full psm finish

8/13/2019 Full Psm Finish

1/25

GMGA 2023 DASAR AWAM

1.0 PENGENALAN

Penilaian terhadap program latihan ialah satu proses untuk menaksir nilai sesuatu.

Penekanannya lebih kepada nilai ia juga dikenali sebagai penentuan sejauh manakah objektif

latihan yang dikehendaki telah dicapai serta penekannanya kepada objektif. Kegunaan

penilaian program latihan ialah untuk memperbaiki reka bentuk program latihan, mengetahui

tahap pencapaian objektif latihan., memperbaiki cara gaya perlaksanaan sesuatu program

latihan dan mempertingkatkan penggunaan ilmu dan kemahiran yang dipelajari oleh pelatih

apabila pulang ke tempat kerja dan banyak lagi. Proses penilaian latihan yang perlu diikuti oleh

peserta dan jurulatih untuk menilai sesuatu program latihan ialah menetapkan peringkat latihan

yang hendak dinilai, membentuk objektif penilaian latihan, menentukan indikator penilaian,

membentuk instrumen penilaian, membentuk soalan-soalan yang sesuai dengan indikator,

mengumpul dan menganalisis maklumat serta menulis dan membentangkan laporan penilaian.

2.0 KEMENTERIAN LUAR NEGERI (KLN)

Persediaan asas untuk menubuhkan Kementerian Luar Negeri Malaysia bermula sejak tahun

1!" lagi. #ntuk menguruskan kementerian ini yang pada mulanya dikenali sebagai

209301


2/25


Kementerian $al %h&al Luar 'M%(), sekumpulan 11 orang diplomat perintis dihantar ke *ritain

dan (ustralia untuk mendapatkan latihan. Pada tahun 1"", nama Kementerian ini diubah

menjadi Kementerian Luar Negeri dan ia berpindah dari *angunan +ultan (bdul +amad ke

kompleks barunya yang dikenali sebagai isma Putra yang terletak di *ukit Petaling, Kuala

Lumpur. +ejak itu, Kementerian Luar Negeri juga dikenali sebagai +M( P#/(. Pada 10

+eptember 221, Kementerian Luar Negeri memulakan operasinya di kompleksnya di No. 1,

3alan isma Putra, Presint , Putrajaya.

Per&akilan 4iplomatik Malaysia yang pertama ditubuhkan di London, ashington, 5anberra,

Ne& 6ork, Ne& 4elhi, 3akarta dan *angkok. Menjelang tahun 1"7, Malaysia telah

menubuhkan 18 Per&akilan 4iplomatik di luar negeri. *ilangan ini semakin bertambah sehingga

mencapai angka 1 pada tahun 1"". Pada hari ini, Malaysia mempunyai serangkaian 12!

per&akilan diplomatik di serata dunia 9 satu bukti membanggakan yang menunjukkan sejauh

mana berkembangnya Kementerian dalam beberapa tahun tersebut, sejajar dengan kemajuan

Malaysia. Penubuhan per&akilan diplomatik ini menjadi pelengkap kepada tugas kementerian

dan peluasan bagi Kementerian Luar Negeri Malaysia di luar negeri.

2.1 Matlamat Organisasi

Kementerian Luar Negeri mendapat mandat dan tanggungja&ab untuk melaksanakan

hubungan luar negara Malaysia dengan negara lain. ni termasuklah hal berkaitan hubungan

politik, urusan ekonomi, hal keselamatan serta promosi sosial dan kebudayaan. Kementerian ini

diperlengkap untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.

Mengendalikan hubungan dua hala, serantau dan pelbagai hala dengan negara asing

dan pertubuhan antarabangsa. Merangkumi hal politik, ekonomi dan kebudayaan.

209301


3/25


#ntuk menggalakkan perdagangan dan pelaburan dengan negara asing.

#ntuk melaksanakan akti:iti menyampaikan maklumat bagi menonjolkan imej negara

#ntuk melaksanakan akti:iti sokongan termasuk perkhidmatan, pentadbiran

a&am,ke&angan, konsul, keselamatan dan komunikasi.

2.2 Visi

#ntuk memelihara dan memajukan kepentingan negara Malaysia serta menyumbang ke arah

komuniti negara yang adil dan saksama melalui diplomasi yang proaktif.

2.3 Misi

Menjunjung kedaulatan negara

Menjalinkan hubungan persahabatan dengan negara asing

Mengembangkan dan melindungi kepentingan Malaysia di arena antarabangsa

Menjamin keselamatan dan kepentingan &arga Malaysia di luar negeri

Memberikan khidmat yang cemerlang dan efisien kepada pelanggan Kementerian.

209301


4/25


2. !arta Organisasi K"m"nt"rian L#ar N"g"ri

2.4.1 Jabatan Hubungan Dua Hala (Bilateral Political & Economic Affairs)

;bjektif utama 3abatan $ubungan 4ua $ala adalah menerap, memelihara dan mempertingkat

hubungan dua hala yang kukuh dengan semua negara tanpa mengambil kira sistem politik dan

ekonomi mereka. Perhubungan dua hala yang melibatkan 3abatan ini merangkumi bidang

politik dan keselamatan< ekonomi dan perdagangan serta sains dan teknologi.

3abatan ini juga memberikan tumpuan kepada usaha mempromosikan, membangunkan,

memelihara dan melindungi kepentingan dan imej Malaysia sebagai negara yang aman dan

makmur. Perkara ini berlandaskan pegangan Malaysia pada prinsip baha&a persekitaran yang

aman memudahkan sosioekonomi berkembang dengan lebih pantas di semua negara

2.4.2 Hal Ehal Pebagai Hala

;bjektif utama 3abatan $al %h&al Pelbagai $ala adalah untuk melindungi, meningkatkan,

meluaskan dan memajukan kepentingan Malaysia di arena antarabangsa. Kepentingan itu

termasuk pemeliharaan keamanan antarabangsa, perlindungan hak asasi manusia dan isu

209301


5/25


keselamatan. Peranan per&akilan diplomatik meluas dengan begitu ketara berikutan

pembentukan Pertubuhan *angsa-*angsa *ersatu dan pertubuhan antarabangsa berikutnya

pada 182-an dan 1"2-an seperti ;5 dan N(M. Keperluan untuk negara bangsa

membincangkan isu kepentingan sejagat seperti keselamatan, epidemik, kebuluran, tenaga,

perubahan iklim dan hak asasi manusia memba&a kepada peluasan peranan hubungan

multilateral. Malaysia menganggotai pelbagai pertubuhan antarabangsa yang menuntut

penyertaannya yang berterusan demi kepentingan melindungi hak kedaulatan Malaysia dan

menghormati undang-undang serta ketenteraman antarabangsa

2.4.! Jabatan "hi#mat Pengurusan

4alam mempertingkatkan dan Mengukuhkan keseluruhan pembangunan organisasi

Kementerian, 3abatan Khidmat Pengurusan menyelia hal-hal pada =

Pentadbiran dan Keselamatan,

Konsular,

eknologi Maklumat dan Komunikasi '5),

Ke&angan,

Pembangunan,

+umber Manusia,

nspektorat,

Parlimen dan $al %h&al Korporat

(udit 4alaman.

209301


6/25


2.$ !arta Organisasi %a&agian P"ng#r#san '#m"r Man#sia KLN

2.$.1 PENGURU'AN 'UM%ER MANU'IA

2.$.2 Misi

#ntuk memastikan perancangan dan pembangunan sumber manusia dapat

dilaksanakan dengan berkesan bagi menentukan organisasi mempunyai sumber

manusia yang berkualiti, berkemahiran dan kompeten serta berintegriti bagi mencapai

objektif organisasi

2.$.3 Visi

#ntuk menjadi organisasi terbaik dalam pembangunan sumber manusia yang berkualiti,

berkemahiran dan kompeten serta berintegriti bagi melaksanakan tugas dan

209301


7/25


tanggungja&ab untuk mencapai objektif organisasi

2.$. O"*ti+

#ntuk menghasilkan anggota yang berkualiti, berkemahiran dan kompeten serta

berintegriti melalui perancangan dan pembangunan sumber manusia secara cekap dan

berkesan bagi mencapai objektif organisasi

2.$.$ %es'en Pengurusan Perhi#matan Prestasi & "ometensi

#nit Perkhidmatan

#nit Prestasi dan Kompetensi

#nit Pengurusan Psikologi

#nit $al %h&al slam

2.$.* %es'en Pembangunan +rganisasi & ,atihan

#nit Latihan

#nit Pembangunan ;rganisasi

#nit $/M+

2., %a&agian P"mang#nan '#m"r Man#sia

209301


8/25


2.*.1 %enarai -ugas

3a&atan = +etiausaha *ahagian Pengurusan +umber Manusia'P4 M!8)

*ertanggungja&ab Kepada = imbalan Ketua +etiausaha

Memberi kepimpinan dan mengurus urusan-urusan berhubung fungsi *ahagian

+umber Manusia.

*ertanggungja&ab dalam mengendalikan tugas-tugas membangunkan rancangan

keseluruhan urusan *ahagian +umber Manusia..

Mendapatkan dan mengurus sumber-sumber berkualiti untuk melaksanakan

rancangan keseluruhan *ahagian +umber Manusia.

Membangunkan keupayaan sumber manusia 'kepakaran dan kemahiran) melalui

pembelajaran berterusan.

Merancang, mengurus dan menilai pelaksanaan rancangan latihan bagi semua

personel KLN

Memberi input dalam per&ujudan arah strategik masa depan khusus dalam kontek

latihan dan sumber manusia kearah meningkat peningkatan kualiti dan keunggulan

output KLN

Menyelia pelaksanaan latihan sejajar dengan dasar latihan perkhidmatan a&am dan

melaksanakan urusan atasan yang telah dimandatkan dalam fungsi KLN

%a&agian P"mang#nan '#m"r Man#sia

209301


9/25


Seksyen Perancangan dan Pembangunan Latihan (Unit Latihan)

%enarai -ugas

3a&atan = Ketua Penolong +etiausaha 'P4 M 8>)

*ertanggungja&ab Kepada = +etiausaha *ahagian Pengurusan +umber Manusia

Mengendalikan kajian keperluan latihan 'training need analysis) keatas semua personel

KLN bagi tujuan merangka pelan latihan yang dapat memenuhi keperluan sebenar

sumber tenaga manusia serta merancang membangunkan program latihan menyeluruh

bagi mengekalkan keterampilan teras melalui perancangan pelapis tenaga manusia.

#rusetia kepada ja&antankuasa latihan teknikal yang bakal ditubuhkan bagi merangka

mengubal, merancang dan menyelaras latihan teknikal jangka pendek dan jangka

panjang serta membantu Ketua Penolong Pengarah merangka dan merancang

keperluan guna tenaga manusia KLN, sejajar dengan program latihan bagi jangka

panjang dan pendek.

Membantu +etiausaha *ahagian Pengurusan +umber Manusia merangka, merancang

dan menga&al sistem maklumat tenaga manusia KLN bagi menyokong pihak

pengurusan membuat pengurusan latihan dan bertanggungja&ab merangka modul-

modul latihan tenaga kerja yang berketerampilan dan bersesuaian dengan keperluan

bahagian-bahagian teknikal di KLN.

Menillai pelaksanaan program latihan pega&ai KLN dan melaporkan kepada ja&atan

kuasa berkaitan latihan di Kementerian dan juga agensi pusat serta mengesan prestasi

pencapaian pelaksanaan latihan supaya selaras dengan pelan latihan KLN dan

menjalankan tugas-tugas yang diarah dari semasa ke semasa.

209301


10/25




%enarai -ugas

3a&atan = Penolong Pega&ai adbir 'N0)

*ertanggungja&ab Kepada = Ketua Penolong +etiausaha

Menyediakan jadual tugas dan menyelia tugas-tugas untuk dilaksana oleh kekitangan

diba&ah ka&alan dan memastikan urusan perancangan dan pembangunan latihan

berjalan dengan lancar dan mengikut peraturan.

Membantu Ketua Penolong +etiausaha merangka dan merancang keperluan guna

tenaga manusia KLN, sejajar dengan program latihan bagi jangka panjang dan pendek.

Membantu Ketua Penolong +etiausaha merangka, merancang dan menga&al sistem

maklumat tenaga manusia KLN bagi menyokong pihak pengurusan membuat

pengurusan latihan.

Membantu merangka modul-modul latihan dan membangunkan program latihan yang

menyeluruh bagi mengekalkan keterampilan teras melalui perancangan pelapis tenaga

manusia.

Membantu penilaian program latihan dan pelaporan kepada ja&atankuasa berkaitan

latihan di Kementerian dan juga agensi pusat.

209301


11/25


Mengesan prestasi pencapaian pelaksanaan latihan supaya selaras dengan pelan

latihan KLN dan membantu pengurusan sumber ke&angan #nit Latihan dan

menjalankan tugas-tugas yang diarah dari semasa ke semasa.


%enarai -ugas

3a&atan = Pembantu adbir 'P?;) 'N10)

*ertanggungja&ab Kepada = Penolong Pega&ai adbir N0

Menerima arahan dari Penolong Pega&ai adbir dalam pengurusan perancangan

latihan. Mendapatkan sumber-sumber boleh memberi kebaikan terhadap pengurusan

perancangan latihan, usaha memberikan khidmat sokongan professional berkesan.

Mengedarkan maklumat-maklumat, risalah, broser berkaitan perancangan latihan,

kursus, bengkel, seminar dan persidangan untuk makluman dan tindakan semua

bahagian.Menyemak memproses segala borang-borang dan surat-surat permohonan

berkaitan perancangan latihan, kursus, bengkel, seminar dan persidangan dari semua

bahagian dan melaksanakan tugas-tugas arahan atasan dari semasa ke semasa.



%enarai -ugas

3a&atan = Pembantu adbir /endah '3) 'N11)

209301


12/25


*ertanggungja&ab Kepada = Penolong Pega&ai adbir

Menerima arahan sepenuhnya dari Pembantu adbir'P?;) dalam urusan menaip semua

surat-surat di #nit Latihan.*ertanggungja&ab menaip semua draf surat dari semua

pega&ai, Ketua Kerani dan Pembantu adbir 'P?;)N10.

Menaip minit-minit mesyuarat?kertas-kertas kerja dan lain-lain dokumen rasmi yang

berkaitan, dari semua pega&ai.Menaip dan menyemak semula semua dokumen yang

telah ditaip dengan kemas dan teratur dan menerima arahan dari masa ke semasa.

%enarai -ugas

3a&atan = Pembantu (m /endah 'P(/) 'N1)

*ertanggungja&ab Kepada = Penolong Pega&ai adbir N7

Membuat salinan dokumen yang diperlukan serta menyusun, mengedar surat, memo

dan lain-lain maklumat kepada alamat yang disediakan 'edaran dalaman) Memeriksa

tray di bilik Pega&ai dan menghantarkannya kepada bahagian yang berkenaan di KLN.

Membantu pega&ai-pega&ai di #nit Latihan membuat salinan Photostat dan mencari

fail-fail yang diperlukan.#rusan menyimpan fail mengikut susunan di rak yang

berkenaan dan menghantar surat-surat segera dengan tangan, pos laju dan lain-lain

tugas berkaitan.

3.0 LATI-AN ANG /IKEN/ALIKAN OLE- %A-AGIAN PENGURU'AN 'UM%ER

MANU'IA KEMENTERIAN LUAR NEGERI (KLN)

209301


13/25


erdapat pelbagai jenis latihan, program, kursus, ceramah?moti:asi dianjurkan oleh

*ahagian Pengurusan +umber Manusia Kementerian Luar Negeri'KLN) kepada kakitangan

organisasinya.

(kti:iti latihan, program dilakukan oleh *ahagian Pengurusan +umber Manusia 'KLN)

untuk meningkatkan kemampuan seseorang melaksanakan tugasnya atau memainkan peranan

yang telah ditetapkan oleh organisasi. +esuatu program,kursus ataupun latihan dilaksanakan

oleh *ahagian Pengurusan +umber Manusia 'KLN) untuk memperbaiki prestasi kakitangan

yang menurun disebabkan kemahiran yang rendah.

+elain daripada itu, penganjuran program,kursus ataupun latihan dapat memenuhi

matlamat organisasi melalui peningkatan pengetahuan, kemahiran dan perubahan sikap

kakitangan dan seterusnya perubahan ini dapat memberi sumbangan ke arah pencapaian

matlamat organisasi.

*erikut adalah tiga jenis latihan yang dianjurkan oleh *ahagian Pengurusan +umber Manusia

'KLN) kepada kakitangan organisasinya=

Peningkatan Moti:asi 4an Pasukan Pekerja 6ang 5emerlang

Kursus Kelas *ahasa Mandarin

*engkel Microsoft ;ffice 220 untuk Pembantu adbir KLN

3.1 Ta#* Lati&an Peningatan oti/asi Dan Pasuan Peer0a ang emerlang

Latihan Peningkatan Moti:asi dan pasukan pekerja yang cemerlang ini dikendalikan oleh

*ahagian +umber Manusia, Kementerian Luar Negeri 'KLN). Peningkatan moti:asi serta

memupuk sikap kerja berpasukan amat penting dalam sesebuah organisasi. ni kerana pekerja

209301


14/25


yang bekerja berpasukan dapat memberi produkti:iti kerja yang lebih baik. Moti:asi seperti ini

dapat mengelakkan penurunan pretasi kakitangan dan dapat menunjukkan perubahan

tingkahlaku yang diingini samada dalam bentuk kognitif,afektif ataupun psikomotor.

3.1.1 P"ngan#ran K#rs#s "nis K#rs#s

Kursus ini dijalankan di luar organisasi iaitu bertempat di Mayangsari /esort, Port 4ickson,

Negeri +embilan. *ermula ! hingga 0 jun 212 selama 7 hari malam. +eramai ! peserta

terlibat dalam kursus ini. +asaran peserta yang dipilih adalah secara ra&ak.

3.1.2 O"*ti+ Lati&an

Meningkatkan moti:asi, kefahaman peranan dan tanggugja&ab, prestasi dan

kecemerlangan sebagai penja&at a&am.

Pendedahan tentang kaedah dan kecerdasan fi@ikal

Konsep disiplin dalam kerjaya

%tika kerja yang berkesan dan berterusan

Memahami, menghormati dan melaksanakan matlamat organisasi KLN

(sas pembentukan budaya kerja berpasukan

Pembentukan integrasi dan komunikasi efektif

+umber-sumber ke arah memoti:asi diri, moti:asi diri penyentuh kejayaan dan

kecemerlangan

209301


15/25


Menilai kembali keupayaan diri dalam membentuk moti:asi untuk mencapai

kecemerlangan dengan mengamalkan budaya kerja pencapaian diutamakan.

3.2 Ta#* Lati&an "elas Bahasa an#arin

Kementerian Luar Negeri menyokong penuh penganjuran program pemantapan *ahasa

Mandarin di kalangan &arga KLN ini. +eperti yang telah kita maklumi, *ahasa Mandarin amat

penting dalam dunia hari ini baik kepada pihak s&asta mahu pun sektor a&am. Peningkatan

mutu *ahasa Mandarin di kalangan &arga KLN sedikit sebanyak akan turut melambangkan

imej KLN dan perkhidmatan a&am secara keseluruhannya.


Kursus Kelas *ahasa Mandarin dianjurkan oleh bahagian Pengurusan sumber manusia,

Kementerian Luar Negeri. Kursus ini diadakan setiap hari /abu dan 3umaat untuk " minggu

bertempat di isma Putra, Putrajaya. Penyertaan bagi kursus ini terhad kepada ! peserta

yang paling a&al mendaftarkan diri dan keutamaan diberi berdasarkan keperluan tugas harian

penja&at a&am tersebut.


Memberi ruang kepada pega&ai di KLN untuk meningkatkan pengetahuan dalam

berkomunikasi dalam *ahasa Mandarin.

Meningkatkan tahap keyakinan diri dalam interaksi dalam *ahasa Mandarin sama ada

dengan pelanggan atau rakan sekerja.

209301


16/25


Membina persekitaran berkomunikasi dalam *ahasa Mandarin yang positif di tempat

kerja khususnya di KLN kerana ramai pega&ai perlu berkomunikasi dengan &arga asing

di KLN.

3.3 Ta#* Lati&an Bengel icrosoft +ffice 233 5ntu Pembantu -a#bir ",6

+eiring dengan perkembangan dunia yang pesat pada hari ini, eknologi Maklumat dan

Komunikasi '5) menjadi satu alat yang paling penting bagi menghasilkan mutu perkhidmatan

yang berkualiti. 3usteru, setiap *ahagian ? 3abatan ? (gensi di KLN dibekalkan dengan

kemudahan 5 bagi memenuhi keperluan bidang tugas yang semakin mencabar oleh semua

pega&ai termasuk kumpulan Pembantu adbir.

alau bagaimanapun, didapati kemudahan 5 yang dibekalkan tidak dimanipulasi

sepenuhnya oleh pega&ai termasuk Pembantu adbir terutamanya perisian Microsoft ;ffice,

ords, %Acel, Po&erpoint, Publisher dan ;utlook yang merupakan keperluan dan kemahiran

paling asas dalam melaksanakan tugas seharian. Penguasaan dalam kemahiran paling asas ini

amat penting bagi melancarkan sesuatu tugas yang diamanahkan selaras dengan kehendak

pelanggan, Ketua 3abatan dan Stakeholders.


*engkel Microsoft ;ffice 220 untuk Pembantu adbir KLN dianjurkan oleh *ahagian

Pengurusan +umber Manusia, Kementerian Luar Negeri. *engkel ini diadakan selama dua

hari iaitu dari > 9 (pril 212 bertempat di Makmal Komputer, (ras 7, *ahagian eknologi

Maklumat , +M( Putra, KLN. +eramai dua puluh lima orang kakitangan dari Kementerian

Luar negeri terlibat dalam bengkel ini. *engkel ini adalah terbuka bagi kumpulan sasaran

209301


17/25


seperti Pembantu adbir pelbagai gred bagi tujuan pengukuhan pengetahuan dan kemahiran

dalam Microsoft ;ffice 220.


+elepas bengkel ini, peserta akan dapat =

Memahami fungsi dan kebolehan sebenar setiap program yang terdapat dalam perisian

Microsoft ;ffice 220 iaitu ords, %Acel, Po&erpoint, Publisher dan ;utlook.

Memperoleh pengetahuan dan kemahiran dalam menghasilkan mutu kerja terbaik dan

pantas dalam urusan surat menyurat, urusan rekod dan fail, penghasilan jadual dan

pangkalan data, sentuhan grafik dan komunikasi melalui aplikasi Microsoft ;ffice 220.

Mengaplikasikan pengetahuan dan kemahiran yang diperoleh melalui bengkel ini dalam

tugas seharian tanpa bergantung kepada jurutaip 122B.

209301

KEMENTERIAN LUAR NEGERI (KLN)

BENGKEL

MICROSOFT OFFICE 2007 UNTUK

PEMBANTU TADBIR KLN

TARIKH :18 19 APRIL 2012

TEMPAT : Makmal Komputer, Aras 3, Bahagian

Teknologi Maklumat , WISMA Putra, KLN

ANJURAN

BAHAGIAN SUMBER MANUSIA KLN


18/25


.0 PEMAUAN KERAA

KLN mengalakkan kakitangannya memajukan diri supaya dapat memperbaiki prestasi

kerja dan meningkatkan kerjaya mereka ke tahap lebih tinggi. ;leh itu, bahagian P+M ada

me&ujudkan unit prestasi dan kompetensi untuk menyediakan pemajuan kerjaya bagi

kakitangan-kakitangan KLN.

*ahagian P+M dengan bantuan unit latihan serta unit prestasi dan kompetensi

menyediakan latihan yang bersesuaian dengan posisi dan peringkat kerja serta pengetahuan

dan pengalaman kakitangan. 5ontohnya, P+M mengendalikan sebuah latihan iaitu C cara

mengendalikan sebuah mesyuaratD dalam latihan ini hanya kakitangan ja&atan setiausaha

pejabat sahaja yang terlibat. nput latihan ini ialah tentang cara mengendalikan sesebuah

mesyuarat dan peranan setiausaha pejabat dalam mesyuarat tersebut seperti mencatit minit

mesyuarat, menyediakan agenda mesyuarat dan lain-lain tugasan. ni banyak membantu dan

memahirkan kakitangan ja&atan tersebut dalam kerjaya mereka sekaligus melancarkan proses

kerja mereka.

KLN juga memberi peluang kepada kakitangan untuk melanjutkan pelajaran ke

peringkat tinggi untuk kemajuan diri dan kerjaya mereka. P+M KLN menyediakan kelebihan

kepada kakitangan yang ingin melanjutkan pelajaran secara sepenuh masa seperti cuti tanpa

gaji dan cuti separuh gaji. Manakala bagi kakitangan yang melanjutkan pelajaran secara jarak

jauh ataupun separuh masa KLN menyediakan cuti tanpa rekod untuk peperiksaan

pertengahan dan akhir. +elain itu, 3abatan Perkhidmatan (&am juga memberi biasis&a kepada

kakitangan sokongan KLN yang layak dan melanjutkan pelajaran. 4engan melanjutkan

pelajaran ke peringkat tinggi dan mendapat ija@ah kakitangan tersebut dapat meningkatkan

prestasi, ataupun mendapat kenaikan pangkat dan gaji. Mereka boleh maju dalam kerjaya

mereka.

209301


19/25


KLN juga menghantar kakitangan yang berpengalaman dan layak untuk menduduki

peperiksaan penilaian tahap kecekapan 'PK) yang dianjurkan oleh 3abatan Perkhidmatan

(&am. Kakitangan yang lulus dalam peperiksaan PK ini mempunyai peluang untuk

memajukan kerjaya mereka dengan kenaikan pangkat, gaji ataupun gred. ni membantu

pemajuan kerjaya kakitangan KLN.

P+M KLN juga me&ujudkan unit Pengurusan Psikologi bagi kakitangan KLN. 4iba&ah

unit ini terdapat bimbingan dan kaunseling bagi kakitangan. 4i unit ini, mereka membantu

indi:idu menggunakan kebolehan, keupayaan dan bakat yang ada pada mereka bagi tujuan

kerja dengan sepenuhnya untuk kesejahteraan. 4an dalam kontek kerja mereka membatu

pekerja supaya bertanggungja&ab ke atas prestasinya. 5ontohnya KLN mengadakan program

Mentor dan Menti. 4idalam program ini, kakitangan lama dan mempunyai pengalaman

mendalam di kenali sebagai mentor dan kakitangan baru yang kurang berpengalaman dikenali

sebagai menti. Program ini dijalankan selama " bulan, kakitangan baru 'menti) di tempatkan

diba&ah kakitangan lama'mentor). +egala urusan dan masalah berkaitan kerja yang tidak

diketahui ataupun tidak dapat diselesaikan oleh menti perlu dirujuk kepada mentor. ni

merupakan salah satu cara untuk kakitangan baru maju dalam kerjaya mereka.

$.0 PENGURU'AN PERU%A-AN /AN PEM%ANGUNAN ORGANI'A'I

Kementerian Luar Negeri 'KLN) mengamalkan pengurusan perubahan dan

pembangunan ;rganisasi. Pembangunan organisasi merupakan proses untuk meningkatkan

keberkesanan organisasi dan kebajikan ahli organisasi melalui perubahan yang dirancangkan.

Pembangunan organisasi memberi tumpuan kepada perubahan organisasi di peringkat makro

dan micro.

209301


20/25


$.1 Penstruturan %emula

Kementerian Luar Negeri mengamalkan pengurusan perubahan dan pembangunan

organisasi dengan membuat penstrukturan semula ataupun penyusunan semula perja&atan

dan struktur organisasi Kementerian Luar Negeri Easa pada tahun 220. KLN membuat

penyusunan semula Kementerian Luar Negeri dibuat secara berperingkat-peringkat iaitu

melibatkan perja&atan di ibu pejabat 'Easa ) dan melibatkan perja&atan di Per&akilan-

Per&akilan 'Easa ). Melalui penyusunan semula KLN me&ujudkan beberapa perja&atan

untuk menyokong struktur perja&atan sedia ada, naik taraf beberapa perja&atan yang telah

diluluskan berdasarkan kepada kepentingan dan keperluan semasa dan penukaran skim

perkhidmatan sedia ada di Kementerian. +elain itu, per&ujudan ja&atan baru melalui

penstrukturan semula ialah untuk mengimbangi pertambahan beban tugas di luar negeri yang

telah meningkat dan bertambah kompleks bagi memastikan Per&akilan-Per&akilan Malaysia di

luar negeri dapat beroperasi dengan cekap, efisien dan berkesan.

Kementerian Luar Negeri menekankan baha&a Penyusunan +emula KLN 'Easa )

adalah diperlukan kerana beban tugas yang dialami oleh KLN menimbulkan banyak kekangan

dan halangan kepada pencapaian objektif dasar luar negara. Penyusunan +emula struktur

organisasi Per&akilan-Per&akilan Malaysia di luar negeri juga akan dapat menyesuaikan

Kementerian kepada perubahan dan perkembangan semasa dalam dan luar negeri.

P+M KLN mengalakkan anggota-anggota untuk memajukan diri supaya dapat memperbaiki

prestasi kerja dan meningkatkan kerjaya mereka ke tahap lebih tinggi. 4i samping itu, anggota-

anggota perlu ditempatkan mengikut kesesuaian berdasarkan pengalaman, pengetahuan dan

kemahiran yang ada pada mereka. +elain itu, langkah-langkah memperkayakan kerja, pusingan

kerja dan perluasan tanggungja&ab akan dilaksanakan bagi mencabar dan mencungkil potensi

yang mereka miliki.

209301


21/25


$.2 Decentrali7ation

Kementerian Luar Negeri juga mengamalkan decentrali@ation iaitu penurunan kuasa

pemerintahan. +ebagai contoh, semasa Ketua +etiausaha menghadiri persidangan ataupun

la&atan ke Luar Negara beliau akan menurunkan kuasa beliau kepada imbalan Ketua

+etiausaha . +emasa ketiadaan Ketua +etiausaha tugas beliau diambil alih oleh imbalan

Ketua +etiausaha . 5ontohnya, semasa ketua +etiausaha menghadiri persidangan ke

5olumbia, terdapat satu L; yang perlu diluluskan oleh Ketua +etiausaha iaitu permohonan

meluluskan budget untuk perolehan pembelian iPad untuk semua ketua jabatan, jadi semasa

ketiadaan beliau timbalan Ketua +etiausaha yang meluluskan kerana telah memperolehi

penurunan kuasa dari Ketua +etiausaha.

$.! Perubahan -enostrutural

Pengurusan +umber Manusia 'KLN) juga menggunakan perubahan teknostruktural .

+trategi perubahan teknostruktural yang digunakan ialah jadual kerja alternatif. P+M KLN

mempunyai jadual kerja fleksibel atau CfleAtime &ork scheduleD, mereka membenarkan

kakitangan KLN menentukan &aktu memula dan menamatkan kerja dalam sehari, dengan

jumlah jam tertentu sehari seperti lapan jam. KLN menyediakan tiga peringkat &aktu, iaitu P1

0.72 pagi 9 8.72 petang, P >.22 pagi 9 !.22 petang dan P7 >.72 pagi 9 !.72 petang.

,.0 PER%IN!ANGAN

Kementerian Luar Negeri mengamalkan amalan dan teori pembangunan sumber

manusia. Pengurusan sumber manusia KLN mengamalkan pendekatan dan teori moti:asi.

*ahagian pengurusan sumber manusia KLN mengendalikan suatu bentuk latihan moti:asi iaitu

peningkatan moti:asi dan pasukan pekerja yang cemerlang. Moti:asi adalah proses psikologi

209301


22/25


yang merangsang memberi arah dan mengekalkan tingkah laku seseseorang kearah

pencapaian matlamat dan menghasilkan tingkah laku secara sukarela. Peningkatan moti:asi

dan pasukan pekerja yang cemerlang memberi moti:asi dan rangsangan kepada peserta iaitu

penja&at KLN untuk bekerja secara berpasukan, dan menerapkan konsep disiplin dalam

kerjaya, serta bekerja mengikut etika kerja yang berkesan dan memahami, menghormati serta

melaksana matlamat organisasi. Moti:asi ini merangsang peserta dan mampu mengubah

tingkahlaku peserta untuk melakukan kerja mereka dengan sukarela dan menggerakkan

mereka bertindak mencapai matlamat di tempat kerja.

KLN juga mengamalkan eori Perjangkaan 'Froom 1"8). Pekerja tidak akan terdorong

untuk menghadiri program P+M dan mempelajarinya sesuatu daripadanya melainkan ia

percaya. 4engan mengkaji tingkah laku pekerja KLN berdasarkan teori perjangkaan, P+M

merekabentuk Kelas *ahasa Mandain kerana pekerja perlu mempelajari cara penggunaannya

kerana digunakan dalam kerja harian mereka. 4an pekerja juga percaya dengan menghadiri

bengkel ini mereka dapat mempelajari cara penggunaan yang dapat membantu dalam kerja

harian mereka.

Pengurusan +umber Manusia 'KLN) juga menggunakan perubahan teknostruktural .

+trategi perubahan teknostruktural yang digunakan ialah jadual kerja alternatif. P+M KLN

mempunyai jadual kerja fleksibel atau CfleAtime &ork scheduleD, mereka membenarkan

kakitangan KLN menentukan &aktu memula dan menamatkan kerja dalam sehari, dengan

jumlah jam tertentu sehari seperti lapan jam. KLN menyediakan tiga peringkat &aktu, iaitu P1

0.72 pagi 9 8.72 petang, P >.22 pagi 9 !.22 petang dan P7 >.72 pagi 9 !.72 petang

KLN juga mengamalkan konsep latihan dan pembangunan. *ahagian KLN memberi

latihan bengkel Microsoft office 220 bertujuan memperbaiki prestasi kakitangan yang menurun

di sebabkan kemahiran yang rendah. 4engan mengadakan bengkel Microsft ;ffice 220

kakitangan KLN lebih mahir dalam penggunaan perisian ini. Kemahiran ini membantu membaiki

prestasi kerja mereka kerana perisian ini merupakan satu perisian yang &ajib digunakan dalam

209301


23/25


kerja seharian. Latihan-latihan seperti ini dapat mengelakkan penurunan pretasi kakitangan

disesebuah organisasi dan dapat menunjukkan perubahan tingkahlaku yang diingini samada

dalam bentuk kognitif,afektif ataupun psikomotor.

*ahagian P+M KLN juga mengamalkan konsep kemajuan Kerjaya seperti yang terdapat

dalam pembangunan sumber manusia. *ahagian P+M KLN menyediakan pelbagai rancangan

kemajuan kerjaya bagi kakitangan KLN untuk meningkatkan prestasi, pangkat, gred, gaji dan

kemajuan dalam kerja dari pelbagai akti:iti rancangan kerjaya yang di jalankan oleh unit

prestasi dan kompetensi dan unit latihan di ba&ah bahagian sumber manusia.

*ahagian P+M juga me&ujudkan unit psikologi KLN seperti yang terdapat dalam

Pembangunan +umber Manusia bagi kakitangan KLN untuk mendapat bimbingan dan

kaunseling untuk maju dalam prestasi kerja serta melancarkan tugas harian mereka. Konsep

bimbingan yang diberi ialah membantu pekerja supaya bertanggungja&ab ke atas prestasi

kerjanya serta membantu indi:idu menggunakan kebolehan, keupayaan dan bakat yang ada

dengan sepenuhnya untuk kesejahteraan.

*ahagian Pengurusan +umber Manusia Kementerian Luar Negeri merupakan salah

satu kementerian kerajaan yang mengamalkan amalan dan teori pembangunan sumber

manusia yang berjaya membangunkan organisasi serta mengambil berat tentang pemajuan

kakitangan KLN.

.0 KE'IMPULAN

4engan menyiapkan tugasan 45% 7121 pembangunan +umber Manusia ini, saya

mendapat banyak pengetahuan tentang amalan pembangunan sumber manusia yang

diamalkan oleh bahagian Pengurusan +umber Manusia, Kementerian Luar Negeri KLN. +aya

juga banyak menimba pengalaman baru semasa mengumpul maklumat di KLN.

209301


24/25


Kesimpulan yang dapat dibuat oleh saya setelah menyiapkan tugasan 45% 7121

Pembangunan +umber Manusia ini ialah sesuatu organisasi akan berjaya dan berjalan lancar

jika Pengurusan *ahagian +umber Manusia adalah cekap dan efisyen. +erta pengamalan

amalan dan teori Pembangunan +umber Manusia dalam Pengurusan +umber Manusia sesuatu

organisasi juga dapat melancarkan perjalanan organisasi dan memberi faedah kepada

Kakitangan, ;rganisasi 4an Negara juga serta pemajuan staf dan pembangunan organisasi.

+aya menyimpulkan, *ahagian Pengurusan +umber Manusia Kementerian Luar Negeri

merupakan salah satu kementerian kerajaan yang mengamalkan amalan dan teori

Pembangunan +umber Manusia yang berjaya membangunkan organisasi serta mengambil

berat tentang pemajuan kakitangan KLN. (malan penstrukturan semula, decentrali@ation serta

Perubahan Teknostruktural dan lain-lain lagi amalan dan konsep Pembangunan +umber

Manusia membantu pemajuan organisasi KLN seperti melancarkan perjalanan organisasi

manakala latihan, moti:asi dan banyak kelebihan lain yang disediakan oleh bahagian

Pengurusan +umber Manusia KLN kepada kakitangan mereka banyak membantu dalam

pemajuan kerjaya kakitangan. Latihan, moti:asi, bengkel dan banyak lagi yang disediakan unit

P+M KLN dapat mengelakkan penurunan pretasi kakitangan dan dapat menunjukkan

perubahan tingkahlaku yang diingini samada dalam bentuk kognitif,afektif ataupun psikomotor.

209301


25/25


R##*an

BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, KEMENTERIAN LUAR NEGERI

www.kln.gov.my

*uku tahunan Pembangunan +umber Manusia ahun 22 'Perpustakaan

Kementerian Luar Negeri)

+amsudin bin ahab '22>), Mengurus dan mentadbir peabat. 4e&an *ahasa dan

Pustaka= Kuala Lumpur

shak Mad +hah '22), Pengenalan Psikologi !ndustri dan "rganisasi. #ni:ersiti

eknologi Maklumat

(bd. /ahim (bd /ashid '22"),#genda Perubahan $ Pengurusan Sumber Manusia dan

%eraya. #tusan Publications=Kuala Lumpur
http://www.kln.gov.my/http://www.kln.gov.my/

full psm finish

Documents