1

JABATAN KERJA RAYA

HULU TERENGGANU

MANUAL

PELAKSANAAN EKSA (5S)

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

VERSI 1.0-2015

DISEDIAKAN OLEH JAWATANKUASA PROMOSI

EKSA (5S) JKR HULU TERENGGANU

DILULUSKAN OLEH

………………………………..

JURUTERA DAERAH

JKR HULU TERENGGANU

TARIKH KUATKUASA 10 JUN 2015

2

KANDUNGAN

Bil Perkara Mukasurat

BAHAGIAN 1 4

1.1 TUJUAN 4

1.2 LATARBELAKANG 4

1.3 KONSEP 5S 4

1.4 PENJENAMAAN SEMULA EKSA 5

BAHAGIAN 2:PELAKSANAAN EKSA(5S) DI JKR HULU

TERENGGANU

6

2.1 DASAR EKSA (5S) 6

2.2 OBJEKTIF EKSA (5S) 6

2.3 LOGO DAN SLOGAN EKSA (5S) 6

2.4 PENUBUHAN JAWATANKUASA EKSA (5S) 7

a.Jawatankuasa Induk EKSA (5S) 7

b.Peranan Jawatankuasa Induk EKSA (5S) 7

c.Peranan Jawatankuasa Latihan EKSA (5S) 8

d.Peranan Jawatankuasa Audit EKSA (5S) 8

e.Peranan Jawatankuasa Promosi EKSA (5S) 8

f.Peranan Penyelaras dan Setiausaha EKSA (5S) 9

g.Peranan Fasilitator EKSA (5S) 9

2.5 PENUBUHAN ZON EKSA (5S) JKR HULU TERENGGANU 9

2.6 KEPERLUAN ZON EKSA (5S) 10

3

Bil Perkara Mukasurat

BAHAGIAN 3:TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA(5S) 11

3.1 KOMPONEN KEPERLUAN PELAKSANAAN 11

KOMPONEN A:KEPERLUAN UTAMA 11 - 13

KOMPONEN B:RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT 13 - 17

KOMPONEN C:TEMPAT UMUM 18 - 21

KOMPONEN D:KESELAMATAN PERSEKITARAN 22 - 23

KOMPONEN E:KAWASAN PERSEKITARAN 23 - 24

PENUTUP 24

4

BAHAGIAN 1

1.1 TUJUAN

Tujuan Manual ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Jabatan Kerja Raya Hulu

Terengganu (JKRHT)dalam melaksanakan EKSA 5S (Ekosistem Kondusif Sektor Awam) bagi

menghasilkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif. Manual ini adalah

sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja

namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.

1.2 LATARBELAKANG

EKSA 5S telah diamalkan di sektor kerajaan untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja

yang selesa, kemas dan selamat. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang

berkualiti secara sistematik dan praktikal, dan dengan itu mengurangkan pembaziran dari

segi masa, ruang dan sebagainya, justeru menjimatkan kos operasi.

1.3 KONSEP 5S

5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu

dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam jadual di

bawah:

Bahasa

Jepun

Bahasa

Malaysia

Bahasa

Inggeris

Maksud Contoh

Seiri Sisih Sort Menyisih barang-barang yang

tidak perlu.Mengasingkan dan

melupuskan barang-barang

yang tidak diperlukan di

tempat kerja secara sistematik

Membuang

sampah

Seiton Susun Set in Order

Kekemasan: Menyusun barang-

barang yang diperlukan secara

kemas dan sistematik supaya

mudah diambil dan

Dikembalikan di tempat asal

selepas digunakan.

Mencapai

dokumen dalam

tempoh 30 saat.

Seiso Sapu Shine Pembersihan: Membersihkan

dan memeriksa tempat kerja

secara terperinci supaya tiada

debu atau kotoran di atas

lantai, peralatan dan

persekitaran tempat kerja.

Tanggungjawab

harian untuk

pembersihan

ruang dan

peralatan kerja

individu.

Seiketsu Seragam Standardise

Keseragaman: Mewujudkan

piawaian amalan terbaik di

tempat kerja dan memastikan

piawaian tersebut dipatuhi di

samping memastikan tempat

kerja itu bersih

dan teratur sepanjang masa.

Tempat

penyimpanan

peralatan dan

dokumen yang

jelas.

5

Shitsuke Sentiasa

Amal

Sustain Disiplin: Melatih pekerja untuk

mengamal sistem Amalan 5S

secara berterusan supaya

menjadi

tabiat dan budaya kerja

organisasi.

Lakukan Amalan

5S secara harian.

1.4 PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)

EKSA (5S) merupakan penjenamaan semula konsep Amalan 5S oleh Pihak MAMPU untuk

digunapakai dan diamalkan di Sektor Awam.Penjenamaan semula ini mula digerakkan pada

tahun 2013 bertujuan untuk meningkatkan prestasi antara agensi kerajaan,Mewujudkan

Identiti sendiri mengikut acuan tempatan,Memperagakan imej baru agensi sektor

awam,kekal relevent dan memenuhi keperluan semasa (penjimatan tenaga dan kitar

semula).

Diantara objektif penjenamaan semula EKSA adalah seperti berikut:

a.Mewujudkan imej koperat di Sektor Awam

b.Menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif

c.Merangsang kepelbagaian agensi

d.Memupuk kreativiti dan inovasi dikalangan wargakerja sektor awam

e.Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)

Faedah pelaksanaan EKSA

a.Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (Bersih,Kemas dan Rapi)

b.Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi

d.Mengenalpasti,mengurang dan menghapuskan pembaziran

e.Meningkatkan imej agensi sektor awam

f.Menjana idea kreatif di kalangan warga Agensi

g.Meningkatkan semangat kerja berpasukan

h.Meningkatkan disiplin warga Agensi

i.Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

j.Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

6

BAHAGIAN 2:PELAKSANAAN EKSA (5S) DI JKR HULU TERENGGANU

2.1 POLISI EKSA (5S)

Kami akan sentiasa melaksanakan perkara yang betul, di tempat yang betul pada masa

yang tepat, meminimumkan pembaziran dan menjadi terbuka kepada transformasi.

2.2 OBJEKTIF EKSA (5S)

Mewujudkan Persekitaran Kerja yang bersih, kemas, kondusif dan selesa

Mengamalkan kerja berpasukan, disiplin dan profesionalisma

Penghasilan perkhidmatan dan Produk yang Berkualiti

mempertingkatkan kecemerlangan organisasi

Memenuhi tahap kepuasan pelanggan

2.3 LOGO DAN SLOGAN EKSA (5S)

EKSA SETIAP HARI

7

2.4 PENUBUHAN JAWATANKUASA

a.JAWATANKUASA INDUK EKSA (5S)

b.PERANAN JAWATANKUASA INDUK EKSA (5S)

i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan 5S.

ii. Membentuk pelan pelaksanaan.

iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan.

iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.

v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua-ketua zon.

vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.

vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan JK Audit)

viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti 5S (dengan bantuan JK Promosi).

ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-amalan 5S (dengan

bantuan JK Latihan).

8

c.PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN EKSA (5S)

i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada warga JKRHT.

ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan Amalan 5S kepada

semua warga kerja JKRHT.

iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh

aktiviti Amalan 5S serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang

diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan 5S).

iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri latihan.

d.PERANAN JAWATANKUASA AUDIT EKSA 5S

i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan pelaksanaan audit.

ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA 5S.

iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA 5S.

iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti

semasa proses audit.

v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.

vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Induk EKSA 5S.

vii. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.

viii. Memastikan aktiviti EKSA 5S dijalankan secara sistematik dan berterusan.

e.PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI EKSA 5S

i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan 5S.

ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan 5S kepada

semua warga kerja dalam organisasi.

iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat

dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.

iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan 5S (kebersihan, poster, banner dan lain-

lain).

v. Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak

vi. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.

vii. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran 5S di kalangan warga kerja

kepada Jawatankuasa Induk Amalan 5S.

9

f.PERANAN PENYELARAS DAN SETIAUSAHA EKSA 5S

i. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Induk EKSA 5S JKRHT;

ii. Menyelaraskan Program EKSA 5S JKRHT;

iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan 5S;

iv. Mencatat dan menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA 5S

v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan

vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA 5S dalam organisasi.

g.PERANAN FASILITATOR EKSA 5S

i.Membantu jawatankuasa latihan,promosi dan Audit didalam aspek teknikal implimentasi

Amalan EKSA (5S) di JKR HULU TERENGGANU.

ii.Sebagai tempat rujukan berkenaan Amalan EKSA (5S)

2.5 PENUBUHAN ZON EKSA (5S) DI JKR HULU TERENGGANU

Tujuan pewujudan zon 5S adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan amalan

5S. Senarai 4 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan 5S di bawah JKRHT ialah:

BIL NAMA ZON UNIT/BAHAGIAN

1 ZON PENTADBIRAN

(OREN)

BAHAGIAN PENTADBIRAN, KEWANGAN DAN SEMUA

BAHAGIAN DI ARAS 2

2 ZON BANGUNAN

(BIRU)

BAHAGIAN BANGUNAN DAN SEMUA BAHAGIAN DI ARAS

BAWAH, PARKIR KENDERAAN & PONDOK PENGAWAL

3 ZON JALAN

(KUNING)

BAHAGIAN JALAN DAN SEMUA BAHAGIAN DI ARAS 1

4 ZON DEPO

(HIJAU)

SEMUA BAHAGIAN DI PEJABAT LAMA DAN DEPO

10

2.6 KEPERLUAN ZON EKSA (5S)

a. Membentuk Jawatankuasa Pelaksana Zon 5S seperti struktur di bawah:

b. Peranan Jawatankuasa Pelaksana Zon

i. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat Unit/Bahagian;

ii. Membentuk jawatankuasa di peringkat Unit/Bahagian;

iii. Mengenalpasti sub-zon (aras-aras) pelaksanaan EKSA 5S;

iv. Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA 5S di peringkat Unit/Bahagian;

v. Memantau pelaksanaan EKSA 5S Unit/Bahagian; dan

vi. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA 5S sepertimana yang digariskan di

peringkat JKR HULU TERENGGANU.

c. Memastikan semua anggota dalam zon adalah ahli zon

d. Menyediakan Sudut Zon EKSA 5S (Maya atau Fizikal) di tempat yang stratergik

e. Menyedia dan mengemaskini Fail Zon

11

BAHAGIAN 3:TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA (5S)

Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA 5S ini terbahagi kepada 6 komponen utama yang

merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JKRHT iaitu:

a.Keperluan Utama Perlaksanaan

b.Ruang Tempat Kerja/Pejabat

c.Tempat Umum

d.Keselamatan Persekitaran

e.Kawasan Persekitaran fasiliti

f.Tempat Khusus

3.1 KEPERLUAN UTAMA PERLAKSANAAN

KOMPONEN A

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

A1 Menyediakan Manual atau Garispanduan selaras

dengan dasar EKSA (5S) Agensi

JK Induk EKSA 5S

A2 Menyebarkan Manual/Garispanduan serta Dasar

EKSA 5S dan memastikan semua wargakerja

memahaminya

JK Induk EKSA 5S

(melalui penyelaras)

A3 Memastikan Amalan EKSA 5S dipatuhi dan

diimplimentasi oleh semua wargakerja Agensi

JK Induk EKSA 5S

(melalui JK Audit)

A4 Memastikan Dokumentasi berkaitan EKSA 5S

disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini

i.Minit Mesyuarat EKSA 5S

ii Surat Lantikan Jawatankuasa

iii Laporan Aktiviti Jawatankuasa

Penyelaras (JK Induk)

Setiausaha (JK

Latihan,Promosi dan

Audit)

Setiausaha (JK Zon)

A5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA 5S

seperti manual/garispanduan yang dibangunkan

oleh Agensi

JK Induk EKSA

A6 Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA 5S

ditempat yang stratergik (secara Fizikal atau

Maya) dan mengandungi perkara-perkara

berikut

i.Dasar EKSA 5S Jabatan

ii Carta Organisasi

iii Gambar Aktiviti SEBELUM dan SELEPAS

iv Pelan Lantai

v Gantt Chart semasa

vi Infomasi/Hebahan EKSA 5S

vii Tarikh Kemaskini sudut EKSA 5S

Ketua Zon

12

A7 Membentuk dan melantik Jawatankuasa

pelaksana EKSA 5S yang terdiri sekurang-

kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut

i.JK Latihan

ii JK Promosi

iii JK Audit

JK Induk EKSA (untuk

JK peringkat Induk)

Ketua Zon (untuk JK

peringkat Zon)

A8 Merancang dan melaksana program/aktiviti

EKSA 5S secara berkala seperti:

i.Menyedia dan kemaskini Gantt Chart aktiviti 5S

ii Menyebar Maklumat Latihan,promosi dan Audit

iii Melaksana Program EKSA 5S

JK Induk EKSA

JK Latihan

JK Promosi

JK Audit

JK Zon

A9 Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai

penaung/penasihat EKSA 5S

JK Induk EKSA

A10 Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti 5S

seperti program kesedaran dan lawatan

JK Induk EKSA

A11 Membentang dan melaporkan pelaksanaan

aktiviti 5S dalam mesyuarat Pengurusan Jabatan

Pengerusi JK Induk

Ketua JK Latihan

Ketua JK Promosi

Ketua JK Audit

Ketua Zon

A12 Melaksanakan Audit dalaman/pematuhan

samaada oleh JK Audit dalaman atau agensi luar

secara berterusan sekurang-kurangnya 2 kali

setahun

JK Audit EKSA 5S

A13 Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk

makluman dan tindakan susulan wargakerja

jabatan

JK Audit EKSA 5S

A14 Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada

MAMPU selepas setahun menerima persijilan

(hanya untuk persijilan semula)

JK Audit EKSA 5S

A15 Melaksanakan Program Pengiktirafan di

peringkat Jabatan seperti berikut

i.Anugerah Zon terbaik

ii Anugerah Bilik terbaik

iii Anugerah Bahagian terbaik

iv Anugerah Workstation terbaik

v Anugerah tandas terbaik

vi Hasil kreativiti dan inovasi terbaik

vii Anugerah Go Green terbaik

JK Promosi EKSA 5S

dengan bantuan JK

Audit

A16 Menerima pengiktirafan dan ditandaaras

samaada diperingkat

jabatan,Daerah,Negeri,Kebangsaan atau lain-lain

JK Induk EKSA 5S

dibantu oleh Fasilitator

13

A17 Menyebar dan memaklumkan mengenai program

pengiktirafan kepada semua warga agensi

i.Hebahan secara media cetak - Buletin

ii Hebahan secara media elektronik-

infoblast,portal

JK Promosi EKSA

A18 Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan

produktiviti dan kualiti kerja anggota

JK Induk EKSA

JK Zon

A19 Melaksanakan program kreativiti dan inovasi

seperti contoh berikut

i Kreativiti mengguna bahan terpakai

JK Zon dan dipantau

oleh JK Promosi EKSA

induk

A20 Melaksanakan program penjimatan tenaga

secara menyeluruh seperti contoh berikut

i Notis/arahan penjimatan tenaga

ii Penggunaan lampu/peralatan elektrik save

energy

iii Penetapan suhu optimum

iv Penjimatan kertas

v Penjimatan Air

vi Kempen Hijau dan kitar semula

Menyediakan analisis penjimatan

JK Zon

JK Induk EKSA

KOMPONEN B-RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

B1(Lantai) Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:

i. Selamat dan tidak licin

ii. Tiada kekotoran/ sampah di lantai

iii.Tidak berlubang/pecah atau rosak

iv. Tong sampah disediakan

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyedia program pemantauan pembersihan

dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi

KETUA ZON

PENYELIA

B2(Dinding

dan Siling)

Memastikan dinding dan siling bersih dari

kekotoran dan dalam keadaan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan

selaras dengan imej korporat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

B3(Lampu

dan Soket)

Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan

dalam keadaan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam

keadaan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

14

B4(Susunatur

Peralatan)

Menyeragamkan susunan laci meja/ mobile

pedestal.

1.Laci atas - Alat tulis

2.Laci tengah-Dokumen

3-Laci Bawah-Peribadi

*jika hanya ada 2 laci,laci untuk barangan

peribadi ditiadakan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan peralatan kerja di ruang

kerja/partition dalam keadaan teratur dan

kemas:

i. CPU-kabel dibelakang diikat kemas

ii. Tray IN/ OUT-disediakan jika perlu

iii. Folder/ fail

iv. Perhiasan tidak keterlaluan

v. Kedudukan laci

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

B5(Keadaan

Peralatan)

Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur

di atas meja/ tray dalam laci

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan semua peralatan dalam keadaan

baik dan boleh digunakan

Jika peralatan Rosak dan masih menunggu

proses pembaikan,,asingkan dan labelkan

“ROSAK”

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan tanda/label bersesuaian bagi

barang yang disimpan dalam ruang tertentu /

laci

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan semua peralatan bebas daripada

debu, bersih dan kemas

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Mempamerkan tatacara penggunaan untuk

peralatan gunasama. (yang bersesuaian)

contoh

Tatacara penggunaan mesen Fax

Tatacara penggunaan telefon

Tatacara penggunaan mesen fotostat

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan

peralatan disusun kemas.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

B6(Pelebalan

dan Tanda

Arah)

Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan

pada bilik atau kubikel yang seragam.

KETUA ZON

PENYELIA

Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan

pada bilik atau kubikel yang seragam.

KETUA ZON

PENYELIA

15

Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan

pada bilik atau kubikel yang seragam.

KETUA ZON

PENYELIA

Meletakkan papan tanda/tanda arah di

kedudukan strategik dan mudah dilihat.

KETUA ZON

PENYELIA

B7(Perhiasan) Menyediakan perhiasan yang minimum dan

selaras dengan imej korporat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan perhiasan yang digunakan tidak

berdebu dan dalam keadaan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

B8(Keperluan

Umum)

Menyedia dan memaparkan pelan lantai di

bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat

KETUA ZON

PENYELIA

Menyedia dan memaparkan pelan lampu di

bilik/ruang gunasama yang mudah dilihat

(sekiranya melebihi 2 suis).

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7) di

semua bilik/ruang.

PEGAWAI ASET

PENOLONG PEGAWAI

ASET

Melantik Pegawai Bertanggungjawab (PIC) bagi

setiap ruang/bilik gunasama berserta nombor

telefon untuk dihubungi.

contoh

1.Dewan

2.Pantry

3.Surau

4.Bilik Mesyuarat

5.Bilik Sumber

KETUA ZON

PENYELIA

Menyedia dan memaparkan etika/tatacara

penggunaan bilik gunasama dengan jelas.

KETUA ZON

PENYELIA

Merencanakan inisiatif/ tindakan proaktif

pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan

segera (jika ada).

KETUA ZON

PENYELIA

B9(Meja,Work

station,kubika

l kerja

anggota)

Memastikan meja kerja kemas dan peralatan

disusun dengan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan perhiasan yang minimum dan

selaras dengan imej korporat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

16

B10(Bilik

Pegawai)

Memastikan meja kerja kemas dan peralatan

disusun dengan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan susunan perabot kemas. PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan perhiasan yang minimum dan

selaras dengan imej korporat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

B11(Stor

Peralatan)

Memastikan stor memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih;

ii. Tidak berdebu;

iii. Susunan kemas dan teratur

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas

dan teratur bagi memudahkan capaian

barangan dengan cepat dan pantas.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan label pada setiap barang/bahan. PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan etika penggunaan dan peraturan

pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi

warga kerja.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan kad inventori stok dengan

maklumat yang sentiasa dikemaskini.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak

diperlukan turut disimpan di dalam stor.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan penanda aras minima barang

dalam stor.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

B12(Bilik Fail) Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada

dalam keadaan teratur, baik dan kemas

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

17

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

Memastikan fail disusun kemas dengan teknik

susunan yang berkesan bagi memudahkan

carian/ capaian dalam tempoh 30 saat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan senarai indeks dan nombor fail. PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat

pada setiap fail/dokumen yang mengandungi:

i. Tajuk fail

ii. Nombor susunan fail

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan

fail untuk semua kategori fail aktif / fail tidak

aktif / fail tutup.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

B13(Sudut/Bili

k Cetak/

Dokumentasi)

Memastikan sudut/ bilik cetak/dokumentasi

memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada

dalam keadaan teratur, baik dan kemas

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

B14(Bilik

Pemandu)

Memastikan meja kerja kemas, bersih dan

peralatan disusun dengan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan perhiasan yang minimum dan

selaras dengan imej korporat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

B15(Bilik

Server/

Terperingkat)

Memastikan bilik server/ terperingkat

memenuhi kriteria berikut:

i. Bersih

ii. Tidak berdebu

iii. Tersusun

iv. Kemas

v. Selamat

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

18

KOMPONEN C:TEMPAT UMUM

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

C1(Lobi

Utama/Ruang

Hadapan)

Memastikan persekitaran lobi utama/ruang

hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria selaras

dengan imej korporat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Mempamerkan maklumat korporat berkaitan

agensi yang terkini seperti contoh-contoh

berikut:

i. Visi;

ii. Misi;

iii. Maklumat Pengurusan Atasan;

iv. Moto dan

iv. Piagam Pelanggan

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi

utama:

i. Buku kedatangan pelawat

ii. Direktori pegawai

iii. Sudut informasi untuk pelanggan

iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej

korporat

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

C2(Kaunter

Utama)

Memastikan kaunter utama berimej korporat

dan memenuhi kriteria berikut:

i. Sistem maklum balas pelanggan

ii. Direktori warga agensi

iii. Borang-borang / brosur berkaitan

iv. Bahan bacaan/ informasi

v. Info mengenai agensi/ piagam pelanggan

vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas

dan ceria.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan usaha-usaha delighting the

customer seperti persekitaran yang kondusif

dan kemudahan sokongan dilaksanakan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan perkhidmatan yang mesra

pelanggan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

PETUGAS KAUNTER

KETUA ZON

Menyedia dan memaparkan carta aliran

perkhidmatan yang dikemaskini.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

19

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

C3(Ruang

Menunggu)

Menyedia dan memastikan sofa/ tempat duduk

dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih,

teratur dan ceria selaras dengan imej

korporat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan semua peralatan dan hiasan

dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan tong sampah yang bersesuaian

dan mencukupi.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

C4(Laluan

Utama/Koridor

)

Memastikan susunan peralatan atau hiasan

sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan tiada halangan di semua laluan

dan pintu kecemasan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

C5(Bilik

Mesyuarat)

Memastikan semua peralatan seperti kerusi,

meja, mikrofon, skrin komputer, projektor

berada dalam keadaan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan persekitaran bilik mesyuarat

bersih, kemas dan selamat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

C6

(Perpustakaan/

Pusat Sumber)

Memastikan ruang perpustakaan/Pusat

Sumber bersih, kemas dan teratur.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan sistem susunan/capaian/label

bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan sistem rekod kawalan untuk

memudahkan pemantauan bahan bacaan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

C7(Surau) Memastikan barang-barang/ peralatan berikut

dalam keadaan baik, boleh digunakan dan

dalam keadaan bersih:

i. Telekung/Kain Pelekat;

ii. Sejadah; dan

iii. Tempat sangkut sejadah/telekung

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan kemudahan berikut:

i. Tanda arah kiblat

ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

20

bacaan

iii. Tempat letak/ rak kasut

iv. Selipar

Memastikan Al-Quran/ bahan bacaan sentiasa

kemas dan dalam keadaan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih,

teratur, kemas dan selesa.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan surau tidak berbau (bau yang

menyenangkan)

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan tempat wudhu' bersih. PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

C8(Lif) Memastikan lif berada dalam keadaan baik,

bersih dan berfungsi.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan maklumat pegawai untuk

dihubungi sekiranya berlaku kecemasan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi

setiap aras dengan jelas.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan

Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan

lif secara berkala

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

C9(Pantri/

Tempat Minum)

Memastikan peralatan berada dalam keadaan

baik, tersusun dan boleh digunakan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan

dalam keadaan terurus.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

C10(Tandas) Memastikan persekitaran tandas bersih dan

kering.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan bau tandas menyenangkan. PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

21

Memastikan peralatan tandas berfungsi

dengan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan pengudaraan tandas baik. PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memaparkan pemakluman seperti jadual

tugas, etika dan peraturan penggunaan

tandas

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan peralatan tambahan seperti

berikut:

i. Cecair pencuci tangan

ii. Tisu tangan

iii. Bakul sampah/ Tong Sanitari

iv. Cermin Muka

v. Bahan pewangi

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan tandas OKU dan berfungsi

dengan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

22

KOMPONEN D:KESELAMATAN PERSEKITARAN

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

D1(Pelan

Tindakan

Kecemasan)

Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan

yang mengandungi:

i. Arahan Keselamatan.

ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).

iii. Tanda Amaran.

iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat

berkumpul.

v. Tanda arah laluan kecemasan.

KETUA ZON

Menyediakan lampu kecemasan yang mudah

dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada

halangan.

KETUA ZON

D2(Pendawaian/

Kabel)

Memastikan pendawaian

elektrik/telefon/kabel

komputer/mesin/peralatan dalam keadaan

kemas, teratur dan selamat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian

peralatan eletrik yang digunakan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

D3(Peralatan

Pencegahan

Kebakaran)

Memastikan alat pemadam api menepati

kriteria berikut:

i. Penyelengaraan secara berkala

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan

iii.Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan

mudah dicapai

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan gelung hos pemadam api

disediakan dan boleh digunakan.

KETUA ZON

Memastikan pili bomba tidak dihalang dan

dalam keadaan baik

KETUA ZON

D4(Laluan/

Tangga

Kecemasan)

Memastikan pintu rintangan api sentiasa

ditutup

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memaparkan tanda arah KELUAR dengan

jelas.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan tiada halangan di laluan/

tangga/pintu kecemasan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

23

D5(Kunci) Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan

memenuhi tatacara keselamatan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan anak kunci disimpan di dalam

ruang penyimpanan yang selamat.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan senarai anak kunci disimpan

dengan selamat oleh pegawai

bertanggungjawab.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan buku log peminjaman kunci dan

dikemaskini.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

KOMPONEN E:KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN/AGENSI

KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB

E1(Tempat

Meletak

Kenderaan)

Menyediakan tempat meletak kenderaan yang

sesuai untuk pekerja, pelawat dan OKU.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan tanda/ garisan yang jelas antara

lot-lot yang disediakan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yang

jelas.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan kawasan persekitaran dalam

keadaan baik dan bersih.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam

keadaan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam

keadaan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan taman permainan dan peralatan PEGAWAI

24

di taman permainan dalam keadaan baik dan

boleh digunakan (jika ada).

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan sistem kawalan laluan yang

berkesan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan tanaman/ pokok dijaga rapi dan

tiada pokok rosak / mati di sekitar kawasan.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan kawasan berumput bersih dan

rumput tidak dibiarkan panjang.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan tong/ bakul sampah

bersesuaian dan secukupnya .

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan kawasan/ tong pengumpulan

sampah bersih, tidak berbau dan diuruskan

dengan baik.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Memastikan pondok pengawal dalam keadaan

baik dan bersih.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

E2(Persekitaran

dan bekongsi

kawasan)

Memastikan laluan ke pintu masuk tidak

terhalang.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

Menyediakan perhiasan minima selaras

dengan imej korporat agensi.

PEGAWAI

Y/M(PEMILIK)

KETUA ZON

PENUTUP

Dengan adanya garis panduan ini diharap dapat membantu warga JKRHT dalam

melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan 5S dan

membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan di JKRHT.