garis panduan pelaksanaan ekosistem...

Garis Panduan Pelaksanaan EKSA (5S)

JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

1 / 51

GARIS PANDUAN

PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM (EKSA (5S))

JKR HULU TERENGGANU

VERSI 2/2015

Disediakan Oleh: JAWATANKUASA

PROMOSI EKSA (5S)


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

2 / 51

KANDUNGAN MUKASURAT

1. TUJUAN 5

2. LATAR BELAKANG 5

3. KONSEP (5S) 5

4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (5S) 6

5. PRINSIP 5S 7

5.1 SISIH 7

5.2 SUSUN 8

5.3 SAPU 8

5.4 SERAGAM 9

5.5 SENTIASA AMAL 9

6. PELAKSANAAN EKSA (5S) 10

6.1 POLISI 10

6.2 OBJEKTIF 10

6.3 LOGO 10

6.4 SLOGAN 10

6.7 PENUBUHAN JAWATANKUASA & PERANAN 11

6.8 PEWUJUDAN ZON 16

6.9 KEPERLUAN ZON 19

6.10 KEPERLUAN SUDUT EKSA 20

6.11 KEPERLUAN FAIL 21


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

3 / 51

7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA (5S) 22

7.1 KOMPONEN A- KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 22

7.2 KOMPONEN B- RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT 25

7.2.1 PERALATAN PEJABAT 25

7.2.2 BILIK / RUANG PENYIMPANAN FAIL 26

7.2.3 HIASAN DALAMAN 28

7.2.4 TANDA ARAH / PETUNJUK / PERINGATAN 28

7.2.5 RUANG KERJA TERPERINGKAT 29

7.2.6 RUANG KAUNTER 29

7.2.7 BILIK HELPDESK / CALL CENTRE 30

7.2.8 LANTAI 30

7.2.9 DINDING / PARTITION PEGAWAI 31

7.2.10 SILING 31

7.2.11 LAMPU DAN SOKET 31

7.2.12 MEJA 32

7.2.13 LACI (MEJA / ALMARI) 32

7.2.14 KERUSI 34

7.2.15 PETI SEJUK 34

7.2.16 KOMPUTER DAN PENCETAK 34

7.2.17 PELABELAN DAN PEMAKIRAN (PARKING LOT) 35

7.3 KOMPONEN C- TEMPAT UMUM 35

7.3.1 BILIK MESYUARAT / BILIK PERBINCANGAN 35

7.3.2 BILIK LATIHAN 36

7.3.3 BILIK SUMBER / MULTIMEDIA 37

7.3.4 SURAU / BILIK SOLAT 37

7.3.5 PANTRI 39

7.3.67

TANDAS 40

7.3.7 PERPUSTAKAAN / PUSAT SUMBER 41


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

4 / 51

7.3.8 KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN / RUANG MENUNGGU 42

7.3.9 LOBI UTAMA / RUANG HADAPAN 43

7.3.10 LALUAN UTAMA / LALUAN AWAM 43

7.4

KOMPONEN D- KESELAMATAN PERSEKITARAN

44

7.5

KOMPONEN E- KAWASAN PERSEKITARAN

45

7.5.1 TEMPAT MELETAK KENDERAAN 45

7.5.2 KAWASAN PERSEKITARAN JKR HULU TERENGGANU 45

7.5.3 SUDUT / PONDOK PENGAWAL 45

7.5.4 PAPAN TANDA JABATAN / PAPAN TANDA ARAH / PETUNJUK 46

7.5.5 MEDIA / BAHAN PAMERAN 46

7.6

KOMPONEN F- TEMPAT KHUSUS (JKR HULU TERENGGANU)

7.6.1 BILIK PEMANDU

46

46

7.6.2 STOR / TEMPAT PENYIMPANAN 47

8. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 51

9. PENUTUP 52


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

5 / 51

1. TUJUAN

Tujuan garis panduan ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga

Jabatan Kerja Raya Hulu Terengganu (JKRHT) dalam mengamalkan Ekosistem

Kondusif Sektor Awam (EKSA) 5S agar persekitaran kerja bersih, kemas dan

kondusif dapat dihasilkan. Garis panduan ini berfungsi sebagai bahan rujukan bagi

piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima

sahaja. Pelaksanaan adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.

2. LATAR BELAKANG

EKSA (5S) telah diamalkan di sektor kerajaan dan swasta untuk mewujudkan

persekitaran tempat kerja yang kondusif dalam masa yang sama, imej korporat

dapat dikekalkan. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti

secara sistematik dan praktikal selain daripada berupaya mengurangkan

pembaziran dari segi masa dan ruang. Secara langsung, kos operasi dapat

dijimatkan.

3. KONSEP 5S

5S pula merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke

Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang

dinyatakan di dalam jadual di bawah:

BAHASA

JEPUN

BAHASA

MALAYSIA

BAHASA

INGGERIS

MAKSUD

CONTOH

Seiri

Sisih

Sort

Menyisih barang-barang yang

tidak perlu: Mengasingkan dan

melupuskan barang-barang

yang tidak diperlukan di tempat

kerja secara sistematik.

Membuang sampah

Seiton

Susun

Set In Order

Kekemasan: Menyusun secara

kemas dan sistematik, barang

Berupaya mendapatkan dokumen dalam


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

6 / 51

yang diperlukan supaya mudah

diambil dan dikembalikan di

tempat asal selepas

digunakan.

tempoh 30 saat.

Seiso

Sapu

Shine

Pembersihan: Membersihkan

dan memeriksa tempat kerja

secara terperinci supaya tiada

debu atau kotoran di atas

lantai, peralatan dan

persekitaran tempat kerja.

Tanggung jawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu.

Seiketsu

Seragam

Standardise

Keseragaman: Mewujudkan

piawaian amalan terbaik di

tempat kerja dan

memastikan piawaian

tersebut dipatuhi di samping

memastikan tempat kerja itu

bersih dan teratur

sepanjang masa.

Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas.

Shitsuke

Sentiasa Amal

Sustain

Disiplin: Melatih pekerja untuk

mengamal 5S secara

berterusan supaya menjadi

tabiat dan budaya kerja

organisasi dalam

merealisasikan EKSA (5S)

Lakukan amalan 5S secara harian.

4. PENJENAMAAN SEMULA EKSA (5S) (EKOSISTEM KONDUSIF

SEKTOR AWAM)

4.1 EKSA, singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam telah

diperkenalkan bagi penjenamaan semula 5S (Rujuk Surat Pekeliling

Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil 1 Tahun 2014: Ekosistem Kondusif

Sektor Awam). Justeru dalam Garis Panduan ini, nama EKSA akan

digunakan bagi menggantikan nama 5S.


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

7 / 51

4.2 Tujuan penjenamaan semula:

4.2.1 Menampilkan imej baru

4.2.2 Kekal relevan

4.2.3 Mempunyai identiti tersendiri

4.2.4 Meningkatkan persaingan di kalangan agensi

4.2.5 Memenuhi keperluan semasa

4.3 Objektif bagi penjenamaan semula:

4.3.1 Dapat menampilkan imej korporat

4.3.2 Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif

4.3.3 Melahirkan warga kerja yang lebih kreatif dan inovatif

4.3.4 Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)

4.4 Faedah melaksanakan EKSA (5S):

4.4.1 Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan

rapi)

4.4.2 Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi

4.4.3 Mengenalpasti, mengurang dan menghapuskan pembaziran

4.4.4 Meningkatkan imej agensi sektor awam

4.4.5 Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi

4.4.6 Meningkatkan semangat kerja berpasukan

4.4.7 Meningkatkan disiplin warga agensi

4.4.8 Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan

4.4.9 Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

5. PRINSIP 5S

5.1 Sisih

Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang

yang tidak diperlukan di tempat kerja.

Aktiviti sisih melibatkan:

5.1.1 Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

8 / 51

5.1.2 Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa

akan datang maka dihapuskan / dijual mengikut prosedur

5.1.3 Item yang tiada nilai tetapi melibatkan kos pelupusan tinggi, maka

kaedah / kos yang paling rendah perlu ditentukan

5.2 Susun

Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat

ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang

teratur, kemas, berkesan dan selamat.

Aktiviti ini melibatkan:

5.2.1 Item disusun dalam aturan First-Expiry-First-Out (Luput Dulu-

Keluar Dulu) bagi item yang mempunyai tarikh luput. Jika item tidak

mempunyai tarikh luput ATAU item-item yang mempunyai tarikh

luput yang sama, maka aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu

Keluar Dulu) akan digunakan.

5.2.2 Item dilabelkan dengan nama dan nombor indeks.

5.2.3 Item disimpan mengikut kategori.

5.2.4 Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30

saat.

5.2.5 Semasa bekerja, kedudukan fail aktif dan bahan rujukan semasa

adalah di atas meja. Selepas digunakan, ia perlu disimpan kembali

ke tempat asal.

5.3 Sapu

Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di

dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti

kerja.


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

9 / 51


5.3.1 Menetapkan pemilik (ownership) bagi ruang/perkakas dan mesin.

5.3.2 Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang

telah ditetapkan.

5.3.3 Merekod dan melaporkan segala kerosakan untuk tindakan

penyelenggaraan

5.4 Seragam

5.4.1 Piawaian persekitaran berkualiti dipatuhi bagi memastikan tempat

kerja bersih dan teratur sepanjang masa.

5.4.2 Tindakan yang diambil adalah untuk mewujudkan keseragaman

prosedur, susun atur atau format.

5.5 Sentiasa Amal

Tindakan yang diambil adalah mengekalkan semua amalan sisih, susun,

sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk

mempertingkatkan EKSA (5S).


5.5.1 Audit dalaman dilakukan secara berkala.

5.5.2 Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan.

5.5.3 Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha

yang ditunjukkan oleh warga JKRHT

5.5.4 Mengadakan program kesedaran EKSA (5S) secara berterusan

melalui latihan.


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

10 / 51

6 PELAKSANAAN EKSA (5S)

6.1 Polisi

Kami berazam mewujudkan persekitaran kerja berkualiti dan

membudayakan amalan kerja yang cekap dan cemerlang.

6.2 Objektif

6.2.1 Mewujudkan Persekitaran Kerja yang bersih, kemas, kondusif dan

selesa

6.2.2 Mengamalkan kerja berpasukan, disiplin dan profesionalisma

6.2.3 Penghasilan perkhidmatan dan Produk yang Berkualiti

6.2.4 Mempertingkatkan kecemerlangan organisasi

6.2.5 Memenuhi tahap kepuasan pelanggan

6.3 Logo

6.4 Slogan

" Persekitaran Kondusif, Perkhidmatan Efektif "


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

11 / 51

6.7 Penubuhan Jawatankuasa & Peranan

6.7.1 Carta Organisasi


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

12 / 51

6.7.2 Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA (5S)

6.7.2.1 Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA (5S).

6.7.2.2 Membentuk pelan pelaksanaan.

6.7.2.3 Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber

kewangan.

6.7.2.4 Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan selaras dengan

dasar JKR Hulu Terengganu.

6.7.2.5 Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua-

ketua.

6.7.2.6 Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.

6.7.2.7 Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan

JK Audit)

6.7.2.8 Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (5S) 5S

(dengan bantuan JK Promosi).

6.7.2.9 Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-

amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).

6.7.3 Peranan Pengerusi

6.7.3.1 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA (5S).

6.7.3.2 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA (5S).

6.7.3.3 Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan EKSA (5S).

6.7.3.4 Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

6.7.3.5 Melantik Fasilitator, Penyelaras, Sekretariat, Ketua Jawatankuasa

Pelaksana (Audit/Promosi/Latihan) dan Ketua Zon.

6.7.3.6 Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan.

6.7.3.7 Mengawasi dan menilai kemajuan perlaksanaan dengan bantuan

Jawatankuasa Pelaksana (Audit, Latihan, Promosi)


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 13

6.7.3.8 Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA (5S) melalui contoh

amalan terbaik.

6.7.4 Peranan Fasilitator

6.7.4.1 Memberikan pandangan dan nasihat kepada ketua dan ahli

kumpulan mengenai pelaksanaan aktiviti EKSA (5S).

6.7.4.2 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan

yang disediakan.

6.7.4.3 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara

pihak pengurusan dengan kumpulan

6.7.5 Peranan Penyelaras

6.7.5.1 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA (5S)

6.7.5.2 Menyelaraskan program EKSA (5S)

6.7.5.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA (5S)

6.7.5.4 Menyimpan rekod utama dan minit berkaitan pelaksanaan EKSA

(5S)

6.7.5.5 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta

memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA (5S)

6.7.5.6 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA (5S) dalam

organisasi.

6.7.6 Peranan Setiausaha

6.7.6.1 Menjadi pencatat minit bagi Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana

EKSA (5S)

6.7.6.2 Menyelaraskan Program EKSA (5S) JKR Hulu Terengganu.

6.7.6.3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA (5S)

6.7.6.4 Menyimpan dan menguruskan dokumentasi rekod utama serta

minit berkaitan pelaksanaan EKSA (5S)


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 14

6.7.6.5 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA (5S) dalam

organisasi

6.7.6.6 Melaporkan kemajuan dan status perbelanjaan serta keperluan

perbelanjaan bagi pelaksanaan EKSA (5S)

6.7.6.7 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit serta

memastikan keseragaman terhadap pelaksanaan EKSA (5S)

6.7.6.8 Membantu Penyelaras dalam menentukan pembahagian zon

6.7.7 Peranan Jawatankuasa Audit

6.7.7.1 Menyediakan kriteria senarai semak audit dan garis panduan

pelaksanaan audit.

6.7.7.2 Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman

EKSA (5S).

6.7.7.3 Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan

yang dikenalpasti semasa proses audit.

6.7.7.4 Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.

6.7.7.5 Menyediakan laporan dan analisa keputusan audit dalaman EKSA

(5S) kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA (5S).

6.7.7.6 Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut

keperluan.

6.7.8 Peranan Jawatankuasa Promosi

6.7.8.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA (5S) dalam

Carta Gantt Induk.

6.7.8.2 Merancang dan menganjurkan aktiviti / kempen promosi (seperti

pertandingan EKSA (5S) :kebersihan, poster, banner dan lain-lain)

bagi memupuk kesedaran dan penyertaan bagi menjayakan

pelaksanaan EKSA (5S)


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 15

6.7.8.3 Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan

aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.

6.7.8.4 Mencadangkan pengiktirafan / insentif yang bersesuaian kepada

yang layak

6.7.8.5 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan.

6.7.8.6 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran

terhadap kepentingan EKSA (5S) di kalangan warga kerja kepada

Jawatankuasa Pelaksana EKSA (5S)

6.7.9 Peranan Jawatankuasa Latihan

6.7.9.1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk

amalan EKSA (5S) kepada semua warga kerja JKR Hulu

Terengganu.

6.7.9.2 Mengenal pasti jenis latihan (taklimat/bengkel/lawatan sambil

belajar) yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh

aktiviti EKSA (5S) serta amalan peningkatan kualiti yang lain.

(Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil

keputusan audit aktiviti EKSA (5S)).

6.7.9.3 Menganalisa keberkesanan bagi setiap aktiviti latihan yang

dijalankan

6.7.9.4 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang

untuk menghadiri latihan EKSA (5S) secukupnya.

6.7.10 Peranan Ketua Zon

6.7.10.1 Bertindak selaku Penyelaras EKSA (5S) Peringkat Zon (rujuk

pelan pembahagian zon).

6.7.10.2 Melantik ahli-ahli Jawatankuasa EKSA (5S) Peringkat Zon (rujuk

contoh carta organisasi peringkat Zon).


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 16

6.7.10.3 Memastikan ahli-ahli JK Pelaksana (Latihan / Promosi / Audit)

EKSA (5S) Peringkat Zon yang dilantik menyertai dan membantu

aktiviti JK Pelaksana EKSA (5S) (Latihan / Promosi / Audit)

peringkat zon secara berjadual.

6.7.10.4 Mengadakan mesyuarat pada setiap bulan dengan ahli-ahli

kumpulan.

6.7.10.5 Merancang aktiviti kumpulan dan merangkakannya dalam Carta

Gantt Zon, selaras dengan Carta Gantt induk.

6.7.10.6 Memberi maklumbalas mengenai status pelaksanaan EKSA (5S)

kepada Jawatankuasa Pelaksana EKSA (5S) secara berkala.

6.7.10.7 Mewajibkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti

EKSA (5S).

6.7.10.8 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada warga

kerja

6.8 Pewujudan Zon

6.8.1 Tujuan pewujudan Zon EKSA (5S) adalah untuk memudahkan

pelaksanaan dan pengawasan aktiviti yang dijalankan.

6.8.2 Senarai 3 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA (5S) JKRHT:

BIL.

NAMA ZON

ARAS

1.

ZON BANGUNAN

BAWAH

2.

ZON JALAN

ARAS 1

3.

ZON PENTADBIRAN

ARAS 2


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 17

6.8.3 Pelan lantai zon yang menerangkan pembahagian zon dengan lebih

terperinci adalah seperti berikut:


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 18


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 19

6.9 Keperluan Zon

6.9.1 Jawatankuasa EKSA (5S) peringkat Zon perlu dibentuk.

6.9.2 Pelantikan ahli Jawatankuasa EKSA (5S) peringkat Zon dibuat oleh

Ketua Zon tersebut yang telah dilantik secara rasmi oleh Jurutera

Daerah JKR Hulu Terengganu selaku Pengerusi Jawatankuasa

Pelaksana EKSA (5S)

6.9.3 Carta Organisasi Jawatankuasa EKSA (5S) peringkat Zon :

6.9.4 Jawatankuasa EKSA (5S) peringkat Zon berperanan:

6.9.4.1 Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat zon

6.9.4.2 Membentuk jawatankuasa peringkat zon

6.9.4.3 Mengenalpasti zon-zon pelaksanaan EKSA (5S)

6.9.4.4 Melaksana aktiviti-aktiviti 5S peringkat zon

6.9.4.5 Memantau pelaksanaan EKSA (5S) peringkat zon

6.9.4.6 Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA (5S) sepertimana

yang dinyatakan dalam Garis Panduan Pelaksanaan EKSA

(5S) JKRHT yang terkini

6.9.4.7 Memastikan semua staf dalam zon terlibat sebagai ahli zon.

6.9.4.8 Menyediakan Sudut EKSA Zon di lokasi yang strategik.

6.9.4.9 Menyedia dan sentiasa mengemaskini Fail EKSA (5S) peringkat

zon.

6.10 Keperluan Sudut EKSA (5S)

6.10.1 Sudut EKSA setiap zon perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

6.10.1.1 Nama Zon


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 20

6.10.1.2 Polisi ,Objektif, Visi & Misi EKSA (5S)

6.10.1.3 Carta Gantt (Catatan: peringkat zon sahaja)

6.10.1.4 Pelan Lantai (Catatan: peringkat zon sahaja)

6.10.1.5 Carta Organisasi Induk (Catatan: peringkat JK Pelaksana sahaja)

6.10.1.6 Carta Organisasi Zon(Catatan: peringkat zon sahaja)

6.10.1.7 Rekod aktiviti (Catatan: Pamerkan gambar sebelum & selepas

pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA (5S) di zon tersebut serta

lengkap bertarikh)

6.10.1.8 Logo EKSA (5S) JKRHT

6.10.1.9 Slogan EKSA (5S) JKRHT

6.10.1.10 Informasi berkaitan EKSA (5S) (Catatan: untuk tujuan

promosi. Informasi yang dipamer melibatkan makluman / gambar

bagi aktiviti seperti Gotong royong, Anugerah/Penghargaan dan

slot Buletin EKSA (5S))

6.10.2 Kaedah penyaluran penyampaian adalah secara fizikal dengan

menggunakan ruang pejabat (seperti dinding / papan kenyataan) atau

secara maya

6.10.3 Tarikh kemaskini Sudut EKSA dan lengkap ditandatangani oleh Jurutera Daerah

JKR Hulu Terengganu, perlu dipamerkan.

6.10.4 Bagi subzon yang berminat mengadakan sudut khas bagi mempamerkan

aktiviti EKSA (5S) termasuk gambar sebelum & selepas, gotong royong,

anugerah, maka sudut tersebut perlu dinamakan sebagai Sudut Informasi

EKSA.


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 21

6.11 Keperluan Fail

6.11.1 Dokumentasi pelaksanaan EKSA (5S) perlu disediakan di peringkat

Pelaksana, (Audit / Promosi / Latihan) dan Zon.

6.11.2 Keperluan dalam Fail EKSA (5S) adalah seperti berikut:

BIL TAJUK BAHAGIAN

(PARTITION)

KANDUNGAN FAIL YANG

BERKAITAN

1 PENGENALAN Polisi, Objektif dan Garis Panduan

EKSA (5S)

Fail Induk, Jawatankuasa

(Pelaksana) dan Zon

2 CARTA ORGANISASI Carta Organisasi Induk ,

Jawatankuasa (Pelaksana) dan

Zon


(Pelaksana) dan Zon

3 PELAN LANTAI Pelan lantai keseluruhan / zon

masing-masing

Fail Induk dan Zon

sahaja

4 CARTA GANTT Carta Gantt Induk / JK (Pelaksana)

/ Zon masing-masing


(Pelaksana) dan Zon

5 MINIT MESYUARAT Minit mesyuarat yang disimpan

mengikut peringkat jawatankuasa

masing-masing


(Pelaksana) dan Zon

6 GAMBAR AKTIVITI Gambar yang diambil

mempamerkan suasana aktiviti

EKSA (5S). Tarikh gambar

diambil perlu dipaparkan bersama


(Pelaksana) dan Zon

7 GAMBAR SEBELUM

DAN SELEPAS

Gambar yang diambil

mempamerkan suasana sebelum

dan selepas pelaksanaan EKSA

(5S). Tarikh gambar diambil perlu

dipaparkan bersama

Fail Induk dan Zon


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 22

6.11.3 Bagi maklumat dokumen tambahan seperti memo,surat, rekod belanjawan,

maklumbalas, laporan dan lain-lain yang berkaitan aktiviti EKSA (5S) selain

dari yang dinyatakan dalam jadual di atas, dokumentasi boleh dibuat dalam

fail yang sama dengan cara menambahkan satu lagi bahagian / partition

dalam Fail EKSA (5S) di bawah tajuk „9.LAIN-LAIN’.

6.11.4 Alternatif cara mendokumentasikan maklumat tersebut mengguna fail yang

berasingan adalah juga dibenarkan. Fail berasingan tersebut perlu

dinamakan sebagai Fail EKSA (5S)-LAIN-LAIN

6.12 Kriteria Audit

6.12.1 Kriteria audit adalah merujuk kepada kriteria EKSA (5S) terkini yang telah

dikeluarkan.

7 TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA (5S)

Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA (5S) ini terbahagi kepada 6 komponen utama

merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JKR Hulu Terengganu ini.

Komponen A :Keperluan Utama Pelaksanaan

Komponen B :Ruang Tempat Kerja / Pejabat

Komponen C :Tempat Umum

Komponen D :Keselamatan Persekitaran

Komponen E :Kawasan Persekitaran Fasiliti

Komponen F :Tempat Khusus

7.1 Komponen A: Keperluan Utama Pelaksanaan

7.1.1 Keperluan utama pelaksanaan EKSA (5S) meliputi 20 pecahan komponen

yang merujuk tanggungjawab jawatankuasa serta skop aktiviti yang

dipertanggungjawabkan di bawah jawatankuasa tersebut.

7.1.2 Hubungan antara komponen, tanggungjawab dan aktiviti dihuraikan secara

ringkas seperti di bawah:


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 23

SUB KOMPONEN

TANGGUNGJAWAB AKTIVITI

A1 JK Pelaksana Menyediakan Manual atau Garis Panduan selaras dengan Polisi EKSA (5S) JKR Hulu Terengganu

A2 JK Pelaksana (melalui penyelaras)

Menyebarkan Manual/ Garis Panduan serta Polisi EKSA (5S) dan memastikan semua wargakerja memahaminya

A3 JK Pelaksana (melalui JK Audit)

Memastikan Amalan EKSA (5S) dipatuhi dan diimplimentasi oleh semua warga kerja

A4 Sekretariat (JK Pelaksana)

Setiausaha (JK Latihan,Promosi & Audit dan JK Zon)

Memastikan Dokumentasi dalam Fail EKSA (5S) disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini

A5 JK Pelaksana Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA (5S) seperti manual / Garis Panduan yang dibangunkan oleh JKR Hulu Terengganu

A6 Ketua Zon Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA ditempat yang strategik (secara fizikal atau maya) dan mengandungi beberapa perkara yang wajib dipaparkan

A7 JK Pelaksana Ketua Zon

Membentuk dan melantik Jawatankuasa EKSA (5S) yang terdiri sekurang-kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut

i. JK Latihan ii. JK Promosi iii. JK Audit

A8 JK Pelaksana JK Latihan,Promosi dan Audit

JK Zon

Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA (5S) secara berkala seperti:

i. Menyedia dan kemaskini Carta Gantt ii. Menyebar Maklumat Latihan,

Promosi dan Audit

iii. Melaksana Program EKSA (5S)

A9 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai Penaung/Penasihat EKSA (5S)


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 24

A10 JK Pelaksana Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti EKSA (5S) seperti program kesedaran dan lawatan

A11 Penyelaras JK Pelaksana Ketua JK Latihan Ketua JK Promosi Ketua JK Audit Ketua Zon

Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA (5S) dalam Mesyuarat Pengurusan JKR Hulu Terengganu/ Mesyuarat JK Pelaksana EKSA (5S) /Mesyuarat lain yang berkaitan

A12 JK Audit Melaksanakan Audit dalaman / pematuhan sama ada oleh JK Audit dalaman atau agensi luar secara berterusan sekurang-kurangnya 2 kali setahun

A13 JK Audit Menyebarkan hasil/laporan Audit dalaman untuk makluman dan tindakan susulan warga kerja JKR Hulu Terengganu

A14 JK Audit Mengemukakan laporan penilaian kendiri kepada MAMPU selepas setahun menerima persijilan (hanya untuk persijilan semula)

A15 JK Promosi (Pelaksana) dengan bantuan JK Audit (Pelaksana)

Melaksanakan Program Pengiktirafan di peringkat Jabatan seperti berikut

i. Anugerah Zon terbaik ii. Anugerah Bilik terbaik iii. Anugerah Bahagian terbaik iv. Anugerah Workstation terbaik v. Anugerah Tandas terbaik vi. Hasil kreativiti dan inovasi terbaik vii. Anugerah Go Green terbaik

A16 JK Pelaksana dengan bantuanFasilitator

Menerima pengiktirafan dan ditanda aras samaada pada peringkat jabatan, daerah, negeri, kebangsaan atau lain-lain

A17 JK Promosi (Pelaksana) Menyebar dan memaklumkan mengenai program pengiktirafan kepada semua warga JKR Hulu Terengganu

i. Hebahan secara media cetak – Buletin

ii. Hebahan secara media elektronik- infoblast, portal

A18 JK Pelaksana JK Zon

Melaksanakan inovasi yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja anggota


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 25

A19 JK Zon dan dipantau oleh JK Promosi (Pelaksana)

Melaksanakan program kreativiti dan inovasi Contoh: Kreativiti mengguna bahan terpakai

A20 JK Zon

Sekretariat (JK Pelaksana) Setiausaha (JK Zon)

Melaksanakan program penjimatan tenaga secara menyeluruh seperti contoh berikut

i. Notis / Arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/peralatan elektrik

save energy

iii. Penetapan suhu optimum iv. Penjimatan kertas v. Penjimatan Air vi. Kempen Hijau dan kitar semula

Menyediakan analisis perbelanjaan (penjimatan)

7.2 Komponen B: Ruang Tempat Kerja / Pejabat

7.2.1 Peralatan Pejabat

7.2.1.1 Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja / tray

dalam laci

7.2.1.2 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik, bersih dan sentiasa

boleh digunakan dengan selamat

7.2.1.3 Semua barang yang disimpan dalam ruang tertentu / laci bertanda

atau berlabel

7.2.1.4 Tatacara penggunaan peralatan dipamerkan dengan jelas dan

mudah difahami

7.2.1.5 Arahan / Notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dan

dipamerkan di tempat bersesuaian

7.2.1.6 Susun Atur Peralatan Pejabat : 7.2.1.6.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas,

berkeadaaan baik serta tidak mengancamkeselamatan dan kesihatan pekerja

7.2.1.6.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan

supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa , ceria

dan berimej korporat


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 26

7.2.1.6.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa

memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet fail diletakkan

berhampiran dengan work station pegawai

7.2.2 Bilik / Ruang Penyimpanan Fail

Merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007

(Panduan Pengurusan Pejabat)

7.2.2.1 Pelan Susun Atur / Pelan Lantai Bilik fail perlu disediakan dan

dipamerkan di ruang yang strategik

7.2.2.2 Ruang / Bilik Fail berada dalam keadaan bersih, tidak berdebu

tersusun dan kemas

7.2.2.3 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan

meletakkan indeks

7.2.2.4 Susun atur fail

7.2.2.4.1 Senarai Indeks dan nombor fail disediakan

7.2.2.4.2 Setiap fail dan dokumen lengkap berlabel dengan jelas

dan mudah dilihat.

7.2.2.4.3 Fail disusun dengan teratur, sistematik, mudah

diperoleh / disimpan dengan teknik susunan yang

berkesan bagi memudahkan carian /capaian dalam

tempoh 30 saat (Contoh: 30 saat untuk setiap fail)

7.2.2.4.4 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring

dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor

rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan

kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail

7.2.2.4.5 Fail perlu disusun semula ke tempat asal selepas

digunakan sebelum tamat waktu bekerja


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 27

7.2.2.4.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di

dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail

terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet

7.2.2.5 Format pelabelan fail

7.2.2.5.1 Tetulang fail mengandungi:

7.2.2.5.1.1 Nombor fail

7.2.2.5.1.2 Logo JKRHT

7.2.2.5.1.3 Tajuk fail

7.2.2.5.1.4 Singkatan nama JKRHT, Jabatan / unit

7.2.2.5.1.5 Nombor susunan fail

7.2.2.5.2 Muka depan fail mengandungi:

7.2.2.5.2.1 Logo JKRHT / Jabatan / Unit (jika ada)

7.2.2.5.2.2 Tajuk fail

7.2.2.5.2.3 Nama Jabatan / Unit

7.2.2.5.3 Penyusunan tulisan (font) dan saiz pada label

mengikut kesesuaian fail

7.2.2.6 Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan bagi

tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan atau fail aktif /

tidak aktif / fail yang perlu ditutup (Contoh : Kad Daftar Pengguna

dan Kad Keluar Masuk Fail)

7.2.2.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail

7.2.2.8 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang

selamat dan diparkirkan

7.2.2.9 Etika dan peraturan penggunaan bilik fail dipaparkan dengan jelas

dan mudah difahami


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 28

7.2.2.10 Pegawai bertanggungjawab (pemilik /ownership) dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor

untuk dihubungi)

7.2.3 Hiasan Dalaman

7.2.3.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah, jimat untuk

diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam

keselamatan dan kesihatan pekerja

7.2.3.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan pada tempat bersesuaian

tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini

(Contoh: Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti dan

sebagainya)

7.2.3.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya

7.2.3.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup

tidak digalakkan. Jika digunakan, penyelenggaraan diperlukan

bagi mengelak habuk terperangkap dan kerosakan pada karpet

serta kuantiti hiasan yang digunakan tidak keterlaluan.

7.2.3.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium

dalam ruang pejabat tidak digalakkan. Jika masih digunakan,

penyelenggaraan diperlukan bagi memastikan ia berfungsi.

7.2.3.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan

sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan

pemandangan.

7.2.3.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan

pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

7.2.4 Tanda Arah / Petunjuk / Peringatan

7.2.4.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang

berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM

LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 29

7.2.4.2 Tanda nama pegawai perlu seragam dan diletakkan pada setiap

partition dan bilik pegawai

7.2.4.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat

yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

7.2.5 Ruang Kerja Terperingkat

7.2.5.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan

Kawasan Kerja Larangan

7.2.5.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak

berdebu dan selesa

7.2.5.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan

dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang

ditetapkan dalam peraturan keselamatan)

7.2.5.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlu

dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan

nombor untuk dihubungi hendaklah dipamerkan pada pintu masuk

bilik berkenaan

7.2.6 Ruang Kaunter

7.2.6.1 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih

dan disusun supaya kelihatan kemas

7.2.6.2 Kaunter utama mempunyai Sistem Maklumbalas Pelanggan,

Direktori Pelanggan, Borang / Brosur berkaitan dan Bahan Bacaan

untuk pelanggan


yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

7.2.6.4 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa

berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat

7.2.6.5 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari

segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: Carta Organisasi,


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 30

Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu

disampaikan kepada pelanggan)

7.2.6.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang

berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan

7.2.6.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk

pelanggan.

7.2.6.8 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan Konsep Mesra

Pelanggan

7.2.7 Bilik Help Desk / Call Centre

7.2.7.1 Peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan perlu sentiasa

berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat


yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

7.2.7.3 Maklumat korporat bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak

keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh:

Carta Organisasi, Piagam Pelanggan, pemberitahuan atau arahan

yang perlu disampaikan kepada telefonis)

7.2.8 Lantai

7.2.8.1 Pastikan tong sampah disediakan, lantai selamat dan tidak licin,

tiada kekotoran atau sampah sarap serta tidak berlubang/pecah

atau rosak.

7.2.8.2 Program pemantauan bagi memastikan jadual pembersihan

dipatuhi


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 31

7.2.8.3 Inisiatif / Tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku

kerosakan direncanakan dengan segera, jika ada.

7.2.9 Dinding / Partition Pegawai

7.2.9.1 Dinding bersih dari kekotoran dan dalam keadaan baik

7.2.9.2 Hiasan yang disediakan adalah bersesuaian dan mempamerkan

imej korporat

7.2.9.3 Tanda nama penuh dan jawatan perlu dipamerkan di ruang tempat

kerja masing- masing termasuk bilik pegawai

7.2.9.4 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan

teratur

7.2.9.5 Satu sudut mini dibenarkan di partition (optional) untuk hiasan

7.2.9.6 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di

hadapan partition.

7.2.10 Siling

7.2.10.1 Siling berada dalam keadaan yang bersih dan baik

7.2.10.2 Label dan tunjuk arah yang bersesuaian disediakan

7.2.10.3 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk

pembaikan segera perlu diambil.

7.2.11 Lampu dan soket

7.2.11.1 Pelan lampu / suis dipamerkan dengan dengan jelas dan mudah

difahami

7.2.11.2 Semua lampu perlu bersih, berfungsi dengan baik

7.2.11.3 Semua soket elektrik perlu berfungsi dengan baik

7.2.11.4 Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif / tindakan proaktif untuk

pembaikan segera perlu diambil.


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 32

7.2.12 Meja

7.2.12.1 Di bahagian atas meja

7.2.12.1.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan

7.2.12.1.2 Satu sudut mini dibenarkan untuk tapak hiasan

(optional)

7.2.12.1.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional)

7.2.12.1.4 Fail-fail aktif / diari / organizer dan peralatan hendaklah

disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa

7.2.12.1.5 Fail disusun mengikut nombor siri / indeks yang

ditetapkan

7.2.12.1.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan

(tidak termasuk self-ink rubber stamp)

7.2.12.2 Di bahagian bawah / tepi meja

7.2.12.2.1 Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul

sampah

7.2.12.2.2 Wayar / kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu

dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang

sesuai seperti black tape / cable casing

7.2.12.2.3 Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan

secara gunasama

7.2.13 Laci (Meja / Almari)

7.2.13.1 Susunan laci meja adalah seragam dan dilabelkan dengan kemas

7.2.13.2 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 3 laci,

penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 33

7.2.13.2.1 Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan

dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan

disusun kemas mengikut kreativiti pegawai

7.2.13.2.2 Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN RASMI” dan diguna

bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti

diari, planner dan buku catatan

7.2.13.2.3 Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi

menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg

tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain

7.2.13.3 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan meja jenis 2 laci,

penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

7.2.13.3.1 Laci paling atas dilabelkan ALAT TULIS dan

dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan

disusun kemas mengikut kreativiti pegawai

7.2.13.3.2 Laci kedua dilabelkan “DOKUMEN RASMI” dan diguna

bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti

diari, planner dan buku catatan

7.2.13.4 Perkara di atas tidak diguna pakai untuk keadaan seperti berikut:

7.2.13.4.1 Bilangan laci meja kurang dari 2 atau lebih dari 3,

maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan

kegunaan harian pejabat seperti alat tulis (dilabel

sebagai ALAT TULIS), buku catatan dan dokumen

rasmi (dilabel sebagai DOKUMEN RASMI).

7.2.13.4.2 Meja adalah meja gunasama di bilik tertentu , atas

faktor keselamatan, dibenarkan untuk menggunakan

laci bagi menyimpan barang peribadi dan semua laci

yang ada pada meja tersebut perlu dilabelkan sebagai

PERIBADI


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 34

7.2.13.5 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu

diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi atau tempat yang

bersesuaian dan disusun kemas

7.2.13.6 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu

barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi

tidak boleh bercampur

7.2.13.7 Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam

keadaan kemas, tersusun dan bersih

7.2.14 Kerusi

7.2.14.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika

tidak digunakan

7.2.14.2 Kot / selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi

(jika almari tidak disediakan)

7.2.14.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak

bergoyang, selesa dan bersih

7.2.15 Peti Sejuk

7.2.15.1 Peti sejuk adalah berfungsi, bersih dan berada di dalam keadaan

yang baik.

7.2.15.2 Bagi peti sejuk di pantri, item-item yang disimpan berada dalam

keadaan bersih, disusun kemas dan tidak bercampur aduk.

7.2.15.3 Senarai aset alih kerajaan (KEW-PA 7) dipaparkan dalam bilik

7.2.16 Komputer dan pencetak

7.2.16.1 Komputer serta peralatan IT yang berkaitan hendaklah sentiasa

tidak berhabuk dan sedia untuk diguna

7.2.16.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi

ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat

secara terus atau membelakangkan pintu masuk


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 35

7.2.16.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down)

7.2.16.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan

7.2.17 Pelabelan dan Pemakiran (Parking Lot)

7.2.17.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja

disediakan lot parkir yang bersesuaian (tidak perlu menggunakan

tape untuk tujuan penanda parkir peralatan)

7.2.17.2 Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian

zon

7.3 Komponen C: Tempat Umum

Ruang Umum juga merupakan ruang yang perlu diberi penumpuan dalam

penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan oleh semua kakitangan termasuk

pelawat.

Ruang umum yang dimaksudkan dan perkara yang perlu diberi penekanan adalah:

7.3.1 Bilik Mesyuarat / Bilik Perbincangan

Pastikan Bilik Mesyuarat / Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:

7.3.1.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran

7.3.1.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik

7.3.1.3 Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun

kemas ketika tidak digunakan

7.3.1.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan

7.3.1.5 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu

masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in

board)

7.3.1.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan

perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar,


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 36

maklumat pencapaian Kementerian / Bahagian, penyataan kualiti /

hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian / Bahagian

dan lain-lain)

7.3.1.7 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas

mesyuarat selesai

7.3.1.8 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan

hitam diletakkan di tempat yang disediakan

7.3.1.9 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai

7.3.1.10 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon

dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat

7.3.1.11 Hidangan makanan berat (Contoh: makanan berkuah) di bilik

mesyuarat / bilik bincang sebolehnya, hendaklah dielakkan.

7.3.1.12 Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.

7.3.1.13 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan

di lokasi yang bersesuaian

7.3.1.14 Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama

pegawai dan nombor untuk dihubungi)

7.3.2 Bilik Latihan

Pastikan Bilik Latihan berada dalam keadaan berikut:

7.3.2.1 Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran

7.3.2.2 Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang

berkala (Contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian

Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan

dan lain-lain)

7.3.2.3 Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, berada dalam

keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 37

7.3.2.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan yang

baik

7.3.2.5 Kemudahan tanda arah / keterangan petunjuk yang disediakan

mencukupi, informatif dan efektif


menguruskan kebersihan bilik latihan (nama pegawai dan

nombor untuk dihubungi)

7.3.3 Bilik Sumber & Multimedia

7.3.3.1 Bilik sentiasa dalam keadaan bersih, susunan rapi dan kemas

serta menyenangkan pelanggan

7.3.3.2 Sistem susunan yang teratur dan barang-barang yang disimpan

mudah untuk diambil/dicapai/dicari (seperti rak/

tanda/label/abjad/bahan) apabila diperlukan

7.3.3.3 Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, dalam keadaan

sempurna dan boleh digunakan dengan baik

7.3.3.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang

disediakan mencukupi, informatif dan efektif

7.3.3.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan yang

baik


menguruskan kebersihan bilik sumber & multimedia (nama

pegawai dan nombor untuk dihubungi)

7.3.4 Surau / Bilik Solat

Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik

solat tempat yang selesa untuk beribadat:

7.3.4.1 Semua peralatan/kemudahan (contoh: kemudahan tempat

berwuduk) perlu berada dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 38

7.3.4.2 Lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk

keselesaan ramai

7.3.4.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat

atau digantung dengan kemas

7.3.4.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau / Bilik

Solat

7.3.4.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan

7.3.4.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam

almari / kabinet / rak yang disediakan

7.3.4.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik

solat dengan jelas

7.3.4.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi

7.3.4.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan

7.3.4.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai

7.3.4.11 Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk

mendapatkan suasana yang sentiasa segar

7.3.4.12 Jam dinding disediakan untuk panduan

7.3.4.13 Tidur di dalam surau / bilik solat adalah TIDAK dibenarkan. Tanda

amaran larangan dipaparkan di dalam bilik tersebut.

7.3.4.14 Sekiranya ada kemudahan/ peralatan di dalam surau / bilik solat,

sistem inventori dan penyelenggaraan perlu dibuat.


menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan

nombor telefon).


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 39

7.3.5 Pantri 7.3.5.1

Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau

7.3.5.2

Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas

daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan

bau yang tidak menyenangkan

7.3.5.3

Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau

yang tidak menyenangkan

7.3.5.4

Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau

7.3.5.5

Semua peralatan / perabot dan perkakas disusun kemas dan

teratur setelah digunakan

7.3.5.6

Kabinet / rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu

dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional)

7.3.5.7

Pinggan mangkuk/cawan/gelas TIDAK diletakkan di atas meja dan

sinki selepas digunakan

7.3.5.8

Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun

dengan teratur di dalam kabinet/rak

7.3.5.9

Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas

7.3.5.10 Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa

makanan

7.3.5.11 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan

sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (Contoh :

dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut

kesesuaian/optional)

7.3.5.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan

7.3.5.13 Satu sudut informatif disediakan untuk mempamerkan jadual

tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang

berkaitan


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 40


menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor untuk

dihubungi)

7.3.7 Tandas

7.3.7.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering

7.3.7.2 Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada secukupnya dalam

tandas:

7.3.7.2.1 Bekas sampah

7.3.7.2.2 Sanitary bin (untuk bilik air wanita)

7.3.7.2.3 Alat pengering tangan (hand drayer)

7.3.7.2.4 Mesin penyembur pewangi

7.3.7.2.5 Cecair pencuci

7.3.7.2.6 Kertas tisu

7.3.7.3 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles

dan pintu utama

7.3.7.4 Siling di dalam keadaan yang sempurna, tiada kebocoran dan

tidak bersawang

7.3.7.5 Semua lampu berfungsi dengan baik

7.3.7.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna, bersih, lengkap

dengan penyelak dan penyangkut pakaian.

7.3.7.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan

dengan selamat

7.3.7.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing

system berfungsi dengan sempurna

7.3.7.9 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi

dengan sempurna


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 41

7.3.7.10 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi

dengan sempurna

7.3.7.11 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering

7.3.7.12 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan

sentiasa ada sabun

7.3.7.13 Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah digalakkan

7.3.7.14 Persekitaran tandas tidak mengeluarkan bau yang kurang

menyenangkan

7.3.7.15 Sistem pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan yang

baik

7.3.7.16 Jika tempat mengambil wuduk turut disediakan, pastikan ianya

sentiasa bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik

7.3.7.17 Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam keadaan yang

bersih, baik dan berfungsi.

7.3.7.18 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan

dipaparkan pada pintu bilik air

7.3.7.19 Tandatangan Pegawai bertanggungjawab (PIC) bagi pengesahan

kerja pembersihan yang telah dilaksanakan, perlu dibuat setiap

hari


menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor

untuk dihubungi)

7.3.8 Perpustakaan / Pusat Sumber

7.3.8.1 Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih dan

kemas

7.3.8.2 Sistem penyusunan buku perlu sistematik, memudahkan

pencarian dan buku diletak pada posisi yang mudah dicapai

(seperti rak/ tanda/ label/abjad/bahan)


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 42

7.3.8.3 Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik

7.3.8.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk

disediakan dan mudah dilihat

7.3.10 Kaunter Khidmat Pelanggan / Ruang Menunggu

7.3.10.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun

7.3.10.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan

pelanggan/tetamu luar

7.3.10.3 Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun

dengan teratur dan berada dalam keadaan baik

7.3.10.4 Ruang menunggu tetamu perlu sentiasa bersih, kemas dan ceria

7.3.10.5 Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di

kawasan yang mudah dilihat

7.3.10.6 Tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi disediakan.

7.3.10.7 Kaunter utama perlu menyediakan perkara berikut:

7.3.10.7.1 Sistem Maklumbalas Pelanggan

7.3.10.7.2 Direkotri Pelanggan

7.3.10.7.3 Borang-borang / Brosur berkaitan

7.3.10.7.4 Bahan bacaan untuk pelanggan

7.3.10.8 Usaha-usaha delighting the customer seperti mewujudkan

persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan ada

dilaksanakan

7.3.10.9 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra

pelanggan


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 43

7.3.11 Lobi Utama / Ruang hadapan

7.3.11.1 Persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiasa bersih, kemas

dan ceria.

7.3.11.2 Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan

berkeadaan baik

7.3.11.3 Laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang

halangan seperti barang/peralatan yang boleh mengganggu ruang

laluan.

7.3.11.4 Maklumat seperti pelan strategik/ visi/ misi/ piagam pelanggan dan

maklumat korporat lain sentiasa perlu dikemaskini dan dipaparkan

di tempat yang mudah dilihat

7.3.11.5 Beberapa perkara berikut disediakan di lobi utama:

7.3.11.5.1 Buku Kedatangan Pelawat

7.3.11.5.2 Direktori Pegawai

7.3.11.5.3 Sudut Informasi untuk Pelanggan

7.3.11.5.4 Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

7.3.12 Laluan Utama/ Laluan Awam

7.3.12.1 Lantai sentiasa berkeadaan baik, bersih dan tiada sisa buangan

yang diletak di sepanjang laluan

7.3.12.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika

ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak

menghalang laluan

7.3.12.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun

dengan baik supaya tidak mengganggu laluan perjalanan

7.3.12.4 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah

sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya

7.3.12.5 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 44

7.4 Komponen D: Keselamatan Persekitaran

7.4.1 Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin

suasana kerja yang selamat:

7.4.1.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan

yang tidak diperlukan (Contoh : pasu bunga, fire extinguisher,

kotak-kotak dan sebagainya)

7.4.1.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa

ditutup dan tidak dihalang

7.4.1.3 Pendawaian elektrik / telefon / kabel komputer dalam keadaan

kemas, teratur dan tidak berserabut.

7.4.1.4 Pendawaian tambahan perlu dibuat setelah mendapat kebenaran

7.4.1.5 Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali

pantri

7.4.1.6 Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah

jelas (Contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS)

7.4.1.7 Tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (Contoh : barang-barang

pra pelupusan)

7.4.1.8 Aktiviti merokok TIDAK dibenarkan di persekitaran luaran dan

dalaman JKRHT (Contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik

air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya)

7.4.1.9 Alat pemadam api mestilah berfungsi, mempunyai jadual

penyelenggaraan, mempunyai tatacara penggunaan, berkeadaan

bersih dan diletakkan ditempat yang susuai dan mudah dicapai.

7.4.1.10 Sebarang peralatan yang didapati rosak hendaklah dilapor dan

diselenggarakan dengan segera

7.4.2 Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi:

7.4.2.1 Arahan Keselamatan

7.4.2.2 Latihan Pengungsian Bangunan (Fire-drill)

7.4.2.3 Tanda amaran

7.4.2.4 Pelan Laluan Kecemasan dan tempat berkumpul


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 45

7.4.2.5 Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya

7.5 Komponen E: Kawasan Persekitaran Fasiliti

7.5.1 Tempat Meletak Kenderaan

7.5.1.1 Tempat meletak kenderaan yang sesuai untuk pekerja dan

pelawat

7.5.1.2 Tanda / Garisan antara lot-lot dan tunjuk arah laluan pelawat

disediakan dengan jelas

7.5.1.3 Kawasan persekitaran dalam keadaan baik dan bersih

7.5.1.4 Kemudahan parkir untuk OKU disediakan

7.5.2 Kawasan Persekitaran JKR Hulu Terengganu

7.5.2.1 Lampu jalan berfungsi dan berkeadaan baik

7.5.2.2 Jalan di kawasan persekitaran JKR Hulu Terengganu berkeadaan

baik dan tidak berlubang / rosak

7.5.2.3 Taman permainan dan peralatan di taman permainan dalam

keadaan baik dan selamat untuk digunakan

7.5.2.4 Sistem kawalan laluan keluar masuk yang mudah difahami dan

dipatuhi, ada disediakan

7.5.2.5 Tanaman / pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak / mati di

sekitar kawasan

7.5.2.6 Kawasan padang (jika ada) bersih dan rumput tidak dibiarkan

panjang

7.5.2.7 Tong / bakul sampah yang disediakan bersesuaian dan mencukupi

7.5.2.8 Kawasan / Tong pengumpulan sampah bersih, tidak berbau dan

diuruskan dengan baik

7.5.2.9 Cat bangunan berada dalam keadaan baik dan bersih

7.5.2.10 Pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik

7.5.3 Pondok Pengawal Keselamatan

7.5.3.1 Tempat pengawal berada dalam keadaan baik & bersih


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 46

7.5.3.2 Perkhidmatan yang diberi mempamerkan suasana mesra

pelanggan (sopan, mesra dan sedia membantu)

7.5.4 Papan Tanda Jabatan / PapanTanda Arah / Petunjuk

Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah:

7.5.4.1 Diletakkan di lokasi penting seperti bilik admin, bilik ketua jabatan,

tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat

7.5.4.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih

7.5.4.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami

7.5.4.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik

7.5.4.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan

7.5.5 Media / Bahan Pameran

7.5.5.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan

notis atau papan kenyataan di seluruh jabatan/unit perlu berada

dalam keadaan baik, tidak berdebu, bersih dan perlu sentiasa

dikemaskini mengikut keadaan semasa

7.5.5.2 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu

berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur

7.5.5.3 Penghasilan bahan pameran yang kreatif adalah digalakkan

supaya dapat menarik perhatian pelanggan

7.6 Komponen F: Tempat Khusus (JKR Hulu Terengganu)

7.6.7 Pondok Pemandu

7.6.7.1 Pelan lantai dipaparkan di ruang yang mudah dilihat

7.6.7.2 Senarai inventori (KEW-PA 7) dipaparkan

7.6.7.3 Meja kerja sentiasa kemas, bersih dan peralatan disusun dengan

baik


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 47

7.6.7.4 Perhiasan yang minima dan bersesuaian dengan imej korporat

disediakan

7.6.11 Stor / Tempat Penyimpanan

7.6.11.1 Pintu Stor

Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :

7.6.11.1.1 Pelan lantai stor yang mudah dilihat dengan jelas dan

difahami

7.6.11.1.2 Borang permohonan stok

7.6.11.1.3 Tanda amaran DILARANG MASUK dipamerkan

dengan jelas

7.6.11.1.4 Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor

7.6.11.2 Dalam Stor

7.6.11.2.1 Stor sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu

dan tersusun kemas

7.6.11.2.2 Terdapat tanda / label/ abjad bersesuaian bagi tiap-tiap

bahan / komponen barangan (mengikut Tatacara

Pengurusan Stor)

7.6.11.2.3 Sistem rekod inventori disediakan adalah jelas dan

teratur untuk memudahkan barang tersebut diambil /

dicapai / dicari

7.6.11.2.4 Tidak terdapat sampah / sisa / bahan yang tidak

diperlukan, berada di dalam stor

7.6.11.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan

baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli)

7.6.11.2.6 Daya kreativiti boleh digunakan (tertakluk kepada

peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan,


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 48

penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi

mengekalkan unsur korporat

7.6.11.2.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan

di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang

ramai

7.6.11.2.8 Semua barang / bahan dilabelkan dengan jelas dan

kemas

7.6.11.2.9 Etika penggunaan dan peraturan pengambilan barang

dari stor perlu ada, dipatuhi dan dipaparkan kepada

warga kerja

7.6.11.3 Simpanan Barang di Stor

7.6.11.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak

menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan

kakitangan stor

7.6.11.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara

Luput Dulu Keluar Dulu / First Expiry First Out

(LDKD/FEFO) bagi barang yang mempunyai tarikh

luput. Manakala bagi barang yang tiada tarikh luput

atau barang-barang dengan tarikh luput yang sama

aturan Masuk Dulu Keluar Dulu /First In First Out

(MDKD/FIFO) digunakan

7.6.11.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan

ruang yang ada seperti berikut:

7.6.11.3.3.1 Ruang stor hendaklah dibahagi

mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat

ganti atau makmal dan sebagainya

7.6.11.3.3.2 Setiap kumpulan barang ditanda

menggunakan abjad-abjad atau nombor atau kedua-

duanya sekali


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 49

7.6.11.3.3.3 Setiap para melintang diberikan satu

huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor.

(contoh : liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak

Nombor 2, para B dan kotak nombor 2)

* Lokasi botol liquid paper ialah di B-2B2.

7.6.11.3.4 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin,

peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya

dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat

7.6.11.3.5 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok

barang yang sama

7.6.11.3.6 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah

diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian

dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun

dengan kemas

7.6.11.3.7 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur

dengan bahan yang masih boleh digunakan

7.6.11.3.8 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah

disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh

pegawai yang bertanggungjawab

7.6.11.3.9 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-

pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor)

dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama)

atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian)

7.6.11.3.10 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama

dengan barang.

7.6.11.3.11 Penanda aras minima disediakan bagi semua barang

di dalam stor

7.6.11.3.12 Bagi item seperti ubat, reagan dan item yang

mempunyai spesifikasi suhu penyimpanan, suhu peti


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 50

sejuk mesti direkodkan dan dikemaskini manakala

suhu bilik dipantau sepanjang masa

7.6.11.4 Simpanan Barang Toxic

7.6.11.4.1 Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur

mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan

dan perlu dilabel

7.6.11.4.2 Peralatan seperti rak/ pallet/ alatan sokongan lain untuk

kegunaan simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan

sebaiknya

7.6.11.4.3 Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat

dan tidak digunakan lagi

7.6.11.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau

menyimpan barang toxic berkeadaan baik

7.6.11.4.5 Mempunyai tanda arah / label/ abjad bagi setiap barangan

siap

7.6.11.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod

pengeluaran

7.6.11.4.7 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di

tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai

7.6.11.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor

7.6.11.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

7.6.11.5.1.1 Mempunyai sijil yang masih

berkuatkuasa dari pihak Bomba

7.6.11.5.1.2 Prosedur operasi hendaklah

diletakkan bersebelahan

7.6.11.5.1.3 Digantung pada bracket yang

dipasang di dinding dan berparkir

7.6.11.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (Contoh: System


JKR Hulu Terengganu

Versi 2/2015

m/s 51

Water Sprinkler dan Hose Reel)

7.6.11.5.3 Pencahayaan yang mencukupi

7.6.11.5.4 Tanda amaran seperti DILARANG MEROKOK dan

MUDAH TERBAKAR dipamerkan dengan jelas

7.6.11.5.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat

mudah dicapai dan berparkir

8. Keupayaan Sumber Manusia

8.1 Dari segi penampilan diri dan imej

Keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara berpakaian,

dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai

dengan imej penjawat awam dapat dipamerkan

8.2 Perhubungan dengan rakan sejawat

Usaha bersama / kerja berpasukan seperti gotong-royong, kreativiti, mesyuarat dan

sebagainya, dapat diamalkan

8.3 Perhubungan dengan pelanggan

Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi

bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu

8.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

Kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi

pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif

dapat dipamerkan

9 PENUTUP

Dengan adanya garis panduan ini, diharapkan agar ia dapat membantu warga JKRHT

dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui pelaksanaan EKSA

(5S) dan mengamalkannya secara berterusan sehingga menjadi suatu budaya yang

cemerlang.

garis panduan pelaksanaan ekosistem...

Documents