DOKUMENTASI MAP

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Enterprise Planning Resource

Disusun Oleh :

Risza Nurrachman 115060801111002

Happy Primariawan 115060801111025

Wahyu Nur Ulil Albab 115060801111090

Fandhi Ahmad Maulana 115060807111009

Imam Safii 115060807111108

Dosen Pembimbing :

Novanto Yudistira, S.Kom, M.Sc

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI INFORMATIKA / ILMU KOMPUTER

MALANG

2014

2

DAFTAR ISI

BAB I RUANG LINGKUP PROYEK................................................................................... 3

BAB II ARSITEKTUR SOFTWARE ERP ......................................................................... 14

BAB III BANGUN DAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP............................................... 18

BAB IV KEBUTUHAN SUMBER DAYA......................................................................... 24

BAB V KEBUTUHAN SISTEM ......................................................................................... 28

BAB VI MODUL – MODUL SISTEM ERP....................................................................... 31

BAB VII UJI COBA APLIKASI ......................................................................................... 41

BAB VIII DESAIN ANTARMUKA SISTEM .................................................................... 44

BAB IX PERKIRAAN BIAYA ........................................................................................... 58

BAB X MANAJEMEN RESIKO ........................................................................................ 61

3

BAB I

RUANG LINGKUP PROYEK

1.1 LATAR BELAKANG

A. Abstraksi

Migrasi fungsi Sistem Informasi Manajemen Dealer Motor Honda wilayah Kota Malang dari

manual ke sistem erp ini nantinya akan menghasilkan efisiensi yang lebih besar berkaitan dengan

sumber daya perusahaan dan alur proses didalam Perusahaan ini. Perkiraan keuntungan yang bisa

diberikan oleh sistem erp ini pada Perusahaan antara lain :

1. Informasi tepat sasaran dan mudah digunakan.

2. Penghematan waktu pemprosesan transaksi atau kegiatan, karena dengan adanya

sistem yang terintegrasi semua data-data informasi transaksi atau kegiatan akan

tercatat dengan jelas.

3. Meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap Dealer, karena semua data-data

informasi sudah tercatat dan ditampilkan dengan jelas.

4. Meningkatkan Kepuasaan terhadap pelanggan karena pelanggan bisa tahu status-

status dari transaksi mereka.

B. Uji Coba Sistem lama

Metode pengujian sistem yang digunakan untuk menguji sistem ERP pada PT.Koki

Indocan adalah menggunakan metode black box testing. Black Box testing merupakan

strategi testing dimana hanya memperhatikan/memfokuskan kepada faktor fungsionalitas

dan spesifikasi perangkat lunak. Metode Black Box memungkinkan perekayasa perangkat

lunak mendapatkan serangkaian kondisi input yang sepenuhnya menggunakan semua

persyaratan fungsional untuk suatu program. Adapun kategori kesalahan yang diuji oleh

Black Box testing adalah:

1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang.

2. Kesalahan interface.

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal.

4. Kesalahan performa.

5. Kesalahan inisialisasi dan termina

4

Setelah mengetahui kategori kesalahan apa saja yang akan diuji oleh black box testing,

adapun proses-proses dari pengujian menggunakan black-box testing:

1. Menganalisis kebutuhan dan spesifikasi dari perangkat lunak.

2. Pemilihan jenis input yang memungkinkan menghasilkan output benar serta jenis

input yang memungkinkan output salah pada perangkat lunak yang sedang diuji.

3. Menentukan output untuk suatu jenis input.

4. Pengujian dilakukan dengan input-input yang telah benar-benar diseleksi.

5. Melakukan pengujian.

6. Pembandingan output yang dihasilkan dengan output yang diharapkan.

7. Menentukan fungsionalitas yang seharusnya ada pada perangkat lunak yang sedang

diuji.

Adapaun kelebihan dan kekurangan menggunakan black box testing adalah :

Keunggulan Kelemahan

1. Black box testing dapat menguji

keseluruhan fungsionalitas perangkat

lunak.

2. Black box testing dapat memilih subset

test yang secara efektif dan efisien

dapat menemukan cacat. Dengan cara

ini black box testing dapat membantu

memaksimalkan testing investment.

1. Ketika tester melakukan black box

testing, tester tidak akan pernah yakin

apakah perangkat lunak yang diuji

telah benar-benar lolos pengujian.

1.2 KARAKTERISTIK PRODUK DAN KEBUTUHAN

1. Karyawan akan lebih mudah melakukan pencatatan transaksi penjualan atau pembelian

dan distributsi pada Dealer

2. Informasi mengenai kegiatan internal dari perusahaan akan jauh lebih mudah di peroleh

dan lebih mudah di pantau.

3. Mempermudah mengelola data pegawai dan pelanggan.

4. Kemudahan mengelolah data keuangan, dokumen-dokumen dan laporan perusahaan.

5

5. Mempermudah pelanggan dalam memperoleh informasi-informasi status transaksi

mereka, karena semuanya sudah ditampilkan dalam sistem.

6. Implementasi teknologi ini harus dapat memenuhi perkembangan alur proses perusahaan

dalam jangka waktu yang panjang.

1.3 RINGKASAN PROJECT DELIVERABLES

Project management-related deliverables :

Business Case, Charter, Team Contract, Scope Statement, WBS, Schedule, Cost Baseline,

Status Reports, Final Project Presentation, Final Project Report, Lessons-Learned Report, dan

dokumentasi lain yang diperlukan dalam mengelola proyek pada Sistem Informasi Manajemen

Dealer Motor ini.

Product-related deliverables :

Research Reports, Design Documents, Software Code, Hardware, dan lain - lain

Project Success Criteria :

1. Penggunaan sistem erp ini siap digunakan dalam waktu 2 bulan.

2. Total biaya yang dikeluarkan tidak lebih dari yang direncanakan.

3. Meningkatkan waktu proses transaksi sehigga proses transaksi akan lebih cepat ketika

menggunakan sistem ERP ini.

1.4 DESKRIPSI UMUM PROYEK ERP

1. Latar Belakang

Pada masa sekarang ini kendaraan bermotor seperti sebuah kendaraan wajib yang harus

dimiliki oleh setiap warga. Hampir rata-rata semua kalangan masayarakat memiliki

kendaraan jenis ini. Karena faktor inilah sekarang sudah banyak bermunculan dealer-

dealer motor baru.

Setiap dealaer mempunyai cara tersendiri dalam memanajemen dan menangani atau

melayani setiap pelanggannnya. Namun kebanyakan dealer-delaer ini masih menggunakan

sistem manual dalam mencatat atau memproses transaksi. Mereka masih menggunakan

6

sistem buku, yang mana setiap transakasi yang dilakukan dalam dealer masih dicatat secara

manual kedalam buku sehingga ketika akan melakukan proses reporting atau pengecekan

transakasi akan lebih banyak memakan waktu karena harus mengecek halaman-

perhalaman dari buku.

Dengan diImplementasikannya sistem terintegrasi SIM Dealer Motor Honda ini yang

sifatnya sudah serba komputerisasi dan otomatis diharapkan semua proses-proses bisnis

seperti reporting atau pengecekan transaksi ini akan bisa dikerjakan secara cepat jelas dan

meminimalisir kesalahan-kesalahan.

2. Deskripsi Proyek

Proyek sistem informasi manajemen Dealer motor merupakan suatu sistem yang dibangun

untuk memanajemen proses bisnis yang ada di sebuah dealer dari segi konsumen, jasa

perawatan, dan keuangan atau akuntansi.

Aplikasi ini dibangun berbasis web sehingga dapat diakses oleh user hanya dengan

melakukan login. Pembuatan proyek ini melibatkan developer , customer dan pegawai

dealer dan dilakukan sesuai dengan perjanjian MOU yang sudah disetujui oleh kedua

pihak.

Beberapa Isi perjanjian yang telah disetujui kedua pihak yaitu :

a. Pembuatan aplikasi ini dibangun dengan 6 modul antara lain : modul sales

management, modul accounting and finance, modul warehouse management,

purchase Managament, modul elnvoicing & payments, human resources.

b. Pembuatan aplikasi ini berbasis web

c. Waktu pengerjaan dilakukan selama 4 bulan

d. Kebutuhan proyek dibiayai oleh pihak klien (Dealer)

e. Pencairan dana proyek dilakukan 50% diawal dan 50% setelah terselesainya proyek

f. Pihak developer harus memberikan laporan pendanaan dan laporan progress setiap

bulan.

3. Kondisi Saat Ini dan Permasalahannya

Seperti yang akan dijelaskan bahwa pada SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang

belum memiliki manajemen yang baik. Sementara itu semua tugas-tugas kegiatan dan

layanan dari hari ke hari masih di lakukan secara manual, tentu akan sangat tidak efektif

dan efisien baik dari segi waktu maupun biaya. Ada banyak masalah seperti di atas yang

menjadikan banyak kesempatan untuk membuat sistem informasi menjadi

7

terkomputerisasi dengan penerapan konsep ERP. Sehingga diharapkan perusahaan ini

sebagai perusahaan yang lebih efektif dan kooperatif dalam melakukan manajemen control

dan kegiatan-kegiatan lainnya.

4. Tujuan yang Dicapai

Sistem ERP yang diterapkan harus dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi SIM

Dealer Motor Honda di daerah Malang, diantaranya :

a. Pengguna pada SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang ini akan lebih mudah

melakukan pengolahan data seperti pada modul informasi, akutansi dan lain

sebagainya.

b. Pencarian data yang diperlukan menjadi lebih cepat dan tepat, baik data master, data

faktur maupun data transaksi.

c. Adanya hak akses akan membatasi kewenangan kinerja pegawai dalam bekerja.

d. Mempermudah dalam proses pencetakan laporan.

Oleh karena itu, sistem harus selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang

bersifat teknis maupun personal (human error). Pemimpin SIM Dealer Motor Honda di

daerah Malang harus selalu sigap dan cepat tanggap atas adanya permasalahan yang

mengganggu kinerja sistem khususnya yang berhubungan dengan layanan terhadap

pelanggan. Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada, dan

dapat meminimasi kebutuhan dukungan teknis.

5. Analisis Pilihan dan Rekomendasi

Terdapat beberapa pilihan untuk oportuniti tersebut:

a. Optimasi penggunaan perangkat lunak, seperti rekap/import data.

b. Melakukan perancangan dan implementasi dengan menggunakan perangkat keras

dan perangkat lunak yang telah ada.

8

6. Work Breakdown Structure (WBS)

Level 1 Level 2

Responsibility

Outlier Waktu RN WN IS HP FA

1.3 Pelaksanaan

1.3.1 rapat pertama C S R S A Dokumentasi Rapat 20 April 2014

1.3.2 memverifikasi kebutuhan user C R S R A Validasi dokumen 21 – 24 April

2014

1.3.3 kebutuhan hardware C R S R A

21 – 29 April

2014 C R S R A

1.3.4 mendesain sistem

C S R S A

Desain sistem 21 – 29 April

2014 C S R S A

C S R S A

1.3.5 memproduksi hardware dan software C R S R A Sofware dan

Hardware

1 Mei – 29 Mei

2014

1.3.6 informasi project R S S S A

Dokumen jadwal

project ,progresnya

dan rapat evaluasi

1 Mei – 29 Mei

2014

1.3.7 proses checking R S S S A List Checking dan

revisi

1 Mei – 29 Mei

2014

1.3.8 fase pengetesan C R R R A 25 Mei – 29 Mei

2014 C R R R A

9

C R R R A

Laporan Hasil

Testing dan rapat

evaluasi

1.3.9 pelatihan user C R R R A Training kepada

user 3 – 6 Juni 2014

1.3.10 go live C S S S A Peluncuran SIM 8 Juni 2014

R Responsibility

C Control

S Support

A Approval

RN Risza Nurrachman

WN Wahyu Nur Ulil Albab

IS Imam Safii

HP Happy Primariawan

FA Fandhi Ahmad Maulana

10

7. Timeline Kerja

11

8. Kunci dari Kesuksesan Proyek

No Permasalahan Kunci Sukses(Alternatif) Solusi

1. komunikasi antara klien dan

developer

a. Interview

b. Kuisoner

c. Rapat atau diskusi

d. Perjanjian MOU

a. Diskusi yang menghasilkan kesepakatan

b. Perjanjian MOU

2. Komunikasi antara tim

developer

a. Rapat atau diskusi

b. Dokumentasi pembagian

tugas

a. Rapat atau diskusi

b. Dokumentasi pembagian tugas

3. Pembuatan aplikasi a. Mengetahui alur sistem

b. Manajemen waktu

c. Rapat mingguan

d. dokumentasi

a. Mengetahui alur sistem

b. Manajemen waktu

c. Rapat mingguan

d. dokumentasi

4. Perlengkapan hardware a. spesifikasi dan analisa

hardware

a. spesifikasi dan analisa hardware

5. Testing aplikasi a. mampu memperbaiki jika

terjadi kesalahan

b. mampu memenuhi

permintaan stakeholder

a. mampu memperbaiki jika terjadi kesalahan

b. mampu memenuhi permintaan stakeholder

12

6. Training terhadap user a. mampu membina sampai

user bisa menggunakan

SIM ini secara benar

a. mampu membina sampai user bisa menggunakan SIM ini

secara benar

7. Launching aplikasi

a. SIM harus sesuai dengan

harapan klien dan dapat

digunakan dengan baik

a. SIM harus sesuai dengan harapan klien dan dapat

digunakan dengan baik

13

9. Persiapan Kebutuhan Proyek

Fitur utama dari Sistem ERP pada SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang ini

mencakup:

a. Pengelolaan data Inventori Barang

b. Informasi ketersediaan barang, sparepart, mechanic tools dan yang lainnya.

c. Pengelolaan data Penjualan dan Pembelian.

d. Informasi pembelian motor dari dealer pusat, informasi penjualan, pembelian

sparepart.

e. Pengelolaan Data pada kasir

f. Berhubungan dengan pembayaran pada pembelian dan perawatan motor

g. Pengelolaan Data Perawatan/Service motor.

h. Berhubungan dengan informasi perawatan motor

i. Pengelolaan data pada informasi

j. Memberikan informasi kepada customer mengenai status dari transaksi

mereka(perawatan/service motor)

k. Pengelolaan data pada akutansi

l. Berhubungan dengan manajemen keuangan Dealer

1.5 PROSES BISNIS PERUSAHAAN

Perusahaan Dealer Motor Honda di Malang, Jawa Timur memulai proses bisnisnya dengan

melayani pelanggan secara manual dan pengelolaan data pelangan, logistik dilakukan secara

sederhana (meskipun menggunakan aplikasi office, seperti Microsoft Excel). Proses bisnis

yang dilakukan masih kurang efisien dan membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak.

Untuk proses bisnis di dealer honda tersebut terbagi menjadi 2 kategori, yaitu proses bisnis

pada bengkel motor dan proses bisnis pada showroom motor.

Dengan kendala yang terjadi di proses bisnis tersebut, menyebabkan tidakcocokan atau

asynchronus dalam integrasi dan distribusi data. Untuk mengatasi kendala tersebut, maka

dibutuhkan sebuah sistem ERP pada Dealer Honda yang akan menjadi salah satu cara alternatif

untuk mengurangi ketidakcocokan proses, dan memudahkan dalam proses pengolahan data

atau informasi.

14

BAB II

ARSITEKTUR SOFTWARE ERP

2.1 DEFINISI SOFTWARE

ERP yang merupakan kependekan dari Enterprise Resource Planning yaitu integrasi dari

praktek management bisnis dengan teknologi modern. IT terintegrasi dengan 'core' proses

bisnis dari unit bisnis untuk merangkum dan menyelesaikan tujuan bisnis secara spesifik. Pada

prinsipnya, ERP adalah sebuah gabungan dari 3 buah komponen penting, yaitu: Praktek

Management bisnis, IT dan Tujuan dari bisnis yang spesifik. Singkatnya, ERP adalah sebuah

arsitektur software yang membantu streaming dan pendistribusian informasi terhadap seluruh

bisnis unit. ERP memberikan para eksekutif sebuah overview yang komprehensif yang akan

mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif.

Pada core ERP terdapat sebuah data respository terpusat dan termanajemen yang me-

request dan men-supply informasi atau data untuk suatu aplikasi operasional dalam platform

universal komputer yang terintegrasi satu sama lainnya. Arsitektur software ERP sekarang ini

dapat merangkum fungsi-fungsi yang ada dalam suatu bisnis dan mengintegrasikannya dalam

satu tempat dari gabungan database. Misalkan, fungsi dari HRD, Supply Chain Management,

Customer Relationship Management, Keuangan, produksi, management gudang dan logistik,

yang mana dulunya menggunakan aplikasi/software dan database masing-masing & terpisah,

maka sekarang ini masing-masing unit aplikasi itu disatukan dengan satu wadah, yaitu

arsitektur ERP.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server

baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.

3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.

4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.

5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

15

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas

perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.

2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam

industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).

3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

2.2 MODEL SOFTWARE ERP

1. Konfigurasi Server

Kebanyakan ERP didasarkan pada model klien-server (client-server model) adalah

bentuk topologi jaringan, dimana computer atau terminal pengguna (klien) mengakses

berbagai program ERP dan data melalui computer host yang disebut server.

2. Model Dua Tingkat

Dalam model dua tingkat (two-tier model), server menangani pekerjaan aplikasi dan basis

data. Komputer klien bertanggung jawab atas penyajian data ke pengguna dan meneruskan

input dari pengguna kembali ke server.

16

3. Model Tiga Tingkat (Three-Tier Model)

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau

lebih. Arsitektur ini umum dalam system ERP yang besar dan yang menggunakan wide

area network(WAN) sebagai konektivitas antara penggunanya.Untuk memenuhi klien

dibutuhkan dua atau lebih koneksi jaringan.

1. Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP.

Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau

sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface

(GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah

dan menampilkan data.

2. Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server

merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima,

mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

17

3. Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer

bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

18

BAB III

BANGUN DAN IMPLEMENTASI SISTEM ERP

3.1 TAHAP PENGERJAKAN SISTEM ERP

Membangun dan mengimplementasikan sistem ERP (entreprise resources planning) bukanlah

pekerjaan yang mudah.selain membutuhkan banyak tenaga kerja juga pemikiran dan komitmen

seluruh pihak yang berkepentingan, terutama top manajemen. Untuk itu ada beberapa hal yang

perlu diperhatikan dalam membangun sistem aplikasi ERP yaitu :

1. Pertama menganalisa kebutuhan perusahaan calon pengguna sistem.

Pada tahap awal pembuatan sistem ERP, pihak pembangun sistem perlu benar-benar

mengetahui kebutuhan perusahaan calon pengguna dengan jelas. Biasanya dilakukan

interview dan pengumpulan informasi kepada pihak-pihak internal perusahaan.

beberapa hal yang perlu diperhatikan saat wawancara adalah :

a. Memberikan informasi dengan akurat dan jelas kepada pihak konsultan. Informasi

mengenai proses bisnis yang tidak jelas dapat menyebabkan pihak konsultan tidak

dapat membangun sistem sesuai keadaan calon pengguna.

b. Lakukan interview kepada pihak internal yang dapat mengambil keputusan.

Dengan melakukan hal ini diharapkan pemetaan kebutuhan internal perusahaan

terhadap sistem yang akan dibangun dapat dilakukan dengan sukses dan pihak

internal mendapatkan gambaran mengenai sistem yang nantinya akan digunakan

perusahaan.

c. Menjelaskan kebutuhan pihak internal perusahaan dengan seksama kepada pihak

konsultan pembangun sistem ERP. Sering kali pihak internal tidak mengerti

dengan jelas apa cakupan dari sistem yang diinginkan. Disinilah diperlukan peran

pihak pembangun sistem untuk memberikan arahan dan konsultasi untuk

memperjelas kebutuhan sistem yang akan dibangun.

d. Pembuatan dokumentasi hasil interview yang disetujui oleh kedua belah pihak.

Dokumentasi ini merupakan dasar dari pembuatan desain sistem dan akan menjadi

acuan apabila pada masa mendatang terjadi kesalah pahaman atau perbedaan

pendapat antara pihak internal perusahaan dan pihak pembangun sistem.

19

e. Jangan melakukan interview kepada pemilik perusahaan yang tidak mengerti

dengan jelas proses bisnis dan permasalahan yang dihadapi pada aktivitas operasi

sehari-hari.

f. Jangan melakukan pengembangan sistem jika dokumen hasil interview belum

disetujui oleh kedua belah pihak. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa

dokumentasiini berfungsi sebagai dasar dalam desain dan pembangunan sistem.

2. Kedua melakukan testing terhadap sistem yang dibangun.

Ini merupakan salah satu tahapan kritikal. Dengan melakukan testing yang

komprehensif, baik pihak pembangun sistem ERP dan pihak calon pengguna sistem

ERP dapat dengan yakin mengetahui kemampuan sistem saat digunakan. Dalam

kegiatan ini sebaiknya :

a. Gunakan dokumentasi hasil interview yang telah disetujui sebagai dasar desain

sistem dalam testing. Sehingga testing yang dilakukan harus selalu mengacu

kepada dokumentasi tersebut

b. Buatlah skenario testing yang mencakup seluruh transaksi bisnis yang biasa

dilakukan dengan sistem ERP

c. Lakukan testing secara terus menerus (continuous testing). Pada sistem ERP yang

terintegrasi, testing harus dilakukan terus menerus karena perbaikan pada suatu

bagian mungkin saja menyebabkan perubahan pada bagian lain, sehingga testing

yang pada awalnya telah dilakukan harus diulangi kembali untuk memastikan

keseluruhan sistem dapat digunakan dengan baik. Hal ini tentu saja akan

mendorong terjadinya perbaikan secara terus menerus (continuous improvement)

terhadap kekurangan-kekurangan yang ditemui selama tahapan testing.

d. Lakukan pengembangan sistem terus menerus sehingga sistem yang telah ada dapat

terus dikembangkan baik fungsi, fitur, maupun tampilannya

e. Lakukan testing dengan data semirip mungkin dengan data asli. Hal ini perlu

dilakukan untuk mengantisipasi kesalahan yang mungkin saja terjadi saat sistem

ERP mulai digunakan.

f. Jangan melakukan testing secara parsial, karena hal ini menyebabkan analisa yang

dilakukan pihak pelaku test (tester) menjadi bias dan dapat mempengaruhi

perubahan sistem .

20

3. Ketiga fokus pada migrasi data. Setelah testing sistem dilakukan dan sistem siap

untuk digunakan, tahapan berikutnya adalah migrasi data dari sistem yang ada

ke ERP.

a. Tentukan pihak-pihak internal yang bertanggung jawab terhadap persiapan data

yang diperlukan. Dengan memutuskan seseorang sebagai penanggung jawab

terhadap persiapan data maka pengumpulan dan persiapan data untuk proses

migrasi dapat dilakukan dengan lebih terencana.

b. Persiapkan data dengan detail dan rapih guna pembuatan program khusus yang

hanya digunakan untuk keperluan migrasi data. Biasa pihak konsultan akan

memberikan arahan mengenai jenis data yang dibutuhkan, format data, dan

susunan data sesuai dengan program yang sebelumnya.

c. Lakukan pemeriksaan data dengan seksama untuk menghindari duplikasi data yang

nantinya akan dipindahkan ke sistem ERP. Pada tahapan migrasi data, perlu

diperhatikan bahwa hanya data yang akan digunakan pada masa mendatanglah (di

sistem baru) yang akan diikutsertakan dalam proses migrasi.

d. Lakukan migrasi data untuk keseluruhan data yang diperlukan, bukan hanya untuk

data tertentu atau data parsial. Sistem ERP merupakan sistem yang memiliki

integrasi antar proses transaksi yang akan dijalankan perusahaan. Hal inilah yang

menyebabkan migrasi data diperlukan untuk data transaksi semua departemen

dalam perusahaan yang akan menggunakan sistem baru tersebut.

e. Jangan mempersiapkan data migrasi yang tidak sesuai dengan arahan, format dan

susunan yang sebelumnya telah diberikan oleh konsultan.

4. Keempat komunikasi dan komitmen. Komunikasi dan komitmen merupakan hal

penting lainnya yang perlu selalu dijaga pada saat perusahaan memutuskan untuk

melakukan pengembangan sistem ERP.

Komunikasi antar anggota tim proyek pengembangan. Pada beberapa proyek

pengembangan sistem ERP, salah satu kunci suksesnya adalah komunikasi dan

keakraban antar anggota tim. Dengan komunikasi yang lancar, masing-masing

anggota tim akan lebih menyadari tugas dan fungsinya masing-masing, hal inilah

yang pada akhirnya akan menciptakan sinergi antara anggota tim dan teamwork yang

solid.

21

a. Ingatkan anggota tim untuk selalu dapat dihubungi selama masa proyek

pengembangan berlangsung. Akan sangat penting jika semua anggota tim dapat

saling berkomunikasi, terutama pada masa-masa migrasi data.

b. Komitmen terhadap batas waktu pengerjaan dalam proyek. Pada awal

pengembangan, pimpinan proyek akan menentukan waktu pengerjaan proyek dan

mensosialisasikan jadwal tersebut kepada seluruh anggota tim proyek. Setiap

anggota tim proyek wajib menyelesaikan tugasnya masing-masing sesuai dengan

jadwal yang telah ditentukan tersebut. Jika ada bagian tim yang tidak melaksanakan

pekerjaannya sesuai dengan jadwal, maka mungkin saja proyek akan mengalami

perpanjangan waktu yang dapat menyebabkan kerugian kepada kedua belah pihak

(perusahaan dan konsultan).

c. Libatkan tenaga kerja yang kompeten pada bidangnya. Sering kali, dalam proyek

pengembangan sistem diterjunkan pula tenaga kerja/karyawan baru yang mungkin

belum memahami dengan jelas tugasnya. Pada kasus seperti ini, akan dibutuhkan

supervisi yang lebih ketat terhadap pekerjaan yang karyawan tersebut lakukan.

d. Jangan melibatkan tenaga kerja kontrak atau non permanent untuk posisi kunci

dalam proyek pengembangan sistem ERP. Tenaga kerja kontrak atau non

permanen mempunyai tenggang masa bekerja pada perusahaan. Menempatkan

mereka pada posisi kunci proyek berarti kita menanggung risiko kegagalan proyek

karena masa kontrak karyawan telah usai pada saat proyek pengembangan masih

berjalan.

3.2 STRATEGI IMPLEMENTASI SISTEM ERP

Sistem ERP adalah sebuah investasi jangka panjang yang harus bisa diukur tingkat

pengembalian atas investasi (Return On Investment), tingkat efisiensi dan produktifitas yang

dihasilkan untuk kebutuhan jangka panjang. Langkah dalam membangun sistem ERP yang

baik di SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang :

1. Bisnis Proses yang Matang

Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan

implementasi ERP. ERP tidak akan bisa di implementasikan pada perusahaan yang tidak memiliki

bisnis proses yang jelas.

22

2. Proteksi Akan Investasi (Total Investment Protection)

Ini mungkinyang paling penting, Sistem ERP yang baik harus dapat memberikan proteksi

atas investasi. Ia harus dapat menjawab tantangan kebutuhan bisnis yang terus

berkembang.

3. Memiliki Skalabilitas Yang Tinggi

Artinya, Sistem ERP yang baik dapat ditingkatkan skala fungsionalitasnya sesuai

kebutuhan bisnis , mulai dari skala yang kecil hingga ke sebuah lingkungan korporat yang

besar. Contoh, dari hanya sebuah manajemen finansial terus ditingkatkan menjadi sebuah

sistem terintegrasi yang menangani manajemen pelanggan, operasi, manufaktur,

persediaan, distribusi, finansial, pelaporan hingga pengelolaan sumber daya manusia.

Bahkan ia dapat mengakomodasi perubahan skala bisnis perusahaan dari lokal, nasional

dan akhirnya menjadi global. Proses transisi dari satu versi ke versi berikutnya atau

penambahan modul harus berjalan mulus tanpa adanya proses konversi data yang

kompleks. Contoh lain, seiring jumlah user dan jumlah lokasi yang bertambah, maka

Sistem ERP harus dapat membagi proses kerjanya dari satu server ke multiple-servers.

4. Mudah Digunakan (Easy To Use)

Sistem yang baik harus mudah digunakan dan user bisa dengan cepat beradaptasi tanpa

proses pelatihan (training) yang panjang atau berkali-kali. Sungguh ironis jika katakanlah

punya Sistem ERP yang paling lengkap sekalipun tapi pada kenyataannya susah

digunakan, kompleks dan memberikan tekanan pada user pada waktu menggunakannya.

Hasilnya pasti tidak ada efisiensi dan turunnya produktifitas.

5. Komitmen

Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan membutuhkan banyak waktu dan

tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan

mengaplikasikan sistem tersebut, sangat diperlukan.

6. Kerjasama

Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara

perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna

sudah benar – benar menggabungkan visi untuk keberhasilan implementasi ini.

23

7. Good Consultant

Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam

sebuah implementasi.

24

BAB IV

KEBUTUHAN SUMBER DAYA

4.1 STRUKTUR SUMBER DAYA ORGANISASI PROYEK

4.2 DETAIL STRUKTUR SUMBER DAYA ORGANISASI PROYEK

Kebutuhan sumber daya pada sistem SIM Dealer Motor Honda di daerah Malang adalah

sebagai berikut :

a. Orang (human resource).

b. Teknologi.

c. Fasilitas.

d. Penyedia sumber daya (Nama dan tanggal dari penyedia sumber daya).

Untuk human resource yang bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proyek dengan

berbagai jabatan yaitu :

1. Project Manager

Bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan proyek.

25

Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan dengan proyek.

Menententukan project deliverables.

Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya.

2. Database Desain dan Programmer

Menangani masalah basis data dalam system.

Mendesain table dan fields pada database.

Mendesain hubungan antar database.

Melakukan implementasi dari desain yang telah dibuat ke dalam bentuk program.

Merelasikan antar proses bisnis di dalam sistem.

3. Interface Desain dan Programmer

Mendesain tampilan sistem dengan pengguna.

Menciptakan sistem yang userfriendly.

Melakukan implementasi dari design yang telah dibuat ke dalam bentuk program.

Merelasikan antar proses bisnis di dalam sistem.

4. Sistem Analis dan Programmer

Menganalisa sistem yang dibuat apakah sudah sesuai dengan bisnis proses yang

diinginkan.

Melakukan reporting dari hasil analisa.

Menganalisa system requirement.

Melakukan implementasi dari design yang telah dibuat ke dalam bentuk program.

Merelasikan antar proses bisnis di dalam sistem.

5. Interface Desain dan Dokumentator

Mendesain tampilan sistem dengan pengguna.

Menciptakan sistem yang userfriendly.

Membuat dokumentasi laporan proyek secara keseluruhan.

Kemudian kebutuhan fasilitas seperti salah satu contohnya persediaan ruang rapat untuk

mendukung kerja tim proyek. Semua pelaksanaan pekerjaan juga didukung dengan adanya

spesifikasi teknologi yang mendukung kebutuhan sistem serta kebutuhan yang lain-lain .

Secara eksplisit menguraikan sumber daya yang dibutuhkan dan siapa yang bertanggung jawab

26

untuk apa yang dapat mengurangi kemungkinan untuk kebingungan atau kesalahpahaman pada

pelaksanaan pembuatan sistem.

4.3 STRUKTUR SUMBER DAYA ORGANISASI DEALER HONDA

4.4 DETAIL STRUKTUR ORGANISASI

1. CEO : Pimpinan perusahaan dipegang oleh Chief Executive Officer (CEO).

2. Direktur Utama : Mempunyai tanggung jawab atas pengelolaan secara keseluruhan

perusahaan untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan.

3. Direktur Accounting & Finance : Mempunyai tanggung jawab atas pengelolaan

keuangan secara keseluruhan untuk mendukung misi perusahaan.

4. Direktur Sales & Marketing: Merupakan pimpinan tertinggi pada bagian marketing

yang bertanggung jawab atas keseluruhan kinerja operational marketing dan penjualan

barang / jasa.

5. Direktur HRD: Bertanggung jawab atas kualitas sumber daya manusia, budaya serta

lingkungan kerja pemuas kebutuhan pelanggan.

27

6. Direktur Service Operation : Bertanggung jawab atas pelayanan kepada customer

dalam hal pemberian jasa service kendaraan.

7. Direktur Purchase Management : Bertanggung jawab mengurusi semua data / informasi

penjualan dan pendapatan perusahaan yang diperoleh dari divisi – divisi yang lain.

8. Direktut Warehouse : Bertanggung jawab mengelola (menyimpan, menerima,

dll)barang – barang yang dibeli dari distributor atau yang dijual kepada customer.

28

BAB V

KEBUTUHAN SISTEM

5.1 PENDAHULUAN

Implementasi ERP, baik dari yang produk Lokal maupun import, memiliki beberapa komponen

biaya sebagai berikut:

1. Hardware (Server, dll).

2. Software pendukung (OS, Database).

3. Software License ERP.

4. Training.

5. Support and Maintenance.

Dimana besar dari masing masing komponen diatas berbeda beda tergantung pada jenis ERP,

Vendor dan spesifikasi hardware/software yang gunakan. Berikut ini saya mencoba mengulas

komponen komponen harga diatas yang dibutuhkan uyntuk sebuah iplementasi ERP, sehingga

bisa mendapatkan gambaran berapa besaran yang dibutuhkan untuk sebuah implementasi ERP.

5.2 KEBUTUHAN HARDWARE

Untuk menjalankan sebuah sistem ERP, biasanya memerlukan Hardware Server khusus mengingat ERP

adalah aplikasi kelas berat yang tidak akan maksimal apabila dijalankan diatas komputer atau server

yang kemampuannya pas pasan. Jenis server tentu saja akan disesuaikan dengan teknologi yang dipakai

oleh Aplikasi ERP yang pilih. Pemilihan Server dan perangkat pendukung ini cukup penting, karena

fungsinya yang akan menopang semua proses aplikasi, dimana tidak boleh terjadi gangguan yang bisa

menyebabkan proses implementasi secara keseluruhan menjadi terganggu. Selain Server biasanya juga

perlu mengupgrade infratruktur jaringan agar lebih maksimal, harap diingat bahwa ERP biasanya

digunakan oleh hampir seluruh Departemen diperusahaan , sehingga apabila performa jaringan buruk,

akan berakibat kurang lancarnya proses implementasi. Biaya ini boleh dilupakan apabila perusahaan

sudah memiliki Infrastruktur jaringan yang memadai. Kebutuhan Hardware lain bisa berupa Storage,

VSAT, Modem, Switch, dan lain lain yang bisa berlainan tergantung dari konfigurasi dan rancangan

yang akan diterapkan.

29

Investasi untuk Hardware umumnya adalah st rd, maksudnya adalah jenis ERP apapun yang

akan gunakan maka kebutuhan hardwarenya kurang lebih akan sama (sesuai tingkatannya) ,

hanya saja masalah merk, type, jenis, dan lain lain biasanya yang menentukan (berdasarkan

rekomendasi konsultan ). Sehingga untuk investasi hardware umumnya tidak banyak yang bisa

dihemat, karena ini berhubungan dengan performa sistem secara keseluruhan.

Komponen Konfigurasi yang Disarankan

Processor 1.8 GHz x86-64 Intel Pentium, Core2 Duo, Dual Core, Core i3,Core

i5, Core i7 atau lebih

RAM 2 Gb atau lebih

Hard Disk 320 MB atau lebih

Resolusi Layar 1024 x 768 atau lebih

Jaringan Minimal 1 Mbps

5.3 KEBUTUHAN SOFTWARE

Software pendukung biasanya berkaitan erat dengan jenis Hardware yang gunakan serta

apliaski ERP yang bersangkutan, Misalnya menggunakan Server Unix Based, maka akan

memerlukan lisensi OS Unix, sedangkan apabila server adalah Windows base, maka harus

membeli lisensi OS Windows. Lisensi untuk OS ini biasanya berdasarkan banyaknya user,

sehingga semakin banyak user akan semakin bertambah harganya. Kemudian Untuk Database,

juga harus membeli lisensinya sesuai jenis database yang didukung oleh aplikasi ERP. Lisensi

ini biasanya dihitung per user, sehingga semakin banyak user , maka harus mengeluarkan

investasi yang lebih besar. Dimana disini menggunakan MySQL.

Komponen Konfigurasi yang Disarankan

Sistem Operasi Windows OS, seperti Windows 7, Windows 8

Database MySQL

Programming Tools Sublime Text

Debug Tools Google Chrome, Mozilla Firefox

30

5.4 PELATIHAN

Salah satu kunci keberhasilan implementasi ERP adalah kemampuan SDM dari para usernya,

oleh karena itu proses training menjadi sangat penting terhadap sukses tidaknya implementasi

sebuah ERP. Selain tergantung dari banyak nya user yang di training, tingkat kesulitan dari

ERP yang dipakai juga akan mempengaruhi jumlah biaya training yang harus dikeluarkan.

Biaya training ada yang dihitung berdasar Man/Days, ada juga yang per paket (masing masing

paket bisa lain harganya)

5.5 DUKUNGAN DAN PENGEMBANGAN

Sistem ERP memberlakukan biaya maintenance tahunan, tapi ini adalah biaya maintenance

software dalam arti untuk support software, update, patch, dll. Sedangkan untuk perawatan

harian, biaya re-training user, biaya helpdesk support, adalah biaya lain yang akan ditambahkan

sebagai biaya tahunan.

31

BAB VI

MODUL – MODUL SISTEM ERP

6.1 MODUL – MODUL YANG DIBUAT

1. Modul Sales & Marketing Management

Modul ini berfungsi untuk melakukan management pada proses-proses tranasaksi yang

merupakan juru kunci keberhasilan dari Dealer, maksudnya pada modul ini menangani

masalah informasi penjualan, pembelian barang-barang sparepart, Motor, peralatan

mekanik dan yang lainnya. Pada sector ini sangat menentukan keberhasilan dan

kesuksesan dealer dalam melakukan proses bisnis.

2. Modul Accounting & Finance

Modul ini memanajemen biaya-biaya yang terjadi dalam proses transaksi yang terjadi

dalam dealer. Seperti biaya transaksi penjualan Motor atau sparepart motor, pembelian

suku cadang, biaya service pelanggan, biaya penggajian pegawai dan biaya-biaya lain yang

terjadi selama proses bisnis pada dealer terjadi. Diharapkan dengan adanya modul ini pada

saat proses reporting data-data keuangan perusahaan akan lebih jelas dan transaparan.

Sehinggan meningkatkan keuntungan dari perusahaan.

3. Human Resources Management

Modul ini menangani proses managemenet yang berhubungan dengan sumber daya

manusia atau pegawai. Modul ini akan mampu memanagemen pegawai dan

mengelompokkan mereka berdasarkan divisi atau tugas-tugas mereka pada Dealer. Seperti

pegawai Bagian Keuangan, Penjualan, pergudangan, teknisi dan lain-lain. Dengan adanya

modul ini diharapkan setiap pegawai akan mampu melaksanakan tugas-tugas atau

pekerjaan mereka dengan baik. Dan jikalau dalam proses bekerja mengalami kesalahan-

kesalahan maka diharapkan faktor kesalahan tersebut bisa cepat di trace sumber atau

penanggung jawabnya.

4. Modul Warehouse Management

Di dalam modul ini berfungsi untuk mengontrol pergerakan dan keberadaan produk atau

material yang ada dalam warehouse yaitu berupa sparepart sepeda motor serta motor-

32

motor yang ada di dalam dealer serta yang ada di dalam warehouse dealer dan juga sebagai

fasilitas atau media untuk melaksakan dan mengendalikan semua proses yang dilakukan

dalam warehouse seperti penerimaan barang (motor, sparepart), penyimpanan barang

(sparepat, motor), proses picking sparepart dan motor serta proses shipping motor, karena

sparepart akan langsung dipasang ditempat. Dengan adanya modul ini diharapkan proses

dalam warehouse bisa berjalan dengan cepat terkendali dan terdata sehingga proses

pelaporan dan menajemen dari semua proses tersebut bisa dilakukan dengan tepat

5. Purchase Managament

Modul ini berfungsi untuk melacak harga dari pemasok (supplier) dealer motor dan

mengubahnya menjadi purchase order sehingga si admin yang bertugas untuk

memasukkan data kedalam komputer dan mengendalikan modul akan lebih mudah

mendata harga dari setiap barang yang masuk.

Menu-menu yang ada dalam Purchase Management:

a. Request for Quotations (RFQ)

Request for Quotations adalah pesanan pembelian yang belum divalidasi. Untuk

menjadi divalidasi pesanan harus disetujui oleh manajemen kedua perusahaan dan

oleh pemasok (misalnya: untuk memastikan bahwa pemasok akan dapat memberikan

jumlah yang diminta).

b. Purchase Orders

Purchase Orders adalah permintaan konfirmasi untuk quota. Setelah Purchase Order

dikonfirmasi, maka akan memicu suatu bentuk penerimaan yang akan digunakan

untuk cek pengiriman pemasok dan faktur format pro (berdasarkan kuantitas

memerintahkan atau pada kuantitas yang diterima) yang akan digunakan untuk

memeriksa faktur pemasok. Semua Purchase Order dapat diakses dalam tampilan

daftar.

c. Address Book

Address Book menyediakan daftar pemasok Anda. Sebuah form dibuat untuk setiap

pemasok di mana Anda mencatat informasi seperti alamat, kontak, daftar harga dll.

Dengan tab history, seseorang dapat mengikuti semua pergerakan dan transaksi yang

terkait dengan pemasok tertentu, seperti pesanan pembelian, klaim, dll. Menu Contact

akan memberikan Anda akses ke kontak semua pemasok Anda dan alamat mereka.

33

d. Incoming Shipment

Incoming Shipments mewakili semua pesanan pemasok yang akan diterima, yang

telah mendapat konfirmasi Purchase Order. Sistem ini memungkinkan Anda untuk

mengelola kembali pesanan, penilaian persediaan otomatis, nomor seri dan kontrol

kualitas. Secara default, Incoming Shipments diolah oleh Purchase Order, namun

Anda juga dapat menggunakan menu " Incoming Products" untuk mengelola kontrol

penerimaan dengan baris perintah (dalam kasus penerimaan perintah multi atau pada

saat barang dikirim tidak harus bertepatan dengan pesanan).

e. Invoice Control

1. Supplier Invoices to receive. Menu ini menggabungkan semua "pro format"

Supplier Invoice berdasarkan jumlah asli dan harga yang disebutkan dalam

Purchase Order. " Supplier Invoices to receive " digunakan sebagai alat kontrol

karena mereka akan dibandingkan dengan tagihan riil yang dikirim oleh pemasok.

Mereka dihasilkan oleh sistem, namun Anda juga dapat membuat beberapa

manual.

2. Purchase Lines not Invoiced. Menu ini digunakan ketika Anda bekerja dengan

penerimaan oleh Incoming Products. Ketika Anda bekerja dengan baris perintah,

setiap baris penerimaan yang dikonfirmasi akan menghasilkan Purchase Lines not

Invoiced dan Anda dapat memeriksa serta memvalidasi jika jumlah dan harga

sesuai dengan Purchase Order asli.

f. Products

Dalam OpenERP, produk adalah sesuatu yang Anda dapat beli dan jual. Hal ini bisa

jadi merupakan bahan baku, produk stockable, sebuah bahan atau jasa. Bentuk produk

yang berisi informasi rinci tentang produk, seperti pengadaan logistik harga,

penjualan, kategori produk, pemasok, dll.

g. Reporting

1. Purchase Analysis memungkinkan Anda untuk berkonsultasi dengan jumlah

pembelian Anda sesuai dengan kriteria kelompok yang berbeda (oleh pemasok,

oleh produk, dll)

2. Receptions Analysis membuka tampilan pencarian dengan semua reception

Anda, total nilai mereka, yang direncanakan dan aktual. Anda dapat memilah-

milah analisis Anda pada kelompok-kelompok yang berbeda untuk mendapatkan

analisis pribadi Anda

34

6.2 USECASE

1. Modul Sales & Marketing Management

Marketing Modul System

Merketing User

Manajemen User

Finance User

Ajukan event baru

Ajukan kegiatan

promosi barutolak event

Lihat daftar

penolakan

Liat daftar

persetujuan

Lihat daftar

pengajuan

Tambahkan agenda

Tulis pesan pada

pengajuan

setujui event

Lihat agenda

update event atau

hapus

Lihat detail

pengajuan

«extends»

«extends»

«extends»

35

2. Modul Human Resources Management

3. Modul Warehouse Management

36

Alur Proses Modul Warehouse

1. Tambah Motor

Pada tahap ini admin warehouse akan melakukan penambahan motor sesuai

permintaan dari pihak marketing. Adapun data yang diperlukan adalah data merk

motor, jenis motor, cc motor, harga motor, dan stok motor. Setelah proses ini selesai,

semua data tersebut disimpan dalam database.

2. Tambah Barang

Pada tahap ini admin warehouse akan melakukan penambahan barang (aksesoris dan

onderdil) sesuai permintaan dari pihak marketing. Adapun data yang diperlukan

adalah data nama barang, stok barang, dan harga barang. Setelah proses ini selesai,

semua data tersebut disimpan dalam database.

3. Update Motor Keluar

Menu ini berisi 2 fungsi yaitu mengurangi stok dan menyimpan data kedalam

database. Pada menu stok diberikan form yang harus di isi yang isinya jenis motor,

type motor, harga, CC dan stok, setelah data dimasukkan maka database secara

otomatis akan mengupdate data yang ada. Sedangkan pada menu simpan data

berfungsi unutk menyimpan motor apa yang diambil atau keluar dari warehouse,

adapun form yang harus di isi antara lain jenis motor, penanggung jawab, merk, dan

keterangan.

4. Update Barang Keluar

Menu ini berisi 2 fungsi yaitu mengurangi stok dan menyimpan data kedalam

database. Pada menu stok diberikan form yang harus di isi yang isinya jenis barang,

stok, harga, setelah data dimasukkan maka database secara otomatis akan mengupdate

data yang ada. Sedangkan pada menu simpan data berfungsi untuk menyimpan barang

apa yang diambil atau keluar dari warehouse, adapun form yang harus di isi antara

lain barang, penanggung jawab, merk, dan keterangan.

5. Lihat Motor

Update motor berfungsi untuk melihat daftar motor yang tersedia di dalam

warehouse. Dalam modul ini hanya admin yang dapat menjalankan fungsinya. Output

dari menu ini adalah id motor, merk motor, jenis motor, CC, stok dan harga motor.

6. Lihat Barang

Menu ini dijalankan oleh admin yang berfungsi untuk melihat data aksesoris dan

oderdil yang tersedia dalam warehouse melalui data yang di inputkan sehingga

memudahan bagian marketing untuk mencheck barang yang ada dalam warehouse

37

tanpa masuk kedalam gudang. Output dari menu ini adalah nama barang, stok dan

harga barang

4. Modul Purchase Managament

38

Alur Proses Bagian Servis

Registrasi Order

Pada tahap ini admin servis akan melakukan pencatatan terhadap permintaan order

servis motor dari pelanggan. Adapun data yang diperlukan adalah data Nomor polisi

motor, nama pemilik (Pelanggan), dan keluhan-keluhan pada motor. Setelah proses ini

selesai, order akan dipending dan menunggu giliran untuk ketahap berikutnya yaitu

tahap pemrosesan order.

Proses Order

Tahap ini merupakan tahap dimana order yang sudah teregistrasi akan diproses lebih

lanjut. Artinya order servis akan diproses lebih lanjut dan melakukan proses serah

terima order ke mekanik servis motor. Pada tahap ini juga terjadi proses transaksi

pengambilan barang (sparepart) ke bagian gudang.

Verifikasi Order

Order yang sudah selesai dari tahap proses servis akan dilakukan verifikasi. Dalam

tahap ini termasuk proses kalkulasi harga dan ongkos servis, status pembayaran dan

lain-lain. order yang sudah masuk dalam tahap ini berarti order tersebut sudah selesai

di proses (servis) dan siap untuk diambil dan dilakukan pembayaran oleh pelanggan.

Alur Proses Penjualan Motor

Registrasi Order

Tahap ini merupakan tahap awal dimana admin penjualan akan mencatat order atau

data pembelian dari pelanggan. Data data yang dibutuhkan adalah data pelaggan seperti

nama, alamat, no KTP dan lain-lain. Kemudian data motor yang akan dibeli yaitu merk,

jenis dan type motor.

Verifikasi Order

Order yang sudah dicatat pada tahap sebelumnya akan dilakukan proses lebih lanjut.

Proses-proses yang akan dilakukan seperti pengambilan motor dari bagian gudang,

pelunasan pembayarab, proses pengecekan motor, dan kemudian proses pengiriman

motor pada pelanggan. Pada tahap pengiriman ini akan terjadi serah terima surat-surat

motor, kelengkapan motor dan yang lainnya. Semua proses ini nantinya akan tercatat

dan dikelompokkan pada tahap verifikasi order.

39

6.3 PROSES BISNIS

1. Proses Penjualan

2. Proses Pengadaan Barang

40

3. Proses Promosi

4. Proses Service Motor

41

BAB VII

UJI COBA APLIKASI

7.1 IDENTIFIKASI PERSIAPAN UJI COBA

Uji dilakukan pada aplikasi sistem manajemen dealer motor honda di Kota Malang.

7.2 PENDAHULUAN

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk menjelaskan rencana untuk menguji kasus kritis

penggunaan dan fungsi yang dijelaskan dalam dokumen Visi, dari sistem manajemen rumah

sakit Sogaten Madiun.

7.3 BAHAN UJI COBA

Test items yang akan dilakukan dalam pengujian ini adalah black box testing yaitu : use case

testing dan unit testing dan white box testing yaitu basis path dari aplikasi ini.

7.4 KRITERIA UJI COBA

Pengujian sistem ini akan dianggap dicapai ketika semua kasus tes telah berhasil diselesaikan.

Apabila dari pihak pengguna menyatakan puas terhadap performa yang ditunjukan aplikasi

maka proses pengujian selesai dan dinyatakan sukses.

7.5 STRATEGI PENDEKATAN

a. Testing level

Pengujian perangkat lunak dari unit( integrasi antar modul). Pengujian berikut antara lain

UNIT Pengujian akan dilakukan oleh developer. Bukti unit testing (daftar kasus uji contoh

output , cetakan data, informasi cacat ) harus disediakan oleh programmer untuk pemimpin

tim sebelum unit testing akan diterima dan diteruskan ke personal tes . Semua informasi

42

unit test juga akan diberikan untuk menguji orang. SISTEM / INTEGRASI Pengujian akan

dilakukan oleh manajer pengujian dan pimpinan tim developer dengan bantuan dari

pengembang individu seperti yang diperlukan . Tidak ada alat uji khusus tersedia untuk

proyek ini . Program akan masuk ke tes System / Integrasi setelah semua kritis cacat telah

diperbaiki . Suatu program dapat memiliki hingga dua cacat utama selama mereka

melakukan tidak menghalangi pengujian program (IE ada bekerja di sekitar untuk

kesalahan). PENERIMAAN Pengujian akan dilakukan oleh pengguna akhir yang

sebenarnya dengan bantuan dari uji manajer dan pemimpin tim pengembangan .

b. Manajemen Konfigurasi / Change Control

Semua perubahan, perangkat tambahan dan permintaan modifikasi lainnya ke sistem akan

ditangani melalui prosedur pengendalian perubahan dipublikasikan. Setiap modifikasi

standar prosedur diidentifikasi di bagian pengendalian perubahan rencana proyek.

c. Rapat

Tim uji akan bertemu sekali setiap dua minggu untuk mengevaluasi kemajuan sampai saat

ini dan untuk mengidentifikasitren error dan masalah sedini mungkin. Pemimpin tim uji

akan bertemu dengan pengembangan dan manajer proyek sekali setiap dua minggu juga.

Kedua pertemuan akan dijadwalkan pada minggu yang berbeda. Pertemuan tambahan

dapat disebut sebagai diperlukan untuk darurat situasi.

7.6 KRITERIA KEGAGALAN

Jika ada kasus uji gagal selama pengujian, kode terkait akan diperbaiki, dan kemudian

pengujian akan dilanjutkan. Pengujian akan terus sampai semua kasus uji berlalu.

7.7 UJI COBA PERFORMA

Uji performance dilakukan pada beberapa user yang menggunakan aplikasi ini pada rumah

sakit Sogaten Madiun, terkait kecepatan penggunaan dan akses data.

43

7.8 UJI COBA KELAYAKAN

Berikut hasil yang akan diperoleh pada uji test sistem manajemen rumah sakit :

a. Test Plan

Berisikan mengenai rencana proses pengujian aplikasi (sistem) yang dilakukan

oleh orang yang ditunjuk(tester) untuk melakukan pengecekan terhadap modul dan

fungsi yang ada pada aplikasi dan mencari eror/bug yang ada di aplikasi.

b. Test Design

Dokumen ini nantinya berupa gambaran teknis tentang perencanaan yang telah

dibuat di test plan. Sehingga perencanaan yang sudah dibuat memiliki alur yang

jelas untuk dilaksanakan.

c. Final

Dokumen ini berisikan hasil dari testing yang telah dilakukan terhadap aplikasi.

7.9 KONDISI YANG DIPERLUKAN

Test dilakukan pada beberapa browser : Mozilla, Opera dan IE serta OS windows XP

dan windows 7.

Akses ke computer server untuk mengakses data.

Membackup data.

Proses mensyaratkan bahwa data yang dikirim antar satu dengan modul yang lainnya

saling terintegrasi dan benar.

7.10 PELATIHAN

Menginstal browser jika dalam computer klien masih belum terdapat instalan browser,

exp : Mozilla, chrome dll.

Menginstal modul print barcode, karena modul ini berbasis PC.

Memperkenalkan apliksai dalam meeting dan saling sharing pendapat untuk

pemenuhan kebutuhan system.

Mengadakan pelatihan terhadap klien sesuai dengan modul yang bersangkutan dengan

divisi masing – masing.

44

BAB VIII

DESAIN ANTARMUKA SISTEM

8.1 UI LOGIN

8.2 UI MODUL HUMAN RESOURCE

45

46

8.3 UI MODUL SALES & MARKETING

47

48

49

8.4 UI MODUL PURCHASE & SERVICE

50

51

52

8.5 UI MODUL WAREHOUSE

53

54

55

56

8.5 UI MODUL ACCOUNTING & FINANCE

57

58

BAB IX

PERKIRAAN BIAYA

9.1 BIAYA PENGADAAN

Biaya pengadaan yang dibutuhkan meliputii biaya untuk pembelian perangkat keras dan instalasi

perangkat keras. Daftar biaya pengadaan yang dibutuhkan diasumsikan sebagai berikut :

No. Kebutuhan Perkiraan Biaya

1. Komputer server Rp. 4.000.000,00

2. Perangkat jaringan Rp. 2.000.000,00

3. Biaya instalasi jaringan Rp. 500.000,00

4. Server

-.IBM System x3300-M4 7382D2A

Rp. 20.000.000,00

Total Biaya Pengadaan Rp. 26.500.000,00

9.2 BIAYA PROYEK

Biaya yang dibutuhkan untuk aplikasi, mulai dari tahap identifikasi, analisis sistem, pengembangan

sistem sampai dengan dokumentasi sistem.

No. Kebutuhan Perkiraan Biaya

1. Biaya analisis dan pembuatan software aplikasi Rp. 30.000.000,00

2. Biaya untuk testing dan dokumentasi sistem Rp. 4.000.000,00

Total biaya proyek Rp. 34.000.000,00

9.3 BIAYA OPERASI DAN PERAWATAN SISTEM

Biaya operasional dan perawatan sistem dimulai pada tahun pertama. Diasumsikan pada tahun

berikutnya mengalami kenaikan Rp. 10% dari tahun sebelumnya. Biaya opeasional yang dibutuhkan

biaya perawatan hardware software dan hardware. Daftar biaya operasi dan perawatan dapat dilihat

pada tabel berikut :

59

No Kebutuhan Tahun 1

(Rp)

Tahun 2

(Rp)

Tahun 3

(Rp)

Tahun 4

(Rp)

Tahun 5

(Rp)

Tahun 6

(Rp)

1. Biaya gaji

personil 0 0 0 0 0 0

2. Biaya

perawatan 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000

Total biaya 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000

9.4 BIAYA MANFAAT

Pengeluaran Instansi Tiap Tahun

Pengeluaran instansi tiap tahun merupakan penghematan yang bisa dilakukan instansi tiap tahun jika

menggunakan ERP di asumsikan dengan rincian sebagai berikut :

No. Pengeluaran/Tahun Banyak Jumlah

1.

Kertas Rp. 150,00

- Pengumuman event

- Laporan – laporan

- Dokumen – dokumen

- Produk

5000 Rp. 750.000,00

2. ATK Rp. 300.000,00

3. Amplop @ Rp.1.500,00 1000 Rp. 1.500.000,00

4. Biaya Kirim (Perangko) @ Rp. 5.000,00 1000 Rp. 5.000.000,00

5. Biaya Telekomunikasi Rp. 1.000.000,00

Total Rp. 8.550.000,00

Jadi, Dealer Motor Honda bisa menghemat pengeluaran sebesar Rp. 8.550.000,00 pada tahun pertama

setelah implementasi sistem ERP. Diasumsikan mendapatkan peningkatan 15% tiap tahunnya (Rp.

1.282.500,00). Jadi, biaya manfaat dari tahun ke tahun dapat ditunjukkan sebagi berikut :

Manfaat Tahun Ke Biaya Manfaat

Peningkatan pelayanan

1 Rp. 8.550.000,00

2 Rp. 9.832.500,00

3 Rp. 11.115.000,00

60

4 Rp. 12.397.500,00

5 Rp. 13.680.000,00

6 Rp. 14.962.500,00

Pada implementasinya, perkiraan biaya total manfaat yang didapatkan per tahun seperti yang

ditunjukkan tabel diatas akan dipotong biaya operasional dan maintenance seperti ditunjukkan pada

poin 3. Biaya opersional dan perawatan tahun pertama Rp. 500.000,00. Biaya manfaat setelah dipotong

biaya operasional dan perawatan ditunjukkan di tabel berikut :

Tahun

Ke Biaya Manfaat

Biaya Operasional dan

Perawatan Total Biaya Manfaat

1 Rp. 8.550.000,00 Rp. 500.000,00 Rp. 8.050.000,00

2 Rp. 9.832.500,00 Rp. 500.000,00 Rp. 9.332.500,00

3 Rp. 11.115.000,00 Rp. 500.000,00 Rp. 10.615.000,00

4 Rp. 12.397.500,00 Rp. 500.000,00 Rp. 11.897.500,00

5 Rp. 13.680.000,00 Rp. 500.000,00 Rp. 13.180.000,00

6 Rp. 14.962.500,00 Rp. 500.000,00 Rp. 14.462.500,00

61

BAB X

MANAJEMEN RESIKO

10.1 INDETIFIKASI RESIKO

Proses ini meliputi identifikasi resiko yang mungkin terjadi dalam suatu aktivitas usaha. Salah satu

aspek penting dalam identifikasi resiko adalah mendaftar resiko yang mungkin terjadi sebanyak

mungkin. Teknik-teknik yang dapat digunakan dalam identifikasi resiko antara lain:

Brainstorming

Ego kontrol

Survei

Wawancara

Informasi histori

Kelompok kerja

10.2 JENIS RESIKO

Untuk keperluan identifikasi dan mengelola resiko yang dapat menyebabkan sebuah pengembangan

melampaui batas waktu dan biaya yang sudah dialokasikan maka perlu diidentifikasikan tiga tipe resiko

yang ada yaitu:

Resiko yang disebabkan karena kesulitan melakukan estimasi.

Resiko yang disebabkan karena belum tersedianya perangkat keras.

Resiko yang disebabkan karena asumsi yang dibuat selama proses perencanaan.

Resiko yang disebabkan adanya even yang tidak terlihat (atau tidak direncanakan).

10.3 PENGELOLAAN RESIKO

Untuk resiko yang mungkin terjadi maka perlu dipersiapkan contingency plan seandainya benar-benar

terjadi. Contigency plan haruslah sesuai dengan proposional terhadap dampak resiko tersebut. Dalam

62

banyak kasus seringkali lebih efisien untuk mengalokasikan sejumlah sumber daya untuk mengurangi

resiko dibandingkan mengembangkan contingency plan yang jika diimplementasikan akan lebih mahal.

Namun beberapa skenario memang membutuhkan full contingency plan, tergantung pada proyeknya.

Namun jangan sampai tertukar antara contingency planning dengan re-planning normal yang memang

dibutuhkan karena adanya perubahan dalam proyek yang berjalan.

Resiko Teknik mengurangi resiko

Kegagalan pada

personil

Memperkerjakan staf yang handal

Job matching

Membangun tim

Mengadakan pelatihan dan peningkatan karir

Membuat jadwal lebih awal bagi personil utama

Estimasi biaya dan

waktu yang tidak

realistis

Membuat beberapa estimasi

Desain untuk biaya

Meningkatkan pengembangan

Merekam dan menganalisa proyek sebelumnya

Standarisasi metode

Mengembangkan

fungsi software yang

salah

Evaluasi proyek ditingkatkan

Buat metode spesifikasi yang formal

Survey pengguna

Buat prototype

Buat user manual lebih awal

Mengembangkan

antarmuka pengguna

yang salah

Membuat prototype

Analisis tugas

Keterlibatan pengguna

Gold plating

Mengurangi kebutuhan

Membuat prototype

Analisis biaya manfaat

Desain biaya

Terlambat untuk

mengubah kebutuhan

Mengubah prosedur kendali

Membatasi perubahan yang terlalu banyak

Meningkatkan prototype

63

Meningkatkan pengembangan (akibat perubahan)

Kegagalan pada

komponen yang

disuplai pihak

eksternal

Melakukan benchmarking

Inspeksi

Spesifikasi formal

Kontrak perjanjian

Prosedur dan sertifikasi jaminan kualitas

Kegagalan

menjalankan tugas

eksternal

Prosedur jaminan kualitas

Desain / prototype yang kompetitif

Membangun tim

Kontrak insentif

Kegagalan kinerja

real-time

Simulasi

Benchmarking

Prototipe

Tuning

Analisis teknis

Pengembangnya

terlalu sulit secara

teknis

Analisa teknis

Analisis biaya manfaat

Prototipe

Melatih dan mengembangkan staf

Berikut ini adalah keamanan sistem yang digunakan untuk mendukung pengimplementasian sistem

yang dibuat.

Issues Risk Risk Mitigation or contingency

1. Kehilangan data

Backup data berkala

Menggunakan Disk mirroring (System pengamanan

dengan menggunakan dua buah harddisk untuk

menyimpan data yang sama. Satu harddisk yang

berfungsi sebagai media penyimpan utama sedangkan

harddisk yang lain berfungsi sebagai harddisk

bayangan atau sebagai mirror disk yang memiliki

kapasitas yang sama atau lebih besar dari disk utama,

64

dengan menggunakan disk mirroring, saat proses

penulisan data akan dilakukan penulisan kedua

hardisk tersebut tapi system operasi akan

menganggapnya sebagai satu hardisk ). Kelebihan

diskmirroring yaitu apabila terjadi kerusakan pada

data pada salah satu hardisk, maka hardisk yang lain

dapat mengambil alih dan data akan tetap aman

sehingga proses kerja tetap berlangsung seolah tidak

aka nada kerusakan yang terjadi.

2. Keamanan Sistem

Pemasangan firewall untuk keamanan database

sistem. Yang terdiri dari : firewall provider, windows

firewall, dan firewall team networking.

Pemasangan IPS(Instrussion Prevention System). IPS

(Instrussion Prevention System) merupakan

kombinasi antara firewall dengan IDS. IPS diciptakan

untuk memecahkan masalah serangan yang selalu

melanda pada jaringa computer dan memperbaiki

kinerja dari IDS. IPS membuat akses control dengan

cara melihat konten aplikasi, daripada melihat IP

address atau ports, yang biasanya dilakukan oleh

firewall . IPS mampu mencegah serangan yang dating

dengan bantuan administrator secara minimal atau

bahkan tidak sama sekali. Secara logic IPS dapat

menghalangi suatu serangan sebelum terjadi eksekusi

dalam memori, selain itu IPS membandingkan file

checksum yang tidak semestinya mendapatkan izin

untuk eksekusi dan juga bisa menginterupsi sistem

call.