Garis Panduan Pelupusan Aset alih

Kerajaan Negeri

Pelupusan aset Kerajaan tujuan untuk

1. memastikan Jabatan kerajaan tidak menyimpan aset yang

tidak boleh diguna

2. Aset tidak diperlukan

3. menjimatkan ruang simpanan/pejabat

4. mendapatkan hasil pulangan yang terbaik

5. membolehkan aset milik Jabatan dipindahkan ke Jabatan yang

lain atas sebab tertentu

6. Pelupusan e-Waste berkaitan peralatan ICT perlu mematuhi

Surat Pekeliling Kementerian Kewangan Bil.3 Tahun 2013

7. Manakala pelupusan aset Kerajaan yang lain perlu mematuhi

Surat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Sabah Bil.

9/2010 Bab E.

8. Peraturan yang perlu dipatuhi antaranya seperti berikut :

•Pelupusan aset termasuk e-Waste berkaitan peralatan

ICT perlu mendapat kelulusan Kementerian

kewangan

•Pelupusan e-Waste perlu dilaksanakan melalui

Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri selepas

mendapat kelulusan daripada Kementerian

Kewangan.

• Lembaga pemeriksa yang terdiri daripada 2 orang Pegawai

(minima) hendaklah dilantik untuk membuat pemeriksaan

terhadap aset yang hendak dilupuskan.

• Laporan pemeriksaan dilaporkan dalam KEW.PA-17 iaitu Laporan

Lembaga pemeriksa;

• Lembaga pemeriksa mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai

serta mengemukakan KEW.PA-17 yang telah ditandatangan

kepada Jabatan/Kementerian yang menguruskan pelupusan.

•Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang

diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh 3

bulan dari tarikh surat kelulusan;

•Sijil penyaksian Pelupusan Aset KEW.PA-18 dan sijil

Pelupusan Aset KEW.PA-19 perlu dikemukakan

kepada kuasa Melulus.

Pengkelasan Stor

Stor Kerajaan perlu mematuhi

1. Surat Pekeliling Kementerian Kewangan Negeri Sabah

Bil.10/2010.

2. Pekeliling tersebut menjelaskan antara kriteria stor utama

adalah seperti berikut:

I. Menyedia,mengurus dan membekal barang kepada Stor unit untuk

keperluan pelanggan peringkat negeri, daerah, bahagian, cawangan

dan unit atau

II. Menguruskan perolehan sendiri dan membekalkan stok terus kepada

pelanggan akhir

III.Mempunyai peruntukan berdasarkan aktiviti dalam belanja mengurus

tahunan.

Adalah didapati pengurusan stor di Jabatan/Kementerian mempunyai

ciri sebagai Stor Utama tetapi dikelaskan kepada Stor Unit.

LAPORAN YANG PERLU DISEDIAKAN :

• LAPORAN KEDUDUKAN STOK KEW.PS13

• LAPORAN PEMERIKSAAN/VERIFIKASI STOR KEW.PS14

• LAPORAN TAHUNAN KESELURUHAN PENGURUSAN

STOR KEW.PS15

• LAPORAN TAHUNAN VERIFIKASI STOR KEW.PS 16

• LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN STOK KEW.PS20

Lambang dan Logo Kenderaan

A) Surat Pekeliling Perkhidmatan Negeri Sabah Bil.1 Tahun 2013,

Perenggan 9.2 menyatakan bahawa

1. semua kenderaan guna sama dan

2. Kenderaan projek

3. Kenderaan disewa daripada Angkatan hebat

B) Hendaklah memasang “ Lambang Negeri dan Nama Jabatan” dalam

bentuk kekal di kedua-dua tepi pintu hadapan (kiri dan kanan) dengan

ukuran yang ditetapkan.

Kawalan Penggunaan Kenderaan Kawalan terhadap penggunaan kenderaan digariskan dalam Surat Pekeliling

Perkhidmatan Negeri Sabah Bil.1 dan 2 Tahun 2013, Para 9.3.2 dan 7.4.2

1. yang menetapkan rekod Buku log (PVR dan PVR3) perlu sentiasa dikemaskini bagi

semua kenderaan

2. Buku log PVR1 perlu disediakan untuk semua kenderaan untuk :

• merekodkan maklumat berkaitan penyenggaraan

• butiran perjalanan dan

• rekod pengambilan minyak.

3. Manakala Buku Log PVR3 adalah berkaitan kebenaran melaksanakan sesuatu

perjalanan dan perlu disediakan untuk kenderaan guna sama sahaja.

Adalah disyorkan Buku Log PVR 1 dan PVR 3

1. sentiasa dikemaskini dengan mengisi semua ruangan yang

disediakan untuk memantapkan lagi Kawalan dalaman terhadap

penggunaan kenderaan Jabatan/Kementerian.

2. Ruangan “Authorised by” mestilah ditandatangani oleh pegawai

yang diberi kuasa (Pegawai kenderaan) sebelum satu-satu

perjalanan dibuat sebagai bukti kenderaan digunakan untuk tugas

rasmi dan

3. Memudahkan pemantauan terhadap penggunaan kenderaan.

Kawalan terhadap Penggunaan Bahan Api

1 Pekeliling Perbendaharaan,WP 4.1 , Perkara 9 dan Perenggan 7.5 ,

Lampiran A

1. menetapkan supaya buku rekod mengenai Pergerakan Kad Inden

Kenderaan hendaklah disediakan,

2. dikemas kini dan diperiksa oleh Ketua Jabatan dari semasa ke semasa.

3. Jabatan/Kementerian Negeri Sabah menggunakan Petrol,Oil and Lubricant

(P.O.L Requisition) yang berfungsi sebagai kad inden untuk pembelian

bahan api daripada Jabatan Kerja Raya.

Sebagai langkah meningkatkan kawalan dalaman,

1. sebuah daftar hendaklah disediakan untuk merekodkan

pergerakan

2. buku P.O.L Requisition iaitu selaras dengan tatacara kawalan

terhadap kad inden dalam 1 Pekeliling Perbendaharaan, WP 4.1.

3. Daftar yang disediakan perlu mengandungi butiran seperti

No.Siri Buku P.O.L Requisition, Tarikh diambil, Tandatangan

Pegawai Kenderaan, tandatangan pemandu,

Sebagai langkah meningkatkan kawalan dalaman,

4. Tarikh dikembalikan dan Jumlah Pengambilan Minyak

(liter).

5. Buku P.O.L Requisition hendaklah sentiasa disimpan oleh

Pegawai Kenderaan yang dilantik.

6. Semakan terhadap daftar tersebut perlu dilaksanakan

dari semasa ke semasa oleh Ketua Jabatan/Kementerian.

Pengurusan Aset dan Stor

I. Agenda mesyuarat JKPAK ditetapkan

II. Mengemukakan Laporan Tahunan Aset kepada Kementerian

Kewangan.

III.Menjalankan pemeriksaan tahunan terhadap modal dan inventori.

IV.Pegawai Stor bertanggungjawab untuk memastikan pengiraan stok

bekalan pejabat dibuat mengikut suku tahun

Pengurusan Aset dan Stor

V. Mendapatkan kelulusan untuk melanjutkan tempoh pelupusan

aset serta menghubungi pihak JPKN berhubung permohonan

pelupusan secara e-Waste dengan segera

VI. Memastikan pelupusan aset hanya diluluskan oleh pegawai

yang mempunyai kuasa bertulis dan

VII Memastikan stor diuruskan sebagai Stor Utama.

PENGURUSAN KENDERAAN

I. Memasang “ Lambang Negeri dan Nama Jabatan” untuk semua

kenderaan guna sama;

II. Buku Log PVR 1 dan PVR 3 sentiasa dikemaskini. Ruangan

“Authorised by” mestilah ditandatangani oleh pegawai yang diberi

kuasa (Pegawai Kenderaan) sebelum satu-satu perjalanan ; dan

III.Sebuah daftar hendaklah disediakan untuk merekodkan pergerakan

buku P.O.L Requisition

SEKIAN TERIMA KASIH