buku panduan-kumpulan-kreatif-dan-inovatif
TRANSCRIPT
Panduan KIK 2010
Kandungan
bil. m/s
i. Pendahuluan
ii. Kandungan
1. Konsep KIK 4
2. Falsafah KIK 5
2.1 Teknik Penjanaan Idea Kreatif 5
3. Kaedah Menyediakan Projek KIK 11
3.1 Pengenalan Organisasi 11
3.2 Pengenalan Kumpulan 11
3.3 Pengendalian Kumpulan 12
3.4 Perancangan Projek KIK 14
3.4.1 Kaedah PDCA 14
3.4.2 Penyediaan Jadual Aktiviti Projek 15
3.5 Mengenalpasti Masalah/Projek 17
3.5.1 Membina pernyataan masalah/projek 18
3.6 Pemilihan Masalah/ Projek Penambahbaikan 22
3.6.1 Kaedah Pemilihan Masalah 22
3.6.2 Penetapan Tajuk Projek 29
3.7 Penjelasan Masalah / Projek Penambahbaikan 29
3.7.1 Latar Belakang Projek 29
3.7.2 Definisi Masalah 30
3.8 Sasaran Projek 30
3.9 Analisis Masalah 31
Page 1 of 94
Panduan KIK 2010
bil. * m / s
3.10 Pengumpulan Data 35
3.10.1 Kaedah Pengumpulan Data 35
i. Lembaran Semakan 36
ii. Jadual Taburan Kekerapan 36
iii. Rajah Atau Carta 37
4. Cadangan Penyelesaian 41
4.1 Analisis SWOT 42
4.2 Analisis Pro-Kontra 44
5. Persembahan KIK Kepada Pihak Pengurusan 45 6. Pertimbangan Dan Keputusan Oleh Pihak Pengurusan 46
7. Pelaksanaan Projek I Ujicuba 46
8. Penyemakan Projek 47
8.1 Penilaian Projek 47
8.2 Pemantauan Projek 49
9. Pencapaian Hasil Projek 49
9.1 Faedah-Faedah 4g
9.2 Sumbangan Kepada Pencapaian Objektif Organisasi 52
9.3 Analisis Kos Faedah 52
10. Tindakan Penyeragaman 53
11. Penilaian Kumpulan 55
11.1 Penilaian Kemajuan Kumpulan 55
11.2 Kenyataan Kekurangan/ Kelemahan Kumpulan 56
11.3 Pembelajaran Yang Diperolehi 56
12. Persembahan Projek 57
Page 2 of 94
Panduan KIK 2010
bil. „ m/s
13. Alat Kawalan Kualiti (ICC tools) Tambahan 59
13.1 Affinity Diagrams (KJ Method) 59
13.2 Relation Diagrams 61
13.3 Tree Diagram 63
13.4 Matrix Diagrams 65
13.5 Prioritization Matrix 67
13.6 PDPC (Process Decision Program Chart) Method 71
13.7 Arrow Diagrams 74
14 Kesimpulan I Rumusan 76
Lampiran:
i. Senarai Semak (Projek Penyelesaian Masalah) 77
ii. Affinity Diagram 87
iii. Contoh borang soalselidik: Pemilihan masalah 94
15 Skim Pemarkahan
Lampiran:
i. Kriteria Penilaian Projek KIK
ii. Kriteria Penilaian Persembahan KIK
Page 18 of 94
Panduan KIK 2010
1. KONSEP KIK
Kerajaan telah mengkaji semula peranan dan kaedah yang digunakan
oleh KMK dan mendapati ia boleh diperkukuhkan dengan memberi
penekanan kepada inovasi dan kreativiti. Sehubungan itu, pekeliling
mengenai "Panduan mengenai Kumpulan Inovatif dan Kreatif telah
dikeluarkan pada 1 November 2009 oleh Jabatan Perdana Menteri
Malaysia.
Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) adalah sekumpulan kecil pekerja-
pekerja (4-10) yang mewakili tempat kerja yang sama atau bersilang
fungsi. Mereka bermesyuarat secara tetap untuk mengenalpasti, dan
menyelesaikan masalah atau membuat penambahbaikan ke atas
standard yang sedia ada atau menghasilkan cara kerja yang baru. Walau
bagaimanapun mereka bukan saja boleh menggunakan teknik-teknik
penyelesaian masalah, tapi juga berupaya bertindak secara kreatif dan
inovatif bagi menyelesai sesuatu masalah atau memperbaiki sesuatu
perkhidmatan.
Inovasi ialah kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau
perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau
penambahbaikan. Manakala kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan
untuk mencipta, mewujud dan menghasilkan sesuatu yang baru atau
dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi.
Kumpulan hendaklah mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian
kepada pihak pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan.
Seterusnya, mereka melaksanakan keputusan yang dipersetujui oleh
pihak pengurusan.
Perbezaan KIK dengan KMK adalah seperti berikut:
Page 4 of 94
Panduan KIK 2010
t
• Keahlian KIK lebih terbuka atau jnerentasi semua bahagian.
• Ahli KIK boleh terdiri daripada pekerja di pelbagai peringkat jawatan.
• Bagi projek KIK, penekanan khusus diberi kepada aspek inovasi dan
kreativiti.
• Teknik penyelesaian masalah bagi projek KIK dipelbagaikan.
• Memasukkan teknik penjanaan idea kreatif dan strategi
penambahbaikan proses bagi projek KIK.
2. FALSAFAH KIK
Falsafah KIK berdasarkan kepada konsep seperti berikut:
(i) Pengurusan secara kemanusiaan bermakna pengurusan yang
mementingkan manusia dan perasaan mereka, kerana manusia
merupakan aset yang terpenting dalam sesebuah organisasi.
(ii) Pengurusan secara penyertaan bermakna bahawa setiap pekerja
tidak kira kedudukannya dalam organisasi diberi peluang untuk
memberi sumbangan yang bermakna kepada jabatan. Pekerja
digalakkan untuk menyelesaikan masalah atau menambahbaikan
proses kerja melalui kaedah inovasi atau kreativiti.
(iii) Di samping itu, untuk menerapkan konsep knowledge management
dan creativity driven di kalangan penjawat awam Kementerian
Kesihatan Malaysia.
(iv) Selain dari penghasilan output atau perkhidmatan yang berkualiti,
kumpulan perlu memastikan impak projek tersebut khususnya pada
rakyat tempatan dan pada Negara umumnya.
2.1 TEKNIK PENJANAAN IDEA KREATIF
Terdapat pelbagai teknik yang boleh menjana idea-idea kreatif dan
inovatif. Di antaranya adalah seperti berikut:
(i) Brainstorming / Brainwriting
(ii) Random responses
Page 5 of 94
Panduan KIK 2010
(iii) Mind Mapping
(iv) Think Out of The Box
i. Brainstorming/Brainwriting
• Brainstroming adalah satu kaedah di mana kumpulan boleh
menjana idea-idea;
• Di dalam brainstorming ahli boleh memberi pendapat tetapi tidak
boleh komen atau mengkritik idea orang lain;
• Kelemahan Brainstorming adalah orang yang kuat bercakap sahaja
boleh memberi idea dan orang yang pendiam akan
memendamkan ideanya;
• Brainwriting juga boleh digunakan di mana ahli hanya menulis
idea dalam kertas dan mengedarnya kepada ahli lain;
s Ahli lain pula boleh menokok idea ini ataupun memberi idea
baru;
S Selepas ahli yang kedua selesai ia akan diberi kepada ahli yang
berikutnya sehingga ahli yang terakhir.
s Perkara ini dibuat secara berulangan sehingga semua idea
telah dikemukakan.
s Akhir sekali semua idea ini dikumpulkan dan dinilai.
ii. Random Responses
• Random Responses merupakan satu kaedah di mana ahli
menggunakan ciri-ciri dari satu perkataan untuk menjana idea-
idea baru;
• Perkataan ini mesti dipilih secara rawak dan di antara kaedah yang
boleh digunakan adalah menggunakan kamus;
• Ahli diminta membuka kamus dan melihat perkataan yang pertama
dalam muka surat tersebut.
• Kemudian ahli gunakan ciri-ciri pada perkataan tersebut untuk
menyelesaikan masalah atau memperbaiki sesuatu perkhidmatan.
Page 6 of 94
Panduan KIK 2010
• Sebagai contohnya, ahli KIK terpilih jam tangan. Ahli
perlu menggunakan ciri-ciri yang ada pada jam tangan
untuk menyelesaikan masalah lewat untuk mendapatkan
rawatan seperti berikut:
o Cermin boleh diertikan sebagai ketelusan dalam
pengurusan dan pentadbiran jabatan;
o Jarum boleh memberi halatuju;
o Tali jam boleh menggambarkan keeratan bekerja
dalam berpasukan.
iii. Mind Mapping
• Mind Map pula adalah satu kaedah di mana kita dapat
menggambarkan kesemuanya dalam satu ingatan;
• Dilakukan dengan menulis atau melukis kesemuanya dalam satu
kertas.
• Kebaikannya kita boleh melihat secara keseluruhan dalam satu
lukisan.
• Ahli digalakkan menokok tambah sekiranya perlu.
• Langkah-langkah membuatnya seperti berikut:
• Lakarkan di bahagian tengah-tengah kertas masalah/ tajuk
projek yang menjadi isu.
• Cabang-cabang peringkat pertama dilukis/lakar dari sebelah
kanan bagi menjelaskan maklumat berikut;
> kriteria
> punca/sebab
> cadangan penyelesaian.
• Cabang peringkat kedua menjelaskan maklumat yang
menyokong peringkat pertama;
• Cabang peringkat ketiga menjelaskan maksud setiap cabang di
peringkat kedua atau membuat cadangan atau keputusan.
Page 7 of 94
Panduan KIK 2010
• Ahli KIK digalakkan menggunakan gambar dan warna-warna
yang derfamn dagtfafuan memdert gamdaran fedifi (etas.
iv. Think Out of The Box
• Satu kaedah berfikir di luar kebiasaan dan mencabar tradisi dengan
membangkitkan rasa tidak puas hati dan keluar dari zon selesa.
• Menggunakan kaedah kreatif dalam pemikiran dan melihat cara
penyelesaian dari sudut yang berlainan dan berbeza atau status
quo.
• Membolehkan ahli KIK menggunakan kreativiti atau pendekatan
yang unik bagi menyelesaikan sebarang masalah atau isu.
• Ahli digalakkan bertanyakan soalan bermula dengan perkataan
seperti bagaimana, mestikah, bolehkah atau perlukah. Contohnya
seperti berikut:
o Bagaimana kerja ini boleh dilakukan dengan cara lain?
o Mestikah proses kerja bermula dengan aktiviti A bukan B?
o Bolehkah gugurkan aktiviti X dan Y dari proses kerja sedia
ada?
o Perlukah pelanggan mendapat perkhidmatan tanpa hadir ke
pejabat?
o Apa terjadi kalau
• Kaedah untuk berfikir di luar kotak minda:
o Cari pendekatan baru untuk menyelesaikan masalah.
Jangan terikat kepada idea konvensional, sebaliknya cuba
keluar dari kebiasaan dan mencari alternatif baru.
o Kaji semua pilihan, iaitu jangan cepat membuat keputusan,
sebaliknya meneliti dan melihat dari semua aspek atau
sudut.
Page 8 of 94
Panduan KIK 2010
o Jadi pendengar yang baik dengan memberi perhatian
sepenuhnya terhadap pandangan seseorang yang mungkin
boleh membantu menyelesaikan masalah.
o Elak daripada mengekalkan status quo, sebaliknya mencari
cara baru yang unik dan bukan konvensional.
o Amalkan berfikir secara 'laterar dan bertentangan dengan
tradisi atau semula jadi bagi melatih semula minda dan
membentuk pemikiran.
o Baca perkara-perkara lain daripada kebiasaan dan tulis
mengenainya untuk merangsang minda berfikir di luar
kotak.
o Tukar cara minda berfikir supaya lebih kreatif dan berfikir
secara abstrak.
Ciri-ciri Berfikir Di Luar Kotak
Berfikir di luar kotak memerlukan empat (4) ciri atau sikap berikut:
o Mengambil perspektif baru dalam melaksanakan tugas-tugas
harian,
o Mempunyai pemikiran terbuka dan sanggup melaksanakan
sesuatu secara ber lainan,
o Memberi tumpuan kepada mencari idea-idea baru dan bertindak
ke atas idea-idea tersebut,
o Berusaha mencipta nilai melalui kaedah-kaedah baru.
Contoh 1: 1+1 = ?
Jawapan yang biasa didengar sudah tentunya 1+1 = 2 . Tidak
semestinya dua (2), ada kalanya ia menjadi seperti berikut:
1+1 = 1 (Bila satu titik air dititik di atas titik air yang lain.
Kedua-duanya bercantum menjadi satu)
Page 9 of 94
Panduan KIK 2010
> 1 + 1 = 0 (Bila satu titik air dititik di atas air yang lain di
dalam kuali panas, kedua- duanya akan hilang menjadi
wap)
> 1+1 =3 dan ke atas (Bila seorang lelaki mengahwini
seorang perempuan dan dikurniakan anak mungkin
seorang, mungkin dua dan mungkin kembarempat)
Contoh 2:
Bagaimana hendak membuat garisan yang merentasi dan
menyentuh semua titik atau bulatan dalam Rajah 1 secara
berterusan dan tanpa mengulanginya? Agak sukar untuk
membuatnya sekiranya berfikir secara konvensional tetapi
dengan berfikir di luar kotak minda perkara ini dapat
diselesaikan dengan mudah, iaitu membuat garisan dari 1
hingga 4 seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 2 di bawah:
Rajah 1 Rajah 2
Page 10 of 94
Panduan KIK 2010
Ji
3. KAEDAH MENYEDIAKAN PROJEK KIK
3.1 PENGENALAN ORGANISASI
KIK merupakan aktiviti tugas rasmi sesebuah organisasi maka
penyediaan laporan KIK dan persembahan KIK hendaklah
memperkenalkan organisasi terlebih dahulu. Perkara berikut perlu
diperjelaskan :
(i) Carta organisasi Jabatan/Unit
(ii) Bidang tugas Unit
(iii) Piagam Pelanggan Unit
(iv) Visi/Objektif/Matlamat Organisasi
3.2 PENGENALAN KUMPULAN
Kumpulan hendaklah memberitahu nama kumpulan dan sejarah
penubuhan. Berikut adalah maklumat penting yang perlu ada:
Logo Kumpulan
ii. Senarai Ahli Kumpulan
iii. Etika kumpulan
iv. Moto
v. Objektif Kumpulan
Selalunya, kumpulan gemar meletak nama fasilitator di atas nama ketua
kumpulan. Adalah lebih baik jikalau nama fasilitator diletakkan selepas
nama-nama ahli kumpulan kerana fasilitator hanya sebagai pemudahcara
sahaja dan bukan sebaliknya.
Page 11 of 94
Panduan KIK 2010
3.3 PENGENDALIAN KUMPULAN
Kumpulan hendaklah dikendalikan secara sistematik dengan mematuhi
peraturan-peraturan berikut:
(i) Bermesyuarat/berbincang sehingga mengambil tindakan
dengan menggunakan kaedah percambahan fikiran
(brainstorming);
(ii) Menyediakan rekod/catatan setiap kali bermesyuarat/
perbincangan;
(iii) Menyatakan/ membuktikan bilangan mesyuarat/
perbincangan dalam bentuk data dan carta sebagai contoh
peratus kehadiran mesyuarat ahli dalam bentuk carta pai.
(iv) Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli yang tidak hadir
untuk makluman dan tindakan yang telah diputuskan melalui
e-mel dan 'hardcopy'.
i. Sila sediakan jadual kehadiran ahli mesyuarat
ii. Lakarkan carta pai bagi menunjukkan peratus kehadiran
mesyuarat
Page 12 of 94
Panduan KIK 2010
Jumlah Mesyuarat: 24 Kekerapan Mesyuarat:
2 Jam Selepas Waktu Pejabat Sebanyak 2 Kali Sebulan KMK HPM 2007/08 28
Page 13 of 94
Panduan KIK 2010
3.4 PERANCANGAN PROJEK KIK
3.4.1 Kaedah PDCA
Dalam melaksanakan projek KIK, kumpulan hendaklah merancang
dengan menggunakan kaedah PDCA yang juga dikenali sebagai
Kitaran Deming ('Deming's Cycle). Pengasas kaedah ini adalah
Edward Deming, seorang sarjana Amerika yang telah dihantar ke
Jepun untuk membangunkan semula Jepun selepas Perang Dunia
Kedua. Kitaran PDCA ini hendaklah ditunjukkan dalam aktiviti
Jadual Perbatuan. Terdapat 4 peringkat dalam kaedah ini iaitu:-
(i) Perancangan (Plan)
(ii) Pelaksanaan (Do)
(iii) Penyemakan (Check)
(iv) Tindakan (Action)
Rajah 1: Kitaran kaedah PDCA
TINDAKAN (A)
Penyeragaman
PENYEMAKAN (C)
• Penilaian • Pemantauan
px\V r ^ C - H*
PERANCANGAN (P)
• Mengenalpasti masalah
• Pemilihan masalah • Penyediaan jadual
pelaksanaan masalah
• Menganalisa masalah • Cadangan
penyelesaian • Persembahan kepada
pihak pengurusan • Pertimbangan dan
kelulusan oleh pihak pengurusan
PELAKSANAAN (D)
Ujicuba
Page 14 of 94
Panduan KIK 2010
3.4.2 Penyediaan Jadual Aktiviti-aktiviti Projek
Kumpulan hendaklah menyediakah Jadual Perbatuan (Gantt Chart)
(contoh seperti jadual 1) bagi mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang terlibat
dan tempoh pelaksanaan projek KIK seperti berikut:
(a) Mengenalpasti aktiviti-aktiviti yang perlu dilaksanakan.
(b) Menganggarkan tempoh masa bagi setiap aktiviti iaitu tarikh
permulaan dan selesai.
(c) Mengenalpasti peringkat-peringkat penting bagi pencapaian
aktiviti dengan menentukan tarikh aktiviti itu perlu disemak
dan diawasi.
(d) Mencatatkan pencapaian sebenar berbanding dengan apa
yang dirancang bagi setiap aktiviti.
Page 15 of 94
Panduan KIK 2010
rawatan kepada sakit perut tetapi perlu merawat penyakit taun
tersebut.
> Contoh lain, semasa mesyuarat terdapat pertelingkahan
sesama ahli mesyuarat. Keadaan ini sebenarnya adalah gejala
menandakan mesyuarat yang dijalankan tidak mengikut
peraturan.
Berikut adalah antara soalan-soalan yang boleh dikemukakan untuk
mengetahui sama ada sesuatu perkara itu merupakan masalah ataupun
tidak:
(i) Adakah terdapat perkara yang sukar dikawal?
(ii) Adakah kerja tersebut sukar dilaksanakan?
(iii) Adakah terdapat pembaziran?
(iv) Adakah terdapat kerja yang terpaksa diulang?
(v) Adakah terdapat perkara yang menyusahkan pelanggan
kita?
(vi) Adakah terdapat aduan pelanggan?
(vii) Adakah terdapat perkara yang tidak mencapai sasaran?
3.5.1 Membina Pernyataan Masalah/Projek
Bagi projek penyelesaian masalah, selalunya kumpulan memberi tajuk
masalah yang tidak jelas. Umpamanya 'kerap kehilangan baranq CCSD'.
Sepatutnya, tajuk ini ditukar kepada 'Kehilangan barang CCSD
meninqkat'.
Pernyataan masalah disarankan agar mempunyai elemen kesan sesuatu
masalah terhadap pelanggan dan menjurus kepada apa yang
sebenarnya menyebabkan ia menjadi suatu masalah.
> Contohnya, pernyataan 'penggunaan dewan kuliah yang tidak
optimum' adalah kurang tepat. la lebih sesuai dinyatakan
Page 18 of 94
Panduan KIK 2010
TAHUN AKTIVITI PASUKAN
KFR IA JAN FEB MAC APRIL MEI JUN 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Penubuhan Kumpulan
Mengenalpasti Masalah
Pemilihan Masalah
Penjadualan Penjadualan
Analisa Masalah
Mengenalpasti sebab-sebab
Pengumpulan Data dan ujicuba 1
Merangka Cadangan Penyelesaian
Merangka Cadangan Penyelesaian
D Pelaksanaan Ujicuba & Pengumpulan Data 2
D Pelaksanaan Ujicuba & Pengumpulan Data 2
r Penilaian dan Membaiki Strategi
Penilaian dan Membaiki Strategi
A Tindakan Penyeragaman
Jadual 1: Carta Perbatuan (Gantt Chart)
Page 18 of 94
Panduan KIK 2010
3.5 MENGENALPASTI MASALAH/PROJEK
Di peringkat ini, kumpulan perlu mengenalpasti beberapa masalah
berkaitan dengan kerja. Pelbagai cara/info/symptoms boleh digunakan
oleh kumpulan bagi mengenalpasti masalah-masalah yang berlaku dalam
sesebuah organisasi.
Ahli kumpulan perlu memahami konsep masalah secara saintifik dan
logik. Di antara kaedah yang boleh ditakrifkan adalah seperti:
(i) Tidak mencapai apa yang dikehendaki. Umpamanya tidak
mencapai target tahunan.
(ii) Terdapat halangan. Sebagai contohnya terdapat rintangan bagi
sesuatu proses kerja sehinggakan kerja lambat siap.
(iii) Terdapat 'gap' atau jurang. Masalah dalam sesuatu situasi boleh
dikatakan berlaku bila terjadinya lencongan (deviation) daripada
apa yang sepatutnya berlaku.
> Contohnya, sesebuah daerah yang tidak langsung mempunyai
kes kematian ibu, tiba-tiba pada tahun ini terdapat lima
kematian ibu.
> Contoh lain, liputan pemberian imunisasi ATT dos pertama di
kalangan ibu hamil melebihi 90%. Tetapi semenjak lima tahun
kebelakangan ini, pencapaian liputan imunisasi tersebut hanya
80%. Justeru, terdapat jurang yang ketara dalam pencapaian
liputan imunisasi tersebut dan ini dianggap sebagai 'gap'.
Sebelum kita menganalisis masalah, kita perlu memahami pengertian
masalah. Masalah mestilah dibezakan daripada gejala (symptom).
Gejala adalah akibat daripada masalah.
> Contohnya sakit peru hanyalah gejala tetapi penyakit taun merupakan punca masalahnya. Oleh itu, jangan hanya memberi
Page 19 of 94
Panduan KIK 2010
sebagai: 'peserta yang menghadiri kursus MS ISO 9000
semakin berkurangan'.
> Contoh lain, 'kesukaran membawa pesakit dan barangan
semasa mendapatkan rawatan di hospital'. Apa yang patut
dinyatakan adalah 'kerusi roda tidak selamat untuk membawa
pesakit dan barangan'.
Berikut adalah beberapa contoh pernyataan masalah /projek berasaskan
kepada:
i. punca masalah
ii. menunjukkan matlamat projek
iii. penambahbaikan (task achieving)
iv. tuduhan, celaan atau menyalahkan pihak lain
(i) Contoh bagi Pernyataan berasaskan punca masalah
Pernyataan Masalah Kurang
Tepat
Pernyataan Masalah Yang Lebih
Tepat
Kesilapan pembungkusan
barang-barangan di seksyen
pembungkusan
Peningkatan kesilapan dalam proses
pembungkusan barang-barangan di
seksyen pembungkusan
Kesukaran memasang flow
meter oksigen di dalam
ambulan semasa mengiringi
pesakit
Kelewatan memasang flow meter
oksigen di dalam ambulan semasa
mengiringi pesakit
Kedatangan ibu hamil ke Klinik
Kesihatan Klang tidak mengikut
tarikh temujanji
Peningkatan kes ibu hamil yang datang
tidak mengikut tarikh temujanji di Klinik
Kesihatan Klang
Penghiduan bahan akrilik
semasa pembuatan bahan
Anggota terdedah kepada penghiduan
bahan akrilik setiap kali semasa
Page 19 of 94
Panduan KIK 2010
Pernyataan Masalah Kurang
Tepat
Pernyataan Masalah Yang Lebih
Tepat
prostesis pergigian membuat bahan prostesis pergigian
Perkhidmatan rawatan
pengskaleran bergerak yang
tidak lancar
Kelewatan memberi khidmat rawatan
pengskaleran semasa perkhidmatan
rawatan pergigian bergerak
(ii) Contoh bagi Pernyataan masalah yang menunjukkan matlamat
projek
Pernyataan Masalah Kurang
Tepat
Pernyataan Masalah Yang
Menunjukkan Matlamat Projek
Pesakit menunggu lama untuk
mendapat rawatan.
Pesakit menunggu lebih daripada 30
minit untuk mendapat rawatan
Laporan perubatan mengambil
masa lama untuk dikeluarkan
Laporan perubatan dikeluarkan
melebihi 45 hari untuk kegunaan
pelanggan
Liputan imunisasi bagi kanak-
kanak di bawah umur satu
tahun tidak mencapai sasaran
Liputan imunisasi bagi kanak-kanak di
bawah umur satu tahun kurang
daripada 95%.
Campuran bahan akrilik tidak
sesuai semasa pembuatan
bahan prostesis pergigian
Campuran bahan akrilik dengan cecair
semasa pembuatan bahan prostesis
pergigian tidak mengikut spesifikasi
(iii) Contoh bagi Pernyataan Projek Penambahbaikan (Task
Achieving)
Page 20 of 94
Panduan KIK 2010
Pernyataan Projek Kurang Tepat Pernyataan Projek
Penambahbaikan
Mengurangkan kadar kejadian
neonatal jaundis teruk (severe NNJ)
mengikut sasaran NIA
Mengurangkan kadar kejadian
neonatal jaundis teruk (severe NNJ)
di bawah piawaian kebangsaan
Bekalan ubat di kaunter farmasi
dalam tempoh 15 minit yang telah
ditetapkan oleh piagam pelanggan
Bekalan ubat di kaunter farmasi
kurang daripada 15 minit yang telah
ditetapkan oleh piagam pelanggan
Meningkatkan kadar kepuasan
pelanggan sekurang-kurangnya 90%
yang telah ditetapkan oleh
Kementerian Kesihatan
Meningkatkan kadar kepuasan
pelanggan melebihi 90% yang telah
ditetapkan oleh Kementerian
Kesihatan
Bagi projek penambahbaikan, sebaik-baiknya rujuk piagam pelanggan. •
Pastikan perkara yang dicatatkan di dalam piagam pelanggan telah
dTcapai tetapi ingin mempertingkatkan lagi. Jika apa yang tercatat di
piagam masih tidak tercapai, ini bermakna projek tersebut masih tergolong dalam projek penyelesaian masalah.
f •
Tajuk projek penambahbaikan selalunya bermula dengan perkataan
seperti 'Meningkatkan ' atau 'Mempercepatkan..., '
V .
(iv) Contoh bagi Pernyataan yang berasaskan kepada tuduhan,
celaan dan menyalahkan pihak lain
Pernyataan Projek Kurang Tepat Pernyataan Projek berasaskan
tuduhan
Page 21 of 94
Panduan KIK 2010
Pernyataan Projek Kurang Tepat Pernyataan Projek berasaskan
tuduhan
Waktu menunggu yang lama di
jabatan pesakit luar kerana doktor
sibuk menguruskan kes kecemasan di
wad
Kelewatan merawat pesakit di
jabatan pesakit luar
Peralatan tidak dapat digunakan
kerana tidak diselenggara oleh
syarikat konsesi mengikut jadual
Kekerapan kerosakan peralatan
meningkat
Pelawat tidak mematuhi waktu
melawat mengikut peraturan yang
telah ditetapkan
Kesukaran mengawal pelawat
semasa bukan waktu melawat
Pesakit tidak mematuhi arahan
pengambilan ubat
Prosedur pemberian ubat oleh
petugas tidak mengikut garis
panduan
3.6 PEMILIHAN MASALAH/PROJEK PENAMBAHBAIKAN
3.6.1 Kaedah pemilihan masalah
Kumpulan adalah disarankan untuk menggunakan salah satu atau
lebih kaedah pemilihan masalah secara saintifik dan sistematik yang
berikut:
i. Soal selidik di kalangan pekerja atau pelanggan
ii. Analisis SMART
iii. Kaedah 'Force Ranking'
iv. Analisis Matriks/Faedah
i. Soal selidik di kalangan pekerja atau pelanggan
Page 22 of 94
Panduan KIK 2010
Soal selidik yang digunakan di sini bertujuan untuk mengenalpasti
masalah yang paling kritikal yang dihadapi oleh petugas atau
pelanggan dan kesan terhadap organisasi
Contoh format soal selidik
Jawatan
Unit bertugas :
1. Masalah yang dihadapi di tempat kerja
2. Kekerapan masalah tersebut berlaku
3. Kesan sekiranya masalah tidak diatasi
Kumpulan Sasar yang diperlukan mestilah sekurang-kurangnya
10% daripada jumlah anggota yang bertugas di mana projek
KIK akan dijalankan. Pemilihan responden mestilah secara
rawak.
Page 23 of 94
Panduan KIK 2010
ii. Analisis SMART
Analisis SMART adalah singkatan bagi:
s Specific Projek yang dipilih adalah berkaitan
dengan tugas atau fungsi organisasi
M Measurable Data mudah diperolehi dan dapat
diukur
A Achievable Hasil projek boleh dicapai
R Realistic Proses dan kaedah semasa
menjalankan projek adalah dalam
kawalan kumpulan
T Time bound Projek dapat dilaksanakan dalam
tempoh yang dirancang
iii. Kaedah 'Force Ranking'
Pemilihan masalah menggunakan kaedah 'force ranking' (Jadual
2) adalah dengan menyenaraikan masalah-masalah tersebut
mengikut 'ranking'. Beberapa kriteria boleh diwujudkan.
Penentuan 'ranking' masalah boleh dilakukan dengan cara setiap
ahli kumpulan memilih masalah mengikut kepentingan sesuatu
masalah tersebut berdasarkan pengalaman atau pengetahuan
masing-masing.
Jadual 2: Kaedah 'Force Ranking'
Langkah 1 Senaraikan masalah mengikut susunan
(contoh; 1,2,3,4,5 )
Page 24 of 94
Panduan KIK 2010
Langkah 2 Kategorikan masalah mengikut:
• Sangat penting
• Penting
• Kurang penting
Langkah 3 Senaraikan nombor-nombor masalah dalam
kategori yang ditentukan.
Langkah 4 Susun nombor masalah sehingga mendapat
suatu ranking yang tersusun mengikut
keutamaan (priority)
Langkah 2
Sangat penting Penting
Masalah No. 2
No. 4
No. 5
Masalah No. 1
No. 3
Langkah 3
Masalah No. 2
No. 5
No. 4
Masalah No. 3
No. 1
Langkah 4
Susunan akhir mengikut prioriti
masalah:
Masalah No. 2, 5,4,3,1
Page 25 of 94
Panduan KIK 2010
iv. Analisis Matriks/Faedah
Pemilihan masalah menggunakan kaedah analisis faedah adalah
dengan menganalisa setiap masalah terhadap faedah yang akan
diperolehi melalui menyelesaikan masalah tersebut. Sekiranya
menyelesaikan masalah tersebut membawa faedah yang
terbanyak, maka masalah tersebut akan dipilih.
Kriteria yang perlu diambil kira untuk menentukan faedah
menyelesai sesuatu masalah adalah dari segi:
(i) serius/kemudaratan
(ii) kepentingan
(iii) trend pertumbuhan
(iv) kos dan sebagainya.
Bagi setiap kriteria, kumpulan perlu menentukan 'weightage'
bergantung kepada apa yang mustahak bagi kumpulan dalam
menentukan mengapa masalah tersebut dipilih. Sebagai contoh,
'weightage' bagi kemudaratan adalah 3, penting adalah 2, trend
pertumbuhan sebanyak 1.
Bagi setiap masalah, kumpulan akan menentukan markah yang
perlu diberikan kepada setiap kriteria yang telah ditetapkan.
> Contohnya, bagi masalah no. 1, skala penentuan markah
bagi setiap kriteria adalah 1 hingga 10. Oleh itu, bagi
kriteria kemudaratan, kumpulan meletakkan markah 9.
Maka jumlah tersebut adalah 27 (9x3). Proses ini perlu
diulang bagi kesemua masalah.
Page 26 of 94
Panduan KIK 2010
Contoh 1:
Kriteria 1- 2 3 - 4 5 - 6 7 - 8 9 - 1 0
Kemudaratan Sangat
rendah
Rendah Sederhana Kecacatan Kematian
Kepentingan Tidak
penting
Kurang
penting
Penting Sederhana
penting
Sangat
penting
Tren
pertumbuhan
Jarang Sedikit Sederhana Kerap kali Terlalu
kerap
Penjelasan kriteria:
• Kemudaratan
Kepentingan
• Tren
pertumbuhan
Bermaksud masalah/projek memberi kesan
secara langsung kepada pelanggan dan
stakeholder dari segi output dan outcome.
Bermaksud masalah/projek memberi kesan
kepada imej, dasar dan KPI organisasi/
jabatan.
Bermaksud masalah/projek berlaku tidak
memberi kesan secara langsung kepada
pelanggan/ organisasi tetapi akan memberi
kesan dalam jangkamasa panjang.
Contoh 2: skala 1 hinqqa 10
1
Tidak
penting
Petunjuk:
1 = tidak penting
8 10
Sangat
penting
10 = sangat penting
Page 27 of 94
Panduan KIK 2010
Contoh 3:
Kriteria Skala
1. penting 1 - 2
2. mudarat • 3 - 4
3. imej 5 - 6
4. kos 7 - 8
5. mortaliti 9 - 1 0
Setelah semua masalah telah diberi markah, maka kumpulan
memilih masalah 1 kerana ia mempunyai markah yang tertinggi
sebagai masalah yang akan dikaji seterusnya.
Jadual 3: Kaedah Faedah Analisis Faedah
Senarai masalah Kemudaratan
(x3)
Penting
(x 2)
Tren
Pertumbuhan
(x1)
Jumlah
1 Kehilangan peralatan
CSSD meningkat
9 x 3 = 27 7 x 2 =
14
8 x 1 = 8 49
2 Kehilangan barangan
pesakit dalam wad
meningkat
45
3 Waktu menunggu
untuk mendapatkan
rawatan yang lama
39
4 Kerusi roda tidak
selamat untuk
membawa pesakit
dan barangannya
44
Page 28 of 94
Panduan KIK 2010
3.6.2 Tajuk Projek
Tajuk projek mestilah berpandukan kepada masalah atau projek
penambahbaikan yang telah dipilih. Tajuk KIK ini tidak boleh
dipinda atau diubah struktur ayat.
Sebagai contoh, pernyataan masalah dalam bentuk kelewatan, tidak
boleh diubah kepada meningkatkan. Dalam erti kata lain,
pernyataan masalah yang telah dipilih dengan tajuk projek perlu
sama.
3.7 PENJELASAN MASALAH/PROJEK PENAMBAHBAIKAN
3.7.1 Latarbelakang Projek
Kumpulan hendaklah memberi penjelasan kepada masalah yang
telah dipilih dan dijadikan projek berdasarkan kriteria-kriteria berikut:
(a) Masalah yang telah dipilih berdasarkan ranking yang
tertinggi dalam kaedah pemilihan yang telah dibuat seperti di
para 3.6.1;
(b) Menjelaskan masalah secara terperinci dari aspek
bagaimana masalah tersebut boleh berlaku dan seboleh-
boleh fokus kepada proses/ sistem /prosedur tidak kepada
manusia;
(c) Nyatakan bilangan kekerapan berlakunya masalah tersebut.
Contohnya, bilangan kelewatan dan masa yang diambil;
(d) Nyatakan akibat atau kesan kepada organisasi sekiranya
masalah (projek) ini tidak diatasi.
> Contohnya, boleh menyebabkan kecacatan
sekiranya masalah tidak diatasi.
(d) Kesemua penjelasan di atas (a - d) hendaklah disokong
atau dibuktikan dengan data-data bagi tempoh 3 tahun/ 3
bulan yang lalu.
Page 29 of 94
Panduan KIK 2010
Kumpulan juga digalakkan menunjukkan dalam bentuk foto sebenar.
3.7.2 Definisi Masalah
Kaedah '5W1H' boleh digunakan untuk mendefinisikan masalah.
WHAT (Subjek)
\ \
Menjelaskan tajuk projek secara saintifik dan
terperinci. Contohnya, 'Kelewatan memproses ...
bermaksud apabila permohonan tidak dapat
diproses dalam tempoh (3) hari sebagaimana yang
d i te tapkan d a l a m p i a g a m p e l a n g g a n . \
WHY (Objektif) Sebab-sebab berlakunya masalah
WHERE (Tempat) | Lokasi berlakunya masalah
WHEN (Masa) Bila berlakunya masalah
WHO (Anggota) Fokus kepada personel yang menjalankan tugasan
tersebut
HOW (Kaedah) Merujuk kepada Kaedah/ Sistem/ prosedur yang
sedia ada (bukan cadangan penyelesaian)
Kumpulan dinasihatkan meneliti dan menyatakan dengan jelas akibat
daripada masalah tersebut berdasarkan kepada data/fakta yang
telah berlaku. Penjelasan ini perlu menjurus kepada masalah/projek
kumpulan.
3.8 SASARAN PROJEK
Kumpulan boleh menetapkan sasaran projek dengan menggunakan
kaedah berikut:
(i) Kajiselidik yang dijalankan oleh kumpulan sebelum cadangan
penyelesaian dikenalpasti;
Page 30 of 94
Panduan KIK 2010
(ii) Data-data/pemerhatian yang dibuat oleh ahli kumpulan sebelum
cadangan penyelesaian dirangka dan menggunakan konsep
Pareto 80:20 (trivial many). Rujuk penerangan di 3.10.1. (Ill)
Carta/ Rajah (i) Rajah Pareto.
(iii) Asas penetapan sasaran yang lain:
• Objektif organisasi
• Piagam Pelanggan
• KPI/ Indikator Kebangsaan
• Arahan pihak pengurusan
• Amalan terbaik (best practices)
• Sasaran yang ditetapkan berasaskan laporan yang
dikeluarkan oleh jabatan.
Sasaran hendaklah dibuat berdasarkan kepada fakta/data dan bukan
andaian.
Contoh pernyataan sasaran projek:
> untuk menurunkan masa menunggu dari 120 minit kepada 90
minit sebagaimana yang tercatat dalam piagam pelanggan.
> Untuk meningkat kadar liputan imunisasi bagi (rujuk NIA)
sepertimana yang disasarkan oleh NIA
3.9 ANALISIS MASALAH
Di peringkat ini kumpulan hendaklah menjalankan aktiviti-aktiviti analisis
masalah secara sistematik seperti berikut:
Page 31 of 94
Panduan KIK 2010
(i) Kaji proses sedia ada berdasarkan carta aliran kerja dan
kenalpasti di mana berlaku "bottle neck" dan tandakan dengan
warna terang;
(ii) Kenalpasti sebab-sebab yang menjadi punca kepada masalah
dengan menggunakan Rajah Sebab dan Akibat (Rajah Tulang
Ikan/Rajah Ishikawa) seperti berikut:
(a) Rajah Sebab dan Akibat 1:
> mengenalpasti sebab-sebab utama dan sebab-sebab
(b) Rajah Sebab dan Akibat 2:
> menganalisis sebab-sebab secara terperinci.
(c) Rajah Sebab dan Akibat 3:
> memfokuskan sekurang-kurangnya 4 sebab-sebab
Terdapat lima langkah dalam membina Rajah Sebab dan Akibat.
Langkah pertama
Rangka satu garisan anak panah dari kiri ke kanan dan dihujungnya
adalah tajuk projek KiK yang telah dipilih (rajah 2).
Rajah 2: Langkah Pertama Rajah Sebab dan Akibat
kecil.
yang paling kritikal.
Akibat
Sebab
Tajuk Projek
Page 32 of 94
Panduan KIK 2010
Langkah Kedua
Bahagikan sebab-sebab ini kepada faktor-faktor berikut (Rajah 3):
• kaedah (method),
• manusia (man),
• bahan (material),
• mesin (machine) dan
• persekitaran (enviroment).
M < 1
Rajah 3: Langkah Kedua Rajah Sebab dan Akibat
Sebab
Bahan Manusia Akibat
Persekitaran Mesin/ Peralatan
Kaedah
Tajuk Projek
Langkah Ketiga
Bagi setiap faktor, kenalpasti sebab-sebab utama dan sebab kecil seperti
di Rajah 4.
Rajah 4: Langkah Ketiga Rajah Sebab dan Akibat
Sebab
Bahan Manusia
Sebab utama
Akibat
Persekitaran Mesin/ Peralatan /
Tajuk Projek
Kaedah Sebab kecil
Page 33 of 94
Panduan KIK 2010
Langkah Keempat
Lakukan sesi percambahan fikiran untuk mengenalpasti sebab-sebab
utama dan kecil dengan menggunakan konsep "WHY" berkali-kali.
Contohnya, waktu menunggu lama untuk mendapat rawatan seperti di
jadual 4:
Faktor Sebab Utama Sebab Kecil
Manusia
• pesakit ramai • pertambahan penduduk
• tidak mengamalkan cara hidup sihat
• rawatan percuma
Manusia
• kurang staf • ramai doktor berhenti
• ramai jururawat berhijrah keluar Negara
• pengeluaran anggota daripada pusat
pengajian/ latihan terhad Manusia
• staf kurang
mahir
• Tidak ikuti latihan dalam perkhidmatan
• Latihan susulan tiada
Manusia
• sikap staf yang
tidak komited
• tiada insentif
• corak kepimpinan yang tidak adil
• masalah peribadi
Jadual 4: W faktu Menunggu Lama Hasil Percambahan Fikiran Untuk Dicatatkan Pada Rajah Sebab Dan Akibat
Langkah Kelima
Mengenalpasti dan memilih sekurang-kurangnya 4 sebab-sebab paling
mungkin dan paling kritikal. Ini boleh dilakukan dengan langkah berikut:
(i) Verifikasi sebab-sebab. Hendaklah menjurus kepada fakta
dan data.
(ii) Pemilihan sebab-sebab paling kritikal dan memberi impak
kepada projek yang dipilih.
Page 34 of 94
Panduan KIK 2010
3.10 PENGUMPULAN DATA
Data-data yang akan dikumpul, hendaklah berdasarkan sebab-sebab
yang telah dikenalpasti dan dipilih seperti di para 3.9 (langkah 4) melalui
cara berikut:
> Soal selidik adalah soalan bertulis yang diberikan kepada
pelanggan.
(ii) Temubual
> Temubual pula digunakan untuk mendapat penjelasan
dengan lebih lanjut secara lisan.
(iii) Laporan/Aduan
> Sekiranya sesuatu perkara itu direkod, maka anda boleh
menggunakan laporan untuk melihat kekerapan ianya
' berlaku~Begitu juga dengan aduan jika ia direkodkan.
(iv) Pemerhatian
> Pemerhatian sesuai digunakan bagi proses kerja yang
berulang-ulang. Dengan cara pemerhatian, kita boleh
mengira kekerapannya berlaku.
Kumpulan boleh menggunakan salah satu atau lebih kaedah di atas.
Ianya bergantung kepada kesesuaian projek.
3.10.1 Kaedah Pengumpulan Data
Setelah data-data diperoleh melalui cara di atas, kumpulan perlu
mempamerkan data-data mengikut urutan berikut:
I. Lembaran semakan
II. Jadual Taburan Kekerapan
III. Rajah atau carta
o Rajah Pareto
o Carta Pie
Page 35 of 94
Panduan KIK 2010
o Carta Turus
o Histogram
o Carta Aliran
I. Lembaran Semakan
Lembaran Semakan boleh digunakan untuk merekod data
supaya lebih tersusun dan sistematik mengikut kekerapan
berlakunya masalah atau sebab-sebab. Data-data yang
dikumpul ini akan dikira dalam bentuk kekerapan seperti di
jadual 5.
Jadual 5: Lembaran Semakan
Sebab-sebab
Bulan
Jumlah Tanggungjawab Sebab-sebab Minggu Jumlah Tanggungjawab Sebab-sebab
1 2 3 4
Jumlah Tanggungjawab
1. - - llll - 4
2. - II - - 2
3. m m m UU uu till llll 43 m m m
m
4. III - - - 3 Tarikh pengumpulan data : Januari
Teknik pengumpulan data : pemerhatian
II. Jadual Taburan Kekerapan
Data-data yang telah dikumpul dalam bentuk kekerapan seperti di
dalam Lembaran Semakan hendaklah disusun semula mengikut
turutan. Jadual ini akan menunjukkan kekerapan dan kekerapan
terkumpul serta peratus dan peratus terkumpul seperti jadual 6 di
bawah:
Page 36 of 94
Panduan KIK 2010
Jadual 6: Jadual Taburan Kekerapan
Sebab-sebab Kekerapan % Kekerapan
terkumpul
% kekerapan
terkumpul
1. 43 82.69 43 82.69
2. 4 7.69 47 90.38
3. 3 5.77 50 96.15
4. 2 3.85 52 100
Jumlah 52 100
Tarikh pengumpulan data : Januari
Teknik pengumpulan data : pemerhatian
III. Carta I Rajah
i. Rajah Pareto
Rajah Pareto (Rajah 4) hendaklah dibina berdasarkan
kepada data-data yang dianalisis seperti di Jadual Taburan
Kekerapan. la hendaklah disusun semula mengikut turutan.
Ini bermakna kekerapan tertinggi bermula dari sebelah kiri
ke kanan.
Rajah 4: Rajah Pareto
Kaedah membina Rajah Pareto adalah seperti berikut:
• Paksi Y adalah skala berdasarkan jumlah kekerapan
terkumpul.
• Paksi X adalah sebab-sebab yang telah dipilih seperti
di Rajah Sebab dan Akibat.
Kelok kekerapan (cumulative curve) terkumpul dibina
mengikut jumlah kekerapan yang dicampur pada "bar" yang
dibina dalam Rajah Pareto. Di dalam rajah pareto (rajah 4),
82.69% adalah bersamaan pada kelok untuk sebab yang
pertama. Maka memadai menyelesai sebab pertama ini saja
berpandukan prinsip 80 : 20.
Terdapat empat jenis carta yang boleh digunakan iaitu:
a. Carta Turus
Carta ivws bo)eh dipunskan untuk menpetahu't
kepentingan yang ditunjukkan melalui kekerapan sesuatu
sebab masalah.
Rajah 5: Carta Turus
ii. Carta
Bar tertinggi bagi sebab utama
Page 38 of 94
Panduan KIK 2010
b. Carta Pai «
Carta Pai atau 'Pie Chart' digunakan untuk
membandingkan sesuatu kuantiti dengan kuantiti yang
lain.
Rajah 6: Carta Pai
c. Histogram
Histogram digunakan untuk menunjukkan kekerapan
berlaku sebab-sebab yang telah dikenalpasti. Kekerapan
ini digambarkan melalui ketinggian turns tersebut.
Rajah 7: Histogram
d. Carta Aliran (Analisis Proses)
Analisis proses boleh digunakan sekiranya masalah tersebut melibatkan proses kerja. Proses kerja adalah
Page 39 of 94
-im
Panduan KIK 2010
rangkaian tindakan yang perlu dibuat secara berturutan
mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan
sesuatu aktiviti. Aliran kerja ini perlu disenaraikan kerana
pekerja akan memahami dengan jelas langkah-langkah
dan tindakan-tindakan yang perlu diambil bagi
melaksanakan sesuatu tugas. Sekiranya masalah
tersebut berkaitan dengan kelewatan, maka di setiap
aliran, masa perlu diukur untuk mengetahui di mana
'bottle-neck'.
Rajah 8: Carta Aliran Proses Kerja
Page 40 of 94
Panduan KIK 2010
4. CADANGAN PENYELESAIAN
Kumpulan adalah dinasihatkan untuk menjadi lebih kreatif dalam projek
KIK khususnya dalam penyelesaian masalah. Terdapat empat cara yang
boleh menjana idea-idea kreatif dan inovatif:
(v) Brainstorming / Brainwriting
(vi) Random responses
(vii) Mind Mapping
(viii) Think Out of The Box
Kumpulan hendaklah mengenalpasti/mencipta cadangan penyelesaian
berdasarkan sebab-sebab yang paling kritikal seperti yang telah
dibuktikan dalam data dan rajah/carta yang dikemukakan.
Mengikut Prinsip Cadangan Penyelesaian, bagi setiap sebab kritikal
yang telah dikenalpasti, kumpulan dikehendaki mengenalpasti/mencipta
tidak kurang dua (2) cadangan penyelesaian untuk dipilih secara
sistematik sebelum melaksanakan ujicuba.
Di antara teknik-teknik pemilihan cadangan penyelesaian yang boleh
digunakan oleh Kumpulan adalah seperti:
(0 Analisis Pro dan Kontra
(ii) Analisis SWOT
(iii) Analisis Force Field
(iv) Analisis Rajah Pokok
(v) Analisis SMART
(vi) Analisis Markah Berkriteria
(vii) Business Process Reengineering (BPR)
(viii) Business Process Improvement (BPI)
(ix) Lain-lain teknik yang sesuai
Page 41 of 94
Panduan KIK 2010
4.1 Analisis SWOT
S W O T bermaksud seperti berikut:
Strength (kekuatan)
Weakness (kelemahan)
Opportunity (peluang)
Threat (ancaman)
Analisis SWOT adalah bertujuan untuk mencari alternatif yang
terbaik setelah menganalisis setiap alternatif daripada aspek
kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Analisis kekuatan
dan kelemahan adalah daripada perspektif organisasi. Manakala
analisis peluang dan kelemahan adalah daripada perspektif
persekitaran (environment).
Jadual 5: Penjelasan maksud SWOT secara terperinci:
STRENGTH WEAKNESS OPPORTUNITY THREAT
SEBAB ALTERNATIF (Kekuatan) (kelemahan) (peluang) (ancaman)
Dalaman Dalaman Luaran Luaran Dalaman Dalaman Luaran Luaran
Rujuk Cadangan • Kemampuan • Tiada • Mengwujud- • Perubahan <epada penyelesaian dan kemahiran kerjasama di kan peluang dasar sebab yang telah
masalah/ projek
ahli KIK
• Kemudahan
peringkat pengurusan
dan cara kerja baru • Tiada
pemantauan
: <aji oleh I ahli KIK
• Mengguna- infrastruktur • Teknologi IT • Mengwujud- berterusan : <aji oleh I ahli KIK kan idea
kreatif dan inovtif
yang mencukupi
tidak terkini
• Sikap negatif
kan tenaga kerja yang kreatif &
• Pekerja baru yang
kan idea kreatif dan inovtif
• Mendapat ahli/ inovatif tidak sokongan/ organisasi
inovatif memahami
kelulusan pihak pengurusan • Tidak
memberi kerjasama
• Mengukuhka n budaya kerja cemerlang
konsep KIK
semasa uji
• Mengukuhka n budaya kerja cemerlang
cuba • Mengwujud-
Page 42 of 94
Panduan KIK 2010
SEBAB ALTERNATIF
STRENGTH
(Kekuatan)
Dalaman
WEAKNESS
(kelemahan)
Dalaman
OPPORTUNfTY (peluang)
Luaran
THREAT (ancaman)
Luaran
kan pekerja yang berpengetah uan (K worker) & berkemahiran
Berikut adalah contoh dari KMK MEDIC 123, Hospital Segamat.
STRENGTH WEAKNESS PELUANG ANCAMAN
SEBAB ALTERNATIF (Kekuatan ) (kelemahan) (OPPORTUNITY) (THREAT)
Dalaman Dalaman Luaran Luaran
Pembalutan Ubahsuai kain Mudah dan tiada. Kerajaan Plaster/pembalut
lambat pembalut cepat masa mengalakkan luka yang dibuat
dalam kes supaya pembalutan inovasi (PKPA oleh syarikat
kepatahan mudah di walaupun 1/2006) swasta dan
dan luka buka dan di sibuk. dijual di
pasang balik. Staff ada pasaran.
kemahiran
Peringatan:
Adalah menjadi kesalahan menggunakan SWOT untuk
menganalisa kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman
daripada perspektif organisasi semata-mata.
Alternatif yang terbaik adalah yang mempunyai banyak kekuatan dan peluang. Walau bagaimanapun, kurang kelemahan dan kurang ancaman boleh juga memudahkan pelaksanaan alternatif tersebut. Penggunaan
Page 43 of 94
Panduan KIK 2010
kaedah ini adalah disarankan kerana kekuatan SWOT dalam
menganalisis alternatif-alternatif sedia ada.
4.2 Analisis Pro-Kontra
Analisis Pro-Kontra digunakan untuk menganalisis setiap alternatif
terhadap kebaikan dan keburukan pelaksanaannya. Alternatif yang
mempunyai banyak kebaikan dan kurang keburukan akan dipilih.
Jadual 6: Analisis Pro-kontra
SEBAB-
SEBAB
CADANGAN PRO KONTRA KEPUTUSAN
Bermasalah
dengan
pembedahan
a) Pakar Bedah
lewat atau
sibuk di Bilik
Bedah lain
b) Pembedahan
yang rumit I
komplikasi
selepas
pembedahan
atau
perbezaan
pendapat
Memastikan
Pakar Bedah
dihubungi dan
bersedia
melakukan
pembedahan
sebelum
memanggil kes
Menghubungi
Pakar Bedah
yang senior
lebih awal
Kes-kes
dapat
dimulakan
pada waktu
yang
ditetapkan
Komplikasi
dapat
dikurangkan
Masalah
komunikasi
Pakar
Bedah
I am bat
diberitahu
Melibatkan
organisasi
unit lain
Diterima
Ditolak kerana luar
bidang
Aneasthesia
Page 44 of 94
Panduan KIK 2010
5. PERSEMBAHAN PENGURUSAN KIK «
5.1 Persembahan Kepada Pihak Pengurusan Orgnisasi
Kumpulan KIK perlu membuat persembahan mengenai projek
mereka kepada pihak pengurusan. Ini adalah untuk mendapat
persetujuan dan sokongan mereka dalam melaksanakan projek KIK.
Kumpulan perlu menulis surat kepada pihak pengurusan dalam
menetapkan tarikh persembahan.
Perkara yang perlu dipersembahkan adalah:
• Cadangan-cadangan penyelesaian bagi masalah/projek yang
telah dikenalpasti dan dipilih olek kumpulan KIK;
• Menjelaskan kaedah pelaksanaan projek yang dicadangkan
(modus operandi);
• Tenaga kerja dan lokasi yang terlibat dalam pelaksanaan
tersebut.
5.2 Persembahan Pengurusan Di Konvensyen KIK
• Mengenalpasti dan memilih ahli-ahli KIK yang sesuai untuk
membuat pembentangan.
• Ahli-ahli KIK memerlukan kemahiran-kemahiran seperti berikut:
o Persembahan secara lisan/ pengucapan awam yang
berkesan,
o Penyediaan laporan projek,
o Penggunaan alat-alat multimedia yang berkesan.
• Ahli-ahli Jawatankuasa Pemandu dan kumpulan-kumpulan lain
yang berkaitan akan dijemput perlu dimaklumkan sekurang-
kurangnya seminggu sebelum persembahan.
Page 45 of 94
•tar:-an KIK 2010
• Panduan Persembahan
o Persembahan hendaklah dilakukan dalam masa tidak
lebih daripada 20 minit termasuk ucapan pembukaan
dan penutup.
o Peserta digalakkan membuat persembahan secara
offhand tanpa membaca skrip.
o Ahli-ahli akan menyertai persembahan mengikut
pembahagian tugas kumpulan yang ditetapkan.
o Semua maklumat yang telah dikumpulkan digunakan
dalam persembahan dengan menggunakan teknik dan
alat kawalan kualiti yang bersesuaian.
o Bersedia untuk menjawab pertanyaan atau memberi
penjelasan sekiranya ada.
o Bersedia menerima komen atau pandangan sekiranya
ada.
PERTIMBANGAN DAN KEPUTUSAN OLEH PIHAK PENGURUSAN
• Pihak pengurusan perlu memberi pertimbangan dan membuat
keputusan mengenai projek KIK yang telah dipersembahkan.
• Pastikan projek yang dipilih adalah berkaitan dengan tugas mereka,
objektif dan KPI jabatan.
• Sekiranya keputusan tidak dapat diberi selepas persembahan, pihak
pengurusan hendaklah memberi jangkamasa tertentu.
7. PELAKSANAAN PROJEK/ UJI CUBA
• Fasilitator harus memainkan peranan dalam membimbing kumpulan
KIK dalam melaksanakan projek.
• Walaupun fasilitator tidak terlibat secara langsung, mereka perlu
memberi motivasi dan tunjuk ajar dalam pelaksanaan projek.
Page 46 of 94
Panduan KIK 2010
• Uji cuba hendaklah dijalankan mengikut tempoh masa yang telah
ditetapkan seperti dalam Jadual Perbatuan (Gantt Chart).
8. PENYEMAKAN PROJEK
Di peringkat Penyemakan, terdapat dua aktiviti yang perlu dilaksanakan
oleh kumpulan KIK:
i. Penilaian
ii. Pemantauan
8.1 Penilaian Projek
• Penilaian hendaklah dilakukan ke atas aktiviti yang dijalankan.
• Penilaian ini akan menentukan sama ada objektif/sasaran projek
tercapai atau tidak.
• Penilaian boleh dijalankan melalui pengumpulan data dan analisis
(contohnya seperti Rajah Pareto) dalam tempoh uji cuba.
• Penilaian dilakukan dengan membandingkan Rajah Pareto
sebelum projek dengan Rajah Pareto selepas projek (Pareto
Perbandingan),
o Ahli-ahli KIK boleh memutuskan sama ada cadangan
penyelesaian boleh diterima atau perlu dikaji semula.
Formula pencapaian pareto perbandingan:
(Kekerapan terkumpul sebelum - kekerapan terkumpul selepas) x 100 Kekerapan terkumpul sebelum
Nota: • Kekerapan terkumpul sila rujuk jadual taburan dan Pareto yang
berkenaan.
Page 47 of 94
Pand uan KIK 2010
Perbandingan Rajah Pareto ditunjukkan bagi memperlihatkan pola
perubahan sebab-sebab masalah.
Bina Rajah Pareto Perbandingan dengan menggabungkan rajah
pareto sebelum dan selepas.
Kemudian kira hasil pencapaian projek dengan menggunakan
formula.
> Contoh:
• Kekerapan terkumpul sebelum = 52
• Kekerapan terkumpul selepas = 8
• Maka pencapaian hasil adalah:
Rajah 9: Rajah Pareto Perbandingan
5 2 - 8 x 100% = 52
84.62 %
Page 48 of 94
Panduan KIK 2010
«
8.2 Pemantauan Projek
• Kumpulan KIK seterusnya memantau pelaksanaan projek untuk
tempoh tertentu bagi mengekalkan pencapaian objektif/sasaran
projek dengan menggunakan teknik atau alat bersesuaian.
• Jika terdapat sebarang jurang perbezaan, kumpulan perlu
mengambil tindakan pembetulan sebelum tindakan penyeragaman
• Kemukakan laporan kejayaan pelaksanaan projek dan cadangan
perluasan/ penyeragaman pelaksanaan
• Agensi wajar menjalankan kajian impak ke atas projek KIK yang
telah dilaksanakan untuk mengetahui faedah yang diperolehi.
• Analisis boleh dibuat daripada segi penjimatan kos, masa,
pembaziran, peningkatan produktiviti dan kualiti, kepuasan hati
pelanggan dan sebagainya.
9. PENCAPAIAN HASIL PROJEK
9.1 Faedah-faedah
• Di dalam proses KIK, mengetahui faedah-faedah yang akan diperolehi
melalui projek ini merupakan proses yang paling mustahak.
• Faedah-faedah yang diperolehi mestilah boleh diukur. Antara faedah
yang perlu diukur adalah:-
i) Penjimatan kos operasi
ii) Peningkatan kualiti dan produktiviti
iii) Penjimatan masa
iv) Pengurangan pembaziran
(i) Kepuasan hati pelanggan
(ii) Faedah-faedah lain (selain faedah-faedah yang telah
dinyatakan di atas iaitu faedah-faedah yang tidak boleh
dikira seperti keselamatan, keselesaan, keseronokan
bekerja dan sebagainya).
Page 49 of 94
Panduan KIK 2010
9.1.1 Penjimatan Kos operasi
Sebelum projek dilaksanakan, kos adalah diperlukan apabila ingin
melakukan sesuatu tugas. Tetapi sekarang, setelah projek
dilaksanakan, kos dapat dikurangkan atau dijimatkan.
Contoh 1;
• Dalam aktiviti A terdapat 5 langkah yang diperlukan untuk
melaksanakan suatu tugas. Tetapi setelah projek, hanya
melibatkan 3 langkah sahaja. Kini kos telah dapat dijimatkan
kerana 2 langkah lagi tidak perlu dilakukan.
Contoh 2;
• Sebelum projek menggunakan alat X yang jauh lebih mahal,
tetapi selepas projek, telah mencipta alat Y yang jauh lebih
murah. Kini kos untuk membeli alat X telah dapat dijimatkan.
Contoh 3;
• Sebelum ini, menggunakan kaedah A, tetapi selepas projek,
kaedah on-line registration telah digunakan. Maka kos untuk
menjalankan kaedah A telah dapat dijimatkan.
Contoh 4;
• Sebelum ini perlu menggunakan bilik stor untuk menyimpan
dokumen-dokumen. Tetapi setelah semua dokumen
dimasukkan ke dalam bentuk CD Rom, kini kos untuk
menyelenggara bilik stor telah dapat dijimatkan. Jika dahulu
perlu menyewa, kini tidak perlu lagi membayar sewa.
Page 50 of 94
Panduan KIK 2010
9.1.2 Peningkatan mutu kerja
Aspek yang ditekankan adalah produktiviti iaitu sebagaimana yang
termaktub dalam PKPA bil 6 tahun 1991:
P = 0 I
p = Produktiviti 0 = Output I = Input
Contohnya, semasa sesi Klinik Kanak-Kanak, 100 imunisasi
diberikan oleh 4 orang jururawat. Tetapi setelah projek, 100
imunisasi dapat diberikan oleh 3 orang jururawat sahaja. Maka, jika
guna formula:
Sebelum projek: P = 100 = 25
Selepas projek: P = 100 = 33.33
Daripada projek ini, produktiviti telah ditingkatkan dari 25 kepada
33.33. Walaubagaimanapun, pastikan kualiti dalam pemberian
imunisasi turut juga dipertingkatkan.
9.1.3 Penjimatan masa
Berpandukan carta alir proses kerja, masa sebelum projek dan
selepas projek dibandingkan. Sekiranya projek dapat dilaksanakan
dengan berkesan, maka masa dapat dijimatkan.
Page 51 of 94
Panduan KIK 2010
9.1.4 Kepuasan hati pelanggan
• Pertamanya, tentukan pelanggan yang terlibat dalam projek ini
sama ada pelanggan dalaman atau luaran atau kedua-duanya.
• Kajian Kepuasan Pelanggan perlu dijalankan untuk menilai
kepuasan pelanggan terhadap hasil projek tersebut.
• Kajian tersebut boleh dijalankan melalui soal-selidik, temubual
atau kaedah lain yang difikirkan sesuai.
• Walau bagaimanapun, pastikan kajian ini adalah tepat dari
aspek metodologi kajian dan boleh digunakan.
9.2 Sumbangan Kepada Pencapaian Objektif Organisasi
• Sebarang penambahbaikan yang telah diperolehi oleh
kumpulan daripada projek KIK, serta faedah-faedah yang
dipelajari dan dicapai, tidak akan memberi erti sekiranya projek
tersebut tidak memberi sebarang sumbangan ke arah
pencapaian objektif organisasi tersebut.
• Sehubungan itu, sumbangan pelaksanaan kepada pencapaian
objektif/ misi organisasi perlu diterangkan dengan jelas.
9.3 Analisis Kos Faedah
• Pendekatan secara sistematik perlu dibuat untuk menilai
faedah-faedah yang diperolehi berbanding dengan kos
pelaksanaan mengikut perkiraan berdasarkan kaedah Analisa
Faedah.
• Perlu dibuat perbandingan antara kos yang dapat dijimatkan
dengan kos yang digunakan bagi projek ini.
> Contohnya; dalam projek menggunakan CD Rom untuk
menyimpan data-data.
Page 52 of 94
Panduan KIK 2010
Jadual 7: Perbandingan kos bagi projek penggunaan CD Rom
Sebelum projek Selepas projek
Keperluan Kos Keperluan Kos
penyelenggaraan bilek
stor RM500.00 CD Rom (12 keping) RM 120 CO
• Kertas RM200.00 Komputer (one-off) RM 2,000 0C
• Toner RM 300.00
Jumlah (sebulan) RM 1,000.00 Jumlah
Jumlah (setahun) RM 12,000.00 RM2,120.00
Walaupun selepas projek kita membelanjakan sebanyak RM2,120.00
namun kos dapat dijimatkan. Di mana sebelum projek sebanyak
RM12,000.00 diperlukan setiap tahun bagi penyimpanan data-data.
Selepas projek, penjimatan adalah sebanyak RM9,880.00 setahun
(RM12,000.00 - RM2,120.00).
Kita juga perlu menyatakan faedah-faedah lain yang berkaitan dengan
kos yang tidak dapat dikira seperti:
• laporan dapat dihantar dengan cepat ke ibu pejabat tanpa perlu
membuat salinan, setem, sampul surat, kerana dihantar melalui
e-mel.
10. TINDAKAN PENYERAGAMAN
Tindakan merupakan peringkat terakhir dalam Kitaran PDCA.
• Aktiviti yang terlibat ialah penyeragaman tindakan-tindakan
pembetulan.
• Hasil daripada penilaian yang dijalankan, ahli-ahli KIK dapat
mengenalpasti penambahbaikan yang diperolehi daripada tindakan
pembetulan.
Page 53 of 94
Panduan KIK 2010
• Sekiranya penambahbaikan telah diperolehi, ahli-ahli boleh
menyeragamkan tindakan-tindakan tersebut dan menjadikan ia
sebagai prosedur atau operasi jabatan/pejabat.
Apabila sesuatu masalah telah dikenalpasti, kemudian penyelesaian telah
dilaksanakan, maka kumpulan akan mendapati projek ini amat berkesan
untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi tersebut.
• Sekiranya kumpulan ini merasakan bahawa cara penyelesaian ini
perlu diseragamkan, maka mereka dikehendaki memohon kepada
Ketua Jabatan selaku Pengerusi Jawatankuasa Pemandu KIK untuk
dipertimbangkan.
• Pengerusi akan berbincang dengan ahli Jawatankuasa Pemandu
mengenai kesesuaian untuk diseragamkan.
• Sekiranya sesuai, surat arahan akan diedarkan kepada
unit/jabatan/organisasi lain oleh pihak pengurusan untuk mencontohi
penyelesaian yang telah dilaksanakan oleh projek KIK tersebut.
Kumpulan perlu bersedia untuk memberi taklimat dan mengajar cara
penyelesaian tersebut.
Setelah penyeragaman dilakukan, tindakan susulan perlu diambil untuk
mempastikan cadangan penyelesaian telah diterima pakai dan dikekalkan
sebagai cara kerja yang baru.
• Ini dilakukan dengan membuat pindaan atau tambahan kepada Arahan
Kerja/ Fail Meja/ Manual Prosedur Kerja/ Standard Operating
Procedure (SOP)/ Sistem Kualiti dalam ISO 9000 dan Iain-Iain.
Apabila bahagian-bahagian lain telah menggunakan cara baru ini,
maklumbalas daripada mereka perlu diambil untuk mengetahui
kesesuaiannya. Jika ia didapati bersesuaian, maka cara ini harus
diperkenalkan di peringkat negeri atau kebangsaan.
Page 54 of 94
Panduan KIK 2010
11. PENILAIAN KUMPULAN «
Kumpulan hendaklah membuat penilaian kemajuan ahli-ahli kumpulan
sebelum dan selepas pelaksanaan projek KIK. Sekiranya terdapa:
kelemahan, kumpulan perlu memaklumkan kepada pengurusan atasan
semoga kelemahan-kelemahan dapat di atasi dari semasa ke semasa.
11.1 Penilaian Kemajuan Kumpulan
Kumpulan hendaklah membuat penilaian ke atas ahli-ahli bagi
membuktikan aktiviti-aktiviti KIK telah memberi impak yang baik
Hasil penilaian hendaklah dalam bentuk statistik.
Kriteria penilaian boleh dibuat seperti berikut:
(a) Keyakinan diri
(b) Kerjasama dalam kumpulan
(c) Minat yang tinggi terhadap tugasan yang dipertanggungjawab
(d) Disiplin adalah budaya dalam kehidupan
(e) Pengurusan masa
(f) Komited kepada tugasan
(g) dan sebagainya.
Kaedah penilaian boleh menggunakan skala 1 hingga 10 dan
penilaian ahli-ahli hendaklah secara purata iaitu sebelum projek
dan selepas projek KIK dilaksanakan. Carta Radar (rajah 9)
mengikut skala di atas (1 hingga 10) boleh digunakan secara tepat
berkesan.
Page 55 of 94
• t a r : - a n KIK 2010
Rajah 9: Carta Radar
PENGUCAPAN A W A M
SEMANGAT K E R J A S A M A
KEYAKINAN DIRI
TENTANG K M K
S E B E L U M PROJEK
SELEPAS PROJEK KREATIVITI
KOMITMEN
PENGURUSAN M A S A KERJA
BERPASUKAN
11.2 Kenyataan Kekurangan/Kelemahan Kumpulan
Pada peringkat ini, kumpulan mengingati semula segala kelemahan
dan kesulitan yang dihadapi serta menggariskan tindakan-tindakan
yang telah diambil bagi mengatasi kelemahan/kekurangan ahli-ahli
semasa projek dijalankan.
Di antara kelemahan yang boleh dimaklumkan adalah seperti:
(a) Pengetahuan KIK
(b) Kerjasama ahli Kumpulan
(c) Sokongan Pengurusan Atasan
(d) Pengurusan masa semasa melaksanakan projek KIK.
11.3 Pembelajaran-pembelajaran Yang Diperolehi
Kumpulan hendaklah menyatakan aktiviti-aktiviti pembelajaran
yang bermanfaat seperti:
(a) Keadah percambahan fikiran (brainstorming)
(b) "Tools" KIK ( 7 old tools & 7 new tools)
(c) Kerjasama dalam pasukan dan sebagainya.
Page 56 of 94
Panduan KIK 2010
12. PERSEMBAHAN PROJEK
Kumpulan hendaklah merancang persembahan projek KIK:
(i) Persembahan yang teratur dan dapat menarik perhatian piha<
pengurusan atasan dan "audience".
(ii) Penggunaan alat pandang dengar seperti komputer/video ds:
seperti menggunakan perisian "Power points" dengan jelas dar
berkesan.
Persembahan adalah penting kerana melalui persembahan yang baiK
maklumat dapat disampaikan. Persembahan yang baik mempunyai ciri-
ciri berikut :-
1. Suara penyampai yang jelas
2. Menggunakan alat pandang dengar (audio-visual)
yang bersesuaian
3. Dokumentasi (laporan) yang ringkas tetapi padat isi
kandungannya
4. Koordinasi persembahan yang menarik
Bagi persembahan, pilih dua atau tiga ( j a n 9 a n lebih) penyampaian
daripada kalangan ahli KIK yang mempunyai suara yang komersial dan
paras yang menarik.
• Pastikan alat visual yang digunakan jelas dipandang dan tidak
menggunakan terlalu banyak warna.
Jika anda menggunakan 'power-point presentation', anda tidak digalakkan
menggunakan 'sound-effect' apabila berlaku bertukaran slaid atau
semasa perkataan muncul di skrin. Ini akan mengganggu suara
penyampai dan menyebabkan kurang jelas akan apa yang
dipersembahkan.
Page 57 of 94
Panduan KIK 2010
Penyampaian semasa persembahan digalakkan tanpa menggunakan
skrip'. Ini akan menyakinkan pendengar bahawa penyampai faham apa
yang telah disebutkan. Jika anda menggunakan 'video-clips', pastikan
gambar tersebut dapat ditayangkan dengan jelas. Pastikan perkara yang
ditunjukkan di dalam 'video-clip' tersebut adalah releven dengan projek
dan tidak memakan masa yang terlalu lama.
Page 58 of 94
Panduan KIK 2010
13. ALAT KAWALAN KUALITI (ICC TOOLS) TAMBAHAN
Di samping teknik-teknik KIK yang sedia ada seperti (i) Rajah Pareto, (ii)
Rajah Sebab dan Akibat, (iii) Graf, (iv) Lembaran Semak, (v) Histograms,
(vi) Scatter Diagrams dan (vii) Control Charts, terdapat tujuh lagi teknik
yang baru. Teknik ini adalah:
(i) Affinity Diagrams (KJ Method)
(>i) Relation Diagrams
(iii) Tree Diagram
(iv) Matrix Diagrams
(v) Prioritization Matrix
(vi) PDPC Method
(vii) Arrow Diagrams
Teknik-teknik baru ini telah dihasilkan oleh The Society of QC Technique
Development dengan kerjasama Union of Japanese Scientist & Engineers
(JUSE). Teknik-teknik ini lebih dinamik dan menitikberat tentang
keutamaan (prioritization). Keutamaan adalah perkara pokok terutamanya
dalam pengagihan sumber.
13.1 AFFINITY DIAGRAMS (KJ Method)
Affinity diagrams digunakan untuk menilai sesuatu situasi atau memilih
topik penambahbaikan. la boleh digunakan untuk menyusun data yang
kompleks kepada kumpulan yang berkaitan. Dengan affinity diagrams
(lihat rajah), sesuatu situasi yang kompleks boleh diperjelaskan dengan
mengatur kad-kad 'affinity'. Konsep afinity diagrams adalah untuk
mengatur semula kad-kad affinity yang mempunyai kaitan sehingga
situasi tersebut lebih jelas.
Page 59 of 94
Panduan KIK 2010
Rajah "Affinity Diagrams"
Berikut adalah cara-cara untuk menyediakan affinity diagrams:
i) Beri tema atau tajuk pada situasi yang ingin dinilai.
ii) Beri tema atau tajuk-tajuk kecil. Sila lihat gambarajah di
bawah:
Tajuk Kecil
• • • •
Tema
Tajuk Kecil
• •• • Tajuk Kecil
• • • — Tajuk Kecil — Tajuk Kecil —
• • • • • • • \JT Kad yang tiada kaitan
diasinqkan keluar
Page 60 of 94
Panduan KIK 2010
iii) Bagi setiap tajuk kecil, cari maklumat mengenainya. Maklumat ini
boleh diperolehi melalui apa yang dilihat, didengar atau difikirkan.
Tuliskan maklumat di dalam kad-kad.
iv) Kemudian atur semula kad-kad daripada berbagai tajuk kecil yang
mempunyai hubungkait ke dalam satu topik.
v) Kad yang tiada kaitan diasingkan keluar
vi) Lihat 'affinity diagrams" yang telah diwujudkan dengan penyusunan
semula kad.
Affinity diagrams akan memberi gambaran jelas terhadap sesuatu situasi
yang kompleks. Kita dapat melihat isu-isu dikumpulkan dalam kelompok
yang ada kaitan. Kita boleh terus memilih masalah yang hendak
diselesaikan atau boleh menggunakan kaedah lain seperti kaedah force
ranking untk memilih masalah yang perlu diselesaikan . Sila lihat contoh di
lampiran 3.
13.2 RELATION DIAGRAMS
Relation diagrams digunakan untuk menjelaskan masalah yang kompleks
dengan melihat hubungkait-hubungkait yang logikal Ianya amat sesuai
digunakan bagi masalah yang baru dikenalpasti tetapi masih belum jelas.
Berikut adalah langkah-langkahnya:
(i) Nyatakan masalahnya.
(ii) kemudian kenalpasti apakah punca-punca masalah?
(iii) Lukiskan anak panah menunjukkan hubungkait antara sebab dan
akibat.
(iv) Kemudian pilih sebab yang paling mungkin. Sila kira bilangan anak
panah yang keluar dan bilangan anak panah yang masuk.
(v) Sekiranya banyak anak panah keluar daripada masuk, maka ia
berkemungkinan salah satu antara penyebabnya.
(vi) Akhir sekali, senaraikan sebab-sebab yang telah dipilih.
Panduan KIK 2010
Contoh relation diagram bagi kumpulan KMK Medic 123 dari Hospital Segamat
Daripada rajah tersebut, punca paling mungkin adalah:
(i) Pembalutan perlu digulung berulangkali
(ii) Staff kurang mahir
(iii) Teknik pembalutan tidak sempurna
Page 62 of 94
Panduan KIK 2010
13.3 GAMBARAJAH POKOK (TREE DIAGRAM)
Gambarajah Pokok adalah sesuai di dalam mencari penyelesaian-
penyelesaian kepada masalah yang telah dikenalpasti. Berikut adalah
langkah-langkah bagi penyediaan gambarajah Pokok:
(i) Tuliskan masalah yang ingin diselesaikan (lihat rajah).
(ii) Fikirkan cara-cara untuk mencapai objektif penyelesaian
masalah.
(iii) Semak hubungkait antara cara (means) dan objektif.
(iv) Sambung hubungkait ini sehingga ke tahap yang memuaskan.
Page 63 of 94
Panduan KIK 2010
:agai contoh, lihat projek: MEMPERTINGKATKAN KEBERKESANAN SISTEM
•LETAK KENDERAAN DI DALAM KAWASAN H.T.A.R, KELANG.
Page 64 of 94
Panduan KIK 2010
13.4 MATRIX DIAGRAMS
Matrix diagrams digunakan untuk menjelaskan sesuatu perkara melalui
berbagai dimensi. Ianya digunakan untuk menilai situasi atau
mencadangkan tindakan penyelesaian bagi sesuatu masalah.
Terdapat empat bentuk dimensi iaitu bentuk 'L', T, 'X', dan 'Y'. Bentuk 'L'
dan bentuk T ditunjukkan seperti rajah di bawah. Berikut adalah contoh
bentuk 'L' bagi kumpulan Medic 123 didalam memilih jenis 'Medic
Strapping Pad'.
Medic Strap 1 Medic Strap 2 Medic Strap 3
Pendarahan dapat
diberhentikan
+ ++ ++
Pelekat berfungsi dengan
baik 0 + ++
Mudah digunakan oleh
anggota
++ + ++
Kos pembuatan tidak tinggi ++ + + +
Daripada gambarajah matrix berbentuk 'L' kumpulan telah memilih Medic
Strap 3 kerana banyak kelebihannya dari yang lain.
Berikutnya disertakan contoh bentuk T. Di dalam Matrix Diagram
berbentuk T terdapat tiga dimensi iaitu:
(i) Faktor '
(ii) Kriteria untuk keberkesan tindakan
(iii) Tindakan khas yang diambil
Di dalam dimensi faktor, disenaraikan faktor-faktor yang menyebabkan
masalah berlaku. Sementara di dalam dimensi kriteria pula adalah
perkara-perkara penting bagi sesuatu tindakan pembetulan untuk menjadi
Page 65 of 94
Panduan KIK 2010
berkesan. Di dalam dimensi ketiga, disenarai tindakan khas (specific
actions) yang akan diambil. Melalui matrix ini, penyelesaian melalui
mengadakan tindakan 4 telah dipilih kerana terdapat banyak hubungkait
yang rapat.
Matrix Diagram berbentuk T'
Faktor 5 • • • •
Faktor 4 * *
Faktor 3 *
Faktor 2 * A
Faktor 1 • • A *
CM CO Kriteria untuk
ro 'i— TO ' L -
ro 'v— 03 0) <D <D
keberkesanan tindakan L _ i— J*
Tindakan khas yang
Diambil
Page 66 of 94
Panduan KIK 2010
Tindakan 1 • • A •
Tindakan 2 * A
Tindakan 3 • A
Tindakan 4 • • * •
Petunjuk:
• = hubungkait rapat >• = hubungkait jauh
13.5 PRIORITIZATION MATRIX
Kaedah ini digunakan untuk membantu dalam membuat keputusan
terutamanya bagi isu yang kompleks. Berikut adalah langkah di dalam
penggunaan prioritization matrix:
(i) Tuliskan matlamat yang hendak dicapai;
Contoh: memilih pakar rujuk yang boleh membangunkan
"Knowledge Centre".
(ii) Wujudkan senarai kriteria
a. Kos
b. Berpengalaman
c. kualiti
(iii) Nilai kepentingan setiap kriteria dengan memberi markah;
• Kos 10 markah
• Berpengalaman 6 markah
• Kualiti 8 markah
Page 67 of 94
• 4 - : j a n KIK 2010
| P a kita cuba penilaian kriteria saja, kita akan dapati seperti berikut apabila
I • e ' - a h diberi kepada setiap Syarikat Konsultan.
Krrteria
I Konsultan
w
Kos Kualiti Berpengalaman
Jumlah Ranking
Krrteria
I Konsultan
w
Impact
10
Impact
8
Impact
6
Jumlah Ranking
I S.arikat
> Konsultan A
1
(1 x 10= 10)
3
(3x8 = 24)
3
(3x6 = 18) 52 2
S .arikat
I • onsultan B
3
(3 x 10 = 30)
9
(9x8 = 72)
9
(9x6 = 54) 156 1
Syarikat
Konsultan C
1
(1 x 10= 10)
1
(1x8 = 8)
3
(3x6 = 18) 36 3
Kita akan dapati Syarikat Konsultan B yang akan berjaya. Tetapi di dalam
prioritization matrix, kita perlu membandingkan antara satu kriteria dengan yang
lain.
Perbandingan antara satu kriteria dengan kriteria yang lain
Kriteria Kos Kualiti Berpengalaman Jumlah Relative Decimal Value
Kos 1/10 5 5.1 0.20
Kualiti 10 10 20 0.79
Berpengalaman 1/5 1/10 0.3 0.01
25.4 1.00
Petunjuk:
1/10 paling kurang penting
1/5 kurang penting
5 penting
Page 68 of 94
Panduan KIK 2010
10 paling penting
Kemudian bandingkan setiap pilihan dengan kriteria. Pertama kita ambil kos.
Perbandingan pilihan dengan kriteria kos
Kriteria (kos) Syarikat
Konsultan A
Syarikat Konsultan
B
Syarikat Konsultan
C Jumlah
Relative Decimal
Value
Syarikat Konsultan A 1/5 10 10.2 0.51
Syarikat Konsultan B 5 1/5 5.2 0.25
Syarikat Konsultan C 1/10 5 5.1 0.24
20.5 1.00 Petunjuk :
1/10 paling mahal
1/5 : mahal
5 murah
10 paling murah
Perbandingan pilihan dengan kriteria kualiti
Kriteria (kualiti)
Syarikat Konsultan
A
Syarikat Konsultan
B
Syarikat Konsultan
C Jumlah
Relative Decimal
Value
Syarikat Konsultan A 10 1/5 10.2 0.40
Syarikat Konsultan B 1/10 1/10 0.2 0.01
Syarikat Konsultan C 5 10 15 0.59
25.4 1.00
Page 69 of 94
Panduan KIK 2010
Petunjuk :
1/10 paling kurang berkualiti
1/5 kurang berkualiti
5 berkualiti
10 paling berkualiti
Perbandingan pilihan dengan kriteria pengalaman
Kriteria (pengalaman)
Syarikat Konsultan
A
Syarikat Konsultan
B
Syarikat Konsultan
C Jumlah
Relative
Decimal Value
Syarikat Konsultan A 1/5 5 5.2 0.17
Syarikat Konsultan B 1/5 5 5.2 0.17
Syarikat Konsultan C 10 10 20 0.66
30.4 1.00
Petunjuk:
1/10 tiada pengalaman
1/5 kurang pengalaman
5 pengalaman
10 banyak pengalaman
Kemudian kita buat keputusan untuk memilih pilihan yang terbaik dengan
mencantumkan markah-markah dalam rajah di bawah.
Kriteria
Konsultan n.
Kos Kualiti Pengalaman
Jumlah Relative Decimal
Value
Kriteria
Konsultan n.
Impact
0.20
Impact
0.79
Impact
0.01
Jumlah Relative Decimal
Value
Syarikat Konsultan A 0.51 x 0.20 0.40 x 0.79 0.17x0.01 0.43 0.42
Page 70 of 94
Panduan KIK 2010
(0.10) (0.32) (0.01)
Syarikat Konsultan B
0 .25x0.20
(0.05)
0.01 x 0.79
(0.01)
0.17x0.01
(0.01) 0.07 0.07
Syarikat Konsultan C
0.24x0.20
(0.05)
0.59x0.79
(0.47)
0 .66x0.01
(0.01) 0.53 0.51
1.03 1.00
Di dalam rajah di atas Syarikat Konsultan C telah mendapat markah tertinggi
diikuti oleh Syarikat Konsultan A. Jika dibanding tanpa menggunakan
pririotization matrix, kita akan pilih "Syarikat Konsultan B".
13.6 PDPC METHOD
PDPC atau Process Decision Program Chart adalah satu kaedah yang
sesuai digunakan untuk projek yang kompleks dan proses pelaksanaan
mempunyai banyak ketidakpastian.
• la boleh memberi gambaran kemungkinan berlakunya perkara-perkara
yang di luar jangka atau tidak diingini agar langkah-langkah
pencegahan dapat diambil.
Berikut adalah cara membina PDPC:
(i) lukiskan aliran proses-proses yang perlu untuk mencapai
matlamat projek.
(ii) bagi setiap proses, fikirkan apakah perkara yang di luar jangka
atau tidak diingini yang mungkin berlaku.
(iii) Fikirkan cara lain atau wujudkan perancangan 'contingency'
bagi mengatasi perkara ini.
Apabila telah selesai, tandakan laluan proses yang boleh mencapai
matlamat dengan anak panah yang lebih hitam.
Page 71 of 94
Panduan KIK 2010
Page 72 of 94
Panduan KIK 2010
Page 73 of 94
Panduan KIK 2010
13.7 ARROW DIAGRAMS
Arrow diagrams sesuai digunakan untuk merancang pelaksanaan
tindakan pembetulan. Apa yang mustahak adalah arrow diagrams dapat
mengawal tempoh pelaksanaan.
• Selalunya Arrow diagram digunakan untuk merancang pelaksanaan
projek yang kompleks.
• la mampu memberitahu masa yang diperlukan untuk melaksanakan
projek.
• Ini membolehkan projek tersebut dipantau dari aspek masa dan kos
pelaksanaan.
• la boleh mengesan kelewatan dan tindakan penambahbaikan boleh
diambil dengan segera.
Berikut adalah cara membina Arrow diagram:
(i) senaraikan proses-proses untuk melaksanakan projek.
(ii) susun proses-proses dengan betul dengan memastikan:
- proses yang perlu dijalankan dulu, didahulukan;
- semak sama ada terdapat proses yang perlu dijalankan
serentak;
- kemudian pastikan proses turutan seterusnya.
(iii) tentukan masa bagi setiap proses.
Cari 'critical path' iaitu laluan yang mengambil masa yang terpanjang.
Tandakan 'critical path' dengan anak panah yang lebih hitam.
Page 74 of 94
Panduan KIK 2010
Rajah Arrow Diagram
Page 75 of 94
+ w : _an KIK 2010
'4. KESIMPULAN /RUMUSAN
• Kumpulan KIK bukan sahaja dapat membantu organisasi
menyelesaikan masalah atau membuat pembaharuan melalui projek
penambahbaikan dan yang paling penting telah dapat mewujudkan
tenaga kerja yang proaktif, kreatif dan inovatif;
• Individu dalam organisasi lebih merasakan dirinya berguna dan
mempunyai peranan-peranan yang penting dan berkesan ke arah
mencapai matlamat/objektif organisasi;
• Semangat bekerja dalam kumpulan dan sayang kepada organisasi
secara langsung meningkatkan kredibiliti organisasi di kaca mata
pelanggan.
Page 76 of 94
Panduan KIK 2010
SENARAI SEMAK
(PROJEK PENYELESAIAN MASALAH)
PENYEDIAAN TEKS PERSEMBAHAN PROJEK KIK
1. PENDAHULUAN
Terangkan Unit dan Organisasi tempat bertugas
i. Carta organisasi Jabatan/Unit
ii. Bidang tugas Unit
iii. Piagam Pelanggan Unit
iv. Visi/Objektif/Matlamat Organisasi
PENGENALAN KUMPULAN
Nyatakan nama Kumpulan KIK dan tarikh ditubuhkan
i. Logo kumpulan
ii. Senarai Ahli Kumpulan
iii. Etika
iv. Moto
v. Objektif Kumpulan
2.
3. PENGENDALIAN KUMPULAN (PLAN)
Nyatakan bilangan mesyurat telah diadakan sebanyak berapa kali dan
peratus kehadiran
Bilangan Mesyuarat
Page 77 of 94
Panduan KIK 2010
5. MENGENALPASTI MASALAH (PLAN)
Kumpulan mengenalpasti masalah/projek penambahbaikan menggunakan
konsep percambahan fikiran (brainstorming) berdasarkan kepada kajian
latarbelakang dan maklumat serta data masa lepas (sebagai contoh 3
tahun yang lepas).
i. Senaraikan masalah/ projek penambahbaikan
6. PEMILIHAN MASALAH (PLAN)
• Gunakan salah satu keadah yang saintifik bagi memilih projek
• Pastikan projek yang dipilih menepati kepada Piagam Pelanggan/
matlamat/Wawasan Unit/Bahagian/Organisasi
i. Forced Ranking/Analisis Faedah/Prinsip Pareto
ii. Tajuk Projek
iii. Surat memohon kelulusan dari Ketua Kumpulan
kepada Ketua Jabatan
iv. Surat kelulusan dari Ketua Jabatan kepada Ketua
Kumpulan
Page 78 of 94
Panduan KIK 2010
7. PENJELASAN MASALAH (PROJEK YANG DIPILIH) (PLAN)
• Kumpulan menyatakan pemilihan dibuat berdasarkan kepa-a
"ranking" yang tertinggi mengikut kaedah pemilihan secara saintrf •
• Nyatakan akibat atau kesan kepada Organisasi sekiranya proje* nI
tidak ditangani dengan segera;
• Terangkan istilah-istilah teknikal - jika ada;
•> Nyatakan status projek masakini dengan jelas fokus kepada sister
prosedur, kos, output dan dsb;
• Tunjukkan data-data dalam bentuk Rajah/Carta yang sesuai.
i. Carta I rajah
8. SASARAN PROJEK (PLAN)
Kumpulan menggunakan pendekatan secara sainstifik dan sistemat •
dalam menetapkan Sasaran Projek.
• Sebagai contoh menggunakan Prinsip Pareto (Vital Few Trivial Many
atau 80:20 )
i. Sasaran projek
9. OBJEKTIF PROJEK (PLAN)
Kumpulan menyatakan bagi maksud penyelesaian kepada masalah dan
cita-cita kumpulan untuk meningkatkan prestasi/ penjimatan/
penambahbaikan proses kerja/ kecemerlangan
i. Kenyataan objektif projek
10. TEMA PROJEK (PLAN)
Kumpulan mencipta tema menjurus kepada projek yang dipilih
i. Tema projek " ke arah "
Page 79 of 94
Panduan KIK 2010
11. DEFINISI MASALAH (PLAN)
• Kumpulan mendefinisi projek dengan jelas dengan menggunakan
Konsep 5 W + 1H;
What (subjek) Definisi projek secara terperinci.
Contohnya, apa yang dimaksudkan
kelewatan
WHY (Objektif) Punca masalah berlaku
WHERE (tempat) Di mana berlaku
WHEN (masa) Bila berlaku
WHO (Anggota) Siapa yang bertanggungjawab/ada
kaitan / / l
HOW (Kaedah) Kaedah/Sistem/ Prosedur i i
Kenyataan 5W + 1H
12. ANALISIS MASALAH (PLAN)
• Kumpulan hendaklah menggunakan pendekatan Sistematik seperti
menggunakan Analisis Proses Kerja, Rajah Sebab dan Akibat, Rajah
Pareto bagi tujuan mengenalpasti mengesahkan sebab-sebab yang
paling mungkin atau isu berkaitan
i. Analisis proses kerja (kenalpasti punca masalah/
'bottleneck'
• Kumpulan mula mencari/mengenalpasti punca-punca masalah atau
sebab-sebab yang wujud secara saintifik.
i. Rajah Sebab dan Akibat 1
Page 80 of 94
Panduan KIK 2010
(mencari sebab-sebab fokus kepada 5M)
ii. Rajah Sebab dan Akibat 2
(mengenalpasti sebab-sebab paling mungkin)
iii. Rajah Sebab dan Akibat 3
(memilih beberapa sebab yang paling kritikal)
iv. Huraian sebab-sebab yang telah dipilih
(setiap sebab-sebab mesti ada data)
13. PENGUMPULAN DATA (PLAN)
• Kumpulan mengumpul data berdasarkan kepada sebab-sebab yang
telah dikenalpasti dan dipilih seperti di Rajah Sebab dan Akibat 3
dalam tempoh mengikut Jadual Perancangan seperti di 4 (ii)
• Gunakan kaedah-kaedah yang sesuai untuk mengumpul data seperti
soal selidik, temubual, pemerhatian
i. Lembaran semakan 1
Ringkasan lembaran semakan 1
Jadual taburan kekerapan 1
Berdasarkan data-data seperti Jadual Taburan Kekerapan
dipamerkan dalam bentuk rajah dan graf
i. Rajah pareto 1
Carta Turus/Pie/Graf dsb
14. CADANGAN PENYELESAIAN (PLAN)
• Kumpulan merangka cadangan-cadangan penyelesaian berdasarkan
kepada:
Page 81 of 94
Panduan KIK 2010
Kumpulan hendaklah mewujudkan sekurang-kurangnya dua <4 cadangan penyelesaian bagi setiap sebab yang telah dipilih
seperti di Rajah Sebab dan Akibat 3.
Pemilihan cadangan-cadangan penyelesaian hendaklah dipiliih
secara sistematik seperti menggunakan keadah menggunakan
kaedah berikut:
Analisis Pro dan Kontra atau
Analisis SWOT atau
Rajah Pokok
15. PELAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN (DO)
• Kumpulan hendaklah menunjukkan model atau modus operandi
proses atau penemuan yang baru seperti proses/reka/cipta
dilakukan dengan berkesan dalam tempoh percubaan (trial run), sila
rujuk Jadual Perancangan 4 (ii)
i. Carta Alir Proses Baru
ii. Rekacipta peralatan termasuk Softwear
16. TINDAKAN PEMBETULAN CADANGAN PENYELESAIAN (DO)
• Kumpulan hendaklah membukti sebarang pembetulan atau pindaan
kepada cadangan penyelesaian yang telah dilaksanakan, sila rujuk
Jadual Perancangan 4(ii).
i. Modus Operandi/Model - pindaan
17. PENGUMPULAN DATA SEMASA CADANGAN PENYELESAIAN (DO)
• Kumpulan hendaklah mengumpul semula data semasa pelaksanaan
cadangan penyelesaian dan pastikan tempohnya adalah sama
Page 82 of 94
Panduan KIK 2010
dengan tempoh pengumpulan data sebelum cadangan
penyelesaian.
i. Lembaran Semakan 2
ii. Jadual Taburan Kekerapan 2
iii. Rajah Pareto 2
iv. Carta Turus 2
v. Carta/Rajah yang berkaitan 2
18. PENILAIAN HASIL PROJEK (CHECK)
• Kumpulan hendaklah menganlisa hasil pelaksanaan secara saintifik
seperti membuat perbandingan berdasarkan kepada masa,tempoh
dan data-data yang dikumpul sebelum dan selepas cadangan
penyelesaian.
i. Rajah Pareto Perbandingan
h " ii. Carta Turus Perbandingan
iii. Carta Aliran Perbandingan (jika berkaitan)
19. PENCAPAIAN HASIL PROJEK (CHECK)
• Kumpulan membuktikan faedah-faedah yang diperolehihasil daripada
pelaksanaan projek (cadangan penyelesaian) yang diperkenalkan.
• Penilaian dibuat berdasarkan kepada kriteria-kriteria berikut:
i. Pengurangan kos operasi
(jumlah kos yang dapat dijimatkan dalam
mengeluarkan sesuatu perkhidmatan)
ii. Penjimatan masa
Page 83 of 94
KIK 2010
(masa yang dapat dijimatkan hasil daripada
pelaksanaan projek KMK)
iii. Peningkatan hasil kerja
(Output dan kualiti perkhidmatan/barangan dapat
ditingkatkan)
iv. Peningkatan tahap kepuasan hati pelanggan
(Kajian kepuasan pelanggan atau maklumbalas
pelanggan seperti surat penghargaan, keratan
akhbardll)
v. Faedah-faedah lain
(faedah-faedah yang tidak boleh dikira seperti
suasana kerja yang teratur, sistematik dan
mengikut peraturan yang ditetapkan)
20. SUMBANGAN KEPADA OBJEKTIF ORGANISASI (CHECK)
• Kumpulan hendaklah menerangkan dengan jelas hasil pelaksanaan
cadangan penyelesaian menjurus kepada pencapaian Objektif
Organisasi.
Kenyataan dan bukti kepada pencapaian Objektif
Organisasi
21. ANALISIS KOS FAEDAH (COST BENEFIT ANALYSIS)
PELAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN (CHECK)
• Kumpulan hendaklah menilai faedah-faedah yang diperolehi
berbanding dengan kos pelaksanaan cadangan penyelesaian.
i. Perkiraan mengikut kaedah Analisis Kos Faedah
Page 84 of 94
Panduan KIK 2010
22. TINDAKAN PENYERAGAMAN (ACTION)
• Kumpulan hendaklah membuktikan cadangan penyelesaian telah
diterima pakai dan diseragamkan untuk dilaksanakan ke seluruh
organisasi.
i. Surat daripada Kumpulan kepada Ketua Jabatan
memohon projek cadangan penyelesaian oleh
kumpulan di seragam keseluruh organisasi
ii. Surat daripada Ketua Jabatan mengesahkan
pindaan /tambahan kepada Manual Prosedur
Kerja (MPK) dan Fail meja (FM)
23. PENILAIAN KUMPULAN
(a) MENILAI KEMAJUAN KUMPULAN
• Kumpulan menilai kemajuan Kumpulan dalam mengendalikan
Aktiviti KIK secara sistematik dengan menggunakan
Carta Radar.
i. Carta Radar
(b) TINDAKAN MENGATASI KEKURANGAN/ KELEMAHAN
KUMPULAN
• Kumpulan hendaklah menyatakan tindakan-tindakan yang telah
diambil bagi mengatasi kekurangan/kelemahan yang berlaku
dalam semasa menjalankan projek KIK
i. Tunjukkan dalam bentuk format bagi setiap
tindakan yang telah dilakukan oleh Kumpulan
(c) PEMBELAJARAN YANG DIPEROLEHI KUMPULAN
• Kumpulan hendaklah menyatakan pembelajaran-
teteft tf\peio\eYi\ &a\am meteV.sanakan
projek seperti Too\s K\K, Kaedah Brainstorming dsb.
Page 85 of 94
Panduan KIK 2010
i. Tunjukkan dalam bentuk format bagi setiap
manfaat & pembelajaran yang diperolehi
Page 86 of 94
Panduan KIK 2010
Lampiran 2 : Affiniti Diagram
MENGENALPASTI MASALAH
Masalah-masalah dikenalpasti denga meminta ahli kumpulan menyenaraikan
masalah-masalah yang mereka hadapi di Dewan Bedah Hospital Melaka di atas
"sticky note".
Masalah-masalah yang disenaraikan dalam "sticky note" adalah seperti berikut:
Tempoh Masa Pesakit Diruang Pemulihan Lebih Dari 2 Jam
Pesakit Mengalami Komplikasi Selepas
Pembedahan
Kelewatan Staf Wad Mengambil Pesakit
Balik Ke Wad
Kelewatan Memulakan
Pembedahan laitu Selepas Pukul 8 Pag
Kelewatan Menghantar
Pesakit Ke Dewan Bedah
Tempoh Masa Antara 2 Kes Pembedahan
Elektif Lebih 15 Minit
Page 87 of 94
Panduan KIK 2010
Kes-Kes Pembedahan Elektif Selesai Melewati
Pukul 4 Petang Pesakit mengalami Komplikasi Semasa
Pembedahan
Kadar Insiden Di Ruang Pemulihan
Meningkat
Staf Kurang Pengalaman Dan
Lambat Mengesan Masalah Pesakit
Data COTD Tidak Lengkap
Pegawai Perubatan Siswazah Tidak Mahir
Menggunakan Komputer
Page 88 of 94
Panduan KIK 2010
Kehilangan Data Kesilapan Kemaskini Maklumat
Kelewatan Mengambil Pesakit Dari Dewan Bedah
Masalah Komunikasi Antara Staf Dewan Bedah
Dan Wad
Staf Di Wad Terlalu Sibuk
Tempoh Masa Menunggu Di Ruang
Menunggu Lebih Daripada 1 Jam
Sebelum Pembedahan
Kegagalan Melakukan" Pain Score" Diruang
Pemulihan
Masa Menunggu Pembedahan Lebih
Daripada 24 Jam Untuk Kes-Kes
Kecemasan
Page 89 of 94
•tar:-an KIK 2010
Kadar Peningkatan Kes-Kes
Kecemasan Senarai Kes Elektif
Yang Panjang
Borang Keizinan Pembedahan Yang
Tidak Lengkap
Kesukaran Mendapatkan Waris Untuk Kes -Kes
Berisiko Tinggi
Komplikasi Luar Jangka Contohnya Akibat Pembiusan
Memanggii Pesakit Terialu Awal Ke Dewan Bedah
Tahap Kesakitan Yang Tinggi ( Pain Score > 4) Semasa Meningalkan Dewan
Bedah
Ubat Tahan Sakit Tidak Mencukupi
Semasa Pembedahan
Page 90 of 94
Panduan KIK 2010
Kecuaian Semasa Mengambil Persetujuan
Kekerapan Pesakit Yang Memerlukan intubasi Semula Di Ruang Pemulihan
Jangka Waktu Pembedahan Yang
Panjang
Peningkatan Kadar Jangkitan Luka
Pembedahan Yang Dilakukan Di Dewan
Bedah
Proses Sucihama Yang Tidak Sistematik
Penggunaan Bilik Bedah Yang Tidak
Optima
Page 91 of 94
Panduan KIK 2010
DIAGRAM AFFINITI
Seterusnya kami telah mengatur masalah tersebut kepada kumpulan-kumpulan .ang ada hubungkait dan diberi tajuk-tajuk kecil seperti di bawah.
Apakah masalah yang dihadapi di Dewan Bedah?
Page 92 of 94
Panduan KIK 2010
MASALAH 9
Masa menunggu pembedahan lebih
daripada 24 jam
Kadar peningkatan kes kecemasan yang
tinggi
Senarai elektif kes yang panjang
MASALAH 7
Pegawai siswazah tidak mahir
menggunakan komputer
Kekeurangan data
Kesilapan kemas kini maklumat
MASALAH 8
Tahap kesakitan yang tinggi semasa
meninggalkan Dewan Bedah
Ubat tahan sakit yang tidak mencukupi samasa pembedahan
Kegagalan melakukan "Pain score" di ruang
pemulihan
Page 93 of 94
Panduan KIK 2010
Lampiran 3 m m m m m m m m ^ ^ ^ ^ ^ m m m m m m m t m m m m m i w i m i b h i . m i
PEMILIHAN MASALAH
BORANG KAJI SELIDIK
Setelah mengenalpasti 12 masalah utama di Dewan bedah melalui
percambahan fikiran,seterusnya kumpulan telah mengedarkan satu borang soal
selidik kepada semua Pakar Bedah, Pakar Bius dan staf kanan Dewan Bedah
dan ahli kumpulan Megabait-2 untuk memilih 10 masalah yang paling utama.
Jadual 6: BORANG SOAL SELIDIK YANG DIEDARKAN KEPADA 50 STAF KANAN DEWAN
BEDAH.
BIL MASALAH - M A S A L A H KEKERAPAN
1. Tempoh masa pesakit diruang pemulihan > 2 jam
2. Kekerapan pesakit yang memerlukan intubasi semula di masa
pemulihan
3. Borang keizinan pembedahan yang tidak lengkap
4. Kadar insiden diruang pemulihan meningkat
5. Peningkatan kadar jangkitan luka bagi pembedahan yang
dilakukan di Dewan Bedah
6. Kelewatan mengambil pesakit dari Dewan Bedah
7. Tempoh masa menunggu diruang menunggu > 1 jam
8. Tahap kesakitan yang tinggi ( pain score > 4) semasa
meninggalkan di Dewan Bedah
9. Masa menunggu pembedahan lebih daripada 24 jam untuk kes-
kes kecemasan
10. Penggunaan bilik bedah yang tidak optima di Dewan Bedah
Hospital Melaka.
11. Kes-kes pembedahan elektif selesai melewati jam 4 petang
12. Data COTD tidak lengkap
Page 94 of 94
Panduan KIK 2010
LAMPIRAN
SKIM PEMARKAHAN KRITERIA PENILAIAN PROJEK KIK
KRITERIA WAJARAN
1 Pengenalan 3
2 Pemilihan Projek 14
3 Penjelasan Projek 9
4 Penggunaan kaedah/alat kawalan kualiti/ alat kreativiti 19
5 Tindakan Pembetulan/ penambahbaikan dan pelaksanaan yang kreatif dan inovatif 17
6 Pencapaian Hasil Projek 18
7 Tindakan Penyeragaman (standardization) 8
8 Penilaian Kumpulan 6
9 Persembahan Projek 7
JUMLAH 100
Berikut adalah skim pemarkahan yang terperinci:
Panduan KIK 2010 LAM PI RAN
SKIM PEMARKAHAN
KRITERIA PENILAIAN PERSEMBAHAN KIK
NAMA KUMPULAN
NAMA PENILAI
SKIM PEMARKAHAN 0 - 2 : Lemah 6 - 8 : Baik
3 - 5 : Sederhana 9 - 1 0 : Cemerlang
KRITERIA WAJARAN MARKAH
(Max = 10) MARKAH
BERWAJARAN
ITEM (a) (b) (a)x(b)
1. PENGENALAN 3
a. Latar belakang jabatan, kumpulan dan pemilihan ahli kumpulan diterangkan. 1
b. Kumpulan menjelaskan bukti penyertaan dan perancangan projek. 2
2. PEMILIHAN PROJEK 14
a. Projek yang dipilih berdasarkan kepada kajian latarbelakang dan maklumat serta data-data masa lepas.
5
b.
Projek yang dipilih memenuhi atau menepati kehendak pelanggan organisasi atau bahagian atau unit di mana kumpulan itu berkhidmat. la juga menepati wawasan, matlamat, objektif atau piagam pelanggan unit/ bahagian / organisasi.
5
c. Pemilihan masalah / projek dilakukan secara sistematik. 4
3. PENJELASAN PROJEK 9
a. Projek diterangkan dengan jelas. Istilah- 6
BUKU PANDUAN KIK
(ISBN : 978-967-5340-06-2)
Oleh
DR. ROSLAN JOHARI DATO MOHD GHAZALI ([email protected])
EN. MOHD. TAHIR ABD KAPI ([email protected])
DR. NOR FILZATUN BORHAN ([email protected]. my)
© Hakcipta Institut Pengurusan Kesihatan (IHM), 2010.
Hakcipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana bahagian daripada kandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa cara pun sama ada secara elektonik. fotokopi, mekanikal, rakaman atau lain-lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Pengarah, Institut Pengurusan Kesihatan.
Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan
Roslan Johari Mohd. Ghazali Panduan kumpulan inovatif dan kreatif Kementerian Kesihatan Malaysia / Roslan Johari Mohd Ghazali. Mohd Tahir Abd Kapi, Nor Filzatun Borhan. ISBN 978-967-5340-06-2 I. Total quality management in government-Malaysia. 2.Total quality control-
Malaysia. 3. Office practice in government-Malaysia. I. Mohd Tahir Abd Kapi. II. Nor Filzatun Borhan. III. Malaysia. Kementerian Kesihatan. IV. Judul. 658.401309595
Panduan KIK 2010 LAM PI RAN
KRITERIA VVAJARAN MARKAH
(Max = 10) MARKAH
BERWAJARAN
ITEM (a) (b) ( a ) x ( b )
istilah teknikal yang digunakan perlu dijelaskan.
b. Cara penetapan objektif/sasaran projek diterangkan dengan jelas. 3
4. PENGGUNAAN KAEDAH/ ALAT KAWALAN KUALITI/ ALAT KREATIVITI 19
a.
Pendekatan secara sistematik penggunaan kaedah/ alat kawalan kualiti/ alat kreativiti yang bersesuaian untuk tujuan mengumpul data berkaitan dengan projek.
7
b.
Pendekatan secara sistematik penggunaan kaedah/ alat kawalan kualiti yang bersesuaian untuk tujuan mengenalpasti dan mengesahkan sebab-sebab yang paling mungkin atau isu yang berkaitan.
7
c. Penggunaan kaedah/ alat kawalan kualiti/ alat kreativiti yang bersesuaian secara berkesan dalam mempersembahkan data.
5
5. TINDAKAN PEMBETULAN/ PENAMBAHBAIKAN DAN PELAKSANAAN YANG KREATIF DAN INOVATIF
17
a. Beberapa cadangan penyelesaian yang kreatif dan inovatif dipertimbangkan. 7
b. Pendekatan secara sistematik dalam memilih cadangan penyelesaian yang kreatif dan inovatif.
7
c.
Pelaksanaan cadangan penyelesaian/ strategi dapat dilakukan dengan berkesan dan baik dalam tempoh percubaan (trail run) jika perlu.
3
6. PENCAPAIAN HASIL PROJEK 18
a. Faedah-faedah sama ada :
• Pengurangan kos operasi 12
Panduan KIK 2010 LAMPIRAN
KRITERIA WAJARAN MARKAH
(Max = 10) MARKAH
BERWAJARAN
ITEM (a) (b) (a) X (b)
• Penjimatan masa
• Peningkatan output/hasil kerja
• Penjimatan sumber manusia
Faedah-faedah lain sama ada:
• Tahap kepuasan hati pelanggan
• Tahap kepuasan pekerja
• Imej jabatan
b. Sumbangan pelaksanaan cadangan penyelesaian kepada pencapaian objektif organisasi diterangkan dengan jelas.
3
c.
Pendekatan secara sistematik kaedah/ alat kawalan kualiti yang bersesuaian untuk menilai faedah-faedah diperolehi dengan Kos pelaksanaan cadangan penyelesaian.
3
7. TINDAKAN PENYERAGAMAN (STANDARDISATION) 8
a.
Cadangan penyelesaian telah diterima dan kaedah pemantauan yang sesuai dan sistematik untuk memastikan tindakan pembetulan yang perlu telah dijalankan sebelum tindakan penyeragaman.
3
b.
Tindakan susulan diambil untuk memastikan cadangan projek dikekalkan sebagai cara bekerja baru dengan pindaan atau tambahan kepada Arahan Kerja, Fail Meja, Manual Prosedur Kerja, Standard Operating Procedures atau apa-apa yang berkaitan.
5
8. PENILAIAN KUMPULAN 6
a.
Pendekatan secara sistematik kaedah / alat kawalan kualiti yang bersesuaian untuk menilai kemajuan kumpulan dalam pengendalian aktiviti KIK.
2
9
Panduan KIK 2010 LAM PI RAN
KRITERIA WAJARAN MARKAH
(Max = 10) MARKAH
BERWAJARAN
ITEM (a) (b) ( a ) x ( b )
b.
Kumpulan mengambil tindakan-tindakan untuk meningkatkan prestasi ahli-ahli semasa penyelesaian dijalankan demi kebaikan masa hadapan.
2
c. Pembelajaran-pembelajaran yang diperolehi oleh kumpulan. 2
9. PERSEMBAHAN PROJEK 6
a. Persembahan yang kemas, turutannya yang logikal dan menepati masa yang telah diperuntukan.
3
b.
Persembahan yang jelas, penggunaan alat pandang dengaryang berkesan dan pengucapan awam yang baik tanpa menggunakan teks.
3
JUMLAH 100
Sumber: MAMPU, JPM