garis panduan ekosistem kondusif sektor awam (eksa) … · 2.1 amalan 5s 2.2 penjenamaan semula 5s...

GARIS PANDUAN

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

PUSAT JAMINAN KUALITI

UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

1

ISI KANDUNGAN

Bil Perkara Mukasurat 1. TUJUAN

2

2. PENGENALAN EKSA

2

3. EKSA DI CQA

3

4. PELAKSANAAN EKSA

6

5. CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKSA

13

6. PENUTUP

22

2

1. TUJUAN

Tujuan garis panduan ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Pusat Jaminan

Kualiti UPM atau ringkasnya CQA dalam melaksanakan Ekosistem Kondusif Sektor Awam

(EKSA). Garis panduan ini juga memperjelaskan konsep EKSA, elemen-elemen baharu yang

diperkenalkan oleh pihak MAMPU yang difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan

dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi. Garis

panduan ini adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan

secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di

peringkat zon.

2. PENGENALAN EKSA

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan

5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran

tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi

sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring

dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing

organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan

jabatan/agensi sektor awam.

2.1 AMALAN 5S

2.2 PENJENAMAAN SEMULA 5S

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai dalam

sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih

berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa

elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang

ialah usaha mengekalkan 4 amalan 5S iaitu sisih, susun, sapu dan seragam di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di jabatan/agensi masing-masing

SENTIASA AMAL

bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur dan peraturannya

SERAGAM

untuk memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan

SAPU

peralatan dengan teratur, kemas, berkesan, selamat dan mudah dicapai

SUSUN

merupakan pengasingan dan pelupusan yang tidak diperlukan di tempat kerja

SISIH

3

diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambah baik elemen 5S tersebut dengan

menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif. Amalan 5S

ditambah baik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu:

3. EKSA DI CQA

Amalan EKSA mula diterapkan di kalangan warga CQA bermula tahun 2018. Sejak itu, EKSA

dilaksanakan secara berperingkat oleh warga CQA. Pelaksanaan EKSA mendapat komitmen

tinggi terutama di kalangan pengurusan tertinggi dan staf CQA. Pada tahun 2019, EKSA

telah di amalkan sepenuhnya oleh warga CQA.

4

3.1 IMEJ KORPORAT

Merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan/pihak berkepentingan terhadap

persekitaran, tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Aspek keselamatan

persekitaran di setiap jabatan/agensi sektor awam juga ditikberatkan.

Ruang Umum

Ruang Lobi Pejabat

3.2 KREATIVITI DAN INOVASI

Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga jabatan/agensi membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Warga CQA digalakkan untuk sentiasa berfikir di luar kotak (out of the box) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat.

Sudut EKSA Zon

Bakul Sampah Menggunakan

Bahan Kitar Semula

5

3.3 AMALAN HIJAU

Sudut Kitar Semula

Peringatan Penjimatan Air

Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di pejabat dengan melaksanakan program seperti kitar semula dan meningkatkan kecekapan penggunaan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga jabatan/ agensi ke arah penggunaan sumber yang optimum.

Peringatan Penjimatan Elektrik

3.4 PERSEKITARAN KONDUSIF

Persekitaran kondusif adalah penting

dalam memperkukuhkan budaya

organisasi berprestasi tinggi dan

inovatif dalam kalangan jabatan/

agensi sektor awam. Amalan EKSA

menggalakkan jabatan/agensi sektor

awam memberikan penekanan pada

penyampaian sistem perkhidmatan,

mesra pelanggan dan memberi

keselesaan semasa berurusan.

Ruang Kerja Yang Kemas

6

3.5 KEPELBAGAIAN AGENSI

EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi

kriteria generik dan kriteria khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis

jabatan/agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan

yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang mencakupi

keperluan kepelbagaian jabatan/ agensi kerajaan pada masa kini.

4. PELAKSANAAN EKSA

EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan

pengurusan yang merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut:

Tahap pelaksanaan bagi setiap peringkat tindakan yang diambil perlu:

➢ dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan melalui mekanisme yang

ditetapkan;

➢ dilakukan pemantauan secara berterusan bagi menilai keberkesanan pelaksanaan

pada semua peringkat; dan

➢ melaksanakan kajian semula bagi menentukan langkah-langkah penambahbaikan

yang perlu diambil.

1 Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan

menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang jelas;

2

3

4 Mengadakan pelancaran EKSA Jabatan/Agensi.

Mengadakan program latihan; dan

Mewujudkan sektor/zon kerja;

7

4.1 CARTA ORGANISASI PELAKSANA EKSA

4.2 CARTA ORGANISASI ZON EKSA

4.3 PERANAN JAWATANKUASA

4.3.1 PENGERUSI

a) Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;

b) Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;3

c) Menetapkan dasar, peraturan dan garis panduan;

d) Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan;

e) Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;

f) Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;

g) Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan; dan

h) Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui contoh amalan terbaik.

Penaung

Penasihat

Pengerusi/

Fasilitator

Penyelaras

JK Latihan JK Promosi

Setiausaha

JK Audit Ketua Zon

Ketua Zon

Ahli Zon Ahli Zon Ahli Zon Ahli Zon

8

4.3.2 FASILITATOR

a) Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli;

b) Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan;

c) Menentukan pembahagian zon;

d) Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan

e) Menyelaras dan memantau aktiviti.

4.3.3 PENYELARAS

a) Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA;

b) Menyelaras program EKSA; c) Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA;

d) Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan

e) Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

4.3.4 JAWATANKUASA PROMOSI

a) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA; b) Mengenal pasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran

penyertaan untuk menjayakan pelaksanaan EKSA;

c) Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan; dan

d) Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga jabatan/agensi.

4.3.5 JAWATANKUASA AUDIT

a) Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;

b) Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA; c) Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA;

dan

d) Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

4.3.5 JAWATANKUASA LATIHAN

a) Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk budaya EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi;

b) Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA; dan

c) Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya.

9

4.3.6 KETUA ZON

a) Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli–ahli kumpulan;

b) Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA; c) Merancang aktiviti kumpulan;

d) Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada fasilitator; dan

e) Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahli kumpulan.

4.3.7 AHLI-AHLI ZON

a) Memberikan komitmen secara berterusan dalam pelaksanaan EKSA;

b) Menyertai aktiviti EKSA secara aktif; c) Bekerjasama dalam kumpulan; dan

d) Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA.

4.4 PENYATAAN KOMITMEN

10

4.5 OBJEKTIF AMALAN EKSA

4.6 LOGO

4.7 SLOGAN

Komitmen. Kualiti. Kondusif

4.8 MOTO

Pejabatku Syurgaku

11

4.9 ZON EKSA CQA

▪ Ruang Legar ▪ Sudut

Bacaan ▪ Bilik

Mesyuarat ▪ Ruang

Pejalan Kaki

▪ Utiliti Pusat ▪ Setor Alat

Tulis ▪ Bilik Fail ▪ Ruang

Pejabat Am

▪ Tandas ▪ Surau ▪ Pantri

Zon Mariami

Zon Ajwa

Zon Khalas

12

4.10 LATIHAN

Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di

samping membudayakan EKSA dalam kalangan warga jabatan/agensi.

4.11 PELANCARAN EKSA

Pelancaran dan perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula program ini di samping menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan EKSA dalam jabatan/agensi. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung dan memberi komitmen serta sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif EKSA di samping menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran EKSA adalah seperti yang berikut: dasar EKSA;

❖ zon EKSA;

❖ objektif EKSA;

❖ pelan tindakan pelaksanaan EKSA; dan

❖ buku panduan pelaksanaan EKSA.

4.12 PELAKSANAAN AUDIT

Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh jabatan/agensi secara penilaian kendiri.

Audit Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap

jabatan/agensi membuat penambahbaikan secara berterusan dalam memastikan

EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya di sesebuah organisasi.

Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh jabatan/agensi tersebut.

Langkah yang terlibat adalah seperti yang berikut:

1 MEMBENTUK

PASUKAN AUDIT

❖ Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA jabatan/agensi.

13

❖ Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu menyediakan kriteria Audit Dalam EKSA dan menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalam EKSA.

2 LATIHAN AUDIT

EKSA

❖ Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan urusan audit dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

3 MENGAUDIT

PRESTASI EKSA ❖ Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti

yang dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

4 MENGUMUMKAN PENEMUAN AUDIT

❖ Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan audit dalam kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

❖ Penemuan turut dimaklumkan kepada ketua dan semua warga jabatan/ agensi.

5. CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKSA

Setiap Bahagian/Jabatan melaksanakan pelbagai ciri/teknik amalan baik EKSA mengikut

ruang/persekitaran kerja masing-masing. Antara contoh-contoh amalan baik EKSA yang

boleh dipraktikkan di Bahagian/Jabatan mengikut kesesuaian adalah seperti berikut:

5.1 FAIL JAWATANKUASA INDUK EKSA

i) Penyataan Komitmen, Objektif dan Moto EKSA

ii) Carta Organisasi

iii) Pelantikan Jawatankuasa

iv) Carta Perbatuan

v) Pelan Lantai

vi) Buku Garispanduan EKSA

vii) Rekod Aktiviti EKSA

viii) Minit mesyuarat/perbincangan

ix) Pengiktirafan/penandaaras

x) Surat Menyurat

xi) Jawatankuasa Latihan

xii) Jawatankuasa Promosi

xiii) Jawatankuasa Audit

xiv) Zon Ajwa

xv) Zon Mariami

xvi) Zon Khalas

xvii) Lain-lain

5.3 SUDUT EKSA

i) Satu sudut EKSA sudah memadai diwujudkan bagi setiap zon di ruang yang

strategik dan mudah dilawati.

14

ii) Sudut EKSA diwujudkan bertujuan memaparkan program terkini yang

dilaksanakan oleh Jabatan.

iii) Sudut EKSA mesti dikemaskini dari masa ke semasa berdasarkan kepada

kemaskini data dan maklumat yang tepat.

iv) Kriteria Sudut EKSA adalah seperti berikut:

▪ Dasar Jabatan

▪ Carta Organisasi

▪ Carta Perbatuan

▪ Pelan Lantai

▪ Gambar Aktiviti

▪ Gambar sebelum dan selepas pelaksanaan

▪ Penghargaan yang pernah diterima oleh zon dan

pegawai/kakitangan

▪ Tarikh kemaskini sudut EKSA

5.4 BILIK INDIVIDU

i) Memastikan meja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

ii) Memastikan susunan perabot kemas.

iii) Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

iv) Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan

baik.

v) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di dalam bilik dan ruang

kerja.

vi) Menyediakan tanda nama yang seragam pada bilik pegawai.

vii) Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

viii) Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas

meja/dulang(tray)/laci.

ix) Menyeragamkan susunan laci meja.

x) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

xi) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

xii) Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran.

xiii) Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan

dalam keadaan kemas, teratur dan selamat.

xiv) Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan.

5.5 RUANG KERJA INDIVIDU

i) Memastikan meja kemas dan peralatan disusun dengan baik.

ii) Memastikan susunan perabot kemas.

iii) Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

15


baik.

v) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di dalam bilik dan ruang

kerja.

vi) Menyediakan tanda nama yang seragam pada bilik pegawai.

vii) Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik, tidak berdebu dan boleh

digunakan.

viii) Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas

meja/dulang(tray)/laci.

ix) Menyeragamkan susunan laci kekaki boleh gerak (mobile pedestal).

x) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

xi) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.





digunakan.

5.6 LALUAN UTAMA/KORIDOR

i) Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih

dan teratur.

ii) Memastikan lantai:

▪ Selamat dan tidak licin

▪ Tiada kekotoran sampah di lantai

▪ Tidak berlubang/pecah atau rosak

▪ Tong sampah disediakan

iii) Menyediakan program pemantauan dan memastikan jadual pembersihan

dipatuhi.

iv) Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran.

v) Menyediakan perhiasan minimum dan bersesuaian selaras dengan imej

korporat.

vi) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

vii) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

viii) Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik, tidak berdebu dan boleh

digunakan.

ix) Mempamerkan arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas.

x) Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi menunjukkan

seksyen/unit.

xi) Menyediakan papan tanda arah dengan tulisan yang sesuai dan mudah

dibaca.

xii) Menyedia dan memaparkan pelan lampu di ruang guna sama yang mudah

dilihat (sekiranya melebihi dua suis).

xiii) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di ruang zon.

16

xiv) Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-In-Charge (PIC) bagi

setiap ruang guna sama beserta nombor telefon untuk dihubungi.

xv) Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku

kerosakan dengan segera.

xvi) Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik

dan tiada halangan.

xvii) Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan


xviii) Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan.

xix) Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:

▪ Diselenggara secara berkala

▪ Mempunyai tatacara penggunaan

▪ Berkeadaan bersih

▪ Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.

xx) Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.

xxi) Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.

xxii) Memastikan tiada halangan di laluan/tangga/pintu kecemasan.

5.7 BILIK FAIL

i) Memastikan bilik fail memenuhi kriteria berikut:

▪ Bersih

▪ Tidak berdebu

▪ Tersusun

▪ Kemas

ii) Memastikan peralatan, rak dan kabinet berada dalam keadaan baik,

teratur dan kemas.

iii) Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang berkesan bagi

memudahkan carian/capaian dalam tempoh 30 saat.

iv) Menyediakan senarai indeks no fail.

v) Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail/dokumen

yang mengandungi:

▪ Tajuk fail

▪ Nombor susunan fail

vi) Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua kategori fail

aktif/ tidak aktif/tutup.

vii) Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan

baik.

viii) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di dalam bilik fail.

ix) Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik, tidak berdebu dan boleh

digunakan.

x) Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran.

17

xi) Menyediakan perhiasan minimum dan bersesuaian selaras dengan imej

korporat.

xii) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

xiii) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

xiv) Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan


xv) Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan.

xvi) Mempamerkan tatacara penggunaan bilik guna sama dengan jelas.

xvii) Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-In-Charge (PIC) bagi bilik

fail beserta nombor telefon untuk dihubungi.

xviii) Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang guna sama yang

mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).

5.8 BILIK STOR

i) Memastikan bilik stor memenuhi kriteria berikut:

▪ Bersih

▪ Tidak berdebu

▪ Tersusun

▪ Kemas

ii) Memastikan peralatan, rak dan kabinet berada dalam keadaan baik,

teratur dan kemas.

iii) Memastikan sistem rekod inventori dikemaskini.

iv) Menyediakan label pada setiap ruang letak barang/bahan.

v) Mempamerkan tatacara penggunaan dan pengambilan barangan di stor

untuk dipatuhi oleh warga kerja.

vi) Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa

dikemaskini.

vii) Memastikan tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan disimpan di dalam

stor.

viii) Menyediakan penanda aras minimum barangan dalam stor.

ix) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di dalam bilik stor.

x) Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik, tidak berdebu dan boleh

digunakan.

xi) Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran.

xii) Menyediakan perhiasan minimum dan bersesuaian selaras dengan imej

korporat.

xiii) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

xiv) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

xv) Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan


xvi) Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan.

18

xvii) Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-In-Charge (PIC) bagi bilik

stor beserta nombor telefon untuk dihubungi.

xviii) Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik/ruang guna sama yang

mudah dilihat (sekiranya melebihi dua suis).

5.9 BILIK MESYUARAT

i) Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin,

komputer dan projektor berada dalam keadaan baik.

ii) Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat.

iii) Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan

baik.

iv) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di dalam bilik

mesyuarat.

v) Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik, tidak berdebu dan boleh

digunakan.


vii) Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran.

viii) Menyediakan perhiasan minimum dan bersesuaian selaras dengan imej

korporat.

ix) Mempamerkan tatacara penggunaan bilik mesyuarat dengan jelas.

x) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

xi) Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik mesyuarat yang mudah


xii) Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-In-Charge (PIC) bagi bilik

mesyuarat beserta nombor telefon untuk dihubungi.

xiii) Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku





digunakan.

5.10 KAUNTER/RUANG MENUNGGU

i) Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi kriteria

berikut:

▪ Sistem maklumbalas pelanggan

▪ Direktori kakitangan Jabatan

▪ Bahan bacaan/informasi

▪ Info mengenai Jabatan/piagam pelanggan

ii) Memastikan kaunter sentiasa kemas, bersih dan ceria.

iii) Menyediakan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

iv) Menyedia dan memaparkan carta alir perkhidmatan yang dikemaskini.

19

v) Menyediakan tanda nama kakitangan yang seragam pada kaunter.

vi) Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan

baik.

vii) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di ruang menunggu.


digunakan.

ix) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.



korporat.

xii) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

xiii) Menyedia dan memaparkan pelan lampu di ruang menunggu yang mudah


xiv) Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku


xv) Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan


5.11 PANTRI/TEMPAT MINUM

i) Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh

digunakan.

ii) Memastikan pantri bersih, tidak berdebu dan dalam keadaan terurus.

iii) Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi.


bersih.

v) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di pantri.

vi) Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik, tidak berdebu dan boleh

digunakan.

vii) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

viii) Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran.

ix) Menyediakan perhiasan minimum dan bersesuaian selaras dengan imej

korporat.

x) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

xi) Menyedia dan memaparkan pelan lampu di ruang guna sama yang mudah


xii) Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-In-Charge (PIC) bagi

pantri beserta nombor telefon untuk dihubungi.

xiii) Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku





digunakan.

20

xvi) Mempamerkan tatacara penggunaan bilik guna sama dengan jelas.

5.12 SURAU/BILIK SOLAT

i) Memastikan barang-barang/peralatan berikut berada dalam keadaan baik,

boleh digunakan dan dalam keadaan bersih:

▪ Telekung/kain pelekat

▪ Sejadah

▪ Penyidai sejadah/telekung

ii) Menyediakan kemudahan berikut:

▪ Tanda arah kiblat

▪ Rak menyimpan al-Quran dan bahan bacaan

▪ Tempat letak/rak kasut

▪ Selipar

iii) Memastikan al-Quran dan bahan bacaan sentiasa kemas dan dalam keadaan

baik.

iv) Memastikan surau/bilik solat sentiasa bersih, teratur, kemas dan selesa.

v) Memastikan surau tidak berbau.

vi) Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan

bersih.

vii) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di surau.


digunakan.

ix) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.



korporat.

xii) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

xiii) Menyedia dan memaparkan pelan lampu di ruang guna sama yang mudah


xiv) Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-In-Charge (PIC) bagi surau

beserta nombor telefon untuk dihubungi.

xv) Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku


xvi) Memastikan pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer/mesin/peralatan


xvii) Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan.

xviii) Mempamerkan tatacara penggunaan bilik guna sama dengan jelas.

5.13 TANDAS

i) Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering.

ii) Memastikan bau tandas menyenangkan.

21

iii) Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik.

iv) Memastikan pengudaraan tandas baik.

v) Memaparkan maklumat seperti jadual tugas, etika dan peraturan

menggunakan tandas dengan jelas.

vi) Menyediakan peralatan tambahan seperti berikut:

▪ Cecair pencuci tangan

▪ Tisu tangan

▪ Bakul sampah/tong sanitari

▪ Cermin muka

▪ Bahan pewangi

vii) Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.

viii) Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan

bersih.

ix) Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik, tidak berdebu dan boleh

digunakan.

x) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di tandas.

xi) Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.


xiii) Menyediakan perhiasan minimum dan bersesuaian selaras dengan imej

korporat.

xiv) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

xv) Menyedia dan memaparkan pelan lampu di tandas yang mudah dilihat

(sekiranya melebihi dua suis).

xvi) Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-In-Charge (PIC) bagi

tandas beserta nombor telefon untuk dihubungi.

xvii) Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku


xviii) Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang

digunakan.

5.14 SUDUT/BILIK CETAK

i) Memastikan sudut/bilik cetak/dokumentasi memenuhi kriteria berikut:

▪ Bersih

▪ Tidak berdebu

▪ Tersusun

▪ Selamat

ii) Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik

dan kemas.

iii) Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam keadaan

bersih.

iv) Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) di bilik cetak.

22

v) Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik, tidak berdebu dan boleh

digunakan.


vii) Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran.

viii) Menyediakan perhiasan minimum dan bersesuaian selaras dengan imej

korporat.

ix) Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik.

x) Menyedia dan memaparkan pelan lampu di bilik cetak yang mudah dilihat

(sekiranya melebihi dua suis).

xi) Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-In-Charge (PIC) bagi bilik

cetak beserta nombor telefon untuk dihubungi.

xii) Merencanakan inisiatif/tindakan proaktif pembaikan sekiranya berlaku





digunakan.

xv) Mempamerkan tatacara penggunaan bilik guna sama dengan jelas.

6. PENUTUP

Penyediaan garis panduan ini dapat membantu warga CQA dalam melaksanakan

pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

dan membudayakan secara berterusan.

Kemaskini : 18 September 2019

garis panduan ekosistem kondusif sektor awam (eksa) … · 2.1 amalan 5s 2.2 penjenamaan semula 5s...

Documents