manual pengguna tatacara pewujudan, … tatacara pewujudan... · penyediaan format surat rasmi...
TRANSCRIPT
MANUAL PENGGUNA
TATACARA PEWUJUDAN, PENYIMPANAN DAN PELUPUSAN MEL ELEKTRONIK (E-MEL) RASMI
DI
PENTADBIRAN AM JABATAN PERDANA MENTERI
2010
1
TUJUAN
1. Manual ini disediakan bertujuan untuk memperincikan tatacara pewujudan,
penyimpanan dan pelupusan mel elektronik rasmi di dalam Sistem Emel Lotus Notes di
Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri.
PENGENALAN
2. Sistem emel merupakan satu kaedah di mana perhubungan di antara dua pihak
(dalaman atau luaran) dapat dilaksanakan secara elektronik. Penggunaan mel
elektronik yang meluas terutama dalam penyampaian maklumat amat ketara dan ianya
telah terbukti dapat meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan terutama di
jabatan dan agensi kerajaan.
3. Dalam konteks ini, bagi memastikan maklumat mel elektronik diselenggara
dengan teratur dan sistematik, Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri telah
mengeluarkan Panduan Pewujudan, Penyimpanan dan Pelupusan Mel Elektronik
(Emel) Rasmi dan telah dikuatkuasakan penggunaannya pada 11 Januari 2010
melalui Arahan Jabatan Bilangan 1 Tahun 2010.
4. Sehubungan itu, bagi memenuhi keperluan minimum untuk menyokong
pelaksanaan pemakaian panduan tersebut, diharapkan manual yang disediakan ini
dapat membantu pegawai dan kakitangan di Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri
menguruskan pewujudan, penyimpanan dan pelupusan mel elektronik dengan
sistematik yang mana dapat mengurangkan risiko pelupusan mel elektronik rasmi
secara tidak terkawal.
2
PEWUJUDAN EMEL RASMI 5. Penyediaan Format Surat Rasmi Dalam Sistem E-Mel Lotus Notes
1. Buka Lotus Notes > New Memo > Taipkan seperti format di bawah (Font Arial, 14) 2. Klik pada Tools > Save as Stationery > Namakan “Surat Rasmi” > Klik Ok
3
6. Penyediaan Format Memo Rasmi Dalam Sistem E-Mel Lotus Notes 1. Buka Lotus Notes > New Memo > Taipkan seperti format di bawah (Font Arial, 14) 2. Klik pada Tools > Save as Stationery > Namakan “Memo Rasmi” > Klik Ok
Nota : Pengguna perlu memastikan surat rasmi dan memo rasmi yang hendak dihantar ditulis terus dalam “body message” e-mel dan bukannya dihantar dalam bentuk “attachment”. Ini termasuk maklumat dalam bentuk kertas cadangan, kertas makluman, kertas permohonan, kertas kelulusan dan laporan. Jika terdapat lampiran ianya boleh dijadikan “attachment” kepada “body message” e-mel contohnya minit mesyuarat, senarai dan sebagainya.
4
7. Panduan Menggunakan Stationery
1. Buka Lotus Notes > Tools > Klik pada Stationery 2. Memo Stationery > Klik Surat Rasmi atau Memo Rasmi
5
PENYIMPANAN EMEL RASMI
8. Tatacara Penyimpanan Emel Rasmi Dalam Sistem Emel Lotus Notes
Ruangan To: Alamat emel penerima utama Ruangan cc: Alamat emel penerima kedua Ruangan bcc: Alamat emel fail arkib (senarai fail arkib adalah seperti lampiran A) Ruangan Subject: Tajuk emel yang dihantar Ruangan Category: Memilih senarai kategori berdasarkan Subject (senarai kategori adalah seperti lampiran B)
MANUAL PENYIMPANAN EMEL DALAM SISTEM LOTUS NOTES Ruangan To : Alamat e-mel penerima Ruangan cc : Alamat e-mel untuk makluman Ruangan bcc : Alamat e-mel untuk makluman / e-mel fail Ruangan Subject : Tajuk e-mel yang dihantar Ruangan Category : senarai tajuk fail
Ruangan “cc” diisi jika berkaitan
Ruangan “To” perlu diisi
6
Langkah Pertama : Pengguna (Penghantar) dikehendaki mengelaskan e-mel rasmi terlebih dahulu ke
dalam senarai tajuk fail yang bersesuaian dalam ruangan “category”.
Langkah Kedua :
Setelah pengelasan mengikut ”category” selesai dilaksanakan, e-mel tersebut
hendaklah di“bcc” dengan memilih alamat e-mel fail dalam ruangan “address”.
E-mel ini akan disimpan di dalam server sistem e-mel Lotus Notes.
♦ Senarai tajuk fail dan alamat e-mel fail seperti di lampiran A.
Implikasi: Jika maklumat e-mel yang dihantar tidak di“bcc” ke alamat emel fail,
maklumat tersebut tidak akan disimpan dalam sistem server dan carian maklumat
e-mel tidak akan dapat diperolehi.
Langkah Ketiga :
Hanya e-mel rasmi yang muktamad (final) sahaja yang perlu dibuat salinan untuk
disimpan dan dikandungkan dalam fail asal. Ia adalah tanggungjawab penghantar e-
mel.
Jika maklumat e-mel memerlukan semakan atau pindaan, penerima terakhir adalah
bertanggungjawab untuk membuat salinan untuk disimpan dan dikandungkan dalam
fail.
Langkah Keempat :
Penerima bertanggungjawab untuk membuat salinan e-mel rasmi yang diterima
daripada jabatan dan agensi luar untuk disimpan dan dikandungkan dalam fail.
7
BIL.
TAJUK FAIL
(RUANGAN “CATEGORY”)
ALAMAT E-MEL FAIL (RUANGAN “BCC”)
1.
Pentadbiran
- Akta/Pekeliling - Perkhidmatan Katering - Bil-Bil Astro - Bil Utiliti - Bil Elektrik - Bil Air - Pemasangan Sistem Telekomunikasi
JPM - Pakaian Seragam - Sebut Harga - Tender - Telefon - PABX - Sewa Ruang Blok B1 dan B2 - Pengurusan Kafetaria - Mesin Penyalin - Penyewaan Mesin ATM - Penyelenggaraan Motosikal - Pemasangan Hawa Dingin - Permohonan Telefon Bimbit - Permohonan Kelulusan Bayaran Bil - Harta Modal Pelbagai - Kenderaan Jabatan - SPANCO - Perkhidmatan Pos - Permohonan Lawatan Keluar Negeri
Persendirian - Piagam Pelanggan - Fail Meja - Star Rating - Parking - Amalan 5S - Pendokumentasian Sejarah - Sumbangan/ Derma - Persatuan dan Kelab - Mesyuarat Seksyen Pentadbiran - Kemudahan Perlindungan Insurans
Kesihatan Ke Luar Negara - Permohonan Pesawat Selain Dari MAS - Sistem Fail
Lampiran A
8
- Pelupusan Rekod
2.
Keurusetiaan
- Parlimen - Perhimpunan Bulanan - Hari Kebangsaan / Kemerdekaan - Maal Hijrah - Festival Nasyid - Tilawah Al-Quran - Menghafal Al-Quran - Anugerah Kehormat
Persekutuan/Negeri - Mesyuarat Pentadbiran Am, Jabatan
Perdana Menteri - Mesyuarat Pagi Bersama Dato’ TKSUK
dengan Ketua Bahagian - Mesyuarat Cyberjaya - Mesyuarat Ketua-Ketua Seksyen BKP - Mesyuarat Bahagian Khidmat
Pengurusan
3.
Keselamatan
- Sistem Keselamatan - Keselamatan Dokumen - Kebenaran Masuk Bangunan - Naziran/Inspektorat - Pas Keselamatan - Kawalan Keselamatan - Laporan - Jawatankuasa
4.
Perpustakaan
- Pinjaman Antara Perpustakaan - Pesanan dan Perolehan - Hadiah - Katalog dan Klasifikasi - ILMU - Koleksi Perpustakaan
9
5.
Teknologi Maklumat
- Peralatan, Teknikal dan Rangkaian - Sistem Aplikasi
- Laman Web dan Multimedia - Jawatankuasa Pemandu ICT - JITIK - PRISMA - Latihan ICT - Pengurusan ICT MAMPU
6.
Persatuan/Sukan
- Kelab Perdana - Rowing
7.
Undang-Undang
- Pandangan Undang-Undang - Penggubalan Undang-Undang /
Subsidiari - Perjanjian - Tatatertib - Kes-Kes Mahkamah
8.
Audit Dalam
- Perancangan - Pengauditan - Laporan - Taklimat/Bengkel/Kursus - Mesyuarat dan Jawatankuasa
10
9.
Aset Alih
- Pengurusan Stok, Harta Modal dan Aset - Penerimaan dan Penyelenggaraan - Pelupusan - Kehilangan - Hapus Kira - Lawatan Pemantauan Aset - Laporan - Pendaftaran
10.
Penyelenggaraan
- Naik Taraf /Ubahsuai Bangunan - Sewaan Ruang/Bangunan - Penyelenggaraan Bangunan - Kemudahan Bangunan - Kuarters Kerajaan - Keselamatan Bangunan dan Premis - Landskap
11.
Pembangunan
- Rancangan Malaysia - Projek - Peruntukan - Bajet Pembangunan - Mesyuarat/Jawatankuasa - Pemantauan
12.
Kewangan
- Permohonan dan Kelulusan - Bank - Bayaran - Bajet Mengurus - Cek - Terimaan - Elaun - Penurunan Kuasa - Pinjaman - Sebut Harga
11
- Tender - Pembelian Terus - Panjar Wang Runcit - Tanggungan/Hutang Kerajaan - Naziran - Gaji
13.
Akaun
- Akaun - Sistem Aplikasi - Bank - Bayaran - Bajet Mengurus
- Cek - Terimaan - Elaun - Penurunan Kuasa - Pinjaman - Sebut Harga - Tender - Pembelian Terus - Panjar Wang Runcit - Tanggungan/Hutang Kerajaan - Gaji
14.
Sumber Manusia
- Pengambilan/Pelantikan - Pengisian - Pengesahan Jawatan - Penempatan/Pertukaran - Kenaikan Pangkat - Pemangkuan - Penanggungan Kerja - Perletakan/Pelepasan Jawatan - Persaraan - Cuti - Kesihatan dan Perubatan
12
15.
Dasar
- MS ISO - Mesyuarat Pengurusan JPM - Penstrukturan Organisasi - Perjawatan - Waran perjawatan - Majlis Bersama Jabatan - Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan - HRMIS
16.
Latihan
- Latihan/Kursus - Kelulusan Latihan/Kursus - Seminar - Peperiksaan
17.
Tatatertib
- Pengisytiharan Harta - Laporan Penilaian Prestasi - Anugerah Perkhidmatan Cemerlang - Anugerah Pekerja Contoh - Laporan Kehadiran Bekerja
18.
Psikologi
- Kes kaunseling - Ceramah/Taklimat - Kursus/Bengkel/Seminar/Retreat - Rakan Pembimbing Perkhidmatan
Awam - Laporan - Penyelidikan dan Ujian/Inventori
Psikologi - Program Pementoran - Program Peningkatan Kemahiran
Kaunseling - Mesyuarat
13
PELUPUSAN E-MEL RASMI
9. Tatacara Pelupusan e-mel rasmi
Pengguna bertanggungjawab untuk memadam (delete) e-mel rasmi yang diterima /
dihantar yang tersimpan dalam peti masuk (inbox) dan peti keluar (sent), dalam masa 1
hingga 3 bulan dari tarikh terima. Jika perkara ini tidak dilaksanakan, sistem e-mel
akan menghantar e-mel yang berusia lebih 3 bulan ke server archive secara automatik.
10. Penambahan Maklumat Category Fail
Jika pengguna ingin menambah senarai tajuk fail di dalam ruangan “category”, ianya
perlu dirujuk kepada Pegawai Arkib di Seksyen Pentadbiran, Bahagian Khidmat
Pengurusan, PAJPM untuk dimasukkan ke dalam Sistem E-mel Lotus Notes.
11. Pelantikan Pegawai Pentadbir Emel Rasmi
Setiap Bahagian / Seksyen dikehendaki melantik seorang Pegawai Pentadbir E-mel
Rasmi sekurang-kurangnya gred 17 hingga 27. Hanya Pegawai Pentadbir E-Mel Rasmi
dan Ketua Seksyen sahaja yang diberi kebenaran mengakses akaun e-mel fail di
Bahagian / Seksyen masing-masing.
19.
Komunikasi Korporat
- Siaran/Sidang Akhbar - Media Massa - Teks Ucapan - Lawatan Dalam Negara - Lawatan Luar Negara - Aduan - Jawatankuasa Aduan - Pertanyaan dan Rayuan - Penerbitan - Percetakan
14
Ketua Seksyen dikehendaki mengemukakan nama pegawai yang dilantik kepada Puan
Mazura Binti Haji Rohani, Pegawai Arkib untuk mendapatkan kebenaran akses ke
akaun e-mel fail.
Pegawai yang dilantik ini bertanggungjawab untuk membuat salinan e-mel rasmi untuk
disimpan dan dikandungkan dalam fail asal. Pegawai ini juga bertanggungjawab
memastikan e-mel yang diterima / dihantar disimpan dalam alamat e-mel yang betul.
12. Fail Terperingkat
Manual ini tidak terpakai bagi e-mel bertaraf terperingkat (SULIT, TERHAD, RAHSIA
dan RAHSIA BESAR). Maklumat terperingkat hendaklah dihantar secara hardcopy
selaras dengan Akta Rahsia Rasmi 1972 dan Arahan Keselamatan.