garis panduan pelaksanaan ekosistem...

Garis Panduan Pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Jabatan Kesihatan Negeri Pahang Versi 1/2017

1

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM

(EKSA) JABATAN KESIHATAN NEGERI PAHANG

VERSI 1/2017

Disediakan Oleh:

SEKRETARIAT EKSA, JKNP


2

KANDUNGAN

1. TUJUAN ................................................................................................................................. 5

2. PENGENALAN EKSA............................................................................................................. 5

3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM ..................................................... 6

4. PRINSIP AMALAN 5S ............................................................................................................ 8

4.1 Sisih ................................................................................................................................ 8 4.2 Susun .............................................................................................................................. 8 4.3 Sapu ................................................................................................................................ 8 4.4 Seragam .......................................................................................................................... 8 4.5 Sentiasa Amal ................................................................................................................. 9

5. PRINSIP PELAKSANAAN EKSA ............................................................................................ 9

5.1 Imej korporat ................................................................................................................... 9 5.2 Kreativiti dan Inovasi ....................................................................................................... 9 5.3 Amalan Hijau ................................................................................................................... 9 5.4 Persekitaran Kondusif ................................................................................................... 10 5.5 Kepelbagaian Agensi ..................................................................................................... 10

6. PELAKSANAAN EKSA DI JKNP .......................................................................................... 10

6.1 Dasar EKSA .................................................................................................................. 10 6.2 Objektif EKSA ................................................................................................................ 10 6.3 Logo Amalan EKSA ....................................................................................................... 11 6.4 Penubuhan Jawatankuasa ............................................................................................ 11 6.5 Pewujudan Zon EKSA ................................................................................................... 14 6.6 Keperluan Zon EKSA .................................................................................................... 14

7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA ...................................................................................... 16

8. KEPERLUAN SUDUT EKSA ................................................................................................ 16

9. KEPERLUAN FAIL INDUK, AUDIT, LATIHAN, PROMOSI DAN ZON .................................. 17


3

10. KEPERLUAN RUANG PEJABAT ...................................................................................... 17

10.1 Peralatan Pejabat .......................................................................................................... 17 10.2 Susun Atur Peralatan Pejabat ....................................................................................... 17 10.3 Susunan Fail ................................................................................................................. 18 10.4 Hiasan Dalaman ............................................................................................................ 19 10.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan ................................................................................... 20 10.6 Ruang Kerja Terperingkat .............................................................................................. 20 10.7 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat) ................................... 21 10.8 Ruang Kaunter .............................................................................................................. 21

11. KEPERLUAN RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI ............................................................... 22

11.1 Lantai ............................................................................................................................ 22 11.2 Meja (Di atas Meja) ....................................................................................................... 22 11.3 Meja (Di bawah/Tepi meja) ............................................................................................ 23 11.4 Laci Meja / Almari .......................................................................................................... 23 11.5 Dinding/partition pegawai .............................................................................................. 24 11.6 Kerusi ............................................................................................................................ 25 11.7 Komputer dan pencetak................................................................................................. 25 11.8 Sistem fail ...................................................................................................................... 25 11.9 Bilik Pegawai ................................................................................................................. 26 11.10 Pelabelan Dan Pemakiran (Parking Lot) ........................................................................ 26

12. BAHAGIAN PERCETAKAN .............................................................................................. 26

12.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi ...................................................................................... 26 12.2 Mesin dan Peralatan ...................................................................................................... 26

13. STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS) ...................................................................... 27

13.1 Pintu Stor ...................................................................................................................... 27 13.2 Dalam Stor .................................................................................................................... 27 13.3 Simpanan Barang Stor .................................................................................................. 28 13.4 Simpanan Barang Eksibit .............................................................................................. 29 13.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor ................................................................................ 29

14. TEMPAT UMUM ............................................................................................................... 30


4

14.1 Surau/Bilik Solat ............................................................................................................ 30 14.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang ......................................................................................... 31 14.3 Pantri ........................................................................................................................... 32 14.4 Tandas ......................................................................................................................... 33 14.5 Laluan Utama/ Laluan Awam ......................................................................................... 34 14.6 Perpustakaan/Pusat Sumber ......................................................................................... 35 14.7 Sudut Senaman/Peralatan Sukan .................................................................................. 35 14.8 Lobi Utama .................................................................................................................... 36 14.9 Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu ..................................................... 36

15. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN ........................................................................... 37

15.1 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk ....................................................... 37 15.2 Media/Bahan Pameran .................................................................................................. 37

16. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA ................................................................................... 37

16.1 Penglibatan Pengurusan atasan .................................................................................... 37 16.2 Dari segi penampilan diri dan imej ................................................................................. 37 16.3 Perhubungan dengan rakan sejawat; ............................................................................ 37 16.4 Perhubungan dengan pelanggan; dan ........................................................................... 38 16.5 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas ................................................ 38

17. KESELAMATAN PERSEKITARAN .................................................................................. 38

18. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI ................................................................... 40

19. AMALAN HIJAU ................................................................................................................ 40

20. PENUTUP ......................................................................................................................... 41

Lampiran 1 – Kriteria Audit Lampiran 2 – Pembahagian Zon Lampiran 3 – Standard EKSA


5

1. TUJUAN Panduan ini disediakan sebagai rujukan kepada semua warga dan zon Ekosistem

Kondusif Sektor Awam (EKSA) di Ibu Pejabat Kementerian Kesihatan Malaysia dalam

melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Melalui panduan ini, diperjelaskan

konsep EKSA, elemen-elemen baharu yang diperkenalkan oleh pihak MAMPU dan kaedah

pelaksanaan EKSA di Ibu Pejabat Jabatan Kesihatan Negeri Pahang.

Sebagai tambahan panduan ini adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan

dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada

kesesuaian di peringkat zon.

EKSA sebagai kesinambungan dari Amalan 5S haruslah dilihat sebagai satu program yang

menggalakkan semua zon di JKNP agar lebih kreatif dan inovatif dalam usaha mewujudkan

persekitaran kerja yang sesuai dan mampu meningkatkan produktiviti serta kualiti penyampaian

perkhidmatan. Melalui panduan ini diharapkan dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran

pejabat sehingga semua warga JKNP dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang

sistematik, selesa dan kondusif.

2. PENGENALAN EKSA Ekosistem Kondusif Sektor Awam atau EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014

sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam oleh pihak MAMPU dengan

mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan

kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam. Langkah penjenamaan

semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk

meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif

dan inovatif dalam kalangan warga JKNP.

Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik di

samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan

konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan

menyokong kepada pengwujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S ditambah

baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:

• Imej korporat;

• Kreativiti dan Inovasi;


6

Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras dengan tuntutan pihak berkepentingan.

• Amalan Hijau;

• Persekitaran Kondusif; dan

• Kepelbagaian Agensi.

Objektif utama penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam kepada EKSA adalah untuk membolehkan :

3. PENJENAMAAN SEMULA AMALAN 5S SEKTOR AWAM MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu akan membawa maksud seperti di bawah:

Meningkatkan Imej Korporat

Menggalakkan aktiviti kearah mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan AmalanHijau

Memperluaskan pelaksanaan di agensi kerajaan bagi mewujudkan persekitaran yang kondusif.

Memastikan elemen pengauditan memenuhi keperluan kepelbagaian agensi kerajaan


7

merupakan pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja.

peralatan disusun dengan teratur kemas, berkesan, selamat dan mudah dicapai.

Untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan,kualiti produk dan kesihatan

Bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya.

Ialah usaha mengekalkan 4amalan 5S iaitu sisih, susun, sapu dan seragam disamping melaksanakan penambahbaikan berterusan di zon masing-masing

SISIH

SUSUN

SENTIASA AMAL

SAPU

SERAGAM


8

4. PRINSIP AMALAN 5S 4.1 Sisih Memberi tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. Aktiviti sisih melibatkan:

a. Item yang tiada nilai dan senang dibuang perlu dibuang segera;

b. Item yang ada nilai tapi tidak digunakan dan tiada kegunaan masa akan datang maka dihapuskan/dijual mengikut prosedur; dan

c. Item tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi untuk dilupuskan perlu menentukan kaedah/kos yang paling rendah.

4.2 Susun Merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Aktiviti ini melibatkan:

a. Penyusunan item dalam aturan First-In-First-Out (Masuk Dulu Keluar Dulu);

b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada item;

c. Menyimpan item mengikut kategori;

d. Item diatur supaya mudah dikesan dan boleh dicapai dalam masa 30 saat; dan

e. Semasa bekerja fail aktif dan bahan rujukan semasa sahaja berada di atas meja, selepas digunakan fail dan item perlu disimpan semula ke tempat asal.

4.3 Sapu Tindakan diambil bagi memastikan ruang tempat kerja dan peralatan di dalam keadaan bersih dan tidak menjejaskan kualiti peralatan dan kualiti kerja. Aktiviti ini melibatkan:

a. Menetapkan pemilik bagi ruang/perkakas dan mesin;

b. Memastikan proses pembersihan dijalankan mengikut jadual yang telah ditetapkan; dan

c. Merekoddanmelaporkansegalakerosakanuntuktindakan penyelenggaraan.

4.4 Seragam Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa tindakan yang diambil untuk mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur atau format.


9

4.5 Sentiasa Amal Tindakan yang diambil untuk mengekalkan semua amalan sisih, susun, sapu dan seragam serta melakukan penambahbaikan untuk mempertingkatkan amalan EKSA. Aktiviti ini melibatkan:

a. Audit dalaman dilakukan secara berkala;

b. Aktiviti promosi dijalankan secara berterusan;

c. Mewujudkan sistem pengiktrafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga JKNP; dan

d. Mengadakan program kesedaran amalan EKSA secara berterusan melalui latihan.

5. PRINSIP PELAKSANAAN EKSA 5.1 Imej korporat Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran kerja di JKNP serta keselamatan persekitaran yang perlu diberi keutamaan. Contoh kawasan yang memerlukan penampilan imej korporat ialah:

i. Kaunter;

ii. Susun atur perabot; dan

iii. Ruang guna sama.

5.2 Kreativiti dan Inovasi Dalam usaha mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja Warga JKNP digalakkan membudayakan elemen kreativiti dan Inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Warga JKNP digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untukmenghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat. Contoh perkara yang menampak kreativiti dan Inovasi ialah:

i. Tempat simpanan alat tulis;

ii. Pelabelan; dan

iii. Memendekkan proses kerja.

5.3 Amalan Hijau Aspek amalan hijau ditekankan di tempat kerja dan membuat analisa penjimatan kepada amalan penjimatan yang dilaksanakan.Contoh amalan ialah:

i. Kitar semula;

ii. Peringatan penjimatan;

iii. Penjimatan elektrik; dan


10

iv. Penjimatan kertas.

5.4 Persekitaran Kondusif Penekanan diberikan kepada penyampaian perkhidmatan, mesra pelanggan dan memberi keselesaan semasa berurusan. Contoh aktiviti ini ialah:

i. Kemudahan pekerja OKU;

ii. Ruang kerja yang kemas; dan

iii. Ruang menunggu.

5.5 Kepelbagaian Agensi Penilaian dalam auditan adalah merangkumi aspek generik dan khusus kerana mengambil kira kepelbagaian premis dan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan one size fits all semasa dalam amalan 5S kurang mencakupi keperluan kepelbagaian agensi.

6. PELAKSANAAN EKSA DI JKNP 6.1 Dasar EKSA “Amalan EKSA JKNP bermatlamat untuk mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, kondusif dan sistematik, kea rah budaya kerja yang berkualiti yang cemerlang dalam pencapaian perkhidmatan bagi memenuhi ekspektasi pelanggan.”

6.2 Objektif EKSA a. Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat, bersih, kemas dan selesa pada setiap masa;

b. Mewujudkan budaya kerja yang cemerlang dengan pembudayaan berterusan amalan EKSA;

c. Mewujudkan semangat kerja berpasukan, profesionalisme serta komitmen yang berterusan di kalangan anggota JKNP untuk meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja; dan

d. Meningkatkan tahap kepuasana pelanggan terhadap perkhidmatan yang ditawarkan.


11

6.3 Logo Amalan EKSA

6.4 Penubuhan Jawatankuasa

a. Jawatankuasa Pemandu

b. Peranan Penaung/Pengerusi Jawatankuasa Pemandu

i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA;

ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

PENAUNG PKN

PENGERUSI TPKN (F)

SEKRETARIAT

JAWATANKUASA LATIHAN

JAWATANKUASA AUDIT

JAWATANKUASA PROMOSI

KETUA-KETUA ZON


12

iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan;

iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan;

v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua-ketua zon;

vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah;

vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan EKSA ( dengan bantuan JK Audit);

viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (dengan

bantuan JK Promosi); dan

ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan- amalan kebersihan (dengan bantuan JK Latihan).

c. Peranan Jawatan kuasa Latihan

i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada warga JKNP;

ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan Amalan EKSA kepada semua warga kerja JKNP;

iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh aktiviti Amalan EKSA serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan EKSA); dan

iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri Latihan secukupnya.

d. Peranan Jawatan kuasa Audit

i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan pelaksanaan audit;

ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA;

iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA;

iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa proses audit;


13

v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu;

vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Pemandu Amalan EKSA JKNP;

vii. Menggunakan kriteria audit EKSA yang disediakan oleh MAMPU

(Lampiran 1);dan

viii. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.

e. Peranan Jawatan kuasa Promosi

i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA;

ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi;

iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang;

iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA (kebersihan,

poster, banner dan lain-lain); dan

v. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Pemandu.

f. Peranan Sekretariat

i. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Amalan EKSA JKNP;

ii. Menyelaraskan Program Amalan EKSA JKNP;

iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan EKSA kepada Jawatan Kuasa Pemandu EKSA;

iv. Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan Amalan EKSA

v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit;

vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan EKSA dalam organisasi; dan

vii. Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan.


14

6.5 Pewujudan Zon EKSA Tujuan pewujudan zon EKSA adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan amalan EKSA. Senarai 6 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan EKSA di JKNP ialah:

6.6 Keperluan Zon EKSA a. Membentuk Jawatankuasa Pelaksana Zon EKSA seperti struktur di bawah:

BIL

NAMA ZON

BAHAGIAN

1 ZON PENGURUSAN Bahagian Pengurusan

2 ZON PERUBATAN Bahagian Perubatan

3 ZON PERGIGIAN Bahagian Perkhidmatan Pergigian

4 ZON KESIHATAN AWAM Bahagian Kesihatan Awam

5 ZON FARMASI Bahagian Perkhidmatan Farmasi

6 ZON MAKANAN Bahagian Keselamatan & Kualiti Makanan

KETUA ZON TPKN

PENYELARAS ZON

AHLI-AHLI ZON


15

i. Peranan Ketua Zon /Jawatankuasa Pelaksana Zon

i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli zon;

ii. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat Zon;

iii. Mengenalpasti liputan sub zon pelaksanaan EKSA(sekiranya perlu);

iv. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli kumpulan;

v. Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA di peringkat Zon;

vi. Melaksanakan pembudayaan kreativiti dan Inovasi serta tindakan penjimatan/ go green.

vii. Memantau pelaksanaan EKSA Zon; dan

viii. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti mana yang digariskan di peringkat JKNP.

ii. Peranan Penyelaras

i. Menyelaras program EKSA di zon masing-masing;

ii. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam zon;

iii. Menyedia dan mengemaskini fail zon;

iv. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan

v. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.

iii. Peranan Ahli-ahli

i. Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;

ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;

iii. Bekerjasama dalam zon; dan

iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbang idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA di zon.


16

7. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan EKSA ini terbahagi kepada 11 kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JKNP iaitu:

a. Keperluan Sudut EKSA;

b. Keperluan Fail Induk, Audit, Latihan, Promosi Dan Zon;

c. Ruang Pejabat;

d. Ruang Kerja/Bilik Pegawai;

e. Tempat Penyimpanan/Stor;

f. Tempat Umum;

g. Kawasan Persekitaran;

h. Keupayaan Sumber Manusia;

i. Keselamatan Persekitaran;

j. Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi; dan

k. Amalan Hijau.

8. KEPERLUAN SUDUT EKSA Sudut EKSA adalah kaedah penyaluran penyampaian. Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

a. Dasar dan Objektif Amalan EKSA JKNP;

b. Carta Organisasi Amalan EKSA (Induk);

c. Carta Perbatuan/Gantt Chart Zon;

d. Pelan Lantai Zon EKSA;

e. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti EKSA;

f. Informasi/ hebahan berkaitan Amalan EKSA untuk tujuan promosi;

g. Logo dan Slogan Amalan EKSA JKNP; dan

h. Tarikh kemaskini sudut EKSA.


17

9. KEPERLUAN FAIL INDUK, AUDIT, LATIHAN, PROMOSI DAN ZON Dokumentasi pelaksanaan Amalan EKSA perlu disediakan di peringkat induk, jawatankuasa dan zon. Keperluan dalam fail EKSA adalah seperti berikut:

i. Pengenalan EKSA – Dasar & Objektif EKSA dan garis panduan EKSA JKNP;

ii. Carta Organisasi EKSA – Fail induk, jawatankuasa dan zon;

iii. Pelan Lantai (Fail induk dan zon sahaja);

iv. Carta Perbatuan – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;

v. Minit Mesyuarat – Fail induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon;

vi. Gambar Aktiviti-Aktiviti EKSA;

vii. Gambar Sebelum dan Selepas – Fail Induk dan Zon; dan

viii. Audit( kriteria dan keputusan audit) - Fail Induk, Jawatankuasa (berkenaan) dan zon.

10. KEPERLUAN RUANG PEJABAT

10.1 Peralatan Pejabat 10.1.1 Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan

dengan selamat;

10.1.2 Peralatan pejabat sentiasa bersih dan disusun supaya kelihatan kemas; dan

10.1.3 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut

kesesuaian contoh mesin fotostat, mesin faks dan CPU.

10.2 Susun Atur Peralatan Pejabat 10.2.1 Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik serta

tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

10.2.2 Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan

10.2.3 Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan work station pegawai.


18

10.3 Susunan Fail 10.3.1 Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;

10.3.2 Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian dalam tempoh masa 30 saat per fail;

10.3.3 Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:-

i. Tetulang ring file mengandungi:

• Singkatan nama kementerian, bahagian,cawangan/unit;

• nombor fail;

• tajuk fail; dan

• nombor susunan fail.

ii. Muka depan ring file mengandungi:

• Logo;

• Tajuk;

• Nama unit atau cawangan;


19

iii. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian

fail.

10.3.4 Fail putih boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut: -

i. Muka depan fail putih mengandungi:

• Nombor fail, dan

• Tajuk

ii. Penggunaan tulisan (font) dan saiz mengikut kesesuaian fail.

10.4 Hiasan Dalaman 10.4.1 Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat

diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;

10.4.2 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya);

10.4.3 Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;

10.4.4 Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup tidak digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti);


20

10.4.5 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik);

10.4.6 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan

10.4.7 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.

10.5 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan

10.5.1 Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit;

10.5.2 Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai; dan

10.5.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

10.6 Ruang Kerja Terperingkat

10.6.1 Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server dan Kawasan Kerja Larangan;

10.6.2 Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa;

10.6.3 Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan); dan


21

10.6.4 Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership) perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan berhampiran pintu masuk bilik berkenaan.

10.7 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat)

10.7.1 Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik;

10.7.2 Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks;

10.7.3 Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail;

10.7.4 Fail yang tidak lagi digunakan perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja;

10.7.5 Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh : kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail);

10.7.6 Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet;

10.7.7 Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;

10.7.8 Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan; dan

10.7.9 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).

10.8 Ruang Kaunter

10.8.1 Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;

10.8.2 Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;

10.8.3 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;

10.8.4 Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini;

10.8.5 Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan;


22

10.8.6 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan;

10.8.7 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan

10.8.8 Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut:

i. Sistem maklum balas pengguna

ii. Direktori pegawai

iii. Borang / brousar

iv. Bahan bacaan/ informasi

v. Piagam pelanggan

11. KEPERLUAN RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI

11.1 Lantai 11.1.1 Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran;

dan

11.1.2 Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar ruang kerja.

11.2 Meja (Di atas Meja)

11.2.1 Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan;

i. Masuk

ii. Keluar

iii. KIV

11.2.2 Dibenarkan satu sudut mini untuk tapak hiasan (optional);

11.2.3 Terdapat telefon dan buku direktori (optional);

11.2.4 Fail-fail aktif/diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa;

11.2.5 Fail disusun seperti berikut:

i. Ring file disusun mengikut nombor siri / indeks yang ditetapkan


23

ii. Fail putih disusun dalam file holder yang bersesuaian

11.2.6 Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp).

11.3 Meja (Di bawah/Tepi meja)

11.3.1 Sediakan ruang khas yang bertanda bagi bakul sampah;

11.3.2 Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable casing; dan

11.3.3 Kotak / bekas kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.

11.4 Laci Meja / Almari

11.4.1 Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

i. Laci paling atas dilabelkan “ALAT TULIS” dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai

ii. Laci tengah dilabelkan “DOKUMEN” dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan

iii. Laci bawah dilabelkan “PERIBADI” dan diguna bagi menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain

• Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis,buku catatan dan dokumen rasmi.

• Sekiranya ada 2 tingkat laci sahaja, tiada laci bagi urusan peribadi


24

11.4.2 Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi dan disusun kemas;

11.4.3 Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur; dan

11.4.4Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih.

11.5 Dinding/partition pegawai

11.5.1 Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing- masing termasuk bilik pegawai:

i. Tanda Nama Penuh;

ii. Jawatan;

11.5.2 Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur;

11.5.3 Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) untuk hiasan; dan

11.5.4 Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan partition.


25

11.6 Kerusi 11.6.1 Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan;

11.6.2 Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan); dan

11.6.3 Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.

11.7 Komputer dan pencetak 11.7.1 Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk

dan sedia untuk diguna;

11.7.2 Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan pintu masuk;

11.7.3 Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down);

11.7.4 Printer dan scanner haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan; dan

11.7.5 Gunakan Wallpaper dan Screensaver yang telah disediakan oleh Jawatankuasa Induk EKSA JKN Pahang. Screensaver ini berfungsi selepas 10 minit komputer tidak digunakan.

11.8 Sistem fail 11.8.1 Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail;

11.8.2 Fail dilabel mengikut format yang telah diseragamkan;

11.8.3 Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail; dan

11.8.4 Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada).


26

11.9 Bilik Pegawai 11.9.1 Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna

pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;

11.9.2 Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;

11.9.3 Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti; dan

11.9.4 Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

11.10 Pelabelan Dan Pemakiran (Parking Lot) 11.10.1 Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot

parkir yang bersesuaian; dan

11.10.2 Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian zon.

12. BAHAGIAN PERCETAKAN 12.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi 12.1.1 Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang,

rekahan atau sebarang kecacatan lantai;

12.1.2 Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama atau simbol alatan;

12.1.3 Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula; dan

12.1.4 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/ barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).

12.2 Mesin dan Peralatan

12.2.1 Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja;

12.2.2 Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin;


27

12.2.3 Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair;

12.2.4 Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;

12.2.5 Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian;

12.2.6 Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan; dan

12.2.7 Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.

13. STOR (Rujukan:PP Bil.5 Tahun 2009(TPS) 13.1 Pintu Stor Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut :

i. Pelan lantai stor;

ii. Borang permohonan stok;

iii. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas; dan

iv. Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor.

13.2 Dalam Stor 13.2.1 Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;

13.2.2 Terdapattanda/label/abjadbersesuaianbagitiap-tiapbahan/ komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);

13.2.3 Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/dicari;

13.2.4 Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor;

13.2.5 Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli);

13.2.6 Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat; dan



28

13.3 Simpanan Barang Stor 13.3.1 Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan dan laluan kakitangan stor;

13.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu /First In First Out (MDKD/FIFO);

13.3.3 Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut:

i. Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti nombor fail siasatan, alat ganti atau makmal dan sebagainya;

ii. Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali; dan

iii. Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2)

* Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2.

13.3.4 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat;

13.3.5 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;

13.3.6 Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas;

13.3.7 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan;

13.3.8 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;


29

13.3.9 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS- 10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan

13.3.10 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

13.4 Simpanan Barang Eksibit 13.4.1 Barang eksibit perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut

kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;

13.4.2 Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan eksibit perlu digunakan dengan sebaiknya;

13.4.3 Barang eksibit untuk kes aktif dan kes selesai perlu diasingkan;

13.4.4 Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barangeksibit berkeadaan baik;

13.4.5 Mempunyai tanda/label/abjad bagi setiap barangan eksibit mengikut garis panduan Bahagian Penguatkuasa Farmasi;

13.4.6 Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan


13.5 Keselamatan dan Kebersihan Stor 13.5.1 Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

i. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba;

ii. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan

iii. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.

13.5.2 Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler danhose reel);

13.5.3 Pencahayaan yang mencukupi;

13.5.4 Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar” dipamerkan dengan jelas; dan

13.5.5 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.


30

14. TEMPAT UMUM Ruang Umum termasuk Surau, Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Tandas dan lain-lain merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa digunakan. Jadi, perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pengguna.

14.1 Surau/Bilik Solat Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:

14.1.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;

14.1.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu,tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai;

14.1.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas;

14.1.4 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat;

14.1.5 Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan;

14.1.6 Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari / kabinet / rak yang disediakan;

14.1.7 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas;

14.1.8 Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi;

14.1.9 Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;

14.1.10 Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai;

14.1.11 Penggunaan pewangi (airfreshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar;

14.1.12 Jam dinding disediakan untuk panduan;

14.1.13 Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat;

14.1.14 Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/ peralatan; dan

14.1.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).


31

14.2 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:

14.2.1 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;

14.2.2 Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;

14.2.3 Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan;

14.2.4 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

14.2.5 Memaparkan senarai inventori (KEW-PA 7);

14.2.6 Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);

14.2.7 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Kementerian/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian/Bahagian dan lain-lain);

14.2.8 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai;

14.2.9 Pastikan pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan;

14.2.10 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai;

14.2.11 Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

14.2.12 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan;

14.2.13 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon); dan

14.2.14 Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di lokasi yang bersesuaian.


32

14.3 Pantri

14.3.1 Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;

14.3.2 Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah

digunakan;

14.3.3 Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam

(mengikut kesesuaian/optional);

14.3.4 Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas

digunakan;

14.3.5 Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan

teratur di dalam kabinet/rak;

14.3.6 Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;

14.3.7 Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan;


33

14.3.8 Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya

hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam bekas

makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional)

14.3.9 Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;

14.3.10 Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada

sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak

menyenangkan

14.3.11 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang

tidak menyenangkan;

14.3.12 Pastikan lampu dan pintu ditutup setelah digunakan;

14.3.13 Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan,

peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;

14.3.14 Dilarang merokok di dalam pantri; dan

14.3.15 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi

menguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon).

14.4 Tandas 14.4.1 Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering;

14.4.2 Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:

i. Bekas sampah

ii. Sanitary bin (untuk bilik air wanita);

iii. Mesin penyembur pewangi

iv. Soap dispenser

v. Kertas tisu

14.4.3 Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama

14.4.4 Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang

14.4.5 Semua lampu berfungsi dengan baik

14.4.6 Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih


34

14.4.7 Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat

14.4.8 Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna

14.4.9 Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna

14.4.10 Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna

14.4.11 Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering

14.4.12 Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan semua paip air berfungsi dengan baik

14.4.13 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun

14.4.14 Tisu sentiasa ada di dalam tandas

14.4.15 Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas

14.4.16 Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di dalam bilik air

14.4.17 Memastikan tandas OKU berkeadaan baik dan berfungsi

14.4.18 Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan

14.4.19 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan tandas (nama pegawai dan nombor telefon).

14.5 Laluan Utama/ Laluan Awam

14.5.1 Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan;

14.5.2 Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;

14.5.3 Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;

14.5.4 Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan


35

14.5.5 Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya

14.6 Perpustakaan/Pusat Sumber 14.6.1 Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih dan kemas;

14.6.2 Susunan buku yang teratur dan mudah untuk dicapai (seperti rak/tanda/ label/abjad/bahan);

14.6.3 Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik; dan

14.6.4 Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan mudah dilihat.

14.7 Sudut Senaman/Peralatan Sukan 14.7.1 Peralatan sukan disusun dengan kemas dan teratur serta mengambil kira ciri-

ciri keselamatan;

14.7.2 Peralatan senaman diselenggara mengikut jadual;

14.7.3 Peti kecemasan (first aid kit) disediakan dan berada dalam keadaan baik serta sempurna di Unit KPAS;

14.7.4 Rekod penggunaan sudut senaman/peralatan sukan boleh diwujudkan (contoh : buku rekod pengguna); dan

14.7.5 Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan sudut senaman/peralatan sukan.


36

14.8 Lobi Utama 14.8.1 Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik;

14.8.2 Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/peralatan yang boleh menganggu laluan umum; dan

14.8.3 Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan lain-lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.

14.8.4 Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut:

i. Visi;

ii. Misi;

iii. Maklumat Pengurusan Atasan;

iv. Moto dan

v. Piagam Pelanggan

14.8.5 Menyediakan perkara-perkara berikut:

i. Buku kedatangan pelawat

ii. Direktori pegawai

iii. Sudut informasi untuk pelanggan

iv. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

14.9 Kaunter Khidmat Pelanggan Dan Ruang Menunggu

14.9.1 Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun;

14.9.2 Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu luar;

14.9.3 Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik;

14.9.4 Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan kemas; dan

14.7.5 Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang mudah dilihat.


37

15. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

15.1 Papan Tanda Jabatan/PapanTanda Arah/Petunjuk 15.1.1 Papan tanda jabatan, papan tanda arah/ petunjuk hendaklah diletakkan di lokasi

penting iaitu bilik admin, bilik Setiausaha Bahagian (SUB), tandas, pintu keluar dan bilik mesyuarat;

15.1.2 Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

15.1.3 Saiz yang sesuai dan senang difahami;

15.1.4 Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan

15.1.5 Berkonsepkan imej korporat Jabatan.

15.2 Media/Bahan Pameran

15.2.1 Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;

15.2.2 Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa;

15.2.3 Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur; dan

15.2.4 Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

16. KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA

16.1 Penglibatan Pengurusan atasan Penglibatan Pengurusan atasan seperti Setiausaha Bahagian, Pengarah Bahagian dalam pelaksanaan EKSA amat dikehendaki demi kelangsungan amalan EKSA di JKNP.

16.2 Dari segi penampilan diri dan imej Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria, bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imei penjawat awam.

16.3 Perhubungan dengan rakan sejawat; Mempamerkan usaha bersama/kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya.


38

16.4 Perhubungan dengan pelanggan; dan Hubungan berorentasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu.

16.5 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.

17. KESELAMATAN PERSEKITARAN Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat:

a. Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak dan sebagainya);

b. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang;

c. Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;

d. Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;

e. Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh : Dilarang Merokok (termasuk rokok elektronik), tanda KELUAR dan AWAS);

f. Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh : barang-barang pra pelupusan);

g. Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman JKNP (contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya);

h. Peralatan- peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera;

i. Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan;

j. Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini;


39

k. Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan keselamatan, latihan pengusian bangunan, tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul serta tanda arah laluan kecemasan;

l. Dokumen-dokumen terperingkat perlulah diselengarakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dan maklumat kerajaan hendaklah dijaga keselamatannya;

m. Kenderaan digalakkan untuk parking secara reverse parking bagi tujuan keselamatan.

n. Memastikan alat pemadam menepati kriteria berikut:

i. Penyelengaraan secara berkala

ii. Mempunyai Tatacara Penggunaan

iii. Berkeadaan bersih

iv. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai

o. Prosedur dan latihan pengungsian bangunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan

p. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.


40

18. PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI i. Melaksanakan Inovasi atau best practice yang boleh meningkatkan produktiviti

dan kualiti warga tanpa penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi; dan

ii. Menggunakan barangan terpakai sebagai salah satu bentuk kreativiti seperti untuk hiasan setiap zona tau dalam kegunaan amalan EKSA.

19. AMALAN HIJAU

19.1 Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:

i. Notis/ arahan penjimatan tenaga.

ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy.

iii. Penetapan suhu optimum.

iv. Penjimatan kertas.

v. Penjimatan air.

vi. Kempen hijau


41

.

19.2 Melaksanakan program kitar semula di peringkat zon.

19.3 Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:

i. Kos

ii. Masa

iii. Tenaga Pekerja

iv. Ruang

20. PENUTUP Dengan adanya garis panduan ini diharap dapat membantu warga JKNP dalam melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan EKSA dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi amalan di JKNP.

Sebarang pertanyaan berhubung dengan pelaksanaan EKSA di JKNP boleh diajukan kepada Penyelaras EKSA JKNP melalui:

Telefon : 09-5707737

Faks : 09-5707792/95

Emel :[email protected]


KOMPONEN GENERIK KOMPONEN A

KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 1

2

3

4

5

MARKAH

A1)Dasar/Polisi EKSA

1

Menyediakan Garis Panduan selaras dengan Dasar EKSA agensi.

Garis panduan tidak

disediakan

Garis panduan disediakan kepada sebahagian warga

agensi

Garis panduan disediakan kepada

semua warga agensi

2

Menyebar Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan semua warga kerja memahaminya.

Dasar dan Garis Panduan EKSA tidak disebarkan

Dasar dan Garis Panduan EKSA

disebar dan difahami oleh

sebahagian warga

Dasar dan Garis Panduan EKSA

disebar dan difahami oleh semua warga

3

Memastikan Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga agensi.

Amalan EKSA tidak diamal dan dipatuhi oleh warga agensi

Amalan EKSA diamal dan dipatuhi

oleh sebahagian warga agensi

Amalan EKSA diamal dan dipatuhi oleh semua warga

agensi

4

Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA termasuk perkara berikut disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini: Surat lantikan Jawatankuasa Laporan aktiviti Jawatankuasa . Dasar EKSA agensi Carta organisasi Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS serta terkini Pelan lantai Carta Perbatuan semasa . Informasi/hebahan Laporan Audit

Dokumentasi tidak teratur dan tidak

dikemaskini

Sebahagian dokumentasi teratur

dan dikemaskini

Semua dokumentasi

teratur dan dikemaskini

5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti ketetapan

agensi/garis panduan yang dibangunkan oleh agensi.

Tiada keseragaman

Keseragaman pada sebahagian agensi

Keseragaman pada keseluruhan agensi


6

a) Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik (secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara- perkara berikut:

Dasar EKSA agensi ii. Carta organisasi iii. Gambar aktiviti SEBELUM & SELEPAS serta terkini iv. . Pelan lantai v. Carta Perbatuan semasa vi. Informasi/hebahan vii. Laporan Audit viii. Tarikh kemaskini sudut EKSA

Sudut EKSA tidak disediakan

Sudut EKSA disediakan tetapi

hanya mengandungi tiga hingga empat

perkara seperti dicadangkan

Sudut EKSA mengandungi

semua perkara seperti dicadang serta dipaparkan

secara kreatif dan inovatif

b) Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa dikemaskini dan dalam keadaan baik.

Tidak terkini dan tidak berada

dalam keadaan baik

Sebahagian sahaja yang terkini dan dalam keadaan

baik

Terkini dan berada

dalam keadaan baik

A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA

7

a) Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSAyang terdiri sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatankuasa seperti berikut: i. Jawatankuasa Latihan Induk/Jabatan/Bahagian ii. Jawatankuasa Promosi Induk/Jabatan/Bahagian iii. Jawatankuasa Audit Induk/Jabatan/Bahagian

Jawatankuasa Pelaksana tidak

dibentuk dan tidak dilantik

Jawatankuasa Pelaksana

dibentukdan dilantik tetapi

hanya mempunyai satu hingga dua

jawatankuasa yang disyorkan

Jawatankuasa Pelaksana

dibentuk dan dilantik serta

mempunyai semua jawatankuasa

yang disyorkan

b) Melantik fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan Ekosistem EKSA.

Fasilitator tidak dilantik

Fasilitator dilantik tapi tidak terlatih

Fasilitator telah dilantik dan terlatih

8

Merancang dan melaksana program/aktiviti EKSA secara berkala seperti berikut: i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit iii. Melaksana program pengayaan ilmu

Program/aktiviti

EKSA tidak dirancang dan dilaksanakan

Program/aktiviti

EKSA dirancang tetapi

tidak dilaksanakan

Program/aktivitiEKSA dirancang dan dilaksanakan

A3) Penglibatan PengurusanAtasan

9

Melibatkan pengurusan atasan sebagai penaung/penasihat EKSA. Pengurusan atasan bukan

penaung/penasihatEKSA

Pengurusan atasan sebagai

penaung/penasihatEKSA


10 Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti program kesedaran/pendedahan dan lawatan.

Program tidak dilaksanakan

Mempunyai programkesedaran/pendedahan yang

aktif tanpa penglibatan

pengurusan atasan

Mempunyaiprogramkesedaran/pendedahanyangaktifdenganpenglibatanpengurusanatasansepenu

hnya

11 Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSAdalam mesyuaratpengurusan.

Aktiviti EKSAtidakdibentangdandilaporkandalammesyuaratpe

ngurusan

SebahagianaktivitiEKSAdibentangdandilaporkandalammesyuaratpengur

usan

Semua aktivitiEKSAdibentangdandilaporkandalammesyuaratpengu

rusan

A4) Penilaian Kendiri (SelfAssessment)

12

Melaksana Audit Pematuhan/Audit Dalam secara berterusansama ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar/lain sekurang-kurangnya dua (2) kalisetahun.

Audit Dalamtidakdilaksanakan

AuditDalamdilaksanakansekalidala

m satutahun

AuditDalamdil

aksanakanmengikutjadual

13

Menyebarkan hasil/laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan susulan warga agensi.

Hasil/laporan Audit Dalam tidak

disebarkan

Hasil/laporanAuditDalamdisebarkankepadasebahagian

warga

Hasil/laporanAuditDalamdisebarkankepadasemuawar

ga

14

Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPUselepas setahun menerima pensijilan (hanya untuk pensijilan semula)

Laporan Penilaian Kendiri

tidak dikemukakan

kepada MAMPU

Laporan Penilaian Kendiri

dikemukakan kepada MAMPU


A5) Pengiktirafan

15

Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di peringkat agensi seperti contoh-contoh anugerah berikut: i. ZonTerbaik ii. Ahli Zon Terbaik iii. Bahagian Terbaik iv. Juruaudit Terbaik v. Tandas Terbaik vi. Hasil kreativiti terbaik vii. Anugerah Go Green terbaik

Program pengiktirafan

tidak dilaksanakan

Satu hingga dua program pengiktirafan dilaksanakan

Sekurang-kurangnya

tiga program pengiktirafan dilaksanakan

Empat program pengiktirafandilaksanakan

Lima atau lebih program pengiktirafan dilaksanakan

16

Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada diperingkat jabatan/daerah/negeri/kebangsaan atau lain-lain.

Tiada pengiktirafan diterima/tidak

ditanda aras oleh agensi lain

Menerima pengiktirafan

tetapitidak ditanda aras oleh agensi

lain

Menerima pengiktirafan

danditanda aras oleh agensi lain

17

Menyebar dan mempamerkan maklumat mengenai program pengiktirafan kepada semua warga agensi.

Program pengiktirafan

tidak disebarkan

Program

pengiktirafan disebar dan dipamerkan

kepada sebahagian warga

Program

pengiktirafan disebar dan dipamerkan

kepada semua warga

A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi

18

Melaksanakan inovasi/Best Practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga.

Program inovasi/Best

Practice tidak dilaksanakan

Program inovasi/Best Practice dilaksanakan

19

Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh-contoh berikut: i. Kreativiti mengguna barangan terpakai ii. Barang terpakai untuk hiasan iii. Hiasan/kegunaan EKSA

Program kreativiti dan inovasi tidak dilaksanakan

Program kreativiti dan

inovasi dilaksanakan

A7) Tindakan Penjimatan/GoGreen


20

a) Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut: i. Notis/ arahan penjimatan tenaga ii. Penggunaan lampu/ peralatan save energy iii. Penetapan suhu optimum iv. . Penjimatan kertas v. Penjimatan air vi. Kempen hijau

Tidak melaksanakan

program penjimatan tenaga

Melaksana sekurang kurangnya

dua program penjimatan tenaga

Melaksana sekurang kurangnya

tiga program penjimatan tenaga

b) Melaksanakan program kitar semula peringkat agensi.

Tiada program/usaha

kitar semula dilaksanakan

Program/usaha kitar semula dilaksanakan

c) Menyediakan analisis penjimatan, sebagaicontoh: i. Kos ii. Masa iii. Tenaga Pekerja iv. . Ruang

Tiada

analisis penjimatandisediakan

Analisis

penjimatan disediakan

A8) Laman WEB EKSA Jabatan/ Bahagian

21

Melaksanakan Pengemaskinian Halaman Web seperti berikut: i. Carta Perbatuan Kementerian/Jabatan/Bahagian/Zon ii. Carta Organisasi Kementerian/Jabatan/Bahagian/Zon iii. Laporan Aktiviti iv. . Laporan Audit Dalaman Kementerian

Laman Web EKSA tidak disediakan.

Laman Web

disediakan tetapi hanya mengandungi dua perkara seperti

dicadangkan

Laman Web

disediakan tetapi hanya mengandungi 3-4 perkara seperti

dicadangkan

Laman Web mengandungi

semua perkara seperti dicadangkan

Laman Web mengandungi

semua perkara seperti dicadang dan dipaparkan secara kreatif dan inovatif

JUMLAH SKOR (KOMPONEN A) 0 Jumlah Markah: /125X 100%= % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X100%)


KOMPONEN B

RUANG TEMPAT KERJA /PEJABAT 1

2

3

4

5

MARKAH FIZIKAL

B1)Lantai

1

Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut: i. Selamat dan tidak licin ii. Tiada kekotoran/sampah dilantai iii. Tidak berlubang/pecah atau rosak iv. Tong sampah disediakan

Tidak bersih

Bersih dan memenuhi satu kriteria

Bersih dan

memenuhi dua kriteria

Bersih dan memenuhi tiga kriteria

Bersih dan memenuhi

kesemua kriteria

2

Menyedia program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan dipatuhi.

Tiada program pemantauan

Menyediakan program

pemantauan tetapi tidak dipatuhi

Menyediakan program

pemantauan dan dipatuhi

B2) Dinding dan Siling

3 Memastikan dinding dan siling bersih dari kekotoran dan dalam keadaanbaik.

Dinding kotor dan rosak

Dinding dalam keadaan baik tetapi

tidak bersih

Dinding dalam keadaan baik

dan bersih

4

Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej korporat.

Hiasanketerlaluandantidakbersesuai

an

Hiasansederhanatetapi

tidakselarasdenganimejkorporat

Hiasan bersesuaian dan selaras dengan imej korporat

B3) Lampu DanSoket

5 Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

Ada

lampuyangrosak

Semualampub

erfungsi

Semua lampu bersih,berfungsi

dan dalam keadaan baik

6

Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik. Soket elektrik

tidak berfungsi

Sebahagian soket elektrik berfungsi


Semua soket elektrik berfungsi


KEPERLUANUMUM B4) Susun AturPeralatan

7

Menyeragamkan susunan laci meja/mobile pedestal.

Susunan laci meja/mobile

pedestal tidak seragam

Sebahagian susunan laci meja/mobile

pedestal seragam

Semua susunan laci meja/mobile

pedestal seragam


8

Memastikan peralatan kerja di ruang kerja/kubikel dalam keadaan teratur dan kemas:

Komputer ii. In/Out Tray iii. Folder/fail iv. . Perhiasan tidak keterlaluan v. Kedudukan laci

Semua peralatan tidak teratur dan

tidak kemas

Sebahagian peralatan teratur

dan kemas

Semua peralatan teratur dan kemas

B5) Keadaan Peralatan

9

Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja/ tray/ dalam laci.

Alat tulis tidak disusun dengan

kemas dan teratur

Sebahagian alat tulis disusun

dengan kemas dan teratur

Semua alat tulis disusun dengan kemas dan teratur

10

Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

Semua peralatan tidak dalam

keadaan baik dan tidak boleh digunakan

Sebahagian peralatan dalam

keadaan baik dan boleh digunakan

Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh

digunakan

11

Memastikan tanda/label bersesuaian bagi barang yang disimpan dalam ruang tertentu/laci.

Tiada tanda/label bagi

barang yang disimpan

Sebahagian barang yang

disimpan bertanda/berlabel

Semua barang yang disimpan

bertanda/berlabel

12

Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan kemas.

Semua peralatan

berdebu,tidak bersih dan tidak

kemas

Sebahagian peralatan

berdebu,tidak bersih dan tidak

kemas

Semua peralatan tidak

berdebu,bersih dan kemas

13

Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama (yang bersesuaian)

Tiada tatacara

penggunaan dipamerkan

Mempamerkan tatacara

penggunaan pada sebahagian

peralatan guna sama

Mempamerkan tatacara

penggunaan dengan jelas dan mudah difahami pada

semua peralatan guna sama

14

Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.

Tiada arahan/notis dipamerkan

Arahan/notis dipamerkan

disebahagian tempat(yang bersesuaian)

Arahan/notis dipamerkan

disemua tempat(yang bersesuaian)


B6) Pelabelan dan Papan Tanda/TandaArah

15 Menyediakan tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau kubikel yang seragam.

Tiada tanda nama pada bilik/kubikel

Sebahagian bilik/kubikel

memaparkan tanda nama pegawai yang

seragam

Semua bilik/kubikel memaparkan tanda

nama pegawai yang seragam

16 Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi

menunjukkan seksyen/unit.

Tidak berlabel Label lengkap,jelas

tetapi tidak seragam

Label lengkap,jelas dan seragam

17 Menggunakan papan tanda/tanda arah dengan tulisan yang sesuai,

jelas dan mudah dibaca.

Saiz yang tidak sesuai dan

sukar dibaca

Saiz yang sesuai tetapi sukar dibaca

Saiz yang sesuai dan mudah dbaca

18 Meletakkan papan tanda/tanda arah di kedudukan strategic dan mudah dilihat.

Semua papan tanda di kedudukan tidak strategik dan

sukar dilihat

Sebahagian papan tanda pada kedudukan

strategik dan mudah dilihat

Semua papan tanda pada kedudukan

strategik dan mudah dilihat

B7) Perhiasan

19 Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej

korporat.

Hiasan yang keterlaluan dan

tidak berimej korporat

Hiasan minima tetapi tidak

selaras dengan imej korporat

Hiasan minima dan selaras dengan imej korporat

20 Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam

keadaan baik.

Perhiasan

berdebu dan usang

Sebahagian perhiasan dalam

keadaan baik dan tidak berdebu

Perhiasandalamkeadaan baik,bersih

dan tidak berdebu

B8) Keperluan Umum

21 Menyedia dan memaparkan pelan lantai di bilik/ruang guna sama yang mudah dilihat.

Pelan lantai tidak disediakan

Sebahagian bilik/ruang

menyediakan pelan lantai yang jelas

difahami

Semua bilik/ruang menyediakan pelan lantai yang jelas

difahami

22 Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruangguna sama yang mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).

Pelan lampu tidak disediakan


menyediakan pelan lampu yang jelas

difahami

Semua bilik/ruang menyediakan pelan lampu yang jelas

difahami


23 Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) disemua bilik/ruang.

KEW.PA-7 tidak dipaparkan


menyediakan KEW.PA-7

dan dikemaskini

Semua bilik/ruang

menyediakan KEW.PA-7 dan

dikemaskini

24 Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-in-Charge(PIC) bagi setiap ruang/bilik guna sama berserta nombor telefon untuk dihubungi.

PIC tidak dilantik bagi

setiap ruang/bilik

Sebahagian ruang/bilik

mempunyai PIC dan mempunyai nombor untuk

dihubungi

Semua ruang/bilik mempunyai PIC

dan nombor untuk dihubungi

25 Menyedia dan memaparkan etika/tatacara penggunaan bilik

guna sama dengan jelas.

Etika/tatacara bilik tidak disediakan

Etika/tatacara bilik disediakan tetapi tidak jelas

Etika/tatacara bilik disediakan

dengan jelas

26

Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku kerosakan dengan segera (jikaada).

Tiada inisiatif

Merencanakan inisiatif/tindakan

pembaikan proaktif

RUANGKERJA B9) Meja Kerja Warga/KubikelKerja

27 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

Meja kerja tidak kemas dan

peralatan tidak disusun dengan

baik

Sebahagian meja kerja kemas dan peralatan

disusun dengan baik

Semua meja kerja kemas dan peralatan disusun

dengan baik

28

Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

Hiasan yang

keterlaluan dan tidak berimej

korporat



Hiasan minima dan


B10) BilikPegawai

29 Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik. Meja kerja tidak

kemas dan peralatan tidak

disusun denganbaik

Sebahagian meja kerja kemas dan peralatan disusun

dengan baik

Semua meja kerja kemas dan peralatan disusun

dengan baik


30 Memastikan susunan perabot kemas. Perabot tidak

disusun kemas

Sebahagian perabot disusun

kemas

Semua perabot disusun

31






Hiasan minima dan selaras dengan imej korporat

B11) Stor Peralatan Pejabat

32

Memastikan stor memenuhi criteria berikut: i. Bersih; ii. Tidak berdebu; iii. Susunan kemas dan teratur

Tidak memenuhi kriteria

Memenuhi dua kriteria

Memenuhi kesemua kriteria

33 Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi

memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas.

Tidak menyediakan sistem

Sistem kurang jelas dan tidak teratur

Sistem jelas dan teratur

34

Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan.

Tiada label Sebahagian ruang

letak barang/bahan

berlabel

Semua ruang letak

barang/bahan berlabel

35 Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan barangan dari stor untuk dipatuhi warga kerja.

Tidak menyediakan

etika penggunaan

Etika penggunaan disediakan tetapi tidak dipaparkan kepada warga

kerja

Etika penggunaan disediakan dan

dipaparkan kepada warga

kerja

36 Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemaskini.

Tidak menyediakan kad inventori

Sebahagian barang

memaparkan kad inventorI dan dikemaskini

Semua barang memaparkan kad

inventori dan sentiasa dikemaskini

37 Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan di dalam stor.

Terdapat bahan/peralatan tidak diperlukan

disimpan dan tidak disusun dengan

kemas

Terdapat bahan/peralatan tidak diperlukan disimpan tetapi disusun dengan

kemas

Tiada

barang/peralatan tidak diperlukan disimpan dalam

stor

38 Menyediakan penanda aras minima barang dalam stor.

Tiada penanda

aras minima

Penanda aras minima

disediakan pada sebahagian

barang sahaja

Penanda aras minima disediakan

pada semua barang

B12) Bilik Fail


39

Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. . Kemas

Tidak memenuhi kriteria

Memenuhi sebahagian kriteria

Memenuhi

kesemua kriteria

40 Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas

Tidak teratur,tidak

baik dan tidak kemas

Sebahagian peralatan,kabinet

dan rak dalam keadaan

teratur,baik dan kemas

Peralatan,kabinet,dan rak dalam

keadaan teratur,baik dan

kemas

41 Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30saat.

Fail berselerak

dan tidak teratur.

Fail disusun kemas tetapi tidak teratur

Fail disusun kemas dan teratur

serta Berjaya dicapai dalam tempoh kurang

30saat

42 Menyediakan senarai indeks dan nombor fail.

Senarai indeks dan nombor fail tidak disediakan

Senarai indeks dan nombor fail disediakan

43 Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen yangmengandungi: i. Tajuk fail ii. Nombor susunan fail

Tiada label

Sebahagian sahaja berlabel

Setiap

fail/dokumenberlabel

44

Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup.

Sistem kawalan

dan pergerakan fail tidak disediakan

Sistem kawalan dan pergerakan fail disediakan tetapi tidak dikemaskini

Sistem kawalan dan pergerakan fail

disediakan dan dikemaskini

B13) Sudut/BilikCetak/Dokumentasi


45

Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. . Kemas v. Selamat

Tidak memenuhi kriteria.

Hanya dua kriteria dipenuhi

Hanya tiga kriteria dipenuhi

Hanya empat

kriteria dipenuhi

Memenuhi

kesemua kriteria

46

Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalamkeadaan teratur, baik dankemas

Tidak

teratur,tidakbaik dantidakkemas

Sebahagian peralatan,kabinet

dan rak dalam keadaan

teratur,baik dan kemas

Peralatan,kabinet,dan rak dalam

keadaan teratur,baik dan

kemas


B14) Bilik Pemandu

47

Memastikan meja kerja kemas, bersih dan peralatan disusun dengan baik.

Meja kerja tidak

kemas, tidak bersihdan

peralatan tidak disusun

denganbaik

Sebahagian meja

kerja kemas,bersih dan peralatan

disusun dengan baik

Semua meja kerja kemas, bersih dan peralatan

disusun dengan baik

48






Hiasan minima dan selaras dengan imej

korporat

B15) BilikServer/Terperingkat

49

Memastikan bilik server/terperingkat memenuhi kriteria berikut: i. Bersih ii. Tidak berdebu iii. Tersusun iv. Kemas v. Selamat

Tidak memenuhi kriteria.

Memenuhi satu kriteria

Memenuhi dua kriteria

Memenuhi tiga hingga

empat kriteria

Memenuhi

kesemua kriteria

JUMLAH SKOR (KOMPONEN B) 0 Jumlah Markah : /@ X 100%= %


KO

TEMPAT UMUM 1 2 3 4 5 MARKAH C1) Lobi Utama/ Ruang Hadapan

1

Memastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih, kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat.

Persekitaran lobi kotor, tidak kemas

tidak ceria dan tidak selaras dengan imej

korporat

Persekitaran lobi bersih dan kemas

tetapi kurang ceria dan tidak selaras dengan imej korporat

Persekitaran lobi

bersih, kemas ceria selaras dengan imej korporat

2

Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti contoh-contoh berikut: i. Visi; ii. Misi; iii. Maklumat Pengurusan Atasan; iv. Moto dan iv. Piagam Pelanggan

Tiada maklumat dipaparkan

Sebahagian maklumat

yang dipaparkan dan terkini

Semua maklumat yang dipaparkan dan

terkini

3

Menyediakan perkara-perkara berikut di lobi utama: i. Buku kedatangan pelawat ii. Direktori pegawai iii. Sudut informasi untuk pelanggan iv. . Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

Tidak menyediakan

semua perkara yang disyorkan

Menyediakan satu

hingga tiga perkara yang

disyorkan

Menyediakan semua

perkara yang disyorkan

C2) KaunterUtama

4

Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut: i. Sistem maklum balas pelanggan ii. Direktori warga agensi iii. Borang-borang/brosur berkaitan iv. . Bahan bacaan/informasi v. Info mengenai agensi/piagam pelanggan vi. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

Kaunter menyediakan

satu criteria yang disyorkan

Kaunter menyediakan

dua criteria yang disyorkan

Kaunter menyediakan semua

criteria yang disyorkan

5

Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.

Kaunter tidak bersih,tidak kemas

dan tidak ceria

Kaunter bersih dan kemas tetapi

tidak ceria

Kaunter

bersih,kemas dan ceria

6

Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan.

Usaha-usaha delighting the

customer tidak dilaksanakan

Usaha-usaha delighting the

customer dilaksanakan


7

Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

Perkhidmatan yang tidak mesra

pelanggan

Perkhidmatan yang mesra pelanggan

8

Menyedia dan memaparkan carta aliran Perkhidmatan yang dikemaskini.

Tidak disediakan Carta aliran

Perkhidmatan disediakan tetapi tidak dikemaskini

Carta aliran perkhidmatandisedia dan dikemaskini

C3) Ruang Menunggu

9

Menyedia dan memastikan sofa/tempat duduk dan bahan bacaan dalam keadaan baik, bersih, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.

Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan tidak disediakan

Sofa/tempat duduk disediakan tetapi

tiada bahan bacaan

Sofa/tempat duduk dan bahan

bacaan bersesuaian disediakan

10 Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih,

kemas dan teratur.

Semua peralatan kotor, tidak kemas dan tidak teratur


bersih,kemas dan teratur

Semua peralatan bersih, kemas

dan teratur

11

Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.

Tong sampah tidak disediakan

Tong sampah disediakan tetapi tidak bersesuaian

dan tidak mencukupi

Tong sampah yang bersesuaian

dan mencukupi disediakan

C4) LaluanUtama/Koridor

12

Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.

Semua susunan peralatan atau hiasan tidak

kemas,tidak bersih dan berserabut

Sebahagian

susunan peralatan atau hiasan

kemas,bersih dan teratur

Semua susunan peralatan atau

hiasan kemas,bersih

dan teratur

13

Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

Terdapat halangan disemua laluan dan

pintu kecemasan

Terdapat halangan

disebahagian laluan dan pintu

kecemasan

Tiada halangan disemua laluan dan pintu kecemasan

C5) BilikMesyuarat

14

Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon,skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.

Semua peralatan tidak berfungsi


berfungsi dengan baik

Semua peralatan berfungsi

dengan baik


15

Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat.

Persekitaran bilik kotor, tidak kemas dan tidak selamat

Persekitaran bilik bersih dan kemas tetapi tidak selamat

Persekitaran bilik bersih, kemas dan selamat

C6) Perpustakaan/Pusat Sumber

16

Memastikan ruang perpustakaan/Pusat Sumber bersih, kemas dan teratur.

Ruang perpustakaan

kotor,tidak kemas dan tidak teratur

Ruang perpustakaan

bersih tetapi tidak kemas dan tidak

teratur

Ruang perpustakaan bersih, kemas

dan teratur

17

Menyediakan sistem susunan/capaian/label bahan bacaan yang memudahkan pelanggan.

Sistem susunan/capaia

n tidak disediakan

Sistem susunan /capaian/ label menyukarkan

pelanggan

Sistem susunan /capaian/label memudahkan

pelanggan

18

Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan bacaan.

Tiada sistem

rekod kawalan

Sistem rekod kawalan

disedia,tetapi tidak

dikemaskini

Sistem rekod kawalan disedia dan dikemaskini

C7) Surau/Bilik Solat

19

Memastikan barang-barang/ peralatan berikut dalam keadaan baik, boleh digunakan dan dalam keadaan bersih: i. Telekung/Kain Pelekat; ii. Sejadah; dan iii. Tempat sangkut sejadah/telekung

Peralatan dalam

keadaan tidak baik dan tidak

memenuhi criteria yang disyorkan

Sebahagian

peralatan dalam keadaan baik

dan memenuhi criteria yang

disyorkan

Semua peralatan dalam keadaan

baik dan memenuhi semua criteria yang

disyorkan

20

Menyediakan kemudahan berikut: i. Tanda arah kiblat ii. Rak menyimpan Al-Quran dan bahan bacaan iii. Tempat letak/rak kasut iv. . Selipar

Hanya satu kemudahandisediakan

Dua kemudahan disediakan

Semua

kemudahan disediakan

21

Memastikan Al-Quran/bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan baik.

Al-Quran/bahan bacaan tidak

kemas dan tidak dalam keadaan

baik

Sebahagian Al-Quran/bahan

bacaan kemas dan dalam keadaan

baik

Semua Quran/bahan

bacaan kemas dan dalam

keadaan baik

22

Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.

Surau berkeadaan tidak bersih,berdebu

dan tidak selesa

Surau berkeadaan bersih,tidak

berdebu tetapi tidak selesa

Surau berkeadaan bersih,tidak berdebu dan

selesa


23 Memastikan surau tidak berbau (bau yang menyenangkan) Bau surau tidak menyenangkan

Bau surau menyenangkan

24 Memastikan tempat wudhu' bersih. Tempat wudhu' kotor

Tempat wudhu' bersih

C8) Lif

25 Memastikan lif berada dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.

Lif rosak & kotor

Sebahagian lif dalam keadaan baik dan bersih

Semua lif dalam keadaan baik dan

bersih

26 Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku

kecemasan. Tiada maklumat

pegawai disediakan Maklumat pegawai

ada disediakan

27 Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas. Tidak disediakan Disediakan tetapi

kurang jelas Disediakan

dengan jelas

28 Memaparkan sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala Tidak dipaparkan Dipaparkan

C9) Pantri/Tempat Minum

29

Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan.

Peralatan tidak terurus dan tidak boleh digunakan

Sebahagian peralatan dalam

keadaan baik dan boleh digunakan

Semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh

digunakan

30

Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.

Pantri dalam keadaan tidak

bersih, berdebu dan tidak terurus

Pantri dalam keadaan

bersih,tidak berdebu tetapi tidak terurus

Pantri dalam keadaan

bersih,tidak berdebu dan

terurus

C10) Tandas

31 Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering. Persekitaran

tandas kotor dan basah

Persekitaran tandas bersih dan kering

32 Memastikan bau tandas menyenangkan. Bau yang tidak menyenangkan

Tidak berbau/bau menyenangkan

33

Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.

Semua peralatan tidak berfungsi



Semua peralatan berfungsi

dengan baik

34 Memastikan pengudaraan tandas baik. Pengudaraan tidak baik

Pengudaraan baik

35

Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan penggunaan tandas Tiada

pemakluman disediakan

Sebahagianmaklumat

dipaparkan

Pemaklumandisediakan


36

Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut: i. Cecair pencuci tangan ii. Tisu tangan iii. Bakul sampah/Tong Sanitari iv. . Cermin Muka v. Bahan pewangi

Menyediakan satu peralatan yang disyorkan

Menyediakan dua peralatan

yang disyorkan

Menyediakan tiga peralatan

yang disyorkan

Menyediakan empat

peralatan yang disyorkan

Menyediakan semua

peralatan yang disyorkan

37

Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

Tiada tandas OKU Tandas OKU

disediakan tetapi tidak berfungsi

dengan baik

Tandas OKU disediakan dan


JUMLAH SKOR (KOMPONEN C) 0 Jumlah Markah : /@ X 100%= % (Jumlah Markah Diperoleh dibahagi dengan Jumlah Markah Penuh Bagi Semua Kriteria yang Berkaitan X100%)


KOMPONEN D

KESELAMATAN PERSEKITARAN 1 2 3 4 5 MARKAH D1) Pelan Tindakan Kecemasan

1

Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi: i. Arahan Keselamatan. ii. Latihan pengungsian bangunan (fire-drill). iii. Tanda Amaran. iv. . Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul. v. Tanda arah laluan kecemasan.

Tiada Pelan

Tindakan Kecemasan

Pelan Tindakan Kecemasan

mengandungi dua criteria yang

disyorkan


mengandungi tiga kriteria yang

disyorkan


mengandungi empat criteria

yang disyorkan


mengandungi kesemua

kriteria yang disyorkan

2

Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat,berfungsi dengan baik dan tiada halangan.

Tiada lampu kecemasan

Ada lampu kecemasan

dan berfungsi tetapi terhalang

Ada lampu kecemasan,

berfungsi dan tidak terhalang

D2)Pendawaian/Kabel

3

Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.

Pendawaian dalam keadaan tidak kemas, tidak

teratur dan tidak selamat

Sebahagian pendawaian dalam

keadaan kemas,teratur dan

selamat

Semua pendawaian dalam keadaan kemas,

teratur dan selamat

4

Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralataneletrik yangdigunakan.

Plag tidakdilabel

Plag dilabel

D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran

5

Memastikan alat pemadam api menepati kriteriaberikut: i. Penyelengaraan secara berkala ii. Mempunyai TatacaraPenggunaan iii.Berkeadaan bersih

Tiada

alatpemadamapidisediakan

Alat pemadamapimenepatisebahagiankriteriayangdisyorkan

Alat

pemadamapimenepatikesemuakriteri

ayangdisyorkan

6

Memastikan gelung hos pemadam api disediakan danboleh digunakan.

Tiada

gelunghospemadamapidisediaka

n

Gelunghospemadamapidisediakantetapitidakbol

ehdigunakan

Gelunghospemadamapidisediakandanbolehdig

unakan

7 Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaanbaik Terdapathalangan Tiadahalangan

D4) Laluan/Tangga Kecemasan


8 Memastikan pintu rintangan api sentiasaditutup Tidakditutup Ditutup

9

Memaparkan tanda arah KELUAR denganjelas.

Tiada tandaarah

KELUAR yangjelas

SebahagiantandaarahKELUARdipaparkandenganjela

s

Semua tandaarah KELUAR

dipaparkandenganjelas

10

Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintukecemasan.

Terdapathalangandilaluan/tanggake

cemasan

Tiada halangandilaluan/tanggakecemas

D5)Kunci

11

Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhitatacara keselamatan.

Anak kuncitidakdilabel/ditanda

Anakkuncidilabel/ditandatetapitidakmemenuhitatacarakesela

matan

Anakkuncidilabel/ditandadanmemenuhitatacarakeselam

atan

12 Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruangpenyimpanan

yang selamat.

Anak kuncitidakdisimp

an

Anak kuncidisimpandi dalampetikesela

13 Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamatoleh

pegawaibertanggungjawab. Senarai

anakkuncitidakdisimpan

Senarai anakkuncidisimpandenganselamat

14

Menyediakan buku log peminjaman kunci dandikemaskini.

Bukulogpeminjamankuncitidakdis

ediakan

Bukulogpeminjamankuncidisediakantetapitidakdik

emaskini

Bukulogpeminjamankuncidisediakandandikemaski

ni

JUMLAH SKOR (KOMPONEND) 0 Jumlah Markah: /@ X 100%= %


KOMPONEN E1 (Agensi Mempunyai B


angunan dan KawasanSendiri)

KAWASAN PERSEKITARANJABATAN 1 2 3 4 5

1

Menyediakan tempat meletak kenderaan yang sesuai untukpekerja, pelawat danOKU.

Tiadatempatmeletakkenderaandisediak

anuntukpekerja, pelawatdanOKU

Tempatmeletakkenderaandisediakan,te

tapitidak sesuaiuntukpekerja,

pelawatdanOKU

Tempatmeletakkenderaansesuaiuntukpekerja,pela

wat danOKU


2

Menyediakan tanda/garisan yang jelas antara lot-lot tempat letak kenderaan yangdisediakan.

Garisan antaralot-lot

yangdisediakantidakjelas

Sebahagiangarisanantaralot-

lotdisediakandenganjelas

Semuagarisanantara lot-

lotyangdisediakanjelas

3

Menyediakan tunjuk arah laluan pelawat yangjelas.

Tunjuk arahlaluanpelawatdisediakan

Tunjuk arahlaluanpelawatdisediakantetapi kurangjelas

Tunjuk arahlaluanpelawatdisediakandengan

jelas

4

Memastikan kawasan persekitaran dalam keadaan baik danbersih.

Semuakawasanpersekitarantidakberadadalamkead

aan baikdanbersih

Sebahagiankawasanpersekitaranberad

adalam keadaanbaikdanbe

rsih

Semuakawasanpersekitaranberadadal

am keadaanbaikdanbe

rsih

5

Memastikan lampu jalan berfungsi dan dalam keadaanbaik.

Lampu

jalantidakdisediakan

Sebahagianlampujalan berfungsidandalamkeadaanbaik

Semua lampujalanberfungs

i dandalamkeadaanb

6

Memastikan jalan tidak berlubang dan dalam keadaanbaik.

Jalan berlubangdantidak dalamkeadaanbaik

Jalantidakberlubangdandalamkeadaa

nbaik

7

Memastikan taman permainan dan peralatan di tamanpermainan dalam keadaan baik dan boleh digunakan (jikaada).

Tamanpermainandan

peralatanditamanpermainandalam

keadaantidakbaik dan

tidakbolehdigunaka

Tamanpermainandan

peralatanditamanpermainandalam

keadaanbaikdanbolehdigunakan

8

Menyediakan sistem kawalan laluan yangberkesan.

Sistemkawalankeluar

masuktidakdisediakan

Sistemkawalankeluarmasukdisediakantetapitida

kberkesan

Sistemkawalankeluar

masukyangberkesandisediakan

9 Memastikan tanaman/pokok dijaga rapi dan tiada pokok rosak/mati

di sekitarkawasan.

Tanaman/pokoktidak

dijagadenganrapi

Sebahagiantanamanpokokdijaga

denganrapi

Semuatanamanpokok dijagadenganrapi

10

Memastikan kawasan berumput bersih dan rumput tidakdibiarkan panjang.

Kawasanpadang

kotor danrumputpanja

ng

Sebahagiankawasanpadangbersih danrumputtidakdibiarkanpanjang

Kawasanpadangbersih

danrumputtidakdibiarkanpanjang

11

Menyediakan tong/bakul sampah yang bersesuaian danmencukupi .

Tong/bakulsampahtidakbersesuaiandan

tidakmencukupi

Tong/bakulsampahsesuaidanmencukupi


12

Memastikan kawasan/tong pengumpulan sampah bersih,tidak berbau dan diuruskan denganbaik.

Kawasan/tongpengumpulansampah

tidakbersih,berbau dantidakdiuruskand

enganbaik

Kawasan/tongpengumpulansampah

bersih,tidakberbaudandiuruskandengan

baik

13

Memastikan pondok pengawal dalam keadaan baik danbersih.

Pondokpengawaltidak

kemasdankotor

Pondokpengawaldalamkeadaanbaik

&bersih

JUMLAH SKOR (KOMPONENE1) Jumlah Markah: /@ X 100%= %


STANDARD EKSA


A. BILIK DAN KUBIKEL PEGAWAI

1. Lantai ruang kerja sentiasa berada dalam keadaan bersih.

2. Tanda nama penuh dan jawatan pegawai diletakkan di kubikel/pintu bilik

Pegawai mengikut kesesuaian.

3. Standard kawalan bagi meja/kubikel pegawai:

● Set komputer – kabel diikat;

● Tray surat dilabel (sekiranya ada);

● Bekas alat tulis / cop rubber stamp yang aktif dan berkaitan tugas rasmi

sahaja dipamerkan (dilabel serta disenaraikan);

● Dibenarkan satu sudut untuk koleksi peribadi (tidak keterlaluan

daripada segi bilangan dan penampilan korporat);

4. Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak digunakan.

5. Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan bersih.

6. Blazer / selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika

almari tidak disediakan).

7. Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan tidak lebih dari tiga (3) pasang kasut.

8. Wayar / kabel elektrik disusun kemas dengan menggunakan black tape /

cabel casing conduit.

9. CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan secara teratur dan

seragam.

10. Komputer dan mesin pencetak haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.

11. Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu bekerja.

12. Wallpaper dan screensaver bagi computer atas meja / komputer riba boleh

diseragamkan dengan imej korporat Jabatan / Agensi.

B. PELABELAN 1. Tidak keterlaluan dan memudahkan kecapaian 2. Saiz dan font mengikut kesesuaian kategori pelabelan 3. Material pelabelan adalah mengikut bersesuaian


4. Pelabelan bagi ownership/Person incharge (PIC) hanya memadai dengan

nama dan no untuk dihubungi (ext) 5. Terkeluar dari persepsi ‘persekitaran taska atau tadika’

C. PENETAPAN LOT 1. Setiap peralatan gunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot yang

bersesuaian.

2. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam (Contoh: troli – label dan tanda lot

diletakkan di bahagian dinding tapak lot untuk setiap troli).

D. PENGURUSAN LACI/ PEDESTAL/ KABINET

1. Standard kawalan laci meja atau pedestal: ● Laci paling atas – dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis,

disusun kemas/membentuk partition mengikut kreativiti warga

organisasi; Partition dibuat pada laci alat tulis

● Laci aras tengah – bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi (i.e.

diari, Planner dan buku catatan) dan;

● Laci bawah – barangan peribadi (i.e. beg tangan, dompet, telefon

bimbit dan lain-lain).

2. Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang

atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi.

3. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan kabinet besi, hanya 1 laci dibahagian paling bawah dikhaskan untuk barangan peribadi.

4. Pegawai yang disediakan build in cabinet, hanya ruangan minima perlu

dikhaskan untuk barangan peribadi.


E. PENGURUSAN DOKUMEN

1. Fail-fail aktif / diari / organizer disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.

2. Fail disusun mengikut nombor siri / indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.

3. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan kemas dan teratur.

4. Konsep 30 saat bagi pencarian fail

5. Fail disusun dan dilabel dengan seragam (mengikut kesesuaian zon)

F. BILIK FAIL

1. Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Pelan susun atur atau pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.

3. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.

4. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh masa 30 saat.

5. Fail-fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.

6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (Contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).

7. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.

8. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.

9. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

10. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.


G. KABINET

1. Label bilangan kabinet.

2. Dokumen kerap digunakan di tingkat 1 dari atas.

3. Sediakan indeks kandungan dokumen dan tampal di hadapan laci kabinet.

4. Sediakan indeks nombor/nama di paket fail mengikut indeks luar.

5. Kemaskini kandungan kabinet dari semasa ke semasa.

H. BILIK STOR

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.

3. Sudut informasi (Contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah dilihat.

4. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.

5. Stok disusun mengikut tanda, label atau abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah “First-In-First-Out”(FIFO)/Penanda Aras Minimum.

6. Semua barang atau stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.

7. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerjakerja pemunggahan dan laluan.

8. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

9. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang tertakluk kepada prosedur pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa.

10. Kaedah atau sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok.


11. Dilengkapi dengan alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan baik.

12. Dibenarkan menggunakan kreativiti dalam pengurusan dan

penyelenggaraan stor tetapi perlu melambangkan imej korporat Jabatan

(tertakluk kepada peraturan dan garis panduan yang sedang berkuatkuasa).

I. RUANG KERJA TERPERINGKAT

1. Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server.

2. Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa.

3. Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan)

4. Pegawai yang bertanggungjawab (pemilik / ownership) perlu dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor untuk dihubungi

hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.

J. BILIK MESYUARAT/ PERBINCANGAN/ LATIHAN

1. Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran

2. Peralatan/kemudahan dalam keadaan bersih, sempurna dan boleh digunakan dengan baik

3. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan

4. Maklumat berkaitan mesyuarat perbincangan/latihan hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat, contohnya penggunaan papan tanda (slot in board).

5. Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Kementerian / Bahagian, penyataan kualiti / hala tuju, piagam pelanggan, program Kementerian / Bahagian dan lain-lain)

6. Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.


7. Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di

lokasi yang bersesuaian

8. Pegawai bertanggungjawab (pemilik/ownership) perlulah dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/perbincangan/latihan (nama pegawai

dan nombor untuk dihubungi).

K. PANTRI

1. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas, serta bebas daripada sebarang serangga/makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan.

2. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan.

3. Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.

4. Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan waterdispenser boleh disediakan di pantri.

5. Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.

6. Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.

7. Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih.

L. PERPUSTAKAAN/ PUSAT SUMBER 1. Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih, kemas dan teratur.

2. Menyediakan sistem susunan/ capaian/ label bahan bacaan yang

memudahkan pelanggan.

3. Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan pemantauan bahan

bacaan.

4. Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik.

5. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk disediakan dan

mudah dilihat.

Kemaskini : 14 Apr 2017

garis panduan pelaksanaan ekosistem...

Documents