Lampiran 2CONTOH

Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib Negara

Tarikh Terima:(1) Kementerian/Jabatan/Agensi:Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks, KPM 2013

Bil.(5)

Tajuk Siri(6)

Tahun Diliputi(7)

Tempoh Pengekalan

Yang Ditentukan

Dalam Jadual

(8)

Unit Rekod (9)

Meter Panjang Rekod

(10)

Daripada Kepada

1. ( 1 ) Buku Teks – (Pendidikan Islam Tahun 1)

2004 2006 1 tahun 500 10 m.p

2. ( 1 ) Buku Teks - (Peralihan) 2005 2006 1 tahun 450 9 m.p

3. ( 2 ) Buku Modul 2005 2007 6 bulan 300 6 m.p4. ( 3 ) Buku Panduan Guru 2006 2007 1 tahun 100 3 m.p

Jumlah Unit Rekod: 241350

Ukuran Meter Panjang Rekod: 28 m.p

(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: Nur Atiqah Muslim Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Atikah

Jawatan: Peyelaras SPBT Tarikh: 21 Disember 2013Cop

Jabatan

Lampiran 2 (a)

PENERANGAN

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 2/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ Organisasi yang memohon.

(2) Bahagian/ Cawangan/ Unit: Bahagian/ Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatu jabatan/agensi yang memohon.

Nama Jabatan/Agensi : Sekolah Kebangsaan ABCNama Bahagian/ Cawangan/ Unit : Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ Jabatan/ Agensi yang mewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan aktvitinya tetapi fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana ‘jumud’ atau fungsinya telah diambilalih oleh jabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh jabatan yang menyenaraikan rekod tersebut.

Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpan dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan bagi rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor Jadual Pelupusan Rekod yang diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.

(5) Bil: Bilangan nombor seturut.

(6) Tajuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am.

Contoh: (2) Buku Modul

(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siri yang disenaraikan.

(8) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk tempoh masa dalam ruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

(9) Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.

Kod Kumpulan BukuModul

TajukSirisepertidalam JPR – BukuModul

(10) Meter Panjang Rekod:

i. Jumlah Rekod – Bilangan unit buku dalam setiap siri.

ii. Meter Panjang – Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah

mengukur rekod seperti di Lampiran 6 - 8.

(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat

permohonan pemusnahan rekod.

Catatan: Bagi tujuan permohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod (JPR), tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12 bulan dari tempoh fail ditutup/ tamat tindakan.

Lampiran 3CONTOH

Arkib 12/08PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit:Bahagian Pengurusan

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) Surat Kebenaran Pemusnahan:

3.1 No. Rujukan: ANM600-14/24/20/8 3.2 Tarikh: 31 Disember 2013

(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan: 28 m.p

(6) Peringkat Keselamatan: Terbuka

(7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):………...

dibakar dirincih dikitar semula dipadamkan

dijual Lain-lain nyatakan:.............................................................................................

(8) Tarikh Pemusnahan: 3. 1. 2013 (9) Tempat Pemusnahan: Tapak Pelupusan Sekolah ABC

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN

(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd Salleh Tandatangan:Norhanizah Jawatan: PT N17

(11) Nama Saksi: Norhamizah Ali Tandatangan:Norhamizah Jawatan:PT N22

PENENTUSAHAN

12) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]: Nama Pegawai: Hasmah Zainol Tandatangan dan Meterai/Cap

Jabatan:Hasmah

Jawatan: Pen. Peg. Tadbir Tarikh: 6.1.2013

Lampiran 3 (a)

PENERANGAN

BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 12/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh :

Nama Kementerian/Jabatan/Agensi: Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam sesuatu Kementerian/Jabatan/Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan

(3) Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:

(3.1) No. Rujukan : Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.

(3.2) Tarikh : Tarikh surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.

(4) Perihal Rekod : Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.

(5) Meter Panjang Rekod Yang Dimusnahkan : Merujuk kepada ukuran meter panjang (linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (Jabatan juga boleh menyatakan jumlah unit rekod/ fail).

(6) Peringkat Keselamatan : Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen sama ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

(7) Kaedah Pemusnahan : Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod atau sekiranya ada kaedah lain yang digunakan sila nyatakan.

(8) Tarikh Pemusnahan : Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan.

(9) Tempat Pemusnahan : Merujuk kepada lokasi di mana rekod dimusnahkan.

(10) & (11) Pegawai Yang Menjalankan Pemusnahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahanrekod.

CopJabatan

(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.

Lampiran 4 TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH DI BAWAH JABATAN

PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA

1

2

SekolahmenubuhkanJawatankuasaPelupusan (dipengerusikanolehPengetua/ Guru Besar)

Pengasinganbukuteks yang akandilupuskanolehpihaksekolah

MULA

4

3

JPN menerimakelulusandaripadaArkib Negara danmenghantarsuratkelulusankepadasekolahterlibat

JPN mengemukakanBorangArkib 2/08 kepadaArkib Negara mengikutkelompokdansalinankepadapihak Audit Negara

SekolahmelengkapkanBorangPermohonanPemusnahanRekodAwamArkib 2/08 danmenghantarke JPN

JPN mengumpuldanmenyemakborangpermohonansecaraberkelompok yang diterimadaripadapihaksekolah. JPN bolehmembuatpemantauankesekolah

5

6

7 Pelaksanaanpelupusanberdasarkansyorkaedah yang telahdiluluskanmengikut JPN masing-masing

Sekolahmenghantarsatu (1) salinanBorangPenentusahanPemusnahanRekodAwamArkib 12/08 ke JPN untukdipanjangkankeArkib Negara

Lampiran 5

PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH DI BAWAHJABATAN PELAJARAN SELURUH NEGARA

LANGKAH

PROSES KERJA

1PihaksekolahdimintauntukmenubuhkanLembagaPemeriksaPelupusan. LembagaPemeriksaPelupusandipengerusikanolehPengetuaatau Guru Besar.

2Guru Penyelaras SPBT dikehendakimengemaskini data bukuteks SPBT tahunsemasasebelummengenalpastidanmembuatpengasingansemuabukuteks yang akandilupuskan.

3.JPN menghantarsuratarahanuntukmelaksanakanpelupusankesekolah. SekolahperlumelengkapkanBorangPermohonanPemusnahanRekodAwamArkib 2/08 danmenghantarkepada JPN.

4

JPN akanmenyemakdanmengumpulsemuaborangpermohonanArkib 2/08 daripadasekolahsebelumdihantarkeArkib Negara. JPN bolehmembuatpemantauankesekolahuntukmemastikansekolahmelaksanakanprosedur yang betul.

5

JPN mengemukakanBorangArkib 2/08 kepadaArkib Negara mengikutkelompokdansalinankepadapihak Audit Negara. Proses kelulusandaripadaArkib Negara akanmengambilmasasekurang-kurangnya 14 haribekerja.

6

JPN menerimakelulusandaripadaArkib Negara danmenghantarsuratkelulusankepadasekolah yang memohon. Pihaksekolahakanmerujukkepada JPN untukmengambiltindakanseterusnya.

7Pelaksanaanpelupusanberdasarkansyorkaedah yang telahdiluluskanmengikut JPN masing-masingsehinggabuku yang perludilupuskandikeluarkandaripadasimpanansekolah.

8

9 Sekolahmengemaskinibukustok

TAMAT

8Sekolahmenghantarsatu (1) salinanBorangPenentusahanPemusnahanRekodAwamArkib 12/08 ke JPN untukdipanjangkankeArkib Negara.

9 Sekolahmengemaskinibukustok.