kursus kualiti audit dalaman ms iso … · bukti audit dan menilai secara objektif bagi menentukan...

KURSUS KUALITI AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2015 UNTUK JURUAUDIT

IPG KAMPUS BATU LINTANG

TARIKH

12 JANUARI 2018

2 Perunding Inokreatif Q (2015 v.1)

2013 2014 2015 2016 2017 2018

Jun

Committee draft (CD)

Julai

Draft International

Standard (DIS) Julai

Final Draft International

Standard (FDIS)

September

International Standard

diterbitkan

September

Tempoh 3 tahun

untuk peralihan kepada ISO 9001:2015

3 tahun

KONSEP PENGAUDITAN

• SISTEMATIK

• BEBAS • PROSES YG

DIDOKUMENTASI

AU

DIT

Untuk mendapatkan Bukti Audit dan menilai secara Objektif bagi menentukan

Sejauhmanakah kriteria

Audit dipenuhi

DEFINISI AUDIT

Pasukan Audit : Satu atau lebih juruaudit menjalankan audit

Ketua Juruaudit Dalaman / Juruaudit Dalaman : Individu yang

menjalankan audit

Auditee :

Individu / organisasi yang diaudit

IPGKBL mempunyai seramai 34 orang juruaudit iaitu 18% daripada jumlah

keseluruhan warganya ( Sehingga Januari 2018 )

Seramai 18 orang Juruaudit IPGKBL telah

menghadiri kursus Audit Dalaman MS ISO9001:2015 oleh pihak AJA Consultancy

dan 2 orang telah Menghadiri MS ISO9001:2015

oleh pihak TOMC

ISTILAH UMUM

Risiko

Kesan tidak menentu ke atas objektif / potensi

Keakuran

Memenuhi keperluan

Ketidakpatuhan

Tidak memenuhi keperluan

Pihak Atasan

Pengarah & Timbalan Pengarah

TERMINOLOGI AUDIT

Program Audit

• Pengaturan untuk satu sesi atau lebih audit dirancang utk tempoh masa dan tujuan tertentu

Pelan Audit

• Penerangan aktiviti dan susunan untuk diaudit

Skop Audit

• Tahap dan sempadan audit

1

2

3

TERMINOLOGI AUDIT

Bukti Audit

• Rekod/kenyataan fakta atau maklumat lain yang relevan dengan kriteria audit

Penemuan Audit

• Keputusan penilaian bukti audit yang dikumpul berdasarkan kriteria audit

Kesimpulan Audit

• Hasil audit setelah mempertimbangkan objektif audit dan semua penemuan audit

4

5

6

PERUBAHAN TERMINOLOGI

PENDEKATAN PROSES (PDCA) DAN PEMIKIRAN BERASASKAN RISIKO

Pendekatan proses ialah keputusan yang

dikehendaki (output) , dicapai dengan lebih

berkesan APABILA aktiviti , sumber , kawalan dan

input diurus sebagai satu jajaran (proses)

P = PLAN D = DO C = CHECK A = ACTION

R = RISK B = BASE T = THINKING

INTEGRASI PDCA DAN RBT

INPUT OUTPUT

KAWALAN

RBT

SUMBER

AKTIVITI

AKTIVITI

Keperluan Pelanggan

Kepuasan Pelanggan Produk & Perkhidmatan

KEPUTUSAN SPK

11 Perunding Inokreatif Q (2015 v.1)

Organisasi & konteksnya

(4)

Keperluan & ekspektasi pihak

yang berkepentingan

yang relevan (4)

KEPERLUAN PELANGGAN

Sistem Pengurusan Kualiti (4)

Plan Do

Check Act

Kepuasan pelanggan

Produk & perkhidmatan

Perancangan

(6) Kepimpinan

(5)

Sokongan & Operasi

(7,8)

Penilaian Prestasi

(9)

Penambah- baikan

(10)

MEMAHAMI OPERASI

Operasi – satu aktiviyi yang dirancang untuk mencapai sesuatu output

Keberkesanan – melakukan aktiviti yang telah dirancang

Skop pelaksanaan – ruang lingkup atau sempadan pelaksanaan

PLAN

DO

CHECK

Risk

Based Thinking

AC

TIO

N

Imp

rove

men

t

INPUT Keperluan Pelanggan

OUTPUT Kepuasan Pelanggan

Produk & Perkhidmatan

Klausa ISO 9001:2015 dalam PDCA

P

A C

D

KLAUSA 4 KLAUSA 5 , 6

KLAUSA 7 , 8

KLAUSA 9 KLAUSA 10

KEPERLUAN KLAUSA MS ISO 9001:2015

• KLAUSA 1 : SKOP • KLAUSA 2 : RUJUKAN NORMATIF • KLAUSA 3 : ISTILAH DAN DEFINISI • KLAUSA 4 : KONTEKS ORGANISASI • KLAUSA 5 : KEPIMPINAN • KLAUSA 6 : PERANCANGAN • KLAUSA 7 : SOKONGAN • KLAUSA 8 : OPERASI • KLAUSA 9 : PENILAIAN PRESTASI • KLAUSA 10 : PENINGKATAN

Perunding Inokreatif Q (2015 v.1) 15

1

2

3


4


4

• Hendaklah tentukan:

Isu Luaran Persekitaran: • Perundangan • Teknologi • Persaingan • Budaya • Sosial • Ekonomi

Isu Dalaman • Nilai • Budaya • Pengetahuan/ilmu • Prestasi

Peringkat: • Antarabangsa • Kebangsaan • Tempatan

beri kesan kpd pencapaian

keputusan SPK yg dihasratkan

‘Business environment’

yang relevan dgn matlamat &

arah tuju strategik


4

• Tentukan mereka yang berkenaan.

• Keperluan mereka

daripada SPK kita.


4 • Skop hendaklah ambil kira:

• 4.1 • 4.2 • Produk dan perkhidmatan (p &

p) organisasi

• Klausa boleh tidak dipakai (not applicable) jika tidak menjejas pencapaian keakuran produk & perkhidmatan & kepuasan pelanggan.


4

• Hendaklah tentukan proses SPK bermula drp tentukan input sehingga tambahbaik proses SPK.

• Hendaklah kekalkan maklumat yang didokumenkan (dokumen & rekod) • Maintain –

dokumen • Retain - rekod


5


5

• Hendaklah tunjukkan kepimpinan & komitmen dgn: • Ambil kebertanggungjawapan

terhadap keberkesanan SPK.

• Pastikan integrasi SPK ke dlm ‘business process’.

• dll

• Hendaklah tunjukkan kepimpinan & komitmen dgn: • Keperluan pelanggan &

perundangan ditentukan, difahami & dipenuhi.

• Begitu juga risiko dan peluang’, ditentukan dan diutarakan.

• dll


5

• Mengekalkan keperluan sebelumnya.

• Tersedia (available) untuk pihak yang berkepentingan.


5

• Hendaklah memastikan t/jawab dan kuasa ditugaskan, disampaikan dan difahami.

• Hendaklah ditugaskan (assign) t/jawab & kuasa untuk: • Pastikan SPK ikut

keperluan standard

• Output dicapai

• Melapor prestasi SPK

• Dll.


6


6

• Perancangan SPK hendaklah ambil kira 4.1, 4.2 dan risiko & peluang agar: • SPK capai apa yang dihasratkan

• Tingkatkan kesan yg dikehendaki

• Kurangkan kesan yang tak dikehendaki

• Capai penambahbaikan

• Rancang tindakan utk menyatakan risiko & peluang

• Integrasi & laksana tindakan risiko & peluang ke dalam proses SPK

• Nilai keberkesanan

tindakan.


6

• Kualiti objektif hendaklah: • Boleh diukur • Dipantau • dikemaskini • Dll.

• Perancangan pencapaian hendaklah tentukan: • Apa yg perlu dibuat? • Apa sumber yg

diperlukan? • Siapa yg bert/jawab? • Bila akan diselesaikan? • B/mana keputusan dinilai?


6

• Perubahan SPK hendaklah secara terancang, 4.4

• Hendaklah mengambil kira: • Tujuan & kesan • Integriti SPK • Sumber • Agihan t/jawab

& kuasa


7


7

• Hendaklah ambil kira

• Kemampuan, kekangan & sumber dalaman sedia ada

• Keperluan sumber luar

• Manusia • Hendaklah tentu

& sediakan • Infrastruktur

• Hendaklah tentu, sedia dan selenggara

• Bangunan, peralatan, pengankutan,ICT


7 • Hendaklah tentu, sedia dan

kekalkan:

• Persekitaran: • Sosial • (tiada diskriminasi dll.) • Psikologikal • (pengurangan stress dll.) • Fizikal • (suhu, haba, bising dll.)


7 Hendaklah tentu & sediakan:

• Sumber untuk pemantauan & pengukuran

• kalibrasi


7 Hendaklah tentu & kekalkan:

• Pengetahuan/Ilmu organisasi dan tersedia jika diperlukan.

• Sumber dalaman – drp

pengalaman, kegagalan & kejayaan projek, perkongsian dll.

• Sumber luaran – standard,

seminar, ilmu drp pelanggan / penyedia luar.


7

Hendaklah :

• Tentukan staf yang bekerja adalah kompeten

• Pastikan kompeten dr aspek pendidikan, latihan & pengalaman

• Penilaian keberkesanan latihan

• Ambil tindakan - Latihan, pementoran, reassignment, kontrak

• Hendaklah pastikan staf sedar peranan & implikasi jika tak akur kpd keperluan SPK


7 Hendaklah tentukan komunikasi dalaman & luaran:

• Berkomunikasi tentang apa?

• Bila berkomunikasi?

• Berkomunikasi dengan siapa?

• Bagaimana berkomunikasi?

• Siapa berkomunikasi?


7

Maklumat yang didokumenkan - Kawalan dokumen & rekod!


8


8 Hendaklah rancang, laksana & kawal proses dgn:

• Tentukan keperluan p & p

• Wujudkan kriteria proses &

penerimaan

• Tentukan sumber yg diperlukan

• Laksanakan kawalan proses

• kekalkan maklumat yang

didokumenkan


8

• Komunikasi pelanggan hendaklah merangkumi: • Maklumat p & p

• Kendalian kontrak dll

• m/balas pelanggan

• Keperluan tindakan contingency

• dll

• Hendaklah pastikan: • Keperluan p & p

diterangkan (termasuk perundang undangan).

• Boleh penuhi apa yang ditawarkan.


8

• Hendaklah semak sebelum beri komitmen: • Keperluan oleh pelanggan

• Keperluan organisasi

• Keperluan pelanggan tak tahu tapi diperlukan

• Keperluan perundang undangan

• Perbezaan kontrak

• Kekalkan rekod & maklumkan pindaan dokumen kpd mereka yg berkenaan


8

• Hendaklah wujud, laksana & kekalkan proses R & P dalam memastikan penyediaan p & p yang berikutnya.


8

• Perancangan R & P hendaklah mengambil kira, antaranya: • Tempoh, kerumitan

• Peringkat proses

• Penentusahan & pengesahan

• dll

• Input R & P hendaklah mengambil kira, antaranya: • Maklumat terdahulu

• Keperluan perundangan

• Potensi kegagalan

• dll


8

• Kawalan R & P hendaklah melaksanakan kawalan, antaranya: • Keputusan yang dihasratkan

hendaklah dijelaskan

• pelaksanaan penentusahan

• Pelaksanaan pengesahan

• Dll.

• Output R & P hendaklah memastikan, antaranya: • Memenuhi keperluan

• Mencukupi untuk penyediaan p & p

• Kriteria penerimaan

• Dll


8

• Hendaklah mengekalkan maklumat yang didokumenkan (rekod) : • Perubahan R & P

• Keputusan semakan

• Kuasa yang membenarkan perubahan

• Tindakan bagi mengelakkan impak yang bertentangan


8

• Hendaklah tentukan dan kawal: • P & p yang disediakan merupakan sebahagian p

& p organisasi.

• P & p yang terus kepada pelanggan.

• Proses atau sebahagian proses, oleh penyedia luar.

• Hendaklah tentukan kriteria penilaian, pemilihan, pemantauan prestasi dll.


8

• Berkomunikasi berkaitan keperluan, antaranya: • Proses, p & p yg

disediakan

• Kelulusan berkaitan

• Kompetensi

• Interaksi dgn organisasi

• Hendaklah pastikan, antaranya: • Proses oleh penyedia luar

dalam kawalan SPK

• Kawalan kepada penyedia luar dan output diterangkan.

• Impak dlm memenuhi keperluan pelanggan


8

• Hendaklah meliputi, antaranya: • Terdapatnya maklumat

yang didokumenkan

• Terdapatnya sumber pemantauan/pengukuran

• Guna infra yg sesuai

• Pelantikan staf yang kompeten, dll.

• Hendaklah menggunakan kaedah yang sesuai untuk identifikasi P & P.

• Jika libatkan kebolehkesanan, perlu kawal identifikasi unik terhadap output.


8

• Hendaklah menjaga harta milik pelanggan & penyedia luar yg dlm jagaannya.

• Jika hilang/rosak, perlu maklumkan & kekalkan rekod berkaitan.

• Harta – bhn, alat, bangunan, data peribadi dll.

• Hendaklah memelihara output utk pastikan keakuran.

• Pemeliharaan – identifikasi, pengendalian, kawalan pencemaran, pensetoran, pengankutan dll


8

• Hendaklah mengambil kira, antaranya:

• Akibat yang tidak diingini.

• Kegunaan & jangka hayat p & p.

• Hendaklah semak dan kawal perubahan penyediaan p & p.

• Termasuk pengekalan maklumat yang didokumenkan.

8 • Hendaklah lansanakan perancangan yg tlh diatur.

• Pelepasan p & p hanya setelah perancangan tersebut selesai sepenuhnya, kecuali mendapat kelulusan.

• Hendaklah kekalkan maklumat yang didokumenkan


8

• Hendaklah menghadapi dgn satu atau lebih kaedah berikut:

• Pembetulan

• Asingkan, kurungkan, gantung penyediaan p & p.

• Maklumkan kepada pelanggan

• Dptkan pelepasan/kuasa untuk penerimaan yg dibenarkan

• Hendaklah kekalkan maklumat yg didokumenkan.


9


9

Hendaklah tentukan :

• Apa yg perlu dipantau & ukur

• Kaedah pemantauan, analisis dll

• bila perlu dipantau dll

• Keputusan apa yg perlu dianalisis

& dinilai

• Hendaklah dapatkan persepsi pelanggan

Kaedah:

• Survey

• Pertemuan dgn pelanggan

• Laporan pembekal

• Tuntutan waranti dll.


9 Keputusan analisis hendaklah diguna utk menilai:

• Keakuran p&p

• Kepuasan pelanggan

• Prestasi & keberkesanan SPK

• Keberkesanan perancangan

• Keberkesanan tindakan berkaitan risiko & peluang

• dll


9 Laksana audit untuk dapatkan maklumat sama ada SPK: • Akur kpd keperluan organisasi &

standard • Dilaksana dan keselenggara dgn

berkesan.

• Keperluan audit yang lain tiada perubahan.


9

• Hendaklah semak SPK secara berkala utk pastikan kesesuaian, kecukupan keberkesanan dan selaras dengan arah tuju strategik organisasi.


9

• Hendaklah dilaksanakan dgn ambil kira: • Tindakan MKSP lepas

• Perubahan isu dlaman & luaran

• Maklumat prestasi & keberkesana SPK

• Kecukupan sumber

• Keberkesanan tindakan pengurusan risiko

• dll.

• Keperluan output semakan tidak berubah


10


• Tiada perubahan ketara kecuali berkaitan dengan pengemaskinian berkaitan risiko dan peluang

10

Perubahan Prosedur MS ISO 9001:2015 MS ISO 9001:2008

No. Prosedur Nama Prosedur No. Prosedur Nama Prosedur

MK Manual Kualiti

IPGM-PPK-MK01

Manual Kualiti

PT-02 Perancangan Tahunan IPGM-PPK-PT02

Perancangan Tahunan

PT-03 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar IPGM-PPK-PT03 Pengurusan Hal Ehwal Pelajar

PT-04 Pengurusan Pengambilan Pelajar IPGM-PPK-PT04 Rekabentuk dan Perancangan Pembangunan Kurikulum

PT-05 Rekabentuk dan Penyampaian Kurikulum IPGM-PPK-PT05 Pengurusan Kurikulum

PT-06 Pentaksiran Pelajar IPGM-PPK-PT06 Pelaksanaan Pentaksiran Pendidikan Guru

PT-07 Pengurusan Peperiksaan IPGM-PPK-PT07 Pengurusan Peperiksaan

PT-08 Pengurusan Perpustakaan IPGM-PPK-PT08 Pengurusan Perpustakaan

PUP-01 Pengendalian MKSP dan MKI IPGM-PPK-PUP01 Pengendalian Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

PUP-02 Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan IPGM-PPK-PUP02 Tindakan Pembetulan dan Pencegahan

PUP-03 Audit Dalaman IPGM-PPK-PUP03 Audit Dalaman

PUP-04 Maklum Balas Pelanggan IPGM-PPK-PUP04 Maklum Balas Pelanggan

PUP-05 Pengurusan Rangkaian IPG IPGM-PPK-PUP05 Pengurusan Elaun Pelajar

PUP-06 Penyelenggaraan Infrastruktur IPGM-PPK-PUP06 Penyelenggaraan Infrastruktur

PUP-07 IPGM-PPK-PUP07 Kawalan ke atas Produk Yang Tidak Memenuhi Standard

PUP-08 IPGM-PPK-PUP08 Penyediaan Anggaran Belanja Mengurus

PUP-09 Pengurusan Aset Alih Kerajaan IPGM-PPK-PUP09 Pengurusan Aset

PUP-10 Perolehan IPGM-PPK-PUP10 Perolehan

PUP-11 Aduan Pelanggan IPGM-PPK-PUP11 Aduan Pelanggan

PUS-01 IPGM-PPK-PUS01 Kawalan Rekod

PUS-02 Kawalan Dokumen IPGM-PPK-PUS02 Kawalan Dokumen

PUS-03 Latihan Pembangunan Staf IPGM-PPK-PUS03 Latihan Pembangunan Staf

TERIMA KASIH

SUPPORT TO EACH OTHER AS A TEAM

IPG kampus Batu Lintang

kursus kualiti audit dalaman ms iso … · bukti audit dan menilai secara objektif bagi menentukan...

Documents