1

KOH3333 (PERUBAHAN DAN KOMUNIKASI)

NOTA PERBINCANGAN F2F2 7 MEI 2017

1. Model dan teori perubahan - Teori pengaliran/penyaluran maklumat melalui 2 tahap

telah diperkenalkan oleh Paul Lazarsfel et al, pada tahun 1944 yang menghipotesis

bahawa sesuatu idea mengalirdaripada media massa kepada pemimpin pendapat yang

kemudiannya menyalurkannya kepada masyarakat massa. Teori ini menjadi asas

kepada model dan teori pengurusan perubahan yang menjadikan maklumat sebagai

elemen utama pengurusan perubahan. (The two-step flow of communication model

hypothesizes that ideas flow from mass media to opinion leaders, and from them to a

wider population.

i. Antara model perubahan yang melibatkan pembangunan organisasi

Model perubahan Kurt Lewin

Model perancangan

Model integrasi perubahan berencana

Model perubahan dan inovasi berencana, dan model perubahan Kurt

Lewin.

ii. Model perubahan Kurt Lewin menekankan aktiviti perubahan terancang

sebagai proses pusingan atau kitaran.

Pencairan: Unfreeze- shifting the “push-pull” relationship of opposing

forces to status quo.

Pergerakan: Movement- the status quo is the equilibrium and this step

is to increase the level of equilibrium.

Pembekuan: Refreezing- after the implementation of change, this step

is necessary to make the change “stick”

iii. Berdasarkan teori perubahan Kurt Lewin 3 kaedah untuk menyahbeku adalah:

Meningkatkan daya penggerak yang mengarahkan tingkah laku jauh

daripada kesedaran sedia ada atau status quo.

Mengurangkan daya kekangan yang menghalang pergerakkan daripada

keadaan keseimbangan sedia ada.

Mencari gabungan dua kaedah di atas.

iv. Lippit, Watson dan Wesley (1958) telah melanjutkan Teori Perubahan 3-

langkah Kurt Lewin. Mereka telah memperkenalkan teori 7 langkah yang

mefokuskan lebih kepada peranan dan tangungjawab agar perubahan

berbanding evolusi perubahan sendiri. 7 langkah teori ini adalah seperti berikut;

Mengenalpasti masalah.

Menilai motivasi dan kapasiti perubahan

Menilai sumber dan motivasi agen perubahan

Mentafsir tahap perubahan secara progresif

Memastikan peranan dan tanggungjawab agen perubahan jelas dan

difahami

Mengekalkan perubahan melalui komunikasi, maklumbalas dan

penyelarasan kumpulan

Secara beransur-ansur mengasingkan hubungan agen perubahan

daripada organisasi agar perubahan menjadi budaya organisasi.

• Phase 1:Diagnose the problem

• Phase 2:Assess the motivation and capacity for change

2

• Phase 3:Assess the resources and motivation of the change agent(commitment

the change, power, and stamina)

• Phase 4:Define progressive stages of change

• Phase 5:Ensure the role and responsibility of the change agent is clear and

understood (communicator, facilitator, and subject matter expert.

• Phase 6:Maintain the change through communication, feedback, and group

coordination

• Phase 7:Gradually remove the change agent from the relationship, as the change

becomes part of an organizational culture.

v. Teori Kognitif Sosial boleh ditafsirkan sebagai percaya mengenai diri sendiri

berkebolehan untuk melakukan tingkah laku dan merasa dan

menguruskan kelebihan bersaing

vi. Kotter (1995 )telah memperkenalkan 8 langkah model pengurusan perubahan.

Mencipta keinginan untuk “segera/cepat” (CREATE A SENSE OF

URGENCY)

Membina gabungan berpandu (BUILD A GUIDING COALITION)

Membentuk visi dan inisiatif strategic (FORM A STRATEGIC

VISION

& INITIATIVES)

Mendapatkan sukarelawan (ENLIST A VOLUNTEER ARMY)

Membolehkan tindakan dengan mengasingkan halangan (ENABLE

ACTION BY REMOVING BARRIERS)

Menjana kemenangan jangka pendek (GENERATE SHORT-TERM

WINS)

Mengekalkan momentum perubahan (SUSTAIN ACCELERATION) Memastikan dan melaksanakan perubahan (INSTITUTE CHANGE)

vii. Teori luar jangka beranggapan bahawa kedua-dua, struktur dan manusia bukan

perantaraan kepada kejayaan organisasi.

2. Antara tafsiran perubahan ialah:

Untuk menjadi berlainan.

Untuk penambahbaikan atau peningkatan berterusan.

Membuat sesuatu atrau menyelidik sesuatu lebih berbeza.

Tidak sama yang melibat transformasi cirri yang radikal.

3. Fenomena mengenai perubahan adalah seperti berikut:

Perubahan adalah sesuatu yang tidak boleh dielak.

Perubahan diperlukan oleh individu, kumpulan, organisasi, masyarakat,dan

negara.

Perubahan tidak boleh dihalang atau ditentang.

Perubahan tidak menyakitkan.

4. Perubahan adalah sebarang pertukaran atau pindaan kepada keadaan yang lebih

berbeza. Berikut merupakan teras yang serupa dengan perubahan:

variasi dan revolusi

transformasi dan inovasi

pengaturan dan ketidakpastian

metamorphosis dan penambahbaikan

3

5. Analisis SWOT amat penting dalam perubahan sesebuah organisasi, analisis ini

melibatkan penilaian berikut:

Kekuatan

Kelemahan

Peluang persekitaran

Cabaran operasi

6. Kepentingan pengurusan strategik amat penting dalam perubahan. Antara kepentingan

pengurusan strategik;

Memberi hala tuju supaya semua ahli organisasi tahu dimana mereka boleh

menghabiskan masa.

Membantu organisasi dalam mengenalpasti dan menguruskan kelebihan

bersaing.

Membantu dalam menunjukkan perlunya inovasi dan menyediakan pendekatan

yang teratur untuk penciptaan idea baru.

Untuk melibatkan pengurus di semua peringkat dalam proses perancangan

supaya mereka memahami rancangan yang dihasilkan.

7. Punca berlakunya perubahan adalah disebabkan faktor dalaman dan luaran. Antara

faktor luaran yang menyebabkan perubahan ialah:

Tekanan kerajaan

Tekanan ekonomi

Tekanan politik

Peningkatan persaingan global

8. Manusia juga boleh menjadi punca perubahan. Walau bagaimanapun terdapat halangan

perubahan yang diakibatkan manusia. Antaranya ialah:

Halangan pemikiran

Halangan pengetahuan

Halangan kemahiran

Halangan teknologi

9. Antara tingkah laku manusia yang menghalang aktiviti komunikasi ialah bercakap

terlalu cepat, mengarah dan memerintah, terlalu memuji dan memberikan amaran yang

meragukkan.

10. Antara halangan perubahan kepada organisasi ialah mandat/sokongan, prasarana,

misi dan visi yang tidak jelas dan struktur pentadbiran yang tidak sesuai.

11. Perubahan reaktif melibatkan perkara perkara berikut:

Tindakan kepada satu peristiwa.

Perubahan adiftif yang terhad kepada sistem kecil atau sehalangan daripadanya.

Rekreasi juga merupakan reaktif tetapi melihatkan keseluruhan organisasi.

Timbul masalah atau krisis dan permintaan yang meningkat atau menurun.

12. Komponen utama, organisasi yang terdapat dalam teori pendekatan hala tuju perubahan

dalam organisasi adalah struktur, teknologi, proses dan budaya. Perkara yang

dimaksudkan dengan proses transformasi dalam komponen utama pendekatan sistem

perubahan ialah keberkesanan dan kecekapan.

4

13. Sejarah telekomunikasi di Malaysia telah bermula pada tahun 1876 dengan penggunaan

sistem rangkaian telegraf pertama. Dasar Telekomunikasi Negara dilancarkan pada

Mei 17, 1994 oleh Tun Dr. Mahathir Mohamed, Perdana Menteri ke-4 Malaysia. Dasar

ini memberi fokus kepada kajian dan aplikasi ICT dalam pengurusan Negara. Projek

Koridor Raya Multimedia (MSC) diperkenalkan pada Februari 1996.

14. Penerokaan bidang telekomunikasi di Malaysia bermula ada awal 1970an dengan

pembinaan stesen satelit bumi di Kuantan, Pahang pada 6 April 1970.

15. Komponen ICT yang penting ialah organisasi, struktur, bahan, pengguna & teknologi.

16. Elemen komunikasi yang melibatkan komputer ialah manusia, data, perisian dan

tatacara.

17. Implikasi perkembangan ICT kepada pembangunan negara:

Memberi peluang untuk mendapatkan maklumat dimana-mana dan berkongsi

minat seperti berita, aktiviti politik, dan budaya.

Perubahan cara pengetahuan dimana jua dan diperakui.

ICT mudah dilaksanaka di semua peringkat.

Perubahan pasaran tenaga kerja.

18. Perubahan struktur yang baru melibatkan struktur pasukan, pusingan kerja, organisasi

tanpa sempadan dan peranan organisasi mengukuhkan kebajikan ahli.

19. Pelaksanaan dasar perubahan negara melibatkan perubahan sikap. ilmu pengetahuan,

tafsiran agama dan ancaman dalam dan luar negara.

20. Komunikasi lisan dan bukan lisan digunakan untuk mencipta dan meningkatkan aktiviti

hubungan antara manusia. Komunikasi lisan merangkumi aspek-aspek

perbendaharaan kata, intonasi suara, kecepatan dan singkat/mudah dan jelas.

21. Penubuhan organisasi yang berupaya atau berdayasaing haruslah menepati 5 fasa yang

diperkenalkan oleh Commings dan Worley (1995) iaitu memotivasikan perubahan,

mencipta visi, membina sokongan politik, mengurus transisi dan mengekalkan

momentum perubahan. (Cummings and Worley (Organization Development and

Change, 1995) describe a comprehensive, five-phase, general process for managing

change, including: motivating change, creating vision, developing political support,

managing the transition and sustaining momentum).

22. Sistem maklumat amat penting dalam perubahan teknologi komunikasi. Sistem

maklumat boleh diklasifikasikan sebagai fungsi, sokongan, senibina sistem maklumat

dan berpandukan sistem teknologi.

23. Frod Nicholas (2007) telah memberikan 4 perspektif definisi asas pengurusan

perubahan. Berikut adalah 4 definisi tersebut:

Fungsi untuk mengurus perubahan.

Sesuatu bidang amalan professional.

Sesuatu bidang ilmu pengetahuan.

Sesuatu mekanisme bawahan.