dimensikoop - mkm.edu.my · pdf filemerakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen,...

Click here to load reader

Post on 05-Feb-2018

243 views

Category:

Documents

4 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • DIMENSIKOOP Maktab Koperasi Malaysia

    52

    Oleh | Noranita Mohd NorPusat Keusahawanan Koperasi dan Peruncitan, MKM

    DEfINISI REKOD DAN SISTEM fAIL

    Rekod didefinisikan sebagai dokumen di dalam apa jua bentuk atau media yang diwujudkan, diterima, dipelihara atau digunakan oleh sesebuah organisasi dalam menjalankan tugas atau aktivitinya. Rekod juga merupakan bahan bukti bagi setiap aktiviti yang dilaksanakan oleh koperasi. Akta Arkib Negara Malaysia 2003(Akta 629) menyatakan rekod adalah bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.

    Manakala sistem fail meliputi segala aktiviti berkaitan dengan pengurusan fail aktif (fail semasa) seperti mengklasifikasikan fail, menyusun fail, menyimpan fail, pergerakan fail, mengindeks fail dan mengesan fail. Memfailkan adalah satu proses di mana dokumen-dokumen dimasukkan dalam sebuah folder.

    TEKNIK-TEKNIK PENGURUSAN REKOD DAN SISTEM fAIL

    A. Pengurusan Rekod

    Di dalam pengurusan rekod sesebuah koperasi terdapat empat proses yang akan dilalui. Proses tersebut adalah seperti berikut:

    1. Pengwujudan Rekod

    Pengwujudan rekod bermaksud kelahiran rekod. Koperasi mempunyai pelbagai jenis dokumen yang perlu diwujudkan dalam menjalankan aktiviti seharian. Dokumen ini merupakan rekod koperasi tidak kira ia di dalam bentuk konvensional yakni manual atau pun elektronik. Setiap dokumen yang diwujudkan mestilah mempunyai kegunaannya. Salinan kesemua rekod perlu dibuat mengikut keperluan koperasi sebagai bukti sekiranya berlakunya kehilangan rekod.

    Salinan rekod yang berlebihan boleh me-nyebabkan penggunaan ruang yang banyak dan mewujudkan fail-fail yang tebal. Oleh itu, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah

    PENGENALAN

    Rekod dan fail koperasi merupakan dokumen yang amat penting dalam pengurusan sesebuah koperasi. Kehilangan se-suatu rekod boleh menyebabkan pincangnya operasi sesebuah koperasi itu. Oleh itu, sesebuah koperasi sudah semestinya mem-bangunkan satu pendekatan yang berkesan dalam menguruskan rekod dan fail pada masa kini. Hal ini sedikit sebanyak menggambarkan sikap proaktif dan profesional koperasi dalam tadbir urus serta dapat melicinkan perjalanan operasi koperasi. Artikel ini cuba mengupas dan menerangkan teknikteknik yang boleh digunakan oleh koperasi untuk memastikan sistem pengurusan rekod dan fail koperasi sentiasa berada dalam keadaan yang teratur dan sistematik.

    DIMENSIKOOP Maktab Koperasi Malaysia

    52

    Teknik Pengurusan Rekod dan Sistem Fail Koperasi yang Efektif

    dimensi.jan.2012.indd 52 5/11/12 9:45 AM

  • Alat Dehumidifier

    Silica Gel

    memastikan perkara ini tidak terjadi. Jika salinan rekod diwujudkan secara berlebihan dengan cara tidak sengaja, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah memusnah kannya dengan cara yang selamat. Peranan Ahli Lembaga Koperasi serta pegawai-pegawai kanan koperasi adalah penting dalam kawalan pewujudan rekodnya.

    2. Penggunaan Rekod

    Rekod yang telah diwujudkan oleh koperasi mempunyai pelbagai kegunaan. Rekod juga merupakan nadi utama sesebuah koperasi dan tanpa rekod, koperasi itu tidak boleh berfungsi dengan lancar. Rekod juga digunakan sebagai bahan bukti, bahan rujukan, alat kawalan dan perundangan, komunikasi dan perhubungan, rujukan keputusan, penilaian, perancangan dan pelaksanaan, me lindungi hak, peringatan, kesinambungan kerja dan menunjukkan ke-cekapan serta produktiviti.

    3. Pemeliharaan Rekod Pemeliharaan rekod merupakan penjagaan fail

    dengan baik bagi memastikan rekod-rekod tidak mengalami sebarang kerosakan. Antara faktor yang menyumbang kepada kerosakan rekod adalah seperti berikut:-

    a) Suhu Suhu yang tinggi akan menyebabkan kertas

    bertukar warna kekuningan dan akan mula mereput. Keperluan suhu adalah berbeza mengikut bentuk rekod atau media storan. Keperluan suhu bagi rekod adalah seperti jadual di bawah:

    Bentuk Rekod/Media storan

    Suhu (darjah Celsius)

    Kertas 18-22

    Gambar (hitam putih) 18-20

    Gambar (berwarna)

  • ii. Fail perlu diletakkan di dalam kabinet yang mempunyai ketinggian kakinya sebanyak 6 inci (15sm).

    iii. Fail tidak boleh diletakkan berdekatan dengan saluran paip.

    iv. Tempat seperti kantin, bilik air dan tangki air perlulah dijauhi.

    v. Jarak 45sm ruang dari siling bagi mem

    bolehkan penyembur air memadam kan api sekiranya berlaku kebakaran.

    e) Api

    Api boleh mengakibatkan kebakaran dan turut menyebabkan rekod-rekod musnah dengan cepat. Bilik fail koperasi hendaklah di tempatkan di kawasan yang jauh daripada punca-punca api seperti kantin, dapur, stor peralatan dan sebagainya. Rak-rak dan kabinet kayu hendaklah dielakkan sebagai tempat penyimpanan rekod. Peralatan seperti ini adalah mudah terbakar dan boleh menarik serangga seperti anai-anai.

    Peralatan-peralatan seperti di bawah hendak lah dipasang di koperasi bagi mengesan dan memadam kebakaran dengan segera:

    i. Penyembur Air (water sprinklers)

    ii. Alat pemadam api (fire extinguishers)

    iii. Alat pengesan asap (smoke detectors)

    iv. Alat pengesan haba (heat detectors)

    v. Salur bantu mula (hose reel)

    vi. Loceng amaran (fire alarm)

    vii. Telefon kecemasan (emergency telephone)

    viii. Pintu rintangan api (fire resistence door)

    Semua Ahli Lembaga Koperasi serta kaki-tangan koperasi hendaklah menjalani latihan memadam api dan mengadakan latihan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun.

    4. Pelupusan Rekod

    Pelupusan rekod adalah peringkat akhir dalam kitaran hayat rekod. Pegawai yang ber-tanggungjawab perlulah mengkaji sama ada rekod tersebut perlu di simpan atau dimusnahkan. Fail yang masih digunakan atau aktif perlulah di Alat Photometer

    mengelakkan kesan negatif dari pancaran UV. Jika bilik penyimpanan rekod tidak digunakan, suis lampu hendaklah sentiasa ditutup. Kotak, kulit fail, sampul dan lain-lain bekas merupakan kawasan pe nyimpanan fail yang selamat daripada pancaran UV. Kawasan penyimpanan rekod dan fail sebaik-baiknya perlu dicat dengan warna putih yang mengandungi titanium dioksida dimana ia dapat menyerap pancaran UV. Jumlah unit cahaya boleh diukur dengan alat photometer dan sekiranya bacaannya melebihi 50 lux ia adalah merbahaya bagi rekod.

    d) Air

    Kerosakan rekod yang disebabkan oleh air adalah seperti banjir, kebocoran atap atau bumbung, kebocoran paip air dan sebagainya. Fail-fail yang telah basah hendaklah dikeringkan dengan kadar segera bagi mengelakkan pertumbuhan kulat. Fail sama sekali tidak boleh dikeringkan di bawah jemuran sinaran matahari. Sinaran matahari mengandungi pancaran UV yang boleh merosakkan rekod dan kertas akan menjadi kekuningan.

    Fail yang telah basah perlu dikeringkan dengan menggunakan kertas serap air (blotting paper) di dalam bangunan dan di bawah putaran kipas yang perlahan (kipas-kan atau anginkan di dalam bangunan).

    Langkahlangkah di bawah hendaklah di patuhi bagi mengelakkan sebarang ke-rosakan pada rekod akibat air.

    i. Fail tidak boleh di simpan di tingkat bawah (basements).

    DIMENSIKOOP Maktab Koperasi Malaysia

    54

    dimensi.jan.2012.indd 54 5/11/12 9:45 AM

  • Alat Pemadam Api Alat Pengesan Asap

    simpan di dalam bilik fail. Koperasi hendaklah membuat senarai pemindahan rekod dan fail yang tidak aktif sebelum ditutup. Seterusnya fail yang tidak aktif selepas lima tahun fail ditutup bolehlah dilupuskan dengan cara berikut:-

    i. Kitar semula

    ii. Bakar

    iii. Rincih

    iv. Tanam

    Sebelum rekod dilupuskan atau dimusnahkan koperasi perlu menyediakan senarai serta jenis rekod dan fail yang hendak dimusnahkan sebagai bukti bahawa rekod tersebut telah dimusnahkan kelak.

    B. Sistem fail

    Aktiviti-aktiviti utama dalam sistem fail koperasi adalah seperti berikut:-

    1. Klasifikasi fail

    Klasifikasi fail adalah aktiviti terpenting dalam sistem fail. Ia dapat diertikan sebagai penyusunan maklumat ke dalam kumpulan-kumpulan fail yang mengandungi perkara yang sama atau seakan-akan sama, serta tiap-tiap kumpulan ini mempunyai identitinya tersendiri. Identiti yang diberikan kepada sesuatu fail atau sesuatu kumpulan fail adalah dalam bentuk abjad, nombor, warna, simbol dan sebagainya.

    Fail-fail yang diwujudkan oleh koperasi dapat dikelaskan mengikut beberapa kaedah seperti perkara, taraf keselamatan dan kod. Kebiasaannya taraf keselamatan fail yang berada di koperasi adalah terdiri daripada fail

    Nama RingkasOrganisasi:KoperasiMakmurMalaysia

    KodBahagian/

    Unit:Pentadbiran

    TarafKeselamatan

    Perkara:Fail

    K/tgn

    SubPerkara:

    FailEn. Ali

    TarafKeselamatan

    Perkara:Fail

    K/tgn

    SubPerkara:

    FailEn. Ali

    Contoh Nombor Fail 1:

    Nama RingkasOrganisasi:KoperasiMakmurMalaysia

    SubPerkara

    FailSyktMajuJaya

    KodBahagian/

    Unit:Kewangan

    Perkara:Fail

    Invois

    Nama RingkasOrganisasi:KoperasiMakmurMalaysia

    KodBahagian/

    Unit:Pentadbiran

    TarafKeselamatan

    Perkara:Fail

    K/tgn

    SubPerkara:

    FailEn. Ali

    TarafKeselamatan

    Perkara:Fail

    K/tgn

    SubPerkara:

    FailEn. Ali

    Contoh Nombor Fail 1:

    Nama RingkasOrganisasi:KoperasiMakmurMalaysia

    SubPerkara

    FailSyktMajuJaya

    KodBahagian/

    Unit:Kewangan

    Perkara:Fail

    Invois

    sulit, terhad dan terbuka. Sebagai contoh adalah seperti di ba