buku panduan eksa(5s) ipgkpm 2015

2013

DISEDIAKAN: JAWATANKUASA

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) INSTITUT PENDIDIKAN GURU

KAMPUS PEREMPUAN MELAYU, MELAKA

IPG KAMPUS PEREMPUAN MELAYU,

MELAKA

BUKU PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM (EKSA/5S)

ISI KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT

Prakata Pengarah 3

Pengenalan 4

Rasional 4

Objektif Pelaksanaan Amalan EKSA/5S 5

Polisi Amalan EKSA/5S 5

Logo EKSA/5S 5

Slogan EKSA/5S 5

Faedah Pelaksanaan Amalan EKSA/5S 6

Konsep EKSA/5S 7

Langkah Pelaksanaan Amalan EKSA/5S 9

Jawatankuasa Induk Amalan EKSA/5S 16

Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA/5S 17

Senarai Tugas Jawatankuasa 18

Standard Amalan EKSA/5S 20

Standard Kawalan Meja Kerja 21

Standard Kabinet 22

Standard Kawalan Fail 22

Standard Point dan Rubber Stamp 23

Standard Alat Bergerak / Guna Sama 24

Standard Kawalan Ruang Pejabat 24

Standard Kawalan Stor 25

Standard Bilik Mesyuarat dan Pantry 25

Penutup 26

Rujukan 27

Jawatankuasa EKSA |IPG KPM 2

PRAKATA PENGARAH INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS PEREMPUAN MELAYU, MELAKA

Salam Sejahtera / Salam 1Malaysia, Pada kesempatan ini saya ingin merakamkan ucapan terima kasih dan tahniah di atas

usaha dan inisiatif Jawatankuasa Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) atau sebelum

ini dikenali sebagai Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal) membina

buku panduan sebagai rujukan untuk warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.

EKSA merupakan suatu usaha untuk memantapkan pengurusan pejabat, mewujudkan

persekitaran yang ceria dan sihat serta dapat mengurangkan pembaziran melalui

kaedah penyenggaraan pejabat yang lebih baik.

EKSA berupaya membantu memperkukuhkan Sistem Kualiti Jabatan berasaskan

Standard MS ISO 9000 khususnya bagi memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber

berkaitan Persekitaran Kerja untuk mempamerkan imej korporat jabatan secara

keseluruhannya.

Saya amat berharap komitmen dan penglibatan daripada semua warga IPG Kampus

Perempuan Melayu untuk menjayakan pelaksanaan amalan EKSA demi meningkatkan

kualiti serta produktiviti jabatan dan unit masing-masing.

SITI NORKIAH BINTI IDRIS Pengarah Insititut Pendidikan Guru Kampus Perempuan Melayu, Melaka


AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA/5S)

IPG KAMPUS PEREMPUAN MELAYU, MELAKA

1. PENGENALAN

Seiring dengan langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam bagi

meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan, terdapat usaha-usaha

untuk memantapkan pengurusan pejabat melalui pengenalan amalan

EKSA/5S. Amalan EKSA/5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori

oleh pihak industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang

selesa, kemas dan selamat.

Amalan EKSA/5S merujuk kepada pengurusan persekitaran tempat kerja yang

lebih seragam dan sistematik. Amalan EKSA/5S dapat membantu warga

Jabatan/Agensi bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang kondusif dan

selesa. Amalan EKSA/5S ini merupakan satu kaedah bagi melaksanakan aktiviti

ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun. Jika

amalan EKSA/5S dilaksanakan ianya akan meningkatkan tahap pengurusan

dan penyelenggaraan pejabat ke arah yang lebih baik di samping dapat

mengurangkan pembaziran. Komitmen dan penglibatan warga

Jabatan/Agensi dalam pelaksanaan amalan EKSA/5S merupakan asas kepada

peningkatan kualiti dan produktiviti Jabatan/Agensi. Amalan EKSA/5S akan

membentuk disiplin diri yang baik, semangat kerja berpasukan di samping

mewujudkan rasa selesa terhadap persekitaran tempat kerja.

2. RASIONAL Amalan EKSA/5S bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti

secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan amalan EKSA/5S yang berkesan

dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan

proses kerja. Selain memberi keutamaan kepada aspek kebersihan,

kekemasan dan keselamatan di tempat kerja, amalan EKSA/5S berupaya

memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti Jabatan/Agensi berasaskan

Standard MS ISO 9000, khususnya dalam memenuhi keperluan klausa

Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan amalan EKSA/5S

yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej

korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.


3. OBJEKTIF PELAKSANAAN AMALAN EKSA/5S

a. Mewujudkan tempat kerja yang bersih, kemas dan sistematik untuk

keselesaan warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.

b. Meningkatkan kerjasama antara warga IPG Kampus Perempuan

Melayu, Melaka dalam melaksanakan tugasan harian.

c. Mewujudkan disiplin yang tinggi dan berhemah dalam kalangan

warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.

d. Memastikan keselamatan di tempat kerja untuk setiap warga IPG

Kampus Perempuan Melayu, Melaka.

e. Meningkatkan mutu perkhidmatan kerja melalui penerapan budaya

kaizen

4. POLISI AMALAN EKSA/5S

Memastikan amalan EKSA/5S dilaksanakan secara berterusan melalui budaya

kerja berpasukan dan berdisiplin dengan mengutamakan kebersihan,

kekemasan, keselesaan dan keselamatan di tempat kerja.

5. LOGO EKSA/5S (CONTOH)

6. SLOGAN EKSA/5S

Amalan EKSA/5S Pemangkin Perkhidmatan Berkualiti


7. FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA/5S

Antara faedah pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti amalan EKSA/5S adalah seperti berikut:

a. Peningkatan Produktiviti

Pelaksanaan a m a l a n EKSA/5S membantu meningkatkan produktiviti di

mana dokumen/ bahan dapat dikesan dengan mudah dan cepat. Apabila

masa untuk mengesan dokumen/ bahan dapat dikurangkan, bilangan

dokumen/ bahan yang diproses dapat dipertingkatkan. Hasilnya lebih

banyak tugasan dan urusan dapat dilakukan dalam masa yang sama.

b. Peningkatan Tahap Pengurusan Penyelenggaraan

Dalam pelaksanaan amalan EKSA/5S, semua peralatan/ mesin perlu

diselenggara dengan baik, diletakkan di tempat yang ditetapkan dan

sentiasa memastikan ia bersih daripada habuk dan kekotoran. Justeru itu,

kos penyelenggaraan dan kerosakan dapat dikurangkan. Peralatan/ mesin

yang diselenggara dan disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap

keselamatan pekerja.

c. Peningkatan Perkhidmatan Kepada Pelanggan

Pelaksanaan amalan EKSA/5S memastikan urusan di tempat kerja dapat

dilaksanakan dengan lebih terurus, mudah, pantas dan selamat. Pelanggan

akan merasa puas hati apabila diberi layanan yang mesra, cepat dan

dapat serta menyelesaikan urusan dengan lancar. Perkhidmatan yang

disampaikan kepada pelanggan luar khasnya melalui kaunter juga akan

disampaikan dengan lebih cekap dan berkesan. Setiap pelanggan yang

datang berurusan akan merasa gembira dengan perkhidmatan yang

diterima.


d. Suasana Tempat Kerja

Pelaksanaan amalan EKSA/5S akan dapat mewujudkan suasana persekitaran

tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan selamat. Amalan EKSA/5S

mengharuskan organisasi menyusun dokumen dan peralatan dengan

kemas dan tersusun. Selain itu, ruang tempat kerja dapat digunakan secara

optimum dan memperlihatkan imej korporat. Ini dapat meningkatkan imej

organisasi di mata pelanggan.

e. Penjimatan Kos

Pelaksanaan amalan EKSA/5S menitikberatkan kaedah penyusunan

barangan mengikut kriteria tertentu. Bagi barangan yang mempunyai

tarikh luput, ia disusun mengikut kaedah “Masuk Dahulu, Keluar Dahulu”.

Kaedah ini akan memudahkan pekerja mengenalpasti dan menggunakan

barang yang mempunyai tarikh luput yang lebih awal bagi mengelakkan

pembaziran akibat pelupusan barangan yang tamat tempoh.

f. Peningkatan Kreativiti dan Inovasi

Aktiviti menyusun barangan/ bahan yang digunakan di pejabat akan

menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam kalangan pekerja. Cara

menyusun secara kemas, teratur dan mudah diambil dengan cepat apabila

diperlukan akan menggalakkan pekerja berfikir secara kreatif bagi

menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara inovatif.

g. Peningkatan Tahap Keselamatan

Pelaksanaan amalan EKSA/5S akan meningkatkan tahap keselamatan

persekitaran pejabat dan keselamatan dokumen/bahan. Penyusunan

dokumen/bahan ditempatnya dengan teratur dan berlabel dapat

mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.


h. Peningkatan Semangat Kerja Sepasukan

Pelaksanaan amalan EKSA/5S akan mewujudkan semangat bekerjasama

sepasukan dalam kalangan pekerja. Pelaksanaan ini hanya akan berjaya

dengan penglibatan semua warga organisasi dalam melaksanakan setiap

aktiviti secara berterusan. Ia akan mewujudkan satu budaya kerja sepasukan

yang mantap dalam organisasi

8. KONSEP EKSA/5S

Amalan EKSA/5S merujuk kepada singkatan perkataan “EKOSISTEM

KONDUSIF SEKTOR AWAM” yang mengandungi pengamalan Sisih, Susun,

Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal. Melalui amalan ini, tempat kerja

menjadi lebih teratur, tersusun dan selesa sepanjang masa. Ini akan

menjadikan pekerja lebih produktif dan cekap dalam menyumbang

kepada kecemerlangan organisasi.


Aktiviti bagi kitaran amalan EKSA/5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan

Sentiasa Amal seperti dalam Rajah 1

Rajah 1 : Carta Kitaran EKSA/5S

a. SISIH /SEIRI

Mengasingkan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja dan

membuangkannya.

i. Sisih ialah tindakan mengasingkan barang/dokumen yang perlu

daripada sekumpulan barang/dokumen yang tidak diperlukan di

tempat kerja.

ii. Di bawah amalan sisih, barang/dokumen perlu diasingkan kepada

dua kategori seperti berikut :

• barang / dokumen yang tidak diperlukan; dan

• barang /dokumen yang diperlukan.


iii. Barang / dokumen yang diasingkan mengikut dua kategori di atas

boleh dikenal pasti dengan pelbagai cara seperti label, kad

pengasingan atau cara lain yang sesuai. Contoh kad pengasingan

seperti Rajah 2.

Rajah 2 : Contoh Warna Kad Pelupusan

iv. Barang/dokumen yang telah dikenalpasti perlu diuruskan dengan baik

seperti menyediakan ruang untuk tujuan pelupusan / penyimpanan

seterusnya. Barang/dokumen yang tidak diperlukan hendaklah

diuruskan mengikut peraturan sedia ada seperti Rajah 3.

Rajah 3 : Aktiviti SISIH


b. SUSUN/ SEITON

Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah

dibangunkan.

i. Susun ialah tindakan menyusun dan melabelkan barang/

dokumen yang diperlukan (kecuali barang/ dokumen terperingkat).

Dengan amalan susun, barang/ dokumen akan nampak kemas

dan teratur, proses pencarian akan dipermudahkan dan

penggunaan ruang tempat kerja akan dapat dioptimumkan.

ii. Dibawah amalan susun, barang/ dokumen yang sama

dikelompokkan mengikut jenis atau kategori dan mengikut keperluan

seperti berikut :

• Barang/ dokumen yang sering digunakan hendaklah

disimpan dekat dengan ruang kerja dan cepat dicapai.

Sebagai contoh, buku panduan telefon dan kertas catatan

diletakkan berhampiran dengan telefon;

• Dari segi pengurusan ruang meja, alat tulis dan barang

peribadi perlu disusun dengan kemas;

• Bagi meja yang mempunyai tiga laci, laci pertama

dikhaskan untuk alat tulis dan laci kedua untuk dokumen rasmi

manakala laci ketiga untuk barang peribadi;

• Barang/ dokumen yang jarang digunakan seperti fail yang

kurang aktif dan stok simpanan peralatan perlu disimpan di

tempat yang dikhaskan dan boleh dicapai dengan cepat

apabila diperlukan; dan

• Barang/ dokumen yang tidak digunakan semasa urusan

harian tetapi perlu dirujuk harus disimpan di tempat yang

dikhususkan. Sebagai contoh fail yang telah ditutup, salinan

perjanjian, salinan kontrak dan sebagainya.


Penyusunan barang/ dokumen boleh dilaksanakan seperti pada Rajah 4.

Rajah 4 : Aktiviti SUSUN

Petua untuk amalan susun ialah seperti dalam Rajah 5.

Rajah 5 : Petua / Tips / Amalan Baik untuk SUSUN


c. SAPU / SEISO

Mencuci tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di

lantai, mesin dan peralatan.

i. Sapu ialah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau

peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan

fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan pelanggan serta

pekerja.

ii. Amalan sapu melibatkan aktiviti-aktiviti seperti berikut :

• Kenal pasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan

termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti belakang

almari ataupun di atas rak yang tinggi;

• Kenal pasti pihak atau individu yanag bertanggungjawab

untuk membersihkan ruang dan peralatan tersebut;

• Laksanakan aktiviti bersih secara berkala; dan

• Sediakan senarai semak untuk sapu dan letakkan di tempat

yang sesuai

iii. Tindakan Sapu boleh dilaksanakan seperti di Rajah 6.

Rajah 6 : Aktiviti SAPU


d. SERAGAM / SEIKETSU

Memelihara taraf penjagaan kebersihan dan penyusunan tempat kerja yang

tinggi pada setiap masa.

i. Seragam ialah aktiviti penting di samping aktiviti Sisih, Susun dan Sapu.

Amalan Seragam melibatkan aktiviti seperti menyusun barang/

dokumen, memberi nombor rujukan dokumen, memfail, melabel dan

sebagainya. Ini akan memudahkan proses mengesan barang/

dokumen apabila diperlukan.

ii. Keseragaman dalam persekitaran tempat kerja mambantu

melancarkan pelaksanaan tugas dengan cekap dan berkesan. Salah

satu kaedah amalan seragam ialah penggunaan skema warna untuk

memudahkan carian barang/ dokumen di samping menceriakan

ruangan tempat kerja.

iii. Tindakan seragam melibatkan aktiviti-aktiviti seperti dalam Rajah 7.

Rajah 7 : Tindakan SERAGAM


e. SENTIASA AMAL / SHITSUKE

Melatih para pekerja mematuhi peraturan-peraturan penjagaan kebersihan

yang baik dengan sendirinya.

i. Amalan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal hanya akan

berkesan sekiranya semua tindakan yang ditetapkan diamalkan

secara berterusan. Dengan itu, setiap warga organisasi perlu

mematuhi peraturan, standard dan nilai kerja yang telah ditetapkan

bagi semua tindakan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

Ini memerlukan disiplin dan penghayatan oleh semua warga

organisasi dalam membudayakan amalan-amalan tersebut dalam

tugas harian.

ii. Organisasi hendaklah menggunakan kemudahan dan sumber sedia

ada yang tidak memerlukan kos yang tinggi. Tingkatkan kreativiti

masing-masing bagi memastikan kejayaan pelaksanaan Amalan

EKSA/5S berjaya.

9. LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN EKSA/5S

Pelaksanaan amalan EKSA/5S di organisasi melibatkan perancangan yang

rapi, pemantauan, penambahbaikan dan sentiasa amal yang berterusan.

Kejayaan amalan ini bergantung kepada penglibatan pihak Pengurusan

Atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga

organisasi.

Pelaksanaan Amalan EKSA/5S perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut :

i. Peringkat Pertama

Peringkat ini memerlukan organisasi melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut :

• Menubuh Jawatankuasa Pelaksana EKSA/5S

• Menyediakan Pelan Tindakan Amalan EKSA/5S

• Menyenarai peranan dan fungsi jawatankuasa

• Mendapatkan sepenuhnya Komitmen Pengurusan terhadap

pelaksanaan EKSA/5S.

• Menyediakan latihan untuk fasilitator dan warga organisasi.

• Mengadakan lawatan ke agensi yang telah mendapatkan

pensijilan untuk tujuan pendedahan (sekiranya perlu).


ii. Peringkat Kedua


• Mempromosikan Amalan EKSA/5S melalui poster, banting dan sebagainya.

• Menghebahkan carta pelaksanaan Amalan EKSA/5S, peta

kawasan dan senarai tugas serta tanggungjawab.

• Menerangkan objektif amalan EKSA/5S kepada pegawai dan kakitangan.

• Merasmikan amalan EKSA/5S dan melantik jawatankuasa.

iii. Peringkat Ketiga


• Mewujudkan kumpulan amalan EKSA/5S mengikut zon masing-masing.

• Melaksanakan gotong-royong.

• Mengenalpasti barang/ dokumen yang tidak sesuai untuk

digunakan lagi.

• Menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan.

• Memastikan barang/ dokumen yang telah disisih, sapu

kemudiannya disusun dengan kemas dan teratur.

• Melabelkan barang/ dokumen mengikut nombor atau warna

yang bersesuaian.

• Menetapkan susunan barang/ dokumen yang bersesuaian

mengikut cara yang menampakkan kekemasan dan

keseragaman.

iv. Peringkat Keempat


• Menubuhkan pasukan audit dalaman.

• Menyediakan pelan tindakan audit dalaman.

• Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman.

• Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan.


v. Peringkat Kelima

• Memberi pengiktirafan Amalan EKSA/5S secara berkala kepada zon terbaik.

• Mengekalkan pensijilan daripada MPC


10. JAWATANKUASA INDUK DAN PELAKSANA AMALAN EKSA/5S

CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA INDUK AMALAN EKSA/5S

.

PENASIHAT (PENGARAH

PENGERUSI(Yeow Kek Ong)

PENYELARAS(S. Rudzitha Zainal Abidin)

JKK AUDIT

Catherine Cheah Ming Ming

JKK LATIHAN

Norsiah Bt Bahari

JKK PROMOSI

Noor Sham Bt Sabtu

S/U & FASILITATOR (Hashim B. Khalil)


JAWATANKUASA PELAKSANA AMALAN EKSA/5S JABATAN DAN UNIT:

PENYELARAS(S. Rudzitha Bt. Zainal

Abidin)

ZON KETUA AHLI (+Swasta)

Asrama Pen Pengurus Penyelia

Anjung Hikmah

Aras bawah-PEK

Staf perkhidmatan, pentadbiran, kewangan,

teknikal cetak,ULDP&UPK .

Aras 1 & 3 - KJA JHEP Staf JHEP, JTP, Khidmat sokongan

Anjung Makmur KJA KS Staf JKS

Anjung Budiman KJA PK Staf JPK

Anjung Jauhari KJA PraSek Staf Pra sek

Anjung Cendekia

Aras 2 -KJA JIP Staf JIP, JPJK, JPM, JB

Aras 1- KJA PIPK Staf PIPK & UPA

Aras 0 - KUPP Staf UPP & UAP

Anjung Ehsan KJA SN Staf SN & MT

Dewan & Kafeteria KPT Staf Khidmat Sokongan

Anjung Ilmu & garaj KUPS Staf PS & Pemandu

Kompleks PGL KUKOKU Staf Koku

Muzium Naib Pengerusi Muzium AJK Muzium

BISA KJA JAPIM Staf JAPIM

STOR PT N17 Staf Stor


11. SENARAI TUGAS JAWATANKUASA

i. Senarai Tugas Jawatankuasa Induk EKSA/5S

• Menentukan hala tuju pelaksanaan amalan EKSA/5S

• Meluluskan pelan pelaksanaan dan belanjawan

• Meluluskan panduan pelaksanaan amalan EKSA/5S

• Mengenalpasti ahli jawatankuasa dan fasilitator EKSA/5S

• Menetapkan sistem pengiktirafan

• Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan

• Memastikan audit dilaksanakan secara berkala

• Memantau kemajuan pelaksanaan dengan menggubal standard

yang sesuai dengan matlamat amalan EKSA/5S

• Memastikan pencapaian objektif amalan EKSA/5S

ii. Senarai Tugas Jawatankuasa Pelaksana EKSA/5S

• Menyelaras pelaksanaan amalan EKSA/5S

• Menyedia dan mengedar minit kepada semua

• Menyediakan pelan pelaksanaan

• Menyediakan belanjawan

• Membantu fasilitator dalam pelaksanaan amalan EKSA/5S

• Memastikan perjalanan amalan EKSA/5S seperti yang dirancang

• Mendapat sokongan dan pengiktirafan daripada pihak atasan

• Memastikan semua zon mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan

• Membantu menbekalkan keperluan pelaksanaan amalan EKSA/5S

• Menyediakan laporan pelaksanaan amalan EKSA/5S secara berkala

iii. Senarai Tugas Jawatankuasa Promosi

• Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA/5S untuk

tempoh 6 - 12 bulan

• Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran

amalan EKSA/5S kepada semua warga

• Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan

• Merancang dan memperuntukkan bajet bagi memastikan aktiviti

promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang

• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran

EKSA/5S dalam kalangan warga kepada Jawatankuasa Induk


iv. Senarai Tugas Jawatankuasa Latihan

• Menyediakan pelan latihan bagi memupuk pemahaman mengenai

konsep dan amalan EKSA/5S kepada semua warga

• Mengenalpasti latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi

mengukuh aktiviti amalan EKSA/5S serta amalan peningkatan kualiti

yang lain

• Memastikan setiap warga diberi peluang untuk menghadiri latihan

• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran

EKSA/5S dalam kalangan warga kepada Jawatankuasa Induk.

v. Senarai Tugas Jawatankuasa Audit

• Menyediakan kriteria audit yang bersesuaian

• Dapatkan input dan maklum balas daripada ketua jabatan/ ketua

unit dan fasilitator

• Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Induk EKSA/5S

• Menentukan kekerapan aktiviti audit – pada peringkat awal audit

dilaksanakan lebih kerap

• Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan

• Melaporkan status pelaksanaan aktiviti kepada Jawatankuasa Indu

vi. Senarai Tugas Fasilitator

• Menyelaras pelaksanaan amalan EKSA/5S

• Menjadi pemudahcara perjalanan program

• Mengadakan mesyuarat zon

• Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi

• Menghebahkan maklumat terkini aktiviti pelaksanaan amalan EKSA/5S

• Memberi latihan kepada ahli dalam zon

vii. Senarai Tugas Seluruh Warga

• Bekerjasama dalam kumpulan

• Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif

• Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja sepanjang masa

• Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja

• Memberi cadangan penambahbaikan

• Mewujudkan hubungan harmoni dalam kalangan ahli


12. STANDARD AMALAN EKSA/5S

1. SUDUT EKSA/5S DI SETIAP SEKTOR


2. STANDARD KAWALAN MEJA KERJA


3. STANDARD KABINET

4. STANDARD KAWALAN FAIL

Fail Putih, Fail Keras Dan Fail Dalam Keadaan Baring


5. STANDARD POINT DAN RUBBER STAMP


6. STANDARD ALAT BERGERAK / GUNA SAMA

7. STANDARD KAWALAN RUANG PEJABAT


8. STANDARD KAWALAN STOR

9. STANDARD BILIK MESYUARAT DAN PANTRY



13. PENUTUP

Warga IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka haruslah menjadikan

Amalan Persekitaran Berkualiti EKSA/5S sebagai usaha untuk mewujudkan

persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas dan selamat serta

meningkatkan produktiviti kerja. Amalan EKSA/5S hendaklah diterapkan agar

menjadi sebahagian daripada budaya kerja cemerlang dan terus

menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan dan

peningkatan imej IPG Kampus Perempuan Melayu, Melaka.


RUJUKAN:

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia. 2010. PANDUAN AMALAN 5S SEKTOR AWAM. MAMPU, Putrajaya, Malaysia Kementerian Pengajian Tinggi. Buku Panduan AMALAN 5S “Persekitaran Kondusif Pemacu Transformasi”. Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia, Putrajaya, Malaysia. Kementerian Pertahanan Malaysia. BUKU PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN PROGRAM 5S MinDef. Jalan Padang Tembak, Kuala Lumpur. Institut Aminuddin Baki. 2011. MANUAL AMALAN 5S INSTITUT AMINUDDIN BAKI. Jabatan Penerbitan & Dokumentasi, Pusat Dokumentasi & Sumber Pendidikan, Institut Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia. Universiti Malaysia Pahang. BUKU PANDUAN PROMOSI AMALAN 5S. Jawatankuasa Promosi Amalan 5S, Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualiti, Universiti Malaysia Pahang. Mahkamah Syariah Perak. PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5SJKSPk. Perak Darul Ridzuan.

buku panduan eksa(5s) ipgkpm 2015

Documents