DOKUMENTASI

BANK BICARA KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (BBKIK)

ANUGERAH INOVASI

JABATAN PERDANA MENTERI (AIJPM)

TAHUN 2015

OLEH

KUMPULAN DOUBLE S

JPA

1

Double S

ISI KANDUNGAN I. SEKSYEN 1 : PENGENALAN PROJEK ........................................................................................... 2

1.1 SINOPSIS PROJEK ............................................................................................................... 2

1.2 BUTIRAN AHLI KUMPULAN DOUBLE S ............................................................................ 3

2 SEKSYEN 2 : BUTIRAN PROJEK ..................................................................................................... 4

2.1 OBJEKTIF ............................................................................................................................. 4

2.1.1 Pemikiran Kreatif kepada Cadangan Penyelesaian ....................................... 5

2.2 JUSTIFIKASI/PENGHASILAN PROJEK ............................................................................. 6

2.3 DESKRIPSI PROJEK ............................................................................................................ 7

2.4 KAEDAH PEMBANGUNAN.............................................................................................. 7

2.5 CARTA PERBATUAN ......................................................................................................... 8

2.6 OUTPUT PROJEK .............................................................................................................. 10

2.6.1 Boleh Dilaksanakan terus di pelbagai tempat ................................................ 10

2.6.2 Boleh Dilaksanakan tanpa melibatkan kos ...................................................... 10

2.6.3 Sebelum dan Selepas Pelaksanaan Projek ...................................................... 10

3 SEKSYEN 3 : KESAN INOVASI ..................................................................................................... 12

3.1 KECEKAPAN PROJEK ..................................................................................................... 12

3.1.1 Kreativiti Inovasi melalui keaslian .......................................................................... 12

3.1.2 Kreativiti Inovasi melalui adaptasi ....................................................................... 14

3.2 IMPAK INOVASI ............................................................................................................... 17

3.2.1 Efisien (kecekapan) .................................................................................................. 17

3.2.1.1 Menjimatkan masa ............................................................................................. 17

3.2.1.2 Menjimatkan kos .................................................................................................. 19

3.2.1.3 Meningkatkan produktiviti ................................................................................ 20

3.2.1.4 Mudah digunakan (user friendy) .................................................................... 21

3.2.2 Signifikan projek ......................................................................................................... 22

3.2.2.1 Impak kepada Perkhidmatan Awam ............................................................. 22

3.2.2.2 Impak kepada Jabatan Perkhidmatan Awam ........................................... 22

3.2.2.3 Impak kepada Bahagian/Unit/Sektor ............................................................ 23

3.2.3 Potensi Projek............................................................................................................. 23

3.3 NILAI INOVASI ................................................................................................................. 24

3.3.1 Sumber kewangan ................................................................................................... 24

3.3.2 Sumber Manusia ........................................................................................................ 24

3.3.3 Insentif .......................................................................................................................... 25

3.3.4 Penghargaan ............................................................................................................. 25

3.3.5 Replicability................................................................................................................. 26

3.3.6 Elemen ICT................................................................................................................... 27

3.3.7 Kandungan Tempatan ............................................................................................ 27

3.3.8 Creative Multimedia ................................................................................................ 28

3 PENUTUP ....................................................................................................................................... 28

2

Double S

Tajuk Projek : Bank Bicara Kumpulan Inovatif dan Kreatif (BBKIK)

Bahagian/ Jabatan/Agensi : Jabatan Perkhidmatan Awam

Kategori ICT Non-ICT

I. SEKSYEN 1 : PENGENALAN PROJEK

1.1 SINOPSIS PROJEK

Untuk memudahkan pelaksanaan dan pengurusan Kumpulan

Inovatif Dan Kreatif (KIK), Sistem Bank Bicara Kumpulan Inovatif &

Kreativiti (BBKIK) telah dibangunkan secara dalaman oleh Kumpulan

Double S. Pembangunan BBKIK dilakukan berdasarkan pemerhatian

dan penglibatan semasa melaksanakan projek KIK di peringkat

Jabatan Perkhidmatan Awam(JPA) dan Jabatan Perdana Menteri

(JPM). Pembangunan BBKIK adalah berdasarkan dua (2) komponen

iaitu Dokumentasi KIK serta dan Soal Jawab KIK.

Tujuan projek adalah untuk menghasilkan satu gudang

perkongsian maklumat berkaitan KIK melalui penyediaan

persekitaran perkongsian masalah atau idea penyelesaian. Semua

ahli KIK dapat berkongsi, berkolaborasi dan berinteraksi lebih mudah

dalam menjayakan KIK yang disertai.

Inovasi ini memudahkan penjawat awam melibatkan diri

dalam KIK dengan membantu menguruskan dokumentasi projek KIK

terhadap menyelesaikan permasalahan yang sebenar. Pegawai

perkhidmatan awam di seluruh negara kini mempunyai sumber

rujukan yang pantas tentang pelaksanaan projek KIK. Impak projek

dapat menjimatkan masa, kos dan produktiviti. Ia berpotensi untuk

dikomersilkan kepada mana–mana agensi untuk mempunyai satu

gudang maklumat berpusat mengenai KIK atau apa-apa bidang

kepakaran.

3

Double S

1.2 BUTIRAN AHLI KUMPULAN DOUBLE S

Logo Kumpulan

Warna tema: Hitam Putih

Ahli Kumpulan:

Encik Sazrol Fadzli

Sektor Pengurusan Inovasi

Cawangan Pengurusan Data dan

Standard

Deskripsi Tugas Hakiki:

Terlibat dalam penyelarasan dan

pengurusan inovasi jabatan

Puan Siti Nurul Huda Kusnin

Sektor Penambahbaikan

Proses

Cawangan Pengurusan Data

dan Standard

Deskripsi Tugas Hakiki:

Terlibat dalam kajian

keperluan baharu dan

penambahbaikan sistem

aplikasi

Moto Kumpulan “BETTER INTELLIGENT TRANSFORMER” (BIT)

4

Double S

2 SEKSYEN 2 : BUTIRAN PROJEK

2.1 OBJEKTIF

Projek ini dilaksanakan untuk menyelesaikan masalah yang

dikenalpasti berdasarkan hasil pemerhatian dua ahli pasukan KIK

iaitu Encik Sazrol Fadzli dan Puan Siti Nurul Huda. Walaupun KIK telah

dilaksanakan pada setiap tahun sejak sekian lama, didapati

bahawa:-

Rajah 1 : Pasukan KIK SMARTREPLACE

i. Tidak wujud satu mekanisma atau platform untuk menyimpan

dan menguruskan semua bahan, sumber, hasil dan dapatan

bagi setiap penyertaan. Ini sekaligus membawa kesukaran

kepada semua ahli pasukan baru untuk mengetahui projek-

projek lepas sebagai rujukan.

ii. Selain itu, perkembangan kemajuan pasukan KIK menjadi

terbantut apabila mana-mana ahli pasukan terpaksa bertukar

keluar atau melepaskan peranan sebagai ahli pasukan

kerana memberi tumpuan kepada tugasan hakiki.

iii. Perkongsian fail boleh dilakukan menggunakan emel, namun

keterbatasan saiz emel sehingga 9MB menghalang

perkongsian fail melebihi 9MB.

iv. Sungguh pun kursus diberikan oleh penganjur KIK tentang KIK,

namun agak sukar setiap ahli untuk menguruskan

perancangan aktiviti masing-masing kerana semua ahli

pasukan datangnya dari pelbagai unit, sektor dan cawangan

di BPMS.

5

Double S

2.1.1 Pemikiran Kreatif kepada Cadangan Penyelesaian

Sebagai langkah penyelesaian awal, melalui proses pemikiran

kreatif, aplikasi Dropbox dan Google Drive telah dilakukan.

Namun beberapa kerumitan berlaku seperti berikut dialami.

i. Terdapat limitasi dalam proses syncronization penggunaan

Google Drive dan Dropbox.

ii. Terdapat kesukaran menguruskan versi dokumen.

iii. Terdapat kesukaran menyelaras kalendar aktiviti melalui

Google Calendar.

Rajah 3: Masalah Capaian Ke Dropbox & Google Drive

Rajah 2 : Jemputan Emel Ahli KIK

6

Double S

Rajah 4 : Penggunaan Google Drive

2.2 JUSTIFIKASI/PENGHASILAN PROJEK

Pembangunan BBKIK telah dilakukan ke arah mewujudkan satu

Inovasi yang dapat menjadi platform pengumpulan maklumat dan

gerak kerja pasukan kini dan masa akan datang. Dengan

memanfaatkan konsep sebuah gudang maklumat, inovasi ini

mengubah cara pelaksanaan pasukan KIK BPMS 2014 melalui ciri-ciri

kemudahan berikut:

i. Pengumpulan masalah dan penyelesaian KIK;

ii. Penyelarasan kalendar dan tugasan;

iii. Pengurusan dan perkongsian fail;

iv. Perkongsian maklumat; dan

v. Kemudahan Komunikasi.

Berdasarkan ciri-ciri terebut, projek ini dilaksanakan untuk

melaksanakan tujuan berikut dengan menyelesaikan kekurangan

penggunaan aplikasi Google Drive dan Dropbox:

i. Menyelesaikan masalah ahli pasukan KIK BPMS berkenaan

kesukaran menyiapkan dokumentasi secara teratur dan

sistematik mengikut panduan yang telah ditetapkan dalam

menghadapi konvensyen KIK peringkat JPA pada tahun 2014.

ii. Penyediaan satu platform kepada ahli KIK serta warga BPMS

untuk menyalurkan cadangan, penyimpanan maklumat,

bahan, dapatan atau idea berkaitan KIK yang dapat

meningkatkan kualiti pasukan KIK di masa hadapan.

iii. Penyediaan satu platform bersepadu yang melancarkan

proses mengurus dokumentasi, bahan, dapatan atau idea

berkaitan KIK di samping sebagai sumber rujukan ahli pasukan

KIK di masa

hadapan.

7

Double S

2.3 DESKRIPSI PROJEK

Sistem BBKIK adalah sistem yang berperanan sebagai gudang

maklumat berkaitan projek KIK. Ia dibangunkan berdasarkan dua (2)

komponen KIK iaitu (i) Dokumentasi KIK serta (ii.) Soal Jawab KIK.

Dokumentasi KIK merujuk kepada produk penulisan

berdasarkan aktiviti ahli pasukan KIK melalui pengumpulan,

pengolahan dan pemerhatian bahan-bahan berdasarkan masalah

yang telah dikenalpasti. Dalam fungsi ini, semua maklumat KIK

termasuk nota KIK, pekeliling-pekeling yang berkaitan, dokumentasi

terkini atau daripada tahun-tahun sebelumnya juga boleh dimuat

naik dan dijadikan panduan untuk rujukan. Setiap kandungan tajuk

dokumentasi KIK juga boleh dipecahkan dan memudahkan ahli

untuk menyiapkan dokumentasi mereka mengikut bab.

Soal Jawab KIK pula terdiri daripada gudang penyimpanan

soal jawab dan informasi berkenaan isu-isu proses kerja KIK. Keahlian

dalam sistem juga boleh terdiri daripada ahli KIK yang terdahulu

atau sesiapa sahaja supaya menjadi rujukan pada ahli KIK yang

baharu untuk berinteraksi sekiranya terdapat persoalan, memberi

idea dan cadangan.

Selain daripada itu, sistem BBKIK menyediakan kalendar untuk

menjadualkan perbincangan, mengadakan kursus/latihan untuk

ahli kik. Ini dapat memudahkan ahli KIK kerana jadual dapat

disetkan dan dipaparkan serta memberi peringatan kepada ahli.

Untuk pemantauan kerja pula, fungsi tugasan dalam sistem BBKIK

boleh digunakan. Setiap ahli boleh memasukkan tugasan samada

yang telah disiapkan atau perlu disiapkan dalam tempoh masa

tertentu. Penyelarasan masa, tugasan dan gerak kerja sesama ahli

juga dapat dipantau.

Peranan capaian bagi setiap pengguna juga boleh disetkan

mengikut keperluan. Sistem ini boleh diakses dimana-mana sama

ada di rumah, pejabat dan sebagainya. Justeru, projek dapat

dilaksanakan dengan jayanya tanpa halangan.

2.4 KAEDAH PEMBANGUNAN

Pembangunan inovasi ini dilakukan secara dalaman melalui

teknik Software Development Life Cycle (SDLC) seperti berikut oleh

ahli pasukan menggunakan teknologi berikut:

i. Bahasa pengaturcaraan PHP 5.2 ,

ii. Pangkalan data MySQL 5.5

8

Double S

iii. Webserver Wampp.

iv. Macromedia Dreamweaver.

v. Adobe Photoshop.

2.5 CARTA PERBATUAN

Pembangunan projek dibangunkan secara dalaman dengan

mengambil tempoh sembilan (9) bulan iaitu dari april 2014 sehingga

jan 2015. Pembangunan sistem BBKIK ini telah dilaksanakan selama

dua bulan bagi menyokong keperluan projek kumpulan

SMARTREPLACE BPMS dalam menguruskan bahan, sumber dan

dapatan secara lebih cekap dan cepat. Maklumat terperinci seperti

di Rajah 6 :-

1. Analisis Keperluan (Requirement Analysis)

•Menganalisa spesifikasi keperluan proses, input, output dan data berkaitan

2. Merekabentuk (Design)

•Merekabentuk prototaip sistem

3. Pelaksanaan (Implementation)

•Melaksanakan aktiviti pengaturcaraan

4. Pengujian

(Testing)

•Melaksanakan pengujian sistem

5. Penilaian (Evolution)

•Mendapatkan maklum balas untuk tujuan pembaikan dan penambahbaikan

Rajah 5 : SDLC

9

Double S

Rajah 6 : Carta Perbatuan

12

34

12

34

12

34

12

34

12

34

12

34

12

34

12

34

12

34

12

34

Pem

ban

gun

an S

iste

m

Pen

gujia

n f

un

gsia

n s

iste

m

Pen

amb

ahb

aika

n

No

ta:

Pe

ran

can

gan

Pe

nca

pai

an

De

sign

& I

mp

lem

en

t

Pla

nn

ing

& A

nal

ysis

Test

ing

&

Evo

luat

ion

BU

LAN

Dec

-14

Jan-

15A

KTI

VIT

IN

ov-1

4O

ct-1

4Ju

n-14

Jul-

14A

ug-1

4Se

p-14

Rek

aben

tuk

sist

em11

An

alis

i Kep

erlu

an

Per

anca

nga

n K

eper

luan

Apr

-14

May

-14

BIL

Tin

dak

an p

enye

raga

man

2 3 4

Pen

amb

ahb

aika

n

Per

sem

bah

an k

epad

a p

asu

kan

KIK

Pen

gujia

n d

an m

aklu

mb

alas

pas

uka

n K

IK

4

Tin

dak

an s

usu

lan

dan

tin

dak

an p

eman

tau

an

1 2

3

5

10

Double S

2.6 OUTPUT PROJEK

2.6.1 Boleh Dilaksanakan terus di pelbagai tempat

BBKIK boleh dilaksanakan di pelbagai tempat

memandangkan ia dibangunkan berasaskan laman web. Ia

juga boleh digunakan di pelbagai agensi swasta dan

kerajaan bagi tujuan penambahbaikan aktiviti inovasi.

2.6.2 Boleh Dilaksanakan tanpa melibatkan kos

Sistem Bank Bicara Kumpulan Inovatif & Kreativiti (BBKIK)

telah dibangunkan secara dalaman oleh Kumpulan Double S

tanpa melibatkan kos. Sebarang pengubahsuaian dan

penambahbaikan dapat dilakukan serta merta.

2.6.3 Sebelum dan Selepas Pelaksanaan Projek

i. Sebelum Pelakasanaan Projek

Sebelum pelaksanaan projek, ahli pasukan KIK SUKAR

untuk melaksanakan projek KIK melalui beberapa aspek berikut:

a. Sukar mendapatkan maklumat dan rujukan berkaitan projek

KIK lalu;

b. Sukar memahami konsep KIK kerana ahli pasukan tidak

berpengalaman dalam program KIK;

c. Sukar menyelaras masa, tugasan dan gerak kerja sesama ahli;

d. Sukar mendapat input atau cadangan dari ahli pasukan KIK

lalui;

e. Kesukaran mendapatkan data yang diperlukan kerana

pegawai bertanggungjawab tidak hadir ke pejabat atau pun

draf sesuatu dokumen dapat ditambahbaik oleh ahli pasukan

lain yang berkaitan.

f. Pengumuman maklumat dan pengemaskinian aktiviti

selalunya tidak segera kesampaian kepada pengetahuan

sesama ahli kerana berlainan sektor, unit dan cawangan.

g. Kesukaran menghasilkan graf atau format laporan yang

sesuai mengikut keperluan panduan KIK kerana kekangan

masa.

h. Sukar mewujudkan ruang untuk warga BPMS yang tidak

terlibat dalam KIK memberikan cadangan atau maklum balas

terhadap pasukan KIK.

11

Double S

ii. Selepas Pelaksanaan Projek

a. Selepas pelaksanaan projek, mana-mana ahli mudah untuk

mencapai maklumat yang berkaitan dengan KIK apabila

baha-bahan berkaitan disumbangkan dan dimuat naik oleh

ahli dan bukan ahli KIK di BPMS.

b. Pemahaman mengenai konsep KIK dapat dipertingkat

apabila mana-mana persoalan dapat dibincangkan secara

lebih teratur dan berekod.

c. Penyelarasan masa, tugasan dan gerak kerja sesama ahli

dimudahkan melalui satu(1) paparan kalendar gerak kerja KIK.

d. Input dan cadangan oleh ahli KIK dapat dilakukan di mana-

mana pada bila-bila.

e. Mana-mana ahli dapat memuatkan sebarang dapatan atau

bahan ke satu(1) platform dengan cepat dan mudah di

mana-mana.

f. Pengumuman maklumat dan pengemaskinian aktiviti dapat

dilakukan sesama ahli walaupun berlainan sektor, unit dan

cawangan.

g. Melalui tempat graf dan format laporan yang disediakan

awal, hasil tinjauan dan soal selidik kini dipermudahkan.

h. Dengan kekangan masa yang terhad, percambahan idea

dapat dilakukan dimana-mana, pada bila-bila masa dan di

mana-mana jua oleh ahli KIK mahupun warga BPMS dalam

menghasilkan dokumentasi KIK. Ini sekaligus mewujudka satu

ruang antara bukan ahli pasukan KIK dan ahli pasukan KIK

menghasilkan penyelesaian masalah.

i. Berdasarkan bahan-bahan, sumber dan dapatan yang ada,

pasukan KIK akan datang boleh mengkitar semula atau

menghasilkan penyelesaian kepada masalah-masalah yang

pernah diselesaikan oleh pasukan projek yang lepas. Pada

masa yang sama, projek KIK semasa dapat digunakan pada

masa hadapan.

Bil Proses Kerja Sebelum Projek Selepas Projek

1. Pengurusan bahan

rujukan dan

maklumat mengenai

KIK

Tidak berpusat

dalam simpanan

ahli pasukan

secara berasing

Berpusat di

BBKIK

2. Penyelarasan masa,

tugasan dan gerak

kerja

Manual Kalendar BBKIK

3. Mendapat input atau

cadangan dari ahli

pasukan KIK

Sesi perbincangan

bersemuka

Atas talian

melalui BBKIK

12

Double S

4. Hebahan gerak kerja

KIK

Emel dan telefon Komponen

perbincangan

di BBKIK

5. Keterlibatan warga

BPMS dalam KIK

Terhad dari

Pencalonan

Ketua Sektor

Sesiapa

sahaja melalui

atas talian

6. Kitaran semula

bahan-bahan ahli

pasukan terdahulu

Sukar

mendapatkan

komitmen bagi

tujuan

perkongsian

bahan dari ahli

terdahulu

Mudah melalui

semakan

maklumat

sejarah

berkaitan

7. Masa menganalisa

maklumbalas

Manual Masa

dikurangkan

untuk tujuan

pemprosesan

8. Kos pelaksanaan

analisis keperluan

projek kik

Manual Analisis

menggunakan

rekod sejarah

yang telah

dimasukkan

Jadual 1: Proses Kerja Sebelum dan Selepas

3 SEKSYEN 3 : KESAN INOVASI

3.1 KECEKAPAN PROJEK

3.1.1 Kreativiti Inovasi melalui keaslian

i. BBKIK dibangunkan atas inisiatif menyelesaikan masalah ahli

pasukan KIK BPMS berkenaan kesukaran menyiapkan dokumentasi

secara teratur dan sistematik mengikut panduan yang telah

ditetapkan dalam menghadapi konvensyen KIK peringkat JPA pada

tahun 2014.

ii. Apabila elemen dokumentasi berjaya diuruskan secara sistematik

dan teratur, maka setiap ahli dapat memberikan fokus kepada

kualiti penyelesaian yang dicadangkan.

iii. Dengan menggunakan konsep mengambil peluang (leverage)

terhadap kuasa internet, BBKIK dijadikan gudang sebarang bahan,

maklumat dan dapatan oleh ahli pasukan untuk kegunaan pada

masa kini dan akan datang.

iv. Dengan kuasa Internet juga, banyak bahan boleh diakses melalui

enjin carian Google. Walau bagaimanapun, segala informasi yang

13

Double S

berkaitan akan gagal ditemui semula sekiranya dibuang oleh

penyedia bahan tersebut.

v. Sehubungan itu, idea mewujudkan satu repositori KHUSUS tentang

KIK ini adalah idea inovasi kreatif yang pertama serta asli

seumpamanya sejak KIK diperkenalkan di negara ini oleh warga

BPMS iaitu En Sazrol Fadzli dan Puan Siti Nurulhuda Kusnin.

vi. Berdasarkan kajian “Keberkesanan Pelaksanaan Projek-Projek

Kumpulan Inovatif dan Kreatif di Jabatan Kastam Diraja Malaysia”

oleh Ramlee Musa, Nur Fhathyhah Razali & Zainol Mustafa

ms 95-106, Journal of Quality Measurement and Analysis, Volume 9,

Issue 1 (July 2013), elemen yang menentukan keberkesanan KIK

adalah i. Penglibatan pegawai, ii. Faktor-faktor dalaman, iii.

Pengurusan sumber dan iv. Penambahbaikan berterusan. Justeru,

idea membangunkan BBKIK ini sebenarnya merupakan idea asli

dalam menghasilkan inovasi yang selari dengan memenuhi elemen

keberkesanan KIK.

Rajah 7 : Pencambahan Idea En Sazrol Fadzli & Pn Siti Nurul huda

vii. BBKIK merupakan hasil idea untuk memenuhi falsafah KIK

diperkenalkan iaitu memberi peluang kepada pekerja untuk

membantu organisasi dalam menyelesaikan masalah kerja. Ini

dapat dilakukan kerana semua warga BPMS tidak kira ahli KIK atau

bukan ahli boleh memberikan sebarang input atau maklumbalas

melalui penghasilan ruang khusus penyelesaian sesuatu masalah.

viii. Penggunaan saluran dalam bentuk portal secara atas talian adalah

merupakan pendekatan yang seiring dengan perkembangan

teknologi ICT sebagai penggantian kepada kaedah sedia ada

(manual). Selain itu, ianya juga menggalakkan ahli pasukan KIK

untuk lebih peka serta kompeten dengan penggunaan teknologi

yang menjadikan komunikasi lebih mudah dan berkesan.

14

Double S

3.1.2 Kreativiti Inovasi melalui adaptasi

Terdapat dua (2) elemen dalam BBKIK iaitu Dokumentasi KIK

dan Soal Jawab KIK. Kedua-dua elemen ini dibangunkan melalui

adaptasi penyenaraian inovasi dalam Sistem Bank Inovasi (Hab

Inovasi) serta pengurusan dokumentasi penyertaan KIK dalam Sistem

Pengurusan KIK (SPKIK).

Sistem Bank Inovasi (Hab Inovasi)

i. Sistem Bank Inovasi (Hab Inovasi) dibangunkan oleh Unit

Penyelarasan Pelaksanaan Jabatan Perdana Menteri (ICU

JPM).

ii. Ia merupakan sistem yang memberikan kemudahan kepada

warga ICU JPM untuk menyalurkan cadangan dan cetusan

idea-idea kreatif yang dapat meningkatkan kualiti dan

produktiviti penyampaian perkhidmatan.

iii. BBKIK mengadaptasikan Hab Inovasi melalui penyediaan satu

(1) platform kepada ahli KIK serta warga BPMS untuk

menyalurkan cadangan, penyimpanan maklumat, bahan,

dapatan atau idea berkaitan KIK yang dapat meningkatkan

kualiti pasukan KIK di masa hadapan.

iv. Memandangkan Hab Inovasi tidak memfokus kepada

penghasilan dokumen KIK, maka BBKIK mengambil peluang ini

melalui adaptasi elemen soal jawab KIK.

Rajah 8 : Antaramuka Hab Inovasi

15

Double S

Sistem Pengurusan KIK (SPKIK)

i. Sistem Pengurusan KIK (SPKIK) telah dibangunkan oleh

Universiti Teknologi MARA (UITM).

ii. Ia merupakan sistem bersepadu yang melancarkan proses

keurusetiaan meliputi aspek pengurusan dan pemantauan

pelaksanaan KIK di UITM.

iii. Ciri utama SPKIK adalah peserta KIK dapat mengemukakan

maklumat penyertaan KIK kepada urus setia KIK Uitm tanpa

perlu mengemukakan dokumen secara hardcopy.

iv. Melalui sistem ini, peserta KIK dapat mengemukakan

penyertaan dengan lebih mudah.

v. BBKIK mengadaptasi SPKIK melalui penyediaan satu platform

bersepadu yang melancarkan proses menguruskan

dokumentasi, bahan, dapatan atau idea berkaitan KIK di

samping sebagai sumber rujukan ahli pasukan KIK di masa

hadapan

vi. Perbezaan utama di antara BBKIK dan SPKIK adalah pemain

utama SPKIK adalah penyelaras KIK manakala BBKIK pula

adalah ahli KIK itu sendiri.

Rajah 9 : Muka Depan SPKIK

Rajah 10 : Antaramuka Penggunaan SPKIK

16

Double S

HAB INOVASI

Sistem untuk

menyalurkan

cadangan dan

cetusan idea-idea

kreatif yang dapat

meningkatkan

kualiti dan

produktiviti

penyampaian

perkhidmatan

SPKIK

sistem bersepadu

yang

melancarkan

proses

keurusetiaan

dalam mengurus

dan memantau

pelaksanaan KIK

di UITM

penyediaan satu platform

kepada ahli KIK serta

warga BPMS untuk

menyalurkan cadangan,

penyimpanan maklumat,

bahan, dapatan atau

idea berkaitan KIK yang

dapat meningkatkan

kualiti pasukan KIK di

masa hadapan.

penyediaan satu platform

bersepadu yang

melancarkan proses

mengurus dokumentasi,

bahan, dapatan atau

idea berkaitan KIK di

samping sebagai sumber

rujukan ahli pasukan KIK

di masa hadapan

ADAPTASI ADAPTASI

BBKIK

menyelesaikan masalah ahli pasukan KIK BPMS

berkenaan kesukaran menyiapkan dokumentasi secara

teratur dan sistematik mengikut panduan yang telah

ditetapkan dalam menghadapi konvensyen KIK peringkat

JPA pada tahun 2014.

IDEA ASLI DAN ADAPTASI BBKIK

IDEA ASLI

+ +

Soal Jawab KIK Dokumentasi KIK

17

Double S

3.2 IMPAK INOVASI

3.2.1 Efisien (kecekapan)

3.2.1.1 Menjimatkan masa

i. Memandangkan kebanyakan sumber dan bahan

berkenaan KIK telah tersedia dalam BBKIK selepas dimuat

naik, maka gerak kerja berkaitan KIK menjadi lebih cekap

dan pantas. Ini membawa kepada penjimatan masa

dalam menghasilkan dokumentasi.

Rajah 11: Paparan bahan dan sumber KIK

ii. Proses analisa maklum balas projek KIK dapat dilaksanakan

dengan cepat dan pantas memandangkan templat

analisa telah tersedia untuk digunakan. Kesan yang ketara

melalui inovasi ini adalah ia membantu menjawab

persoalan berkenaan isu KIK daripada sesiapa sahaja

walaupun bukan sebagai ahli pasukan. Kadar penjimatan

masa dikira seperti berikut

Kadar penjimatan masa =Masa transaksi terkini− Masa transaksi sebelum

Masa transaksi sebelum

18

Double S

-+

Rajah 12 : Templat Analisa Pareto

iii. Melalui soal selidik kepada ahli pasukan KIK BPMS 2014

terhadap tempoh menghasilkan carta pareto, masa yang

digunakan telah berkurangan daripada 26 minit kepada 4

minit iaitu sebanyak -84.62%.

Masa Pasukan KIK BPMS

2014 menghasilkan

carta pareto

Sebelum Selepas Peratusan

26 minit 4 minit -84.62%

iv. Metadata bahan yang dimuat naik dalam BBKIK adalah

terperinci akan mmemudahkan pencarian, perkongsian

Denggan menggunakan aplikasi httpwatch, perbezaan

carian mengenai KIK di enjin carian Google dan maklumat

yang sama di BBKIK, masa telah dijimatkan daripada 0.562

saat kepada 0.026 saat iaitu sebanyak -95.37%.

Masa Pasukan KIK BPMS

2014 mengakses info

yang sama

Sebelum Selepas Peratusan

0.562s 0.026s -95.37%

19

Double S

3.2.1.2 Menjimatkan kos

i. BBKIK dibangunkan secara dalaman dalam tempoh

hampir 136 jam iaitu hampir 17 hari dan tidak melibatkan

kos pembangunan sistem.

ii. Berikut merupakan analisa terhadap kos kewangan dan

masa sekiranya dilakukan oleh vendor

Jumlah Masa Pembangunan

(mandays)

17 hari

Kadar bayaran sehari

pembangunan

RM1,000.00

Kos sekiranya dilakukan oleh

Vendor

17 hari X Rm1, 000.00

=RM17,000.00

Oleh sebab yang berkenaan, projek ini telah

melaksanakan penjimatan sebanyak RM17,000.00

berbanding pembangunan sistem dilakukan oleh vendor.

iii. Di sebalik perlaksanaan BBKIK, apa yang cuba

diperkenalkan ialah dari segi penjimatan kertas. Apabila

pengguna menggunakan BBKIK, maka penggunaan

kertas agak terhad sekaligus menjimatkan penggunaan

kertas. Nota-nota megenai KIK tidak lagi perlu dicetak

naum hanya perlu dimuat naik. Perician jumlah kertas

yang dijimatkan seperti berikut

PENJIMATAN KERTAS JUMLAH

MUKA

SURAT

Selepas Peratusan

PANDUAN KIK

MAMPU

70 0 100%

Nota KIK JPM 156 0 100%

Buku Panduan KIK 1020 0 100

Jumlah 1246

0.562s 0.026s

20

Double S

Oleh sebab yang berkenaan, projek ini telah

melaksanakan penjimatan kertas sebanyak 100% .

Jumlah kos kertas dengan caj RM0.05 adalah

Kos Kertas = jumlah helai X rm0.50 X bilangan ahli

= 1246XRM0.05X7 ahli

= RM436.10

3.2.1.3 Meningkatkan produktiviti

i. Peningkatan kualiti dan produktiviti berkaitan dengan

BBKIK diukur dengan menilai jumlah isu terkumpul yang

boleh jadikan sebagai projek KIK yang bakal diuruskan

pasukan KIK. Di antara cabaran ahli pasukan KIK adalah

untuk menyenaraikan permasalahan warga BPMS yang

benar-benar perlu diselesaikan. Sekiranya pelbagai isu

berjaya dikongsi sesame warga, maka lebih banyak

penambahbaikan boleh dilakukan. Hasil itu, produktiviti

boleh meningkat.

Penilaian mutu kerja dinilai melalui formulasi berikut

Jumlah ahli pasukan = 6

Isu Perbincangan sebelum : 7

Isu Perbincangan selepas: 194

Produktiviti bukan isu =Output

Input𝑋100%

Kadar isu sebelum projek =isu sebelum

Jumlah ahli𝑥100%

Kadar isu sebelum Projek = (7

6) 𝑥100% = 1.16%

Kadar isu selepas projek =isu selepas

Jumlah ahli𝑋100%

Kadar isu selepas Projek =194

6𝑋100% = 32.22%

Kadar perubahan produktiviti Projek =Kadar selepas−kadar sebelum

kadar sebelum

Kadar perubahan produktiviti Projek =32.22 − 1.16

1.16= 27%

produktiviti Sebelum Selepas Peratusan

21

Double S

1.1.6% 32.22% 27%

ii. Produktiviti warga BPMS berjaya dipertingkatkan sebanyak

27% iaitu dari 1.16% kepada 32.22% melalui masalah KIK

yang boleh dikenalpasti untuk diselesaikan.

iii. Peningkatan produktiviti projek ini juga dilnilai dari aspek

keupayaan fail dan dokumen untuk dikongsi secara cepat

dan pantas.

iv. BBKIK menyediakan medium penghantaran fail dan

dokumen kepada pegawai atau kakitangan sehingga

300% dari had maksima muat naik ke sisipan emel bersaiz

10MB kepada 30MB secara muat turun dan muat naik.

Saiz maksima muat naik Sebelum Selepas Peratusan

10MB 30MB 300%

3.2.1.4 Mudah digunakan (user friendy)

i. Inovasi ini mempunyai antara muka mesra pengguna

(user-friendly) yang memudahkan pengguna berinteraksi

dengan sistem tanpa perlu kemahiran yang tinggi dalam

bidang komputer.

ii. Nota berkaitan KIK yang dihadiri oleh ahli KIK boleh

diperolehi oleh ahi-ahli lain secara atas talian pada bila-

bila masa.

iii. Penggunaan BBKIK terbahagi kepada dua iaitu

dokumentasi dan soal jawab. Elemen soal jawab boleh

dianggotai oleh sesiapa sahaja tetapi dokumentasi khusus

untuk pengehasilan dokumen KIK. Mekanisma ini

berperanan bagi mengurangkan kompleksiti sistem.

iv. Inovasi ini dapat mewujudkan perkhidmatan sistem

pengendalian soalan dan jawapan berkenaan KIK yang

lebih sistematik dan efektif bagi memenuhi kehendak dan

ekspektasi pelanggan dan Stakeholders Jabatan.

22

Double S

3.2.2 Signifikan projek

3.2.2.1 Impak kepada Perkhidmatan Awam

i. Inovasi ini memudahkan semua penjawat awam untuk

melibatkan diri dalam aktiviti KIK. Sekaligus, mencapai

hasrat pelaksanaan KIK iaitu untuk menggalakkan budaya

inovatif dan kreatif serta memberi peluang kepada

anggota Perkhidmatan Awam untuk menggilap

kebolehan dan meningkatkan kompetensi diri.

ii. Pelaksanaan projek ini juga memberikan impak besar

kepada perkhidmatan awam memandangkan ia menjadi

titik perubahan kepada mana-mana organisasi dalam

menguruskan dokumentasi projek KIK ke arah

menyelesaikan permasalahan yang telah dikenalpasti.

iii. Melalui penyelesaian isu yang dikenalpasti oleh pasukan

KIK, maka lebih cepat permasalahan yang dialami oleh

penjawat awam diselesaikan, maka ia akan membantu

mempercepatkan penyampaian perkhidmatan awam.

iv. Pegawai perkhidmatan awam di seluruh negara kini

mempunyai sumber rujukan yang pantas tentang

pelaksanaan projek KIK.

3.2.2.2 Impak kepada Jabatan Perkhidmatan Awam

i. Adaptasi subjek KIK kepada mana-mana subjek di JPA

melalui Inovasi ini mampu menghasilkan satu gudang

maklumat yang boleh diakses dengan mudah terhadap isu

yang berkisar tentang peranan dan tanggung jawab JPA.

Rajah 13 : Antaramuka Mesra Pengguna

23

Double S

ii. Inovasi ini membantu pegawai JPA menghasilkan

perkhidmatan awam yang berkualiti melalui penggunaan

teknologi ICT dalam pembelajaran subjek-subjek di JPA.

3.2.2.3 Impak kepada Bahagian/Unit/Sektor

Pecahan Impak

Bahagian Inovasi ini boleh menjadi satu gudang

maklumat yang boleh memberikan hasil

carian dengan cepat mengenai KIK sebagai

persediaan menghadapi KIK pada tahun

mendatang.

Ini memberikan lebih masa dalam

menghasilkan produk atau output KIK yang

lebih berkualiti.

Bakat warga BPMS dapat dibangunkan

dalam menjayakan misi pelaksanaan KIK

Sektor Melalui penghasilkan dokumentasi projek KIK

yang disegerakan, setiap ahli KIK kini tidak perlu

meninggalkan tugasan hakiki lebih lama.

Unit Inovasi ini membuka ruang tidak terbatas

kepada setiap unit di JPA mewujudkan bank

data terhadap unit masing-masing sekiranya

diadaptasi secara menyeluruh.

Individu Dari aspek pengetahuan, kemahiran ahli

pasukan mengenai PHP dan pengetahuan

dalam KIK dipertingkatkan .

Ia memberikan ruang tidak terbatas kepada

semua warga BPMS memberikan idea dan

pandangan tentang isu yang dibincangkan.

Secara tidak langsung, setiap individu di

BPMS berpeluang untuk memberikan idea

yang bernas dan bermanfaat.

3.2.3 Potensi Projek

i. Inovasi ini berpotensi untuk dikomersilkan kepada mana–

mana agensi kerajaan yang berhasrat mempunyai satu

gudang maklumat berpusat mengenai KIK atau apa-apa

bidang kepakaran.

ii. Memandangkan ia merupakan aplikasi atas talian sebagai

sebuah platform yang ia mampu membantu dalam membuat

keputusan dan memberikan informasi bermanfaat.

iii. Projek BBKIK ini berpotensi untuk diseragamkan di peringkat

tempatan dan juga antarabangsa kerana konsep yang

digunakan adalah sama kerana tidak melibatkan perubahan

proses dan prosedur kerja.

24

Double S

iv. Selain itu, projek ini juga menjimatkan masa bagi tujuan

merekodkan dokumen.

v. Projek ini sesuai dilaksanakan di semua kementerian dan

agensi memandangkan idea-idea atau permasalahan

mengenai KIK yang bakal diperolehi kadangkala sukar untuk

diucapkan semasa mesyuarat atau aktiviti warga jabatan tapi

melalui cara ini, ia dapat dinyatakan secara bertulis. Semua

idea, cadangan atau bahan maklum balas mengenai KIK

perlu dihargai kerana adakalanya ia nampak remeh tapi

memberikan impak yang besar tanpa implikasi kewangan

yang besar.

3.3 NILAI INOVASI

3.3.1 Sumber kewangan

i. Pembangunan Inovasi ini tidak melibatkan sebarang implikasi

kewangan kepada jabatan kerana pembangunannya

dilakukan dengan menggunakan kepakaran dalaman

(Pegawai Teknologi Maklumat Jabatan) dan juga

menggunakan perisian sumber terbuka (open source

software) di samping menggunakan peralatan sedia ada.

ii. Projek ini juga menjimatkan kos kerana mengurangkan

penggunaan kertas sekaligus menjimatkan ruang

penyimpanan dokumen atau fail. Ini secara tidak langsung

mengurangkan masalah kehilangan dokumen KIK.

3.3.2 Sumber Manusia

i. Projek inovasi ini telah mendapat sokongan dan komitmen

sepenuhnya daripada pengurusan atasan BPMS.

ii. Dari aspek ilmu pengetahuan pengaturcaraan, projek ini

meningkatkan kemahiran bahasa pengaturcaraan PHP

terhadap ahli pasukan Double S.

iii. Melalui projek inovasi ini diharap BPMS menjadi lebih baik dan

cekap dalam melaksanakan KIK. Penambahbaikan akan

selalu dibuat ke atas sistem agar ianya sentiasa terkini, selari

dengan perkembangan teknologi dan memenuhi kehendak

KIK.

iv. Projek ini menggalakkan pegawai untuk menyumbang bakat

atau kemahiran di luar tugas hakiki mereka.

v. Di samping itu, projek ini menerapkan budaya berinovatif dan

kreativiti.

25

Double S

3.3.3 Insentif

i. Sehingga hari ini, terdapat pelbagai maklumat tentang

produk KIK di BPMS tidak didokumentasikan secara sistematik.

ii. Adalah menjadi satu kerugian apabila butiran dan hasil kerja

sungguh-sungguh warga BPMS yang melibatkan diri dalam

aktiviti KIK tidak dapat dinilai dan dirujuk dalam jangka wakti

panjang.

iii. Sehubungan itu, projek ini menyediakan satu inisiatif ke arah

memberi penghargaan terhadap kakitangan BPMS umumnya

dan JPA khususnya mereka yang terlibat dalam aktiviti KIK.

3.3.4 Penghargaan

i. Inovasi ini telah membantu BPMS melalui kumpulan

SMARTREPLACE mendapat tempat naib johan dalam KIK

peringkat JPA 2014.

ii. Selain itu, SMARTREPLACE mendapat tempat ketiga semasa

mewakili JPA dalam konvensyen KIK JPM tahun 2015 sempena

Hari Inovasi dan Kecemerlangan JPM 2015.

iii. Inovasi ini pernah digunakan juga untuk menyediakan

taklimat mengenai projek KIK kepada mantan Timbalan Ketua

Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi), Dato' Sri Zainal

Rahim Bin Seman pada Mei 2014.

Rajah 14 : Pemenang Tempat Ketiga

26

Double S

Rajah 15 : Taklimat kepada Mantan TKPPA(O)

3.3.5 Replicability

a. Pelaksanaan inovasi secara terus

i. Inovasi ini boleh direplikasikan secara terus untuk tujuan

pelaksanaan projek KIK di mana-mana unit, sektor,

cawangan atau bahagian-bahagian lain di JPA. Ini kerana

mekanisma pelaksanaan KIK di seluruh JPA adalah sama.

ii. Inovasi ini juga tersedia untuk direplikasi secara terus untuk

tujuan pelaksanaan KIK di mana-mana kementerian atau

jabatan lain memandangkan pelaksanaan KIK adalah

berdasarkan Panduan Mengenai Kumpulan Meningkat

Mutu Kerja.

iii. Inovasi ini juga boleh direplikasi untuk sebarang projek lain

secara terus.

b. Pelaksanaan inovasi dengan pengubahsuaian

i. Inovasi ini juga boleh direplikasi selepas aktiviti

pengubahsuaian sama ada secara minima atau

menyeluruh.

ii. Pengubahsuaiannya pula tanpa melibatkan sebarang kos.

iii. Ini kerana pembangunannya adalah menggunakan

sumber terbuka.

Proses replikasi boleh dilaksanakan menggunakan teknik 5W1H seperti

berikut

Proses Replikasi Dari unit hingga ke seluruh JPA

Siapa Unit Sektor Cawangan Bahagian JPA

Apa Replikasi

terhadap

projek

unit lain

Replikasi

terhadap

pelaksanaan

Replikasi

terhadap

pelaksanaan

Replikasi

terhadap

pelaksanaan

Replikasi

terhadap

pelaksanaan

seluruh

27

Double S

fungsi sektor

lain

seluruh

cawangan

seluruh

cawangan

bahagian

JPA

Di mana Secara

emel

Pemakluman

dalam

mesyuarat

Berdasarkan maklum balas yang diterima

dari mesyuarat pengurusan cawangan

atau bahagian

Mengapa Proses pengurusan inovasi di JPA hampir mirip anatar satu dengan

lain. Jadi tiada halangan besar untuk melaksanakan poses replikasi.

Bagaimana Proses replikasi dilakukan dengan menggunakan sesi perkongsian

ilmu, hebahan emel dan pemakluman kepada pegawai tadbir

bahagian. Pelaksanaan dapat dilakukan melalui teknik pangkalan

data, replikasi disk storage atau replikasi file base.

Replikasi dilakukan sama ada dengan perubahan atau tanpa

perubahan.

3.3.6 Elemen ICT

i. Inovasi ini merupakan inovasi yang boleh diakses melalui

Internet dan boleh diakses di mana-mana sahaja.

ii. Inovasi ini merupakan aplikasi Teknologi Maklumat dan

Komunikasi (ICT) yang pertama seumpamanya di negara

ini dalam membantu peserta KIK menguruskan projek KIK

masing-masing.

iii. BBKIK membuka lembaran baru terhadap mana-mana

organisasi dalam menggunakan kemudahan Teknologi

Maklumat dan Komunikasi (ICT) dengan lebih berkesan.

iv. Dari aspek pengaturcaraan, pengetahuan ahli pasukan

mengenai PHP dipertingkatkan.

v. BBKIK merupakan aplikasi ICT yang membantu kerja

pengemaskinian, pemprosesan, penganalisaan,

pelaporan dan penyebaran maklumat menjadi lebih

mudah.

vi. Selaras dengan perkembangan teknologi maklumat,

inovasi ini adalah sebagai alternatif untuk menggantikan

penyimpanan data dan rekod soalan dan jawapan

pasukan KIK terdahulu secara manual.

3.3.7 Kandungan Tempatan

i. BBKIK pada masa kini digunakan oleh ahli-ahli KIK BPMS.

Sehubungan itu, segala kandungannya adalah relevan

dengan kehendak semasa di BPMS.

ii. Sendainya projek ini dilaksanakan di peringkat JPA jua,

kandungannya masih lagi relevan memandangkan

terdapat persamaan pengurusan di antara bahagian-

bahagian di JPA.

28

Double S

3.3.8 Creative Multimedia

i. BBKIK menyediakan persekitaran agar nota-nota

berkenaan KIK dapat dikumpul dan disusun atur dalam

bentuk yang lebih kemas dan kreatif. Ini sekaligus

membantu pemahaman semua ahli pasukan terhadap

KIK.

ii. Paparan bahan perbincangan dalam bentuk multimedia

juga menjadikan projek KIK sebagai projek yang senang

dilaksanakan.

iii. Ia ini juga turut menyumbang ke arah usaha mencapai

Misi dan Objektif di BPMS iaitu mengoptimumkan

penggunaan ict dalam pengurusan sumber manusia

secara efektif ke arah meningkatkan kualiti perkhidmatan

sektor awam.

3 PENUTUP

Inovasi ini memudahkan pelaksanaan gerak kerja pasukan KIK dan

mampu memberikan manfaat kepada mana-mana pasukan yang

akan melaksanakan KIK.

29

Double S

LAMPIRAN 1 : ANTARAMUKA SISTEM BBKIK

Rajah 16 : Log Masuk

Rajah 17: Panduan KIK

30

Double S

Rajah 18 : Nota KIK

Rajah 19 : Nota KIK 2

31

Double S

Rajah 20 : Laman Utama Soal Jawab

Rajah 21:Perincian Soalan

32

Double S

Rajah 22 : Perincian Jawapan dan Komen

Rajah 23 : Laman Pertanyaan Soalan

33

Double S

Rajah 24 : Kalendar Gerak Kerja

Rajah 25 : Perincian Dokumentasi mengikut Bab

34

Double S

Rajah 26 : Tugasan

Rajah 27 : Kandungan Dokumen

35

Double S

Rajah 28 : Nota online

Rajah 29 : Template Tugasan

36

Double S

Rajah 30 :Kalendar

Rajah 31: Agenda calendar

37

Double S

Rajah 32 : Kemaskini Agenda

38

Double S

LAMPIRAN 2 : SENARAI SEMAK KRITERIA PENILAIAN

Tumpuan

Penilaian Kriteria

Senarai

Semak

IDEA

1. Kreativiti

a. Keaslian; atau

b. Adaptasi

2. Relevan

a. Memenuhi keperluan semasa atau

kehendak/senario baru; atau/dan

b. Menawarkankan penyelesaian

kreatif yang menyelesaikan

masalah; atau/dan

c. Menyokong dasar, program dan

tumpuan kerajaan

HASIL

INOVASI

(OUTPUT)

3. Replicability

a. Boleh dilaksanakan terus di

pelbagai tempat; atau

b. Boleh dilaksanakan dengan

pengubahsuaian mengikut

keperluan tanpa melibatkan kos

yang tinggi

IMPAK

(OUTCOME)

4. Efisien (Kecekapan)

a. Menjimatkan masa

b. Menjimatkan kos

c. Meningkatkan produktiviti

d. Mudah digunakan (User friendly)

5. Signifikan

a. Tinggi (impak kepada

perkhidmatan awam)

b. Sederhana (impak kepada

organisasi awam)

39

Double S

Tumpuan

Penilaian Kriteria

Senarai

Semak

c. Rendah (impak kepada

bahagian/unit/sektor

PENGURUSAN

6. Komitmen Pengurusan

a. Sumber kewangan

b. Sumber manusia

c. Penghargaan

d. Jalinan kolaborasi strategik

e. Kelestarian inovasi; dan

f. Nilai tambah bagi tujuan

pengkomersialan