surat rasmi & minit mesyu

8/8/2019 Surat Rasmi & Minit Mesyu

1/48

11

KURSUS PENGURUSANKURSUS PENGURUSANMESYUARAT BERKUALITI &MESYUARAT BERKUALITI &

PENULISAN SURAT RASMIPENULISAN SURAT RASMI

PKG LANGGARPKG LANGGAR

2525--26 JULAI 200426 JULAI 2004


2/48

22

SLOT 2SLOT 2

PENULISAN SURAT RASMI &

MINIT MESYUARAT


3/48

33

Objektif slot 3:Objektif slot 3:

Pada akhir kursus, para peserta diharap

telah dapat:

i. Memahami format surat rasmi

ii. Mengetahui format baru minit mesyuarat

iii. Mengetahui penggunaan kata, ungkapan

khusus dan laras bahasa surat rasmi

iv. Mengetahui ungkapan dan laras bahasa

minit mesyuarat.


4/48

44

PENULISAN SURAT RASMIPENULISAN SURAT RASMI

1. Pendahuluan: Salah satu media rasmi dan ada bentuk/format

tersendiri.

Sesuai dengan suasana bekerja di pejabat(sibuk, kekangan masa, maklumat perlu ringkasdan padat serta jelas maksud).

Burton (1983), kesilapan besar yang seringkalidilakukan ialah apabila mencampuradukkan

jenis-jenis surat yang berlainan.


5/48

55

Kegunaan surat rasmi:

i. Dokumen rasmi pengurusanii. Rekod kerajaan

iii. Proses pentadbiran

iv. Identiti sektor awam untuk

berhubung dengan pihak luar.v. Bahan sejarah

vi. Bahan rujukan

vii. Bahan penyelidikan

viii. Bahan bukti


6/48

66

CIRICIRI--CIRI SURAT RASMI BERKUALITICIRI SURAT RASMI BERKUALITI

Md. Fadzil Hassan (1998): Surat rasmi dianggap

berkualiti jika mempunyai ciri 4C + P:

i. Clear (jelas & tidak mengelirukan)

ii. Correct (betul)

iii. Comprehensive (lengkap)

iv. Concise (ringkas/padat)

v. Polite (sopan)


7/48

77

Kita perlu prihatin pada prosespenghasilan dokumen rasmi ini

dengan mengambil kira perkara-perkara berikut:

Matlamat / tujuan menulis surat rasmi

Penulis surat / penyampai maklumat

Penerima maklumat / khalayak Mesej / maklumat/ isi kandungan

surat

Kaedah penyampaian yang berkesan


8/48

88

Tujuan menulis surat rasmi:

i. untuk memaklumkan

ii. untuk mempengaruhi

iii. untuk menyampaikan

arahan

iv. untuk mengucapkan

terima kasihv. untuk mendapatkan

perkhidmatan


9/48

99

Ingat & fikirIngat & fikir

Surat rasmi perlu mematuhi suatu format

yang telah ditetapkan dan diterima umum sebagai

satu standard, baik dari segi teknik mahupun dari

segi bahasa atau diksi.Laras bahasa merujuk pada ungkapan khusus, dan gaya

pula merujuk pada variasi persembahan, pendekatanuntuk menjelaskan maksud yang mahu disampaikan.

Dalam hal ini aspek kesantunan bahasa wajar

dititikberatkan supaya pembaca atau penerima dokumenitu tidak berasa tersinggung.


10/48

1010

2.2. FORMAT SURAT RASMIFORMAT SURAT RASMI

Terdapat 3 jenis format surat rasmi berdasarkan:

i. Surat Pekeliling Am Bil. 8 tahun 1980 bertarikh 1

Okt. 1980 daripada Jabatan Perdana Menteri.

ii. Surat Pekeliling Am Bil. 1 1987 bertarikh 22 Januari

1987 daripada Lembaga Peperiksaan (untuk tujuan

peperiksaan).

iii. Format ke-2 di atas, tetapi ditambah ciri Salinan

kepada pada bahagian akhir surat.


11/48

1111

FORMAT SURAT RASMIFORMAT SURAT RASMI

Lambang NamaAlamat institusi Telefon :

(huruf besar) Faks:

nama/nama jawatan Ruj. Kami:

alamat penerima

Tarikh:

Kata sapaan / salutasi

Tajuk / Perkara

.

.. (pendahuluan)


12/48

1212

(sambungan)(sambungan)

2.

...............................................................................................................

3.

.

.. (penutup)

cogan kata (huruf besar)

. Kata-kata rujukan diri

. Tandatangan

() nama pengirim. Jawatan

s.k:

NO/ma (parap/initial)


13/48

1313

Format Surat Rasmi:Format Surat Rasmi:

Nama dan alamat pengirim

Nombor rujukan Tarikh

Kata sapaan

Tajuk

Pengenalan

Isi surat

Penutup

Slogan tetap

Slogan sementara

Pengakuan kesetiaan/rujukan diri Tandatangan

Salinan kepada


14/48

1414

Penggunaan Tanda BacaPenggunaan Tanda Baca

Ada 2 konsep:i. Bertandabacaan (close punctuation)

ii. Tanpa bertandabacaan (open punctuation)

Konsep bertandabacaan

penggunaan tanda noktah dankoma pada bahagian-bahagian berikut:

i. nama dan alamat pengirim

ii. nombor rujukan

iii. tarikh

iv. nama dan alamat penerima

v. salutasi / kata sapaan

vi. penutup surat


15/48

1515

Kenapa perlu pemantapan?Kenapa perlu pemantapan?

Bil Sumber Bil. surat Format Tatabahasa

1 Pentadbiran 9 9 26

2 Jk Pengurusan Institut 13

13

22

3 Gerko 5 3 22

4 Persatuan Guru Pelatih 15 19 34

5 Jabatan-jabatan akademik 8 8 22

JUMLAH 50 52 126

Bilangan surat rasmi yang dianalisis dari Jan.2000

hingga September 2000

Ketidakseragaman yang dikenal pasti:


16/48

1616

Cara menulis nama dan alamat penerimaCara menulis nama dan alamat penerima

Nama ditulis sepenuhnya, lengkap dengangelarannya sekali.

Contoh:

Yang Amat Berhormat rujukan kehormat

Dato Seri Dr. Mahathir Mohamad gelaran & nama

Perdana Menteri Malaysia jawatan

Jalan Dato Onn alamat10000 KUALA LUMPUR


17/48

1717

Gelaran TurunGelaran Turun--temuruntemurun

Panggilan

hormatLelaki Perempuan

Panggilan

hormat

Yang Mulia Tunku Tunku Yang Mulia

Yang Mulia Ungku Ungku Yang MuliaYang Mulia Ku Ku Yang Mulia

Yang Mulia Raja Raja Yang Mulia

Tuan Syed Syarifah Puan/Cik

Tuan Sheikh Siti Puan/Cik


18/48

1818

Panggilan


Panggilan

hormat

1. D.Y.M.M. Seri PadukaBaginda Yang di-Pertuan Agong

Seri PadukaBaginda Raja

Permaisuri

Agong

D.Y.M.M.

2. D.Y.M.M. Raja Perlis Raja Perempuan D.Y.M.M.

K.D.Y.M.M. Sultan Kedah Sultanah D.Y.M.M.D.Y.M.M. Sultan Selangor Tengku Ampuan D.Y.M.M.

D.Y.M.M. Yang di-PertuanBesar NS

Tunku Ampuan D.Y.M.M.

K.D.Y.M.M.Sultan Pahang Tengku Ampuan

D.Y.M.M.D.Y.M.M. Sultan Kelantan Raja Perempuan D.Y.M.M.

D.Y.M.M. SultanTerengganu

Tuanku Ampuan

BesarD.Y.M.M.

D.Y.M.M. Sultan Perak Raja Permaisuri D.Y.M.M.


19/48

1919

Panggilan

hormat

Lelaki Perempuan Panggilan

hormat

3. D.Y.M.M. Tunku mahkotaJohor Isteri kepadaTunku Mahkota Y.A.M.

D.Y.T.M. Raja MudaSelangor

Isteri Raja Muda

SelangorY.T.M.

Y.T.M. Raja Muda Perlis Raja Puan Muda Y.T.M.

Y.T.M. Raja MahkotaPahang

Tengku PuanPahang

Y.T.M.

Y.T.M. Raja Muda Kedah Raja Puan MudaKedah

Y.T.M.

D.Y.T.M. Yang di-Pertuan

Muda Terengganu

D.Y.T.M. Raja Muda Perak Raja Puan Besar D.Y.T.M.

4. Bekas rajaPermaisuri Agong

Y.M.M.

Y.A.M.

Anak-anak Raja

memerintah

Anak-anak Raja

memerintah Y.A.M.


20/48

2020

Panggilan


Panggilan

hormat

1. T.Y.T. Yang di-PertuaNegeri

Isteri yang

di-Pertua NegeriY.A. Bhg

2. Y.A.B. Perdana Menteri Isteri PerdanaMenteri

Y.A. Bhg

3. Y.A.B.Timbalan

Perdana Menteri

Isteri Timbalan

Perdana Menteri Y.A. Bhg

4. Y.B. Menteri / Timb.Menteri/

Setiausaha

Parlimen

Isteri Menteri/

Timb. Menteri/

Setiausaha

Parlimen

Y.Bhg

5. Y.B. Yang di-PertuaDewannegara/Rakyat

dan Timbalannya

Isteri Yangdi-Pertua Dewan

Negara/Rakyat

dan Timbalannya

Y.Bhg


21/48

2121

Panggilan


Panggilan

hormat

6. Y.B. Ahli Dewan Negara/

Rakyat dan AhliDewan Undangan

Negeri

Isteri Ahli Dewan

Negara

Puan

7. Y.A.A. Ketua Hakim Negara Isteri Ketua HakimNegara

Y.Bhg.

8. Y.A. Hakim Besar/ HakimMahkamah Agung/Hakim Mahkamah

Tinggi

Isteri beliau Y.Bhg.

9. Y.Bhg. Ketua SetiausahaNegara


10. Y.Bhg. Peguam Negara Isteri beliau Y.Bhg.11. Y.Bhg. Panglima Angkatan

Tentera


12. Y.Bhg. Ketua Polis Negara Isteri beliau Y.Bhg.

13. Y.Bhg. Ketua PengarahPerkhidmatan Awam



22/48

2222

Darjah Gelaran Panggilan Panggilan Hormat

singkatan Lelaki Prmp Isteri Suami Penerima Isteri Suami

Darjah

UtamaSeri

Mahkota

Negara

D.M.N. - - - - Yang

AmatDimulia-

kan

Seri

Maharaja

Mangku

Negara

S.M.N. Tun Tun TohPuan

- Y.A.Bhg Y.A.Bhg Y.A.Bhg

Seri Setia

MahkotaS.S.M. Tan Sri Tan Sri Puan Sri - Y.A.Bhg Y.A.Bhg Y.A.Bhg

Panglima

Mangku

Negara

P.M.N. Tan Sri Tan Sri Puan Sri - Y.A.Bhg Y.A.Bhg Y.A.Bhg

Panglima

Setia

Mahkota

P.S.M. Tan Sri Tan Sri Puan Sri - Y.A.Bhg Y.A.Bhg Y.A.Bhg

Panglima

Setia

Diraja

P.S.D. Datuk Datuk Datin - Y.A.Bhg Y.A.Bhg Y.A.Bhg


23/48

2323

Cara Menulis No. RujukanCara Menulis No. Rujukan

Mesti ada rujukan fail (untuk mengesan surat-surat &mengambil tindakan lanjut)

Ditulis di sebelah kanan surat

contoh:

KP/JPK/ BP KPK/03/01/ Jld.111 (40)

Kemen. Pend Jab. Pend.Khas

Bhg. Perkhid.

Kursus Pend.

Khas No.Fail

Bil. Surat


24/48

2424

Cara menulis tarikh & Kata SapaanCara menulis tarikh & Kata Sapaan

Tarikh:

30 Ogos, 2003

30 Ogos 2003

30 hb. Ogos 2003 30 OGOS 2003 *

(disarankan oleh LPM)

Kata Sapaan:

Yang Berhormat

Yang Mulia

Tan Sri Datuk

Tuan

Puan, dll


25/48

2525

Cara menulis Perkara/ Tajuk:Cara menulis Perkara/ Tajuk:

Singkatan Per: tidak perlu. Tajuk hendaklah tepat, ringkas dan padat serta

dapat membayangkan kandungan surat.

Huruf pertama setiap perkataan ditulis dengan

huruf besar dan seluruh perkataan

digarisbawahkan / dihitamkan atau keseluruhan

perkataan ditulis dengan huruf besar dan

dihitamkan.

Semasa membalas surat, beri rujukan surat

yang dibalas.


26/48

2626

PemerenggananPemerengganan

Perenggan pertama dan akhir tidakdinomborkan.

Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan.

Bagi perenggan yang ada ceraian isi, bolehdinomborkan dengan abjad atau huruf roman.

Bagi perenggan yang ada peringkat pecahan,cara menomborkannya seperti berikut: Peringkat pertama: 2.1, 2.2 dan seterusnya

Peringkat kedua: 2.1.1, 2.2.1 dan seterusnya

peringkat pecahan hanya dihadkan pada duasahaja.


27/48

2727

Surat dihadkan satu perkara sahaja bagi mengelakkan:

i. Tertinggal beberapa perkara daripada tindakan

ii. Penerima tidak tahu keutamaan / perkara mana

yang perlu didahulukan.

Mengalamatkan surat kepada jabatan:

i. Surat dialamatkan kepada Ketua Jabatan

ii. Ikut gelaran rasmi jawatan

iii. Hanya jika tahu pegawai yang bertanggungjawabdan segera, bolehlah ditujukan surat untuk

perhatian


28/48

2828

Penutup suratPenutup surat

Ringkas dan sesuai dengan tujuan surat

itu ditulis.Contoh:

Sekian, terima kasih.

Sekian.

Terima kasih.

Sekian untuk makluman dan tindakan.

Sekian untuk makluman. Sekian untuk perhatian dan makluman tuan/pihak tuan.

Kerjasama tuan sangat dihargai dan diucapkan ribuan terima

kasih.


29/48

2929

Cogan kata & Akuan / Rujukan diriCogan kata & Akuan / Rujukan diri

Cogan kata:Ditulis di bawah penutup surat

dengan huruf besar

BERKHIDMAT UNTUKNEGARA

CINTAILAH BAHASA KITA

MAJULAH SUKAN UNTUK

NEGARA

TEKNOKRAT TUNGGAKKECEMERLANGAN

Akuan / Rujukan diri

Ditulis sebelum tandatangan.

Yang benar (individu) Yang menjalankan tugas

(syarikat perbadanan)

Saya yang menurut perintah

(kerajaan)


30/48

3030

3.3. LARAS BAHASA SURAT RASMILARAS BAHASA SURAT RASMI

Tertib / teliti / ungkapan dipilih dengan

cermat / tidak menyinggung perasaan si

penerima. Bahasa yang baik / santun jugaakan mencerminkan imej institusi / individu

yang diwakilinya.


31/48

3131

Bahasa surat rasmiBahasa surat rasmi

PengenalanBahasa surat rasmi perlu patuhi prinsip dan peraturan berbahasa, baik

dari segi:

- ejaan

- bentuk kata

- ayat

Ayat (digalakkan menggunakan ayat yang mudah, jelas dan tepat

maknanya).

- patuhi pola ayat dasar

- ayat kompleks / berlapis yang betul

- ayat songsang

- guna tanda baca yang betul


32/48

3232

Unsur KesantunanUnsur Kesantunan

Bahasa bersantun memancarkan sifat ketimuran yang beradab,

berbudi dan bersopan santun.

Dapat dikesan melalui kata, frasa, ungkapan dan ayat.

Dapat hasilkan komunikasi yang lancar dan berkesan.

Contoh:

i. Tidak bersetuju, agak keberatan, berhalangan

ii. Hormat, takzim, besar hati.

dukacita, berat hati, terkilan

bertuah, gembira, sukacita

iii. Sila hadir, sila jawab, sila hubungi, mohon maaf

iv. Kehadiran tuan amat diharapkan


33/48

3333

Laras Surat Rasmi

Salinan agenda mesyuarat saya lampirkan bersama-sama ini untuk makluman tuan.

Ayat songsang 1:

Saya lampirkan bersama-sama ini salinan agendamesyuarat untuk makluman tuan.

Ayat songsang 2:

Bersama-sama ini saya lampirkan salinan agendamesyuarat untuk makluman tuan.

Ayat songsang 3:

Bersama-sama ini salinan agenda mesyuarat sayalampirkan untuk makluman tuan.


34/48


35/48

3535

3. Penanda makluman:(menunjukkan adanya pemakluman dibuat)

i. Sukacita dimaklumkan / dinyatakan /diucapkan

ii. Seperti yang tuan sedia maklum iii. Dengan ini dimaklumkan bahawa

iv. Dukacita dimaklumkan bahawa

4. Penanda sebab-musabab:(menunjukkan bahawa sesuatuperistiwa itu menyebabkan peristiwa lain)

i. Atas kerjasama tuan, saya ucapkan ii. Oleh sebab keadaan tidak mengizinkan

iii. Oleh sebab tuan

iv. Berhubung dengan

5. Penanda perintah:

i. Tuan diminta menjelaskan ii. Tuan dinasihatkan supaya (perintah halus)

iii. Tuan dikehendaki melaporkan diri

iv. Tuan diarahkan (perintah kurang halus)


36/48

3636

6. Penanda harapan:

i. Besarlah harapan saya

ii. Sudilah kiranya

iii. Harap maklum iv. Saya harap dapat kiranya tuan

v. Menjadi harapan saya / kami

vi. Adalah diharapkan bahawa

7. Penanda permohonan (permintaan):

i. Kami memohon / meminta

ii. Kami ingin mendapat penjelasan

iii. Tuan diminta

iv. Kami ingin menarik perhatian tuan v. Sukacita sekiranya kami mendapat

vi. Harapan kami agar sudi kiranya tuan


37/48

3737

8. Penanda nasihat:i. Tuan dinasihatkan supaya menjelaskan

ii. Saya ingin menasihatkan tuaniii. Tuan diingatkan

iv. Adalah dinasihatkan bahawa

9. Penanda matlamat / tujuan:

i. Untuk pertimbangan ii. Untuk pengetahuan tuan

iii. Untuk makluman

10. Penanda perwakilan:

i. Kami bagi pihak jabatan ini ii. Bagi pihak kami

iii. Saya / kami bagi pihak


38/48

3838

11. Penanda pendapat:

i. Pada hemat saya, tuan diminta menjelaskan

ii. Pada pendapat kami

iii. Menurut pandangan kami

12. Penanda sikap (positif):

i. Sekiranya tidak keberatan

ii. Sukacita dimaklumkan

iii. bersetuju

iv. terima kasih v. dihargai

vi. menghargai


39/48

3939

13. Penanda sikap (negatif):

i. keberatan

ii. memandang berat

iii. dukacita

iv. dikesalkan

v. tidak bersetuju

14. Penanda antisipasi/ ramalan:i. didahului

ii. atas kerjasama tuan itu saya ucapkan terima kasih.

15. Penanda penamat:

i. Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.

ii. Sekian terima kasih.

iii. Sekian untuk tindakan tuan.


40/48


41/48

4141

(sambungan)

Kebiasaan Sepatutnya

Lanjutan surat pengarah Sebagai lanjutan surat

Atas kerjasama tuan Kerjasama tuan Di atas sebarang kesukaran Sebarang kesukaran

Pihak kami akan berterima Besarlah hati kami

kasih sekiranya sekiranya


42/48

4242

4. KESILAPAN TATABAHASA4. KESILAPAN TATABAHASA

i. Penggunaan kata pemeri adalah pada awal ayat.

(kata pemeri adalah tidak boleh hadir di hadapan frasa/kata

kerja, apatah lagi jika ditulis pada awal ayat)

Cth: i. Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa

Sepatutnya: Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa

Saya ingin memaklumkan bahawa ..

Cth: ii. Perkara di atas adalah dirujuk.

Sepatutnya: Perkara di atas dirujuk.


43/48

4343

ii. Penggunaan Penanda Wacana Sehubungan itu

Cth: Sehubungan dengan itu, tuan-puan dikehendaki hadir(SALAH).

iii. Penggunaan kata sendinama daripada:

(Kata sendinama daripada digunakan untuk merujuk

punca/sumber, pecahan, perbezaan dan perubahan)

Cth: Semoga mendapat perhatian yang wajar dari pihaktuan (SALAH).


44/48


45/48

4545


46/48

4646

DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA


47/48

4747

DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA,Peti Surat 144,

14007 Bukit Mertajam, *Pulau Pinang. *

Encik Abdul Wahab b. Ismail * Ruj. Kami : DBP/3-4?*177/24/37 K2(21)

Sek. Men. Keb. Jitra ** Tarikh : 9 Julai 200106000 Jitra, * 17 Rabiulakhir 1422

Kedah Darul Aman *

Melalui:

Pengetua,S.M.K. Jitra. *

Tuan,

Pelantikan *sebagai *pembimbing *bengekel* *peningkatan *penguasaan *bahasa Melayu. **

*Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa Dewan Bahasa dan Pustaka Malaysia Wilayah Utara dengan kerjasama Pejabat */setiausaha Kerajaan

Negeri Kedah Darul Aman akan mengdakan* bengkel yang tersebut diatas* seperti butiran yang berikut:

Tarikh : 16, 17 dan 18 Julai 2001Masa : 8.30pg* hingga 10.30 mlm.*

Tempat : Hotel Sri MalaysiaJalan Stadium

Alor Setar

2. Sehubungan dengan* itu, Dewan Bahasa dan Pustaka Malaysia Wilayah Utara melantik tuan sebagai pembimbing bengkel berkenaan. Tuandiminta mengendalikan sesi mengenai ejaan, tatabahasa dan kesalahan umum bahasa melayu* pada 16 dan 17 Julai 2001. Bersama ini disertakan

aturcara* untuk makluman tuan.

3. Kesudian tuan menerima pelantikan ini amat dihargai dan didahului dengan ucapan ribuan terima kasih. Mudah-mudahan sumbangan yang tuan

berikan akan memberi impak yang besar dalam usaha kita memartabatkan bahasa Melayu.

Sekian.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA*

CINTAILAH BAHASA KITA*

Yang benar,

(SALMIAH ISMAIL)*


48/48

surat rasmi & minit mesyu

Documents