Kemahiran pengurushttp://khalifahtullahcorp.blogspot.com/2012/12/kemahiran-pengurus.htmlPENDAHULUANDEFINISI PENGURUSANPengurusan secara amnya dapat ditakrifkan sebagai satu proses untuk mencapai matlamat dengan cara yang cekap dan berkesan. Kata kunci dalam definisi ini adalah proses, kecekapan dan keberkesanan. Ia terdiri daripadapengarahandanpengawalansebuah kumpulan yang terdiri daripada satu atau lebih orang atau entiti untuk tujuan menyeleraskan dan mengemaskan kumpulan tersebut untuk mencapai sesuatumatlamat.Pengurusan telah wujud dalam beribu-ribu tahun dahulu. Kenyataan ini dapat dibuktikan dalam keterangan oleh pembinaan tembok besar china, sepanjang 6,400km dan dicipta sekitar 200SM. Ia salah satu daripada pembinaan yang boleh dilihat dari angkasa lepas. Satu lagi contoh yang biasa adalah piramid Mesir, yang telah dibina lebih daripada 5000 tahun yang lalu, dengan setiap piramid yang mengambil tempoh 10 tahun untuk menyiapkan kedua-dua pembinaan. Pembinaan ini memerlukan pengurusan beribu-ribu pekerja dan bahan binaan (orang dan struktur) supaya kerja dapat disiapkan. Ini terbukti bahawa pengurusan telah wujud sejak dahulu lagi.Kata kerja"mengurus" datangnya daripada perkataanbahasa Itali,maneggiare(menangani), yang pada dirinya diterbitkan daripada perkataanLatin,manus(tangan). Perkataanbahasa Perancis,mesnagement(kemudiannyamnagement), telah banyak mempengaruhi perkembangan maksud perkataanbahasa Inggeris,managementpadaabad ke-17danke-18.Sebuah organisasi harus dibentuk dengan sempurna. Banyak permasalahan yang timbul dalam sesebuah organisasi oleh kerana tidak diatur dengan betul. Oleh yang demikian, setiap organisasi perlu diuruskan dengan kemas untuk mencapai matlamat dengan cara yang cekap dan berkesan. Berdasarkan kenyataan ini, pengurusan sangat penting dalam sebuah organisasi supaya tidak timbul permasalahan yang tidak diingini berlaku. Ia merupakan proses memimpin dan mengarah dalam sesebuah organisasi dari segi pengaturan sumber manusia, kewangan, intelektual dan lain-lain.Kini, banyak organisasi yang mempunyai masalah terutamanya organisasi perniagaan yang gagal menyelesaikan masalah pergolakan organisasi sehingga ada yang melibatkan syarikat gulung tikar. Sehubungan dengan itu, setiap organisasi perlu mengatur pengurusan dengan tertib. Di dalam pengurusan mempunyai empat proses pengurusan. Di bawah membincangkan tentang empat proses pengurusan tersebut.PROSES PENGURUSANBerdasarkan petikan di atas, pengurusan dapat didefinisikan sebagai satu proses. Proses adalah langkah yang dirancang dalam menjalankan tugas. Pengurusan ditakrifkan sebagai satu proses kerana semua pengurus terlibat dalam aktiviti-aktiviti yang saling berhubungkait, dengan tujuan mencapai objektif yang telah ditetapkan. Proses ini akan dibahagikan kepada beberapa bahagian atau fungsi yang berasingan dari proses keseluruhan. Fungsi pengurusan boleh dikelaskan kepada berikut: Perancangan, Penganjur, Pelopor dan Pengawalan.(a)PerancanganPerancangan bererti cara pengurus pra-menentukan matlamat dan pelan langkah-langkah mereka. Ia termasuk menentukan matlamat organisasi dengan membincangkan beberapa isu, seperti, apakah aktiviti utama organisasi dan apakah tujuannya. Di samping itu, ia juga melibatkan cara bagaimana merangka strategi menyeluruh untuk mencapai objektif organisasi melalui pelan menyeluruh.(b)PenganjurPenganjur bermakna pengurus menyelaras sumber manusia dan bahan-bahan atau sumber-sumber organisasi untuk mencapai matlamat. Penganjur termasuk aktiviti-aktiviti yang menentukan tugas-tugas yang perlu dijalankan, memberikan kakitangan untuk setiap tugasan, menentukan bagaimana tugas mesti dilakukan, mekanisme pelaporan dan membuat keputusan.(c)MemimpinMemimpin bermakna pengurus mengarah dan mempengaruhi orang bawahan mereka untuk menjalankan tugas yang diberikan supaya matlamat dapat dicapai. Dengan mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif, pengurus mampu memotivasikan orang bawahan mereka supaya komited sepenuhnya dengan tugasan.(d)KawalanMengawal dapat ditakrifkan sebagai proses di mana pengurus memastikan bahawa organisasi bergerak ke arah pencapaian objektif yang ditetapkan. Mengawal adalah proses pemantauan membandingkan keputusan yang betul. Jika terdapat beberapa penyelewengan dari objektif yang ditetapkan, tugas pengurus adalah untuk mengenal pasti punca masalah dan mengambil tindakan memperbetulkan yang wajar dilakukan.PENGURUSPengurus adalah orang yang mengarahkan aktiviti untuk pekerja lain dalam sesebuah organisasi. Petikan ini membincangkan tentang mengenalpasti dan menganalisis jenis kemahiran yang diperlukan oleh pengurus di tempat kerja. Saya bekerja sebagai eksekutif jualan dan pemasaran di sebuah syarikat penjagaan kesihatan iaitu IBNU RUSHD HEALTHCARE. Syarikat ini menjalankan perniagaan sebagai francais yang berteraskan syarikat AL JABBAR Group (francaisor). Pelbagai jenis kemahiran yang dapat diulaskan mengikut pengalaman saya bekerja di syarikat ini.JENIS-JENIS KEMAHIRAN PENGURUSKemahiran KonseptualKemahiran konseptual merupakan kemahiran yang membantu pengurus membuat keputusan yang harus dicapai. Ia merujuk kepada keupayaan mental untuk menganalisis dan mendiagnosis dalam suatu keadaan yang kompleks. Ia membantu pengurus untuk melihat bagaimana semua kepentingan dan aktiviti organisasi disatukan supaya pengurus boleh menggambarkan suatu gambaran yang lengkap kepada kakitangan tentang matlamat.Dalam petikan di atas menggambarkan bahawa pentingnya kemahiran konseptual kepada setiap pengurus sesebuah syarikat. Kemahiran konseptual adalah keupayaan seseorang pengurus supaya berfikiran matang bagi mengenal pasti dan menganalisis pelbagai situasi dan keadaan serta mampu berpandangan jauh dalam melihat kedudukan masa hadapan syarikat contohnya pengurus di syarikat IBNU RUSHD HEALTHCARE mempunyai satu matlamat supaya syarikat ini menjadi syarikat gergasi di dalam industri penjagaan kesihatan, jadi pengurus tersebut harus mengorak langkah untuk mengenal pasti apakah matlamat yang tepat kepada syarikat. Kemahiran konseptual membantu pengurus mengenal pasti pelbagai jenis peluang dalam aktiviti pemasaran dan ancaman yang mendatangkan kemudaratan kepada syarikat. Contohnya, pengurus membuat kajian bersama pekerja-pekerja jabatan jualan dan pemasaran tentang pesaing-pesaing luar yang memberi ancaman terhadap penjualan syarikat. Dengan ini, pengurus dapat memperoleh langkah-langkah untuk membesarkan aktiviti pemasaran syarikat. Ia juga membantu pengurus menganalisis kebarangkalian yang bakal diperoleh hasil daripada keputusan perbincangan yang diambil. Contohnya, selepas pengurus mengenal pasti peluang pemasaran, pengurus dapat menganggarkan keuntungan syarikat secara rawak. Keperluan kemahiran konseptual adalah pelbagai menurut peringkat pengurusan dalam sesebuah organisasi. Pengurusan atasan adalah pihak yang paling memerlukan kemahiran ini berbanding pengurus-pengurus peringkat pertengahan dan barisan hadapan. Ini kerana dalam menetapkan matlamat organisasi yang disasarkan, pengurus atasan perlu meneliti segala kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh organisasi syarikat. Selepas itu pengurus atasan perlu mengenal pasti apakah peluang di persekitaran luar yang dapat dimanfaatkan serta ancaman yang mendatang dan bagaimana cara untuk menanganinya. Kesemua faktor kekuatan dan kelemahan dalaman ini akan digandingkan dengan peluang-peluang dan ancaman dalam persekitaran luaran bagi membentuk strategi-strategi perniagaan yang berkesan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. Kemahiran membuat keputusan merangkumi keupayaan para pengurus berfikir mengenal pasti dan meneliti permasalahan yang dihadapi. Selepas itu, diwujudkan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diambil bagi menyelesaikan permasalahan tersebut. Antara alternatif tindakan yang dapat diambil ialah mengenal pasti permasalahan yang timbul, mengumpulkan maklumat dan fakta serta membentuk alternatif-alternatif bagi menyelesaikan masalah berkenaan. Contohnya, di sebuah cawangan IBNU RUSHD HEALTHCARE tidak mempunyai mesin kedatangan, ada sesetengah pekerja mengambil kesempatan oleh kerana masalah tersebut, mereka memberi keterangan kedatangan palsu, perkara ini dapat diselesaikan oleh pengurus dengan membeli mesin kedatangan tersebut. Di samping itu, apabila syarikat mengalami kadar yang menurun daripada segi produktiviti, pengurus-pengurus perlu mengenal pasti apakah yang menjadi punca masalah tersebut. Masalah yang biasa dialami oleh syarikat, antaranya motivasi daripada pengurus terhadap pekerja menurun, masalah tentang gaji pekerja, dan kebajikan pengurus terhadap pekerja. Perkara ini dapat diselesaikan dengan menaikkan gaji yang setimpal dengan jawatan, memberi motivasi kepada pekerja di setiap pagi sebelum memulakan pekerjaan masing-masing. Melaksanakan alternatif-alternatif pilihan dan memantau secara berterusan bagi menilai tahap keberkesanannya. Selepas alternatif yang terbaik dipilih, pihak pengurusan dapat melaksanakannya dengan cekap dan pantas. Dari semasa ke semasa, perlaksanaan alternatif tersebut perlu dipantau dan dibuat kajian bagi mengenal pasti sama ada ia memberikan impak positif ke arah menyelesaikan masalah yang dihadapi. Jika alternatif itu memberi kesan positif, maka perlaksanaannya perlulah diteruskan sehingga masalah tersebut selesai. Jika tidak, maka perlulah dikenal pasti punca yang menyebabkan alternatif tersebut tidak mampu dalam menyelesaikan masalah yang timbul. Mungkin alternatif yang dipilih merupakan alternatif yang salah. Mungkin juga alternatif yang dipilih adalah pemilihan yang tepat tetapi perlaksanaannya tidak dilaksanakan dengan betul. Selepas mengenalpasti dan usaha pemulihan dan pembaikan dibuat, barulah alternatif yang dipilih dilaksanakan lagi sehingga permasalahan berjaya diselesaikan mengikut kehendak syarikat. Kemahiran dalam pengurusan masa pada setiap diri pengurus amat penting di dalam syarikat IBNU RUSHD HEALTHCARE, semua pengurus mestilah memastikan mereka menggunakan masa kerja mereka dengan penuh bertanggungjawab kerana masa itu ibarat emas. Setiap saat yang berlalu mestilah menyumbang kepada prestasi syarikat yang cemerlang secara istiqamah. Keupayaan para pengurus menggunakan masa dengan produktif ini memerlukan kemahiran pengurusan masa. Pengurus tidak boleh membazirkan masa dengan perkara yang tidak bermanfaat kerana mereka dibayar gaji yang tinggi. Oleh yang demikian, mereka hendaklah melaksanakan tugas yang setimpal dengan bayaran mereka. Dengan kata lain, setiap minit yang pengurus manfaatkan kepada syarikat dapat menyumbang kepada kenaikan keuntungan korporat dan dividen pemegang saham. Perkara ini, amat diambil serius dalam syarikat IBNU RUSHD HEALTHCARE supaya pengurus melaksanakan tanggungjawab dengan penuh etika. Setiap pembaziran masa akan menjadi satu kerugian terhadap syarikat. Terdapat beberapa faktor yang telah dikenal pasti oleh syarikat tentang pembaziran masa. Antaranya, pengurus lalai dalam tugas dokumentasi yang seharusnya disiapkan dengan segera. Kebanyakan dokumen yang diterima adalah tugasan yang menjadi rutin dan sepatutnya dapat diselesaikan tanpa penangguhan sehinggaa tugasan bertindih. Oleh yang demikian, para pengurus perlu mengenal pasti dokumen-dokumen penting yang wajar diberikan keutamaan. Contohnya, pembayaran bil di setiap cawangan harus dibayar pada waktu yang ditetapkan supaya tidak berlaku terputusnya bekalan air, elektrik dan sebagainya. Selain itu, kebanyakan pengurus yang bertangungjawab mesti terlibat dengan aktiviti mesyuarat. Bagi memastikan mesyuarat yang dijalankan lebih berkesan dan tidak berlaku pembaziran masa, pengurus mestilah bersedia dengan agenda yang akan dibincangkan di dalam bilik mesyuarat supaya mesyuarat lebih lancar dan mencapai matlamat perbincangan yang tepat, memulakan mesyuarat tepat pada masanya, memastikan semua perbincangan tidak terkeluar daripada agenda dan menamatkan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan. Pada era kemodenan ini, teknologi maklumat dan komunikasi semakin popular. Kini di syarikat IBNU RUSHD HEALTHCARE, pengurus-pengurus semakin bergantung kepada penggunaan e-mel bagi mempercepatkan proses penyebaran dan penerimaan maklumat. Perkara ini banyak memberi impak positif kepada pengurus kerana segala urusan dapat diselesaikan dengan mudah dan cepat. Pengurus tidak perlu menghabiskan masa dan overhead syarikat untuk mendapatkan maklumat secara lisan dan bertulis terus menerus dari pekerja. Di samping itu, pengurus perlu tahu mengenal pasti pesanan e-mel yang berguna dan penting diberi keutamaan supaya diuruskan dengan betul. Para pengurus seharusnya dapat membezakan antara pesanan e-mel yang betul dan yang tidak berkenaan. Perkara tersebut amat penting kerana pesanan e-mel yang tidak berkaitan dengan urusan kerja hanya mensia-siakan masa para pengurus.Kemahiran InterpersonalKemahiran ini merujuk kepada keupayaan seorang pengurus untuk bekerja, memahami, memimpin dan memotivasikan orang bawahan sama ada secara individu atau dalam kumpulan. Ini merujuk kepada pengurus yang mempunyai keupayaan berurusan dan berinteraksi dengan manusia. Oleh itu, mereka perlu mempunyai kemahiran komunikasi. Ini adalah penting bagi pengurus untuk mendapatkan penglibatan dan komitmen pekerja dengan efektif. Di syarikat IBNU RUSHD HEALTHCARE mempunyai beberapa tahap pengurus, ada pengurus atasan, pengurus pertengahan dan pengurus barisan hadapan. Kemahiran interpersonal amat penting dalam pengurusan perniagaan syarikat ini. Pengurus yang tidak tahu menjaga hati dan bertatatusila dalam berurusan dengan pekerja akan mengalami masalah perhubungan bukan sahaja dengan pekerja bawahan, tetapi mungkin juga dengan rakan sekerja dan pegawai atasan. Hal ini dapat digambarkan dengan berlakunya situasi di mana kumpulan pekerja jualan protes tidak membuat aktiviti jualan dengan agresif kerana pengurus tidak bijak berinteraksi dengan baik terhadap pekerja. Pekerja yang tidak berpuas hati dengan tingkah laku pengurus mungkin akan berhenti kerja ataupun memohon dipindahkan ke bahagian lain ataupun terus bekerja dengan beliau tetapi dengan prestasi kerja yang menurun. Keadaan ini dapat memberi kesan negatif terhadap pencapaian produktiviti yang rendah. Selain itu, kemahiran interpersonal ini harus dipupuk dalam setiap diri pengurus di semua peringkat, namun pengurus pertengahan adalah yang paling penting memainkan peranan dengan kemahiran ini. Dari semasa ke semasa, mereka perlu berurusan dengan pengurus atasan untuk menerima dan meneliti maklumat berkenaan dengan matlamat dan strategi syarikat. Seterusnya, mereka perlu berurusan dengan pengurus barisan hadapan untuk menyampaikan serta memberikan kefahaman kepada para pengurus barisan hadapan berkenaan maklumat yang diterima dan bagaimana cara melaksanakannya. Hal ini, dapat dilihat di dalam syarikat IBNU RUSHD HEALTHCARE di mana pengarah urusan memberi tugasan kepada pengurus kawasan tentang sistem pentadbiran baru di semua cawangan, pengarah kawasan menyampaikan maklumat tersebut kepada semua pengurus cawangan. Jika beliau tidak mempunyai kemahiran dari segi komunikasi dan perhubungan interpersonal, beliau tidak akan mampu menyerap maklumat dengan tepat daripada pengurusan atasan dan pasti menjadi permasalahan dalam memberi maklumat tersebut kepada pengurus barisan hadapan. Sehubungan dengan itu, kadang kala perkara sebegini berlaku sebaliknya di mana pengurus barisan hadapan memberi maklumat kepada pengurus pertengahan untuk disampaikan kepada pengurus atasan. Pengurus pertengahan juga dari semasa ke semasa perlu menjadi jambatan penghubung antara jabatannya dengan jabatan-jabatan lain dalam syarikat. Kebanyakan pengurus mesti mendapati kebolehan memahami diri dan kedudukan orang lain akan memudahkan orang lain memahami beliau dalam perlaksanaan pekerjaan. Keadaan ini dapat mewujudkan suasana kerja harmoni yang berterusan dalam syarikat. Ini merupakan kemahiran komunikasi yang sangat efektif dalam pengurusan.Kemahiran TeknikalKemahiran teknikal merujuk kepada keupayaan pengurus untuk menggunakan pengetahuan dan kepakaran yang khusus. Ini cenderung untuk mengikut tahap tanggungjawab pengurusan. Bagi pengurus atasan, kemahiran mereka memberi tumpuan kepada aspek-aspek industrial dan pemahaman yang lengkap tentang proses kerja. Untuk pertengahan dan pengurusan yang lebih rendah, pengetahuan terperinci kerja adalah penting seperti kewangan, sumber manusia, pengeluaran dan lain-lain.Kemahiran ini merupakan kemahiran yang diperlukan bagi melaksanakan tugasan-tugasan tertentu yang khusus dalam bidang masing-masing. Misalnya, seorang doktor mestilah mempunyai kepakaran dalam bidang kedoktoran, seorang petani harus tahu bagaimana cara menuai padi dan seorang tukang masak mesti mempunyai kepakaran memilih bahan masakan dan menu yang seiring dengan perkembangan terkini. Kakitangan membangunkan kemahiran teknikal masing-masing melalui pembelajaran formal dan tidak formal serta daripada pengalaman sendiri dan orang lain. Kemahiran teknikal adalah sangat penting dimiliki oleh setiap peringkat pengurus. Terdapat beberapa contoh berdasarkan pengalaman saya bekerja di syarikat IBNU RUSHD HEALTHCARE. Antaranya, pengurus atasan perlu bijak dalam mengenal pasti dan memilih matlamat kerana perkara ini lebih cendurung kepada pihak pengurus atasan. Oleh sebab itu, pengurus atasan terdiri dari golongan bijak pandai sama ada dari segi akademik dan pengalaman yang khusus. Di samping itu, pengurus pertengahan harus bekerja dengan progresif di setiap jabatan masing-masing dengan menggunakan kemahiran masing- masing. Selain itu, pengurus barisan hadapan perlu menggunakan kemahiran khusus bagi membantu pekerja menyelesaikan masalah berkaitan pekerjaan, memberikan bimbingan berkenaan tatacara kerja yang betul dan menguruskan prestasi harian mereka. Oleh sebab itu, saya ambil kursus perjalanan jarak jauh untuk menguasai bidang pengurusan kerana ingin mendalami proses pengurusan yang khusus dengan kerjaya saya. Di setiap jabatan perlukan kepakaran. Contohnya, saya bekerja sebagai eksekutif jualan dan pemasaran harus tahu bagaimana strategi pemasaran yang berkesan untuk mecapai matlamat jualan syarikat. Saya juga merupakan penolong pengurus sebuah cawangan perlu berdedikasi dalam melaksanakan tanggungjawab di tempat kerja. Oleh yang demikian, saya perlu mempunyai kepakaran khusus dalam bidang pengurusan supaya segala pengurusan berjalan dengan lancar.KESIMPULANArtikel ini menjelaskan beberapa perkara yang kita perlukan untuk belajar sebelum menjadi seorang pengurus yang berjaya. Kita mungkin boleh menjadi pengurus tanpa mempunyai semua kemahiran ini, tetapi kita akan memerlukan semua daripada mereka untuk menjadi benar-benar berjaya dan untuk mendapatkan pangkat ke tahap yang lebih tinggi dan baik.Bedasarkan petikan di atas, pelbagai kesimpulan yang dapat dihuraikan. Bagi pengurus yang berkaliber, mereka mesti mempunyai kemahiran pengurusan yang baik. Kemahiran pengurusan dapat memastikan bahawa setiap pengurus berkeupayaan mengarah dan menjaga aktiviti pekerja. Antaranya ialah tentang proses pengurusan yang betul daripada pengurus. Pengurus harus mempunyai ilmu pengetahuan tentang proses pengurusan iaitu perancangan, penganjur, memimpin, dan kawalan. Hal ini amat perlu dititik beratkan supaya pengurusan syarikat menjadi lebih teratur dan mudah dilaksanakan. Dari segi kemahiran konseptual amat penting agar syarikat dapat mencapai matlamat yang membawa prestasi yang gemilang. Kemahiran ini lebih cenderung kepada pengurus atasan. Di samping itu, pengurus yang mempunyai keupayaan dalam kemahiran interpersonal boleh mewujudkan suasana yang gembira di tempat kerja. Apabila semua kakitangan gembira maka segala kerja dapat dilaksanakan dengan sempurna. Ini merupakan peranan penting kepada pengurus pertengahan. Sehubungan dengan itu, dari segi kemahiran teknikal dapat membentuk sebuah organisasi syarikat yang teguh kerana setiap kakitangan mempunyai ilmu pengetahuan dalam pengkhususan bidang masing-masing. Jika segala pengurusan dijalankan dengan teliti dan kemas, maka segala perancangan dapat diatur dengan kemas. Setiap pengurus harus menanam sikap-sikap yang positif untuk berjaya dalam kerjaya. Kemahiran-kemahiran ini sangat berguna, ia merupakan satu pembentukan jati diri pengurus. Setiap organisasi memerlukan pengurus yang berkemahiran tinggi dalam membentuk struktur organisasi tersebut. Oleh itu, pengurus harus mengikut kriteria prospek kerjaya masa kini yang berkehendak pengurus memiliki kemahiran yang tinggi.