format surat rasmi

20
FORMAT SURAT RASMI. FORMAT boleh dimaksudkan sebagai susunan bentuk atau gaya surat dipersembahkan (ditulis atau ditaip) sama ada diindenatau tidak diinden dan titik komponen lain ditempakan. Terdapat beberapa bentuk format surat.dua bentuk yang kerap digunakan dalam penulisan SR, terutama jenis perniagaan, berupa format blok penuh dan format separuh blok.Satu lagi gaya ialah format diinden. Format blok penuh mudah digunakan kerana semua maklumat dalam surat ditaip arah kiri.

Post on 30-Jun-2015

496 views

Category:

Documents


6 download

TRANSCRIPT

Page 1: format surat rasmi

FORMAT SURAT RASMI.

FORMAT boleh dimaksudkan sebagai susunan bentuk atau gaya surat

dipersembahkan (ditulis atau ditaip) sama ada diindenatau tidak diinden dan titik

komponen lain ditempakan.

Terdapat beberapa bentuk format surat.dua bentuk yang kerap digunakan dalam

penulisan SR, terutama jenis perniagaan, berupa format blok penuh dan format

separuh blok.Satu lagi gaya ialah format diinden.

Format blok penuh mudah digunakan kerana semua maklumat dalam surat ditaip

arah kiri.

Page 2: format surat rasmi

FORMAT BLOK PENUH

Page 3: format surat rasmi

Format gaya blok penuh ini perlu dipatuhi dalam penulisan SR.Pada gaya blok

tiada permulaan perenggan yang diinden, atau tarikh tidak perlu sejajar dengan

tanda tangan.

Jika surat ditaip pada kertas yang berkepala surat, iaitu memuatkan maklumat

tentang nama syarikat atau pertubuhan, dan alamat penuh, termasuk nombor

telefon/faks/e-mel, perkara tersebut mengurangi keperluan menaip alamat

penulis surat.

Format separuh blok pula agak tidak formal.Mempunyai tarikh, penutup

komplimentari dan tanda tangan di sebelah kanan.Perenggan dalam surat dalam

format ini boleh arah kiri atau diinden.

Page 4: format surat rasmi

FORMAT SEPARUH BLOK

Page 5: format surat rasmi

FORMAT DIINDEN

Page 6: format surat rasmi

Lembaga Peperiksaan Malaysia pada tahun 1987, mengeluarkan format surat

rasmi.

KOMPONEN FORMAT SR LEMBAGA PEPERIKSAAN MALAYSIA

Page 7: format surat rasmi

Petunjuk:

a) alamat pengirim

b) garisan panjang melintang

c) nama dan alamat terima

d) tarikh

e) perkataan menghadap surat

f) kepala surat/ perkara

g) pendahuluan

h) isi

i) penutup

j) pengakuan tanggungjawab

k) tanda tangan

l) nama pengirim (huruf besar)

Walau bagaimanapun, komponen format tersebut perlu ditambah dengan

beberapa komponen baharu, sesuai dengan perkembangan terkini, misalnya

nombor faks, laman web, cogan kata, melalui dan salinan kepada.

Page 8: format surat rasmi

FORMAT SR TERKINI

Page 9: format surat rasmi

PENTUJUK:

1. nama pengirim dan jawatan (jika ada)

2. alamat pengirim

3. nombor telefon/ kawat/ telefaxs/ e-mel

4. garis pemisah

5. nama penerima

6. alat penerima

7. rujukan tuan dan rujukan kami

8. tarikh

9. melalui dan salinan

10. jawatan dan alamat

11. kata sapaan/ rujukan hormat

12. kepala surat/ perkara

13. pendahuluan isi

14. isi

15. penutup

16. cogan kata/ penutup komplimentari

17. pengakuan tanggungjawab

18. tanda tangan pengirim

19. nama dan jawatan pengirim

20. salinan kepada (s.k.:)

Page 10: format surat rasmi

HURAIAN

1. Nama dan alamat pengirim

Komponen ‘nama’ dalam SR ianggap penting bagi menyatakan siapa pengirim

Surat tersebut.Alamat lengkap pula menandakan tempat pengirim berada

sama ada di premis atau di kediamannya.

Contoh: Denial Rahman,

23 Jalan Permai,

Taman Sentosa (kawasan kediaman/ premis)

47000 SG.BULOH

Atau,

PEJABAT PENGHULU MUKIM KLUANG,

44100 KLUANG,

JOHOR.

2. Tarikh

Tarikh ditulis sebelah kanan iaitu sebaris dengan baris terakhir alamat

pengirim.Nama ditulis dalam huruf besar.Paparan semua huruf besar kerana

didapati lebih menonjol.

Contoh: ………………………..( bahagian alamat pengirim)

47000 SUNGAI BULOH 25 JULAI 2008

3. Nombor telefon/ facsimile/ e-mel/ laman web

Komponen nombor, nombor facsimile, e-mel,atau laman web sesuai dengan

keperluan komunokasi.

Page 11: format surat rasmi

Contoh:

Tel: 05-8393719/ Faks: 05-8391910

E-mal:[email protected]/ WWW.PANDAI.COM

4. garisan panjang melintang

Komponen ‘garisan panjang melintang’ ini bertujuan memisahkan nama dan

alamat dan nombor telefon/ faks/ e-mel/ laman web pengirim daripada nama

dan alamat penerimadan komponen lain.

5. nama dan alamat penerima

Nama dan alamat penerima diselang sebaris I bawah garisan panjang

melintang, arah kiri, sejajar dengan alamat pengirim dan biasanya empat

baris.

Contoh: Sabri Ahmad,

12 Jalan Aman,

34130 TAIPING.

6. Melalui

Komponen ini perlu digunakan sekiranya penerima SR ada ‘ketua’ dan

kandungan SR yang bakal diterima perlu diketahui atau disahkan oleh

seseorang yang bertaraf ‘kanan’ di jabatan atau dalam organisasi berkenaan.

Page 12: format surat rasmi

Contoh: Encik Ramli Rustam,

13 Blok M,

Masyur Wang,

45600 TANJUNG KARANG

Melalui:

Haji Aman Saidin,

Ketua Blok B,

Masyur Wang,

45600 TANJUNG KARANG

7. kata sapaan/ rujukan hormat

Ditulis dibawah alat penerima dan biasanya diselang sebaris dari alamat

penerima.

Contoh: Tuan (kata sapaan)

Y.Bhg.Tuan (rujukan hormat)

Yang Berhormat Encik (rujukan hormat)

8. perkara/ tajuk surat

Komponen ini disebut kepala surat atau perkara.

Contoh; Pemohonan Jawatan sebagai Kerani (ditulis tangan)

PERMOHONAN JAWATAN SBAGAI KERANI (DITULIS TANGAN)

Permohonan Jawatan sebagai Kerani (ditaip)

Page 13: format surat rasmi

9. pendahuluan surat

Perenggan pendahuluan bermula dari tepi surat, iaitu selepas selang sebaris

daripada perkataan tajuk surat.

Contoh: Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa…….

2. Berhubung dengan perkara diatas….

10. Isi surat

Komponan ini merupakan isi suratyang terdiri daripada beberapa

perenggan.Perenggan isi bermula dari nombor ‘2’ diikuti nombor ‘3’,’4’ dan

seterusnya.Permulaan perenggan dijarakkan daripada nombor tersebut.Bagi

perenggan yang mempunyai pecahan, gunakan huruf abjad seperti (a), (b)

dan (c) atau nombor roman seperti (i), (ii) dan (iii).

Contoh: …………………………………………………………(pendahuluan surat)

2. Sehubungan dengan perkara tersebut………

3. Sekiranya pihak tuan sudi……….

4. Antara jawatan saya semasa di sekolah:

(i) Pengerusi Kelab Bahasa

(ii) Ketua Rumah Sukan Jentayu

(iii) Setiausaha Kelab Pengguna

Atau,

Antara barangan yang diperlukan:

(a) khemah

(b) tali

(c) pisau

Page 14: format surat rasmi

11. Penutup surat

Dalam LPM (1987), komponen ini disebut ‘penutup’ dan merupakan ayat

terakhir isi surat.Sekali gus memasukkan ungkapan ‘sekian’ dan ‘terima

kasih’.Penutup surat merupakan ungkapan harapan atau rayuan agar tujuan

yang dinyatakan pengirim dalam isi surat diberi pertimbangan dan lantas

dipenuhi oleh penerima.

Contoh: Dengan penjelasan diatas, saya mohon pertimbangan pihak tuan agar..

Perhatian dan kerjasama pihak tuan, amat dihargai.

12. Penutup komplimentari

Merupakan ungkapan khusus sebagai penyataan terhadap penghargaan

atau sanjungan kepada penerima surat yang sedia membaca dan seterusnya

sudi memenuhi tujuan isi surat.Sanjungan atau penghargaan itu berupa

ungkapan ‘terima kasih’, ‘syabas’ atau ‘tahniah’ dan perlu ditempatkan di

bawah perenggan penutup surat.

Contoh: Perhatian dan kerjasama tuan saya hargai. (penutup surat)

Terima kasih. (penutup komplimen)

13. Slogan/ cogan kata

Komponen ini mencatatkan cogan kata berupa ungkapan yang sangat

bererti di pihak si pengirim atau organisasi si pengirim surat.Ungkapan

tersebut ditulis dalam huruf besar kesemuanya, dan berpengikat kata.

Contoh: ;CINTAILAH FLORA DAN FAUNA’

Page 15: format surat rasmi

14. Pengakuan pengirim

Komponen ini merupakan pengakuan pengirim.Tempatnya di sebelah kiri

surat selepas perenggan penutup, iaitu selang sebaris atau lebih daripada

perenggan penutup.

Contoh: Yang Benar,

Saya yang menjalankan tugas

15. Tanda tangan pengirim

Tanda tangan pengirim diletakkan disudut kiri bawah surat, iaitu selepas

pengakuan pengirim.

Contoh: Yang Benar

…………………………….

16. Nama pengirim

Nama pengirim ditulis dalam huruf besar kesemuanya, dan ditempatkan

dalam kurungan.

Contoh: (ALIYA BINTI ALIAS)

17. Jawatan pengirim

Jawatan pengirim ditulis dalam kurungan dan ditempatkaan di bawah nama

pengirim.

Contoh: (JOHN WILSON)

Pengawal Pemandu pelancong

Page 16: format surat rasmi

18. Salianan kepada:

Salinan kepada memang diperlukan untuk rujukan penerima tertentu dan

dapat dijadikan bahan bukti pengiriman sekiranya berbangkit masalah

kemudian.

Contoh: s.k.: Pengetua

Atau

Pengerusi PIBG