SURAT RASMI

Objektif

Pada akhir kursus ini para peserta dapat:

1.menyediakan surat rasmi dalam urusan rasmi Jabatan Kerajaan mengikut format yang betul

2.menggunakan bahasa yang sesuai dan tepat dengan jenis surat yang ditulis supaya senang difahami oleh penerima

Menyediakan surat dan salinannya

FORMAT

a) Alamat Pengirim

Urusan Jabatan - gunakan kepala surat yang sudah siap dicetak dengan nama dan alamat jabatan:

gunakan HURUF BESAR jangan letakkan koma pada akhir setiap baris jangan letakkan noktah pada akhir baris terakhir

1

gunakan satu jarak ke bawah sahaja gunakan kepala surat hanya untuk muka surat pertama

sahaja

Urusan Peribadi - taipkan nama dan alamat sendiri:

gunakan HURUF BESAR jangan letakkan koma pada akhir setiap baris jangan letakkan noktah pada akhir baris terakhir gunakan satu jarak ke bawah sahaja tidak perlu taipkan nama dan alamat pengirim pada

muka surat kedua dan seterusnya

b) Nombor kawat/telefon

Biasanya tercetak jika menggunakan kepala surat rasmi jabatan.

Jika surat urusan peribadi bolehlah taipkan nombor telefon di mana pengirim boleh dihubungi

2

c) Garis Pemisah

Fungsi garis ini ialah sebagai pemisah kepada:bahagian yang mengandungi maklumat statik di

sebelah atas garisan maklumat yang berubah-ubah dengan surat yang

ditulis, di sebelah bawah garisan

d) Rujukan Tuan

Gunakan nombor rujukan dari surat yang telah diterima apabila menjawab surat itu

Jika dicatat nombor rujukan di ruang ini, penulis tidak perlu lagi menyebut nombor rujukan itu dalam isi surat

e) Rujukan Kami

Dua jarak ke bawah taipkan nombor rujukan pengirim

Dapatkan nombor rujukan dari fail dan tinggalkan nombor dalam kurungan buat sementara waktu, jika tidak pasti nombornya

3

f) Tarikh

Dua jarak ke bawah taipkan tarikh surat ditulis Taipkan tarikh tanpa menggunakan hb. Gunakan HURUF BESAR untuk mengeja nama

bulan (contoh: MEI, JUN dll.) Jangan gunakan koma, noktah pada tarikh Jika menggunakan tarikh kalendar Islam juga,

pastikan tarikh dan tahunnya betul

(contoh: Tarikh: 17 MAC 2004 25 MUHARAM 1425)

g) Nama dan Alamat Penerima

Jika surat rasmi jabatan, alamatkan kepada Ketua Jabatan mengikut gelaran rasminya (nama penjawat jawatan itu boleh juga ditulis tetapi jika betul-betul pasti namanya dieja dengan betul, kadang-kadang timbul masalah jika penerima itu tiada di pejabat kerana berada di luar ibu pejabat/negara bagi tempoh yang lama, kerani mungkin tidak berani membuka surat itu)

Jangan gunakan koma pada hujung baris dan noktah pada akhir baris terakhir

4

gunakan satu jarak ke bawah untuk nama/alamat penerima

h) Untuk Perhatian

Taipkan u.p. dalam kurungan selepas baris terakhir alamat penerima jika dikehendaki seseorang tertentu mengambil tindakan atas surat itu, contoh:

(u.p. Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajar)

Jangan taipkan nama Ketua Jabatan dan jawatannya di ruang ini

i) Melalui & Salinan

Pada kebiasaannya surat rasmi mestilah ditulis kepada ketua jabatan tetapi jika ditulis terus kepada seseorang penerima yang bukan ketua jabatan, pengirim surat haruslah menulis kepada penerima melalui ketua jabatannya dan diberi satu salinan untuk simpanan fail

Sekiranya terdapat dua ataupun lebih orang yang dialamatkan melalui dan salinan, orang yang di bawah sekali ialah orang yang paling dekat dengan penulis surat

5

Selepas surat ditandatangani, penulis surat akan membawa surat itu untuk (sama ada ditulis "dipanjangkan"/tidak dan) ditandatangani oleh ketua jabatan sebelum dihantar kepada orang yang seterusnya dalam senarai "Melalui dan Salinan"

Alamatkan surat itu kepada Ketua Jabatan, bukan kepada penerima itu terus

Ketua Jabatan akan membuka, membaca dan meminitkan surat itu kepada pegawainya yang berkenaan, dan menyimpan salinan jika disertakan salinannya.

Sepatutnya Ketua Jabatanlah yang menguruskan penghantaran surat itu.

j) Pembukaan Surat

Dua jarak ke bawah taipkan pembukaan surat Pada kebiasaannya surat rasmi dibuka dengan

perkataan sapaan "Tuan"/ "Puan". Bagi orang perseorangan yang mempunyai gelaran

kebesaran gunakan perkataan yang sesuai seperti Tuanku, Tun, Tan Sri, Dato' dan digandingkan dengan pilihan kata-kata seperti Yang Mulia, Yang

6

Amat Berhormat, Yang Berhormat, Yang Berbahagia dll.

k) Tajuk Surat

Dua jarak ke bawah taipkan tajuk atau perkara surat tanpa menggunakan perkataan "perkara"

Jika menjawab surat gunakan tajuk yang sama seperti surat yang diterima

Tentukan surat mempunyai satu tajuk sahaja Untuk menarik perhatian, tajuk surat boleh:

digarisi baris terakhir mengikut garis yang terpanjang jika lebih daripada 1 baris (Title Case)

dihitamkan keseluruhan tajuk (Title Case)ditulis dengan huruf besar tanpa dihitamkan

ataupun digarisinya (UPPERCASE) Jangan letakkan noktah pada akhir tajuk

Contoh tajuk surat:

Permohonan Menyertai Kursus Bina Negara Bagi Pelajar-Pelajar Maktab/Institiut Perguruan

Permohonan Menyertai Kursus Bina Negara Bagi Pelajar-Pelajar Maktab/Institiut Perguruan

7

PERMOHONAN MENYERTAI KURSUS BINA NEGARA BAGI PELAJAR-PELAJAR MAKTAB/INSTITIUT PERGURUAN

l) Perenggan Pertama

Dua jarak ke bawah mulakan perenggan pertama Jangan gunakan indentasi Jangan gunakan nombor 1 untuk perenggan pertama Mulakan dengan kata-kata "Dengan hormatnya

dimaklumkan ...", "Merujuk kepada surat tuan...", "Merujuk kepada perkara di atas..."

m) Perenggan Kedua dan Seterusnya

Dua jarak ke bawah taipkan perenggan kedua, ketiga, keempat dan seterusnya, jika ada

Jangan gunakan indentasi Gunakan nombor 2 bagi perenggan kedua, 3 untuk

perenggan ketiga dan seterusnya Bagi perenggan yang mempunyai dua atau lebih

peringkat pecahan, pemberian nombor diberi mengikut peringkat, pecahan pertama seperti 2.1, 2.2 dan seterusnya ataupun a), b), c) dan seterusnya

Pecahan perenggan dalam satu surat jangan melebihi dua peringkat pecahan.

8

Taip tiga titik ( ...) ataupun empat titik (....) di tepi sebelah kiri, dalam ruang tepi jika ada lampiran, bersetentang dengan perkataan "bersama-sama ini". Contoh:

... Bersama-sama ini dilampirkan borang ...

.... Bersama-sama ini dipulangkan borang ...

n) Perenggan Terakhir

Dua jarak ke bawah taipkan perenggan akhir surat yang tidak mempunyai isi surat, hanya sebagai kata-kata penutup sahaja

Biasanya surat diakhiri dengan kata-kata "Sekian, terima kasih."

Perenggan akhir tidak diindentasi dan tidak diberi nombor

o) Cogan

Dua jarak ke bawah taipkan cogan rasmi kerajaan Akhiri surat rasmi dengan kata-kata:

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA" dengan menggunakan dua pengikat kata dan HURUF BESAR

9

Cogan kedua (opsional) yang biasa digunakan ialah:

'Cintailah Bahasa Kita' dengan satu pengikat kata dan Huruf Kecil, ditaip dua jarak ke bawah cogan pertama

p) Rujukan Diri

Dua jarak ke bawah ditaipkan rujukan diri penulis di garisan tepi

Surat rasmi biasanya diakhiri dengan rujukan diri bersifat rasmi iaitu:

Saya yang menurut perintah, Saya yang menjalankan tugas, Empat jarak ke bawah, taipkan titik-titik untuk ruang

tandatangan pengirim (opsional) Di bawah titik-titik ini taipkan nama orang yang

akan menandatangani surat dalam kurungan dengan menggunakan HURUF BESAR

Taipkan gelaran jawatan pengirim ataupun b.p. Ketua Jabatannya

Taipkan di bawah itu nama dan alamat pejabat Kesemua ini ditulis tanpa indentasi, 1 jarak ke

bawah

10

Contoh:

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

'Cintailah Bahasa Kita'

Saya yang menurut perintah,

.................................................(SHARIFAH SHIPAK AIDID)Ketua Jabatan Hal Ehwal Pelajarb.p. PengetuaMaktab Perguruan Persekutuan Pulau Pinang

q) Salinan Kepada

Dua jarak ke bawah taipkan singkatan s.k. jika ada salinan surat untuk pihak-pihak/fail tertentu

Taipkan nama dan alamat penuh orang yang hendak diberi salinan surat itu

Jangan gunakan nombor jika terdapat dua ataupun lebih orang yang hendak diberi salinan

11

Jangan gunakan indentasi

r) Pengarang (Penulis)/Jurutaip

Di ruang yang terbawah di sebelah kiri dalam surat itu taipkan huruf ringkas (initials) nama penulis dengan HURUF BESAR dan huruf ringkas nama jurutaip dengan huruf kecilContoh:

SSA/ssa

Peringatan:Jika ada lampiran Taipkan nombor lampiran mengikut urutan

(Lampiran I atau A, Lampiran II atau B dan seterusnya)

Jangan lupa memasukkan lampiran dalam sampul surat.

Sampul Surat

Taip atas sampul surat nama gelaran jawatan penerima (ketua jabatan) mengikut gelaran rasmi

12

jawatannya dan alamat yang terbaru sekiranya tidak menggunakan sampul jendela

Jangan gunakan sampul jendela:Jika surat itu dialamatkan kepada lebih daripada

seorang penerimaJika surat itu mengandungi bahan/maklumat

sulit, rahsia, berharga atau yang mengandungi cek/wang pos.

Saiz sampul mestilah sesuai dengan surat

Taipkan atau copkan di bahagian atas sebelah kiri sampul surat "BERDAFTAR", "SULIT", "DENGAN TANGAN", DLL.

Dua sampul mestilah digunakan bagi surat terperingkat keselamatan dan satu daripadanya ditaipkan "RAHSIA" atau "SULIT" dan dilakri

MENGIRIM SURAT RASMI

Semak surat dan sampul sebelum dikirim.Tentukan perkara-perkara berikut betul: Format surat ialah format yang terkini Semua ejaan menepati ejaan yang terkini dan betul

13

Tarikh tepat dan betul Bilangan rujukan dimasukkan dan betul

nombornya Gelaran, Nama, dan Alamat Penerima betul Pemerengganan betul Tandatangan telah diturunkan Melalui dan Salinan telah diuruskan, jika ada Lampiran-lampiran ditandakan nombor turutan

dan ada dikepilkan Alamat di sampul surat betul dan jelas Pastikan surat yang betul dimasukkan ke dalam

sampul yang betul Jika perlu setem, setem yang betul nilainya telah

dilekatkan Jangan lupa menghantarnya

SSA/ssa//2004

14