DISEDIAKAN OLEH:

NAMA: MUHAMAD TARMIZI BIN TALIBJAWATAN: PEN. PEG. PERUBATAN U29TARIKH DISEDIAKAN: 11 NOVEMBER 2013DISEMAK OLEH:

NAMA: DR MOHD ZAKI FADZIL BIN SENEKJAWATAN: PAKAR PERUBATAN KECEMASAN UD54TARIKH DISEMAK: 11 NOVEMBER 2013DILULUSKAN OLEH:

NAMA: DR TAN HEE TINGJAWATAN: DR TAN HEE TINGTARIKH DILULUSKAN: NOVEMBER 2013TARIKH KEMASKINI:

PERTAMA: 11.11.2013KEDUA: 12.11.2013KETIGA: 14.11.2013KANDUNGAN

PERKARA

MUKA SURAT

1. Objektif, Visi & Misi Kementerian2. Carta Organisasi Kementerian3. Objektif, Visi & Misi Bahagian4. Carta Organisasi Bahagian5. Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai 6. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain7. Peraturan-Peraturan Pentadbiran8. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja9. Senarai Semak (Checklist)10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai12. Senarai Borang-Borang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai 13. Norma Kerja14. Senarai Tugas Harian

OBJEKTIF KEMENTERIAN

(NOTA : Seperti di dalam MPK)VISI KEMENTERIAN

(NOTA : Seperti di dalam MPK)MISI KEMENTERIAN

(NOTA : Seperti di dalam MPK)

OBJEKTIF KKM

VISI KKMCARTA ORGANISASI

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

(NOTA : Seperti di dalam MPK)

OBJEKTIF BAHAGIAN/ UNITVISI BAHAGIAN/ UNIT

MISI BAHAGIAN/ UNIT

CARTA ORGANISASI BAHAGIAN / UNITCARTA ORGANISASI (BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN PEGAWAI

(Sediakan Carta Organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan & lorekkan jawatan pegawai/ staf berkenaan)

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

JAWATAN:

BAHAGIAN:

UNIT:

TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGANTUGAS DAN TANGGUNGJAWABKUASA YANG DIBERITUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN

(CONTOH)

JAWATAN:

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1BAHAGIAN:

PENTADBIRAN & KEWANGAN

UNIT:

KEWANGANTUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGANTUGAS DAN TANGGUNGJAWABKUASA YANG DIBERITUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN

1. Timbalan Setiausaha Bahagian (Kewangan)Menandatangani surat penggilan mesyuarat , laporan audit dan surat-surat lain yang berkaitan.2. Ketua Penolong Setiausaha (K) 1Semua perkara berhubung dengan tugas-tugas yang berkaitan.

3. Penolong Setiausaha (K) 1Kelulusan Perakuan ke-2 (baucer bayaran).Perkara-perkara yang berhubung dengan tugas yang berkaitan.

1. Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit2. Mengurus mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

3. Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan4. ..5. ..6. ..7. ..

8. ..9. ..

10. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pegawai atasan dari masa ke semasa.

Tiada

1. Penolong Pegawai Tadbir (K) 2

Mendapatkan maklumat berhubung dengan JPKA

Kelulusan Perakuan -1 (baucer bayaran)2. Ketua Pembantu Tadbir (KPT) 1

Urusan tempahan bilik mesyurat, makan minum dan senarai kehadiran mesyuarat.3. Pembantu Am Pejabat

Membantu membuat salinan surat dan mengedarkan surat.

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

AKTIVITI: ____________________________________________________

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI: ____________________________________________________

1.

2.

3.

4.

AKTIVITI: ________________________________________________

1.

2.

3.

4.

(Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

1.Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) perlu diadakan

empat kali setahun iaitu pada setiap suku tahun (Januari Mac, April Jun, Julai

September, Oktober Disember).

2.Format laporan hendaklah mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 dan surat Kementerian Kewangan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.

3.Mesyuarat JPKA peringkat Kementerian hendaklah dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal atau Pengerusi Ganti yang telah diberi kuasa secara bertulis.

4.Laporan JPKA peringkat Kementerian perlu dikemukakan ke Kementerian Kewangan pada atau sebelum 15 haribulan setiap suku tahun.

5.Pembentangan laporan kewangan hendaklah merangkumi Pengurusan Bajet, Pengurusan Perkaunan dan Pengurusan Perolehan.

6.Maklum balas dan laporan perlu dikemukakan sekurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.

7.Notis mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada ahli-ahli mesyuarat selewatnya 7 hari sebelum mesyuarat bermula.

8.Minit meyuarat hendaklah disediakan selewatnya 3 hari selepas mesyuarat.

9.Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat selewatnya 7 hari selepas mesyuarat

PROSES KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________BIL.PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN /DIRUJUKSEKSYEN UNDANG-UNDANG /PERATURAN

PROSES KERJA

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA)BIL.PROSES KERJAPEGAWAI YANG MELULUSKAN /DIRUJUKSEKSYEN UNDANG-UNDANG /PERATURAN

12

3

4

5

6

7

8

9

10111213

14

15

16

17

18

19

20

Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun.Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / Unit.Dapatkan tandatangan TSUB.Edarkan surat kepada Jabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / Unit yang berkaitan.Sebelum MesyuaratTentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.

Tempah bilik mesyuarat dan makan/minum.

Sedia dan edarkan surat jemputan mesyuarat kepada agensi berkaitan untuk mendapatkan maklum balas mesyuarat dan laporan JPKA mengikut suku tahun yang berkaitan.

Kemukakan maklum balas dan laporan JPKA ke Cawangan Kewangan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.

Terima dan semak maklum balas serta laporan.

Sediakan maklum balas mengikut format yang ditetapkan :- Laporan Perbelanjaan Pembangunan Laporan Perbelajaan Mengurus Laporan Pengurusan Perolehan Laporan Pengurusan Aset Alih/ Asset Hidup Laporan Pengurusan StorKemukakan maklum balas dan laporan untuk semakan KPSU (K) 1.Susun dan serah kepada Pembantu Am untuk dibuat salinan.

Sediakan format kehadiran untuk ahli mesyuarat.

Pastikan Pengerusi Mesyuarat atau Pengerusi Ganti dapat hadir.

Tempah makan/minum.Semasa Mesyuarat

Dapatkan tandatangan kehadiran ahli mesyuarat.

Catatkan minit mesyuarat.

Selepas Mesyuarat

Sediakan draf minit mesyuarat.

Kemukakan kepada KPSU untuk semakan.

Dapatkan pengesahan Pengerusi Mesyuarat.

Ketua Penolong Setiausaha / Penolong Setiausaha

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008Surat Kementerian Kewangan bertarikh 29 Disember 2009.Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991. (Seksyen / Para )

CARTA ALIRAN KERJA

AKTIVITI: __________________________________________________(Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri)

Mula

TamatCARTA ALIRAN KERJA

(CONTOH)

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA)

Mula

Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun

Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit

Dapatkan tandatangan TSUB

Edarkan surat kepada Jabata/Agensi/Bahagian/Cawangan/Unit yang berkaitan

.........................

................................

................................

Tamat

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

AKTIVITI: ________________________________________________BIL.TINDAKANTANDA ( ( )CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

(CONTOH)AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA)BIL.TINDAKANTANDA ( ( )CATATAN

1.Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun.

2.Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit

3.Dapatkan tandatangan TSUB

4.

Edarkan surat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit yang berkaitan:

a)Jabatan Pertanian

b) Jabatan Perikanan

c) Jabatan Veterinar

d) Cawangan Pentadbiran

5.

..

6...

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

AKTIVITI 1:

AKTIVITI 2:

3.

4.

AKTIVITI 3:

(Nota:Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja)

SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

(CONTOH)AKTIVITI 1: MENGURUS JAWAPAN KEPADA PERTANYAAN AUDIT

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 20082. 3. 4.

AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 20082. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.3. ..4. ..

AKTIVITI 3: MENYEDIA DAN MENGEMUKAKAN LAPORAN JPKA KE PERBENDAHARAAN

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 20082. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009.3. .4. .

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

JAWATAN: _______________________________BIL

NAMA JAWATANKUASAJAWATANKEKERAPAN MESYUARAT

1.

2.

3.

4.

5.6.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI

(CONTOH)JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1BIL

NAMA JAWATANKUASAJAWATANKEKERAPAN MESYUARAT

1.

2.

3.

4.

5.6.

Jawatankuasa Pembuka Tender

Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5SJawatankuasa Penyelaras & Pemeriksa Fail Meja/ MPK

Jawatankuasa Pertandingan KIK..

..Ahli

Ahli

Ahli

Ahli4 kali setahun

3 kali setahun

3 kali setahun2 kali setahun

SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN

AKTIVITI 1: ________________________________________________________

Nama Borang

Kod Borang

AKTIVITI 2: ________________________________________________________

Nama Borang

Kod Borang

AKTIVITI 3: _________________________________________________________

Nama Borang

3.

Kod Borang

(Nota: Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan TIADA jika tidak berkenaan)SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN

(CONTOH)AKTIVITI 1: MELULUSKAN PERMOHONAN PENGELUARAN BARANGAN STOR

Nama Borang

1. Borang pengeluaran barang stor

2. 3. 4.

Kod Borang

KEW.PS-11

AKTIVITI 2: (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

Nama Borang

1. ..2. ..3. ..

Kod Borang

AKTIVITI 3: ( Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab)

Nama Borang

1. ..2. ..3. ..

Kod Borang

NORMA KERJA

JAWATAN: ____________________________________________BIL.JENIS KERJA

NORMA KERJA

(MASA/KUANTITI)

1.

2.

3.4.

5.

NORMA KERJA

(CONTOH)JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1BIL.JENIS KERJA

NORMA KERJA(MASA/KUANTITI)

1.2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit

Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan

Menyediakan surat rasmiMenyediakan minit mesyuarat..

..

..

1 bulan / jawapan

1 - 2 minggu / mesyuarat

1 minggu / laporan

1 jam/ surat

4 jam/ minit

..

..

..

SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA

:

JAWATAN:

TARIKH

:

BIL.TUGAS SAYA HARI INICATITAN

1.(kemaskini setiap hari)

2.

3.

(Senarai ini perlu diletakkan di atas meja anda setiap hari)SENARAI TUGAS HARIAN

(CONTOH)NAMA

: SHAKIRAH BT SAAD

JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1

TARIKH

: 2 JUN 2013

BIL.TUGAS SAYA HARI INICATITAN

1.Menyediakan surat jemputan Mesyuarat JKPA Bil. 2/2013

2.

Menyediakan format maklum balas Mesyuarat JKPA Bil. 1/2013

3.

Menyediakan senarai jemputan mesyuarat

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

FAIL MEJA

PENOLONG PEGAWAI PERUBATAN

GRED U29

JABATAN KECEMASAN DAN TRAUMA HOSPITAL LAHAD DATU

___________________________

OBJEKTIF,

VISI DAN MISI

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

CARTA ORGANISASI

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

OBJEKTIF, VISI DAN MISI

(BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI

(BAHAGIAN / UNIT)

CARTA ORGANISASI UNIT DAN

KEDUDUKAN PEGAWAI

SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN

PERATURAN-PERATURAN

PENTADBIRAN

PROSES KERJA

&

CARTA ALIRAN KERJA

SENARAI SEMAK (CHECKLIST)

SENARAI UNDANG-UNDANG

DAN

PERATURAN

SENARAI

JAWATANKUASA YANG

DIANGGOTAI

SENARAI BORANG -

BORANG YANG DIGUNAKAN

NORMA KERJA

SENARAI TUGAS HARIAN