buku manual amalan persekitaran berkualiti...

BUKU MANUAL

AMALAN PERSEKITARAN

BERKUALITI (QE)

PERPUSTAKAAN SULTAN BADLISHAH

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

CAWANGAN KEDAH

BUKU MANUAL AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (QE)

KANDUNGAN

1. Pengenalan Amalan Persekitaran Berkualiti( QE )

1.1 Konsep

1.2 Prinsip

1.3 Faedah Melaksanakan

1.4 Kunci Kejayaan Pelaksanaan

2. Halatuju Amalan Persekitaran Berkualiti ( QE ) di UiTM Cawangan Kedah

2.1 Polisi

2.2 Moto

2.3 Objektif

2.4 Logo

3. Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti ( QE )

3.1 Langkah 1: Pembentukan Jawatankuasa

3.2 Langkah 2: Pengwujudan Zon/ kumpulan

3.3 Langkah 3: Latihan

3.4 Langkah 4: Pelancaran

3.5 Langkah 5: Pelaksanaan

4. Piawaian Tindakan Pelaksanaan Persekitaran Berkualiti ( QE )

4.1 Keperluan Utama

4.2 Ruang Umum

4.3 Ruang Pejabat

4.4 Tempat Simpanan

4.5 Bilik Kerja

4.6 Kawasan Persekitaran

5. Audit Dalam Persekitaran Berkualiti ( QE )

5.1 Pelaksanaan Audit Dalam

5.2 Carta Alir Audit Dalam

5.3 Dokumen Audit Dalam

Penutup


1.0 PENGENALAN AMALAN PERSEKITARAN

BERKUALITI ( QE )


1.0 PENGENALAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI ( QE )

Amalan Persekitaran Berkualiti (QE) mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada

awal tahun 1980an. Di Malaysia, konsep Amalan Persekitaran Berkualiti(QE) mula diperkenalkan

pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-

syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan Persekitaran

Berkualiti(QE) malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada

Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

Amalan Persekitaran Berkualiti(QE)merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti dengan

melalui pendekatan amalan lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf

awalan ‛S‟: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan

menjadi 5S. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

1.1 KONSEP AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (QE)

Amalan QE merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan

secara berterusan atau dikenali sebagai “Kaizen” dalam Bahasa Jepun. Kaizen adalah cara

pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti

yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannya, penyertaan dan komitmen

yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

Amalan QE adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana:

• Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif;

• Hasil kebersihan, kekemasan dan keselamatan yang nyata;

• Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk penyelesaian

masalah dan penambahbaikan;

• Pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk meningkatkan prestasi kerja;

• Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat;

• Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan

• Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi.

KEBERSIHAN

KEMUDAHKESANAN

KEKEMASAN

KESELAMATAN

FOKUS AMALAN QE


1.2 PRINSIP AMALAN QE MELALUI PENDEKATAN 5S

i. Sisih :

Mengasing item yang diperlukan dan tidak diperlukan daripada sekumpulan item di

tempat kerja.

Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan item yang diperlukan pada masa

sekarang atau masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang

ditetapkan manakala item yang tidak diperlukan akan dibuang atau dilupuskan.

ii. Susun:

Menyimpan item dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya

Menyusun dan melabel dilakukan setelah semua item yang tidak perlu diasingkan.

Susunan item dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Tujuan utama menyusun ialah

menjimatkan penggunaan ruang, penyimpanan item lebih kemas dan teratur serta

memudahkan proses mengesan dan mendapatkan item pada masa akan datang.

iii. Sapu:

Membersih tempat kerja supaya tiada habuk dan kotoran di atas peralatan dan

persekitaran tempat kerja

Selain meningkatkan kecekapan kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap

keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Tujuan menyapu untuk

menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai dan peralatan. Satu

senarai semak perlu disediakan sebagai panduan tentang apa yang harus dilakukan

pada masa akan datang dalam aktiviti ini.

iv. Seragam:

Menyamakan keadaan, bentuk dan warna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau

peraturannya

Aktiviti diperingkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur

dan susun atur. Panduan diperlukan untuk dipatuhi oleh pekerja bagi menjamin kualiti

dan piawaian yang telah ditentukan. Antaranya ialah Standard Operation Procedure

(SOP), Carta Alir (Process Flow), gambar atau contoh fizikal dan visual yang jelas.

v. Sentiasa Amal:

Melatih pekerja supaya amalan QE menjadi satu budaya kerja

Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan

piawaian yang telah ditentukan. Setiap pekerja perlu faham, patuh dan mengamalkan

penjagaan kebersihan di tempat kerja. Amalan kebersihan ini dapat disemai dalam diri

individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan secara berkala.


1.3 FAEDAH MELAKSANAKAN AMALAN QE

Pelaksanaan Amalan QE akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan positif kepada

pengurusan organisasi termasuk dalam aspek pengurangan kos, kawalan stok/ inventori,

urusan penyelenggaraan serta sistem dan proses kerja. Ianya juga dapat mengurangkan

rungutan pelanggan dan seterusnya meningkatkan imej korporat organisasi.

i. Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

• Mengoptimumkan penggunaan kawasan tempat kerja;

• Mengurangkan masa pencarian bahan;

• Mengelakkan pembaziran bahan.

ii. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan:

• Meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin, peralatan dan kemudahan;

• Mengurangkan kadar kerosakan mesin, peralatan dan kemudahan.

iii. Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:

• Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja;

• Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kemalangan;

• Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian;

• Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

iv. Jaminan kualiti:

• Meningkatkan kualiti dan produktiviti item/ perkhidmatan;

• Meningkatkan keupayaan penyampaian perkhidmatan cekap dan berkesan.

v. Penjimatan kos:

• Menghalang kerosakan ke atas inventori;

• Menjimatkan masa pencarian;

vi. Meningkatkan motivasi pekerja:

• Membentuk disiplin yang tinggi;

• Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan;


1.4 KUNCI KEJAYAAN AMALAN QE

i. Sokongan Dan Komitmen Berterusan Dari Pengurusan Atasan

Selain mampu memberi kesan yang berpanjangan, ianya dapat menyemarakkan

suasana pelaksanaan. Pengurusan atasan perlu memberikan hala tuju dan membuat

keputusan bagi memastikan Amalan QE dilaksanakan dengan baik dalam organisasi.

ii Prasarana Yang Bersesuaian

Adalah penting untuk mengenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang

bersesuaian untuk dilaksanakan Amalan QE dalam organisasi.

iii. Sistem Komunikasi Yang Berkesan

Sistem komunikasi yang sesuai penting bagi menyampaikan maklumat kepada semua

anggota tentang keperluan dan kepentingan Amalan QE di organisasi. Pelbagai

kaedah boleh digunakan contohnya melalui mesyuarat dan laman web organisasi.

iv. Latihan Kepada Semua Peringkat Anggota

Merancang latihan yang bersesuaian dan seterusnya menyediakan latihan kepada

anggota yang terlibat. Ini bertujuan untuk memberi pemahaman kepada anggota

tentang peranan mereka dalam pelaksanaan Amalan QE di organisasi.

v. Projek Perintis Amalan QE

Pilih kawasan yang dirasakan sesuai. Hasil dari pelaksanaan projek perintis QE, perlu

dibuat penilaian dan semakan. Dapatkan maklum balas daripada ahli kumpulan projek

berkenaan untuk penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan Amalan QE organisasi.

vi. Penandaarasan Amalan Terbaik

Tujuan penandaarasan ke organisasi luar adalah untuk mempelajari langkah-langkah

pelaksanaan sehingga mereka berjaya memperolehi sijil pengiktirafan. Aktiviti kaizen dan

inovasi organisasi mereka boleh dijadikan contoh untuk menggerakkan amalan QE.

vii. Pelan Pelaksanaan Amalan QE (Kitaran P-D-C-A )

Dalam pelaksanaan, setiap masalah yang dihadapi mesti dibuat penambahbaikan bagi

memastikan pelaksanaan adalah lebih berkesan.

viii. Penilaian Prestasi Dan Sistem Ganjaran

Audit merupakan kaedah terbaik untuk membuat penilaian prestasi. Penilaian boleh

disusuli dengan ganjaran pada setiap pasukan yang berjaya.


2.0 HALA TUJU AMALAN QE

DI UiTM CAWANGAN KEDAH


2.0 HALA TUJU AMALAN QE DI UiTM CAWANGAN KEDAH

Keperluan UiTM Cawangan Kedah mempraktikkan Amalan QE merupakan satu usaha untuk menzahirkan

UiTM Cawangan Kedah mempunyai sumber manusia yang berupaya mempamerkan kecekapan dan

keberkesanan mewujudkan identiti korporat dalam aspek pengurusan persekitaran kerja yang berkualiti.

Keupayaan ini akan memaparkan imej korporat UiTM Cawangan Kedah yang sentiasa diperkasa menerusi

keupayaannya dalam proses penambahbaikan secara berterusan.

2.1 POLISI QE UiTM Cawangan Kedah beriltizam membudayakan amalan QE di kalangan warga organisasi bagi

mewujudkan persekitaran organisasi yang kondusif ke arah meningkatkan produktiviti dan prestasi

organisasi.

* Semua zon/ kumpulan mesti menggunakan polisi yang sama.

2.2 MOTO QE Moto QE UiTM Cawangan Kedah adalah “Persekitaran Berkualiti Tingkatkan Produktiviti”

* Semua zon/ kumpulan mesti menggunakan moto yang sama.

2.3 OBJEKTIF QE

Objektif Jangka Pendek

• Kemas dan teratur (Beauty And Order)

• Memudahkan pencarian (Easy Retrieval)

• Memudahkan pergerakan (Easy Movement)

• Mengurangkan kerosakan (Less Damage)

• Mengelakkan kemalangan (Avoid Accident)

Objektif Jangka Panjang

• Membentuk disiplin warga organisasi

• Meningkatkan mutu perkhidmatan

• Meningkatkan produktiviti

• Mengurangkan kos pembaikan

• Meningkatkan imej UiTM Cawangan Kedah


2.4 LOGO QE

Pengertian Logo

• Bentuk heksagon menggambarkan 5 aspek iaitu Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke serta UiTM

Cawangan Kedah.

• Logo UiTM dalam bulatan menggambarkan UiTM Cawangan Kedah sebagai tempat yang

mempraktikkan setiap aspek QE ini.

• Bulatan disetiap bucu menggambarkan setiap warga UiTM Cawangan Kedah saling bekerjasama

bagi mewujudkan budaya QE ini.

• Keseluruhan logo berbentuk bulat dan terbuka di bahagian atas kiri menggambarkan

kesungguhan UiTM Cawangan Kedah dalam mencapai objektif QE dengan berusaha dari semasa

ke semasa mengikut acuan sendiri.

• Warna jingga menggambarkan aspek penegasan yang mana QE ini akan menjadi satu budaya

yang perlu diberi perhatian.

• Warna Kelabu menggambarkan aspek neutral yang mana budaya QE ini dapat dipraktikkan di

seantero UiTM Cawangan Kedah.

• Perkataan “Persekitaran Berkualiti Tingkatkan Produktiviti” merupakan moto QE yang dipegang

oleh semua warga UiTM Cawangan Kedah.

* Semua zon/ kumpulan mesti menggunakan logo yang sama.


3.0 PELAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN

BERKUALITI ( QE )


3.0 PELAKSANAAN AMALAN QE

Bagi memulakan QE, Pelaksanaan langkah demi langkah, setiap tahap perlulah dikenal pasti secara

menyeluruh mengikut kitaran Plan-Do-Check-Action (P-D-C-A). Pelan pelaksanaan Amalan QE yang

menyeluruh disediakan dengan merangka pendekatan yang sistematik dengan menggunakan

Kitaran P-D-C-A (Rancang (Plan) - Laksana (Do) - Periksa (Check) - Tindakan (Action)). Pelan

pelaksanaan sentiasa dinilai dan dibuat pengubahsuaian mengikut kesesuaian. Dalam

pelaksanaan Amalan QE, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan mesti

dilakukan penambahbaikan. Penambahbaikan dengan pemilihan pendekatan dan kaedah

pelaksanaan yang dirasakan sesuai perlu dibuat bagi memastikan Amalan QE di UiTM Cawangan

Kedah lebih berkesan.

•Mengadakan pelancaran aktivitiQE/;

•Menyediakan latihan kepada semua warga;

•Menjadualkan aktiviti Sisih, Susun dan Sapu;

•Melaksanakan Audit Dalam QE;

•Melakukan penandaarasan sesama zon dan juga dengan organisasi lain;

•Memastikan peraturan Amalan QE yang diterima pakai dipatuhi;

•Menubuhkan Jawatankuasa Induk dan Zon;

•Menentukan objektif, matlamat dan fasa pelaksanaan;

•Menggariskan pelan tindakan pelaksanaan Amalan QE dan

acara perasmian.

•Membudayakan AmalanQE; •Membandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran;

•Memberikan pengiktirafan/ penghargaan terhadap usaha warga kerja;

•Menyemak semula kitaran Plan-Do-Check-Action.

ACTION (Tindakan)

PLAN (Rancang)

DO (Laksanakan)

CHECK (Semak)


3.1 LANGKAH 1: PEMBENTUKAN JAWATANKUASA

Pembentukan Jawatankuasa-jawatankuasa adalah untuk meningkatkan penyertaan semua

peringkat serta semangat kerja berkumpulan warga organisasi dalam melaksanakan Amalan

QE ke arah mencapai prestasi dan budaya kerja yang cemerlang.

i. Jawatankuasa Induk

* Bilangan ahli bagi setiap Biro adalah bergantung kepada bilangan zon/ kumpulan

Peranan Jawatankuasa Induk

i. Menentukan matlamat pelaksanaan sistem Amalan QE Organisasi

ii. Membentuk pelan tindakan dan jadual pelaksanaan

iii. Menentukan bajet/sumber kewangan bagi kelancaran program/aktiviti

iv. Menetapkan polisi, peraturan serta garis panduan pelaksanaan

v. Menetapkan sistem penghargaan dan ganjaran

vi. Mengawasi/menilai kemajuan pelaksanaan

Penaung (Rektor)

Pengerusi (Ketua Unit Pengurusan Kualiti)

Penyelaras (Felo)

Penolong Penyelaras(Felo)

Ketua Biro Audit(Ketua Jawatankuasa Audit Zon/ Kumpulan)

Penolong Ketua(Ketua

Jawatankuasa Audit Zon/ Kumpulan)

Setiausaha(Ketua

Jawatankuasa Audit Zon/ Kumpulan)

Ketua Biro Latihan(Ketua Jawatankuasa

Latihan Zon/ Kumpulan)


Jawatankuasa Latihan Zon/ Kumpulan)

Setiausaha(Ketua

Jawatankuasa Latihan Zon/ Kumpulan)

Ketua Biro Promosi(Ketua Jawatankuasa

Promosi Zon/ Kumpulan)


Jawatankuasa Promosi Zon/ Kumpulan)

Setiausaha(Ketua

Jawatankuasa Promosi Zon/ Kumpulan)

Setiausaha

Penolong SetiausahaBendahari

Penasihat(Wakil Pengurusan)


ii. Biro Promosi

* Bilangan ahli adalah bergantung kepada bilangan zon/ kumpulan

Peranan Jawatankuasa Promosi

i. Mengenalpasti aktiviti promosi yang dapat menarik penyertaan warga organisasi

bagi menjayakan pelaksanaan Amalan QE.

ii. Menyediakan Pelan Pelaksanaan Promosi Amalan QE

iii. Menganjurkan aktiviti promosi ke arah membina kesedaran Amalan QE

iv. Menganalisa keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan

v. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran Amalan QE di

kalangan warga organisasi kepada Jawatankuasa Induk

Ketua(Ketua Jawatankuasa Promosi Zon/ Kumpulan)

Penolong Ketua(Ketua Jawatankuasa Promosi Zon/ Kumpulan)

Ahli(Ketua Jawatankuasa






Setiausaha(Ketua Jawatankuasa



iii. Biro Latihan


Peranan Jawatankuasa Latihan

i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dari masa ke semasa bagi

mengukuhkan aktiviti Amalan QE

ii. Menyediakan Pelan Pelaksanaan Latihan Amalan QE

iii. Menganjurkan latihan bagi memupuk kefahaman Amalan QE

iv. Menganalisa keberkesanan latihan yang telah dilaksanakan

v. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kefahaman Amalan QE di kalangan

warga organisasi kepada Jawatankuasa Induk

Ketua(Ketua Jawatankuasa Latihan Zon/ Kumpulan)

Penolong Ketua(Ketua Jawatankuasa Latihan (Zon/ Kumpulan)







Setiausaha(Ketua Jawatankuasa



Biro Audit


Peranan Jawatankuasa Audit

i. Menyediakan Pelan Pelaksanaan Audit Amalan QE untuk tempoh 12 bulan.

ii. Menyediakan kriteria audit dan skala pemarkahan serta menyemak semula kriteria audit dari

masa ke masa.

iii. Memastikan audit Amalan QE dijalankan mengikut perancangan dan melakukan pemeriksaan

dan tindakan susulan sekiranya perlu.

iv. Menganalisa pencapaian audit Amalan QE yang telah dilaksanakan.

v. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap penglibatan warga organisasi kepada

Jawatankuasa Induk.

Ketua(Ketua Jawatankuasa Promosi Zon/ Kumpulan)

Penolong KetuaKetua Jawatankuasa Promosi (Zon/ Kumpulan)







SetiausahaKetua Jawatankuasa

Promosi (Zon/ Kumpulan)


3.2 LANGKAH 2: PENGWUJUDAN ZON/KUMPULAN Bertujuan untuk mewujudkan kawasan yang dipertanggungjawabkan kepada satu-satu zon/

kumpulan serta memudahkan pelaksanaan Amalan QE. Pengwujudan zon/ kumpulan akan

dibuat oleh Jawatankuasa Induk QE berdasarkan pelan lokasi organisasi.

Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon:

• Pembahagian hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi dan berdasarkan

aras atau Bahagian/ Unit di mana yang bersesuaian;

• Jumlah tidak terlalu banyak bagi penyelarasan dan pemantauan yang sistematik;

• Menentukan nama dan bilangan keahlian setiap zon/kumpulan;

• Mewujudkan sudut QE zon/ kumpulan masing-masing;


ZON YANG TERDAPAT DALAM PSB

PLAN LANTAI ZON A


PLAN LANTAI ZON B


PLAN LANTAI ZON C


3.3 LANGKAH 3: LATIHAN

Latihan QE perlu disediakan kepada semua warga organisasi bertujuan untuk menyebarkan

kefahaman tentang asas dan kaedah pelaksanaan QE.

i. Latihan untuk Pengurusan Atasan

Latihan ini amat penting bagi memastikan pengurusan atasan organisasi mendapat

maklumat yang jelas berkenaan tujuan pelaksanaan QE dan impaknya kepada sesebuah

organisasi.

ii. Latihan untuk Juruaudit Dalam

Latihan ini bertujuan untuk memberi kefahaman mengenai pembentukan kriteria audit

mengikut standard yang ditetapkan dan langkah-langkah pengauditan yang baik.

iii Latihan untuk Staf

• Latihan asas kepada staf baru dan semua staf secara berkala.

• Pemantapan QE melalui perspektif agama Islam seperti ceramah pembangunan

modal insan.

• Sesi perkongsian kaizen dan inovasi antara Zon QE.

• Sesi perkongsian maklumat kepada semua staf selepas aktiviti lawatan

penandaarasan.

3.4 LANGKAH 4: PELANCARAN Pelancaran dan perasmian Amalan QE boleh diadakan sebagai tanda mula di samping untuk

menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi melaksanakan Amalan QE dalam

organisasi. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan

sokongan padu kepada pelaksanaan Amalan QE melalui penetapan sasaran yang ingin

dicapai, polisi dan objektif Amalan QE dan juga menentukan matlamat setiap langkah

pelaksanaan.

Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran Amalan QE adalah:

• Polisi QE;

• Objektif QE;

• Buku Panduan Pelaksanaan Amalan QE;

• Zon-zon QE; dan

• Pelan Tindakan Pelaksanaan Amalan QE.


3.5 LANGKAH 5: PELAKSANAAN i. SISIH

Huraian:

Memfokuskan kepada pengasingan item-item yang masih diperlukan dan tidak lagi

diperlukan di tempat kerja.

Garis Panduan:

Ia adalah langkah-langkah untuk menyimpan mengikut:

• Apa yang diperlukan

• Kuantiti yang diperlukan

• Bila ianya diperlukan

Impak Jangkaan:

Perlaksanaan:

Aktiviti sisih dilakukan mengikut kepada keadaan barang yang hendak dibuang dan

dikategorikan kepada 3 jenis iaitu:

Kuantitatif

•Penjimatan ruang•Masa pencarian yang pantas•Kawalan stok dan produk yang cekap

Kualitatif

•Suasana kerja lebih selesa•tempat kerja lebih selamat•Mudah mengesan tempat/alat/bahan rosak

1Barang yang

tiada nilai dan senang dibuang

Buang dengan segera

2Barang yang ada

nilai dan boleh dijual

Dapatkan pembeli dan dijual dengan

harga yang tinggi

3

Barang tiada nilai dan perlu dilupuskan

dengan prosedur tertentu

Lupus dengan kos yang rendah

melalui kaedah yang selamat


ii. SUSUN

Huraian:

Menekankan aspek keselamatan, kecekapan dan keberkesanan cara penyimpanan.

Garis Panduan:

• Semasa bekerja, fail aktif dan bahan-bahan rujukan semasa yang diperlukan sahaja

yang berada di atas meja kerja. Selepas waktu kerja, fail disimpan semula ke tempat

asal dengan mengikut kaedah susunan dan tatacara pengurusan fail.

• Alat tulis sentiasa berada di dalam laci meja kerja dengan kemas dan teratur.

• Item yang jarang digunakan termasuk fail separa aktif perlu disimpan mengikut

prosedur pengurusan dengan kemas dan teratur bagi memudahkan capaian.

• Item yang tidak digunakan tetapi perlu disimpan hendaklah mengikut tatacara

pengurusan item tersebut.

Impak Jangkaan:

• Item mudah dilihat, dikesan dan disimpan di tempatnya selepas digunakan.

• Memudahkan dan mengurangkan masa pencarian dan penyimpanan.

Perlaksanaan:

Kaedah penyimpanan fail atau barang yang dikatakan berkesan dan sempurna

adalah sekiranya fail atau barang yang diperlukan boleh dikenalpasti dalam masa 30

saat.

Pelbagai panduan penyusunan fail dan barangan di antaranya adalah:

• Mengikut kekerapan penggunaan fail atau barangan

• Menyusun barang-barang yang diperlukan dengan teratur supaya mudah

diambil untuk digunakan

o Tempat untuk semua

o Semua di tempatnya

Kaedah susun

Susun berdekatan ruang kerja

Susun berjauhan sedikit dari ruang kerja

Susun jauh dari ruang kerja

Kekerapan Penggunaan

Setiap hari Mingguan Bulanan


iii. SAPU

Huraian:

Menekankan aspek kebersihan supaya tempat kerja menjadi lebih selesa dan selamat.

Garis Panduan:

Langkah 1: Mengagihkan Tugasan Pembersihan

• Memastikan setiap staf membersihkan tempat kerja masing-masing sentiasa bersih.

• Mengenalpasti kawasan atau alatan yang diguna sama diwujudkan hak milik

(ownership)/Pegawai Yang Bertanggungjawab dan butiran hakmilik dipaparkan bagi

sebarang rujukan.

• Mewujudkan jadual giliran pembersihan untuk kawasan yang telah ditentukan.

Langkah 2: Mengenalpasti apa yang perlu dibersihkan

• Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan.

Langkah 3: Menentukan kaedah pembersihan yang akan digunakan

• Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian.

• Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan.

• Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.

Langkah 4: Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan

• Keperluan kerja pembersihan hendaklah disediakan dan disusun supaya mudah disimpan

dan diambil apabila diperlukan.

Langkah 5: Melaksanakan kerja pembersihan

• Melaksanakan aktiviti pembersihan mengikut piawaian yang telah diwujudkan.

• Melakukan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan.

• Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan berfungsi.

• Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan

penyelenggaraan.


Impak Jangkaan:

Perlaksanaan:

Aktiviti sapu perlu diamalkan oleh semua staf 5 minit sebelum dan 5 minit selepas kerja bagi

memastikan kawasan kerja masing-masing sentiasa bersih dan kemas.

iv. SERAGAM

Huraian:

Sekeadaan, sebentuk atau sewarna pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya.

Garis Panduan:

Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.

i. Who - Siapa yang bertanggungjawab.

ii. Why - Mengapa perlu dilaksanakan.

iii. When - Bila perlu dilakukan.

iv. Where - Di mana perlu dilaksanakan.

v. What - Apa tindakan yang perlu diambil.

vi. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan.

Impak Jangkaan:

Perlaksanaan:

Menyeragam dan memelihara kebersihan dan penyusunan sepanjang masa serta

mengamalkan sistem seiri - seiton- seiso dengan berkesan

•Kos peralatan yang rosak rendah•Kualiti produk bertambah•Sistem kawalan stok /produk lebih murah dan jimat•Proses kerja yang pantas dan tidak berulang•Masa membersih yang pantas

Kuantitatif

•Suasana kerja lebih selesa dan ceria•Pekerja terus menjana idea yang kreatif•Selamat di tempat kerja•Pekerja mempunyai moral yang tinggi

Kualitatif

Kuantitatif

•Produktiviti pekerja meningkat•Kecekapan proses meningkat•Kos penyelenggaraan yang rendah•Kuantiti pengeluaran meningkat•Rungutan pelanggan berkurangan

Kualitatif

•Meningkat kemahiran pekerja•Kesetiaan pekerja kepada organisasi•Membentuk disiplin positif kepada pekerja

•Idea yang kreatif daripada pekerja•Imej organisasai meningkat


v. SENTIASA AMAL

Huraian:

Usaha mengekalkan QE/4S yang pertama di samping penambahbaikan berterusan.

Garis Panduan:

• Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan QE/5S dengan

mengadakan latihan yang berterusan.

• Memastikan aktiviti promosi berterusan.

• Memastikan audit dalaman Amalan QE/5S dilaksanakan secara berkala.

• Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh

warga organisasi.

Impak Jangkaan:

Perlaksanaan:

Berdisiplin dan melatih staf mematuhi peraturan dan berbudaya kualiti di tempat kerja dengan

sendirinya.

Kuantitatif

•Produktiviti pekerja meningkat•Kemalangan dapat disifarkan•Kos penyelenggaraan yang rendah•Kuantiti pengeluaran meningkat•Kualiti pengeluaran meningkat

Kualitatif

•Meningkat kemahiran pekerja•Kesetiaan pekerja kepada organisasi•Membentuk disiplin positif kepada pekerja•Idea yang kreatif dan inovatif daripada pekerja

•Imej organisasai meningkat


4.0 PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN


4.0 PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN

BIL PERKARA PELAKSANAAN PENYERAGAMAN

1. FAIL QE ZON/ KUMPULAN

Perlu ada 2 pembahagian iaitu:

1. Dokumentasi Jawatankuasa Induk QE i. Polisi QE/5S Induk ii. Moto QE/5S Induk iii. Objektif QE/5S Induk iv. Logo QE/5S Induk v. Carta Organisasi Induk vi. Pelan Lantai Kampus vii. Carta Perbatuan Induk viii. Minit Mesyuarat Induk ix. Surat/ Memo

2. Dokumentasi Zon/ Kumpulan i. Nama Zon/ Kumpulan ii. Carta Organisasi iii. Surat Lantikan AJK iv. Pelan Lantai Zon/ kumpulan QE v. Carta Perbatuan vi. Minit Mesyuarat vii. Kriteria Audit viii. Keputusan Audit ix. Surat/ Memo x. Aktiviti Latihan (Ringkasan laporan) xi. Aktiviti Promosi (Ringkasan laporan) xii. Aktiviti Audit (Ringkasan laporan) xiii. Gambar-gambar aktiviti Kaizen sebelum dan selepas

2. FAIL AJK LATIHAN ZON/ KUMPULAN

i. Polisi QE Induk ii. Moto QE Induk iii. Objektif QE Induk iv. Carta Organisasi AJK Latihan v. Carta Perbatuan AJK Latihan vi. Bajet dan Perbelanjaan AJK Latihan vii. Minit Mesyuarat viii. Surat/ Memo ix. Aktiviti Latihan x. Keberkesanan Aktiviti (Borang & Laporan Penilaian)

3. FAIL AJK PROMOSI ZON/ KUMPULAN

i. Polisi QE Induk ii. Moto QE Induk iii. Objektif QE Induk iv. Carta Organisasi AJK Promosi v. Carta Perbatuan AJK Promosi vi. Bajet dan Perbelanjaan AJK Promosi vii. Minit Mesyuarat viii. Surat/ Memo ix. Aktiviti Promosi

4. FAIL AJK AUDIT ZON/ KUMPULAN

i. Polisi QE Induk ii. Moto QE Induk iii. Objektif QE Induk iv. Carta Organisasi AJK Audit v. Carta Perbatuan AJK Audit vi. Bajet dan Perbelanjaan AJK Audit vii. Minit Mesyuarat viii. Surat/ Memo ix. Aktiviti Audit


x. Kriteria Audit xi. Keputusan Audit (penemuan audit, visual audit, log tindakan

audit, markah audit, graf audit)

5. SUDUT QE ZON/ KUMPULAN

i. Polisi QE Induk ii. Moto QE Induk iii. Objektif QE Induk iv. Carta Organisasi Zon/ Kumpulan v. Pelan Lantai Zon/ Kumpulan xiv. Carta Perbatuan Zon/ Kumpulan xv. Aktiviti Zon/ Kumpulan (Ringkasan laporan)

6. SETIAP RUANG/ BILIK

i. Semua suis lampu/ kipas menggunakan label kod warna. ii. Setiap bilik hendaklah diletakkan Pegawai Tanggungjawab dan

Etika Penggunaan.

7. PENGURUSAN PENDAWAIAN ELETRIK

i. Elakkan meletak kabel, extension plug dan wayar di atas lantai. ii. Wayar diikat dengan cable tie atau dibalut dengan piping. iii. Kepala plug dan barangan elektrik hendaklah menggunakan

sistem Pelekat Kod Warna.

8. PERALATAN i. Adakan Pegawai Tanggungjawab. ii. Adakan Jadual Penyelenggaraan (jika berkaitan). iii. Adakan nombor peralatan jika bilangan peralatan yang sama

lebih dari satu unit di dalam kawasan zon/ kumpulan yang sama. iv. Wujudkan Tatacara Penggunaan (jika perlu).

9. SISTEM SUSUNAN FAIL DI RAK

i. Susunan hendaklah dari kiri ke kanan, atas ke bawah. ii. Jenis dan saiz huruf yang digunakan pada label fail hendaklah

jelas kelihatan dari jauh. iii. Adakan indeks dan pemisah di dalam fail.

SUSUNAN BARANGAN DI ATAS RAK

i. Susunan hendaklah dari kiri ke kanan, atas ke bawah. ii. Adakan label kenalan untuk semua rak. iii. Adakan penanda minima dan maksima (jika berkaitan). iv. Adakan Senarai Induk dan Kad Petak. v. Senarai Induk dan Kad Petak hendaklah di letakkan ditempat

yang disediakan dan rekodnya hendaklah dikemaskini.

10. KESERAGAMAN PELABELAN

i. Tidak keterlaluan dan memudahkan capaian. ii. Jenis tulisan adalah mengikut kesesuaian dan di tebalkan (bold); iii. Saiz tulisan dan saiz label adalah mengikut kesesuaian pelabelan. iv. Label digalakkan disalut mati (laminate). v. Jenis kertas adalah bersesuaian. vi. Terkeluar dari persepsi ‛persekitaraan taska atau tadika’.

11. PAPAN KENYATAAN

i. Semua bahan bercetak tidak dibenarkan ditampal di dinding. Sediakan pelapik atau tempat khas.

ii. Adakan TARIKH LUPUT bagi bahan bercetak yang dipamerkan.

12. PETAK/ TEMPAT LETAK KASUT

i. Adakan petak atau tempat letak kasut di pintu masuk ke kawasan larangan berkasut.

ii. Adakan petak untuk tempat letak kasut jika ada kasut/ selipar di dalam bilik pejabat.

13. PARKIRAN BARANGAN

i. Garisan kuning hanya digunakan pada barangan boleh gerak ii. Minimakan penggunaan garisan/ tape parkiran.


Berikut disertakan contoh bagi Pegawai Tanggungjawab, Tatacara Penggunaan Peralatan, Etika

Penggunaan Ruang dan Etika di Tandas:

Contoh: Pegawai Tanggungjawab

Peralatan

Contoh: Pegawai Tanggungjawab Ruang

Contoh: Tatacara Penggunaan Peralatan Contoh: Etika Penggunaan Ruang

ETIKA PENGGUNAANBILIK MESYUARAT

1. Meja dalam keadaan bersih dan kerusi disusun semula selepasdigunakan;

2. Suis lampu dan LCD dimatikan sebelum meninggalkan bilikmesyuarat;

3. Tiada bahan Mesyuarat dan baki makanan ditinggalkan selepasmesyuarat;

4. Papan putih (whiteboard) dibersihkan selepas digunakan;

5. Bilik mesyuarat sentiasa dalam keadaan kemas dan teratur;

6. Buang sampah ke dalam bakul sampah yang telah disediakan;

7. Mohon kerjasama dalam menjaga kemudahan pejabat bersama.

8. Sebarang kerosakan perlu dilaporkan kepada pegawaibertanggungjawab.

TATACARA PENGGUNAAN

MESIN FOTOSTAT

1. Tekan Main Power On

2. Masukkan Password & Tekan Ok

3. Pilih Jumlah Yang Diperlukan & Tekan Start


Contoh: Etika di Tandas

Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan QE ini terbahagi kepada 6 kategori utama yang

merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di UiTM Cawangan Kedah iaitu:

• Keperluan Utama

• Ruang Umum

• Ruang Pejabat

• Tempat Simpanan

• Bilik Kerja

Kawasan Persekitaran

KEPERLUAN UTAMA

1. Fail QE Zon/ Kumpulan

2. Fail AJK Latihan Zon/ Kumpulan

3. Fail AJK Promosi Zon/ Kumpulan

4. Fail AJK Audit Zon/ Kumpulan

5. Sudut QE Zon/ Kumpulan


RUANG UMUM

i. Kaunter - mempunyai loceng dan alatulis disediakan

ii. Ruang tamu - terdapat etika penggunaan ruang, pegawai bertanggungjawab, peralatan

dan perabot dalam keadaan baik, tersusun dan selesa.

iii. Bilik Mesyuarat - terdapat etika penggunaan ruang, pegawai bertanggungjawab, peralatan


iv. Ruang Makan - terdapat etika penggunaan ruang, pegawai bertanggungjawab, peralatan


v. Tandas - terdapat etika penggunaan, pegawai bertanggungjawab, label bersesuaian,

peralatan berfungsi serta berkeadaan baik, dinding,lantai, sinki, cermin bersih dan

persekitaran selesa.

vi. Laluan Kecemasan - Petunjuk arah bersesuaian, berkeadaan baik dan tiada halangan

sepanjang laluan.

vii. Peralatan Kerja - terdapat etika penggunaan peralatan, pegawai bertanggungjawab dan

label yang bersesuaian dan berfungsi.

viii. Papan Notis / Putih - terdapat pegawai bertanggungjawab dan maklumat yang dipaparkan

adalah terkini.

ix. Lantai/ Dinding - bersih dan tiada item yang tidak diperlukan.

x. Kabinet - Terdapat pegawai bertanggungjawab dan label bersesuaian, berfungsi, kemas,

tersusun dan mudah dicapai.

RUANG PEJABAT

i. Lantai/ Dinding - bersih dan tiada item yang tidak diperlukan.

ii. Meja kerja - terdapat tanda nama staf, meja berkeadaan bersih, tiada item yang tidak

diperlukan, laci meja berlabel dan penggunaannya bersesuaian.

iii. Kabinet - Terdapat pegawai bertanggungjawab dan label bersesuaian, berfungsi, kemas,


iv. Papan Notis / Putih - terdapat pegawai bertanggungjawab dan maklumat yang dipaparkan

adalah terkini.

v. Peralatan Kerja - terdapat etika penggunaan peralatan, pegawai bertanggungjawab dan



TEMPAT SIMPANAN


ii. Kabinet - Terdapat pegawai bertanggungjawab dan label bersesuaian, berfungsi, kemas,


iii. Peralatan Kerja - terdapat etika penggunaan peralatan, pegawai bertanggungjawab dan


iv. Persekitaran - terdapat etika penggunaan, pegawai bertanggungjawab dan label yang

bersesuaian, peralatan, perabot dalam keadaan baik serta tersusun, tempat simpanan

peralatan disediakan, persekitaran selesa dan tiada item yang tidak diperlukan.

BILIK KERJA


ii. Kabinet - Terdapat pegawai bertanggungjawab dan label bersesuaian, berfungsi, kemas,


iii. Peralatan Kerja - terdapat etika penggunaan peralatan, pegawai bertanggungjawab dan


iv. Persekitaran - terdapat etika penggunaan, pegawai bertanggungjawab dan label yang

bersesuaian, peralatan, perabot dalam keadaan baik serta tersusun, tempat simpanan

peralatan disediakan, persekitaran selesa dan tiada item yang tidak diperlukan.

KAWASAN PERSEKITARAN

i. Papan Tanda / Petunjuk Arah - mudah dilihat dan dalam keadaan baik.

ii. Papan Notis / Putih - terdapat pegawai bertanggungjawab dan maklumat yang dipaparkan

adalah terkini.

iii. Laluan Utama - Petunjuk arah bersesuaian, berkeadaan baik dan tiada halangan sepanjang

laluan.

iv. Maklumat Umum - Mudah dilihat, tersusun, terkini dan bersesuaian.

v. Lanskap/ tempat letak kenderaan/ longkang


5.0 AUDIT DALAM PERSEKITARAN BERKUALITI

( QE )


5.0 AUDIT DALAMAN QE

Audit amalan QE perlu dilaksanakan sebagai penilaian kendiri dan untuk memastikan Amalan 5S

yang dipraktikan menepati perancangan dan keperluan standard QE yang diwujudkan oleh UiTM

Cawangan Kedah. Ia hendaklah dijadualkan secara berkala dan dilaksanakan mengikut

perancangan yang ditetapkan bagi memastikan setiap zon/ kumpulan membuat

penambahbaikan secara berterusan.

Secara ringkasnya, aktiviti audit dalaman adalah:

• Faktor penting sebagai strategi pengekalan pelaksanaan Amalan QE secara berkesan.

• Pengukuran dan penilaian mengenai tahap pelaksanaan Amalan QE dan perkongsian amalan

terbaik.

• Penambahbaikan boleh dilaksanakan berpandukan hasil laporan audit dalaman.

• Memberi pengiktirafan di atas sumbangan pekerja.

5.1 PELAKSANAAN AUDIT DALAM QE

Terdapat 5 langkah dalam melaksanakan audit dalam iaitu:

• Pembentukan Pasukan Audit Dalam

• Latihan Audit Amalan QE

• Penyediaan Kriteria Audit

• Audit Prestasi Amalan QE

• Penilaian Keputusan Audit

i. Pembentukan Pasukan Audit Dalam

Jawatankuasa Induk perlu mengenalpasti, melatih dan melantik juruaudit untuk

melaksanakan aktiviti audit dalam Amalan QE. Keahlian adalah terbuka kepada semua

staf akademik dan pentadbiran.

Ciri-ciri Juruaudit Dalam adalah:

• Mengetahui perkara yang hendak di audit terutamanya asas Amalan QE;

• Berkebolehan memberi pandangan dan idea penambahbaikan;

• Berminat dan komited untuk menjayakan Amalan QE;

• Tempat sendiri telah mengamalkan QE atau boleh dicontohi;

• Bersikap terbuka, bukan hendak mencari kesalahan orang dan pertimbangan tidak

berat sebelah;

• Kesabaran, dinamik dan proaktif.


ii. Latihan Audit Amalan QE

Juruaudit Dalam hendaklah diberi kursus dan latihan audit bagi memastikan proses audit

dilaksanakan dengan telus dan cekap. Latihan kepada juruaudit adalah untuk

mendedahkan bakal juruaudit dengan kemahiran dan kaedah yang betul untuk

menjalankan aktiviti audit serta garis panduan yang perlu diketahui oleh seorang juruaudit

dalam bagi sesebuah organisasi. Hanya juruaudit yang telah diberi latihan sahaja yang

akan diberikan pelantikan dan dibenarkan untuk menjalankan audit.

Tujuan latihan untuk juruaudit dalam adalah:

• Memahami keperluan dan kepentingan melaksanakan audit dalam QE sebagai satu

mekanisma ke arah membudayakan amalan QE yang berterusan;

• Memeberi pendedahan yang tepat tentang kaedah, prinsip dan piawaian QE dalam

melaksanakan aktivti audit dalam yang efektif dan adil;

• Memperluaskan cetusan idea dalam merancang dan menguruskan keputusan audit

sebagai penunjuk dan rekod peningkatan amalan QE;

• Membangunkan kebolehan, keupayaan dan kemahiran juruaudit dalam agar lebih

berkeyakinan dalam melaksankan tugas auditan QE.

iii. Penyediaan Kriteria Audit

Kriteria Audit perlu disediakan mengikut kesesuaian organisasi yang akan dinilai serta tidak

bercanggah dengan Amalan QE yang sedang dilaksanakan. Setelah menentukan

pelbagai kriteria untuk di audit, maka perlu didokumenkan dalam bentuk borang audit

untuk digunakan semasa proses audit berjalan oleh semua juruaudit. Kriteria audit perlu

disemak dari masa ke semasa bagi menjadikan ianya sesuai digunakan sebagai rujukan.

Contoh borang Audit Dalam Amalan QE boleh dirujuk pada lampiran.

iv. Pelaksanaan Audit Prestasi Amalan QE

Pasukan Audit Dalam akan menjalankan Audit Dalam seperti yang telah dijadualkan oleh

Jawatankuasa Induk.

PROSES AUDIT DALAM:

Langkah 1 – Persiapan aktiviti audit dalam

• Aktiviti Audit Dalam QE akan dilaksanakan berpandukan jadual perancangan.

• Semua Juruaudit akan berkumpul di Bilik Mesyuarat sebelum aktiviti audit dijalankan.

• Taklimat oleh Ketua Biro Audit Dalam berkenaan aktiviti yang akan dibuat pada hari

yang ditetapkan.

• Setiap pasukan audit akan dibekalkan dengan Audit Kit.


• Audit Kit mengandungi Kriteria Audit, Penanda Audit, Alat tulis (pen, pensil, pemadam,

kalkulator, pita pelekat)

Langkah 2 - Semasa aktiviti audit dalam dijalankan

• Bawa Audit Kit.

• Juruaudit perlu diiiringi oleh Wakil Zon/ kumpulan.

• Periksa teguran audit daripada aktiviti audit sebelum ini.

• Keluarkan Penanda Audit pada lokasi yang bersesuaian dan sepatutnya.

• Apabila teguran diambil tindakan serta-merta Penanda Audit boleh ditarik balik.

• Beri tempoh masa untuk melaksanakan audit susulan bagi teguran yang memerlukan

masa untuk dibuat penambahbaikan.

• Keluarkan Penanda Audit yang baru apabila tindakan yang ambil masih belum

memuaskan (atau Penanda Audit terdahulu masih kekal)

• Mendengar setiap maklumbalas yang diberikan oleh pihak yang diaudit.

• Ambil gambar bagi lokasi yang memerlukan perubahan.

• Berikan cadangan positif untuk penambahbaikan jika sekiranya penggunaan

Penanda Audit tidak sesuai.

• Pengiraan markah audit bagi setiap zon/ kumpulan yang diaudit.

Langkah 3 - Selepas Aktiviti Audit

• Mesyuarat Penutupan Audit diadakan selepas tempoh masa auditan berakhir.

• Menjemput wakil pengurusan, ketua zon/ kumpulan serta AJK Induk.

• Perbincangan/ penayangan setiap penemuan yang direkod berpandukan

Penemuan Audit atau gambar lokasi yang diambil.

• Sediakan salinan Penemuan Audit dan Visual Audit untuk diedarkan kepada semua

Ketua Zon/ kumpulan. (Penambahbaikan oleh zon/ kumpulan akan direkodkan ke

dalam Log Tindakan Audit. Log Tindakan Audit akan dihantar kembali kepada

Setiausaha Biro Audit sebelum audit seterusnya dijalankan).

• Sesi Rumusan

v. Penilaian Keputusan Audit

Keputusan Audit Dalam akan dimaklumkan kepada semua warga organisasi.

• FORMAT LAPORAN - menyediakan satu format untuk keputusan audit yang telah

dijalankan.

• PAMER – salinan keputusan dibuat supaya dapat dilekatkan di semua sudut QE milik

Zon/ kumpulan QE.

• SIMPAN - rekod keputusan audit juga hendaklah disimpan ke dalam fail dokumentasi

QE masing-masing.

• ANALISA - keputusan bagi setiap zon/ kumpulan QE boleh dianalisa dalam bentuk graf

bagi tahap pelaksanaan dan pencapaian aktiviti QE dari masa ke masa.


5.2 CARTA ALIR PROSES AUDIT DALAM

TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES

MULA

Setiausaha Biro Audit Hantar emel kepada juruaudit untuk pengeshan

kehadiran pada tarikh audit yang dipilih

Setiausaha Biro Audit Hantar memo memaklumkan tarikh audit QE

kepada semua warga organisasi

Setiausaha Biro Audit

Sediakan keperluan audit dan Audit Kit

Ketua Biro Audit Mesyuarat Pembukaan Audit

(agihan tugas dan kawasan audit)


Serahkan Audit Kit kepada juruaudit

Juruaudit

Laksanakan audit dalam

Juruaudit

Sediakan Penemuan Audit

Juruaudit

Bentangkan hasil penemuan audit kepada wakil

pengurusan, ketua zon/ kumpulan serta AJK

Induk

Ketua Zon/ kumpulan Kemaskini Log Tindakan Audit berdasarkan

Penemuan Audit

Ketua Biro Audit Bentangkan Log Tindakan Audit semasa

Mesyuarat Pembukaan Audit seterusnya


Sediakan Rumusan Audit

Ketua Biro Audit

Bentangkan Rumusan Audit kepada ahli MKSP

TAMAT


5.3 DOKUMEN AUDIT DALAM

Semua aktiviti audit amalan QE/ hendaklah direkod dan disimpan sebagai bukti pematuhan

terhadap keperluan-keperluan Sistem QE. Dokumen-dokumen ini hendaklah dikemaskini dan

dikawal bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan Amalan QE/5S. Kebanyakan aktiviti

audit direkodkan dalam borang. Antara borang-borang yang digunapakai untuk merekod

aktiviti Audit Dalam adalah seperti berikut:

i. Kriteria Audit dan Skala Pemarkahan

Mengandungi kriteria-kriteria audit dan skala pemarkahan amalan QE yang

bersesuaian dengan UiTM Cawangan Kedah.

ii. Penanda Audit

Pelekat yang diletakkan pada ruang yang diaudit bagi memaklumkan auditee

berkenaan tindakan lanjut yang perlu diambil. Pelekat terdiri daripada: Cemerlang,

Sisih, Susun dan Sapu

iii. Penemuan Audit

Menyatakan keadaan kawasan semasa diaudit, jumlah penandaan pelekat audit

amalan QE dan tarikh menambahbaikan perlu diselesaikan oleh auditee.

iv. Visual Audit

Mengandungi gambar penemuan yang diambil oleh Juruaudit semasa mengauditlam.

v. Log Tindakan Penemuan Audit

Borang dari Ketua Kumpulan Audit kepada Ketua Audit yang menyatakan tindakan

penambahbaikan/pembetulan yang telah dilaksanakan. Salinan borang ini juga perlu

diberi kepada Pengerusi dan Wakil Pengurusan QE.

vi. Markah Audit

Mengandungi markah-markah audit bagi keseluruhan zon/ kumpulan setiap kali audit

dilakukan.


vii. Rumusan Audit

Laporan keseluruhan penemuan audit mengikut kawasan yang di audit.

viii. Markah Keseluruhan Audit

Mengandungi markah-markah audit secara keseluruhan.

5.4 ASAS-ASAS AUDIT DALAM

Bagi menjadi juruaudit, adalah perlu bagi seseorang juruaudit untuk mengetahui perkara

yang hendak di audit terutamanya asas Amalan QE iaitu:

i. Asas Audit Sisih

• Memastikan di tempat kerja tiada item yang tidak diperlukan.

• Amalan “3R - Recycle, Reuse, Reduce” menjadi keutamaan termasuk usaha

meminimakan item ‘work-in-progress’ dan item peribadi.

• Aktiviti penyisihan, pelupusan dan sebagainya diberi perhatian mengikut keperluan.

ii. Asas Audit Susun

• Aspek kekemasan dan kemudahkesanan diberi perhatian bagi menjadi menjamin

keselesaan, keselamatan dan kecekapan di tempat bekerja.

• Menyusun item dengan kemas dan sistematik supaya mudah untuk diambil dan

disimpan semula.

• Item diasingkan mengikut jenis/ saiz dan tidak bercampur-campur

• Penandaan dan pelabelan diwujudkan berdasarkan kefungsian.

• Teknik susunan item yang berkesan termasuk kawalan inventori diberi perhatian.

iii. Asas Audit Sapu

• Fokus utama kepada aspek kebersihan dengan memastikan tempat bekerja/

peralatan sentiasa dalam keadaan bersih dan boleh digunakan.

• Bebas dari habuk, kotoran, sampah dan sebagainya termasuk lokasi terlindung.

• Semakan Jadual aktiviti pemeriksaan dan penyelenggaraan dijalankan agar

semua tempat bekerja/ peralatan dalam keadaan baik dan boleh digunakan.


iv. Asas Audit Seragam

• Polisi QE yang digunapakai oleh semua.

• Isi Kandungan dokumentasi yang seragam bagi semua zon/ kumpulan.

• Penggunaan label/ warna yang seragam mengikut zon/ kumpulan.

• SOP yang seragam mengikut proses kerja.

• Pengunaan Pegawai Tanggunggjawab yang menyeluruh bagi memastikan

kawasan/ peralatan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan baik • Etika Penggunaan hendaklah jelas, tepat dan singkat • Tatacara Penggunaan hendaklah tepat dan telah diujicuba • Pegawai Tanggunjawab hendaklah diletakkan ditempat yang boleh dilihat dan

lengkap dengan maklumat perhubungan pegawai • Suis lampu hanya perlu dibuat pelan lampu dan diletak berdekatan suis lampu.

Label hendaklah jelas dan tepat • Jika setiap zon/ kumpulan menggunakan warna tertentu sebagai identiti zon/

kumpulan, maka semua label hendaklah diseragamkan • Susunan fail hendaklah diseragamkan

v. Asas Audit Sentiasa Amal

• Sentiasa mengamalkan dan mengekalkan persekitaran berkualiti di samping terus

menghayati Konsep QE. Justeru, aspek Kebersihan, Kekemasan, Kemudahkesanan

dan Keselamatan nyata dilihat.

• Disiplin dan sikap positif yang memastikan persekitaran tempat bekerja sentiasa

dalam keadaan memuaskan.

• Usaha-usaha pengekalan program dilaksanakan berterusan.

• Memberi tumpuan kepada isu-isu yang berkaitan dengan Kualiti, Kecekapan dan

Keberkesanan di tempat kerja.

• Gotong royong QE perlu diadakan secara berjadual untuk menggukuhkan

kerjasama antara ahli.

• Dalam auditan, auditor juga boleh bertanya kepada auditee terutamanya yang

baru masuk ke jabatan untuk mendapatkan respon tentang pengetahuan dalam

QE.


Penutup

Dengan adanya Amalan Persekitaran Berkualiti QE ini dapat memberi panduan dalam pengurusan persekitaran

kerja yang bersih, kemas dan tersusun serta selamat dan kondusif. Melalui Amalan QE, warga organisasi secara

bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti.

Amalan QE juga memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi yang dapat

meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian organisasi kepada para pelanggan dan seterusnya

membawa kepada peningkatan imej organisasi.

Dengan amalan ini, dapat membantu organisasi melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui

Amalan QE dan membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi satu amalan kepada organisasi.

Sumber : Buku Manual Amalan Persekitaran Berkualiti (QE) Universiti Teknologi MARA Cawangan Kedah

buku manual amalan persekitaran berkualiti...

Documents