BORANG INVENTORI REKOD

No. Inventori :

1. MAKLUMAT JABATAN

1.1 Nama

1.2 Alamat :

1.3 Bahagian/Cawangan/Unit :

1.4 Pegawai bertanggungjawab:

2. MAKLUMAT REKOD

2.1 Kumpulan rekod :

Urusan Fungsian Urusan Am

2.2 Tajuk siri rekod :

2.3 Deskripsi siri rekod (Jelaskan kandungan dan sifat rekod):

2.4 Lokasi rekod:

2.5 Susunan rekod : Abjad Nombor Kronologi Abjad-nombor Lain-lain (nyatakan).......

2.6 Format rekod: Fail Pandang dengar Mikrografik Elektronik

2.7 Jumlah rekod: Meter panjang: Unit :

2.8 Tambahan tahunan rekod: Meter panjang: Unit :

1

2.9 Kekerapan rujukan :

Harian Mingguan Bulanan

Jarang-jarang Tidak dirujuk langsung

2.10 Keperluan rekod :

Pentadbiran Perundangan Kewangan

Sejarah organisasi Lain-lain (nyatakan): ..................

2.11 Adakah digunakan untuk keperluan undang-undang (sekirannya diketahui): ................

3.0 TINDAKAN PELUPUSAN

3.1. Bila tindakan rekod selesai : Fail tutup Tiada tindakan lanjut

Lain-lain (nyatakan ) ..............

3.2 Tempoh simpanan yang dicadangkan : Kurang dari 5 tahun (nyatakan) ............

6 tahun

Lebih dari 6 tahun (nyatakan)...............

3.3 Tindakan pelupusan yang dicadangkan : Musnah Pindah ke ANM Pindah ke Pusat Rekod Jabatan

4.1 Disediakan oleh : Tarikh : Jawatan :

4.2. Disemak oleh : Tarikh : Jawatan :

2

PANDUAN MENGISI BORANG INVENTORI REKOD

No. Inventori : Kebiasaannya siri rekod yang dihasilkan oleh Jabatan adalah dalam jumlah yang banyak. Setiap borang inventori hanya boleh melaporkan satu siri rekod sahaja. Oleh itu, Jabatan perlu memberi nombor inventori bagi setiap borang inventori yang disediakan.

Maklumat Jabatan: Nyatakan nama dan alamat agensi pewujud rekod dan rekodkan secara khusus Cawangan/Bahagian/Unit dan Pegawai yang bertangggungjawab keatas rekod-rekod tersebut.

Maklumat Rekod: Jelaskan tentang rekod-rekod tersebut dengan menanda / dalam kotak yang disediakan atau memberi jawapan ringkas:

2.1 Nyatakan kumpulan rekod samada urusan fungsian atau urusan am. Rekod-rekod urusan fungsian adalah merujuk kepada rekod-rekod operasi yang mengandungi maklumat tentang tugas-tugas dan tanggungjawab hakiki sesebuah agensi berkenaan. Manakala urusan am merangkumi perkara yang berhubung dengan aktiviti sokongan sesebuah agensi seperti kewangan, pentadbiran, peralatan, harta modal dan personal.

2.2 Tajuk siri rekod. Ianya merujuk kepada perkara suatu kumpulan rekod yang mana ringkas dan mencerminkan keseluruhan maklumat berkaitan dengan aktiviti kumpulan rekod tersebut. Contoh, tajuk siri pentadbiran am, kebajikan dan penyenggaraan kenderaan. Tajuk-tajuk siri rekod ini boleh di ambil dari daftar fail yang telah disediakan terlebih dahulu sebelum aktiviti membuka fail dilaksanakan.

2.3 Deskripsi rekod adalah berkaitan dengan penjelasan ringkas tentang isi kandungan dan sifat rekod tersebut. Contoh, siri penyenggaraan kenderaan – fail mengandungi pelbagai salinan surat berhubung dengan kerja-kerja penyenggaraan kenderaan Jabatan, borang-borang permohonan untuk menyenggara kenderaan daripada Bahagian dan Unit-unit di Jabatan, laporan bulanan penyenggaraan kenderaan, kuiri penyenggaraan, surat akuan terima kenderaan, dan perincian penyenggaraan. Rekod-rekod adalah terbuka.

2.4 Lokasi rekod. Nyatakan tempat dimana rekod-rekod tersebut disimpan dan maklumat merangkumi samada tentang bangunan, bilik, kabinet, rak dan kotak.

2.5 Susunan rekod. Nyatakan cara susunan rekod dalam tempat simpanannya iaitu samada mengikut abjad, nombor, tahun (kronologi), abjad-nombor atau lain-lain cara yang diamalkan oleh Jabatan berkenaan.

2.6 Nyatakan bentuk rekod samada dalam bentuk fail, pandang dengar, mikrografik , terbitan, buku daftar, borang atau rekod elektronik.

2.7 Bagi rekod dalam bentuk fail jumlahnya adalah dalam bentuk meter panjang. Ukuran boleh diperolehi dengan cara mengukur kumpulan siri fail berkenaan yang disusun samada secara menegak atau melintang. Rekod-rekod dalam bentuk lain seperti buku, pita, gambar dan cakera liut jumlahnya dikira dalam bilangan unit.

3

2.8 Nyatakan berapa banyak tambahan rekod dalam setahun; bagi rekod dalam bentuk fail ukurannya adalah dalam meter panjang dan cara mengukur adalah sama di 2.7 Manakala rekod dalam lain-lain bentuk seperti buku, cakera padat, cakera liut, pita ukurannya dalam bentuk bilangan unit.

2.9 Jabatan juga perlu menyatakan kekerapan rujukan keatas siri rekod tersebut bagi menentukan siri rekod itu aktif, separuh aktif atau tidak aktif.

2.10 Keperluan siri rekod itu juga perlu dinyatakan samada untuk rujukan pentadbiran, perundangan, kewangan, maklumat sejarah organisasi atau lain-lain. Ianya akan dapat memberi panduan dalam menentukan tindakan pelupusan kelak.

2.11 Jelaskan samada nilai siri rekod tersebut ada membawa implikasi perundangan atau tidak. Ini boleh menentukan siri rekod berkenaan samada kumpulan rekod penting atau tidak.

Tindakan Pelupusan: Jelaskan tindakan pelupusan keatas siri rekod tersebut dengan memberi cadangan-cadangan kepada perkara – perkara berikut:

3.1 Bila tindakan keatas siri rekod tersebut selesai.

3.2 Tempoh siri rekod tersebut disimpan di Jabatan selepas tindakan keatasnya selesai.

3.3 Cadangan pelupusan keatas siri rekod tersebut dengan mengambil kira nilai kandungan rekod seperti di 2.10

Maklumat Pegawai yang Menyedia dan Menyemak Inventori: Nyatakan nama dan jawatan Pegawai yang menyedia dan menyemak inventori tersebut beserta tarikh .

4