Penulisan Surat Rasmi

SURAT RASMI

SURAT RASMI ialah KENYATAAN BERTULIS yang mengandungi khabar, maklumat, dan seumpamanya, yang ditulis kepada SESUATU PIHAK untuk MENDAPATKAN PERKHIDMATAN MEREKA. Dalam peperiksaan, sebarang kesilapan dalam penggunaan laras bahasa mahupun kepersisan format penulisannya, akan berhadapan dengan kes PEMOTONGAN MARKAH.

FORMAT SURAT RASMI

1. MAKLUMAT PENGIRIM

i) Ditulis pada sebelah kiri halaman. ii) Sekiranya surat persifat peribadi, tuliskan nama penuh.

iii) Sekiranya mewakili mana-mana pihak, tuliskan nama jawatan tersebut.iv) Tuliskan alamat lengkap. Noktahkan alamat tersebut.

(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih gramatis)

v) Huruf besarkan nama bandar. vi) Sekiranya menggunakan kepala surat, semua maklumat tentang jabatan

berkenaan perlu lengkap: ~ Alamat

~ No. Tel~ No. Faks~ Laman Web

2. GARISAN PEMISAH (Langkau 1 baris) i) Buat satu garisan untuk memisahkan maklumat pengirim dengan maklumat

penerima.

3. RUJUKAN (Langkau 1 baris)

i) Sekiranya surat tersebut dijangka akan melalui beberapa proses lain, surat itu perlu diberi nombor rujukan.

ii) Selaraskan kedudukan tanda :

4. TARIKH

i) Kosongkan haribulan. ii) Tulis nama bulan menggunakan huruf besar. iii) Jangan noktahkan. 5. MAKLUMAT PENERIMA (Langkau 3 baris)

i) Ditulis pada sebelah kiri halaman. ii) Sekiranya penerima amat dikenali, tuliskan nama penuhnya.

iii) Sekiranya tidak mengetahui penama yang sebenar, tuliskan nama jawatan tersebut.

iv) Alamat lengkap. Noktahkan alamat tersebut.(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih gramatis)

Saiful Nizam B SabriGuru BM Tahun 5

SK Rapat Setia

1

Penulisan Surat Rasmi

v) Huruf besarkan nama bandar.

6. MELALUI (Langkau 1 baris)

i) Surat itu melibatkan tindakan ketua jabatan.

7. MELALUI DAN SALINAN (Langkau 1 baris)

i) Surat itu melibatkan tindakan ketua jabatan dan simpanan fail.

8. MAKLUMAT KETUA JABATAN (Langkau 1 baris)

i) Ditulis pada sebelah kiri halaman. ii) Tuliskan nama jawatan ketua jabatan tersebut.

iii) Alamat lengkap. Noktahkan alamat tersebut.(Dalam peperiksaan, alamat boleh dilaraskan untuk kelihatan lebih gramatis)

iv) Huruf besarkan nama bandar.

9. PERHATIAN KHUSUS (Tanpa langkau)

i) Ditulis di bawah alamat terakhir penerima, menggunakan singkatan (u.p: ..)

10. KATA SAPAAN PENERIMA (Langkau 2 baris)

i) Tulis status kata sapaan penerima dan letakkan tanda koma ,

ii) Boleh mulakan dengan ungkapan tuan, atau panggilan hormat lain yang lebih tepat (Yang Berbahagia Dato’ / YB Datuk dan sebagainya).

11. TAJUK SURAT (Langkau 2 baris)

i) Perlu mencerminkan isi kandungan surat; ringkas dan padat. ii) Boleh ditulis dengan huruf besar atau huruf kecil.

iii) Jangan melebihi 3 baris. iv) Garis hanya pada baris terakhir. v) Perlu mematuhi tatacara penulisan judul.

12. ISI SURAT (Langkau 1 baris)

i) Mulakan surat perenggan demi perenggan mengikut kepentingan. Ada baiknya satu isi mewakili satu perenggan.

ii) Perenggan perlu dinombori bagi memudahkan rujukan. Bagaimanapun, secara konvensinya perenggan pertama dan terakhir tidak dinombori.

iii) Langkau 1 baris untuk memulakan perenggan baharu. iv) Ada baiknya anda seolah-olah menyertakan dokumen tertentu untuk membantu

menguatkan objektif surat tersebut. (Bersama-sama ini saya sertakan …) v) Surat yang baik hanya memerlukan satu halaman.

~ untuk tujuan perekodan~ untuk mengekalkan format

vi) Sekiranya melebihi 1 halaman, sebahagian isi perlu ada pada halaman 2 untuk mengelakkan kes penipuan.

vii) Jangan tulis muka surat pada halaman pertama.

Saiful Nizam B SabriGuru BM Tahun 5

SK Rapat Setia

2

Penulisan Surat Rasmi

viii) Sekiranya surat bersambung ke halaman kedua, tulis simbol ...2/-

13. PENUTUP SURAT (Langkau 1 baris)

i) Perenggan terakhir surat biasanya menggunkan frasa:

Sekian, terima kasih. ii) Langkau 1 baris, dan selitkan ungkapan yang bersesuaian dengan isi untuk

memberi kekuatan kepada surat berkenaan (menggunakan huruf besar dan dalam bentuk petikan), misalnya seperti:

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”“KE ARAH MASYARAKAT PROGRESIF” “BERSIH CEKAP AMANAH”“MAJULAH SUKAN UNTUK NEGARA” “JAUH PERJALANAN LUAS PENGETAHUAN”

iii) Langkau 3 baris, tuliskan rangkai kata:

Saya yang menjalankan tugas, Saya yang menurut perintah, Saya yang benar,

iv) Langkau 4 baris untuk ruang tandatangan.~ Tandatangan di bawah rangkai kata itu. Pastikan tandatangan anda tidak

boleh ditiru.~ Gunakan dakwat basah (hitam / biru) untuk tujuan jangka hayat

tandatangan.~ Di bawah tandatangan, tulis nama penuh pengirim dengan huruf besar

(dalam kurungan).~ Sekiranya mewakili sesuatu pihak, tuliskan nama jawatan.~ Sekiranya surat berkenaan memerlukan tindakan pihak ketiga, surat itu

perlu mempunyai “salinan kepada” yang biasanya disingkatkan menjadi “s.k:” (huruf kecil).

v) Langkau 2 baris, tuliskan kod kedudukan simpanan surat tersebut.

Saiful Nizam B SabriGuru BM Tahun 5

SK Rapat Setia

3

Penulisan Surat Rasmi

Saiful Nizam B SabriGuru BM Tahun 5

SK Rapat Setia

4