KURSUS PENULISAN DAN KOMUNIKASI BAHASAPenulisan Surat Rasmi DANKegramatisan Berbahasa

*

*PENULISAN SURAT RASMI BERKUALITI 1.0Pengenalan2.0Fungsi Surat Rasmi3.0Jenis Surat Rasmi4.0Ciri-ciri Utama Surat Rasmi5.0Prinsip Penulisan Surat Rasmi6.0Laras Bahasa Surat Rasmi7.0Penanda Rujukan Surat8.0Penyediaan Surat Rasmi 9.0Kesalahan Bahasa dalam Surat Rasmi

*PENULISAN SURAT RASMISurat rasmi merupakan suatu bentuk komunikasi rasmi yang banyak faedahnya.

Antara faedahnya termasuklah surat boleh dibaca berulang kali, boleh disimpan atau didokumentasikan sama ada melalui kaedah penulisan biasa atau pengkomputeran.

Penerima surat akan mempunyai masa yang banyak untuk meneliti dan memahami isi kandungan surat.

*Definisi Surat RasmiSurat rasmi merujuk kepada surat (dalam Bahasa Melayu) yang dikeluarkan oleh jabatan sektor awam (Kerajaan Persekutuan, Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan, dan Badan Berkanun) untuk pelanggan di jabatan sektor awam, sektor swasta atau orang awam.

Objektif Surat RasmiUntuk melaksanakan maksud-maksud rasmi kerajaan, pihak berkuasa tempatan, badan berkanun dan individu dengan cara berkomunikasi melalui surat. Dalam hal ini, surat menjadi bukti bertulis yang nyata dan sahih tentang sesuatu perkara yang terkandung di dalamnya.

*Fungsi Surat Rasmi Alat komunikasi bertulis Dokumentasi Duta Media yang menggambarkan pendirian dan sikap sesuatu agensi terhadap orang lain/orang ramai.

Jenis-jenis surat rasmiPerjawatan & perkhidmatan (urusan pelantikan, kenaikan pangkat, penamatan tugas, latihan, tindakan disiplin, persaraan, gaji, cuti, dan seumpamanya).b.Kewangan (gaji, upah, elaun, penyata, dll).Perbekalan (mendapatkan bekalan bahan dan perkhidmatan).Tawaran (penawaran kontrak, tugasan kepada pelanggan).e.Perjanjian(kontrak, memorandum persefahaman, dll).f.Perundangan (kes mahkamah, dan seumpamanya).

*Jenis-jenis surat rasmi Pemakluman (Pekeliling Am, Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Perkhidmatan, dan seumpamanya). Aduan (rungutan, bantahan). Pelaksanaan tugas (arahan, perintah dan seumpamanya). Undangan (menghadiri acara, aktiviti, program). Mesyuarat (undangan,pengiriman minit mesyuarat, dan seumpamanya). Pengeluaran, percetakan dan perniagaan.

Ciri Utama Surat Rasmi1) Unsur Kerasmian : Surat rasmi mengandungi maklumat organisasi yang perlu ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa menandatanganinya bagi pihak ketua jabatan atau bagi pihak organisasi. Surat rasmi ialah dokumen rasmi yang sah.

*Ciri Utama Surat Rasmi2) Aspek isi : Dari segi isi, surat rasmi seharusnya mengandungi satu perkara sahaja.Idea atau isi surat hendaklah padat dan tepat menurut tujuan surat.3) Aspek format : Surat rasmi ditulis dalam format yang ditetapkan oleh kerajaan sama ada sebagai surat rasmi biasa, pekeliling am, perjawatan, atau seumpamanya.

4) Aspek bahasa : Menggunakan laras bahasa surat rasmi, iaitu menggunakan bahasa Melayu standard / baku yang baik, betul tatabahasa, penggunaan kata atau istilah tepat, tanda baca dan ejaan yang betul.

Surat rasmi berbentuk ringkas, padat dan bersopan.

Prinsip Penulisan Surat RasmiTerdapat lima prinsip utama dalam penulisan surat rasmi (4C + 1P) :-Correct (betul )-Clear (jelas)-Comprehensive (Iengkap)-Concise (ringkas dan padat) -Polite (lembut dan bersopan)

*Prinsip Betul:Dari segi : Ejaan, tatabahasa, dan laras bahasa (ganti nama dan gelaran) Fakta (hujah yang dijadikan asas untuk membuat analisis dan keputusan)Maklumat (butiran yang menyokong fakta)

Prinsip Kejelasan:Mesej yang hendak disampaikan itu perlulah dinyatakan dengan jelas dan mudah difahami oleh pembaca.Prinsip Ringkas dan Padat:Surat rasmi perlu ditulis dengan ringkas tetapi padat. Tidak perlu menggunakan bahasa yang berbunga-bunga untuk menerangkan sesuatu hal.

*Prinsip LengkapData, fakta dan maklumat hendaklah dinyatakan dengan lengkap. Rasional atau justifikasi perlu dinyatakan dengan ringkas. Prinsip Kesopanan:Meskipun ringkas namun keindahan dan kesopanan perlulah terpelihara.

Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi.

Laras Bahasa Surat RasmiPenggunaan ganti nama :Ganti nama diri pertama Ganti nama diri saya untuk bilangan tunggal dan untuk surat personal. Ganti nama diri kami untuk bilangan jamak, dan untuk jabatan. Ganti nama patik berhubung dengan raja, Sultan atau Yang di-Pertuan Agong.

*Ganti nama diri kedua Rujukan panggilan hormat tuan dan puan merupakan panggilan neutral. Boleh menjadi pengganti kepada penerima yang mempunyai gelaran hormat tertentu, seperti Tun, Tan Sri, Puan Sri, Profesor, Haji, Hajah dan lain-lain lagi. Jika surat ditujukan kepada Perdana Menteri, Menteri Besar atau wakil-wakil rakyat, maka rujukan hormat/gelaran Yang Amat Berhormat atau Yang Berhormat hendaklah digunakan.

*Ganti nama diri kedua Penggunaan Encik, Cik, hendaklah digunakan bersama-samanama sebenar, contohnya Encik Borhan, Cik Aminah. Kata ganti diri anda perlu dielakkan untuk urusan rasmi kerana lebih bersifat tidak rasmi, kerana anda berasal daripada perkataan ayahanda, kakanda, adinda, dan lebih baik digantikan dengan Tuan/Puan. Penggunaan ganti diri, saudara dan saudari pula bersifat tidak formal.

Ganti nama diri ketiga Kata ganti diri beliau boleh digunakan di mana-mana tempat mewakili rujukan diri ketiga, walaupun mereka mempunyai gelaran. Walau bagaimanapun beliau hanya sesuai untuk orang yang dimuliakan atau dihormati. Bagi berhubung dengan kerabat raja maka kata Tuanku, Baginda, Seri Paduka perlu digunakan. Wujud kaedah baharu menyebut kata ganti diri ketiga iaitu penama tersebut di atas.

*

Orang Yang DihubungiRujukan HormatYang di-Pertuan Agong dan Raja Permaisuri AgongKebawah Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka BagindaSultan, Raja, Sultanah, Tengku Ampuan, Raja PermaisuriDuli Yang Maha MuliaBalu RajaYang Maha MuliaRaja Muda atau Tengku MahkotaDuli Yang Teramat Mulia atau Yang Teramat MuliaBergelar warisanYang MuliaPerdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri, Menteri Besar, Ketua MenteriYang Amat BerhormatMenteri, Ahli Parlimen, Ahli Dewan Undangan Negeri (wakil rakyat)Yang Berhormat

*

Wakil Rakyat yang mempunyai gelaran Tengku atau RajaYang Berhormat MuliaTun, Toh PuanYang Amat BerbahagiaYang mempunyai gelaran kurniaan kerajaan (selain Tun dan Toh Puan) atau/dan gelaran ikhtisas yang formal.Yang BerbahagiaKetua Hakim NegaraYang Amat ArifHakimYang ArifKadi dan pemimpin IslamSahibul FadilahMufti Sahibul SamahahKetua jabatan tanpa gelaranYang Berusaha

*Ungkapan yang merujuk perkara yang telah berlaku atau hal yang sudah disebut. Contohnya:

Merujuk kepada Berhubung dengan Sehubungan dengan Berkenaan dengan Penanda Rujukan Surat

*Penanda Rujukan (Permulaan Surat) :Adalah saya diarah untuk menarik perhatian tuan/puan mengenai perkara di atas. (salah)

Saya diarah untuk menarik perhatian tuan/puan ... (betul) Surat tuan yang bertarikh 28 Februari 2012 dengan ini dirujuk.Penanda Rujukan Surat

Merujuk percakapan menerusi telefon antara pegawai tuan (Encik Romzi Ali) dan pegawai kami (Puan Aliah Juri),...

Mengikut keputusan mesyuarat yang diadakan pada 26 November 2009 lalu, pihak tuan diminta...

Sebagai lanjutan daripada surat tuan PPBLT. Ceramah-5/Jld.8 (3) bertarikh...

*Ungkapan yang menunjukkan adanya pemakluman yang dibuat.

Ungkapan ini biasanya mengandungi kata maklum atau dimaklumkan.Penanda Makluman /MatlamatDimaklumkan bahawa... Sukacita dimaklumkan bahawa ... Dukacita dimaklumkan bahawa... Seperti yang tuan/puan sedia maklum, Untuk makluman tuan/puan, kami akan Penanda Makluman / Matlamat

Ungkapan yang digunakan untuk menimbulkan perkaitan antara sesuatu peristiwa yang menyebabkan timbulnya situasi atau peristiwa lain.

Perkataan yang biasa digunakan seperti berhubung dengan, oleh hal yang demikian.Penanda Sebab -Musabab

*Berhubung dengan projek berkenaan, kami mencadangkan... Oleh yang demikian, dicadangkan supaya... Berhubung dengan lawatan Yang Amat Berhormat Perdana Menteri ke Beijing, jabatan ini merancang

Oleh sebab 1 hari bulan jatuh pada hari Sabtu, maka cuti am diganti pada hari Ahad 2 hari bulan.

Atas kerjasama pihak tuan, kami mengucapkan terima kasih.

*Penanda PendapatUngkapan untuk menyatakan buah fikiran tentang sesuatu perkara atau hal.

Ungkapan yang sering digunakan seperti pandangan, hemat, fikiran.Pada pandangan kami... Pada hemat kami...Pada pendapat saya, Pada fikiran kami, Kami berpandangan bahawa, Pada hemat kami,

*Penanda Pelampiran/ PenyertaanUngkapan yang digunakan untuk menunjukkan terdapat makluman/hal yang disertakan bersama-sama surat tersebut.

Bersama-sama ini dikemukakan... Dengan ini kami lampirkan salinan...

Penanda PerwakilanUngkapan yang digunakan bagi mewakili seseorang, kumpulan atau jabatan untuk tujuan penghargaan atau tujuan lain.

Bagi pihak Jawatankuasa Penganjur, saya ingin...

Bagi pihak Kementerian A, saya...

*Penanda MatlamatUngkapan yang digunakan untuk menunjukkan adanya matlamat atau tujuan yang hendak dicapai.

Kebiasaannya perkataan yang bermula dengan kata untuk digunakan. Contohnya:

Untuk tujuan Untuk pengetahuan pihak tuan

Harap pihak tuan dapat memberi kerjasama bagi membantu...

Besarlah harapan kami sekiranya pihak tuan dapat mengirimkan...

Sukacita sekiranya pihak tuan dapat memberi penjelasan...

Untuk tujuan tersebut, pihak kami memerlukan kerjasama...

*Penanda Perintah / ArahanDibahagikan kepada perintah kurang halus dan perintah hormat/halus.

Perintah Kurang HalusDiarahkan, diingatkan, dikehendaki dsb.

Saya telah diarahkan untuk memaklumkan tuan tentang hal tersebut.Tuan diingatkan supaya

*Perintah Hormat / Halusmembawa maksud harapan, nasihat dan permohonan:(i) Hormat harapan. Saya harap tuan maklum bahawa Kami mengharapkan bahawa Perkara ini menjadi harapan kami bahawa Penanda Perintah / Arahan

(ii) Hormat nasihatTuan dinasihatkan supaya Sukacita saya menasihatkan tuan (iii) Hormat permohonanTuan diminta mengemukakan Sukacita kami meminta tuan melaporkan diri Sila sampaikan borang tuan

*Penanda Sikap Positif

Untuk menunjukkan penghargaan, sikap positif dalam mengambil sesuatu pendirian.

Saya mengucapkan ribuan terima kasih kerana Kerjasama tuan itu sangat kami hargai..Sukacita dimaklumkan bahawa tuan Kami tidak keberatan membantu Saya bersetuju membenarkan tuan Penanda Sikap

*Penanda Sikap NegatifUngkapan yang menunjukkan sesalan, keengganan memberi persetujuan.

Dukacita dimaklumkan bahawa tuan Kejadian itu sangat dikesali Kami keberatan menerima cadangan tuan Saya memandang berat kejadian itu Penanda Sikap

*Ungkapan yang digunakan untuk penghargaan dan ditulis pada akhir surat.

Kerjasama tuan didahului dengan ucapan terima kasih. Pihak kami berbesar hati sekiranya mendapat pertimbangan segera... Penanda Antisipasi/ Jangkaan

*Penanda PenamatUngkapan yang digunakan untuk memberikan isyarat akan berakhirnya surat rasmi itu.

Sekian, untuk perhatian dan makluman tuan. Sekian, terima kasih.

*BERKHIDMAT UNTUK NEGARA CINTAILAH BAHASA KITA

SEMOGA ALLAH MELINDUNGI TUANKU DUNIA DAN AKHIRAT SENTIASA DI HADAPAN Penanda Khidmat/Slogan

*Tahu tujuan menulis surat dengan jelas

Dapatkan fail yang berkaitan

Drafkan surat terlebih dahuluPenyediaan Surat Rasmi

*Alamat Pengirim/Kepala SuratAlamat jabatan, logo, nombor perhubunganGarisan memanjang

Nombor rujukan Sebelah kananRujukan Tuan: (untuk jawapan)Rujukan Kami (Contoh)Rujukan Kami: PPBLT/USMKK 100-3/8( )

*Jangan masukkan bilangan surat semasa menaip. Bilangan surat ditulis tangan selepas ditandatangani. Kandungan

*TarikhDitulis sebelah kanan selepas rujukan surat.3 MAC 2011 (hari surat itu ditulis)

Alamat PenerimaNama, jawatan dan alamat penerima ditulis sebelah kiri.Tanpa indentation (jarak tepi) Contoh:Tuan PengarahJabatan Pelajaran Negeri KelantanJalan Doktor15000 Kota Bharu(u.p: nama pegawai berkenaan)Kandungan

*Rujukan hormat

Tuan, Tuanku, Tun, Tan Sri, Dato Sri , Dato Yang Mulia, Yang Berhormat, Yang Berbahagia dan lain-lain untuk yang bergelar .

Tuan boleh digunakan mana-mana tujuan kerana bersifat neutral.Kandungan

*Tajuk surat/Perkara Tulis tajuk dengan jelas tanpa menggunakan perkataan Perkara/Per : Jika surat jawapan, tajuk yang sama hendaklah ditulis. Hanya satu tajuk sahaja. Huruf besar dan hitamkan , tak perlu garisan. Jika tajuk panjang, huruf pangkal kata sahaja berhuruf besar. Jika lebih daripada dua baris, baris terbawah sahaja digariskan. Kandungan

*Pembukaan/Pendahuluan Surat dan Isi Surat

Pembukaan surat tidak bernombor, dimulakan dari tepi sebelah kiri tanpa indentation (jarak tepi).

Isi surat hendaklah diberi nombor berturut. Gunakan huruf abjad atau huruf roman atau nombor pecahan seperti berikut: 2. 2.1 2.23.Kandungan

*Pembukaan/Pendahuluan Surat dan Isi Surat

Elakkan menulis isi menggunakan bahasa yang berbunga-bunga dan panjang yang berjela-jela.

Jika ada lampiran, mulakan dengan perenggan baharu dan taipkan tiga (3) titik bersetentangan dengan nombor perenggan.

Contoh:...4. Bersama-sama ini dikembarkan......Kandungan

*Penutup SuratPenutup surat perlu ringkas, tepat dan sesuai.Tiada nombor untuk penutup surat.Contoh:

Sekian, terima kasih.

Sekian. Terima kasih.Kandungan

*Cogan kata/slogan

Jika urusan rasmi mesti ada cogan kata.Di bawah penutup surat, di bahagian kiri. Ditulis dengan huruf besar dan menggunakan tanda bacaan pembuka dan penutup pengikat kata seperti berikut:

CINTAILAH BAHASA KITAKandungan

*Pengakuan tanggungjawab dan rujukan diriHuruf pertama pada perkataan pertama menggunakan huruf besar.

Diberi tanda bacaan koma.

Contoh:Yang benar, ( individu)Yang menurut perintah, ( kerajaan) Yang menjalankan tugas, ( syarikat perbadanan, berkanun)Kandungan

*Tandatangan dan nama pengirim

Diturunkan selepas pengakuan tanggungjawab.

Di bawah tandatangan ditulis nama penuh pengirim, hurufbesar dan diberi kurungan.

Di bawah nama ditulis jawatan pengirim.

Jika pegawai yang menandatangani bukan ketua jabatan,tulis (b.p.) Ketua Jabatan. Kandungan

*Contoh:

[Tanda tangan](AB. RAZAK B. RAZI)Penolong Pengarah,

b.p. Pengarah Pelajaran Negeri, Jabatan Pelajaran Negeri Kelantan, Jalan Doktor, 15000 Kota Bharu, Kelantan. Kandungan

*Salinan surat (salinan kepada)

Salinan kepada atau (s.k.:) perlu ditulis di bawah nama penulis surat.

Salinan tidak perlu nombor. Kandungan

*Kesalahan Bahasa dalam Surat Rasmi

KESALAHANPEMBETULANDengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk.Berhubung perkara di atas sukacita dimaklumkan..Berhubung dengan perkara di atas ..Adalah dimaklumkan ...Dengan sukacita tuan dimaklumkanSenarai nama-nama pegawai..Senarai nama pegawai...Sila majukan kepada kami satu salinanSila kemukakan kepada pihak kami...

*Kesalahan Bahasa dalam Surat Rasmi

KESALAHANPEMBETULANDengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk.Berhubung perkara di atas sukacita dimaklumkan..Berhubung dengan perkara di atas ..Adalah dimaklumkan ...Dengan sukacita tuan dimaklumkanSenarai nama-nama pegawai..Senarai nama pegawai...Sila majukan kepada kami satu salinanSila kemukakan kepada pihak kami...

*Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan tak bersahaja.

2.Pelaku tidak disebut memudahkan suasana tak peribadian, terutamanya dalam suasana perintah.

Contoh: Tuan diminta (pasif)Saya meminta tuan (aktif)

Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan. Oleh itu objek dikedepankan.Bentuk pasif dalam surat rasmi

*Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut:Senarai nama peserta adalah seperti yang berikut:

Saya Yang Menurut Perintah,Saya yang menurut perintah,Kesalahan tatabahasa*Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.Saya mohon perhatian tuan terhadap...

Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan adalah dikesalkan.Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat dikesali.KEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI

*Sila majukan bersama ini satu salinan surat Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat

Permohonan ini dipanjangkan Permohonan ini dikemukakan KEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI*Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan

Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih.Sekian, terima kasih.

Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih.Sekian.KEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI

*Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan dengan pegawai yang sesuai.

Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap kiranya mencari pengganti yang sesuaiKEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI

*