapan Untuk Akreditasi Sementara Dan Akreditasi Penuh Mengikut

Tahun

Bil. Jenis Akreditasi

Jumlah Kesilapan Mengikut Tahun Jumlah Peratus

Mengikut Jenis

Akreditasi (%)

2010 (Mulai Ogos)

2011 2012

(Sehingga Julai)

Jumlah

1. Akreditasi Sementara 1 5 5 11 55

2. Akreditasi Penuh 3 4 2 9 45

Jumlah 4 9 7 20 100

Adalah diperhatikan jumlah kesilapan tertinggi adalah bagi jenis

Akreditasi Sementara sebanyak 11 kesilapan atau 55 peratus dan

Akreditasi Penuh sebanyak 9 kesilapan atau 45 peratus. Ini adalah

kerana dalam setahun bilangan Akreditasi Sementara banyak diproses

Page 25: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

25

jika dibandingkan dengan Akreditasi Penuh maka kebarangkalian

kesilapan berlaku adalah bagi Akreditasi Sementara.

Adalah dicadangkan semua Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetiaan

Majlis dan Unit Pendaftaran hendaklah memastikan pegawai yang

bertanggungjawab memasukkan data ke dalam sistem perlu

melakukannya dengan betul dengan membuat semakan dan pengesahan

agar data yang terdapat pada database PDIPT dan e-Akreditasi adalah

betul dan tepat (reliable) dan boleh digunakan pada bila-bila masa tanpa

perlu menyemak semula dengan Bahagian Akreditasi untuk

mendapatkan pengesahan. Kawalan kepada data yang dimasukkan perlu

diperkemas bagi memastikan ciri-ciri kawalan dalaman wujud.

Selain itu, memandangkan semua Bahagian Akreditasi tidak mengambil

kira kelewatan tempoh penilaian yang disebabkan oleh faktor-faktor di

luar kawalan bahagian seperti penangguhan lawatan atau kelewatan

memberi maklum balas oleh Pemberi Pengajian Tinggi dan beberapa

sebab lain maka perkara ini juga sepatutnya dapat dilihat di database

supaya data atau statistik yang dipaparkan di PDIPT dan e-Akreditasi

lebih tepat dan dapat mengambil kira faktor-faktor tersebut.

5.5 Kertas Edaran

Kertas Edaran adalah dokumen akademik yang disediakan bagi mendapatkan

persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi (MJA) terhadap syor

permohonan Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh tanpa melalui proses

pembentangan dan persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa Semakan (MJS).

Pegawai Akreditasi yang menyediakan Kertas Edaran perlu memastikan

program berkaitan telah selesai proses penilaian yang telah ditetapkan oleh

pihak pengurusan. Kebenaran bertulis daripada Ketua Pegawai Eksekutif (KPE)

atau Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif Jaminan Kualiti TKPE (JK) perlu

diperoleh dengan melengkapkan Laporan Semakan Draf MJA. KPE atau

TKPE(JK) perlu memberikan kebenaran sama ada bersetuju atau tidak program

Page 26: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

26

ini diluluskan atau syor program ditangguhkan atau ditolak sebelum sesuatu

program ini dibawa ke MJA. Uniknya kertas edaran akan diedarkan pada hari

mesyuarat bersidang berbanding dokumen lain yang dimasukkan ke dalam

Portal MJA.

Kertas Edaran disediakan atas sebab-sebab berikut:

Arahan Menteri;

Kelulusan oleh Badan Profesional telah diperoleh;

Kelewatan mendapatkan laporan APP;

PPT mohon terus dengan pihak pengurusan Jaminan Kualiti untuk mendapat

kelulusan dengan segera;

Kelewatan dalam mendapat maklum balas dari PPT; dan

PPT tidak dapat memenuhi kesemua syarat-syarat pertimbangan namun

memerlukan kelulusan dengan segera memandangkan program telah

dilaksanakan/berjalan;

Dokumen yang diperlukan untuk membawa Kertas Edaran dibentangkan ke MJA

adalah seperti berikut:

Ringkasan Akademik Untuk Kelulusan Program; dan

Dokumen MJA seperti:

i) Permohonan Perakuan Akreditasi PPT;

ii) Syarat-syarat Memperakukan Perakuan Akreditasi;

iii) Ringkasan Eksekutif Penilaian;

iv) Laporan Penilaian Perakuan Akreditasi Penuh;

v) Laporan Penilaian Akreditasi Program; dan

vi) Ulasan Pengerusi APP Terhadap Maklum Balas PPT.

Page 27: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

27

Perhatian Audit secara keseluruhannya terhadap proses kerja penyediaan

Kertas Edaran dan keputusan MJA adalah seperti berikut:

Memo arahan penyediaan draf MJA Untuk Kelulusan Program ( Kebenaran Bertulis daripada

KPE/Timb.KPE (SJK) )

Akreditasi Sementara Melengkapkan Laporan Semakan Akreditasi Penuh Draf MJA

Syor :

Bersetuju Lulus

Tangguh

Tolak

Penyediaan Draf MJA dan Dokumen

MJA

Mesyuarat MJA

Kertas Edaran (Keputusan)

Lulus Bersyarat

Lulus

Tangguh

Tolak

Memasukkan Maklumat Penyediaan Surat Perakuan

Keputusan MJA Dalam Memenuhi Keperluan Kualiti PDIPT dan E-Akreditasi

Makluman Keputusan Kepada IPTS Makluman Keputusan (Surat CQC) Kepada KPT (Surat

CQC) JPT PPTS

JPP

JPKK

Secara keseluruhannya proses penyediaan Kertas Edaran untuk

mendapat kelulusan program yang dibawa ke MJA tanpa dibawa ke MJS

Mula

Tamat

Page 28: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

28

ini adalah teratur namun masih ada ruang untuk penambahbaikan.

Semakan Audit dilakukan terhadap rekod dan dokumen seperti Kertas

Edaran, Laporan Semakan Draf MJA, Statistik keputusan MJA bagi

tahun 2010, 2011 dan 2012 (Jun), statistik Memo Arahan Penyediaan

Draf MJA bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 (Jun) dan laporan dan

dokumen yang disediakan untuk MJA. Berikut adalah pemerhatian audit

selepas analisa dilakukan terhadap maklumat dan statistik program yang

dibawa ke Mesyuarat MJA, keputusan MJA dan penyediaan Kertas

Edaran.

5.5.1 Penyediaan Kertas Edaran Mengikut Sub Bidang

Mengikut Unit MJA, statistik Kertas Edaran yang disediakan bagi tahun

2010 hingga 2012 (Jun 2012) adalah sebanyak 337. Maklumat terperinci

adalah seperti di Jadual 16.

Jadual 16:

Jumlah Kertas Edaran Disediakan Bagi Tahun 2010, 2011 Dan 2012(Jun)

Bil Sub Bidang

Jumlah Kertas Edaran Disediakan Mengikut Tahun

Jumlah Kertas

Mengikut Bidang

Jumlah Peratus

Mengikut Bidang ( % )

2010 (Mulai Ogos)

2011 2012

(Sehingga Jun)

1 Sains, Perubatan dan Sains Bersekutu 16 22 10 48 14

2 Kejuruteraan dan Alam Bina

11 21 6 38 11

3 Teknologi Maklumat dan Multimedia

0 44 6 50 15

4 Sains Sosial 6 87 28 121 36

5 Sastera dan Kemanusiaan 3 70 7 80 24

Jumlah 36 244 57 337 100

Jumlah Peratus Kertas Edaran Mengikut Tahun (%)

11 72 17 100

Dari jadual di atas boleh dirumuskan bahawa jumlah Kertas Edaran yang

tertinggi disediakan adalah untuk bidang Sains Sosial iaitu sebanyak 121

dari 337 atau 36 peratus bagi tahun 2010 hingga 2012 (Jun) diikuti oleh

Sastera dan Kemanusiaan, Teknologi Maklumat dan Multimedia, Sains

Page 29: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

29

Perubatan dan Sains Bersekutu dan Kejuruteraan dan Alam Bina masing-

masing sebanyak 80, 50, 48, dan 38 atau 24, 15, 14 dan 11 peratus.

Dari jadual di atas juga dapat dirumuskan bahawa jumlah Kertas Edaran

yang terbanyak disediakan adalah bagi tahun 2011 dengan jumlah 244

atau 72 peratus. Ini bermakna dalam tahun 2011, banyak permintaan

untuk mendapat kelulusan pelaksanaan program dengan segera tanpa

melalui MJS. Analisis seterusnya dilakukan terhadap jumlah Akreditasi

Sementara dan Akreditasi Penuh yang disediakan untuk Kertas Edaran

bagi tahun 2010 hingga 2012 (Jun) seperti di Jadual 17 berikut:

Jadual 17:

Jumlah Kertas Edaran Disediakan Bagi Tahun 2010, 2011 Dan 2012(Jun) Mengikut

Jumlah Akreditasi Sementara Dan Akreditasi Penuh Mengikut Sub Bidang

Bil Sub Bidang

Jumlah Kertas Edaran Disediakan Mengikut Tahun

2010 (Mulai Ogos) 2011 2012 (Sehingga Julai)

Akreditasi

Sementara

Akreditasi

Penuh Jumlah

Akreditasi

Sementara

Akreditasi

Penuh Jumlah

Akreditasi

Sementara

Akreditasi

Penuh Jumlah

1

Sains, Perubatan dan Sains Bersekutu

16 0 16 14 8 22 4 6 10

2 Kejuruteraan dan Alam Bina

7 4 11 11 10 21 4 2 6

3 Teknologi Maklumat dan Multimedia

0 0 0 37 7 44 2 4 6

4 Sains Sosial 2 4 6 64 23 87 24 4 28

5 Satera dan Kemanusiaan

2 1 3 60 10 70 5 2 7

Jumlah 27 9 36 186 58 244 39 18 57

Dari Jadual 17 di atas, jumlah Akreditasi Sementara dan Akreditasi

Penuh mengikut bilangan dan peratus yang dibawa ke Mesyuarat MJA

adalah seperti di Jadual 18 berikut:

Page 30: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

30

Jadual 18:

Jumlah Akreditasi Sementara Dan Akreditasi Penuh Mengikut Bilangan Dan

Peratus Yang Dibawa Ke Mesyuarat MJA

Bil Jenis Akreditasi

Jumlah Kertas Edaran Disediakan Mengikut Tahun Jumlah Peratus

Mengikut Jenis

Akreditasi (%)

2010 (Mulai Ogos)

2011 2012

(Sehingga Julai)

Jumlah

1 Akreditasi Sementara

27 186 39 252 75

2 Akreditasi Penuh 9 58 18 85 25

Jumlah 36 244 57 337 100

Dari analisa di atas dapat dirumuskan bahawa kebanyakan Kertas

Edaran disediakan untuk Akreditasi Sementara dengan jumlah sebanyak

252 dari 337 atau 75 peratus dan Akreditasi Penuh sebanyak 85 dari 337

atau 25 peratus. Ini adalah kerana tempoh piagam pelanggan bagi

Akreditasi Sementara adalah 3 bulan 3 minggu maka kelulusan perlu

diberi segera sedangkan proses mendapat Akreditasi Penuh secara

puratanya mengambil masa antara 5 bulan hingga 7 bulan, namun PPT

perlu kelulusan segera kerana program perlu diteruskan untuk intake

pelajar yang sudah bermula.

5.5.2 Penyediaan Dokumen Akademik MJA Untuk Kertas Edaran Mengikut

Bidang

Untuk Kertas Edaran, Unit Hal Ehwal IPT Dan Aduan Awam, BKJK

mengeluarkan memo kepada Bahagian Akreditasi untuk menyediakan

Dokumen Akademik MJA bagi mendapat kelulusan program dengan

persetujuan KPE atau pihak pengurusan Jaminan Kualiti. Berikut adalah

contoh gambar memo dikeluarkan untuk penyediaan Dokumen Akademik

MJA untuk Kertas Edaran.

Page 31: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

31

Gambar 4

Memo Dikeluarkan Untuk Penyediaan Dokumen Akademik MJA Untuk Kertas Edaran.

Berikut adalah statistik jumlah program yang dibawa ke MJA untuk Kertas

Edaran mengikut arahan memo yang dikeluarkan oleh Unit Hal Ehwal

IPT Dan Aduan Awam, BKJK seperti di Jadual 19:

Jadual 19:

Memo Yang Dikeluarkan Untuk Arahan Penyediaan Dokumen Akademik

MJA Untuk Kertas Edaran Mengikut Bidang Bagi tahun 2010, 2011 dan 2012

(Julai)

Bil Nama Bahagian 2010 2011 2012

(Julai)

Jumlah Program Mengikut Bahagian

1 Sains Sosial 10 11 7 28

2 Sastera Dan Kemanusiaan 4 12 14 30

3 Kejuruteraan Dan Alam Bina - 4 1 5

4 Sains Perubatan Dan Sains Bersekutu

3 5 - 8

5 Teknologi Maklumat Dan Multimedia

3 6 3 12

Jumlah Program Mengikut Tahun 20 38 25 83

Page 32: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

32

Dari Jadual 19 di atas adalah diperhatikan, program tertinggi yang diarah

untuk dibawa ke MJA bagi Kertas Edaran melalui memo adalah untuk

Bahagian Sastera dan Kemanusiaan dengan jumlah sebanyak 30

program diikuti dengan Sains Sosial, Teknologi Maklumat dan

Multimedia, Sains Perubatan dan Sains Bersekutu dan Kejuruteraan dan

Alam Bina masing-masing sebanyak 28, 12, 8 dan 5.

Jumlah program tertinggi yang diarah untuk dibawa ke MJA bagi Kertas

Edaran adalah bagi tahun 2011 yang mana Kertas Edaran adalah paling

tinggi disediakan jika dibandingkan dalam tahun 2010 dan 2012 seperti

yang ditunjukkan di Jadual 19 di atas.

Ini dapat dirumuskan bahawa kedua-dua Bahagian Sastera dan

Kemanusiaan dan Sains Sosial yang merupakan antara bahagian

tertinggi yang diarah untuk dibawa ke MJA bagi Kertas Edaran.

5.5.3 Laporan Semakan Draf Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi

Setiap program untuk Kertas Edaran perlu mendapat kebenaran bertulis

daripada KPE atau TKPE (JK). Kebenaran ini adalah dengan

melengkapkan Borang Laporan Semakan Draf Mesyuarat Jawatankuasa

Akreditasi di mana TKPE (JK) atau pihak pengurusan Jaminan Kualiti

akan memberi perakuan syor sama ada bersetuju atau tidak, tangguh

atau tolak.

Maklumat yang terkandung dalam laporan semakan ini adalah:

(i) Nama program nombor rujukan MQA/Nama PPT;

(ii) Nama pegawai akreditasi;

(iii) Semakan peringkat sektor;

Ulasan semakan penyemak pertama dan kedua oleh pegawai

akreditasi;

(iv) Ulasan Semakan Pengarah Bahagian Akreditasi; dan

Sama ada bersetuju atau membantah

(v) Semakan Peringkat Bahagian Jaminan Kualiti.

Page 33: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

33

Cadangan Pengarah Bahagian lain dan

Perakuan kelulusan TKPE (JK).

Berikut adalah contoh gambar Laporan Semakan Draf Mesyuarat

Jawatankuasa Akreditasi (MJA) yang dilengkapkan untuk mendapat

perakuan pihak pengurusan Jaminan Kualiti:

Gambar 5

Contoh Gambar Laporan Semakan Draf Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi

Adalah diperhatikan, penyediaan Borang Laporan Semakan Draf MJA

adalah sangat terperinci di mana wujudnya kawalan dalaman pada

borang tersebut. Ini adalah bagi memastikan hanya dengan persetujuan

ketiga-tiga Peringkat Sektor/Bahagian/Jaminan Kualiti, iaitu Semakan

Peringkat Sektor, Ulasan Semakan Pengarah dan Perakuan/Kelulusan

TKPE (JK), dapat disediakan Dokumen Akademik MJA untuk Kertas

Edaran. Jika terdapat bantahan dari mana-mana peringkat ini, Dokumen

Akademik MJA tidak akan dibentangkan ke MJA walaupun ianya

merupakan arahan dari pihak atasan.

Semakan Audit terhadap Laporan Semakan Draf MJA dengan keputusan

MJA, adalah diperhatikan perkara berikut:

Page 34: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

34

5.5.4 Perakuan Syor Dan Keputusan MJA

Semakan telah dilakukan terhadap perakuan syor untuk 69 program

[Jumlah ini sahaja yang diselenggarakan oleh Unit Keurusetiaan seperti

di Laporan Semakan Draf MJA bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 (Jun)]

dengan data keputusan MJA melalui Sistem PDIPT dan e-Akreditasi bagi

menentukan sama ada cadangan syor oleh pihak pengurusan Jaminan

Kualiti ada persamaan dengan keputusan MJA. Berikut adalah analisa

terhadap maklumat tersebut seperti di Jadual 20:

Jadual 20:

Perbandingan Maklumat Keputusan MJA Dari Data Sistem PDIPT Dan e-

Akreditasi Dengan Perakuan Syor Dari Borang Laporan Semakan Draf MJA

Bil Bahagian

Maklumat Keputusan MJA dari Sistem PDIPT dan e-Akreditasi

Perakuan Syor Dari Laporan Semakan Draf MJA

Jumlah Program Mengikut Bidang

Jumlah Peratus

Mengikut Bidang (%) Lulus

Bersyarat Lulus Tolak

Lulus Bersyarat

Lulus Tolak

1

Sains, Perubatan dan Sains Bersekutu 11 2 0 11 2 0 13 19

2 Kejuruteraan dan Alam Bina

3 0 2 Batal 3 0 2 Batal 5 7

3

Teknologi Maklumat dan Multimedia

0 0 0 0 0 0 0 0

4 Sains Sosial 41 1 0 41 1 0 42 61

5 Satera dan Kemanusiaan 6 1 2 6 1 2 9 13

Jumlah Keputusan 60 4 5 60 4 5 69 100

Jumlah Peratus Lulus Bersyarat

87% 87%

Dari Jadual 20 di atas dapat dirumuskan bahawa perakuan syor oleh

pihak pengurusan Jaminan Kualiti untuk setiap program adalah sama

dengan keputusan MJA untuk Kertas Edaran. Ini menunjukkan perakuan

syor oleh pihak pengurusan Jaminan Kualiti seperti yang dicatat dalam

Laporan Semakan Draf MJA adalah sangat penting bagi membantu MJA

membuat keputusan.

Adalah diperhatikan perakuan syor untuk Lulus Bersyarat merupakan

jumlah yang paling tinggi iaitu sebanyak 60 atau 87 peratus. Ini adalah

Page 35: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

35

kerana program yang dimohon untuk mendapat kelulusan belum

memenuhi beberapa syarat yang ditetapkan dalam COPPA, standard

program, dasar-dasar kementerian atau Akta Agensi Kelayakan Malaysia,

oleh itu keputusan Lulus Bersyarat dikeluarkan.

5.5.5 Jumlah Program Untuk Kertas Edaran Tidak Sama Dengan Jumlah

Borang Laporan Semakan Draf MJA

Setiap program yang ingin mendapat kelulusan perlu mendapat

kebenaran bertulis daripada KPE atau TKPE(JK) iaitu sama ada

menerima arahan dari Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti

(BKRJK) selaku penyelaras untuk Kertas Edaran atau melengkapkan

Borang Laporan Semakan MJA untuk mendapat kelulusan bahagian

mengikut bidang dan mendapat perakuan oleh pihak pengurusan

Jaminan Kualiti.

Adalah diperhatikan jumlah Kertas Edaran untuk semua program bagi

tahun 2010 hingga 2012 (Jun) adalah berjumlah 337 namun Borang

Laporan Semakan MJA yang dilengkapkan untuk mendapat perakuan

oleh pihak pengurusan Jaminan Kualiti hanya berjumlah 69 yang diterima

oleh Unit Keurusetiaan. Terdapat perbezaan jumlah sebanyak 269 yang

tidak dilengkapkan dengan Borang Laporan Semakan MJA bagi

mendapat perakuan oleh pihak pengurusan Jaminan Kualiti.

Bagaimanapun mengikut Bahagian Akreditasi Borang Semakan MJA

telah dilengkapkan untuk Kertas Edaran namun tidak dikemukakan

kepada Unit Keurusetiaan Majlis tetapi disimpan dalam Fail Program

Akreditasi. Maklumat terperinci adalah seperti di Jadual 21 berikut:

Page 36: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

36

Jadual 21:

Jumlah Program Untuk Kertas Edaran Dengan Jumlah Program Dengan

Borang Laporan Semakan MJA Yang Dilengkapkan

Bil Jumlah Program Untuk

Kertas Edaran

Jumlah Program Dengan

Borang Laporan Semakan

MJA Yang Dilengkapkan

Perbezaan Jumlah

1 337 69 269

Adalah dicadangkan setiap program bagi Kertas Edaran yang akan

dibawa ke MJA perlu dipastikan Borang Laporan Semakan MJA

dilengkapkan untuk mendapat perakuan oleh pihak pengurusan Jaminan

Kualiti dan seterusnya diserahkan kepada Unit Keurusetiaan Majlis untuk

tujuan rekod. Ini merupakan saringan di pihak pengurusan Jaminan

Kualiti untuk memastikan perakuan diberikan pada program yang layak

sahaja dibawa ke MJA. Selain itu, dapat memudahkan dan membantu

MJA membuat keputusan terhadap program yang ingin mendapat

kelulusan.

6. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM

Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam berpendapat objektif pembangunan sistem

PDIPT dan e-Akreditasi telah tercapai kerana kedua-dua sistem itu berfungsi untuk

merekodkan segala urusan berkaitan proses penilaian program. Pengguna sistem

seperti Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetian Majlis dan Unit Pendaftaran

memaklumkan bahawa sistem tersebut amat berguna dan memudahkan pencarian

maklumat. Namun begitu, paparan yang terhad oleh sistem e-Akreditasi mengikut

bahagian/unit menyukarkan mereka untuk mendapatkan maklumat lain selain maklumat

yang berkaitan dengan bahagian/unit masing-masing. Oleh itu penambahbaikan

terhadap aspek ini boleh dilaksanakan.

Ciri-ciri kawalan dalaman bagi memastikan keselamatan data juga wujud. Perubahan

penggunaan sistem PDIPT kepada sistem e-Akreditasi adalah satu langkah untuk

Page 37: LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA … · 2014-08-28 · LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI DAN E-AKREDITASI 1. ... tahun 2007 dengan menggunakan

37

memastikan keselamatan data. Penggunaan MS SQL dan Adobe Coldfusion

membolehkan access level diwujudkan begitu juga kata laluan bagi setiap individu.

Bagaimanapun bagi ketepatan data yang dikeluarkan oleh sistem PDIPT dan e-

Akreditasi adalah kurang tepat kerana ada berlaku kesilapan terhadap maklumat yang

dimasukkan ke dalam sistem dan maklumat tidak lengkap. Ini adalah kerana Bahagian

Akreditasi tidak mempraktikkan keseragaman dalam menentukan program yang diterima

dan selesai diproses bagi data Kelulusan, Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh

selain tidak mengemas kini maklumat di database.

Walau bagaimanapun, secara keseluruhannya, sistem yang diwujudkan amat berguna

dalam pengurusan maklumat (information management). Oleh itu setiap proses

memasukkan data perlu dilakukan dengan teliti dan berhati-hati supaya maklumat di

database adalah betul dan tepat.

Bahagian Teknologi Maklumat perlu terus melakukan penambahbaikan kepada sistem

e-Akreditasi yang dibangunkan agar ia dapat memenuhi keperluan semua pihak yang

menggunakan sistem tersebut. Selain itu, bahagian ini perlu menyelenggarakan rekod

dan dokumen dengan teratur bagi memastikan pembangunan sistem dilaksanakan

seperti dirancang dan memudahkan pemantauan.