format surat rasmi
Post on 30-Jun-2015
496 views
TRANSCRIPT
FORMAT SURAT RASMI.
FORMAT boleh dimaksudkan sebagai susunan bentuk atau gaya surat
dipersembahkan (ditulis atau ditaip) sama ada diindenatau tidak diinden dan titik
komponen lain ditempakan.
Terdapat beberapa bentuk format surat.dua bentuk yang kerap digunakan dalam
penulisan SR, terutama jenis perniagaan, berupa format blok penuh dan format
separuh blok.Satu lagi gaya ialah format diinden.
Format blok penuh mudah digunakan kerana semua maklumat dalam surat ditaip
arah kiri.
FORMAT BLOK PENUH
Format gaya blok penuh ini perlu dipatuhi dalam penulisan SR.Pada gaya blok
tiada permulaan perenggan yang diinden, atau tarikh tidak perlu sejajar dengan
tanda tangan.
Jika surat ditaip pada kertas yang berkepala surat, iaitu memuatkan maklumat
tentang nama syarikat atau pertubuhan, dan alamat penuh, termasuk nombor
telefon/faks/e-mel, perkara tersebut mengurangi keperluan menaip alamat
penulis surat.
Format separuh blok pula agak tidak formal.Mempunyai tarikh, penutup
komplimentari dan tanda tangan di sebelah kanan.Perenggan dalam surat dalam
format ini boleh arah kiri atau diinden.
FORMAT SEPARUH BLOK
FORMAT DIINDEN
Lembaga Peperiksaan Malaysia pada tahun 1987, mengeluarkan format surat
rasmi.
KOMPONEN FORMAT SR LEMBAGA PEPERIKSAAN MALAYSIA
Petunjuk:
a) alamat pengirim
b) garisan panjang melintang
c) nama dan alamat terima
d) tarikh
e) perkataan menghadap surat
f) kepala surat/ perkara
g) pendahuluan
h) isi
i) penutup
j) pengakuan tanggungjawab
k) tanda tangan
l) nama pengirim (huruf besar)
Walau bagaimanapun, komponen format tersebut perlu ditambah dengan
beberapa komponen baharu, sesuai dengan perkembangan terkini, misalnya
nombor faks, laman web, cogan kata, melalui dan salinan kepada.
FORMAT SR TERKINI
PENTUJUK:
1. nama pengirim dan jawatan (jika ada)
2. alamat pengirim
3. nombor telefon/ kawat/ telefaxs/ e-mel
4. garis pemisah
5. nama penerima
6. alat penerima
7. rujukan tuan dan rujukan kami
8. tarikh
9. melalui dan salinan
10. jawatan dan alamat
11. kata sapaan/ rujukan hormat
12. kepala surat/ perkara
13. pendahuluan isi
14. isi
15. penutup
16. cogan kata/ penutup komplimentari
17. pengakuan tanggungjawab
18. tanda tangan pengirim
19. nama dan jawatan pengirim
20. salinan kepada (s.k.:)
HURAIAN
1. Nama dan alamat pengirim
Komponen ‘nama’ dalam SR ianggap penting bagi menyatakan siapa pengirim
Surat tersebut.Alamat lengkap pula menandakan tempat pengirim berada
sama ada di premis atau di kediamannya.
Contoh: Denial Rahman,
23 Jalan Permai,
Taman Sentosa (kawasan kediaman/ premis)
47000 SG.BULOH
Atau,
PEJABAT PENGHULU MUKIM KLUANG,
44100 KLUANG,
JOHOR.
2. Tarikh
Tarikh ditulis sebelah kanan iaitu sebaris dengan baris terakhir alamat
pengirim.Nama ditulis dalam huruf besar.Paparan semua huruf besar kerana
didapati lebih menonjol.
Contoh: ………………………..( bahagian alamat pengirim)
47000 SUNGAI BULOH 25 JULAI 2008
3. Nombor telefon/ facsimile/ e-mel/ laman web
Komponen nombor, nombor facsimile, e-mel,atau laman web sesuai dengan
keperluan komunokasi.
Contoh:
Tel: 05-8393719/ Faks: 05-8391910
E-mal:[email protected]/ WWW.PANDAI.COM
4. garisan panjang melintang
Komponen ‘garisan panjang melintang’ ini bertujuan memisahkan nama dan
alamat dan nombor telefon/ faks/ e-mel/ laman web pengirim daripada nama
dan alamat penerimadan komponen lain.
5. nama dan alamat penerima
Nama dan alamat penerima diselang sebaris I bawah garisan panjang
melintang, arah kiri, sejajar dengan alamat pengirim dan biasanya empat
baris.
Contoh: Sabri Ahmad,
12 Jalan Aman,
34130 TAIPING.
6. Melalui
Komponen ini perlu digunakan sekiranya penerima SR ada ‘ketua’ dan
kandungan SR yang bakal diterima perlu diketahui atau disahkan oleh
seseorang yang bertaraf ‘kanan’ di jabatan atau dalam organisasi berkenaan.
Contoh: Encik Ramli Rustam,
13 Blok M,
Masyur Wang,
45600 TANJUNG KARANG
Melalui:
Haji Aman Saidin,
Ketua Blok B,
Masyur Wang,
45600 TANJUNG KARANG
7. kata sapaan/ rujukan hormat
Ditulis dibawah alat penerima dan biasanya diselang sebaris dari alamat
penerima.
Contoh: Tuan (kata sapaan)
Y.Bhg.Tuan (rujukan hormat)
Yang Berhormat Encik (rujukan hormat)
8. perkara/ tajuk surat
Komponen ini disebut kepala surat atau perkara.
Contoh; Pemohonan Jawatan sebagai Kerani (ditulis tangan)
PERMOHONAN JAWATAN SBAGAI KERANI (DITULIS TANGAN)
Permohonan Jawatan sebagai Kerani (ditaip)
9. pendahuluan surat
Perenggan pendahuluan bermula dari tepi surat, iaitu selepas selang sebaris
daripada perkataan tajuk surat.
Contoh: Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa…….
2. Berhubung dengan perkara diatas….
10. Isi surat
Komponan ini merupakan isi suratyang terdiri daripada beberapa
perenggan.Perenggan isi bermula dari nombor ‘2’ diikuti nombor ‘3’,’4’ dan
seterusnya.Permulaan perenggan dijarakkan daripada nombor tersebut.Bagi
perenggan yang mempunyai pecahan, gunakan huruf abjad seperti (a), (b)
dan (c) atau nombor roman seperti (i), (ii) dan (iii).
Contoh: …………………………………………………………(pendahuluan surat)
2. Sehubungan dengan perkara tersebut………
3. Sekiranya pihak tuan sudi……….
4. Antara jawatan saya semasa di sekolah:
(i) Pengerusi Kelab Bahasa
(ii) Ketua Rumah Sukan Jentayu
(iii) Setiausaha Kelab Pengguna
Atau,
Antara barangan yang diperlukan:
(a) khemah
(b) tali
(c) pisau
11. Penutup surat
Dalam LPM (1987), komponen ini disebut ‘penutup’ dan merupakan ayat
terakhir isi surat.Sekali gus memasukkan ungkapan ‘sekian’ dan ‘terima
kasih’.Penutup surat merupakan ungkapan harapan atau rayuan agar tujuan
yang dinyatakan pengirim dalam isi surat diberi pertimbangan dan lantas
dipenuhi oleh penerima.
Contoh: Dengan penjelasan diatas, saya mohon pertimbangan pihak tuan agar..
Perhatian dan kerjasama pihak tuan, amat dihargai.
12. Penutup komplimentari
Merupakan ungkapan khusus sebagai penyataan terhadap penghargaan
atau sanjungan kepada penerima surat yang sedia membaca dan seterusnya
sudi memenuhi tujuan isi surat.Sanjungan atau penghargaan itu berupa
ungkapan ‘terima kasih’, ‘syabas’ atau ‘tahniah’ dan perlu ditempatkan di
bawah perenggan penutup surat.
Contoh: Perhatian dan kerjasama tuan saya hargai. (penutup surat)
Terima kasih. (penutup komplimen)
13. Slogan/ cogan kata
Komponen ini mencatatkan cogan kata berupa ungkapan yang sangat
bererti di pihak si pengirim atau organisasi si pengirim surat.Ungkapan
tersebut ditulis dalam huruf besar kesemuanya, dan berpengikat kata.
Contoh: ;CINTAILAH FLORA DAN FAUNA’
14. Pengakuan pengirim
Komponen ini merupakan pengakuan pengirim.Tempatnya di sebelah kiri
surat selepas perenggan penutup, iaitu selang sebaris atau lebih daripada
perenggan penutup.
Contoh: Yang Benar,
Saya yang menjalankan tugas
15. Tanda tangan pengirim
Tanda tangan pengirim diletakkan disudut kiri bawah surat, iaitu selepas
pengakuan pengirim.
Contoh: Yang Benar
…………………………….
16. Nama pengirim
Nama pengirim ditulis dalam huruf besar kesemuanya, dan ditempatkan
dalam kurungan.
Contoh: (ALIYA BINTI ALIAS)
17. Jawatan pengirim
Jawatan pengirim ditulis dalam kurungan dan ditempatkaan di bawah nama
pengirim.
Contoh: (JOHN WILSON)
Pengawal Pemandu pelancong
18. Salianan kepada:
Salinan kepada memang diperlukan untuk rujukan penerima tertentu dan
dapat dijadikan bahan bukti pengiriman sekiranya berbangkit masalah
kemudian.
Contoh: s.k.: Pengetua
Atau
Pengerusi PIBG