kewangan bab a-bab f

8/14/2019 kewangan BAB A-BAB F

1/118

Kementerian Kewangan

Malaysia

TAKLIMATPEKELILING PERBENDAHARAAN (PP)

BIL. 5 TAHUN 2007TATACARA PENGURUSANASET ALIH KERAJAAN (TPA)


2/118

TUJUAN TAKLIMAT

Memberi penjelasan mengenai PekelilingPerbendaharaan (PP) Bil. 5 Tahun 2007

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan

(TPA)


3/118

Taklimat akan disampaikan dalam 2 sesi:

SESI PERTAMA

Penjelasan Mengenai PKP Bil. 5 Tahun 2007

SESI KEDUA

Penjelasan Mengenai Tatacara Pengurusan AsetAlih Kerajaan (TPA)

KANDUNGAN TAKLIMAT


4/118

Pengurusan Aset Alih Kerajaan merupakan satu aspekpengurusan kewangan yang penting kerana Kerajaantelah menyediakan jumlah peruntukan yang besar bagipembelian aset.

Tahun 2007 - Pembelian Aset Belanja Mengurus:RM4.236 billion daripada keseluruhanperuntukan RM112.99 billion iaitu merupakan 3.7%.

PENDAHULUAN


5/118

Pengurusan Aset Alih Kerajaan secara menyeluruhbelum pernah digubal sebelum ini. Pengurusan AsetAlih sebelum ini merujuk kepada berbagai dokumenseperti Arahan Perbendaharaan (AP), PanduanPerbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor

(PP-TPS), Pekeliling Perbendaharaan (PP) danSurat Pekeliling Perbendaharaan (SPP).

PENDAHULUAN


6/118

PERBANDINGAN PERATURAN LAMA DENGANTATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)

PERATURAN LAMA TPA

14 DOKUMEN AP,PP-TPS,PP,SPP & SURAT

1 DOKUMEN

KeliruPertindihanTerlalu lamaKurang jelasTidak selari dengan

perkembangan semasa

Lebih mudahLebih jelasProses kerja teraturSeragamSelari dengan

perkembangan semasa


7/118

TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2007

Memperkemas dan memantapkanPeraturan Pengurusan Aset AlihKerajaan


8/118

Bagi memastikan pengurusan Aset Alih Kerajaandilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesandi Kementerian/Jabatan, peranan dan tanggungjawabPegawai Pengawal dalam pengurusan Aset Alih Kerajaan

diberi penekanan.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWABPEGAWAI PENGAWAL


9/118

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(a) Mewujudkan Unit Pengurusan Aset.

(b) Melantik:

(i) Pegawai Aset di peringkat Kementerian/Jabatan/Pusat Tanggungjawab (PTJ);

(ii) Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaanke atas aset;

(iii) Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusanaset; dan

(iv) Jawatankuasa Penyiasat bagi kes kehilangan aset.

(c) Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)


10/118

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(d) Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaansebelum 15 Mac tahun berikutnya:

(i) Laporan Harta Modal dan Inventori;(ii) Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan

Inventori;(iii) Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan; dan

(iv) Laporan Tindakan Surcaj dan Tatatertib.

(e) Memastikan aset alih Kerajaan diuruskan mengikuttatacara yang telah ditetapkan.


11/118

TUGAS DAN TANGGUNGJAWABUNIT PENGURUSAN ASET

(a) Menguruskan semua aset alih Kerajaan

di Kementerian/Jabatan meliputi:

Penerimaan Pendaftaran Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan

Penyelenggaraan Pelupusan Kehilangan dan Hapus kira


12/118


) Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa,Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyi

(c) Menjadi Urus Setia kepada JKPAK.

(d) Mengurus pelupusan aset alih Kerajaan.

(e) Mengurus Kehilangan dan Hapus kira.


13/118


(f) Menyelaras penyediaan laporan berikut:

Harta Modal dan Inventori Pemeriksaan Harta Modal dan

Inventori Pelupusan Aset Alih Kerajaan Tindakan Surcaj/Tatatertib


14/118

JAWATANKUASAPENGURUSAN ASETALIH KERAJAAN (JKPAK)

Pengerusi : Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian

(peringkat Kementerian)Timbalan Ketua Pengarah(peringkat Ibu Pejabat)Pengarah (Jabatan Persekutuan di Negeri)

Setiausaha : Pegawai Aset Kementerian/Jabatan

Ahli : Semua Ketua Bahagian/UnitKetua Unit Audit DalamPegawai-pegawai lain yang sesuai


15/118

JAWATANKUASA PENGURUSANASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

AGENDA MESYUARAT:

Kedudukan semasa Aset Alih Kementerian/Jabatan Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Laporan Tindakan Pelupusan

Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan

aset alih.


16/118

JAWATANKUASA PENGURUSANASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)

BIDANG TUGAS JKPAK

Merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semuaaspek pengurusan aset alih Kerajaan.

TEMPOH MESYUARAT

Sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan.

Hasil mesyuarat di laporkan kepada Jawatankuasa

Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA).


17/118

PENGUATKUASAAN

Peraturan hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan berkuatkuasa mulai 02 Mac 2007.

Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiapKementerian/Jabatan di bawah kawalannya menguruskanaset alih mengikut TPA melainkan jika terdapat arahanlain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.


18/118

PELAKSANAAN

Dengan pelaksanaan TPA, Kementerian/Jabatan hendaklahmemindahkan semua maklumat berkaitan Harta Modal

dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006 dariBorang:

Kew. 312 Kew. PA-2 dan Kew. PA-4

Kew. 313 Kew. PA-3 dan Kew. PA-5

dengan secepat mungkin tidak melebihi tempoh 6 bulandari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan.


19/118

PELAKSANAAN

Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatansebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan dalam

Senarai Daftar Harta Modal Kew. PA-4 dan Senarai DaftarInventori Kew. PA-5.

Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (Kew.314)hendaklah dipindahkan ke Kad Kawalan Stok (Kew. 300-J3)dan Kad Petak (Kew. 300-J4) mengikut PanduanPerbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS).


20/118

PEMBATALAN

Peraturan berkaitan pengurusan aset yang terkandungdalam AP, PP-TPS, PP dan SPP berikut dibatalkan:

(a) AP Bab II Kehilangan dan Hapus kira, hanyaperaturan berkaitan barang-barang awam sahaja;

PP Bil. 3 Tahun 1990, hanya berkaitanbarang-barang awam sahaja;

(c) PP Bil 2 Tahun 1991;(d) SPP Bil. 7 Tahun 1995;(e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;(f) SPP Bil. 3 Tahun 2002; PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8

Pengurusan Stor dan aset sahaja;


21/118

PEMBATALAN

h) Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Storhanya Bab XIV dan XV sahaja;

i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1) JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan

g) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.


22/118

PEMAKAIAN

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasamasing-masing, Pekeliling ini dipanjangkan kepada semuaPerkhidmatan Negeri, Badan Berkanun dan PihakBerkuasa Tempatan.


23/118

SESI KEDUA

Penjelasan Mengenai TatacaraPengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA)


24/118

KANDUNGAN TPA

TPA

BAB APENERIMAAN

BAB E PELUPUSAN

PENDAHULUAN

BAB BPENDAFTARAN

BAB CPENGGUNAAN, PENYIMPANAN &PEMERIKSAAN

BAB FKEHILANGAN/HAPUS KIRA

BAB DPENYELENGGARAAN


25/118

PENDAHULUANTPA ialah tatacara bagi menguruskan Harta Modaldan Inventori meliputi:

Bab A : PenerimaanBab B : PendaftaranBab C : Penggunaan, Penyimpanan dan

Pemeriksaan

Bab D : PenyelenggaraanBab E : PelupusanBab F : Kehilangan dan Hapus kira


26/118

DEFINISI ASET

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau

milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yangdibeli atau yang disewa beli dengan wangKerajaan, yang diterima melalui sumbangan

atau hadiah atau diperolehi melalui prosesperundangan.


27/118

DEFINISI ASET ALIH

Aset Alih bermaksud aset yang bolehdipindahkan dari satu tempat ke satutempat yang lain termasuk aset yangdibekalkan atau dipasang bersekali

dengan bangunan.


28/118

KUMPULAN ASET ALIH

Harta Modal

Inventori


29/118

HARTA MODAL

Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000dan ke atas setiap satu pada masa perolehan.

(b) Aset alih yang memerlukan penyelenggaraansecara berjadual tanpa mengira harga perolehanasal. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk

kepada aset yang memerlukan penyelenggaraanseperti yang telah dinyatakan dalam manual/bukupanduan pengguna.


30/118

INVENTORI

Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurangdaripada RM1,000 setiap satu dan tidak memerlukanpenyelenggaraan berjadual.

b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pingganmangkuk tanpa mengira harga perolehan asal.


31/118

KATEGORI HARTA MODAL

Tiga (3) kategori Harta Modal iaitu:

(i) Loji/Jentera Berat

(v) Kenderaan

(vii) Peralatan/KelengkapanICT/Telekomunikasi/Penyiaran/Perubatan/Pejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan


32/118

KATEGORI INVENTORI

mpat (4) kategori Inventori iaitu:

a) Nilai perolehan asal kurang daripadaRM1,000 dan tidak memerlukanpenyelenggaraan secara berjadual:

(i) Peralatan/KelengkapanICT/Telekomunikasi/Penyiaran/PerubatanPejabat/Makmal/Bengkel/Dapur/Sukan


33/118

KATEGORI INVENTORI

(b) Tanpa mengira nilai perolehan asal:

(ii) Perabot

(iii) Hamparan, hiasan dan langsir

(iv) Pinggan mangkuk


34/118

BAB APENERIMAAN


35/118

BAB A - PENERIMAAN

(a) Pemeriksaan teliti bagi memastikanaset diterima menepati spesifikasi.

(b) Pemeriksaan teknikal pegawai yang

bertauliah bila perlu.


36/118

BAB A - PENERIMAAN

(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasamenerima aset:

Semak butiran dalam dokumen.

Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta mertasebelum sahkan penerimaan.

Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan sertamerta maka dokumen dicatat Diterima dengansyarat ianya diperiksa, dikira,diukur, ditimbang dan

diuji.


37/118

BAB A - PENERIMAAN Sediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1

jika terdapat kerosakan/perselisihan.

(e) Borang Kew.PA-1 yang ditandatangani oleh KetuaJabatan dihantar kepada agen penghantaran atausyarikat pembekal.

(i) Pegawai Penerima pastikan aset diterima besertaSurat Jaminan daripada pembekal.

(l) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama

manual penggunaan dan penyelenggaraan.


38/118

BAB BPENDAFTARAN

BAB B PENDAFTARAN


39/118

BAB B - PENDAFTARAN

PENDAFTARAN

TEMPOH MENDAFTAR

PUNCA MAKLUMAT

OBJEKTIF

PENDAFTARAN ASETHADIAH

DOKUMEN PENDAFTARAN

PENDAFTARAN ASETLUCUTHAK

BUTIRAN MAKLUMAT

CARTA ALIRAN DAN

PROSES KERJA

URUSAN PENDAFTARAN

ASET ALIH

LAPORAN TAHUNANHARTA MODAL &INVENTORI

PENGESAHANPENDAFTARAN


40/118

TEMPOH MENDAFTAR

Dua (2) minggu dari tarikhpengesahan penerimaan.


41/118

PENDAFTARAN ASET HADIAH

Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuanpembelajaran dan pameran tidak perludidaftarkan. Satu senarai daftar aset berkenaandiwujudkan bagi tujuan rekod.


42/118

PENDAFTARAN ASET LUCUTHAK

Didaftarkan jika Kementerian/Jabatan

bercadang menggunakannya.

Aset lucuthak yang dikategorikan di bawahakta tertentu menjadi tanggungjawab Pegawai

Pengawal untuk menentukan tindakan yangdiambil ke atas aset berkenaan mengikutmaksud tersebut sahaja.


43/118

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Dibeli:

(a) Pesanan Rasmi Kerajaan(b) Nota Serahan(c) Invois

(d) Dokumen Kontrak(e) Kad Jaminan(f) Manual Pengguna(g) Dokumen-dokumen lain yang

berkaitan


44/118

PUNCA MAKLUMAT

Aset yang disewa beli:

(a) Surat Ikatan Perjanjian

(b) Dokumen lain yang berkaitan


45/118

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Diterima Daripada Sumber Lain

(a) Salinan Daftar jika diterima secarpindahan

(c) Salinan surat kelulusan menerima

hadiah

(f) Salinan Sijil Lucuthak olehMahkamah


46/118

PUNCA MAKLUMAT

Aset Yang Belum Berdaftar:

Sekiranya tiada punca maklumat, pendaftaranberasaskan maklumat di fizikal aset atausumber-sumber lain yang berkaitan.


47/118

DOKUMEN PENDAFTARAN

(a) Daftar Harta Modal Kew. PA-2

(b) Daftar Inventori Kew. PA-3

Pendaftaran melalui sistem berkomputer:

(h) Format yang sama diguna pakai.(i) Daftar hendaklah dicetak.(j) Ditandatangani oleh Ketua Jabatan.


48/118

URUSAN PENDAFTARAN

(a) Didaftarkan oleh Pegawai Asetdi Kementerian/Jabatan/PTJ

menggunakan Kew. PA-2 &Kew. PA-3.

(b) Satu Senarai Daftar Harta Modal

Kew. PA-4 dan Senarai DaftarInventori Kew. PA-5 disediakan.


49/118

URUSAN PENDAFTARAN(c) Salinan Kew. PA-4 dan Kew. PA-5 dikemukakan

secara tahunan seperti berikut:

(i) Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemuka kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

(ii) Pendaftaran Peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ beserta senaraidaftar Jabatan dan kemukakan kepadaKementerian.


50/118

URUSAN PENDAFTARAN

(iii) Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpul senarai daftar PTJ, Jabatan danKementerian bagi membolehkanKementerian mengetahui dan memantau

keseluruhan aset di bawah kawalannya.


51/118

URUSAN PENDAFTARAN

(d) Daftar aset dikemaskini bila berlaku:

(i) Penambahan/penggantian/penaiktarafan

(ii) Pemeriksaan aset

(iii) Pelupusan

(iv) Hapus kira


52/118

PELABELAN ASET

Semua aset diberi tanda pengenalan dengancara melabel, mengecat, emboss bagimenunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia(HKM).

Aset tujuan samaran/risikan ditanda di tempatyang tidak mudah dilihat.


53/118

Setiap aset ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaranseperti panduan berikut:

Kod Kementerian:} Berasaskan kod failKod Jabatan: } oleh MAMPUKod Kumpulan sama ada:Harta Modal - HInventori - I

Tahun Pembelian:No. Siri:

CONTOH : KK/BKP 10/H/07/1

PELABELAN ASET


54/118

Pergerakan AsetPinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod

pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal dan InventoriKew. PA-6.

Penyimpanan Daftar

Kew. PA-2 dan Kew. PA-3 disimpan dalam fail kulitkeras dalam kabinet berkunci.

Buku Kew. PA-6 disimpan dalam kabinet berkunci. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan salinan

simpan di lokasi.

URUSAN PENDAFTARAN


55/118

SENARAI ASET DI LOKASI

Senarai aset mengikut lokasi aset ditempatkanhendaklah disediakan oleh Pegawai Aset

menggunakan Kew. PA-7 dalam 2 salinan.

1 salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala1 salinan oleh pegawai yang bertanggungjawab.

Dikemaskini dari masa ke semasa bila terdapatperubahan kuantiti, lokasi atau pegawaibertanggungjawab.


56/118

LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DANINVENTORI

Kew. PA-8 hendaklah dikemukakanke Perbendaharaan sebelum 15 Mac

tahun berikutnya.


57/118

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJAPENDAFTARAN

Carta Aliran dan Proses KerjaPendaftaran seperti Jadual 1 dan

Jadual 2.


58/118

BAB C

PENGGUNAAN,PENYIMPANANDAN PEMERIKSAAN


59/118

b) Bagi tujuan rasmi sahaja.

b) Mengikut fungsi sebenar dalam manual.

c) Dikendali oleh pegawai yang mahir danberkelayakan.

d) Perlu direkodkan.

e) Melapor kerosakan dalam Borang Aduan

Kerosakan Kew. PA-9.

PENGGUNAAN


60/118


61/118

Peraturan mengenai Penggunaan,

Pengurusan dan Penyelenggaraankenderaan adalah mengikut peraturansemasa yang berkuatkuasa.

PENGGUNAAN


62/118

Aset hendaklah sentiasa disimpan di tempat yang selamatdan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi.

Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apakekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawahtanggungjawabnya.

Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi hendaklah

sentiasa di bawah kawalan maksima.

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan boleh dikenakantindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) AktaProsedur Kewangan 1957.

PENYIMPANAN


63/118

Pemeriksaan aset dilaksanakan ke atas:

(a) Fizikal(b) Rekod(c) Penempatan

PEMERIKSAAN


64/118

Tujuanpemeriksaan adalah untuk:

(a)Mengetahui keadaan dan prestasi aset;

(b)Memastikan setiap aset yang mempunyaidaftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini;

(c) Memastikan setiap aset berada di lokasi samaseperti yang tercatat dalam daftar.

PEMERIKSAAN


65/118

Pegawai Pengawal melantik sekurang-kurangnya2 orang Pegawai Pemeriksa.

Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun.

Pegawai Pemeriksa mengemukakan Laporan

Pemeriksaan Harta Modal Kew. PA-10 danLaporan Pemeriksaan Inventori Kew. PA-11kepada Ketua Jabatan.

PEMERIKSAAN


66/118

Ketua Jabatan kemuka Kew. PA-10 dan Kew. PA-11bersama-sama Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal

dan Inventori Kew. PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

Pegawai Pengawal dikehendaki mengemukakan Kew.PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahunberikutnya.

Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiripemeriksaan dari masa ke semasa bagi memastikaperaturan ini dipatuhi.

PEMERIKSAAN


67/118

BAB DPENYELENGGARAAN


68/118

JENIS PENYELENGGARAN

(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untukmemeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponenatau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengalancar secara berterusan.

(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumberfizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapka

PENYELENGGARAAN


69/118

MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitanaset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk

tindakan penyelenggaraan.

PENYELENGGARAAN


70/118

PANDUAN PENYELENGGARAAN

Langkah-langkah yang perlu dilaksana oleh Kementerian/Jabatan:

(e) Menyedia senarai aset yang memerlukanpenyelenggaraan Kew. PA-13.

(b) Merancang penyelenggaraan(c) Melaksana program penyelenggaraan

(d) Merekod penyelenggaraan(e) Menilai program penyelenggaraan(k) Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh

pihak swasta.


71/118

BAB EPELUPUSAN


72/118

ISI KANDUNGAN Definisi Pelupusan Objektif

Justifikasi Pelupusan Kuasa Melulus Urus Setia Pelupusan Perakuan Pelupusan (PEP)

Lembaga Pemeriksa Tempoh Tindakan Pelupusan


73/118

ISI KANDUNGAN

Pelanjutan Tempoh

Pinda Kaedah Pelupusan Kaedah Pelupusan Pelaksanaan Kaedah Pelupusan Pelupusan Melalui Kontrak Pusat

Tindakan Semasa Melaksana Pelupusan Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusan


74/118


75/118


76/118

KUASA MELULUS KEMENTERIAN/JABATAN

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 ataujumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000; dan

(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilaiperolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu ataujumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 .

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen17 Akta Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkankuasa selanjutnya kepada mana-mana pegawai lain.


77/118

URUS SETIA PELUPUSAN

Mengurus pelantikan Ahli Lembaga Pemeriksa

mengikut Kew. PA-15

Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) Kew. PA-16

Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan

Mendapatkan Laporan Lembaga Pemeriksa Kew.

PA-17Menyemak dan memastikan permohonan pelupusanlengkap dan teratur

Mengemukakan permohonan pelupusan kepada

Kuasa Melulus


78/118

URUS SETIA PELUPUSANMemaklumkan kelulusan kepada Ketua JabatanUntuk tindakan.

Memohon pelanjutan tempoh pelupusan

Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan

Melantik 2 orang saksi bagi pelupusan kaedahpemusnahan

Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan AsetKew. PA-18


79/118

URUS SETIA PELUPUSAN

Memperolehi Sijil Pelupusan Aset Kew. PA-19

Menghantar Kew. PA-19 kepada Kuasa Melulus

Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan AsetKew. PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mactahun berikutnya.


80/118

PERAKUAN PELUPUSAN (PEP) KEW. PA-16

(a) PEP diperlukan bagi semua aset Mekanikal, Elektrikal danElektronik seperti di Kembaran A dan perkakasankomputer di Kembaran B.

(b) Ketua Jabatan merujuk kepada JKR atau Jabatan yangmempunyai woksyop sendiri atau khidmat pakar-pakarkhusus dalam peralatan-peralatan tertentu.

(i) PEP bagi perkakasan komputer hendaklah disediakan olehPegawai Sistem Maklumat Kementerian/Jabatan.

(d) Setiap PEP disahkan oleh 2 pegawai yang mempunyaikepakaran sekurang-kurangnya 3 tahun.

(e) Nilai semasa aset di PEP hanya sah digunakan untuk tempoh

1 tahun.


81/118


82/118

KEANGGOTAAN LEMBAGA PEMERIKSA(a) Sekurang-kurangnya 2 orang pegawai ( 1 Pengerusi

dan 1 Ahli) yang tidak terlibat secara langsung dalampengurusan aset berkenaan.

(b) Mempunyai kepakaran memeriksa aset jika perlu.

(c) Pegawai Kumpulan P&P atau Sokongan 1 atau yangsetaraf.

(l) Pegawai dari Kementerian/Jabatan lain boleh dilantikjika perlu.

(o) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemukake Urus Setia.


83/118

TUGAS LEMBAGA PEMERIKSA

(a) Menyedia dan mengemuka Jadual Pelupusan kepadaUrus Setia Pelupusan Jabatan.

(b) Memeriksa aset dan rekod dalam tempoh 1 bulan.

(c) Memastikan maklumat sulit dan rahsia dalam peralatanyang hendak dilupuskan dikeluarkan.

(d) Menyedia Laporan Lembaga Pemeriksa Kew. PA-17.

(e) Mengesyor kaedah pelupusan yang sesuai.

(f) Menandatangani Kew. PA-17 dan kemuka ke Urus Setia.


84/118

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

Dilaksanakan dalam tempoh 3 bulandari tarikh surat kelulusan mengikutkaedah yang diluluskan.


85/118

PELANJUTAN TEMPOH

Permohonan untuk lanjut tempoh dikemuka

kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelumtamat tempoh pelupusan. Pelanjutan tempohhanya dibenarkan sekali sahaja.

Jika pelupusan tidak dapat diselesaikan selepas

tempoh pelanjutan maka kelulusan terbatal.


86/118

PINDA KAEDAH PELUPUSAN

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusandikemuka kepada Kuasa Melulus sebelumtamat tempoh pelupusan. Sekiranya tempohpelupusan tamat kelulusan terbatal dan permohonan

baru hendaklah dikemukakan.


87/118

KAEDAH PELUPUSAN

(a) Jualan secara :

Tender

Sebut hargaLelong

(b) Jualan Sisa

(c) Tukar Barang (Barter Trade)

(d) Tukar Beli (Trade in)

(e) Tukar Ganti (Cannibalize)


88/118

KAEDAH PELUPUSAN

(g) Pindahan(h) Hadiah

(i) Musnah secara:

DitanamDibakarDibuangDitenggelam

(j) Kaedah lain pelupusan yang difikirkansesuai


89/118

PELUPUSAN MELALUI KONTRAK PUSAT

Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusatKementerian/Jabatan hendaklah menggunakanperaturan berkenaan.


90/118

Label HKM dan nama Kem/Jab pada aset dipadamkan

JPJ diberitahu diberitahu mengenai pelupusankenderaan supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan

TINDAKAN SEMASA MELAKSANAKAN

PELUPUSAN

Kad Pendaftaran kenderaan diserahkan kepadapembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa

Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telahdilupus dikecualikan daripada semua jenis cukai


91/118

Carta Aliran dan Proses Kerja Pelupusanseperti di Jadual 3 dan Jadual 4.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA


92/118

BAB F

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA


93/118

TAFSIRAN KEHILANGAN

Kehilangan bermaksud aset yang tiada lagidalam simpanan disebabkan oleh kecurian,kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan

penipuan atau kecuaian pegawai awam.


94/118

TAFSIRAN HAPUS KIRA

Hapus kira ialah proses untukmembatalkan rekod aset yang hilang.


95/118

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian atau

Ketua Pengarah Jabatan


96/118

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

ketua sesuatu cawangan, daerah,daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

KUASA MELULUS PERINGKATPERBENDAHARAAN


97/118

PERBENDAHARAAN

Nilai perolehan asal satu asetmelebihi RM50,000 ataukeseluruhannya melebihi RM500,000.

Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawahtanpa mengira nilai perolehan asal:

Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video,komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant

(PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai atanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT


98/118

PEGAWAI PENGAWAL

) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebiRM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak

melebihi RM500,000 dan tidak melibatkanperalatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan

h) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa

hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soalkecurian, penipuan atau kecuaian tidakmelibatkan pegawai awam.

URUS SETIA KEHILANGANDAN HAPUS KIRA


99/118

DAN HAPUS KIRA

nit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawabagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.

TUG

AS

(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilangMelalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan

Daftar Inventori Kew. PA-3.

(b) Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripadaKetua Jabatan.

(c) Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polikepada Pegawai Pengawal.

(b) Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasatdengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.



100/118

DAN HAPUS KIRA

T

UGAS

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(g) Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan sydaripada Pegawai Pengawal.

(h) Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonahapus kira lengkap dan teratur.

(i) Mengemukakan permohonan hapus kira kepada KuasaMelulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awadikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belumdiperolehi.

(f) Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripadaJawatankuasa Penyiasat.



101/118

DAN HAPUS KIRA

T

UGAS

(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk

kemaskini rekod daftar aset.

(l) Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada KuaMelulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusanhapus kira.

(m)Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcatatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatater

dan memaklumkan kepada Perbendaharaan.

(n) Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan TindaSurcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidaklewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

(k) Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus SetPihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.

PROSES HAPUS KIRA


102/118

1. Melaporkan Kehilangan

) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada

Ketua Jabatan dengan serta merta.

) Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawake atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yangmengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkankepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktukehilangan diketahui.

PROSES HAPUS KIRA


103/118

PROSES HAPUS KIRA

2. Laporan Awal Kew. PA-28

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan LaporanAwal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorangKetua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakoleh pegawai atasannya di peringkat Kementeria

Ibu Pejabat.

PROSES HAPUS KIRA


104/118

2. Laporan Awal Kew. PA-28

) Ketua Jabatan di mana kehilangan berlakhendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari

bekerja menghantar Laporan Awal dan salinanLaporan Polis terus kepada:

(i) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di manakehilangan aset berlaku; dan

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan

PROSES HAPUS KIRA


105/118

2.Laporan Awal Kew. PA-28

(c) Salinan Laporan Awal hendaklah dihantkepada Ketua Setiausaha Kementerian,Akauntan Negara, Ketua Audit Negara danwakil tempatan Ketua Audit Negara.

PROSES HAPUS KIRA


106/118

3. Jawatankuasa Penyiasat

(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis olehPegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segeradalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.

(i) Keanggotaan:

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu danbukan daripada bahagian/unit yang sama;

(b) pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawaiyang terlibat;

(c) Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebihkanan sebagai Pengerusi.

PROSES HAPUS KIRA


107/118

3.Jawatankuasa Penyiasat

(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar MalaysPegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawaidari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibadengan kehilangan itu di negara berkenaansebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4.Tugas Dan Tanggungjawab JawatankuasaPenyiasat

1 M j l k i d l l ik


108/118

1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan

2. Memeriksa sendiri tempat kejadian.

3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan

4. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang.

5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Aset Alih(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi.

6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud.

8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

1. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagimengelak berulangnya kejadian kehilangan.

PROSES HAPUS KIRA


109/118

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

a)Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakanLaporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia

Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulandari tarikh pelantikan.Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat bolehdilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.

h)Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakanLaporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

PROSES HAPUS KIRA


110/118


) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumesokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ DaftarInventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal daInventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dandokumen berkaitan ke Perbendaharaan.

d) Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yan

ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polibelum diperolehi.

PROSES HAPUS KIRA


111/118


Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasilsiasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab unt

(i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yanghilang dengan surcaj atau tatatertib ataukedua-duanya sekali, atau

(ii) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang

hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan

(iii) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

PROSES HAPUS KIRA


112/118


Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hsiasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal bolehmengarahkan siasatan semula.

(i) Mengarahkan siasatan semula oleh JawatankuasaPenyiasat sedia ada; atau

(ii) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk

menjalankan siasatan.


113/118

4.Tindakan Kementerian/Jabatan SelepasKelulusan


114/118

Kelulusan

(a) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar HartaModal atau Inventori.

Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada KuMelulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset

Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan.

a) Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke PihakBerkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalamtempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

) Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertikepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikelulusan Perbendaharaan.


115/118

Carta Aliran dan Proses Kerja Kehilangan danHapus kira seperti di Jadual 5 dan Jadual 6.

CARTA ALIRAN DAN PROSES KERJA


116/118

SOAL JAWAB


117/118

PENJELASAN PEKELILING

SEKSYEN PENGURUSAN ASETBAHAGIAN KAWALAN DAN PEMANTAUAN (BKP)

PERBENDAHARAAN MALAYSIA


118/118

SEKIANTERIMA KASIH

kewangan bab a-bab f

Documents