garis panduan pelaksanaan ekosistem kondusif sektor awam...

HOSPITAL QUEEN ELIZABETH II

Garis Panduan Pelaksanaan

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

Hospital Queen Elizabeth II

"Ke Arah Persekitaran Selamat, Sistematik & Produktif"

Fail Rujukan : HQEII(SB)100-7/7 Disediakan oleh : Jawatankuasa Induk EKSA HQE II Tarikh : 14 Mac 2019 Versi 1/2019

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA / Versi 1/2019 Hospital Queen Elizabeth II

i 14 Mac 2019

KANDUNGAN Prakata iv Tujuan 1 BAHAGIAN 1: PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM KONDUSIF 1 SEKTOR AWAM (EKSA) 1.1 Latar belakang EKSA 1 1.2 Konsep EKSA 2 1.3 Ke arah pelaksanaan EKSA 3 BAHAGIAN 2: PELAKSANAAN EKSA HQE II 4 2.1 Jawatankuasa Induk EKSA 4 2.2 Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II 5 2.3 JawatankuasaPeringkat Zon-Zon EKSA HQEII 7 2.4 Pewujudan Zon-Zon EKSA HQEII 9 2.5 Pelan Lokasi Zon-Zon EKSA HQEII 13 2.6 Sudut EKSA HQEII 23 BAHAGIAN 3: PELAKSANAAN EKSA 24 3.1 Visi EKSA HQEII 24 3.2 Misi EKSA HQEII 24 3.3 Polisi EKSA HQEII 24 3.4 Objektif EKSA HQEII 24 3.5 Strategi EKSA HQEII 24 3.6 Logo EKSA HQEII 25 3.7 Slogan EKSA HQEII 25 3.8 Keperluan Fail EKSA HQEII 25 3.9 Kriteria Audit EKSA HQEII 26 3.10 Kitaran Plan Do Check and Act (PDCA) 31 BAHAGIAN 4: TATACARA AMALAN EKSA 32 4.1 KOMPONEN A – KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 32 4.2 KOMPONEN B – RUANG KERJA / PEJABAT 34

4.2.1 Ruang Kerja / Bilik Pegawai 34 4.2.2 Bilik Fail / Dokumen 35 4.2.3 Hiasan Dalaman Bilik 36 4.2.4 Ruang Kerja Terperingkat 36 4.2.5 Ruang Kaunter 37 4.2.6 Bilik Help Desk / Call Centre 37 4.2.7 Lantai 37 4.2.8 Dinding / Partition Pegawai 37 4.2.9 Siling 37


ii 14 Mac 2019

4.2.10 Lampu & Soket 37 4.2.11 Meja 38 4.2.12 Kerusi 38 4.2.13 Pengurusan Laci & Alat Tulis 38 4.2.14 Peti Sejuk 38 4.2.15 Pelabelan 38 4.2.16 Komputer & Pencetak 39 4.2.17 Papan Tanda / Petunjuk 39 4.2.18 Amalan Hijau / Go Green 39

4.3 KOMPONEN C – TEMPAT UMUM 40

4.3.1 Bilik Mesyuarat / Ruang Perbincangan / Bilik Latihan 40 4.3.2 Perpustakaan / Pusat Sumber 40 4.3.3 Surau / Ruang Solat 40 4.3.4 Wad Pesakit 41 4.3.5 Pantri 41 4.3.6 Gimnasium 41 4.3.7 Tandas 42 4.3.8 Lobi 42 4.3.9 Kaunter Khidmat Pelanggan 43 4.3.10 Laluan Utama / Laluan Awam 43

4.4 KOMPONEN D – KESELAMATAN PERSEKITARAN 44 4.4.1 Langkah-Langkah Keselamatan 44 4.4.2 Peralatan Pencegah Kebakaran 44 4.4.3 Pendawaian / Kabel 44 4.4.4 Laluan / Tangga Kecemasan 45 4.4.5 Pelan Tindakan Kecemasan 45 4.4.6 Pengurusan Kunci 45 4.4.7 Keselamatan Stor 45 4.5 KOMPONEN E – KAWASAN PERSEKITARAN 46 4.5.1 Tempat Meletak Kenderaan 46 4.5.2 Kawasan Persekitaran Hospital 46 4.5.3 Pondok Pengawal 46 4.5.4 Papan Tanda / Petunjuk 46 4.5.5 Media / Bahan Pameran 47 4.6 KOMPONEN F – TEMPAT KHUSUS (HOSPITAL) 47 4.6.1 Klinik Pakar / Bilik Konsultasi / Bilik Fisioterapi 47 4.6.2 Farmasi 47 4.6.3 Bilik Pegawai 47 4.6.4 Bilik Rawatan / Bilik Prosedur 47 4.6.5 Bilik / Rak Kad Rawatan 48 4.6.6 Bilik Makmal 48 4.6.7 Bilik Pemandu 48 4.6.8 Bilik Mayat 48 4.6.9 Dapur / Tempat Memasak 48 4.6.10 Bilik Percetakan / Dokumentasi 49


iii 14 Mac 2019

4.6.11 Stor / Tempat Penyimpanan 49

4.6.12 Simpanan Barang Di Stor 49 4.6.13 Simpanan Barang Toxic 50 BAHAGIAN 5: AUDIT DALAM EKSA 52 4.1 Tatacara Audit Dalam EKSA 52 4.2 Kriteria Audit 52 BAHA GIAN 6: PENUTUP 53 BAHAGIAN 7: LAMPIRAN


iv 14 Mac 2019

PRAKATA

Assalamualaikum, Salam Kegemilangan dan Salam Sehati sejiwa Hospital Queen Elizabeth II (HQE II) telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan Amalan 5S yang kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Langkah ini selaras dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi-agensi sektor awam melalui penyediaan persekitaran budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga agensi sektor awam. Penjenamaan semula ini dilaksanakan dengan tujuan untuk membolehkan agensi kerajaan meningkatkan imej korporat, menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Amalan Hijau di samping menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak-pihak yang berkepentingan. Selain itu, penjenamaaan semula ini membolehkan pelaksanaannya yang lebih meluas di agensi-agensi Kerajaan serta memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian organisasi/agensi Kerajaan. Model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi Kriteria Generik dan Kriteria Khusus membantu warga agensi bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang kondusif, selesa dan selamat. Panduan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) ini merupakan satu kaedah bagi melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Pelaksanaan EKSA secara menyeluruh akan meningkatkan tahap pengurusan dan penyelenggaraan pejabat ke arah yang lebih baik di samping dapat mengurangkan pembaziran. Komitmen dan penglibatan warga agensi merupakan kunci kepada peningkatan kualiti dan produktiviti agensi selain dapat membentuk disiplin diri yang baik dan semangat kerja berpasukan yang tinggi. Yang Benar (DR. HJ. RAZAK BIN TAMBIA.D.K) Pengarah Hospital Hospital Queen Elizabeth II KOTA KINABALU


1 14 Mac 2019

TUJUAN

Panduan ini disediakan sebagai rujukan warga HQE II dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini, diperjelaskan ialah konsep EKSA secara umum, panduan asas pelaksanaan EKSA kepada semua warga HQE II, kaedah pelaksanaan audit yang diguna pakai serta usaha-usaha pengekalan amalan pelaksanaan EKSA. BAHAGIAN 1:

PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

1.1 Latar belakang EKSA EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 oleh MAMPU sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan dengan agensi sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan agensi sektor awam. Garis panduan ini diharap dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat di HQE II supaya dapat mewujudkan persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.

EKSA diperkenalkan berasaskan dengan Amalan 5S ini menekankan kepada lima amalan utama iaitu sisih, susun, sentiasa amal, seragam dan sapu.

Rajah 1: Amalan 5S Sektor Awam

•Aktiviti sisih merupakan pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.SISIH

•Peralatan disusun dengan teratur, kemas, berkesan dan selamat supaya mudah dicapai.SUSUN

•Sentiasa amal ialah usaha mengekalkan empat amalan 5S, iaitu sisih, susun, sapu dan seragam di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di jabatan/agensi masing-masing.

SENTIASA AMAL

•Seragam bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya.SERAGAM

•Sapu dilakukan untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan.

SAPU


2 14 Mac 2019

1.2 Konsep EKSA EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik selain penambahan beberapa elemen baharu. EKSA membolehkan agensi kerajaan meningkatkan imej korporat di samping menggalakkan aktiviti ke arah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Go Green. Di samping itu amalan EKSA juga diharap dapat menyemarakkan lagi aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan (stakeholders). Dalam masa yang sama persekitaran kerja yang kondusif dapat diwujudkan. Lima elemen baharu yang diperkenalkan dalam EKSA ialah imej korporat, kreativiti dan inovasi, Go Green, persekitaran kondusif dan kepelbagaian agensi. Imej korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai, etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran sektor awam yang sering kali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi. Warga agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif lagi selamat. Penekanan turut diberikan pada aspek Go Green di pejabat dengan melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan dalam menggunakan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti Go Green diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga agensi ke arah penggunaan sumber secara optimum. Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan agensi sektor awam. Amalan EKSA menggalakkan agensi sektor awam memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan yang mesra pelanggan dan elemen delighting the customers. Bagi pelanggan Orang Kurang Upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan untuk memberi keselesaan semasa berurusan. EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one size fits all yang dipraktikkan sebelum ini didapati kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan pada masa kini.


3 14 Mac 2019

1.3 Ke arah pelaksanaan EKSA

Pelaksanaan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan secara sistematik dan praktikal. EKSA berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard MS ISO 9000 dalam memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat jabatan secara keseluruhannya. Justeru, EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara seperti yang berikut:

a. Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas;

b. Mewujudkan sektor/zon kerja; c. Mengadakan program latihan; dan d. Pelancaran EKSA jabatan/agensi.


4 14 Mac 2019

2. PELAKSANAAN EKSA

2.1 JAWATANKUASA INDUK EKSA HQE II

PENYELARAS Pn. Yee Tsai Siew

SETIAUSAHA/URUS SETIA

Pn. Siti Norain @ Anne binti S.

Matiasin @ Mohd Yassin

JAWATANKUASA LATIHAN

Pn. Noreen Elvy binti Surin

En. Bismillah Selamat bin

Osman

JAWATANKUASA PROMOSI

En. Loh Tuck Wai

Pn. Margaret Joseph

En. Nicholos Micheal

JAWATANKUASA AUDIT DALAM

En. Jelius bin Sadah En. Andrew Suali

2. En. Michael Palalun

PENGERUSI Pn. Vivian Joseph Abi

PENGERUSI Pn. Vivian Joseph Abi


5 14 Mac 2019

2.2 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENGURUSAN

EKSA HQE II

Menentukan halatuju keseluruhan pelaksanaan EKSA di HQE II. Membentuk pelan pelaksanaan EKSA di HQE II. Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan. Menetapkan polisi, peraturan serta garis panduan. Mengenalpasti ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua kumpulan. Menetapkan sistem ganjaran. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan jawatankuasa audit

dalam. Mengawal kemajuan program dengan pembentukan standard yang sesuai

berkaitan kebersihan, keselamatan, keselasaan dan kondusif.

1. PENGERUSI

Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA di HQE II. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA di HQE II. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan ahli

jawatankuasa yang lain. Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

2. PENYELARAS

Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II bila mana Pengerusi tidak dapat hadir.

Hadir sama dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II. Membantu Pengerusi menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA

di HQE II. Membantu Pengerusi membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA di HQE

II. Membantu Pengerusi mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan

bantuan ahli jawatankuasa yang lain. Membantu Pengerusi memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh

amalan terbaik.

3. FASILITATOR

Memberikan khidmat nasihat berkaitan pelaksanaan EKSA di HQE II. Membantu Jawatankuasa Pengurusan EKSA dalam setiap tugas. Memastikan perjalanan sistem EKSA seperti yang dirancang. Mendapatkan sokongan dan pengiktirafan dari pihak pengurusan atasan. Membantu membekal data-data terkini berkaitan dengan EKSA. Mengawasi dan mengadakan perbincangan serta galakan kepada kumpulan

EKSA setiap masa.


6 14 Mac 2019

6. JK PROMOSI

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA untuk tempoh setahun.

Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan amalan EKSA.

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti

promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam

kalangan warga kepada Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II.

7. JK AUDIT DALAM

Menyediakan kriteria senarai semak audit dalam EKSA yang bersesuaiandari masa ke semasa mengikut keperluan.

Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA. Mencadangkan penambanbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang

dikenalpasti semasa proses audit Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA.

Menyelaraskan program EKSA di HQE II. Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA di HQE II. Menyimpan dan mengurus dokumentasi rekod utama dan minit berkaitan

dengan pelaksanaan EKSA di HQE II. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta memastikan

keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi. Membantu menyelaras dalam menentukan pembahagian zon.

5. JK. LATIHAN

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi.

Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA.

Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan yang dijalankan. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA

secukupnya.

4. SETIAUSAHA / URUSETIA


7 14 Mac 2019

JUARA ZON

KETUA ZON

SETIAUSAHA

JAWATANKUASA

KECIL

JAWATANKUASA

KECIL PROMOSI

JAWATANKUASA

KECIL LATIHAN

AHLI AHLI AHLI

Peranan dan tanggungjawab bagi Juara, Ketua Zon dan ahli-ahlinya adalah seperti berikut:

KETUA ZON ARAS LAPAN HALIMA OTHMAN

KETUA ZON ARAS SEMBILAN NICHOLAS GUDANG

2.3 JAWATANKUASA EKSA PERINGKAT ZON - ZON HQE II

KETUA ZON ARAS BASEMENT

THIEN LEE LIN

KETUA ZON ARAS BAWAH NIGEL EDWARD

MORRIS

KETUA ZON ARAS SATU

SHARIFAH NAQUIAH

KETUA ZON ARAS DUA EDWID BIN AWANG

TANGAH

KETUA ZON ARAS TIGA

JITON SADIH

KETUA ZON ARAS LIMA

SITI ASMEH AHMAD

KETUA ZON ARAS ENAM

RUMINAH BINTI USIN

KETUA ZON ARAS TUJUH

SITI JUSNAH RAIN

JUARA ZON

EN. YACOBUS YOHANES


8 14 Mac 2019

Bertanggungjawab menyelaras, melaksana dan melapor program dan aktiviti

EKSA di peringkat Bahagian / Aras mengikut arahan yang ditetapkan. Memastikan Bahagian / Aras mempunyai Struktur Jawatankuasa Pelaksana

EKSA Bahagian / Aras dan mengemukakan kepada Urus Setia (Unit Inovasi). Menyediakan pelan zon Amalan EKSA Bahagian/Aras dan mengemukakan

kepada Urus Setia (Unit Inovasi). Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA Bahagian / Aras

secara berkala dan mengemukakan laporan kepada Urus Setia (Unit Inovasi) sebulan sekali mengikut tarikh yang telah ditetapkan.

Menjadi Ketua Auditee Bahagian / Aras dalam Audit Dalam / Audit Luar. Memastikan setiap Warga Bahagian / Aras mengikuti, melaksana dan mematuhi

kaedah pelaksanaan EKSA. Mengambil tindakan yang sewajarnya ke atas Warga Bahagian/Aras yang gagal

mematuhi pelaksanaan EKSA. Menghadiri Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan EKSA HQE II mengikut

jadual yang ditetapkan atau keperluan dari semasa ke semasa. Melaporkan pelaksanaan ketua-ketua zon kepada Jawatankuasa EKSA HQE II.

8. JUARA ZON

9. KETUA ZON

Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti EKSA. Merancang aktiviti kumpulan. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada juara

zon. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar. Melaksanakan setiap arahan yang telah diputuskan di peringkat Pengurusan

dan Bahagian. Memastikan amalan EKSA dilaksana dan dipatuhi sepenuhnya di zon masing-

masing.

10. AHLI-AHLI ZON

Menghadiri mesyuarat yang diadakan dan mengadakan catatan ringkas. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif. Bekerjasama dalam kumpulan. Bertanggungjawab untuk memperbaiki tempat kerja sepanjang masa. Mewujudkan suasana harmoni dalam kalangan ahli.


9 14 Mac 2019

Pembahagian zon EKSA bertujuan untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA. Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan EKSA dengan kerjasama penyelaras dan fasilitator EKSA akan menentukan zon yang bersesuaian. Pembahagian zon dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi zon bagi memudahkan rujukan.

Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon ialah:

a. Susun atur keseluruhan kawasan dan pembahagian kepada zon-zon

mengikut aras.

b. Menentukan nama bagi setiap zon berdasarkan nilai-nilai murni.

c. Penentuan zon adalah berdasarkan fungsi.

d. Mewujudkan sudut dan dokumentasi EKSA dengan mempamerkan

struktur Jawatankuasa Pelaksana EKSA Peringkat Zon dengan mengambil

kira hala tuju EKSA agensi.

Nama Zon dan warna yang ditentukan pada setiap aras HQE II adalah seperti berikut:

Aras Zon Ketua Zon

Aras Bawah Tanah Efficiency Pn. Thien Lee Lin

Aras Bawah Loyalty En. Nigel Edward Morris

Aras 1 Integrity Pn. Sh. Naquiah S. Mohamad

Aras 2 Zest En. Edwid bin Awang Tangah

Aras 3 Ambitious Pn. Jiton Sadih

Aras 5 Bravery Pn. Siti Asmeh Ahmad Miji

Aras 6 Enthusiast Pn. Ruminah binti Usin

Aras 7 Trustworthy Pn. Siti Jusnah Rain

Aras 8 Honesty Pn. Halima Othman

Aras 9 Tenacity En. Nicholas Gudang

2.4 PENGWUJUDAN ZON - ZON HQE II


10 14 Mac 2019

1. ARAS BASEMEN

BIL JABATAN/UNIT/BAHAGIAN/KLINIK NAMA KETUA

1 Jab. Patologi

Pn. Thien Lee Lin

2 Unit Forensik

3 Unit Sucihama

4 Jab. Dietetik & Sajian

5 Unit Farmasi Logistik dan Bekalan

6 Sedafiat Hospital Support Service

7 Jabatan Tabung Darah dan Transfusi Perubatan

2. ARAS BAWAH 8 Unit Pengangkutan/Ambulan

En. Nigel Edward Morris

9 Jabatan Kecemasan & Trauma

10 Jabatan Radiologi

11 Unit Fisioterapi (Anggota)

12 Unit Farmasi Pesakit Luar/Pakar

13 Unit Hasil

14 Klinik Anggota

15 Kaunter Informasi/Wheel Chair

16 Unit Stor Surgikal Farmasi

17 Unit TPN Farmasi

18 Unit Khidmat Pelanggan

19 Bilik-bilik Seminar dan Auditorium

20 Kafeteria

3. ARAS 1

21 Pejabat Pengarah

Pn. Sharifah Naquiah

Syed Mohammad

22 Jabatan Pengurusan

23 Unit Kejururawatan

24 Unit Rekod Perubatan

25 Klinik Ortopedik

26 Unit Kerja Sosial Perubatan

27 Unit Kawalan Infeksi

28 Unit Pen. Pegawai Perubatan

29 Unit Kualiti

30 Unit Pra-Bungkus

31 Unit Teknologi dan Komunikasi

32 Unit Keselamatan, Kesihatan dan Pekerjaan

33 Stor CSSU

34 Unit Radiologi

35 Surau


11 14 Mac 2019

4. ARAS 2


36 Unit Rawatan Rapi

En. Edwid bin Awang Tangah

37 Medical HDU

38 Neuro HDU

39 Dewan Bedah

40 Pain Clinic

41 Unit Haemodialisis

42 Wad Pead Kardiak (PCW)

43 Jabatan Perubatan Transfusi

5. ARAS 3

44 Klinik Breast and Endocrine

Pn. Jiton Sadih

45 Wad Pesakit Bayaran Penuh

46 General Medical Clinic

47 Unit Diabetis Resource center

48 Unit Pemulihan Carakerja

49 Medical Extension Ward

50 Diet Kaunseling Room / Klinik Obesiti

51 Unit Penjagaan Luka dan Stoma

52 Endoskopi & Day Care

6. ARAS 5

53 Klinik Kardiologi

Pn. Siti Asmeh Ahmad Miji

54 Klinik Pead Kardiologi

55 NICL

56 Clinical Research Center (CRC)

57 Male Medical Ward

58 Cardiac Rehab Programe

7. ARAS 6

59 Wad Ortopedik Lelaki

Pn. Ruminah binti Usin 60 Wad Ortopedik Perempuan

61 Wad Neuro


12 14 Mac 2019

8. ARAS 7


61 Wad Pembedahan Lelaki / MSW

Pn. Siti Jusnah Rain

62 Wad Pembedahan Perempuan / FSW

63 Wad Kardiak Rehabilitasi / CRW

64 Wad Kardiak Thorasik / CTW

65 Kardiotorasik HDU / CTHDU

9. ARAS 8

JABATAN/UNIT/BAHAGIAN/KLINIK NAMA KETUA

66 Jabatan Ortodontik

Pn. Halima Othman

67 Unit Keselamatan & Kesihatan Awam

68 Unit Psikologi & Kaunseling

69 Unit Promosi Kesihatan

70 Klinik Kardiotorasik

71 Klinik Neurosurgeri

72 Jabatan Kardiak Aneasthesia Perfusi

73 Klinik Diet

74 Unit Rawatan Rapi Kardiak CICU

75 Unit Makmal Intensif Kardiak

76 Dewan Bedah Kardiak

77 Bilik Ketua Jabatan Perubatan

78 Unit Rawatan Koronari CCU

10. ARAS 9

JABATAN/UNIT/BAHAGIAN/KLINIK NAMA KETUA

79 Bilik Pakar

En. Nicholas Gudang 80 Bilik MO

81 Ruangan terbuka


13 14 Mac 2019

ZON BASEMEN

2.5 PELAN LANTAI ZON - ZON HQE II


14 14 Mac 2019

ZON ARAS BAWAH


15 14 Mac 2019

ZON ARAS SATU


16 14 Mac 2019

ZON ARAS DUA


17 14 Mac 2019

ZON ARAS TIGA


18 14 Mac 2019

ZON ARAS LIMA


19 14 Mac 2019

ZON ARAS ENAM


20 14 Mac 2019

ZON ARAS TUJUH


21 14 Mac 2019

ZON ARAS LAPAN


22 14 Mac 2019

ZON ARAS SEMBILAN


23 14 Mac 2019

2.6.1 Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

2.6.1.1 Nama Zon

2.6.1.2 Polisi ,Objektif,Visi &Misi EKSA (5S)

2.6.1.3 Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja)

2.6.1.4 Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja)

2.6.1.5 Carta Organisasi Induk (Catatan: peringkat JK Pelaksana sahaja)

2.6.1.6 Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas

pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA (5S) di zon tersebut serta lengkap

bertarikh)

2.6.1.7 Logo EKSA (5S)

2.6.1.8 Slogan EKSA (5S)

2.6.1.9 Maklumat berkaitan EKSA (5S) (Catatan: untuk tujuan promosi.

Informasi yang dipamer melibatkan makluman / gambar bagi aktiviti

seperti Gotong royong, Anugerah / Penghargaan dan slot Buletin EKSA

(5S))

2.6.1.10 Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan

Menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau

secara maya.

2.6.1.11 Tarikh kemaskini Sudut EKSA / 5S dipamerkan.

2.6.1.12 Bagi sub-zon yang berminat mengadakan sudut khas bagi

mempamerkan aktiviti EKSA/5S termasuk gambar sebelum dan

selepas, gotong royong, anugerah, maka sudut tersebut boleh

dinamakan sebagai Sudut Informasi EKSA.

2.6 SUDUT EKSA


24 14 Mac 2019

3.1. Visi Mewujudkan suasana kerja yang kondusif, selamat dan sistematikdi HQE II. 3.2 Misi HQE IImencapai mutu perkhidmatan cemerlang yang berteraskan persekitaran kerja

yang berkualiti dan kondusif.

3.3. Polisi HQE II komited dalam amalan EKSA dengan mewujudkan suasana dan persekitaran yang selesa dan bersistematik agar menghasilkan perkhidmatan berkualiti dan cemerlang

3.4. Objektif

3.4.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif

3.4.2 Mewujudkan semangat kerja berpasukan

3.4.3 Mewujudkan kesedaran mengenai kepentingan dan faedah

EKSA/5S di kalangan warga kerja

3.4.4 Memenuhi kepuasan pelanggan

3.4.5 Memupuk semangat kesedaran dan menerapkan nilai-nilai murni

dalam perkhidmatan

3.5 Strategi

3.5.1 Menerapkan amalan EKSA bagi menghasilkan persekitaran tempat

kerja menarik, kemas dan teratur.

3.5.2 Warga dinamik sentiasa berdisiplin dan menjadikan budaya EKSA

sebagai budaya kerja.

3.5.3 Taklimat amalan EKSA kepada pengurusan dan anggota jabatan.

3.5.4 Penubuhan jawatan kuasa amalan EKSA jabatan.

3.5.5 Ceramah / Latihan untuk warga kerja EKSA.

3.5.6 Pemantauan yang berterusan dalam menerapkan budaya kerja

EKSA.

3.5.7 Mengadakan gotong royong.

3.5.8 Melakukan aktiviti Sisih / Susun / Sapu / Seragam / Sentiasa amal.

3. Pelaksanaan EKSA


25 14 Mac 2019

3.6 Logo

3.7 Slogan

"Ke Arah Persekitaran Selamat, Sistematik dan Produktif" 3.8 Keperluan Fail

Dokumentasi pelaksanaan EKSA / 5S perlu disediakan di peringkat Pelaksana, Pemandu

(Audit / Promosi / Latihan) dan Zon.

Keperluan dalam Fail EKSA adalah seperti berikut:

BIL TAJUK

BAHAGIAN KANDUNGAN FAIL YANG BERKAITAN

1 PENGENALAN Polisi, Objektif dan Garis

Panduan EKSA (fizikal atau maya)

Fail Induk, Jawatankuasa Pemandu

2 CARTA

ORGANISASI Carta Organisasi Induk / aras

masing-masing Fail Induk, Jawatankuasa

Pemandu dan aras

3 PELAN LANTAI Pelan Lantai keseluruhan /

aras masing-masing Fail Induk dan aras sahaja

4 CARTA

PERBATUAN

Carta Perbatuan Induk / JK pemandu / aras masing-

masing

Fail Induk, JK Pemandu dan aras

5 MINIT

MESYUARAT

Minit mesyuarat yang disimpan mengikut peringkat

jawatankuasa masing- masing

Fail Induk, Jawatankuasa Pemandu dan aras

6 GAMBAR AKTIVITI

Gambar yang diambil mempamerkan suasana aktiviti EKSA, Tarikh gambar diambil

perlu dipamerkan bersama

Fail Induk, Jawatankuasa Pemandu dan aras

7 GAMBAR SEBELUM

DAN SELEPAS

Gambar yang diambil mempamerkan suasana aktiviti EKSA, Tarikh gambar diambil

perlu dipamerkan bersama

Fail Induk dan aras sahaja

8 AUDIT Kriteria dan keputusan audit

(seperti di bawah) Fail Induk, Jawatankuasa

Pemandu dan aras


26 14 Mac 2019

3.9 Kriteria Audit

3.9.1 Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA terkini yang telah dikeluarkan dan terbahagi kepada dua komponen iaitu Komponen A dan Komponen B

3.9.2 Komponen A


27 14 Mac 2019


28 14 Mac 2019

3.9.3 Komponen B


29 14 Mac 2019


30 14 Mac 2019


31 14 Mac 2019

3.10 Kitaran Plan Do Check and Act (PDCA)

Melaksanakan cadangan penambahbaikan

Mengekalkan dengan sentiasa amal

Penghargaan kepada warga kerja

Persijilan EKSA Pertandingan keceriaan

Carta perbatuan Lawatan Latihan Senarai semak EKSA Sedia contoh EKSA Ruang kerja Ruang am Ruang khusus

Menjalankan audit dalam Melaksanakan soal selidik

kesedaran EKSA

Melaksanakan aktiviti sisih, susun, sapu, dan seragam

Susunan dokumen Ruang kerja Ruang Am

ACT PLAN

CHECK DO


32 14 Mac 2019

Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA ini terbahagi kepada 6 komponen utama

merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di hospital ini.

Komponen A : Keperluan Utama Pelaksanaan

Komponen B : Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Komponen C : Tempat Umum

Komponen D : Keselamatan Persekitaran

Komponen E : Kawasan Persekitaran Fasiliti Komponen

F : Tempat Khusus (Hospital)

KOMPONEN A : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

4.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan

4.1.1 Keperluan utama pelaksanaan EKSA (5S) meliputi 20 pecahan komponen yang

merujuk tanggungjawab jawatankuasa serta skop aktiviti yang

dipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa tersebut.

4.1.2 Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan secara ringkas seperti di bawah:

SUB

KOMPONEN TANGGUNGJAWAB AKTIVITI

A1 JK Pelaksana Menyediakan Manual atau Garispanduan selaras

dengan Polisi EKSA (5S) hospital

A2 JK Pelaksana (melalui

penyelaras)

Menyebarkan Manual/ Garispanduan serta Polisi

EKSA (5S) dan memastikan semua wargakerja

memahaminya

A3 JK Pelaksana (melalui

JK Audit)

Memastikan Amalan EKSA (5S) dipatuhi dan

diimplimentasi oleh semua wargakerja

A4

Sekretariat (JK

Pelaksana)

Setiausaha (JK

Latihan,Promosi &

Audit dan JK Zon)

Memastikan Dokumentasi dalam Fail EKSA (5S)

disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini

A5 JK Pelaksana

Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA (5S)

seperti manual / garispanduan yang dibangunkan oleh

hospital

4. TATACARA AMALAN EKSA


33 14 Mac 2019

SUB


A6 Ketua Zon

Menyedia dan memaparkan Sudut EKSA ditempat

yang strategik (secara fizikal) dan mengandungi

beberapa perkara yang wajib dipaparkan

A7

JK Pelaksana Ketua

Zon

Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA yang

terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti

berikut

i. JK Latihan

ii. JK Promosi

iii. JK Audit

A8

JK Pelaksana JK

Latihan, Promosi dan

Audit JK Zon

Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA

secara berkala seperti:

i. Menyedia dan kemaskini Carta Gantt

ii. Menyebar Maklumat Latihan, Promosi dan Audit

iii. Melaksana program EKSA

A9 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai

Penaung/Penasihat EKSA

A10 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA

seperti program kesedaran dan lawatan

A11

Penyelaras JK

Pelaksana Ketua JK

Latihan Ketua JK

Promosi Ketua JK

Audit Ketua Zon

Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti

EKSA dalam Mesyuarat Pengurusan Hospital/

Mesyuarat JK Pelaksana EKSA/Mesyuarat lain yang

berkaitan

A12 JK Audit

Melaksanakan Audit dalaman / pematuhan sama ada

oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara

berterusan sekurang-kurangnya 2 kali setahun

A13 JK Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk

makluman dan tindakan susulan wargakerja hospital

A14 JK Audit

Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada

MAMPU selepas setahun menerima persijilan (hanya

untuk persijilan semula)

A15

JK Promosi

(Pelaksana) dengan

bantuan JK Audit

(Pelaksana)

Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat

Jabatan seperti berikut

i. Anugerah Zon terbaik

ii. Anugerah Bilik terbaik

iii. Anugerah Bahagian terbaik

iv. Anugerah Workstation terbaik

v. Anugerah Tandas terbaik

vi. Hasil kreativiti dan inovasi terbaik

vii. Anugerah Go Green terbaik

A16 JK Pelaksana dengan

bantuan Fasilitator

Menerima pengiktirafan dan ditanda aras samaada

pada peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan

atau lain-lain

A17 JK Promosi Menyebar dan memaklumkan mengenai program


34 14 Mac 2019

4.2.1 Ruang Kerja / Bilik Pegawai

4.2.1.1 Lantai ruang kerja / bilik pegawai sentiasa dalam keadaan bersih, selamat dan tidak licin, tidak berlubang / pecah atau rosak dan tong sampah disediakan.

4.2.1.2 Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. 4.2.1.3 Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja / pintu bilik

pegawai mengikut kesesuaian. 4.2.1.4 Satu tray surat (jika ada) dilabelkan masuk / keluar. 4.2.1.5 Kew.PA-7 : Senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini. 4.2.1.6 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan kabinet fail, kabinet fail perlu

dilabelkan dengan kemas dan teratur. 4.2.1.7 Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan dan

sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih. 4.2.1.8 Blazer / selendang boleh diletak dengan kemas di belakang kerusi (jika

tidak ada almari disediakan). 4.2.1.9 Wayar / kabel elektrik disusun kemas. 4.2.1.10 CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur

dan seragam. 4.2.1.11 Komputer/laptop tidak berhabuk dan boleh digunakan. 4.2.1.12 Menetapkan ruang penyimpanan kasut (sekiranya perlu) 4.2.1.13 Pegawai boleh mewujudkan satu sudut mini yang ditetapkan untuk

tapak hiasan 4.2.1.14 Perhiasan hendaklah minimum dan selaras dengan imej korporat.

SUB


(Pelaksana) pengiktirafan kepada semua warga hospital

i. Hebahan secara media elektronik-infoblast, portal

A18 JK Pelaksana JK Zon Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan

produktiviti dan kualiti kerja anggota

A19

JK Zon dan dipantau

oleh JK Promosi

(Pelaksana)

Melaksanakan program kreativiti dan inovasi Contoh:

Kreativiti mengguna bahan terpakai

A20

JK Zon Sekretariat

(JK Pelaksana)

Setiausaha (JK Zon)

Melaksanakan program penjimatan tenaga seperti

contoh berikut:

i. Notis / Arahan penjimatan tenaga

ii. Penjimatan kertas

iii. Penjimatan Air

vi. Kempen Hijau dan kitar semula

4.2 KOMPONEN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT


35 14 Mac 2019

4.2.2 Bilik Fail / Dokumen 4.2.2.1 Fail-fail aktif disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa. 4.2.2.2 Fail disusun mengikut nombor siri / indeks yang ditetapkan di dalam 4.2.2.3 kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan. 4.2.2.4 Pelan susun atur/lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di

ruang yang mudah dilihat. 4.2.2.5 disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail 4.2.2.6 Bilik sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas 4.2.2.7 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya

menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan 4.2.2.8 Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor

indeks/rujukan. 4.2.2.9 Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri dail

dan boleh dicapai dalam tempoh 30 saat (menggunakan formula kabinet, laci, dan poket, KLP).

4.2.2.10 Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan. 4.2.2.11 Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail

yang sedang digunakan (contoh: kad daftar penggunaan dan kad keluar masuk fail

4.2.2.12 Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.

4.2.2.13 Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.

4.2.2.14 Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan di tempat khas.

4.2.2.15 Kawalan mahluk / haiwan perosak dijalankan secara berjadual 4.2.2.16 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail. 4.2.2.17 Format pelabelan fail hendakalah mengandungi perkara berikut

mengikut kesesuaian jabatan

Tetulang Belakang Fail

Nombor fail

Logo Hospital Queen Elizabeth II

Tajuk fail

Singkatan nama HQE II, Jabatan / unit (Jika ada)

Nombor susunan fail

Muka depan fail mengandungi: Logo HQE II

Tajuk fail

Nama pegawai (sekiranya fail pegawai)

Nama Jabatan / unit

Alamat emel rasmi (sekiranya perlu)


36 14 Mac 2019

4.2.3 Hiasan Dalaman Bilik

4.2.3.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk

diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja

4.2.3.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan sebagainya)

4.2.3.3 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan bagi mengelak habuk terperangkap.

4.2.3.4 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan.

4.2.3.5 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

4.2.4 Ruang Kerja Terperingkat 4.2.4.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan

Kerja Larangan 4.2.4.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu

dan selesa 4.2.4.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan

memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan)

4.2.4.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan

4.2.5 Ruang Kaunter 4.2.5.1 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan

disusun supaya kelihatan kemas 4.2.5.2 Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan, Direktori

Pelanggan, Borang / Brosur berkaitan dan Bahan Bacaan untuk pelanggan

4.2.5.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

4.2.5.4 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.

4.2.5.5 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini. (Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan)

4.2.5.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.

4.2.5.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan. 4.2.5.8 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Konsep Mesra Pelanggan


37 14 Mac 2019

4.2.6 Bilik Help Desk / Call Centre

4.2.6.1 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.

4.2.6.2 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

4.2.6.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada telefonis)

4.2.7 Lantai

4.2.7.1 Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin, tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak berlubang / pecah atau rosak.

4.2.7.2 Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan dipatuhi 4.2.7.3 Inisiatif / Tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan

direncanakan dengan segera, jika ada.

4.2.8 Dinding / Partition Pegawai 4.2.8.1 Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik. 4.2.8.2 Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan imej

korporat 4.2.8.3 Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat kerja

masing- masing termasuk bilik pegawai 4.2.8.4 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan

teratur 4.2.8.5 Satu sudut mini dibenarkan di partition (optional) untuk hiasan. 4.2.8.6 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan

partition. 4.2.9 Siling

4.2.9.1 Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik 4.2.9.2 Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan 4.2.9.3 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk pembaikan

segera perlu diambil.

4.2.10 Lampu dan soket 4.2.10.1 Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah difahami 4.2.10.2 Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik 4.2.10.3 Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik 4.2.10.4 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk pembaikan

segera perlu diambil.


38 14 Mac 2019

4.2.11 Meja

4.2.11.1 Di bahagian bawah / tepi meja:

4.2.11.1.1 Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape / cable casing.

4.2.11.1.2 4.2.12.2 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama

4.2.12 Kerusi

4.14.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan

4.14.2 Kot / selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan)

4.2.13 Pengurusan Laci Alat Tulis

4.2.13.1 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang

laci boleh dilakukan seperti susunan berikut mengikut kesesuaian: 4.2.13.1.1 Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-

alat tulis dan disusun kemas 4.2.13.1.2 Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen

rasmi seperti diari, planner dan buku catatan 4.2.13.1.3 Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/barang

peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

4.2.13.1.4 Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi

4.2.14 Peti Sejuk

4.2.14.1 Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada dalam dengan baik 4.2.14.2 Bagi peti sejuk domestik di pantri, item-item yang disimpan berada

dalam keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk 4.2.14.3 Peti sejuk yang menyimpan bekalan ubat / sampel / reagen

mempunyai rekod suhu yang sentiasa dikemaskinikan sepanjang masa.

4.2.15 Pelabelan

4.2.15.1 Pelabelan peralatan, ruangan bilik kerja haruslah seragam mengikut

kesesuaian zon, saiz peralatan, saiz ruang dan fungsi sesuatu ruang

atau peralatan


39 14 Mac 2019

4.2.16 Komputer dan Pencetak

4.2.16.1 Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak

berhabuk dan sedia untuk diguna

4.2.16.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri

keselamatan.

4.2.16.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down)

4.2.16.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan

4.2.17 Papan Tanda / Petunjuk

Papan tanda dan petunjuk hendaklah:

4.2.17.1 Diletakan di lokasi penting seperti pengurusan, bilik ketua jabatan, pintu

keluar dan tandas.

4.2.17.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih

4.2.17.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami

4.2.17.4 Mudah dilihat

4.2.17.5 Berkonsep imej korporat Jabatan

4.2.18 Amalan Hijau/Go Green 4.2.18.1 Melaksanakan program penjimatan tenaga / sumber sekurang-

kurangnya 3 daripada senarai di bawah:

Notis/arahan penjimatan tenaga

Penggunaan lampu/peralatan jimat tenaga

Penetapan suhu optimum

Penjimatan kertas

Penjimatan air

Kempen hijau 4.2.18.2 Melaksanakan program kitar semula. 4.2.18.3 Adalah digalakkan untuk menyediakan analisis penjimatan seperti kos,

masa, tenaga pekerja dan ruang.


40 14 Mac 2019

4.3KOMPONEN C – TEMPAT UMUM

4.3.1 Bilik Mesyuarat / Perbincangan / Latihan

4.3.1.1 Bilik mesyuarat / perbincangan / latihan sentiasa bersih dan kemas

4.3.1.2 Semua peralatan bilik seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer

dan projektor berada dalam keadaan baik.

4.3.1.3 Pelan lantai bilik disediakan.

4.3.1.4 Peralatan mempunyai sistem inventori (Kew.PA-7) yang sistematik.

4.3.1.5 Papan putih dibersihkan selepas digunakan.

4.3.1.6 Kerusi diletakkan kembali ke tempat asalnya selepas digunakan.

4.3.1.7 Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan

kekemasan bilik mesyuarat / perbincangan / latihan.

4.3.1.8 Barang-barang elektronik seperti LCD Projector, mikrofon dan suis

ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat / perbincangan /

latihan

4.3.2 Perpustakaan/Pusat Sumber

4.3.1.1 Perpustakaan / pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih, kemas dan teratur.

4.3.1.2 Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.

4.3.1.3 Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.

4.3.1.4 Peralatan / kemudahan yang disediakan berkeadaan baik. 4.3.1.5 Kemudahan tanda arah / maklumat keterangan dan petunjuk

disediakan dan mudah dilihat.

4.3.3 Surau / Ruang Solat

4.3.3.1 Surau / bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.

4.3.3.2 Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.

4.3.3.3 Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung,

sejadah dan selipar.

4.3.3.4 Semua kemudahan sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam

alamri / kabinet/rak yang disediakan.

4.3.3.5 Telekung disediakan tempat sangkut yang sesuai agar kelihatan

kemas.

4.3.3.6 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus dan

memantau kebersihan surau / bilik solat.


41 14 Mac 2019

4.3.5 Wad Pesakit

Wad Pesakit merangkumi semua wad dalam hospital, unit rawatan rapi dan unit

rawatan harian.

4.3.5.1 Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan. 4.3.5.2 Semua peralatan berada dalam keadaan baik, bersih dan tersusun. 4.3.5.3 Setiap katil dipaparkan dengan nama pesakit dan nombor katil. 4.3.5.4 Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. 4.3.5.5 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan. 4.3.5.6 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) di dalam semua bilik

dipaparkan

4.3.6 Pantri 4.3.6.1 Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas, serta bebas

daripada sebarang serangga / makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan.

4.3.6.2 Semua boleh peralatan / perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan.

4.3.6.3 Perkakas / alatan yang disimpan di dalam kabinet / almari / rak dilabelkan dengan nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.

4.3.6.4 Perkakas / alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri.

4.3.6.5 Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan. 4.3.6.6 Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa

makanan. 4.3.6.7 Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih. 4.3.6.8 Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam

bekas bertutup. 4.3.6.9 Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan. 4.3.6.10 Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan

kekemasan pantri.

4.3.7 Gimnasium 4.3.7.1 Peralatan gimnasium disusun dengan kemas dan teratur serta

mengambil kira ciri-ciri keselamatan. 4.3.7.2 Peralatan senaman diselenggara mengikut jadual. 4.3.7.3 Peti kecemasan (first aid kit) disediakan dan berada dalam keadaan

baik serta sempurna 4.3.7.4 Jadual penggunaan gimnasium dipamerkan untuk kemudahan

pengguna dan dipamerkan di kawasan yang mudah dilihat 4.3.7.5 Rekod penggunaan gimnasium boleh diwujudkan (Contoh: Buku

Rekod Pengguna) 4.3.7.6 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau

kebersihan gimnasium


42 14 Mac 2019

4.3.8 Tandas

4.3.8.1 Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai, dinding sentiasa dalam

keadaan bersih dan kering serta berbau yang menyenangkan.

4.3.8.2 Peralatan / kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam tandas

adalah seperti berikut:

Tong sampah / Tong sampah sanitari

cermin muka

Kertas tisu

Cecair pencuci

4.3.8.3 Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.

4.3.8.4 Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih, tidak

tersumbat dan paip air berfungsi dengan baik.

4.3.8.5 Memastikan pengudaraan tandas adalah baik.

4.3.8.6 Memastikan tandas OKU dan berfungsi dengan baik (sekiranya ada).

4.3.8.7 Arahan/kaedah penggunaan peralatan di dalam tandas dipamerkan

dengan jelas (mengikut kesesuaian).

4.3.8.8 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau

kebersihan tandas.

4.3.8.9 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering

4.3.8.10 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan

sentiasa ada sabun

4.3.8.11 Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan

4.3.8.12 Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang

menyenangkan

4.3.8.13 Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan yang baik

4.3.8.14 Pegawai bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor

untuk dihubungi)

4.3.9 Lobi

4.3.9.1 Persekitaran lobi sentiasa bersih, kemas dan ceria

4.3.9.2 Semua peralatan dilobi sentiasa disusun, kemas dan berkeadaan

baik

4.3.9.3 Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang

halangan seperti barang / peralatan yang boleh mengganggu

ruang laluan.

4.3.9.4 Maklumat seperti pelan strategik / visi / misi / piagam pelanggan

dan maklumat korporat lain sentiasa perlu dikemaskini dan

dipaparkan ditempat yang mudah dilihat.


43 14 Mac 2019

4.3.10 Kaunter Khidmat Pelanggan

4.3.10.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun.

4.3.10.2 Kemudahan tanda arah / petunjuk dipamerkan dengan jelas di

kawasan yang mudah dilihat.

4.3.10.3 Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:

Borang-borang / Brosur berkaitan

Direktori pelanggan

4.3.10.4 Bahan bacaan disediakan untuk pelanggan.

4.3.10.5 Ruang Menunggu:

Tempat duduk disediakan diruang menunggu untuk kemudahan

pelanggan/tetamu luar

Peralatan / kemudahan / perabot diruang menunggu disusun

dengan teratur dan berada dalam keadaan baik

Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas dan ceria

Usaha-usaha “delighting the customer” seperti mewujudkan

persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan ada

disediakan

Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra

pelanggan

4.3.11 Laluan Utama / Laluan Awam

4.3.11.1 Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan yang

diletak di sepanjang laluan.

4.3.11.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika

ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak

menghalang laluan

4.3.11.3 Peralatan yang diletak di laluan utama / umum hendaklah disusun

dengan baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan

4.3.11.4 Papan Notis yang diletak di sepanjang laluan hendaklah sentiasa

diselenggera dan dikemaskini maklumatnya.


44 14 Mac 2019

4.4KOMPONEN D - KESELAMATAN PERSEKITARAN

4.4.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat: 4.4.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan

yang tidak diperlukan 4.4.1.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendakalah sentiasa ditutup

dan tidak dihalang 4.4.1.3 Pendawaian elektrik, telefon, dan komputer dalam keadaan kemas,

teratur dan tidak berserabut. 4.4.1.4 Pendawaian tambahan perlu dibuat setelah mendapat kebenaran. 4.4.1.5 Tiada aktiviti memasak dilakukan dimana-mana ruang kecuali pantri. 4.4.1.6 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas

(contoh: Dilarang Merokok, tanda KELUAR) 4.4.1.7 Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh: barang-barang pra

pelupusan 4.4.1.8 Aktiviti merokok TIDAK dibenarkan di persekitaran dalaman 4.4.1.9 Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual

penyelenggaran, mempunyai tatacara penggunaan, berkeadaan bersih dan diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.

4.4.1.10 Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah dilaporkan dan diselengara dengan segera.

4.4.1.11 Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi:

Arahan keselamatan

Latihan Pengungsian bangunan (fire drill)

Tanda Amaran

Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul

4.4.2 Peralatan Pencegahan Kebakaran 4.4.2.1 Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:

Dibuat penyelenggaraan berkala.

Mempunyai tatacara penggunaan.

Berkeadaan bersih.

Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.

Disediakan pegawai yang menyelia berserta nombor telefon pegawai yang berkaitan.

4.4.3 Pendawaian/Kabel 4.4.3.1 Memastikan pendawaian elektrik / telefon / kabel / komputer / mesin /

peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selama 4.4.3.2 Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan 4.4.3.3 Pendawaian tambahan tanpa tauliah yang boleh mendatangkan

bahaya seperti litar pintas dan sebagainya adalah tidak dibenarkan.


45 14 Mac 2019

4.4.4 Laluan/Tangga Kecemasan 4.4.4.1 Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup 4.4.4.2 Memaparkan tanda arah keluar dengan jelas 4.4.4.3 Tangga laluan kecemasan tidak dihalang dengan sebarang

objek/alatan/bahan yang boleh mengganggu laluan kecemasa 4.4.4.4 Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan mudah

dilihatdicapai.

4.4.5 Pelan Tindakan Kecemasan 4.4.5.1 Penyediaan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:

Arahan keselamatan

Latihan pengungsian bangunan

Tanda amaran

Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul

Tanda arahan laluan ekcemasan 4.4.5.2 Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan

baik dan tiada halangan.

4.4.6 Pengurusan Kunci 4.4.6.1 Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara

keselamatan.

4.4.6.2 Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang

selamat.

4.4.6.3 Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai

bertanggungjawab.

4.4.6.4 Menyediakan buku log peminjaman kunci dan kemas kini

4.4.7 Keselamatan Stor 4.4.7.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba

Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan

Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir 4.4.7.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (Contoh: System Water Sprinkler dan

Hose Reel) 4.4.7.3 Pencahayaan yang mencukupi.

4.4.7.4 Tanda amaran seperti DILARANG MEROKOK dan MUDAH

TERBAKAR dipamerkan dengan jelas.

4.4.7.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai.


46 14 Mac 2019

4.5. KOMPONEN E - Kawasan Persekitaran

4.5.1 T empat Meletak Kenderaan 4.5.1.1 Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja dan pelawat

4.5.1.2 Tanda / garisan antara lot-lot dan tunjuk arah laluan pelawat disediakan

dengan jelas

4.5.1.3 Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih

4.5.2 Kawasan Persekitaran Hospital

4.5.2.1 Lampu jalan berfungsi

4.5.2.2 Jalan di kawasan persekitaran hospital berkeadaan baik

dan selamat

4.5.2.3 Tanaman dan pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak

atau mati di sekitar kawasan

4.5.2.4 Kawasan persekitaran hendaklah dipastikan bersih

4.5.2.5 Tong dan bakul sampah yang disediakan dalam keadaan

baik dan bersih

4.5.2.6 Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik

4.5.3 Pondok Pengawal

4.5.3.1 Pondok pengawal mestilah dalam keadaan baik dan bersih

4.5.3.2 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra pelanggan

(sopan, mesra dan sedia membantu)

4.5.4 Papan Tanda / Petunjuk

4.5.4.1 Papan tanda dan petunjuk hendaklah: 4.5.4.1.1 Diletakan di lokasi penting seperti pengurusan, bilik ketua

jabatan, pintu keluar dan tandas. 4.5.4.1.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa

bersih 4.5.4.1.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami 4.5.4.1.4 Mudah dilihat 4.5.4.1.5 Berkonsepimej korporat Jabatan


47 14 Mac 2019

4.5.5 Media / Bahan Pameran 4.5.5.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan dipapan notis

atau papan kenyataan di seluruh jabatan / unit perlu berada dalam

keadaan baik, tidak berdebu, bersih dan perlu sentiasa dikemaskini.

4.5.5.2 Penampilan media dan bahan pameran yang dipamerkan perlu

berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur.

4.5.5.3 Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah digalakkan supaya

dapat menarik perhatian pelanggan.

4.6 KOMPONEN F – TEMPAT KHUSUS (HOSPITAL)

4.6.1 Klinik Pakar / Bilik Konsultasi / BilikFisioterapi 4.6.1.1 Semua peralatanberada dalam keadaan baik. 4.6.1.2 Persekitaran bilik bersih,kemas dan selamat. 4.6.1.3 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA7) dipapar dalam semua bilik.

4.6.2 Farmasi

4.6.2.1 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun. 4.6.2.2 Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat. 4.6.2.3 Ubat-ubatan disusun dan dilabel dengan jelas, baik dan teratur. 4.6.2.4 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA7) dipapar dalam semua bilik .

4.6.3 Bilik Pegawai

4.6.3.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk work station) adalah

juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian. 4.6.3.2 Dokumen dan fail diletakkan di tempat yang sepatutnya 4.6.3.3 Hiasan perlu berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti. 4.6.3.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan

teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

4.6.4 Bilik Rawatan / Bilik Prosedur 4.6.4.1 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun. 4.6.4.2 Persekitaran bilik bersih kemas dan selamat. 4.6.4.3 Tatacara penggunaan peralatan dipapar dengan jelas. 4.6.4.4 Tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal, domestik dan

peralatan tajam, ada disediakan dengan lengkap. 4.6.4.5 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA7) dipaparkan dalam semua bilik. 4.6.4.6 Senarai ubat troli kecemasan ada dan lengkap 4.6.4.7 Semua simpanan ubat berkeadaan baik dan belum luput tarikh.


48 14 Mac 2019

4.6.5 Bilik / Rak Kad Rawatan 4.6.5.1 Pelan Lantai dipaparkan di ruang yang mudah dilihat 4.6.5.2 Persekitaran bilik adalah bersih, tidak berdebu dan tersusun dengan

kemas 4.6.5.3 Semua peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur,

baik dan kemas 4.6.5.4 Kad rawatan disusun dengan kemas dengan teknik susunan yang

berkesan bagi memudakan carian/ capaian 4.6.5.5 Senarai indeks dan nombor kad disediakan 4.6.5.6 Etika dan peraturan penggunaan bilik kad rawatan dipaparkan

dengan jelas untuk dipatuhi oleh warga kerja hospital

4.6.6 Bilik Makmal 4.6.6.1 Pelan lantai dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami 4.6.6.2 Persekitaran bilik makmal bersih, kemas dan selamat 4.6.6.3 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun 4.6.6.4 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan 4.6.6.5 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA7) dipapar dalam semua bilik 4.6.6.6 Tempat pembuangan berasingan bagi sisa klinikal, domestik dan

alatan tajam, ada disediakan dengan lengkap

4.6.7 Bilik Pemandu 4.6.7.1 Pelan lantai dipaparkan di ruang yang mudah dilihat 4.6.7.2 Senarai inventori (KEW-PA7) dipaparkan 4.6.7.3 Meja kerja sentiasa kemas, bersih dan peralatan disusun

dengan baik 4.6.7.4 Perhiasan yang minima dan bersesuaian dengan imej korporat

disediakan

4.6.8 Bilik Mayat 4.6.8.1 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun.

4.6.8.2 Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat.

4.6.8.3 Suhu peti penyimpanan mayat direkod dan dikemaskini.

4.6.8.4 Mayat disimpan dengan teratur (Islam / Bukan Islam).

4.6.9 Dapur / Tempat Memasak 4.6.9.1 Pelan lantai dipaparkan dengan jelas dan mudah difahami.

4.6.9.2 Persekitaran dapur / tempat memasak bersih, kemas dan selamat.

4.6.9.3 Semua peralatan berada dalam keadaan baik dan tersusun.

4.6.9.4 Suhu peti sejuk direkodkan dan dikemaskinikan sepanjang masa.

4.6.9.5 Senarai eset alih kerajaan (KEW-PA7) dipaparkan dalam semua bilik


49 14 Mac 2019

4.6.10 Bilik Percetakan / Dokumentasi 4.6.10.1 Lantai bilik perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tidak

terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai.

4.6.10.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan

dilabelkan dengan nama atau simbol alatan.

4.6.10.3 Peralatan dan bahan kerja disusun dengan teratur dilabelkan dengan

nama alatan serta disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah

disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula.

4.6.10.4 Tatacara penggunaan peralatan dipaparkan dengan jelas dan mudah

difahami.

4.6.10.5 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti / barangan /

perkhidmatan (Contoh: label barang siap,barang dalam proses, rosak,

pelupusan dan lain-lain)

4.6.10.6 Mesin diletakkan di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak

menghalang pergerakan proses kerja.

4.6.10.7 Mesin perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,

berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan

jangkah hayat mesin.

4.6.10.8 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untukk pemantauan

mesin

4.6.10.9 Tiada barang diletakkan diatas atau di bawah mesin, terutamanya

bahan yang berbentuk cecair.

4.6.10.10 Tanda berhati-hati (Contoh: AWAS) perlu diletakkan pada bahagian yang merbahaya sebagai tanda peringatan kepada pekerja lain.

4.6.10.11 Tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian 4.6.10.12 Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan

4.6.10.13 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau

dilupuskan

4.6.10.14 Tanda PENEMPATAN SEMENTARA perlu dipaparkan berhampiran

dengan mesin / peralatan yang rosak.

4.6.10.15 Senarai Item Rosak juga perlu dipaparkan dan diletakkan berhampiran

dengan barang tersebut. Maklumat seperti tarikh aduan kerosakan,

nombor aduan serta jenis tindakan perlu dinyatakan dalam senarai

tersebut.

4.6.11 Stor / Tempat Penyimpanan 4.6.11.1 Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas supaya tidak

menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan. 4.6.11.2 Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan diwujudkan dan

dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.


50 14 Mac 2019

4.6.11.3 Tanda amaran DILARANG MASUK (tanpa kebenaran pegawai bertanggungjawab) dipamerkan dengan jelas.

4.6.11.4 Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang dari stor dipatuhi oleh warga kerja.

4.6.11.5 Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah first in first out (FIFO), first expired first out (FEFO).

4.6.11.6 Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

4.6.11.7 Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (contoh: bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan).

4.6.11.8 Kaedah / sistem merekod yang sesuai diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok (menyediakan Kew.PS yang kemas kini).

4.6.11.9 Alat pemadam api bersijil yang berkuatkuasa berkeadaan baik dan ditempatkan di dalam stor.

4.6.11.10 Kawalan makhluk / haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual. 4.6.11.11 Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan teratur untuk

memudahkan barangtersebut diambil / dicari. 4.6.11.12 Tidak terdapat sampah / sisa / bahan yang tidak diperlukan di dalam stor.

4.6.12 Simpanan Barang di Stor

4.6.12.1 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut:

4.6.12.1.1 Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang

seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya.Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali.

4.6.12.1.2 Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor. (Contoh: Liquid Paper – Seksyen B, Rak Nombor 2, Para B dan Kotak Nombor 2)

4.6.12.1.3 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat.

4.6.12.1.4 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis barang yang sama

4.6.12.1.5 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas.

4.6.12.1.6 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan.


51 14 Mac 2019

4.6.12.7 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab.

4.6.12.8 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian).

4.6.12.9 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

4.6.12.10 Penanda aras minima disediakan bagi semua barang di dalam stor.

4.6.12.11 Bagi item seperti ubat, reagan dan item yang mempunyai spesifikasi suhu penyimpanan, suhu peti sejuk mesti direkodkan dan dikemaskini manakala suhu bilik dipantau sepanjang masa.

4.6.13 Simpanan Barang Toxic

4.6.13.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel.

4.6.13.2 Peralatan seperti rak / pallet / alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya

4.6.13.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak digunakan lagi.

4.6.13.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic berkeadaan baik.

4.6.13.5 Mempunyai tanda arah / label/ abjad bagi setiap barangan siap. 4.6.13.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran. 4.6.13.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.


52 14 Mac 2019

BAHAGIAN 5 : AUDIT DALAM EKSA

Audit Dalam EKSA adalah sebagai penilaian kendiri pelaksanaan amalan EKSA di HQE

II. Audit Dalam perlu dilakukan secara berkala untuk memastikan setiap zon membuat

penambahbaikan secara berterusan dan seterusnya menerapkan amalan baik EKSA

dalam melaksanakan tugas.

5.1Tatacara Audit Dalam EKSA

5.1.1 Membentuk ahli jawatankuasa audit untuk melaksanakan Audit Dalam EKSA

5.1.2 Menentukan kekerapan aktiviti audit 5.1.3 Melatih auditor untuk memastikan pelaksanaan audit dijalankan dengan

cekap dan berkesan 5.1.4 Melaksanakan audit seperti yang dijadualkan 5.1.5 Pengerusi Jawatankuasa Audit EKSA hendaklah memaklumkan

penemuan audit kepada Pengerusi Jawatankuasa Induk EKSA HQE II dan kepada semua warga HQE II

5.2Kriteria Audit

Kriteria audit yang digunakan adalah berdasarkan kepada kriteria pemarkahan penilaian

EKSA HQE II, seperti yang terdapat dalam Senarai Kriteria Audit dalam Garis Panduan

EKSA HQE II.


53 14 Mac 2019

BAHAGIAN 6: PENUTUP Garis Panduan EKSA HQE II ini disediakan untuk memberi panduan kepada warga HQE II dalam pengurusan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan tersusun serta selamat. Melalui EKSA, warga HQE II secara dapat membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti. Amalan EKSA juga menggalakan semangat kerja berpasukan, tolong-menolong serta meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Sehubungan itu, amalan EKSA akan meningkatkan imej korporat HQE II. Oleh itu, diharapkan panduan ini akan dapat membantu warga HQE II melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui EKSA dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi satu amalan. Buku panduan ini akan sentiasa dikemaskini mengikut keperluan semasa pelaksanaan amalan EKSA jabatan. Panduan ini boleh diakses secara maya melalui laman sesawang www.hqe2.moh.gov.my sebagai usaha jabatan ini untuk menyokong langkah-langkah penjimatan dan amalan Go Green.

http://www.hqe2.moh.gov.my/

garis panduan pelaksanaan ekosistem kondusif sektor awam...

Documents