(fix) map erp.docx

8/11/2019 (FIX) MAP ERP.docx

1/20

LAPORAN MAP

PERANCANGAN SISTEM ERP

PADA PROSES PEMESANAN BARANG

DI TOKO RIDHO MAMPIR

Dosen Pengampu : Fajar Pradana, S.ST,M.Eng

Nama Kelompok :

Lia Hasanah 125150400111003

Mochamad Arizal 125150400111009

Krisdhamara W. P. 125150400111015

Anom Sulton Iskandar 125150400111030

Nabilah Ulfah Aulia 125150401111035

PROGRAM TEKNOLOGI INFORMASI DAN ILMU KOMPUTER

KEMENTRIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2014


2/20

A. ARTIFACT

1. PERENCANAAN STRATEGIS PERUSAHAAN

Untuk dapat meningkatkan kinerja toko Ridho Mampir, maka toko tersebut perlu

memiliki perencanaan strategis untuk dapat mencapai visi dan misi toko tersebut. Adapun

visi dan misi toko tersebut adalah sebagai berikut :

VISI

Menjadi toko yang jujur dengan harga bersaing dengan pelayanan yang memuaskan.

MISI

- Menjual berbagai barang yang berkualitas.

- Memberikan layanan yang berkualitas terbaik kepada pelanggan karena kepuasan

pelanggan adalah tujuan dari perusahaan kami.

ALAMAT

Jalan Soekarno Hatta No. 21, Kec. Bangorejo, Banyuwangi

Jawa Timur

2. STRUKTUR PERUSAHAAN TOKO RIDHO MAMPIR

CEO

Sales

Pegawai

Warehouse

Pegawai

Accounting

Pegawai


3/20

Pada Struktur perusahaan Toko Ridho Mampir, jabatan tertinggi adalah CEO yang

merupakan pemilik toko.Dilanjutkan dibawahnya terdapat beberapa divisi tertentu

diantaranya divisi pergudangan (warehouse), penjualan (sales), accounting, dilanjutkan

dengan pegawai dari tiap divisi.

3. SOFTWARE ARCHITECTURE DOKUMEN

ERP yang merupakan kependekan dari Enterprise Resource Planning yaitu

integrasi dari praktek management bisnis dengan teknologi modern. IT terintegrasi dengan

'core' proses bisnis dari unit bisnis untuk merangkum dan menyelesaikan tujuan bisnis secara

spesifik. Pada prinsipnya, ERP adalah sebuah gabungan dari 3 buah komponen penting,

yaitu: Praktek Management bisnis, IT dan tujuan dari bisnis yang spesifik. Singkatnya, ERP

adalah sebuah arsitektur software yang membantu streaming dan pendistribusian informasi

terhadap seluruh bisnis unit. ERP memberikan para eksekutif sebuah overview yang

komprehensif yang akan mempengaruhi keputusan bisnis secara produktif.

Dokumen ini menjelaskan mengenai pengelolaan yang akan diterapkan oleh Toko

Ridho Mampir. Software Architecture ini adalah gabungan dari strategi inisiatif, proses

bisnis, arus informasi, sistem dan jasa, serta infrastruktur teknologi yang bertujuan untuk

memastikan bahwa semua kegiatan yang berlangsung diperusahaan dapat mendukung Visi,

Misi dan sasaran yang ingin dicapai oleh toko ini.Dalam peningkatan perencanaan dan

strategi bisnis (pemesanan), harus melakukan inovasi baru yang mendukung pertukaran

informasi dan operasioanal perusahaan secara maksimal dengan teknologi baru yang

mendukung.

4. MANAJEMEN KINERJA PERANGKAT LUNAK

Pengukuran performa dari sistem ini dapat dikatakan baik jika dilihat dari:

- Pengelolaan sistem menjadi lebih mudah dan praktis terutama pada bagian data

penyimpanan, penjualandan akunting saat pemesanan barang.

- Integritas data yang dicatat menjadi lebih baik.

- Kepuasan karyawan dan pelanggan terhadap manfaat yang lebih daripada sistem dan

teknologi yang sebelumnya, serta pelayanan yang diterapkan.


4/20

5. SISTEM DAN APLIKASI

Nama Aplikasi : Ridho Mampir Order System

Tujuan Aplikasi : tujuan dalam pembuatan aplikasi / sistem ERP Electronic RidhoMampir Order System (E-RMOS) adalah untuk memudahkan sistem pemesanan barang

di toko Ridho Mampir. Sistem dan aplikasi yang akan dibuat diharapkan dapat mengatasi

masalah-masalah yang muncul pada sistem yang sudah ada diantaranya:

1.

Susahnya koordinasi antar unit

2. Proses pembukuan yang masih manual.

3. Data pesanan barang yang masih sering hilang, karena masih manual.

4.

Kebutuhan system dari toko sidho mampir untuk membuka cabang baru.

Dengan adanya system ini, diharapkan semua permasalahan diatas semua bisa

terselesaikan sehingga bisa membantu proses bisnis Toko Ridho mampir.

6. INFRASTRUKTUR TEKNOLOGI

Rencana teknologi yang digunakan pada sistem ini memanfaatkan teknologi yang

baru dan yang memiliki potensi pengembangan yang baik. Perubahan dan pembaharuan

penggunaan teknologi disesuaikan dengan kebutuhan sistem di masa mendatang. Dengan

menerapkanEnterprise Resource Planning pada sistem ini, maka infrastruktur yang

dibutuhkan dalam perusahaan adalah:

- Kebutuhan Komputer Server :

a. Prosesor Quad Core minimal speed 2,66GHZ

b. Memori RAM 16GB

c. Harddisk 4 TB

d.

Monitor Resolusi 1024 x 768e.

Keyboard dan Mouse

f. Ethernet/LAN Card

- Kebutuhan Komputer Client :

a.

Prosesor Dual Core Pentium 4 1,5GHz

b. Memori RAM 2GB

c. Harddisk 250 GB

d. Monitor Resolusi 1024 x 768


5/20

e. Keyboard dan Mouse

f. Ethernet/LAN Card

- Kebutuhan Perangkat Lunak :

1. Sistem Operasi Windows Server (Server) dan Windows 7 (Client)

2.

Pengolahan Database: MySQL

3. Web Server: Apache versi 2.0

4. Aplikasi Server: XAMPP

5. Database Controller : phpmyadmin

7. KEAMANAN

Keamanan pada toko sidho mampir masih belum begitu bagus karena masih ada

kemungkinan buku yang rusak atau hilang. Sehingga ketika salah satu buku yang hilang

memungkinkan data data yang merupakan catatan penting tentang perusahaan bisa ikut

hilang.

8. STRATEGI GOALS AND INITIATIVE

Strategi Goal Strategi Initiative

Goal 1:

Meningkatkan koordinasi antar unit

Menerapkan sistem yang bisa

menghubungkan proses di setiap unit

Goal 2:

Memudahkan proses pembukuan dan

pemesanan barang

Memberikan fasilitas untuk mencetak

laporan berdasarkan tanggal tertentu yang

sesuai keinginan sehingga pembukuan

akan lebih mudah.

Goal 3:

Meningkatkan kemapuan sumber daya

Memberikan pelatihan terhadap

pelayanan dan sistem yang akan

digunakan dalam perusahaan.

Goal 4:

Meningkatkan area pemasaran

Dengan memberikan sistem dan aplikasi

ini akan lebih mudah untuk membuka

cabang baru


6/20

B. PROCESS

1. PROSES BISNIS TOKO RIDHO MAMPIR

a. Gambaran Umum Proses Bisnis

Toko Ridho Mampir adalah toko yang menjual produk konveksi dan sepatu.

Barang yang dijual didapatkan dari Suplier di luar kota. Proses bisnis di Toko Ridho

Mampir adalah melakukan pembelian barang di suplier , mendata barang yang masuk

ke gudang serta melakukan penjualan di toko serta melayani order dari konsumen.

Proses bisnis di toko ini masih menggunakan sistem manual dengan menggunakan

sistem yang belum terkomputerisasi (paper). Penerapan sistem yang masih manual

membuat proses bisnis menjadi sangat lama dan kurang efektif, terutama saat

melakukan pencarian barang jika ada konsumen yang memesan serta rekapitulasi

keuangan dan barang.Rencana kedepan Toko Ridho Mampir akan membuat cabang di

daerah lain , sehingga jika masih menggunakan system manual akan mempersulit dan

membuat proses bisnis kurang efisien. Namun saat ini penulis hanya akan

menerapkan sistem ERP di bagian pemesanan barang.

b. Executive Team Profile

1. CEO

Merupakan jabatan tertinggi sebagai owner dari Toko Ridho Mampiryang

bertanggung jawab secara keseluruhan terhadap semua kegiatan bisnis dan

pengambilan keputusan bisnis secara besar pada perusahaan Toko Ridho Mampir.

2.

Direktur Warehouse

Merupakan jabatan tertinggi dari Departemen Warehouse, yang bertanggung

jawab terhadap seluruh data barangdi Toko Ridho Mampir.

3.

Direktur Accounting

Merupakan jabatan tertinggi dari Departemen Accounting yang bertanggung

jawab terhadap seluruh kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi data serta

pembuatan invoice yang ada di dalam Toko Ridho Mampir.

4. Direktur Sales

Merupakan jabatan tertinggi dari Departemen penjualan yang bertanggung jawab

secara menyeluruh terhadap kegiatan penjualan barang serta order dari konsumen.


7/20

c. Hubungan Kegiatan Bisnis dengan Strategi

Strategi bisnis yang dilakukan adalah dengan melakukan promosi secara offline

dengan menawarkan produk ke rumah-rumah maupun sekolah oleh sales yang

ada.

Memberikan keuntungan yang lebih bagi pelanggan dengan memberikan

potongan harga jika pelanggan membeli barang dalam skala yang besar.

Menjual barang dengan harga yang bersaing dengan kompetitor (toko lain) dengan

tidak mengurangi kualitas barang.

d. Prospek Pasar dan Strategi Kompetitif

Prospek pasar untuk toko Ridho Mampir cukup bagus, karena toko ini terletak di

daerah pedesaan yang belum banyak terdapat toko besar yang menjual kebutuhan

konveksi maupun sepatu, serta minat dari masyarakat sekitar yang cukup tingi.

Sedangkan strategi kompetitif yang diterapkan adalah dengan memberikan harga

yang bersaing dan pelayanan prima di Toko Ridho Mampir.

e. Bussines Cycle

Pada gambar diatas menjelaskan business cycle yang ada pada Toko Ridho

Mampir proses pertama yang dilakukan adalah pembelian stok barang dari supplier,

kemudaian pendataan keuangan pembelian, setelah stok barang datang maka

dilakukan penambahan barang dan pengecekan barang di gudang. Selanjutnya

penjualan barang, setelah penjualan barang dilakukan pengecekan sisa barang dan

keuangan penjualan, setelah itu dilakukan pengecekan stok barang ulang jika stok

kosong maka akan dilakukan pembelian stok barang.


8/20

f. Bussiness Process dan Alur Informasi

Lines of Business Kata kunci Proses Alur Informasi Komponen

Supplier Pembelian Melakukan

pembelian barang

kepada supplier

Data Supplier

Data Barang

Pergudangan Bagian Gudang Melakukan

pencatatan inventory

barang pada gudang.

Memberikan

informasi data stok

barang.

Menerima barang

dari supplier.

Data barang.

Form Data

pembelian Barang

Data sisa barang

Penjualan Penjualan Melakukan proses

transaksi penjualan

kepada customer.

Form Data

Penjualan

Data Penjualan

Pembayaran Kasir Menerima dan

memproses

pembayaran barang

Form Penjualan,

Bukti Pembayaran,

Data penjualan

barang


9/20

2. MODUL YANG DIGUNAKAN

Dalam aplikasi Electronic Ridho Mampir Order System (E-RMOS) menerapakan modul-

modul ERP yaitu :

1. Sales

Modul ini berfungsi untuk membuat pesanan dan menerima pembayaran dari

costumer.

2. Accounting

Modul ini berfungsi untuk mencetak invoice dan melakukan konfirmasi pemesanan

barang yang sudah dibuat oleh sales.

3. Warehouse

Warehouse digunakan untuk mengecek stok, delivery order, dan konfirmasi adanya

barang.

3. TIMELINE PROJECT DAN GAMBARAN UI

a. Timeline

Asumsi mulai pengerjaan 1 Mei2014 18Juni2014 (48 hari)

No Nama Kegiatan Durasi Waktu

1 1.

Tahapan Inisialisasi 3 hari 1 Mei 2014

3 Mei 2014

2 1.1 Analisa dan Evaluasi Kebutuhan 3 hari 1 Mei 20143 Mei 2014

3 1.2 Analisa Sumber Dana Proyek ERP 3 hari 1 Mei 20143 Mei 2014

4 1.3 Persetujuan 3 hari 1 Mei 20143 Mei 2014

5 2. Perencanaan 7 hari 4Mei 201410Mei2014

6 2.1 Penentuan Tim Pembangun ERP 3 hari 4 Mei 20146 Mei 2014

7 2.2 Spesifikasi Kebutuhan dan Batasan

ERP

4 hari 7 Mei 201410 Mei 2014

8 2.3 Penjadwalan Pembangunan ERP 4 hari 7 Mei 201410 Mei 2014

9 2.4 Proposal Pembangunan ERP 4 hari 4 Mei 201410 Mei 2014


10/20

10 3. Implementasi 21 hari 11Mei2014 31 Mei2014

11 3.1 Design 3 hari 11Mei 201413 Mei 2014

12 3.1.1 Desaign Fitur 3 hari 11 Mei 201413 Mei 2014

13 3.1.2 Desaign Class 3 hari 11 Mei 201413 Mei 2014

14 3.1.3 Desaign Database 3 hari 11 Mei 201413 Mei 2014

15 3.1.4 Design Interface 3 hari 11 Mei 201413 Mei 2014

163.1.5 Design Network 3 hari 11 Mei 201413 Mei 2014

17 3.2 Pembuatan Aplikasi/Koding 10 hari 14 Mei 201423 Mei 2014

18 3.4 Integrasi Sistem 5 hari 24 Mei 201428 Mei 2014

19 3.5 Testing sistem (teknisi) 3 hari 29Mei 201431 Mei 2014

20 4. Dokumentasi 7 hari 1 Juni 2014 7Juni 2014

21 4.1 Dokumentasi Teknik 2 hari 1 Juni 20142 Juni 2014

22 4.2 Dokumentasi User guide Aplikasi 5 hari 3 Juni 20147 Juni 2014

23 4.3 Dokumentasi Status Proyek 5 hari 3 Juni 20147 Juni 2014

24 5. Penyampaian Proyek 7 hari 8 Juni 2014 14 Juni 2014

25 5.1 Lounching ERP 3 hari 8 Juni 2014

10 Juni 2014

26 5.2 Evaluasi Sistem (user) 4 hari 11 Juni 201414 Juni 2014

27 6. Kontrol 5 hari 14 Juni 2014 18 Juni 2014

28 6.1 Perawatan Sistem 5 hari 14 Juni 201418 Juni 2014

29 6.2 Manajemen Resiko 5 hari 14 Juni 201418 Juni 2014

30 6.3 Update Dokumen 5 hari 14 Juni 201418 Juni 2014


11/20

b. Gambaran UI

1. Halaman Login

Halaman login berisi form untuk pengenalan masuk sebagai admin, keuangan,

gudang maupun sales. Berikut rancangan untuk halaman login :

2. Halaman Admin

Halaman admin berfungsi untuk menginsert update sama delete user . Berikut

adalah gambaran dari halaman admin :


12/20

Use case admin :

3. Halaman Sales

Halaman sales adalah halaman untuk insert , update, delete data sales, insert pesanan,

view message, view struk. Berikut ini adalah gambaran dari halaman Sales:


13/20

Usecase Sales:


14/20

4. Halaman Gudang

Halaman ini berfungsi untuk mengecek stok barang di gudang, insert update delete

barang, insert barang keluar, insert barang masuk, view message, view struk , vie

laporan barang masuk dan keluar. Berikut ini adalah tampilan dari Halaman Gudang :


15/20

Usecase Gudang :


16/20

5. Halaman Keuangan:

Halaman keuangan ini berfungsi untuk insert pemasukan, view message, view

struk, view pemasukan. Berikut ini gambaran dari halaman Keuangan:

Usecase Keuangan:


17/20

Business Actor

Database

Role : Menyimpan data transakasi.

Admin

Role : Mengatur jumlah user dan perannya.

Gudang

Role : Mengatur distribusi barang.

Sales

Role : Menerima pesanan dari customer.

Accounting

Role : Mencetak invoice dan mengatur keuangan.


18/20

4. ENTITY RELATIONAL DIAGRAM (ERD)

5. DATA FLOW DIAGRAM (DFD)


19/20

Alur DFD Level 0 :

1. Sales memesan barang melalui sistem

2.

Gudang menerima pesan konfirmasi cek stok

3. Gudang melaporkan ke bagian sales

4. Sales menerima informasi stok barang

5.

Sales konfirmasi pembayaran

6. Keuangan menerima laporan pembayaran

7. Keuangan membuat nota

8. Gudang menerima perintah delivery pesanan

Alur DFD Level 1 :

1. Sales memesan barang

2.

Fungsi Cek Stok melihat stok barang yang diminta

3. Fungsi Cek Stok menerima informasi persediaan barang

4. Sales menerima informasi stok barang

5.

Sales konfirmasi pembayaran ke funsi Pembayaran

6. Pembayaran memasukkan data ke database Keuangan


20/20

7. Database Keuangan menyimpan data dan mengirimkan ke fungsi Cetak Nota

8. Admin Keuangan menerima fungsi Cetak Nota kemudian membuat nota

9.

Setelah admin Keuangan membuat nota, melakukan fungsi Kirim Barang

10.Setelah fungsi Kirim Barang dilakukan, maka akan melakukan fungsi Update Barang

11.Update Barang akan dikirimkan ke database Gudang

12.

Setelah data barang di database diupdate, kembali ke fungsi Update Barang

13.Setelah update barang selesai, melakukan fungsi Laporan Pengiriman Barang

14.Admin Gudang menerima perintah untuk mengirimkan barang

15.Setelah admin Gudang mengirimkan barang, akan melaporkan ke sales bahwa proses

selesai.

6. ACTIVITY DIAGRAM

(fix) map erp.docx

Documents