manual qe edisi 02

62
0 No Perkara Muka surat 1 Pengenalan 1 2 Hala tuju Amalan Persekitaran Berkualiti (QE/5S) 2 - 6 3 Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan QE/5S di Kampus Kesihatan 7 22 4 Piawaian Tindakan Pelaksanaan Amalan QE/5S di Kampus Kesihatan 23 60 5 Pelaksanaan Audit Dalaman Amalan QE/5S 60 - 61 ISI KANDUNGAN

Upload: amiesearch88

Post on 22-Dec-2015

71 views

Category:

Documents


6 download

DESCRIPTION

5S

TRANSCRIPT

Page 1: Manual QE Edisi 02

0

No Perkara Muka surat

1 Pengenalan 1

2 Hala tuju Amalan Persekitaran Berkualiti (QE/5S) 2 - 6

3 Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan QE/5S di Kampus

Kesihatan

7 – 22

4 Piawaian Tindakan Pelaksanaan Amalan QE/5S di Kampus

Kesihatan

23 – 60

5 Pelaksanaan Audit Dalaman Amalan QE/5S 60 - 61

ISI KANDUNGAN

Page 2: Manual QE Edisi 02

1

1.0 PENGENALAN

Konsep QE/5S mula diperkenalkan di Jepun pada awal tahun 1980an. Ianya telah meluas

ke beberapa negara apabila telah dikenalpasti sebagai satu kaedah atau garis panduan yang

sistematik dan praktikal dari aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara menyeluruh

bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Selain itu, amalan

ini juga dapat membantu dalam meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan

memudahkan proses kerja.

Amalan QE/5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya

peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai „Kaizen‟ dalam bahasa Jepun. Kaizen adalah

penambahbaikan yang dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam

aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannnya, penyertaan dan

komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.

Di Malaysia, konsep amalan QE/5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980-an

dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta. Kini telah banyak agensi swasta dan kerajaan yang

telah mempraktikkan amalan ini serta mendapat pengiktirafan daripada Perbadanan Produktiviti

Malaysia (MPC).

Bagi merealisasikan hasrat Kampus Kesihatan untuk mendapatkan persijilan Amalan

QE/5S, Majlis Pelancaran Amalan Persekitaran Berkualiti (QE/5S) Kampus Kesihatan Universiti

Sains Malaysia telah diadakan pada 9 Ogos 2011 bertempat di Dewan Persidangan Kampus.

Pelancaran ini menandakan secara rasminya Kampus Kesihatan memberikan komitmen

sepenuhnya dalam membudayakan QE/5S di Kampus. Semua ketua jabatan dan dekan telah

menunjukkan komitmen ke arah persijilan QE/5S dengan menandatangani akujanji ke dalam

Majlis Pelancaran QE/5S yang telah disempurnakan oleh Naib Canselor Universiti Sains

Malaysia, Y.Bhg. Tan Sri Dato‟ Dzulkifli Abdul Razak.

The goal of 5S is not "neat and clean" but "make waste visible"

Page 3: Manual QE Edisi 02

2

2.0 HALA TUJU AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (QE/5S)

2.1 Visi USM

Transformasikan Pengajian Tinggi untuk Kelestarian Hari Esok.

2.2 Misi USM

USM merupakan university perintis, intensif penyelidikan rentas bidang yang

memperkasakan bakat masa depan dan mengupayakan golongan terkebawah demi

mentransformasi kesejahteraan sosioekonomi mereka.

2.3 Polisi Amalan QE/5S

Universiti Sains Malaysia Kampus Kesihatan komited untuk meningkatkan

prestasi kerja bagi menjadikan USM sebagai sebuah institusi pengajian tinggi

yang mengamalkan budaya kerja yang berkualiti dengan:

Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan budaya kerja yang

sistematik melalui amalan QE/5S ke arah kecemerlangan organisasi.

Memastikan amalan QE/5S dilaksanakan secara berterusan melalui budaya

kerja berpasukan dan berdisiplin dengan mengutamakan kebersihan,

kekemasan dan keseragaman, keselesaan dan keselamatan di tempat kerja

serta meningkatkan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan.

2.4 Objektif Amalan QE/5S

Menjadikan amalan QE/5S sebagai budaya kerja berterusan dan memupuk

kerjasama di kalangan staf.

Meningkatkan kualiti, produktiviti dan profesionalisme staf.

Mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan sistematik.

Mengurus stor dan dokumen dengan lebih kemas dan berkesan.

Memastikan keselamatan di tempat kerja untuk setiap staf.

Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan melalui budaya

penambahbaikan berterusan.

Mengurangkan kos penyelenggaraan peralatan dan penjimatan

penggunaan ruang.

Page 4: Manual QE Edisi 02

3

Meningkatkan imej korporat organisasi dan persepsi pelanggan.

2.5 Moto QE/ 5S

“Amalan 5S Budaya Kerja Kita”

2.6 Logo QE/5S

KETERANGAN LOGO QE/5S:

i. Logo USM: Logo USM sebagai institusi yang menjalankan program QE/5S

ii. Bulatan besar: Melambangkan penglibatan seluruh warga USM Kampus

Kesihatan yang menjalankan program QE/5S. Warga ungu sebagai warna

identiti USM.

iii. 5 Kelopak: Terdiri daripada pelbagai warna yang ceria yang

melambangkan bahawa QE/5S ini akan menceriakan keadaan persekiran yang

terlibat. Perkataan dalam kelopak bagi pula menerangkan QE/5S.

Penggunaan kelopak ini juga selaras dengan Universiti Dalam Taman dan

juga Humaniversiti dalam program yang dilancarkan oleh pihak pengurusan

universiti.

Page 5: Manual QE Edisi 02

4

2.7 Maksud QE/5S

QE/5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke

Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang

dinyatakan di dalam jadual di bawah.

SEIRI SORT SISIH

SEITON SET IN ORDER SUSUN

SEISO SHINE SAPU

SEIKETSU STANDARDIZE SERAGAM

SHITSUKE SUSTAIN SENTIASA AMAL

2.8 Rasional Pelaksanaan QE/5S

Penampilan persekitaran tempat kerja yang cemerlang dapat meningkatkan

kecekapan dan keberkesanan penyampaian perkhidmatan Universiti Sains

Malaysia kepada pelanggannya.

Amalan QE/5S merupakan satu teknik pengurusan persekitaran yang dapat

membantu meningkat imej Universiti Sains Malaysia.

2.9 Falsafah AmalanQE/ 5S

“Setiap Tempat Ada Barangnya Dan Setiap Barang Ada Tempatnya”

2.10 Faedah Amalan QE/5S

Pelaksanaan Amalan QE/5S akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan

positif kepada pengurusan Universiti Sains Malaysia termasuk dalam aspek

pengurangan kos, kawalan stok/inventori, urusan penyelenggaraan serta sistem

dan proses kerja.

BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU

Page 6: Manual QE Edisi 02

5

2.11 Impak Amalan QE/5S

Penjimatan kos

Meningkatkan keselamatan di persekitaran kerja

Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif.

Meningkatkan motivasi pekerja

Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan

2.12 Kunci kejayaan QE/5S

Kejayaan Amalan QE/5S Kampus Kesihatan bergantung kepada:

a) Penglibatan Pengurusan Atasan

Program QE/5S boleh dilaksanakan dalam masa bekerja atau di luar waktu

bekerja mengikut budi bicara pengurusan atasan.

Setiap staf harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut.

Ketua Jabatan/Unit harus berkongsi maklumat dengan staf berkenaan

pencapaian kualiti.

b) Penglibatan Semua Staf

Komitmen serta penglibatan semua staf Kampus Kesihatan merupakan

kunci utama kejayaan amalan QE/5S. Justeru itu, warga staf hendaklah

memahami impak/kesan amalan QE/5S terhadap semua staf Kampus

Kesihatan. Kesan daripada penglibatan staf dalam amalan QE/5S adalah

seperti berikut:

Meningkatkan produktiviti

Jaminan kualiti perkhidmatan

Mengurangkan kos pengurusan, operasi dan penyelenggaraan

Memastikan penyampaian perkhidmatan yang berkesan

Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat

Melahirkan staf yang bermotivasi tinggi.

Page 7: Manual QE Edisi 02

6

c) Mengadakan sistem komunikasi yang berkesan

Kaedah serta komunikasi yang sesuai adalah penting bagi menyampaikan

keperluan, kepentingan dan kebaikan QE/5S di organisasi kepada anggota

lain. Beberapa kaedah yang boleh digunakan adalah seperti berikut:

Melalui mesyuarat

Menggunakan intranet seperti portal, blog atau laman web organisasi

Informasi di papan kenyataan

Poster dan risalah

Berita dalaman / buletin

d) Melatih semua peringkat anggota untuk mengamalkan amalan QE/5S

Latihan/kursus/seminar yang dianjurkan oleh jawatankuasa latihan adalah

penting bagi melatih dan memberi pendedahan kepada staf dalam amalan

QE/5S.

e) Mengamalkan penilaian prestasi

Audit dalaman QE/5S adalah satu kaedah yang terbaik dalam membuat

penilaian prestasi QE/5S bagi setiap zon. Penilaian ini boleh disusuli dengan

sistem ganjaran yang menawarkan ganjaran kepada zon yang berjaya. Aktiviti

/ pertandingan daripada Jawatankuasa promosi juga mampu dijadikan

pemangkin kepada prestasi zon dalam amalan QE/5S.

Page 8: Manual QE Edisi 02

7

3.0 LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN QE/5S DI KAMPUS

KESIHATAN

3.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Pemandu dan Jawatankuasa Induk

Pelaksanaan QE/5S Kampus Kesihatan, USM

3.2 Langkah 2 – Mewujudkan zon QE/5S

3.3 Langkah 3 – Latihan/kursus/seminar QE/5S

3.4 Langkah 4 – Pelancaran QE/5S

3.5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan QE/5S

3.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Pemandu dan Jawatankuasa

Induk Pelaksanaan QE/5S Kampus Kesihatan, USM

i. Tugas Jawatankuasa Induk Pelaksana

Menentukan hala tuju pelaksanaan Amalan QE/5S.

Meluluskan pelan pelaksanaan dan belanjawan.

Meluluskan Panduan Pelaksanaan Amalan QE/5S.

Melantik ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua kumpulan.

Menetapkan sistem pengiktirafan.

Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan Amalan QE/5S.

Memastikan Audit dilaksanakan secara berkala.

Memantau kemajuan pelaksanaan dengan penggubalan standard yang sesuai dengan

matlamat Amalan QE/5S

Memastikan pencapaian objektif Amalan QE/5S di Kampus Kesihatan, USM

ii. Tugas Penyelaras Amalan QE/5S

Menyelaras pelaksanaan Amalan QE/5S di Kampus Kesihatan, USM

Menjadi urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan QE/5S

Menyediakan dan mengedar minit kepada semua.

Menyediakan pelan pelaksanaan.

Menyediakan belanjawan.

Page 9: Manual QE Edisi 02

8

Membantu fasilitator dalam pelaksanaan Amalan QE/5S.

Memastikan perjalanan Amalan QE/5S seperti yang dirancang.

Mendapat sokongan dan pengiktirafan dari pihak atasan.

Memastikan semua kawasan/ bahagian mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan.

Membantu membekal keperluan pelaksanaan Amalan QE/5S

Menyediakan Laporan Pelaksanaan Amalan QE/5S secara berkala.

iii. Tugas Jawatankuasa Promosi Amalan QE/5S

Merancang serta menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi QE/5S.

Mengadakan aktiviti promosi dalaman secara aktif yang melibatkan semua staf.

Mengadakan siri-siri lawatan bagi meningkatkan ilmu pengetahuan dan pendedahan

kepada staf dalam melaksanakan amalan QE/5S.

Menyediakan bahan-bahan promosi seperti sudut QE/5S dan menyebarkan maklumat

QE/5S kepada semua staf.

Mengkaji keberkesanan aktiviti promosi dari masa ke semasa dan mengambil tindakan

penambahbaikan.

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran QE/5S di kalangan staf.

iv. Tugas Jawatankuasa Latihan Amalan QE/5S

Merancang serta menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan.

Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa.

Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja di berikan latihan QE/5S secukupnya.

Mengadakan siri-siri latihan lanjutan secara khusus kepada semua AJK kerja.

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti latihan kepada Jawatankuasa kerja.

Mengkaji keberkesanan aktiviti latihan dari masa ke semasa dan mengambil tindakan

penambahbaikan.

Page 10: Manual QE Edisi 02

9

v. Tugas Jawatankuasa Audit Amalan QE/5S

Merancang aktiviti audit secara terperinci.

Menyediakan kriteria audit dalaman QE/5S.

Memberi latihan dan kefahaman kepada Juruaudit Dalam.

Menyediakan panduan untuk menjalankan penilaian.

Menjadualkan aktiviti audit bagi setiap zon.

Membuat persiapan / persediaan sebelum audit seperti peta kawasan, pelekat, kriteria

audit dan lain-lain.

Menyemak kriteria audit dalaman QE/5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalamanQE/5S.

vi. Tugas Fasilitator Amalan QE/5S

Mengkordinasi pelaksanaan Amalan QE/5S zon/bahagian.

Menjadi pemudahcara perjalanan program.

Mempengerusikan mesyuarat zon/ bahagian

Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi.

Menghebahkan maklumat terkini aktiviti pelaksanaan Amalan QE/5S bahagian.

vii. Tugas Ketua Kumpulan Amalan QE/5S

Memberi latihan kepada ahlinya.

Mengadakan mesyuarat pendek (30 minit) berdasar kepada keperluan (contoh: sekali

seminggu atau sekali sebulan dengan kumpulan mengenai amalan 5S.)

Mengalakkan ahli supaya terlibat dengan mesyuarat.

Melantik Juruaudit dalaman QE/5S.

Mewujudkan peraturan/disiplin kumpulan yang perlu dipatuhi oleh ahli.

Page 11: Manual QE Edisi 02

10

viii. Tugas semua ahli dan warga

Menghadiri mesyuarat yang diadakan.

Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif.

Bekerjasama dalam kumpulan.

Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja sepanjang masa.

Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja.

Memberi cadangan penambahbaikan.

Mewujudkan hubungan harmoni di kalangan ahli/staf.

3.2 Pembahagian zon QE/5S

Tujuan ini adalah untuk mewujudkan kawasan yang dipertanggungjawabkan

kepada kumpulan serta memudahkan pelaksanaan amalan QE/5S. Zon – zon di

Kampus Kesihatan adalah berdasarkan jabatan/ pusat tanggungjawab. Zon-zon

yang terlibat adalah seperti berikut:

1. Zon Pendaftar

2. Zon Hospital

3. Zon Pengarah Kampus

4. Zon Perubatan

5. Zon Kesihatan

6. Zon ARASC

7. Zon Hamdan Tahir

8. Zon BHEPP

9. Zon Kalibrasi

10. Zon Pusat Islam

11. Zon Pergigian

12. Zon Bendahari

13. Zon Pembangunan

Page 12: Manual QE Edisi 02

11

14. Zon INFORMM

15. Zon PPKT

16. Zon PPBLT

17. Zon Keselamatan

18. Zon Pelantar Penyelidikan

19. Zon Nurani

20. Zon Murni

3.2.1 Peta Kawasan

Page 13: Manual QE Edisi 02

12

3.3 Langkah 3 – Latihan/kursus/seminar QE/5S

Tujuannya adalah untuk menyebarkan metodologi amalan QE/5S dan melatih staf

dengan pengetahuan asas QE/5S. Gambar-gambar aktiviti adalah seperti di

bawah:

4/7/2010 4/7/2010

Kursus amalan QE/5S telah diadakan pada 4 Julai 2010 di mana telah melibatkan beberapa Pusat Tanggungjawab dan Pusat Pengajian. Ceramah telah disampaikan oleh En Wan Hassan Wan Kadir daripada Q Kaizen Centre

KURSUS AMALAN QE/5S

KURSUS AUDIT DALAMAN

Kursus Audit Dalaman QE/5S telah diadakan pada 9 Ogos 2010. Pendedahan awal pengauditan telah diberikan kepada staf. Bagi mengukuhkan lagi kefahaman mengenai audit 5S, satu lawatan ke wad 7 Selatan telah diadakan di mana wad tersebut telah melaksanakan amalan QE/5S.

9/10/2010 9/10/2010

Page 14: Manual QE Edisi 02

13

4/4/2011

LAWATAN KE MAJLIS PERBANDARAN KOTA BHARU

(MPKB-BRI)

Lawatan QE/5S ke MPKB-BRI telah diadakan pada 4 April 2011 dan dihadiri seramai 40 orang staf daripada beberapa PTJ. Pelbagai maklumat telah diperoleh sepanjang lawatan tersebut.

4/4/2011

9/8/2011

4/4/2011 4/4/2011

Page 15: Manual QE Edisi 02

14

4/4/2011

LAWATAN KE PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM

TERENGGANU (PPAT)

Lawatan QE/5S kali ke-2 telah diadakan di PPAT Terengganu pada 25 April 2011. Staf daripada beberapa PTJ telah menghadiri lawatan ini bagi mendapatkan ideai serta meningkatkan lagi pengetahuan tentang QE/5S.

4/4/2011

9/8/2011

4/4/2011 4/4/2011

Page 16: Manual QE Edisi 02

15

31/7/2011

TAKLIMAT AMALAN QE/5S KAMPUS KESIHATAN

Taklimat Amalan QE/5S telah diadakan pada 31 Julai 2011. Taklimat tersebut telah disampaikan oleh En. Azizan Mohamed, wakil pengurusan daripada Majlis Perbandaran Kota Bharu (MPKB –BRI). Beberapa maklumat mengenai QE/5S serta pengalaman sepanjang mendapatkan pensijilan amalan QE/5S telah dikongsi bersama.

31/7/2011

9/8/2011

31/7/2011 31/7/2011

Page 17: Manual QE Edisi 02

16

9/8/2011 9/8/2011

3.4 Langkah 4 – Pelancaran QE/5S

Pelancaran QE/5S diadakan untuk merasmi dan menyampaikan hasrat pengurusan

bagi melaksanakan amalan QE/5S di Kampus Kesihatan.Gambar-gambar semasa

majlis pelancaran adalah seperti di bawah :

3/11/2011

3/11/2011

9/8/2011

3/11/2011

3/11/2011

9/8/2011

Majlis Pelancaran Amalan QE/5S telah diadakan pada 9 Ogos 2011. Dekan-dekan dan ketua – ketua jabatan telah menunjukkan komitmen mereka ke arah pensijilan amalan QE/5S dengan menandatangani aku janji dengan disempurnakan oleh Naib Canselor USM, Tan Sri Prof. Dato’ Dzulkifli Abdul Razak.

9/8/2011

Page 18: Manual QE Edisi 02

17

3.5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan QE/5S

PENDEKATAN P-D-C-A DALAM PELAKSANAAN AMALAN QE/5S

Pelaksanaan Amalan 5S boleh dilakukan melalui pendekatan Plan-Do-Check-

Action (P-D-C-A)

Memberi latihan/kursus kepada semua staf

Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan QE/5S

Memulakan Zon QE/5S

Mencipta logo QE/5S

Menentukan polisi, moto dan objektif QE/5S

Merancang Pelan Tindakan 5S

Sisih

Susun

Sapu

Seragam

Sentiasa Amal

PLAN Persediaan

DO Pelaksanaan

Page 19: Manual QE Edisi 02

18

Menjalankan/melaksanakan Audit Dalaman QE/5S

Membuat penandaarasan sesama Program/Bahagian/Kumpulan

dan dengan organisasi lain

Memastikkan langkah QE/5S yang mantap diikuti sepenuhnya

Menjadikan QE/5S sebagai satu budaya

Membandingkan pencapaian sebenar dengan yang dirancang

Memberi ganjaran dan pengiktirafan atas penglibatan kakitangan

Pendaftaran Persijilan QE/5S

Mengambil bahagian dalam pertandingan QE/5S

CHECK Penilaian

ACTION Penambahbaikan

berterusan

Page 20: Manual QE Edisi 02

19

3.6 Pelaksanaan QE/5S

3.6.1 SISIH

SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang

yang tidak diperlukan di tempat kerja.

Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:

Menanda barang-barang yang tidak

diperlukan lagi dengan menggunakan kaedah

Tag Merah dan kaedah Tag Kuning seperti di

lampiran

Menentukan tempat penyimpanan bagi

barang/ peralatan yang masih diperlukan.

Kesan daripada aktiviti sisih ini adalah seperti berikut:

Penjimatan ruang

Kawalan stok dan produk yang cepat

Masa pencarian yang singkat

Tempat kerja lebih selamat

Suasa kerja yang lebih selesa

Berikut adalah kaedah bagi menggunakan tag merah dan kuning :

Kaedah Menggunakan Tag merah: Kaedah Menggunakan Tag kuning:

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod

yang hendak dilupuskan.

Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang/

peralatan/rekod yang telah dikenal pasti.

Mewujudkan kawasan Tag Merah dengan

menetapkan kawasan pengumpulan barang/

peralatan/rekod yang tidak diperlukan lagi

dan seterusnya melaksanakan pelupusan.

Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang

telah dilabelkan dengan Tag Merah.

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod

yang hendak dinilai.

Melekat/Melabel Tag Kuning ke atas barang/

peralatan/ rekod yang telah dikenal pasti.

Membuat penilaian dengan mengambil

tindakan terhadap barang yang dilabel Tag

Kuning. Tarikh pelupusan perlu ditetapkan

untuk penentuan sama ada pelupusan atau

penyimpanan.

Catat dan rekod barang/peralatan/rekod yang

telah dilabelkan dengan Tag Kuning.

Page 21: Manual QE Edisi 02

20

3.6.2 SUSUN

SUSUN merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada

tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”.

Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah

penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan

selamat.

Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang

yang diperlukan hendaklah di SUSUN mengikut

keperluan penggunaan.

Kesan daripada aktiviti susun adalah seperti berikut:

Kawalan stok dan produk menjadi lebih cekap terutama dengan

mengamalkan system FIFO

Masa pencarian yang pantas

Kadar kehilangan dan kerosakan yang rendah

Ruang kerja lebih selesa dan selamat

3.6.3 SAPU

SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih

daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan

kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi

memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja

dan perkhidmatan.

Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja

sentiasa kemas dan bersih.

Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/

Peralatan

Page 22: Manual QE Edisi 02

21

Kesan daripada aktiviti sapu adalah seperti berikut:

Suasana tempat kerja lebih selesa dan bersih

Kos kerosakan peralatan rendah

Menjadikan staf lebih berdisiplin

3.6.4 SERAGAM

SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada

ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti 5S diperingkat ini dapat

dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan

piawai.

Mewujudkan senarai semak

tugasan dengan teknik

5W1H.

1. Who - Siapa yang

bertanggungjawab.

2. Why - Mengapa perlu

dilaksanakan.

3. When - Bila perlu dilakukan.

4. Where - Di mana perlu dilaksanakan.

5. What - Apa tindakan yang perlu diambil.

6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan.

Kesan daripada aktivit seragam adalah seperti berikut:

Kecekapan proses meningkat

Kemahiran pekerja meningkat

Kualiti pengeluaran meningkat

Kemahiran pekerja meningkat

Page 23: Manual QE Edisi 02

22

3.6.5 SENTIASA AMAL

SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama

iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan

penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi.

SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan

seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat

dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

Panduan untuk mengekalkan Amalan QE/5S:

i. Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan

QE/5S

dengan mengadakan latihan yang berterusan.

ii. Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara

berkala.

iii. Memastikan aktiviti promosi berterusan.

iv. Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha

yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi.

v. Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.

Kesan daripada pelaksanaan sentiasa amal adalah seperti berikut:

Memperoleh pengiktirafan persijilan amalan 5S

Kualiti dan produktiviti pekerja / perkhidmatan meningkat

Mewujudkan budaya kerja yang tinggi

Pekerja lebih kreatif dan inovatif

Page 24: Manual QE Edisi 02

23

4.0 PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN QE/5S DI KAMPUS

KESIHATAN

Pendahuluan

Garis panduan untuk piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara

minima yang boleh dilaksanakan oleh staf USM dalam pelaksanaan amalan QE/5S di

Kampus Kesihatan

Tindakan Pelaksanaan Amalan QE/5S

Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan 5S ini terbahagi kepada 7 kategori utama yang

merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di Kampus Kesihatan iaitu:

i. Sudut QE/5S

ii. Pentadbiran

a) Pejabat

b) Bahan Perpustakaan Hamdan Tahir

c) Perpustakaan Rekod Pesakit

iii. Makmal

iv. Farmasi

v. Klinikal

vi. Bengkel

vii. Kemudahan sukan dan rekreasi

viii. Asrama/ penginapan

ix. Bilik mesyuarat

x. Dewan/bilik kuliah

xi. Pondok pengawal

xii. Pantri

xiii. Tempat umum

a) Lobi/ tempat menunggu

b) Masjid/ surau

c) Tandas

d) Lif

e) Laluan Awam

xiv. Kawasan Persekitaran Jabatan

Page 25: Manual QE Edisi 02

24

I) SUDUT QE/5S

Sudut QE/5S perlu mengandungi perkara-perkara seperti berikut:

1. Polisi/ Objektif/ Misi/ Logo 5S;

2. Carta Organisasi Jawatankusa Pelaksana Amalan 5S/zon;

3. Carta Perbatuan/Gant Chart;

4. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan QE/5S

5. Laporan audit

6. Pelan Lantai

7. Tarikh kemaskini

8. Nama dan gambar pegawai bertanggungjawab (PIC)

9. Sudut 5S hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan atau

berlebih-lebihan supaya tidak kelihatan seperti konsep taska/tadika

10. Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni

11. Kaedah penyaluran penyampaian: Secara fizikal dengan menggunakan ruang

pejabat (seperti dinding / papan kenyataan); Secara maya.

II) PENTADBIRAN

a) Pejabat (Ruang Kerja/ Bilik Pegawai/ Bilik Pensyarah)

Meja (Di atas Meja)

Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan masuk/ keluar/

dalam tindakan

Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional)

Terdapat telefon dan buku direktori (optional)

Meletakkan fail meja pegawai/pekeliling (jika ada)

Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu tempoh

tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail

tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.

Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah

Page 26: Manual QE Edisi 02

25

Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-

ink rubber stamp).

Meja (Di bawah/Tepi meja)

Bakul sampah perlu mempunyai parkir yang berlabel, nama alatan dan

perlu memastikannya tidak berbau dan bersih

Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak sepasang kasut dan

sepasang selipar

Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan

menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable

casing/conduit dan ia hendaklah dipasang secara bersesiku dan tersorok

CPU dan pedestal bergerak perlu di tempatkan di bawah meja atau di sisi

meja

Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.

Laci Meja

Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:

Laci 1 untuk alat tulis (Penggunaan polisterin/ Styrofoam tidak

dibenarkan)

Laci 2 untuk urusan rasmi

Laci 3 untuk urusan peribadi

Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci

Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di ruang tempat kerja

Dalam laci rasmi, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikut

kesesuaian bagi mengisi alat tulis

Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di

dalam laci peribadi dan disusun kemas

Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang

berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.

Page 27: Manual QE Edisi 02

26

Dinding/ partition pegawai

Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing

termasuk bilik pegawai/ bilik pensyarah adalah nama, jawatan dan

pergerakan staf.

Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan pegawai. Contoh:

nombor telefon yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks fail

Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur

Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A5 untuk

hiasan.

Kerusi

Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak

digunakan;

Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di

dalam almari, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan kemas

di belakang kerusi

Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak

bergoyang, selesa dan bersih.

Lantai

Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran

Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut

atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan

Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang

berpotensi mengancam keselamatan pekerja

Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.

Peralatan Pejabat/ Mesin

Mesin/ peralatan diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak

menghalang pergerakan proses kerja

Page 28: Manual QE Edisi 02

27

Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut

kesesuaian

Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang

merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja yang lain.

Peralatan/ mesin sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan

dengan selamat

Peralatan/ mesin pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan

disusun supaya kelihatan kemas

Peralatan/mesin yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan

menyatakan kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/

baikpulih) dan diasingkan

Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan

mengikut kesesuaian

Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik bagi menyelia setiap peralatan/

mesin.

Etika penggunaan peralatan/ mesin hendaklah dipamerkan.

Susun Atur Peralatan Pejabat

Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik

serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.

Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya

dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta

tidak mengancam keselamatan dan kesihatan.

Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu

kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan work

station pegawai.

Susunan Fail

Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/ disimpan dan bersistem.

Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam

satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail).

Fail boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:

Page 29: Manual QE Edisi 02

28

Nama bahagian,cawangan dan sektor

Nombor fail

Tajuk fail

Nombor susunan fail

Muka depan ring file mengandungi: Logo; Tajuk; Nama unit atau

bahagian

Penggunaan tulisan (font) Arial dan saiz mengikut kesesuaian fail

Peti Kunci

Cermin pada peti kunci hendaklah ditutup dari di lihat jelas bagi tujuan

keselamatan.

PIC dilantik bagi menyelia pergerakan kunci.

Kunci dilabel dan disenaraikan.

Rekod pinjaman kunci direkodkan.

Tanda Arah/ Petunjuk/ Peringatan/ Pelabelan

Tanda nama unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu

dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja

Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko

seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU

SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit

Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik

pegawai/ bilik pensyarah

Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih hendaklah disediakan

parkir yang bersesuaian pada tempat ianya disimpan

Setiap parkir bagi peralatan gunasama hendaklah dilabelkan dengan nama

alatan berkenaan

Page 30: Manual QE Edisi 02

29

Ruang Kaunter

Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa

berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.

Kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya

kelihatan kemas.

Ruang kaunter bersih, ceria dengan perhiasan yang bersesuaian, kemas

dan tersusun rapi. Peralatan dan perabut diletakkan di tempat yang sesuai.

Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

Ada tanda nama staf yang bertugas/ team leader (jika berkenaan), arahan

yang jelas, informatif dan berkesan(Contoh: tanda nama kaunter dan

arahan sila beratur).

Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi

kuantiti dan sentiasa dikemaskini(Contoh: carta organisasi, piagam

pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada

pelanggan).

Borang berada di tempat yang disediakan/ ada tempat simpanan yang

khas dan berlabel. Ada paras minima-maksima.

Tempat menunggu pelanggan dalam keadaan baik, selesa dan selamat

(jika berkaitan).

Buku kedatangan pelawat; telefon; set komputer, mesin pencetak dan

capaian sesawang; direktori telefon pegawai; alat tulis dan borang aduan/

cadangan/ kepuasan hati pelanggan disediakan dan disusun mengikut

kesesuaian.

Wayar/kabel dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang

sesuai.

Semua peralatan di kaunter tidak berhabuk dan disusun dengan kemas.

Wallpaper dan screen saver 5S diseragamkan.

PIC kaunter dilantik.

Page 31: Manual QE Edisi 02

30

10) Bilik Fail

Pelan Susun atur/ pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di

ruang yang strategik.

Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks.

Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya

menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun

dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail.

Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat

waktu bekerja.

Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail

yang sedang digunakan.

Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi

berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar

kabinet.

Pest control perlu dilaksanakan secara berjadual.

Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail.

Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail

terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian kakitangan lain.

Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan

dilabelkan.

Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik bagi menguruskan kebersihan

bilik fail.

Stor Umum (pakai habis)

PIC dilantik dan dipamerkan dengan jelas

Kawasan lantai bersih dan tidak berdebu. Ada jadual pencucian dan

pemantauan dipamerkan

Terdapat poster arahan/papan notis/papan tulis untuk panduan/rujukan

Pandu arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik

serta mudah dilihat oleh orang ramai

Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen

barangan (mengikut tatacara pengurusan stor)

Page 32: Manual QE Edisi 02

31

Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang

selamat serta dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab.

Mempunyai ruang/garis pemisah di antara barang yang berlainan jenis.

Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan dan laluan kakitangan stor.

Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih

boleh digunakan.

Barangan lama yang sudah rosak dan tidak digunakan lagi mesti dilabelkan

dengan jelas

Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang

bersesuaian dan disusun dengan kemas

Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/

dicapai/ dicari

Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa

(pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama)

atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian)

Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu

(FIFO) atau Luput dahulu keluar dahulu (FEFO)

Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh:

tangga dan troli)

Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor.

b) Bahan Perpustakaan Hamdan Tahir

Buku dan bahan media disusun diatas rak dengan kemas dan teratur

Sistem susunan mengikut bentuk bahan dan menurut nombor panggilan

yang ditetapkan

Bahan sentiasa dalam keadaan baik dan berfungsi, manakala yang rosak

fizikalnya akan dikeluarkan untuk diperbaiki.

Bahan dibersihkan mengikut jadual pembersihan atau mengikut

keperluan

Page 33: Manual QE Edisi 02

32

Rak dilabel mengikut nombor kelas bahan tersebut.

Rak dan tempat simpanan bahan sentiasa bersih, tidak berdebu dan

dibersihkan mengikut jadual pencucian.

Tiada sampah-sarap dibawah rak atau tempat simpanan bahan

Suhu dan kelembapan dikawal dengan menggunakan peralatan yang

berkaitan

Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik untuk setiap rak dan tempat

simpanan.

iii) Perpustakaan Rekod Pesakit

Fail pesakit(folder) hendaklah disusun dengan kemas dan teratur

menggunakan kaedah Terminal Digit Filing System.

Ruang simpanan dan ruang kerja hendaklah dipastikan bersih, kemas dan

dapat berfungsi dengan baik. Tiada sampah sarap di sudut, lantai dan

dalam rak.

Keadaan siling yang sempurna, tidak rosak dan tiada sawang.

Lampu, kipas, alat pendingin hawa dan ‘dehumidifier’ dapat digunakan

dengan baik, berkeadaan bersih dan tidak berdebu.

Ruang Kerja & Peralatan Simpanan

Rak simpanan fail pesakit (folder)hendaklah disediakan dengan

mencukupi mengikut keperluan. Setiap rak simpanan fail pesakit

(folder)hendaklah dilabel dengan jelas mengikut nombor rak.

Peralatan penyimpanan folder seperti troli folder, „footstool’ dan tangga

hendaklah disediakan dengan mencukupi. Peralatan hendaklah dipastikan

bersih dan dapat berfungsi dengan baik.

PIC dilantik bagi setiap rak simpanan fail pesakit (folder)bagi

memastikan fail pesakit (folder)disusun dengan kemas dan teratur.

Pengudaraan, kawalan suhu, debu dan kelembapan

Alatan „dehumidifier’ diletakkan ditempat bersesuaian dan digunakan

bagi mengawal kelembapan ruang simpanan.

Page 34: Manual QE Edisi 02

33

Alat penghawa dingin/kipas dan ‘exhaust fan’ hendaklah dipasang di

kawasan rak simpanan fail pesakit (folder)dan dipastikan berfungsi

dengan baik bagi memastikan pengudaraan yang baik.

Setiap fail pesakit (folder)yang disimpan di dalam rak simpanan

hendaklah dilap dengan kain lembap bagi membuang debu. Jadual

Pembersihan Rak Fail pesakit (folder)hendaklah disediakan dan dipantau.

Penggunaan penyedut hampagas bagi menyedut debu di ruang simpanan

fail pesakit (folder)adalah digalakkan.

Keselamatan fail pesakit (folder) dan staf

Ada label menyatakan individu bukan staf Unit Rekod Perubatan

Hospital USM dilarang memasuki ruang simpanan fail pesakit (folder).

Alatan pencegah kebakaran seperti alat pemadam api dan alat pengesan

asap hendaklah dipasang di kawasan rak simpanan fail pesakit

(folder)dan dipastikan berfungsi dengan baik.

Pelan lantai dan tanda arah kecemasan hendaklah ditampal di tempat

bersesuaian.

Peralatan penyimpanan folder seperti troli folder, „footstool’ dan tangga

hendaklah diletakkan di tempat besesuaian sepanjang masa agar tidak

menghalang laluan sekiranya berlaku kecemasan.

Sistem CCTV hendaklah dipasang, dipantau dan dipastikan berfungsi

dengan baik.

Mempunyai sistem rekod yang bersesuaian dalam mengawal pergerakan

folder pesakit.

III) MAKMAL

Ruang Kerja Umum

Lantai sentiasa bersih, kemas dan kering.

Keadaan siling yang kemas, bersih dan tidak bersawang.

Page 35: Manual QE Edisi 02

34

Keadaan dinding yang kemas, bersih dan tidak berkulat.

Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot.

Tempat pembuangan sampah berlabel, ditempatkan dilokasi yang sesuai

dan tidak berbau.

Kesesuaian menggunakan label/petunjuk pada suis lampu/pendingin

hawa/kipas/kipas lawas (exhaust fan).

Lampu/pendingin hawa/kipas/kipas lawas (exhaust fan) sentiasa bersih,

tidak berdebu dan bersawang.

Tiada lampu/pendingin hawa/kipas/kipas lawas (exhaust fan) yang rosak.

Pendawaian elektrik/telefon/internet dalam keadaan baik, sempurna,

teratur, kemas dan selamat.

Wayar/kabel telefon/internet/semua peralatan elektronik dikemaskan

dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai.

Rubber stamp/alat tulis/bahan kelengkapan disusun dan disenaraikan.

Fail-fail aktif yang berada di atas meja hendaklah disusun dengan kemas

dan teratur pada setiap masa.

Laci dan loker dilabelkan mengikut keperluan dan selamat. Dalam laci

rasmi, alat tulis/ bahan diwujudkan petak-petak atau mengikut kesesuaian

dan kemas.

Meja staf yang mempunyai laci perlu dilabelkan dan hanya satu laci

dibenarkan untuk kegunaan peribadi. Laci 1- alat tulis, laci 2 – rasmi dan

laci 3 - peribadi. Bagi meja staf yang mempunyai laci lebih daripada 3,

laci selebihnya boleh dilabelkan dengan laci rasmi atau alat tulis.

Senarai Inventori (KEW-PA 7) dipamerkan.

Ruang Makmal

Pelan lantai dan susun atur peralatan/inventori dipamerkan.

Lantai sentiasa bersih, kemas dan kering.

Keadaan siling yang kemas, bersih dan tidak bersawang.

Keadaan dinding yang kemas, bersih dan tidak berkulat.

Page 36: Manual QE Edisi 02

35

Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot.

Tempat pembuangan sampah berlabel, ditempatkan dilokasi yang sesuai

dan tidak berbau.

Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu/pendingin

hawa/kipas/kipas lawas (exhaust fan).

Lampu/pendingin hawa/ kipas/ kipas lawas (exhaust fan) sentiasa bersih,

tidak berdebu dan bersawang.

Tiada lampu/ pendingin hawa/ kipas/ kipas lawas (exhaust fan) yang

rosak.

Pendawaian elektrik/ telefon/ internet dalam keadaan baik, sempurna,

teratur, kemas dan selamat.

Wayar/ kabel telefon/ internet/ semua peralatan elektronik dikemaskan

dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai.

Rubber stamp/ alat tulis/bahan kelengkapan disusun dan disenaraikan.

Fail-fail aktif yang berada di atas meja hendaklah disusun dengan kemas

dan teratur pada setiap masa.

Laci dan loker dilabelkan mengikut keperluan dan selamat. Dalam laci

rasmi, alat tulis/ bahan diwujudkan petak-petak atau mengikut kesesuaian

dan kemas.

Meja staf yang mempunyai laci perlu dilabelkan dan hanya satu laci

dibenarkan untuk kegunaan peribadi. Laci 1- alat tulis, laci 2 – rasmi dan

laci 3 - peribadi. Bagi meja staf yang mempunyai laci lebih daripada 3,

laci selebihnya boleh dilabelkan dengan laci rasmi atau alat tulis.

Senarai Inventori (KEW-PA 7) dipamerkan.

Tempat pembuangan sisa klinikal/ umum/ sharp bin yang berlabel, tempat

yang sesuai, bertutup dan tidak berbau.

Mempunyai sharp bin untuk bahan buangan tajam/ kaca (jika berkenaan)

tiada barangan peribadi di laci makmal

Susun atur aset/ inventori perlu kemas serta tidak mengancam keselamatan

dan kesihatan pekerja.

Teknik susunan yang boleh menjimatkan masa dalam pelaksanaan kerja

dan menjimatkan ruang.

Kot makmal digantung dengan kemas dan berkeadaan baik/bersih.

Keadaan aset/inventori bersih, kemas dan berfungsi

Mempunyai rekod penyenggaraan berkala dan kalibrasi bagi aset yang

berkaitan.

Page 37: Manual QE Edisi 02

36

Aset yang rosak dilabel dengan jelas serta mempunyai maklumat

kerosakan dan bertarikh.

Aset/ Inventori yang perlu dilupuskan hendaklah diasingkan dan dilabel

dengan jelas.

Aset mempunyai maklumat staf bertanggung-jawab (PIC)- nama staf, no.

tel, gambar staf

Mempunyai tandanama aset dan maklumat pengenalan bagi setiap asset

/inventori mengikut kesesuaian (cth: no aset atau inventori).

Mempunyai tatacara/manual penggunaan aset.

Semua aset sentiasa digunakan mengikut standard dan fungsi yang betul

Suhu dan kelembapan ruang hendaklah dipantau mengikut standard fungsi

makmal.

Stor Bahan Kimia/ Toksik

Mempunyai sistem pengudaraan bilik yang baik seperti kipas lawas (ekzos)

Ada kawalan suhu dan kelembapan yang baik dan dipantau

Bahan toksik/berbahaya mesti disimpan tempat berkunci. Kunci hanya boleh

dipegang oleh pegawai yang diberi tanggungjawab sahaja

Bahan-bahan kimia yang tidak serasi disimpan/ diletakkan berasingan.

Senarai bahan kimia dan label keselamatan disediakan.

Coldroom (Jika Berkenaan)

Pelan lantai dan susun atur asset/inventori dipamerkan.

PIC dan pelan lantai dipamerkan dengan jelas.

Suhu mesti dipantau.

Alarm suhu mesti berfungsi.

Kawasan lantai bersih dan tidak berdebu. Jadual pencucian dan pemantauan

dipamerkan.

Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen barangan

(mengikut tatacara pengurusan stor).

Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis.

Page 38: Manual QE Edisi 02

37

Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan dan pengendalian barang-barang.

Pastikan tidak ada bahan-bahan yang tidak berguna.

Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang

berukuran bersesuaian dan disusun dengan kemas

Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/

dicapai/ dicari.

Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa

(pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama)

atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian).

Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara FIFO (masuk dulu keluar

dulu) atau FEFO.

Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

IV) FARMASI

Ruang kerja farmasi

Suhu dan kelembapan dipantau dan direkod serta mempunyai sistem

pengudaraan baik.

Terdapat label menunjukkan seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti dan

pelan lantai serta KEWPA 7 dipamerkan.

Lantai sentiasa bersih, tiada sampah sarap, kemas dan dipantau. Ada jadual

pembersihan.

Bilik bersih memenuhi piawaian yang ditetapkan (validasi dibuat mengikut

jadual)

Bakul/bekas pembuangan sampah/sisa klinikal /toksik (jika berkenaan)/sharp

bin (jika berkenaan) diletakkan di tempat berlabel, sesuai dan tidak berbau.

Susunan kemas dan teratur mengikut kesesuaian dan peraturan yang

ditetapkan

Setiap bahagian/rak di mana item disimpan hendaklah diberi tanda pengenalan

menggunakan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali.

Page 39: Manual QE Edisi 02

38

Setiap item diasingkan mengikut kegunaan dan dilabelkan dengan sesuai.

Label keselamatan dipamerkan bagi item-item berbahaya (jika berkaitan)

Item kawalan/berharga/berbahaya hendaklah disimpan di tempat yang selamat

dan diselia oleh pegawai bertanggungjawab/diberi kuasa.

Mempunyai ruang/garisan untuk memisahkan antara satu item dengan item

lain.

Disimpan di tempat yang sesuai mengikut jenis

Ruangan/ Bilik sejuk / peti sejuk/ sejuk beku dengan tahap suhu bersesuaian

dan dipantau.

Item yang rosak/luput diasingkan, dilabelkan dan tidak boleh bercampur

dengan item yang masih boleh digunakan.

Peralatan /mesin mestilah bersih, tidak berhabuk, berfungsi dan

diselenggarakan dengan baik mengikut keperluan.

Peralatan /mesin diletakkkan di tempat berlabel, sesuai dan bertanda AWAS

bagi peralatan yang berbahaya.

Bahan yang disediakan sendiri hendaklah mempunyai pengenalan/label yang

sesuai seperti nama item, tarikh penyediaan dan tarikh luput.

Ada etika penggunaan dan PIC dilantik.

Stor Farmasi (Ubat/ bahan kimia/ reagen/ alat pakaihabis)

Suhu dan kelembapan dipantau dan direkod serta mempunyai sistem pengudaraan

baik.

Terdapat label menunjukkan seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti dan

pelan lantai serta KEWPA 7 dipamerkan.

Lantai sentiasa bersih, tiada sampah sarap, kemas dan dipantau. Ada jadual

pembersihan.

Page 40: Manual QE Edisi 02

39

Susun atur item mestilah kemas, bersesuaian serta tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan / pengendalian.

Disimpan di tempat yang sesuai mengikut jenis

Ruangan/Bilik sejuk /peti sejuk/sejuk beku dengan tahap suhu bersesuaian dan

dipantau.

Setiap seksyen/kumpulan/rak dimana ubat disimpan hendaklah diberi tanda

pengenalan menggunakan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali.

Setiap item diasingkan mengikut kegunaan dan dilabelkan dengan sesuai.

Label keselamatan dipamer bagi item-item berbahaya (jika berkaitan)

Item kawalan/berharga/berbahaya hendaklah disimpan di tempat yang selamat

dan diselia oleh pegawai bertanggungjawab/diberi kuasa.

Senarai dan lokasi stok/item perlu diadakan/dipamerkan bagi memudahkan

penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan.

Mempunyai ruang/garisan untuk memisahkan antara satu item dengan item lain.

Disusun mengikut kaedah masuk dulu keluar dulu (FIFO)/ Luput dulu keluar

dulu (FEFO).

Setiap item diasingkan mengikut kegunaan dan dilabelkan dengan sesuai.

Item yang rosak/ luput diasingkan, dilabel dan tidak boleh bercampur dengan

item yang masih boleh digunakan.

Peralatan sokongan pengurusan stor berada dalam keadaan baik dan berfungsi

(contoh tangga/troli dsb).

Mempunyai sistem rekod yang sesuai (cth. kad petak) untuk merekod bahan

masuk/keluar dan perlu berada bersama item.

Tidak terdapat sampah/ sisa/ bahan yang tidak diperlukan berada di dalam stor

ini.

Ada etika penggunaan dan PIC dilantik.

Page 41: Manual QE Edisi 02

40

V) KLINIKAL

i) Kawasan Klinikal(Wad/ Klinik/ Dewan Bedah/ Unit/ A&E/ Rumah

Mayat)

Persekitaran dalaman bersih, kemas dan selamat.

Pengudaraan baik dan mengikut standard(Dewan Bedah/ UPAS/ Rumah

Mayat). Suhu dipantau dan direkodkan.

Lantai sentiasa bersih, tidak berdebu dan selamat

Keadaan siling yang sempurna, tidak rosak dan tiada sawang.

Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu dan kipas.

Ada label yang menunjukkan nama dan fungsi tempat(Contoh: bilik

rawatan).

Peralatan dan perabut diletak di tempat yang betul, berlabel dan teratur.

Terdapat etika penggunaan, jadual penyelenggaraan dan kalibrasi peralatan.

Tiada sampah-sarap di sudut dinding dan di bawah peralatan/ perabot.

Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.

Klasifikasi laluan bersih dan kotor yang jelas(Dewan Bedah dan UPAS).

Tempat pembuangan sampah/ sisa klinikal/ sharp bin yang berlabel, sesuai

dan tidak berbau.

Unit pesakit(katil, loker pesakit, cardiac table dan kerusi) mempunyai pelan lantai dan etika penggunaan. Peralatan perawatan kemas, bersih dan teratur.

Barangan pesakit/ peneman tersusun rapi dan tidak menghalang tugasan

rawatan dan perawatan.

Semua keperluan perawatan yang diterima oleh pesakit dilabelkan dengan

jelas dan kemas. Contoh: Infusi Dopamine.

Page 42: Manual QE Edisi 02

41

Fail unit dan Fail pesakit(folder) disusun kemas, baik, selamat, berlabel dan

senang diperolehi serta mempunyai sistem pergerakan fail.

Maklumat di papan kenyataan kemas, jelas dan terkini.

PIC dilantik bagi semua kawasan dan peralatan.

a) DAPUR

Melantik staf bertanggungjawab(PIC) bagi setiap ruang kerja dan peralatan.

Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.

Senarai inventori dan aset alih disediakan dan dipamerkan.

Lantai sentiasa bersih, kering dan selamat. Ada jadual kebersihan dan

pemantauan.

Keadaan siling yang sempurna, tidak rosak dan tiada sawang.

Permukaan premis TIDAK bersentuhan makanan : sesuai binaan dan

rekabentuk, permukaan mudah dicuci dan bersih (Kabinet, meja, dapur,

pintu, tingkap).

Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu dan kipas.

Ada label yang menunjukkan nama dan fungsi tempat(Cth: dapur kering,

dapur basah).

Kabinet/ almari/ rak dilabelkan mengikut perkakasan yang disimpan.

Ada etika penggunaan, jadual penyelenggaraan dan kalibrasi peralatan.

Ada etika penggunaan bilik atau ruang kerja dan dipamerkan.

Ada kriteria/ senarai semak pemilihan dan penyediaan bahan mentah seperti

ikan, daging dan lain-lain.

Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat.

Barangan/peralatan rosak diasing, dilabel dan dilupuskan.

Letak tanda AWAS ditempat yang merbahaya, licin, peralatan tajam dan

panas.

Page 43: Manual QE Edisi 02

42

Bahan mentah yang digunakan segar, tidak rosak (masam, berulat, berkulat),

tidak kemek, tidak berkarat, tidak tamat tarikh luput dan mematuhi akta

makanan.

Bekalan air/ ais adalah bersih selamat.

Staf mestilah mempunyai rekod suntikan typhoid yang tidak tamat tempoh.

Penggunaan penyepit, sudu, sarung kepala, sarung tangan, topeng muka,

apron dan kasut bertutup bagi keperluan keselamatan serta kebersihan.

Semua peralatan dan perkakas untuk penyediaan makanan hendaklah sentiasa

bersih, tidak berkarat, mudah dicuci, kalis air.

Penyimpanan peti sejuk : cukup sesuai, susunan makanan , berkeadaan bersih

, teratur dan difros (ada pemantauan suhu)

Proses menyediakan bahan mentah untuk dimasak hendaklah dilakukan di

tempat yang bersih, tinggi & kalis air.

Penyimpanan makanan yang telah dimasak hendaklah dalam bekas yang

tertutup

Makanan berisiko/ telah dimasak diletak pada suhu sesuai semasa

penyimpanan, penyediaan, pengangkutan, penghidangan

Semua makanan (Dry Stor):bersih, teratur, sesuai, berasingan dengan

makanan mudah rosak & bahan tosik.

Mengunakan sistem FIFO/FEFO

Kemudahan pencucian peralatan: sesuai binaan & rekabentuk, dijaga bersih,

mencukupi(pencucian dilakukan ditempat tinggi dan bukan di atas lantai)

Peralatan dan perkakasan hendaklah disimpan dengan bersih teratur, kemas

dan tidak sesak.

Kain lap (tuala) bersih dan penggunaan khusus

Tong sampah mencukupi, sesuai, mempunyai beg karung dan bertutup.

Sinki/ longkang/ saliran sentiasa bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa

makanan.

Ada langkah-langkah kawalan terhadap lipas, lalat dan tikus.

Detergent/ bahan kimia disimpan berasingan dari bahan makanan atau

bahan-bahan lain.

Page 44: Manual QE Edisi 02

43

Ada sistem peredaran udara dan pencahayaan. Bahagian dapur perlu

dibekalkan dengan cerobong asap bagi mengeluarkan asap dari dalam

premis/ kipas lawas(exhaust fan).

b) DOBI

Melantik staf bertanggungjawab(PIC) bagi setiap ruang kerja dan peralatan.

Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.

Senarai inventori dan aset alih disediakan dan dipamerkan.

Lantai sentiasa bersih, kering dan selamat. Ada jadual kebersihan dan

pemantauan.

Keadaan siling yang sempurna, tidak rosak dan tiada sawang.

Ada sistem peredaran udara dan pencahayaan

Ada etika penggunaan, jadual penyelenggaraan dan kalibrasi peralatan.

Ada etika penggunaan bilik/ ruang kerja dan dipamerkan.

Ada tatacara penjagaan linen, penggunaan bahan cucian dan menghilangkan

kesan kotoran.

Ada tatacara pengumpulan dan pengangkutan linen yang tercemar dan

penghantaran linen yang bersih

Ada rekod penerimaan dan penghantaran linen.

Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu dan kipas.

Letak tanda AWAS di tempat yang merbahaya, licin dan peralatan panas.

Ada label yang menunjukkan nama dan fungsi tempat(Cth: bilik basuh, bilik

ironing)

Ada tempat/ bekas pengasingan yang berlabel bagi kain kotor, bersih, elok

dan rosak.

Detergent/ bahan kimia disimpan berasingan dari bahan makanan atau

bahan-bahan lain.

Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat.

Page 45: Manual QE Edisi 02

44

Peralatan dan perkakasan hendaklah disimpan dengan bersih, teratur, kemas

dan selamat.

Kain linen yang bersih dilipat, disusun dan disimpan dengan kemas di dalam

almari/ bilik

VI) BENGKEL (Bengkel Mesin/Bengkel Cetak/Bengkel Komputer)

Kekemasan Umum

Lantai bilik sentiasa bersih dan selamat.

Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan dilabelkan.

Peralatan dan bahan kerja disusun dengan teratur, dilabelkan dan disimpan

di tempat yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan

semula.

Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/

barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses,

rosak, pelupusan dan lain-lain).

Mempunyai kipas lawas untuk tujuan pengalihudaraan.

PIC dilantik bagi setiap bengkel/mesin.

Mesin dan Peralatan (Workshop)

Mesin/Peralatan diletak di tempat yang sesuai (berpakir) dan selamat serta

tidak menghalang pergerakan proses kerja;

Sentiasa memastikan mesin/peralatan dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,

dan tidak berkarat kerana ia boleh menambah jangka hayat mesin;

Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya

bahan yang berbentuk cecair;

Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang

berbahaya sebagai peringatan;

Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin/peralatan

mengikut kesesuaian (jika berkenaan);

Page 46: Manual QE Edisi 02

45

Mesin/Peralatan yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki

atau dilupuskan dan dilabelkan serta bertarikh;

Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan

mesin/peralatan.

Semua mesin/peralatan sentiasa digunakan mengikut standard dan fungsinya

yang betul dan dilabel.

Bahan (Workshop)

Contoh Bahan adalah seperti skru, washer, komponen elektronik, minyak

pelincir, plastik perspek dan sebagainya.

Berada di tempat yang selamat secara kemas, teratur sebelum digunakan dan

selepas digunakan dan dilabelkan.

Tiada lebihan/sisa tumpahan/baki di persekitaran kawasan dengan

pengendalian sisa/baki secara cekap dan selamat.

Tiada bahan mentah bercampur dengan barangan siap/barang lain di

kawasan operasi. Dilabel dan diasingkan dengan jelas.

Barang/Perkhidmatan Siap

Terdapat kawasan yang disediakan untuk meletak barang siap sebelum

dimasukkan ke tempat simpanan atau ke tempat penyediaan kepada

pelanggan.

Kawalan Secara Visual (Visual Control)

Penggunaan tanda/label yang sesuai untuk membezakan

aktiviti/barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam

proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).

Penggunaan poster/gambar/carta alir/visual untuk meningkatkan produktiviti

dan kualiti di tempat kerja.

Page 47: Manual QE Edisi 02

46

STOR ALAT GANTI

Kaunter Stor Alat Ganti

Ruang kaunter stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut:

a) Pelan lantai stor.

b) Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail hendaklah disusun dengan kemas.

c) Sudut informasi(contoh: tatacara permohonan barang).

d) Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.

e) Jam dinding.

f) Kalendar di atas kaunter.

g) Loceng di atas kaunter.

h) Nama petugas stor beserta gambar dan jadual waktu pengeluaran stok

hendaklah dipamerkan di luar stor.

i) PIC stor perlu dilantik

Dalam Stor Alat Ganti

a) Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas.

b) Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada sampah atau barang-barang yang

tidak diperlukan.

c) Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen

barangan (mengikut tatacara pengurusan stor).

d) Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis.

e) Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut

diambil/dicapai/dicari.

f) Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor.

g) Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor.

h) Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuan atau

arahan kepada pekerja lain.

i) Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan

berfungsi(contoh: tangga dan troli).

Page 48: Manual QE Edisi 02

47

j) Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti(tertakluk kepada peraturan dan

garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor

tetapi melambangkan imej korporat.

k) Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang

strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

Simpanan Barang Stor Alat Ganti

a) Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja

pemunggahan dan laluan kakitangan stor.

b) Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar

Dulu (MDKD/FIFO).

c) Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada

seperti berikut:

Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti

bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya.

Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau

nombor atau kedua-duanya sekali. dan

Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak

diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di

Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2) *Lokasi

liquid paper botol ialah di B-2B2.

Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan

sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah

dilabel untuk mudah dilihat.

Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang

sama.

Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam

bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi

hendaklah disusun dengan kemas.

Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan

yang masih boleh digunakan.

Page 49: Manual QE Edisi 02

48

Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di

tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang

bertanggungjawab.

Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang

diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang

Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian). dan

Kad Petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan

barang.

Keselamatan dan Kebersihan Stor

Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:

a. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba.

b. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan.

c. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.

Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan hose

reel).

Pencahayaan yang bersesuaian.

Sistem hawa dingin (contoh: thermostat sensor, return grill, defuser grill)

(jika berkenaan).

Emergency Light (jika berkenaan).

Addressable Speaker System (jika berkenaan).

Pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual.

Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar”

dipamerkan dengan jelas (jika berkenaan).

Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan

berlabel.

Mempunyai pelan lantai kecemasan serta pandu arah jika berlaku

kecemasan. Ada ‟Anda di sini‟.

Terdapat alat pemadam api yang tidak tamat tempoh, berfungsi, bersih dan

dilabelkan.

Pencahayaan yang bersesuaian.

Page 50: Manual QE Edisi 02

49

Terdapat lampu kecemasan dan lampu tanda keluar yang berfungsi.

Pintu kecemasan berfungsi dan tiada halangan.

Tangki gas CO2 mampat dirantai (jika berkenaan).

Chemical / biological waste product dilabel(jika berkenaan).

Perakuan kelayakan guna peralatan yang termaktub dalam akta seperti

“autoclave, radiator, boiler, dan lain-lain berkaitan” dipamerkan (jika

berkenaan)

Menyediakan Biohazard spill kit dan chemical hazard spill kit (jika

berkenaan)

Staf/pelajar makmal mesti memakai kot makmal dan kasut bertutup jenis

kalis air atau yang bersesuaian dengan fungsi makmal serta alatan lindung

diri (ALD) semasa bekerja.

Rekod status immunisasi staf makmal (jika berkenaan).

PIC dilantik bagi menyelia „shower, eye wash & fire extinguishers‟ (jika

berkenaan)

Pegawai keselamatan yang berkelayakan dilantik (jika berkenaan).

Kompetensi staf untuk menjalankan tugas (rekod kompetensi berkaitan).

VII) KEMUDAHAN SUKAN DAN REKREASI

Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan

dengan baik;

Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun

kemas ketika tidak digunakan;

Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;

Kemudahan tanda arah/keterangan penggunaan/ petunjuk yang disediakan

mencukupi, informatif dan efektif.

Page 51: Manual QE Edisi 02

50

VIII) ASRAMA/PENGINAPAN

Semua perabot dan peralatan dalam bilik asrama tersusun kemas,

berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan

penghuni.

Peralatan/kemudahan/perabot dalam keadaan baik dan memuaskan, perabot

rosak diasingkan dan dilabel.

Kemudahan tanda arah/petunjuk disediakan di kawasan strategik untuk

kemudahan orang awam

Tiada bendasing digantung di tingkap, katil, almari dan pintu.

Lantai dalam keadaan bersih dan tidak kotor.

Peralatan dalam bilik asrama mempunyai sistem inventori dan

penyelenggaraan.

IX) BILIK MESYUARAT/BILIK OPERASI

Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:

Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran

Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan

baik

Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas

ketika tidak digunakan

Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan

Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik

mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board)

Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada

penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian

Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program

Jabatan/bahagian dan lain-lain).

White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai.

Pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di

tempat yang disediakan.

Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.

Page 52: Manual QE Edisi 02

51

Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power

supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan.

Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik bagi menguruskan

kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang.

X) DEWAN/ BILIK KULIAH/ BILIK SEMINAR/ BILIK LATIHAN

Ada rekod penggunaan.

PIC dilantik bagi tujuan penyeliaan.

Etika penggunaan dewan hendaklah dipamerkan.

Ruang serta peralatan adalah sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak bersawang

dan tersusun.

Peralatan/ perabot dilabelkan.

Senarai peralatan (KEW PA 7) dipamerkan.

Ada tanda/label pada peralatan yang menunjukkan Hak Milik.

Pelan lantai serta pelan kecemasan dipamerkan.

Ada alat pemadam api dan rekod penyeleggaraan serta PIC dilantik.

Peralatan dipastikan sentiasa berkeadaan baik serta berfungsi dan

diselenggara.

Ada jadual pembersihan dan pemantauan.

Bilik PA Sistem

Bersih, tiada habuk, tiada sawang dan tersusun.

Peralatan berada dalam keadaan baik dan boleh digunakan.

Label pada peralatan rosak dan tarikh.

Etika penggunaan bilik dan peralatan serta PIC dilantik.

Ada rekod penggunaan bilik/ peralatan.

Jadual pencucian dan pemantauan.

Perlu sediakan senarai inventori/ asset.

Page 53: Manual QE Edisi 02

52

XI) PONDOK PENGAWAL

Berada dalam keadaan baik, kemas, bersih dan memuaskan

Ada sistem kawalan keluar masuk pelawat yang memuaskan

Jadual bertugas dipamerkan ditempat yang sesuai

Senarai inventori peralatan dipamerkan.

Tanda nama dan masa bertugas hendaklah dipamerkan di pondok pengawal

Etika/ peraturan kampus hendaklah dipamerkan di pondok pengawal

XII) PANTRI

Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.

Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah

digunakan.

Kerusi hendaklah dinomborkan mengikut bilangan.

Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan

seragam (mengikut kesesuaian/optional).

Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas

digunakan.

Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan

teratur di dalam almari/ rak.

Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas.

Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.

Meja makan dialas dengan pelapik plastik dan berkeadaan bersih

(digalakkan menggunakan warna korporat).

Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya

hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam

bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional).

Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau.

Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada

sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak

menyenangkan.

Page 54: Manual QE Edisi 02

53

Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak

menyenangkan.

Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.

Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan,

peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan :

Dilarang merokok di dalam pantri; dan

Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan pantri.

XIII) TEMPAT UMUM

a) Lobi Utama

Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak

berhabuk dan teratur.

Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan

boleh digunakan dengan sempurna.

Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti, Maklumat

Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada

pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskini.

Ring file putih hendaklah dilabelkan dan dikemaskini.

Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang

peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api.

Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian.

Sofa disediakan di ruang menunggu.

Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT, PINTU RINTANGAN API

tidak boleh diubah atau ditampal dengan apa-apa perkara yang

melindunginya.

Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya dan mempunyai

pegawai bertanggungjawab (PIC).

Tong sampah hendaklah diletakkan di laluan-laluan.

Tanda-tanda tunjuk arah digalakkan menggunakan warna korporat dan

diletakkan di kawasan yang strategik (bagi tanda-tanda sedia ada boleh

dikekalkan dan diselenggarakan).

Page 55: Manual QE Edisi 02

54

Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran dan bau

yang tidak menyenangkan.

Pegawai keselamatan hendaklah sentiasa ada bertugas di kaunter Lobi

Utama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan.

b) Masjid/ Surau/ Bilik Solat

Ruang

Pastikan semua peralatan/ kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik.

Sentiasa memastikan lantai/karpet tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa

bersih untuk keselesaan ramai.

Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai/ karpet ruang

solat.

Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau

digantung dengan kemas.

Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat.

Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan

jelas.

Selipar/ kasut hendaklah tersusun rapi.

Jadual waktu solat semasa sentiasa dikemaskini dan dipamerkan di ruang

yang disediakan.

Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu/ kipas.

Jadual bertugas Imam dan Bilal dipamerkan

Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.

Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan untuk mendapatkan suasana

yang sentiasa segar.

Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi tujuan

penyeliaan.

Page 56: Manual QE Edisi 02

55

Peralatan Masjid

Al-Quran dan buku-buku disusun dengan teratur menggunakan keadah yang

mudah untuk disimpan dan disusun.

Ada tanda/label pada peralatan yang menunjukkan Hak Milik.

Semua peralatan perlu sentiasa bersih dan tidak berdebu.

Semua peralatan berkeadaan baik dan boleh boleh digunakan.

Peralatan yang rosak perlu dilabel dan bertarikh.

Ada etika penggunaan dan PIC bagi setiap peralatan.

Ada alat pemadam api dan rekod penyeleggaraan serta PIC (jika berkenaan).

Senarai aset/inventori yang ada di ruang solat perlu disenaraikan dan

dipamerkan.

Kain pelikat dan telekung untuk kegunaan jemaah perlu sentiasa bersih dan

tersusun.

Ada jadual pencucian dan pemantauan.

Tempat Wudhuk.

Lantai bersih bersih, tidak berdaki/ berlumut.

Tidak ada peralatan yang tidak diperlukan di atas lantai.

Ada jadual pencucian dan pemantauan.

Ada etika penggunaan dan PIC dilantik.

Ada tanda arah dan papan tanda.

Paip air sentiasa berfungsi dan lubang air tidak tersumbat.

Paip air yang rosak perlu dilabel dan bertarikh.

Loker Simpanan (jika berkenaan)

Rekod pinjaman penggunaan loker simpanan.

Rekod pergerakan kunci loker simpanan.

Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada loker.

Ada etika/ peraturan penggunaan dan PIC dilantik.

Page 57: Manual QE Edisi 02

56

c) Tandas/ Tandas OKU

Setiap tandas (cubical), urinal bowl, sinki dan paip air di tempat mengambil

wuduk hendaklah ditanda dengan nombor bilangannya.

Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:

Bekas sampah; Sanitary bin (untuk bilik air wanita); Alat

pengering tangan (hand drayer); Mesin penyembur pewangi; Soap

dispenser; dan Kertas tisu.

Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.

Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu

utama.

Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang.

Semua lampu berfungsi dengan baik.

Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak,

penyangkut seluar dan kelihatan bersih.

Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan

selamat.

Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system

berfungsi dengan sempurna.

Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan

sempurna.

Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air.

Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan

sempurna.

Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;

Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor trap

yang tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik.

Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada

sabun.

Tisu sentiasa ada di dalam tandas.

Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas.

Page 58: Manual QE Edisi 02

57

Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di

dalam bilik air.

Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan.

Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik air.

d) Lif

Lantai lif bersih, tidak berdebu, tidak basah dan tiada kekotoran serta

sampah.

Tiada kerosakan yang berlaku seperti butang penekan lif tertanggal.

Lampu di dalam lif berfungsi dengan baik.

Sistem kecemasan lif berfungsi dengan baik (contoh: loceng lif dan

mikrofon perhubung berfungsi dengan baik).

Lif sentiasa berfungsi dengan baik dan memuaskan pelanggan.

Kemudahan OKU disediakan.

Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi,

informatif dan efektif.

e) Laluan Utama/ Laluan Awam

Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan.

Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada)

disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan.

Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/ umum hendaklah disusun

dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan.

Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup.

Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa

diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

Page 59: Manual QE Edisi 02

58

XIV) KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

a) Papan Tanda Jabatan/ Papan Tanda Arah/ Petunjuk

Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih.

Saiz yang sesuai dan senang difahami.

Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik.

Berkonsepkan imej korporat Jabatan.

Papan notis yang diletakkan di sekitar kampus hendaklah sentiasa

diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

b) Media/Bahan Pameran

Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau

papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik,

tidak berdebu dan sentiasa bersih.

Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa.

Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti,

berimej korporat, kemas dan teratur.

Kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat

menarik perhatian pelanggan.

PIC dilantik bagi menyelia bahan pameran.

c) Hiasan Dalaman

Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat

diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan

kesihatan pekerja;

Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi

kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam

pelanggan, dasar kualiti dsb)

Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih serta

ada penyelenggaraan berkala

Page 60: Manual QE Edisi 02

59

Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya

Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam

ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelengaraan

dan berfungsi dengan baik)

Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa

berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan

Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan

tidak mengancam keselamatan pekerja.

d) Tanaman Pokok

Terdapat pokok di tanam di kawasan persekitaran luar Jabatan/Bahagian;

Lanskap tanaman pokok yang menarik dan sesuai; dan

Tiada pokok yang mati/rosak disekeliling.

e) Lot Letak Kereta

Sentiasa berada dalam keadaan bersih

Petak parkir yang jelas

Tanda keluar masuk yang jelas

Tempat letak kenderaan VIP dan OKU disediakan kawasan yang sesuai dan

dilabelkan

f) Garaj Kenderaan

Pastikan lantai garaj tidak rosak, sentiasa bersih, tidak berdebu dan tiada

rumput rampai.

Peralatan di garaj sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu

dilabelkan.

Page 61: Manual QE Edisi 02

60

5.0 Pelaksanaan Audit Dalaman Amalan QE/5S

5.1 Pengenalan

Audit Dalaman Amalan QE/5S perlu dilaksanakan di Kampus Kesihatan

sebagai penilaian kendiri pelaksanaan amalan QE/5S. Audit Dalaman ini

perlu dijadualkan secara berkala seperti bagi memastikan setiap bahagian

dalam organisasi mengetahui kekuatan yang ada dan membuat

penambahbaikan secara berterusan ke atas pelaksanaan amalan QE/5S di

unit masing-masing.

5.2 Tatacara Audit Dalaman

i. Membentuk kumpulan pasukan audit dalaman

Kumpulan pasukan audit dalaman perlu dibentuk untuk tujuan

mempastikan pematuhan terhadap Standard Pelaksanaan Amalan

QE/5S Kampus Kesihatan. Antara tugas dan tanggungjawab

Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman QE/5S:

Menyediakan kriteria audit dalaman QE/5S;

Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman QE/5S;

Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman

QE/5S;

Menyemak kriteria audit dalaman QE/5S dari semasa ke

semasa mengikut keperluan.

ii. Latihan Audit Amalan QE/5S

Tujuan latihan audit dalaman QE/5S adalah untuk menyebarkan

metodologi amalan QE/5S dan melatih kumpulan juruaudit

dalaman melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan

berkesan dalam urusan pengauditan amalan QE/5S.

iii. Membentuk Kriteria Audit

Kriteria audit dalaman perlu disediakan mengikut

kesesuaian unit yang akan dinilai.

Setelah menentukan pelbagai kriteria untuk diaudit,

idokumenkan dalam bentuk borang audit untuk digunakan

semasa proses audit berjalan oleh semua panel penilai.

iv. Mengaudit Prestasi Amalan QE/5S

Kumpulan Juruaudit dalaman perlu merancang aktiviti audit

secara berjadual mengikut kesesuaian masa.

Unit yang telah bersedia boleh diaudit dengan

menggunakan boring audit.

Page 62: Manual QE Edisi 02

61

v. Menilai Keputusan Audit

Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh

dipamerkan di setiap sudut amalan QE/5S yang disediakan.

Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan

persaingan yang sihat antara sesama jabatan/bahagian dan

menimbulkan rasa bangga pada kumpulan yang terbabit.

vi. Menjalankan Audit Berkala

Mengadakan Audit Dalaman QE/5S dan merancang sistem

galakan serta menjalankan audit dalaman QE/5S secara

berterusan.

Mewujudkan pertandingan antara Unit untuk mengekalkan

aktiviti QE/5S dan memberi anugerah secara berkala kepada

kumpulan pemenang bagi menghargai usaha-usaha mereka

ke arah pelaksanaan QE/5S.

Mengadakan lawatan sambil belajar ke organisasi yang

mengamalkan QE/5S untuk bertukar idea bagi

menambahkan pengalaman dan meningkatkan pengetahuan

serta kreativiti.

Menganjurkan pertandingan antara Organisasi bagi

mengelakkan aktiviti QE/5S terhenti.