manual qe edisi 02
DESCRIPTION
5STRANSCRIPT
0
No Perkara Muka surat
1 Pengenalan 1
2 Hala tuju Amalan Persekitaran Berkualiti (QE/5S) 2 - 6
3 Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan QE/5S di Kampus
Kesihatan
7 – 22
4 Piawaian Tindakan Pelaksanaan Amalan QE/5S di Kampus
Kesihatan
23 – 60
5 Pelaksanaan Audit Dalaman Amalan QE/5S 60 - 61
ISI KANDUNGAN
1
1.0 PENGENALAN
Konsep QE/5S mula diperkenalkan di Jepun pada awal tahun 1980an. Ianya telah meluas
ke beberapa negara apabila telah dikenalpasti sebagai satu kaedah atau garis panduan yang
sistematik dan praktikal dari aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara menyeluruh
bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Selain itu, amalan
ini juga dapat membantu dalam meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan
memudahkan proses kerja.
Amalan QE/5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya
peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai „Kaizen‟ dalam bahasa Jepun. Kaizen adalah
penambahbaikan yang dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam
aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Bagi menjayakannnya, penyertaan dan
komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat anggota dalam organisasi.
Di Malaysia, konsep amalan QE/5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980-an
dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta. Kini telah banyak agensi swasta dan kerajaan yang
telah mempraktikkan amalan ini serta mendapat pengiktirafan daripada Perbadanan Produktiviti
Malaysia (MPC).
Bagi merealisasikan hasrat Kampus Kesihatan untuk mendapatkan persijilan Amalan
QE/5S, Majlis Pelancaran Amalan Persekitaran Berkualiti (QE/5S) Kampus Kesihatan Universiti
Sains Malaysia telah diadakan pada 9 Ogos 2011 bertempat di Dewan Persidangan Kampus.
Pelancaran ini menandakan secara rasminya Kampus Kesihatan memberikan komitmen
sepenuhnya dalam membudayakan QE/5S di Kampus. Semua ketua jabatan dan dekan telah
menunjukkan komitmen ke arah persijilan QE/5S dengan menandatangani akujanji ke dalam
Majlis Pelancaran QE/5S yang telah disempurnakan oleh Naib Canselor Universiti Sains
Malaysia, Y.Bhg. Tan Sri Dato‟ Dzulkifli Abdul Razak.
The goal of 5S is not "neat and clean" but "make waste visible"
2
2.0 HALA TUJU AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (QE/5S)
2.1 Visi USM
Transformasikan Pengajian Tinggi untuk Kelestarian Hari Esok.
2.2 Misi USM
USM merupakan university perintis, intensif penyelidikan rentas bidang yang
memperkasakan bakat masa depan dan mengupayakan golongan terkebawah demi
mentransformasi kesejahteraan sosioekonomi mereka.
2.3 Polisi Amalan QE/5S
Universiti Sains Malaysia Kampus Kesihatan komited untuk meningkatkan
prestasi kerja bagi menjadikan USM sebagai sebuah institusi pengajian tinggi
yang mengamalkan budaya kerja yang berkualiti dengan:
Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan budaya kerja yang
sistematik melalui amalan QE/5S ke arah kecemerlangan organisasi.
Memastikan amalan QE/5S dilaksanakan secara berterusan melalui budaya
kerja berpasukan dan berdisiplin dengan mengutamakan kebersihan,
kekemasan dan keseragaman, keselesaan dan keselamatan di tempat kerja
serta meningkatkan kualiti perkhidmatan kepada pelanggan.
2.4 Objektif Amalan QE/5S
Menjadikan amalan QE/5S sebagai budaya kerja berterusan dan memupuk
kerjasama di kalangan staf.
Meningkatkan kualiti, produktiviti dan profesionalisme staf.
Mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan sistematik.
Mengurus stor dan dokumen dengan lebih kemas dan berkesan.
Memastikan keselamatan di tempat kerja untuk setiap staf.
Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan melalui budaya
penambahbaikan berterusan.
Mengurangkan kos penyelenggaraan peralatan dan penjimatan
penggunaan ruang.
3
Meningkatkan imej korporat organisasi dan persepsi pelanggan.
2.5 Moto QE/ 5S
“Amalan 5S Budaya Kerja Kita”
2.6 Logo QE/5S
KETERANGAN LOGO QE/5S:
i. Logo USM: Logo USM sebagai institusi yang menjalankan program QE/5S
ii. Bulatan besar: Melambangkan penglibatan seluruh warga USM Kampus
Kesihatan yang menjalankan program QE/5S. Warga ungu sebagai warna
identiti USM.
iii. 5 Kelopak: Terdiri daripada pelbagai warna yang ceria yang
melambangkan bahawa QE/5S ini akan menceriakan keadaan persekiran yang
terlibat. Perkataan dalam kelopak bagi pula menerangkan QE/5S.
Penggunaan kelopak ini juga selaras dengan Universiti Dalam Taman dan
juga Humaniversiti dalam program yang dilancarkan oleh pihak pengurusan
universiti.
4
2.7 Maksud QE/5S
QE/5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke
Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang
dinyatakan di dalam jadual di bawah.
SEIRI SORT SISIH
SEITON SET IN ORDER SUSUN
SEISO SHINE SAPU
SEIKETSU STANDARDIZE SERAGAM
SHITSUKE SUSTAIN SENTIASA AMAL
2.8 Rasional Pelaksanaan QE/5S
Penampilan persekitaran tempat kerja yang cemerlang dapat meningkatkan
kecekapan dan keberkesanan penyampaian perkhidmatan Universiti Sains
Malaysia kepada pelanggannya.
Amalan QE/5S merupakan satu teknik pengurusan persekitaran yang dapat
membantu meningkat imej Universiti Sains Malaysia.
2.9 Falsafah AmalanQE/ 5S
“Setiap Tempat Ada Barangnya Dan Setiap Barang Ada Tempatnya”
2.10 Faedah Amalan QE/5S
Pelaksanaan Amalan QE/5S akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan
positif kepada pengurusan Universiti Sains Malaysia termasuk dalam aspek
pengurangan kos, kawalan stok/inventori, urusan penyelenggaraan serta sistem
dan proses kerja.
BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU
5
2.11 Impak Amalan QE/5S
Penjimatan kos
Meningkatkan keselamatan di persekitaran kerja
Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif.
Meningkatkan motivasi pekerja
Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber
Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan
2.12 Kunci kejayaan QE/5S
Kejayaan Amalan QE/5S Kampus Kesihatan bergantung kepada:
a) Penglibatan Pengurusan Atasan
Program QE/5S boleh dilaksanakan dalam masa bekerja atau di luar waktu
bekerja mengikut budi bicara pengurusan atasan.
Setiap staf harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut.
Ketua Jabatan/Unit harus berkongsi maklumat dengan staf berkenaan
pencapaian kualiti.
b) Penglibatan Semua Staf
Komitmen serta penglibatan semua staf Kampus Kesihatan merupakan
kunci utama kejayaan amalan QE/5S. Justeru itu, warga staf hendaklah
memahami impak/kesan amalan QE/5S terhadap semua staf Kampus
Kesihatan. Kesan daripada penglibatan staf dalam amalan QE/5S adalah
seperti berikut:
Meningkatkan produktiviti
Jaminan kualiti perkhidmatan
Mengurangkan kos pengurusan, operasi dan penyelenggaraan
Memastikan penyampaian perkhidmatan yang berkesan
Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan selamat
Melahirkan staf yang bermotivasi tinggi.
6
c) Mengadakan sistem komunikasi yang berkesan
Kaedah serta komunikasi yang sesuai adalah penting bagi menyampaikan
keperluan, kepentingan dan kebaikan QE/5S di organisasi kepada anggota
lain. Beberapa kaedah yang boleh digunakan adalah seperti berikut:
Melalui mesyuarat
Menggunakan intranet seperti portal, blog atau laman web organisasi
Informasi di papan kenyataan
Poster dan risalah
Berita dalaman / buletin
d) Melatih semua peringkat anggota untuk mengamalkan amalan QE/5S
Latihan/kursus/seminar yang dianjurkan oleh jawatankuasa latihan adalah
penting bagi melatih dan memberi pendedahan kepada staf dalam amalan
QE/5S.
e) Mengamalkan penilaian prestasi
Audit dalaman QE/5S adalah satu kaedah yang terbaik dalam membuat
penilaian prestasi QE/5S bagi setiap zon. Penilaian ini boleh disusuli dengan
sistem ganjaran yang menawarkan ganjaran kepada zon yang berjaya. Aktiviti
/ pertandingan daripada Jawatankuasa promosi juga mampu dijadikan
pemangkin kepada prestasi zon dalam amalan QE/5S.
7
3.0 LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN QE/5S DI KAMPUS
KESIHATAN
3.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Pemandu dan Jawatankuasa Induk
Pelaksanaan QE/5S Kampus Kesihatan, USM
3.2 Langkah 2 – Mewujudkan zon QE/5S
3.3 Langkah 3 – Latihan/kursus/seminar QE/5S
3.4 Langkah 4 – Pelancaran QE/5S
3.5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan QE/5S
3.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Pemandu dan Jawatankuasa
Induk Pelaksanaan QE/5S Kampus Kesihatan, USM
i. Tugas Jawatankuasa Induk Pelaksana
Menentukan hala tuju pelaksanaan Amalan QE/5S.
Meluluskan pelan pelaksanaan dan belanjawan.
Meluluskan Panduan Pelaksanaan Amalan QE/5S.
Melantik ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua kumpulan.
Menetapkan sistem pengiktirafan.
Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan Amalan QE/5S.
Memastikan Audit dilaksanakan secara berkala.
Memantau kemajuan pelaksanaan dengan penggubalan standard yang sesuai dengan
matlamat Amalan QE/5S
Memastikan pencapaian objektif Amalan QE/5S di Kampus Kesihatan, USM
ii. Tugas Penyelaras Amalan QE/5S
Menyelaras pelaksanaan Amalan QE/5S di Kampus Kesihatan, USM
Menjadi urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan QE/5S
Menyediakan dan mengedar minit kepada semua.
Menyediakan pelan pelaksanaan.
Menyediakan belanjawan.
8
Membantu fasilitator dalam pelaksanaan Amalan QE/5S.
Memastikan perjalanan Amalan QE/5S seperti yang dirancang.
Mendapat sokongan dan pengiktirafan dari pihak atasan.
Memastikan semua kawasan/ bahagian mematuhi peraturan dan panduan yang
disediakan.
Membantu membekal keperluan pelaksanaan Amalan QE/5S
Menyediakan Laporan Pelaksanaan Amalan QE/5S secara berkala.
iii. Tugas Jawatankuasa Promosi Amalan QE/5S
Merancang serta menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi QE/5S.
Mengadakan aktiviti promosi dalaman secara aktif yang melibatkan semua staf.
Mengadakan siri-siri lawatan bagi meningkatkan ilmu pengetahuan dan pendedahan
kepada staf dalam melaksanakan amalan QE/5S.
Menyediakan bahan-bahan promosi seperti sudut QE/5S dan menyebarkan maklumat
QE/5S kepada semua staf.
Mengkaji keberkesanan aktiviti promosi dari masa ke semasa dan mengambil tindakan
penambahbaikan.
Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran QE/5S di kalangan staf.
iv. Tugas Jawatankuasa Latihan Amalan QE/5S
Merancang serta menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan.
Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa.
Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja di berikan latihan QE/5S secukupnya.
Mengadakan siri-siri latihan lanjutan secara khusus kepada semua AJK kerja.
Melaporkan status pelaksanaan aktiviti latihan kepada Jawatankuasa kerja.
Mengkaji keberkesanan aktiviti latihan dari masa ke semasa dan mengambil tindakan
penambahbaikan.
9
v. Tugas Jawatankuasa Audit Amalan QE/5S
Merancang aktiviti audit secara terperinci.
Menyediakan kriteria audit dalaman QE/5S.
Memberi latihan dan kefahaman kepada Juruaudit Dalam.
Menyediakan panduan untuk menjalankan penilaian.
Menjadualkan aktiviti audit bagi setiap zon.
Membuat persiapan / persediaan sebelum audit seperti peta kawasan, pelekat, kriteria
audit dan lain-lain.
Menyemak kriteria audit dalaman QE/5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.
Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalamanQE/5S.
vi. Tugas Fasilitator Amalan QE/5S
Mengkordinasi pelaksanaan Amalan QE/5S zon/bahagian.
Menjadi pemudahcara perjalanan program.
Mempengerusikan mesyuarat zon/ bahagian
Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi.
Menghebahkan maklumat terkini aktiviti pelaksanaan Amalan QE/5S bahagian.
vii. Tugas Ketua Kumpulan Amalan QE/5S
Memberi latihan kepada ahlinya.
Mengadakan mesyuarat pendek (30 minit) berdasar kepada keperluan (contoh: sekali
seminggu atau sekali sebulan dengan kumpulan mengenai amalan 5S.)
Mengalakkan ahli supaya terlibat dengan mesyuarat.
Melantik Juruaudit dalaman QE/5S.
Mewujudkan peraturan/disiplin kumpulan yang perlu dipatuhi oleh ahli.
10
viii. Tugas semua ahli dan warga
Menghadiri mesyuarat yang diadakan.
Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif.
Bekerjasama dalam kumpulan.
Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja sepanjang masa.
Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja.
Memberi cadangan penambahbaikan.
Mewujudkan hubungan harmoni di kalangan ahli/staf.
3.2 Pembahagian zon QE/5S
Tujuan ini adalah untuk mewujudkan kawasan yang dipertanggungjawabkan
kepada kumpulan serta memudahkan pelaksanaan amalan QE/5S. Zon – zon di
Kampus Kesihatan adalah berdasarkan jabatan/ pusat tanggungjawab. Zon-zon
yang terlibat adalah seperti berikut:
1. Zon Pendaftar
2. Zon Hospital
3. Zon Pengarah Kampus
4. Zon Perubatan
5. Zon Kesihatan
6. Zon ARASC
7. Zon Hamdan Tahir
8. Zon BHEPP
9. Zon Kalibrasi
10. Zon Pusat Islam
11. Zon Pergigian
12. Zon Bendahari
13. Zon Pembangunan
11
14. Zon INFORMM
15. Zon PPKT
16. Zon PPBLT
17. Zon Keselamatan
18. Zon Pelantar Penyelidikan
19. Zon Nurani
20. Zon Murni
3.2.1 Peta Kawasan
12
3.3 Langkah 3 – Latihan/kursus/seminar QE/5S
Tujuannya adalah untuk menyebarkan metodologi amalan QE/5S dan melatih staf
dengan pengetahuan asas QE/5S. Gambar-gambar aktiviti adalah seperti di
bawah:
4/7/2010 4/7/2010
Kursus amalan QE/5S telah diadakan pada 4 Julai 2010 di mana telah melibatkan beberapa Pusat Tanggungjawab dan Pusat Pengajian. Ceramah telah disampaikan oleh En Wan Hassan Wan Kadir daripada Q Kaizen Centre
KURSUS AMALAN QE/5S
KURSUS AUDIT DALAMAN
Kursus Audit Dalaman QE/5S telah diadakan pada 9 Ogos 2010. Pendedahan awal pengauditan telah diberikan kepada staf. Bagi mengukuhkan lagi kefahaman mengenai audit 5S, satu lawatan ke wad 7 Selatan telah diadakan di mana wad tersebut telah melaksanakan amalan QE/5S.
9/10/2010 9/10/2010
13
4/4/2011
LAWATAN KE MAJLIS PERBANDARAN KOTA BHARU
(MPKB-BRI)
Lawatan QE/5S ke MPKB-BRI telah diadakan pada 4 April 2011 dan dihadiri seramai 40 orang staf daripada beberapa PTJ. Pelbagai maklumat telah diperoleh sepanjang lawatan tersebut.
4/4/2011
9/8/2011
4/4/2011 4/4/2011
14
4/4/2011
LAWATAN KE PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM
TERENGGANU (PPAT)
Lawatan QE/5S kali ke-2 telah diadakan di PPAT Terengganu pada 25 April 2011. Staf daripada beberapa PTJ telah menghadiri lawatan ini bagi mendapatkan ideai serta meningkatkan lagi pengetahuan tentang QE/5S.
4/4/2011
9/8/2011
4/4/2011 4/4/2011
15
31/7/2011
TAKLIMAT AMALAN QE/5S KAMPUS KESIHATAN
Taklimat Amalan QE/5S telah diadakan pada 31 Julai 2011. Taklimat tersebut telah disampaikan oleh En. Azizan Mohamed, wakil pengurusan daripada Majlis Perbandaran Kota Bharu (MPKB –BRI). Beberapa maklumat mengenai QE/5S serta pengalaman sepanjang mendapatkan pensijilan amalan QE/5S telah dikongsi bersama.
31/7/2011
9/8/2011
31/7/2011 31/7/2011
16
9/8/2011 9/8/2011
3.4 Langkah 4 – Pelancaran QE/5S
Pelancaran QE/5S diadakan untuk merasmi dan menyampaikan hasrat pengurusan
bagi melaksanakan amalan QE/5S di Kampus Kesihatan.Gambar-gambar semasa
majlis pelancaran adalah seperti di bawah :
3/11/2011
3/11/2011
9/8/2011
3/11/2011
3/11/2011
9/8/2011
Majlis Pelancaran Amalan QE/5S telah diadakan pada 9 Ogos 2011. Dekan-dekan dan ketua – ketua jabatan telah menunjukkan komitmen mereka ke arah pensijilan amalan QE/5S dengan menandatangani aku janji dengan disempurnakan oleh Naib Canselor USM, Tan Sri Prof. Dato’ Dzulkifli Abdul Razak.
9/8/2011
17
3.5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan QE/5S
PENDEKATAN P-D-C-A DALAM PELAKSANAAN AMALAN QE/5S
Pelaksanaan Amalan 5S boleh dilakukan melalui pendekatan Plan-Do-Check-
Action (P-D-C-A)
Memberi latihan/kursus kepada semua staf
Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan QE/5S
Memulakan Zon QE/5S
Mencipta logo QE/5S
Menentukan polisi, moto dan objektif QE/5S
Merancang Pelan Tindakan 5S
Sisih
Susun
Sapu
Seragam
Sentiasa Amal
PLAN Persediaan
DO Pelaksanaan
18
Menjalankan/melaksanakan Audit Dalaman QE/5S
Membuat penandaarasan sesama Program/Bahagian/Kumpulan
dan dengan organisasi lain
Memastikkan langkah QE/5S yang mantap diikuti sepenuhnya
Menjadikan QE/5S sebagai satu budaya
Membandingkan pencapaian sebenar dengan yang dirancang
Memberi ganjaran dan pengiktirafan atas penglibatan kakitangan
Pendaftaran Persijilan QE/5S
Mengambil bahagian dalam pertandingan QE/5S
CHECK Penilaian
ACTION Penambahbaikan
berterusan
19
3.6 Pelaksanaan QE/5S
3.6.1 SISIH
SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang
yang tidak diperlukan di tempat kerja.
Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:
Menanda barang-barang yang tidak
diperlukan lagi dengan menggunakan kaedah
Tag Merah dan kaedah Tag Kuning seperti di
lampiran
Menentukan tempat penyimpanan bagi
barang/ peralatan yang masih diperlukan.
Kesan daripada aktiviti sisih ini adalah seperti berikut:
Penjimatan ruang
Kawalan stok dan produk yang cepat
Masa pencarian yang singkat
Tempat kerja lebih selamat
Suasa kerja yang lebih selesa
Berikut adalah kaedah bagi menggunakan tag merah dan kuning :
Kaedah Menggunakan Tag merah: Kaedah Menggunakan Tag kuning:
Menentukan jenis barang/peralatan/rekod
yang hendak dilupuskan.
Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang/
peralatan/rekod yang telah dikenal pasti.
Mewujudkan kawasan Tag Merah dengan
menetapkan kawasan pengumpulan barang/
peralatan/rekod yang tidak diperlukan lagi
dan seterusnya melaksanakan pelupusan.
Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang
telah dilabelkan dengan Tag Merah.
Menentukan jenis barang/peralatan/rekod
yang hendak dinilai.
Melekat/Melabel Tag Kuning ke atas barang/
peralatan/ rekod yang telah dikenal pasti.
Membuat penilaian dengan mengambil
tindakan terhadap barang yang dilabel Tag
Kuning. Tarikh pelupusan perlu ditetapkan
untuk penentuan sama ada pelupusan atau
penyimpanan.
Catat dan rekod barang/peralatan/rekod yang
telah dilabelkan dengan Tag Kuning.
20
3.6.2 SUSUN
SUSUN merujuk kepada prinsip “Setiap barang ada
tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”.
Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah
penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan
selamat.
Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang
yang diperlukan hendaklah di SUSUN mengikut
keperluan penggunaan.
Kesan daripada aktiviti susun adalah seperti berikut:
Kawalan stok dan produk menjadi lebih cekap terutama dengan
mengamalkan system FIFO
Masa pencarian yang pantas
Kadar kehilangan dan kerosakan yang rendah
Ruang kerja lebih selesa dan selamat
3.6.3 SAPU
SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih
daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan
kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi
memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja
dan perkhidmatan.
Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja
sentiasa kemas dan bersih.
Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/
Peralatan
21
Kesan daripada aktiviti sapu adalah seperti berikut:
Suasana tempat kerja lebih selesa dan bersih
Kos kerosakan peralatan rendah
Menjadikan staf lebih berdisiplin
3.6.4 SERAGAM
SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada
ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti 5S diperingkat ini dapat
dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan
piawai.
Mewujudkan senarai semak
tugasan dengan teknik
5W1H.
1. Who - Siapa yang
bertanggungjawab.
2. Why - Mengapa perlu
dilaksanakan.
3. When - Bila perlu dilakukan.
4. Where - Di mana perlu dilaksanakan.
5. What - Apa tindakan yang perlu diambil.
6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan.
Kesan daripada aktivit seragam adalah seperti berikut:
Kecekapan proses meningkat
Kemahiran pekerja meningkat
Kualiti pengeluaran meningkat
Kemahiran pekerja meningkat
22
3.6.5 SENTIASA AMAL
SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan 5S yang pertama
iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan
penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/Agensi.
SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan
seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat
dilaksanakan secara berkesan dan cekap.
Panduan untuk mengekalkan Amalan QE/5S:
i. Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan
QE/5S
dengan mengadakan latihan yang berterusan.
ii. Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara
berkala.
iii. Memastikan aktiviti promosi berterusan.
iv. Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha
yang ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi.
v. Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.
Kesan daripada pelaksanaan sentiasa amal adalah seperti berikut:
Memperoleh pengiktirafan persijilan amalan 5S
Kualiti dan produktiviti pekerja / perkhidmatan meningkat
Mewujudkan budaya kerja yang tinggi
Pekerja lebih kreatif dan inovatif
23
4.0 PIAWAIAN TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN QE/5S DI KAMPUS
KESIHATAN
Pendahuluan
Garis panduan untuk piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara
minima yang boleh dilaksanakan oleh staf USM dalam pelaksanaan amalan QE/5S di
Kampus Kesihatan
Tindakan Pelaksanaan Amalan QE/5S
Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan 5S ini terbahagi kepada 7 kategori utama yang
merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di Kampus Kesihatan iaitu:
i. Sudut QE/5S
ii. Pentadbiran
a) Pejabat
b) Bahan Perpustakaan Hamdan Tahir
c) Perpustakaan Rekod Pesakit
iii. Makmal
iv. Farmasi
v. Klinikal
vi. Bengkel
vii. Kemudahan sukan dan rekreasi
viii. Asrama/ penginapan
ix. Bilik mesyuarat
x. Dewan/bilik kuliah
xi. Pondok pengawal
xii. Pantri
xiii. Tempat umum
a) Lobi/ tempat menunggu
b) Masjid/ surau
c) Tandas
d) Lif
e) Laluan Awam
xiv. Kawasan Persekitaran Jabatan
24
I) SUDUT QE/5S
Sudut QE/5S perlu mengandungi perkara-perkara seperti berikut:
1. Polisi/ Objektif/ Misi/ Logo 5S;
2. Carta Organisasi Jawatankusa Pelaksana Amalan 5S/zon;
3. Carta Perbatuan/Gant Chart;
4. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan QE/5S
5. Laporan audit
6. Pelan Lantai
7. Tarikh kemaskini
8. Nama dan gambar pegawai bertanggungjawab (PIC)
9. Sudut 5S hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan atau
berlebih-lebihan supaya tidak kelihatan seperti konsep taska/tadika
10. Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni
11. Kaedah penyaluran penyampaian: Secara fizikal dengan menggunakan ruang
pejabat (seperti dinding / papan kenyataan); Secara maya.
II) PENTADBIRAN
a) Pejabat (Ruang Kerja/ Bilik Pegawai/ Bilik Pensyarah)
Meja (Di atas Meja)
Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan masuk/ keluar/
dalam tindakan
Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional)
Terdapat telefon dan buku direktori (optional)
Meletakkan fail meja pegawai/pekeliling (jika ada)
Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu tempoh
tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail
tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah
25
Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-
ink rubber stamp).
Meja (Di bawah/Tepi meja)
Bakul sampah perlu mempunyai parkir yang berlabel, nama alatan dan
perlu memastikannya tidak berbau dan bersih
Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak sepasang kasut dan
sepasang selipar
Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan
menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable
casing/conduit dan ia hendaklah dipasang secara bersesiku dan tersorok
CPU dan pedestal bergerak perlu di tempatkan di bawah meja atau di sisi
meja
Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.
Laci Meja
Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:
Laci 1 untuk alat tulis (Penggunaan polisterin/ Styrofoam tidak
dibenarkan)
Laci 2 untuk urusan rasmi
Laci 3 untuk urusan peribadi
Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci
Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di ruang tempat kerja
Dalam laci rasmi, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikut
kesesuaian bagi mengisi alat tulis
Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di
dalam laci peribadi dan disusun kemas
Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang
berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.
26
Dinding/ partition pegawai
Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing
termasuk bilik pegawai/ bilik pensyarah adalah nama, jawatan dan
pergerakan staf.
Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan pegawai. Contoh:
nombor telefon yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks fail
Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur
Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A5 untuk
hiasan.
Kerusi
Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak
digunakan;
Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di
dalam almari, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan kemas
di belakang kerusi
Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak
bergoyang, selesa dan bersih.
Lantai
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran
Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut
atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan
Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang
berpotensi mengancam keselamatan pekerja
Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.
Peralatan Pejabat/ Mesin
Mesin/ peralatan diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak
menghalang pergerakan proses kerja
27
Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut
kesesuaian
Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang
merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja yang lain.
Peralatan/ mesin sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
dengan selamat
Peralatan/ mesin pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan
disusun supaya kelihatan kemas
Peralatan/mesin yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan
menyatakan kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/
baikpulih) dan diasingkan
Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan
mengikut kesesuaian
Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik bagi menyelia setiap peralatan/
mesin.
Etika penggunaan peralatan/ mesin hendaklah dipamerkan.
Susun Atur Peralatan Pejabat
Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik
serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.
Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya
dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta
tidak mengancam keselamatan dan kesihatan.
Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu
kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan work
station pegawai.
Susunan Fail
Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/ disimpan dan bersistem.
Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam
satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail).
Fail boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut:
28
Nama bahagian,cawangan dan sektor
Nombor fail
Tajuk fail
Nombor susunan fail
Muka depan ring file mengandungi: Logo; Tajuk; Nama unit atau
bahagian
Penggunaan tulisan (font) Arial dan saiz mengikut kesesuaian fail
Peti Kunci
Cermin pada peti kunci hendaklah ditutup dari di lihat jelas bagi tujuan
keselamatan.
PIC dilantik bagi menyelia pergerakan kunci.
Kunci dilabel dan disenaraikan.
Rekod pinjaman kunci direkodkan.
Tanda Arah/ Petunjuk/ Peringatan/ Pelabelan
Tanda nama unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu
dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja
Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko
seperti “AWAS” pada plug yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU
SELEPAS DIGUNAKAN” pada plug lampu yang terbabit
Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik
pegawai/ bilik pensyarah
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih hendaklah disediakan
parkir yang bersesuaian pada tempat ianya disimpan
Setiap parkir bagi peralatan gunasama hendaklah dilabelkan dengan nama
alatan berkenaan
29
Ruang Kaunter
Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa
berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.
Kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya
kelihatan kemas.
Ruang kaunter bersih, ceria dengan perhiasan yang bersesuaian, kemas
dan tersusun rapi. Peralatan dan perabut diletakkan di tempat yang sesuai.
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
Ada tanda nama staf yang bertugas/ team leader (jika berkenaan), arahan
yang jelas, informatif dan berkesan(Contoh: tanda nama kaunter dan
arahan sila beratur).
Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa dikemaskini(Contoh: carta organisasi, piagam
pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada
pelanggan).
Borang berada di tempat yang disediakan/ ada tempat simpanan yang
khas dan berlabel. Ada paras minima-maksima.
Tempat menunggu pelanggan dalam keadaan baik, selesa dan selamat
(jika berkaitan).
Buku kedatangan pelawat; telefon; set komputer, mesin pencetak dan
capaian sesawang; direktori telefon pegawai; alat tulis dan borang aduan/
cadangan/ kepuasan hati pelanggan disediakan dan disusun mengikut
kesesuaian.
Wayar/kabel dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang
sesuai.
Semua peralatan di kaunter tidak berhabuk dan disusun dengan kemas.
Wallpaper dan screen saver 5S diseragamkan.
PIC kaunter dilantik.
30
10) Bilik Fail
Pelan Susun atur/ pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di
ruang yang strategik.
Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks.
Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya
menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun
dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail.
Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat
waktu bekerja.
Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail
yang sedang digunakan.
Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi
berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar
kabinet.
Pest control perlu dilaksanakan secara berjadual.
Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail.
Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail
terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian kakitangan lain.
Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan
dilabelkan.
Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik bagi menguruskan kebersihan
bilik fail.
Stor Umum (pakai habis)
PIC dilantik dan dipamerkan dengan jelas
Kawasan lantai bersih dan tidak berdebu. Ada jadual pencucian dan
pemantauan dipamerkan
Terdapat poster arahan/papan notis/papan tulis untuk panduan/rujukan
Pandu arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik
serta mudah dilihat oleh orang ramai
Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen
barangan (mengikut tatacara pengurusan stor)
31
Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang
selamat serta dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab.
Mempunyai ruang/garis pemisah di antara barang yang berlainan jenis.
Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan dan laluan kakitangan stor.
Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih
boleh digunakan.
Barangan lama yang sudah rosak dan tidak digunakan lagi mesti dilabelkan
dengan jelas
Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang
bersesuaian dan disusun dengan kemas
Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/
dicapai/ dicari
Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa
(pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama)
atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian)
Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu
(FIFO) atau Luput dahulu keluar dahulu (FEFO)
Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh:
tangga dan troli)
Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor.
b) Bahan Perpustakaan Hamdan Tahir
Buku dan bahan media disusun diatas rak dengan kemas dan teratur
Sistem susunan mengikut bentuk bahan dan menurut nombor panggilan
yang ditetapkan
Bahan sentiasa dalam keadaan baik dan berfungsi, manakala yang rosak
fizikalnya akan dikeluarkan untuk diperbaiki.
Bahan dibersihkan mengikut jadual pembersihan atau mengikut
keperluan
32
Rak dilabel mengikut nombor kelas bahan tersebut.
Rak dan tempat simpanan bahan sentiasa bersih, tidak berdebu dan
dibersihkan mengikut jadual pencucian.
Tiada sampah-sarap dibawah rak atau tempat simpanan bahan
Suhu dan kelembapan dikawal dengan menggunakan peralatan yang
berkaitan
Pegawai bertanggungjawab (PIC) dilantik untuk setiap rak dan tempat
simpanan.
iii) Perpustakaan Rekod Pesakit
Fail pesakit(folder) hendaklah disusun dengan kemas dan teratur
menggunakan kaedah Terminal Digit Filing System.
Ruang simpanan dan ruang kerja hendaklah dipastikan bersih, kemas dan
dapat berfungsi dengan baik. Tiada sampah sarap di sudut, lantai dan
dalam rak.
Keadaan siling yang sempurna, tidak rosak dan tiada sawang.
Lampu, kipas, alat pendingin hawa dan ‘dehumidifier’ dapat digunakan
dengan baik, berkeadaan bersih dan tidak berdebu.
Ruang Kerja & Peralatan Simpanan
Rak simpanan fail pesakit (folder)hendaklah disediakan dengan
mencukupi mengikut keperluan. Setiap rak simpanan fail pesakit
(folder)hendaklah dilabel dengan jelas mengikut nombor rak.
Peralatan penyimpanan folder seperti troli folder, „footstool’ dan tangga
hendaklah disediakan dengan mencukupi. Peralatan hendaklah dipastikan
bersih dan dapat berfungsi dengan baik.
PIC dilantik bagi setiap rak simpanan fail pesakit (folder)bagi
memastikan fail pesakit (folder)disusun dengan kemas dan teratur.
Pengudaraan, kawalan suhu, debu dan kelembapan
Alatan „dehumidifier’ diletakkan ditempat bersesuaian dan digunakan
bagi mengawal kelembapan ruang simpanan.
33
Alat penghawa dingin/kipas dan ‘exhaust fan’ hendaklah dipasang di
kawasan rak simpanan fail pesakit (folder)dan dipastikan berfungsi
dengan baik bagi memastikan pengudaraan yang baik.
Setiap fail pesakit (folder)yang disimpan di dalam rak simpanan
hendaklah dilap dengan kain lembap bagi membuang debu. Jadual
Pembersihan Rak Fail pesakit (folder)hendaklah disediakan dan dipantau.
Penggunaan penyedut hampagas bagi menyedut debu di ruang simpanan
fail pesakit (folder)adalah digalakkan.
Keselamatan fail pesakit (folder) dan staf
Ada label menyatakan individu bukan staf Unit Rekod Perubatan
Hospital USM dilarang memasuki ruang simpanan fail pesakit (folder).
Alatan pencegah kebakaran seperti alat pemadam api dan alat pengesan
asap hendaklah dipasang di kawasan rak simpanan fail pesakit
(folder)dan dipastikan berfungsi dengan baik.
Pelan lantai dan tanda arah kecemasan hendaklah ditampal di tempat
bersesuaian.
Peralatan penyimpanan folder seperti troli folder, „footstool’ dan tangga
hendaklah diletakkan di tempat besesuaian sepanjang masa agar tidak
menghalang laluan sekiranya berlaku kecemasan.
Sistem CCTV hendaklah dipasang, dipantau dan dipastikan berfungsi
dengan baik.
Mempunyai sistem rekod yang bersesuaian dalam mengawal pergerakan
folder pesakit.
III) MAKMAL
Ruang Kerja Umum
Lantai sentiasa bersih, kemas dan kering.
Keadaan siling yang kemas, bersih dan tidak bersawang.
34
Keadaan dinding yang kemas, bersih dan tidak berkulat.
Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot.
Tempat pembuangan sampah berlabel, ditempatkan dilokasi yang sesuai
dan tidak berbau.
Kesesuaian menggunakan label/petunjuk pada suis lampu/pendingin
hawa/kipas/kipas lawas (exhaust fan).
Lampu/pendingin hawa/kipas/kipas lawas (exhaust fan) sentiasa bersih,
tidak berdebu dan bersawang.
Tiada lampu/pendingin hawa/kipas/kipas lawas (exhaust fan) yang rosak.
Pendawaian elektrik/telefon/internet dalam keadaan baik, sempurna,
teratur, kemas dan selamat.
Wayar/kabel telefon/internet/semua peralatan elektronik dikemaskan
dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai.
Rubber stamp/alat tulis/bahan kelengkapan disusun dan disenaraikan.
Fail-fail aktif yang berada di atas meja hendaklah disusun dengan kemas
dan teratur pada setiap masa.
Laci dan loker dilabelkan mengikut keperluan dan selamat. Dalam laci
rasmi, alat tulis/ bahan diwujudkan petak-petak atau mengikut kesesuaian
dan kemas.
Meja staf yang mempunyai laci perlu dilabelkan dan hanya satu laci
dibenarkan untuk kegunaan peribadi. Laci 1- alat tulis, laci 2 – rasmi dan
laci 3 - peribadi. Bagi meja staf yang mempunyai laci lebih daripada 3,
laci selebihnya boleh dilabelkan dengan laci rasmi atau alat tulis.
Senarai Inventori (KEW-PA 7) dipamerkan.
Ruang Makmal
Pelan lantai dan susun atur peralatan/inventori dipamerkan.
Lantai sentiasa bersih, kemas dan kering.
Keadaan siling yang kemas, bersih dan tidak bersawang.
Keadaan dinding yang kemas, bersih dan tidak berkulat.
35
Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot.
Tempat pembuangan sampah berlabel, ditempatkan dilokasi yang sesuai
dan tidak berbau.
Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu/pendingin
hawa/kipas/kipas lawas (exhaust fan).
Lampu/pendingin hawa/ kipas/ kipas lawas (exhaust fan) sentiasa bersih,
tidak berdebu dan bersawang.
Tiada lampu/ pendingin hawa/ kipas/ kipas lawas (exhaust fan) yang
rosak.
Pendawaian elektrik/ telefon/ internet dalam keadaan baik, sempurna,
teratur, kemas dan selamat.
Wayar/ kabel telefon/ internet/ semua peralatan elektronik dikemaskan
dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai.
Rubber stamp/ alat tulis/bahan kelengkapan disusun dan disenaraikan.
Fail-fail aktif yang berada di atas meja hendaklah disusun dengan kemas
dan teratur pada setiap masa.
Laci dan loker dilabelkan mengikut keperluan dan selamat. Dalam laci
rasmi, alat tulis/ bahan diwujudkan petak-petak atau mengikut kesesuaian
dan kemas.
Meja staf yang mempunyai laci perlu dilabelkan dan hanya satu laci
dibenarkan untuk kegunaan peribadi. Laci 1- alat tulis, laci 2 – rasmi dan
laci 3 - peribadi. Bagi meja staf yang mempunyai laci lebih daripada 3,
laci selebihnya boleh dilabelkan dengan laci rasmi atau alat tulis.
Senarai Inventori (KEW-PA 7) dipamerkan.
Tempat pembuangan sisa klinikal/ umum/ sharp bin yang berlabel, tempat
yang sesuai, bertutup dan tidak berbau.
Mempunyai sharp bin untuk bahan buangan tajam/ kaca (jika berkenaan)
tiada barangan peribadi di laci makmal
Susun atur aset/ inventori perlu kemas serta tidak mengancam keselamatan
dan kesihatan pekerja.
Teknik susunan yang boleh menjimatkan masa dalam pelaksanaan kerja
dan menjimatkan ruang.
Kot makmal digantung dengan kemas dan berkeadaan baik/bersih.
Keadaan aset/inventori bersih, kemas dan berfungsi
Mempunyai rekod penyenggaraan berkala dan kalibrasi bagi aset yang
berkaitan.
36
Aset yang rosak dilabel dengan jelas serta mempunyai maklumat
kerosakan dan bertarikh.
Aset/ Inventori yang perlu dilupuskan hendaklah diasingkan dan dilabel
dengan jelas.
Aset mempunyai maklumat staf bertanggung-jawab (PIC)- nama staf, no.
tel, gambar staf
Mempunyai tandanama aset dan maklumat pengenalan bagi setiap asset
/inventori mengikut kesesuaian (cth: no aset atau inventori).
Mempunyai tatacara/manual penggunaan aset.
Semua aset sentiasa digunakan mengikut standard dan fungsi yang betul
Suhu dan kelembapan ruang hendaklah dipantau mengikut standard fungsi
makmal.
Stor Bahan Kimia/ Toksik
Mempunyai sistem pengudaraan bilik yang baik seperti kipas lawas (ekzos)
Ada kawalan suhu dan kelembapan yang baik dan dipantau
Bahan toksik/berbahaya mesti disimpan tempat berkunci. Kunci hanya boleh
dipegang oleh pegawai yang diberi tanggungjawab sahaja
Bahan-bahan kimia yang tidak serasi disimpan/ diletakkan berasingan.
Senarai bahan kimia dan label keselamatan disediakan.
Coldroom (Jika Berkenaan)
Pelan lantai dan susun atur asset/inventori dipamerkan.
PIC dan pelan lantai dipamerkan dengan jelas.
Suhu mesti dipantau.
Alarm suhu mesti berfungsi.
Kawasan lantai bersih dan tidak berdebu. Jadual pencucian dan pemantauan
dipamerkan.
Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen barangan
(mengikut tatacara pengurusan stor).
Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis.
37
Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan dan pengendalian barang-barang.
Pastikan tidak ada bahan-bahan yang tidak berguna.
Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang
berukuran bersesuaian dan disusun dengan kemas
Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/
dicapai/ dicari.
Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa
(pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama)
atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian).
Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara FIFO (masuk dulu keluar
dulu) atau FEFO.
Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
IV) FARMASI
Ruang kerja farmasi
Suhu dan kelembapan dipantau dan direkod serta mempunyai sistem
pengudaraan baik.
Terdapat label menunjukkan seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti dan
pelan lantai serta KEWPA 7 dipamerkan.
Lantai sentiasa bersih, tiada sampah sarap, kemas dan dipantau. Ada jadual
pembersihan.
Bilik bersih memenuhi piawaian yang ditetapkan (validasi dibuat mengikut
jadual)
Bakul/bekas pembuangan sampah/sisa klinikal /toksik (jika berkenaan)/sharp
bin (jika berkenaan) diletakkan di tempat berlabel, sesuai dan tidak berbau.
Susunan kemas dan teratur mengikut kesesuaian dan peraturan yang
ditetapkan
Setiap bahagian/rak di mana item disimpan hendaklah diberi tanda pengenalan
menggunakan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali.
38
Setiap item diasingkan mengikut kegunaan dan dilabelkan dengan sesuai.
Label keselamatan dipamerkan bagi item-item berbahaya (jika berkaitan)
Item kawalan/berharga/berbahaya hendaklah disimpan di tempat yang selamat
dan diselia oleh pegawai bertanggungjawab/diberi kuasa.
Mempunyai ruang/garisan untuk memisahkan antara satu item dengan item
lain.
Disimpan di tempat yang sesuai mengikut jenis
Ruangan/ Bilik sejuk / peti sejuk/ sejuk beku dengan tahap suhu bersesuaian
dan dipantau.
Item yang rosak/luput diasingkan, dilabelkan dan tidak boleh bercampur
dengan item yang masih boleh digunakan.
Peralatan /mesin mestilah bersih, tidak berhabuk, berfungsi dan
diselenggarakan dengan baik mengikut keperluan.
Peralatan /mesin diletakkkan di tempat berlabel, sesuai dan bertanda AWAS
bagi peralatan yang berbahaya.
Bahan yang disediakan sendiri hendaklah mempunyai pengenalan/label yang
sesuai seperti nama item, tarikh penyediaan dan tarikh luput.
Ada etika penggunaan dan PIC dilantik.
Stor Farmasi (Ubat/ bahan kimia/ reagen/ alat pakaihabis)
Suhu dan kelembapan dipantau dan direkod serta mempunyai sistem pengudaraan
baik.
Terdapat label menunjukkan seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti dan
pelan lantai serta KEWPA 7 dipamerkan.
Lantai sentiasa bersih, tiada sampah sarap, kemas dan dipantau. Ada jadual
pembersihan.
39
Susun atur item mestilah kemas, bersesuaian serta tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan / pengendalian.
Disimpan di tempat yang sesuai mengikut jenis
Ruangan/Bilik sejuk /peti sejuk/sejuk beku dengan tahap suhu bersesuaian dan
dipantau.
Setiap seksyen/kumpulan/rak dimana ubat disimpan hendaklah diberi tanda
pengenalan menggunakan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali.
Setiap item diasingkan mengikut kegunaan dan dilabelkan dengan sesuai.
Label keselamatan dipamer bagi item-item berbahaya (jika berkaitan)
Item kawalan/berharga/berbahaya hendaklah disimpan di tempat yang selamat
dan diselia oleh pegawai bertanggungjawab/diberi kuasa.
Senarai dan lokasi stok/item perlu diadakan/dipamerkan bagi memudahkan
penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan.
Mempunyai ruang/garisan untuk memisahkan antara satu item dengan item lain.
Disusun mengikut kaedah masuk dulu keluar dulu (FIFO)/ Luput dulu keluar
dulu (FEFO).
Setiap item diasingkan mengikut kegunaan dan dilabelkan dengan sesuai.
Item yang rosak/ luput diasingkan, dilabel dan tidak boleh bercampur dengan
item yang masih boleh digunakan.
Peralatan sokongan pengurusan stor berada dalam keadaan baik dan berfungsi
(contoh tangga/troli dsb).
Mempunyai sistem rekod yang sesuai (cth. kad petak) untuk merekod bahan
masuk/keluar dan perlu berada bersama item.
Tidak terdapat sampah/ sisa/ bahan yang tidak diperlukan berada di dalam stor
ini.
Ada etika penggunaan dan PIC dilantik.
40
V) KLINIKAL
i) Kawasan Klinikal(Wad/ Klinik/ Dewan Bedah/ Unit/ A&E/ Rumah
Mayat)
Persekitaran dalaman bersih, kemas dan selamat.
Pengudaraan baik dan mengikut standard(Dewan Bedah/ UPAS/ Rumah
Mayat). Suhu dipantau dan direkodkan.
Lantai sentiasa bersih, tidak berdebu dan selamat
Keadaan siling yang sempurna, tidak rosak dan tiada sawang.
Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu dan kipas.
Ada label yang menunjukkan nama dan fungsi tempat(Contoh: bilik
rawatan).
Peralatan dan perabut diletak di tempat yang betul, berlabel dan teratur.
Terdapat etika penggunaan, jadual penyelenggaraan dan kalibrasi peralatan.
Tiada sampah-sarap di sudut dinding dan di bawah peralatan/ perabot.
Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.
Klasifikasi laluan bersih dan kotor yang jelas(Dewan Bedah dan UPAS).
Tempat pembuangan sampah/ sisa klinikal/ sharp bin yang berlabel, sesuai
dan tidak berbau.
Unit pesakit(katil, loker pesakit, cardiac table dan kerusi) mempunyai pelan lantai dan etika penggunaan. Peralatan perawatan kemas, bersih dan teratur.
Barangan pesakit/ peneman tersusun rapi dan tidak menghalang tugasan
rawatan dan perawatan.
Semua keperluan perawatan yang diterima oleh pesakit dilabelkan dengan
jelas dan kemas. Contoh: Infusi Dopamine.
41
Fail unit dan Fail pesakit(folder) disusun kemas, baik, selamat, berlabel dan
senang diperolehi serta mempunyai sistem pergerakan fail.
Maklumat di papan kenyataan kemas, jelas dan terkini.
PIC dilantik bagi semua kawasan dan peralatan.
a) DAPUR
Melantik staf bertanggungjawab(PIC) bagi setiap ruang kerja dan peralatan.
Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.
Senarai inventori dan aset alih disediakan dan dipamerkan.
Lantai sentiasa bersih, kering dan selamat. Ada jadual kebersihan dan
pemantauan.
Keadaan siling yang sempurna, tidak rosak dan tiada sawang.
Permukaan premis TIDAK bersentuhan makanan : sesuai binaan dan
rekabentuk, permukaan mudah dicuci dan bersih (Kabinet, meja, dapur,
pintu, tingkap).
Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu dan kipas.
Ada label yang menunjukkan nama dan fungsi tempat(Cth: dapur kering,
dapur basah).
Kabinet/ almari/ rak dilabelkan mengikut perkakasan yang disimpan.
Ada etika penggunaan, jadual penyelenggaraan dan kalibrasi peralatan.
Ada etika penggunaan bilik atau ruang kerja dan dipamerkan.
Ada kriteria/ senarai semak pemilihan dan penyediaan bahan mentah seperti
ikan, daging dan lain-lain.
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat.
Barangan/peralatan rosak diasing, dilabel dan dilupuskan.
Letak tanda AWAS ditempat yang merbahaya, licin, peralatan tajam dan
panas.
42
Bahan mentah yang digunakan segar, tidak rosak (masam, berulat, berkulat),
tidak kemek, tidak berkarat, tidak tamat tarikh luput dan mematuhi akta
makanan.
Bekalan air/ ais adalah bersih selamat.
Staf mestilah mempunyai rekod suntikan typhoid yang tidak tamat tempoh.
Penggunaan penyepit, sudu, sarung kepala, sarung tangan, topeng muka,
apron dan kasut bertutup bagi keperluan keselamatan serta kebersihan.
Semua peralatan dan perkakas untuk penyediaan makanan hendaklah sentiasa
bersih, tidak berkarat, mudah dicuci, kalis air.
Penyimpanan peti sejuk : cukup sesuai, susunan makanan , berkeadaan bersih
, teratur dan difros (ada pemantauan suhu)
Proses menyediakan bahan mentah untuk dimasak hendaklah dilakukan di
tempat yang bersih, tinggi & kalis air.
Penyimpanan makanan yang telah dimasak hendaklah dalam bekas yang
tertutup
Makanan berisiko/ telah dimasak diletak pada suhu sesuai semasa
penyimpanan, penyediaan, pengangkutan, penghidangan
Semua makanan (Dry Stor):bersih, teratur, sesuai, berasingan dengan
makanan mudah rosak & bahan tosik.
Mengunakan sistem FIFO/FEFO
Kemudahan pencucian peralatan: sesuai binaan & rekabentuk, dijaga bersih,
mencukupi(pencucian dilakukan ditempat tinggi dan bukan di atas lantai)
Peralatan dan perkakasan hendaklah disimpan dengan bersih teratur, kemas
dan tidak sesak.
Kain lap (tuala) bersih dan penggunaan khusus
Tong sampah mencukupi, sesuai, mempunyai beg karung dan bertutup.
Sinki/ longkang/ saliran sentiasa bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa
makanan.
Ada langkah-langkah kawalan terhadap lipas, lalat dan tikus.
Detergent/ bahan kimia disimpan berasingan dari bahan makanan atau
bahan-bahan lain.
43
Ada sistem peredaran udara dan pencahayaan. Bahagian dapur perlu
dibekalkan dengan cerobong asap bagi mengeluarkan asap dari dalam
premis/ kipas lawas(exhaust fan).
b) DOBI
Melantik staf bertanggungjawab(PIC) bagi setiap ruang kerja dan peralatan.
Pelan lantai dipamerkan dengan jelas.
Senarai inventori dan aset alih disediakan dan dipamerkan.
Lantai sentiasa bersih, kering dan selamat. Ada jadual kebersihan dan
pemantauan.
Keadaan siling yang sempurna, tidak rosak dan tiada sawang.
Ada sistem peredaran udara dan pencahayaan
Ada etika penggunaan, jadual penyelenggaraan dan kalibrasi peralatan.
Ada etika penggunaan bilik/ ruang kerja dan dipamerkan.
Ada tatacara penjagaan linen, penggunaan bahan cucian dan menghilangkan
kesan kotoran.
Ada tatacara pengumpulan dan pengangkutan linen yang tercemar dan
penghantaran linen yang bersih
Ada rekod penerimaan dan penghantaran linen.
Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu dan kipas.
Letak tanda AWAS di tempat yang merbahaya, licin dan peralatan panas.
Ada label yang menunjukkan nama dan fungsi tempat(Cth: bilik basuh, bilik
ironing)
Ada tempat/ bekas pengasingan yang berlabel bagi kain kotor, bersih, elok
dan rosak.
Detergent/ bahan kimia disimpan berasingan dari bahan makanan atau
bahan-bahan lain.
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat.
44
Peralatan dan perkakasan hendaklah disimpan dengan bersih, teratur, kemas
dan selamat.
Kain linen yang bersih dilipat, disusun dan disimpan dengan kemas di dalam
almari/ bilik
VI) BENGKEL (Bengkel Mesin/Bengkel Cetak/Bengkel Komputer)
Kekemasan Umum
Lantai bilik sentiasa bersih dan selamat.
Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan dilabelkan.
Peralatan dan bahan kerja disusun dengan teratur, dilabelkan dan disimpan
di tempat yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan
semula.
Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/
barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses,
rosak, pelupusan dan lain-lain).
Mempunyai kipas lawas untuk tujuan pengalihudaraan.
PIC dilantik bagi setiap bengkel/mesin.
Mesin dan Peralatan (Workshop)
Mesin/Peralatan diletak di tempat yang sesuai (berpakir) dan selamat serta
tidak menghalang pergerakan proses kerja;
Sentiasa memastikan mesin/peralatan dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,
dan tidak berkarat kerana ia boleh menambah jangka hayat mesin;
Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya
bahan yang berbentuk cecair;
Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang
berbahaya sebagai peringatan;
Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin/peralatan
mengikut kesesuaian (jika berkenaan);
45
Mesin/Peralatan yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki
atau dilupuskan dan dilabelkan serta bertarikh;
Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan
mesin/peralatan.
Semua mesin/peralatan sentiasa digunakan mengikut standard dan fungsinya
yang betul dan dilabel.
Bahan (Workshop)
Contoh Bahan adalah seperti skru, washer, komponen elektronik, minyak
pelincir, plastik perspek dan sebagainya.
Berada di tempat yang selamat secara kemas, teratur sebelum digunakan dan
selepas digunakan dan dilabelkan.
Tiada lebihan/sisa tumpahan/baki di persekitaran kawasan dengan
pengendalian sisa/baki secara cekap dan selamat.
Tiada bahan mentah bercampur dengan barangan siap/barang lain di
kawasan operasi. Dilabel dan diasingkan dengan jelas.
Barang/Perkhidmatan Siap
Terdapat kawasan yang disediakan untuk meletak barang siap sebelum
dimasukkan ke tempat simpanan atau ke tempat penyediaan kepada
pelanggan.
Kawalan Secara Visual (Visual Control)
Penggunaan tanda/label yang sesuai untuk membezakan
aktiviti/barangan/perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam
proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).
Penggunaan poster/gambar/carta alir/visual untuk meningkatkan produktiviti
dan kualiti di tempat kerja.
46
STOR ALAT GANTI
Kaunter Stor Alat Ganti
Ruang kaunter stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut:
a) Pelan lantai stor.
b) Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail hendaklah disusun dengan kemas.
c) Sudut informasi(contoh: tatacara permohonan barang).
d) Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.
e) Jam dinding.
f) Kalendar di atas kaunter.
g) Loceng di atas kaunter.
h) Nama petugas stor beserta gambar dan jadual waktu pengeluaran stok
hendaklah dipamerkan di luar stor.
i) PIC stor perlu dilantik
Dalam Stor Alat Ganti
a) Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas.
b) Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada sampah atau barang-barang yang
tidak diperlukan.
c) Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen
barangan (mengikut tatacara pengurusan stor).
d) Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis.
e) Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut
diambil/dicapai/dicari.
f) Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor.
g) Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor.
h) Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuan atau
arahan kepada pekerja lain.
i) Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan
berfungsi(contoh: tangga dan troli).
47
j) Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti(tertakluk kepada peraturan dan
garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor
tetapi melambangkan imej korporat.
k) Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang
strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
Simpanan Barang Stor Alat Ganti
a) Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan dan laluan kakitangan stor.
b) Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar
Dulu (MDKD/FIFO).
c) Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada
seperti berikut:
Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti
bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya.
Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau
nombor atau kedua-duanya sekali. dan
Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak
diberikan satu nombor. (contoh : liquid paper botol terletak di
Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2) *Lokasi
liquid paper botol ialah di B-2B2.
Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan
sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah
dilabel untuk mudah dilihat.
Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang
sama.
Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam
bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi
hendaklah disusun dengan kemas.
Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan
yang masih boleh digunakan.
48
Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di
tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang
bertanggungjawab.
Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang
diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang
Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian). dan
Kad Petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan
barang.
Keselamatan dan Kebersihan Stor
Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut:
a. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba.
b. Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan.
c. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.
Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: system water sprinkler dan hose
reel).
Pencahayaan yang bersesuaian.
Sistem hawa dingin (contoh: thermostat sensor, return grill, defuser grill)
(jika berkenaan).
Emergency Light (jika berkenaan).
Addressable Speaker System (jika berkenaan).
Pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual.
Tanda amaran seperti “Dilarang Merokok” dan “Mudah Terbakar”
dipamerkan dengan jelas (jika berkenaan).
Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan
berlabel.
Mempunyai pelan lantai kecemasan serta pandu arah jika berlaku
kecemasan. Ada ‟Anda di sini‟.
Terdapat alat pemadam api yang tidak tamat tempoh, berfungsi, bersih dan
dilabelkan.
Pencahayaan yang bersesuaian.
49
Terdapat lampu kecemasan dan lampu tanda keluar yang berfungsi.
Pintu kecemasan berfungsi dan tiada halangan.
Tangki gas CO2 mampat dirantai (jika berkenaan).
Chemical / biological waste product dilabel(jika berkenaan).
Perakuan kelayakan guna peralatan yang termaktub dalam akta seperti
“autoclave, radiator, boiler, dan lain-lain berkaitan” dipamerkan (jika
berkenaan)
Menyediakan Biohazard spill kit dan chemical hazard spill kit (jika
berkenaan)
Staf/pelajar makmal mesti memakai kot makmal dan kasut bertutup jenis
kalis air atau yang bersesuaian dengan fungsi makmal serta alatan lindung
diri (ALD) semasa bekerja.
Rekod status immunisasi staf makmal (jika berkenaan).
PIC dilantik bagi menyelia „shower, eye wash & fire extinguishers‟ (jika
berkenaan)
Pegawai keselamatan yang berkelayakan dilantik (jika berkenaan).
Kompetensi staf untuk menjalankan tugas (rekod kompetensi berkaitan).
VII) KEMUDAHAN SUKAN DAN REKREASI
Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan
dengan baik;
Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun
kemas ketika tidak digunakan;
Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
Kemudahan tanda arah/keterangan penggunaan/ petunjuk yang disediakan
mencukupi, informatif dan efektif.
50
VIII) ASRAMA/PENGINAPAN
Semua perabot dan peralatan dalam bilik asrama tersusun kemas,
berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan
penghuni.
Peralatan/kemudahan/perabot dalam keadaan baik dan memuaskan, perabot
rosak diasingkan dan dilabel.
Kemudahan tanda arah/petunjuk disediakan di kawasan strategik untuk
kemudahan orang awam
Tiada bendasing digantung di tingkap, katil, almari dan pintu.
Lantai dalam keadaan bersih dan tidak kotor.
Peralatan dalam bilik asrama mempunyai sistem inventori dan
penyelenggaraan.
IX) BILIK MESYUARAT/BILIK OPERASI
Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang berada dalam keadaan berikut:
Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran
Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan
baik
Peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas
ketika tidak digunakan
Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan
Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik
mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board)
Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada
penyelenggaraan yang berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian
Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program
Jabatan/bahagian dan lain-lain).
White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai.
Pemadam dan marker pen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di
tempat yang disediakan.
Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.
51
Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power
supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan.
Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlulah dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang.
X) DEWAN/ BILIK KULIAH/ BILIK SEMINAR/ BILIK LATIHAN
Ada rekod penggunaan.
PIC dilantik bagi tujuan penyeliaan.
Etika penggunaan dewan hendaklah dipamerkan.
Ruang serta peralatan adalah sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak bersawang
dan tersusun.
Peralatan/ perabot dilabelkan.
Senarai peralatan (KEW PA 7) dipamerkan.
Ada tanda/label pada peralatan yang menunjukkan Hak Milik.
Pelan lantai serta pelan kecemasan dipamerkan.
Ada alat pemadam api dan rekod penyeleggaraan serta PIC dilantik.
Peralatan dipastikan sentiasa berkeadaan baik serta berfungsi dan
diselenggara.
Ada jadual pembersihan dan pemantauan.
Bilik PA Sistem
Bersih, tiada habuk, tiada sawang dan tersusun.
Peralatan berada dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
Label pada peralatan rosak dan tarikh.
Etika penggunaan bilik dan peralatan serta PIC dilantik.
Ada rekod penggunaan bilik/ peralatan.
Jadual pencucian dan pemantauan.
Perlu sediakan senarai inventori/ asset.
52
XI) PONDOK PENGAWAL
Berada dalam keadaan baik, kemas, bersih dan memuaskan
Ada sistem kawalan keluar masuk pelawat yang memuaskan
Jadual bertugas dipamerkan ditempat yang sesuai
Senarai inventori peralatan dipamerkan.
Tanda nama dan masa bertugas hendaklah dipamerkan di pondok pengawal
Etika/ peraturan kampus hendaklah dipamerkan di pondok pengawal
XII) PANTRI
Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.
Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah
digunakan.
Kerusi hendaklah dinomborkan mengikut bilangan.
Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan
seragam (mengikut kesesuaian/optional).
Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas
digunakan.
Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan
teratur di dalam almari/ rak.
Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas.
Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.
Meja makan dialas dengan pelapik plastik dan berkeadaan bersih
(digalakkan menggunakan warna korporat).
Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya
hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam
bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional).
Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau.
Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada
sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak
menyenangkan.
53
Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak
menyenangkan.
Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.
Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan,
peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan :
Dilarang merokok di dalam pantri; dan
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik
bagi menguruskan kebersihan pantri.
XIII) TEMPAT UMUM
a) Lobi Utama
Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak
berhabuk dan teratur.
Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan
boleh digunakan dengan sempurna.
Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti, Maklumat
Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada
pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskini.
Ring file putih hendaklah dilabelkan dan dikemaskini.
Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang
peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api.
Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian.
Sofa disediakan di ruang menunggu.
Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT, PINTU RINTANGAN API
tidak boleh diubah atau ditampal dengan apa-apa perkara yang
melindunginya.
Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya dan mempunyai
pegawai bertanggungjawab (PIC).
Tong sampah hendaklah diletakkan di laluan-laluan.
Tanda-tanda tunjuk arah digalakkan menggunakan warna korporat dan
diletakkan di kawasan yang strategik (bagi tanda-tanda sedia ada boleh
dikekalkan dan diselenggarakan).
54
Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran dan bau
yang tidak menyenangkan.
Pegawai keselamatan hendaklah sentiasa ada bertugas di kaunter Lobi
Utama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan.
b) Masjid/ Surau/ Bilik Solat
Ruang
Pastikan semua peralatan/ kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan dengan baik.
Sentiasa memastikan lantai/karpet tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa
bersih untuk keselesaan ramai.
Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai/ karpet ruang
solat.
Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau
digantung dengan kemas.
Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat.
Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan
jelas.
Selipar/ kasut hendaklah tersusun rapi.
Jadual waktu solat semasa sentiasa dikemaskini dan dipamerkan di ruang
yang disediakan.
Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada suis lampu/ kipas.
Jadual bertugas Imam dan Bilal dipamerkan
Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.
Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan untuk mendapatkan suasana
yang sentiasa segar.
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi tujuan
penyeliaan.
55
Peralatan Masjid
Al-Quran dan buku-buku disusun dengan teratur menggunakan keadah yang
mudah untuk disimpan dan disusun.
Ada tanda/label pada peralatan yang menunjukkan Hak Milik.
Semua peralatan perlu sentiasa bersih dan tidak berdebu.
Semua peralatan berkeadaan baik dan boleh boleh digunakan.
Peralatan yang rosak perlu dilabel dan bertarikh.
Ada etika penggunaan dan PIC bagi setiap peralatan.
Ada alat pemadam api dan rekod penyeleggaraan serta PIC (jika berkenaan).
Senarai aset/inventori yang ada di ruang solat perlu disenaraikan dan
dipamerkan.
Kain pelikat dan telekung untuk kegunaan jemaah perlu sentiasa bersih dan
tersusun.
Ada jadual pencucian dan pemantauan.
Tempat Wudhuk.
Lantai bersih bersih, tidak berdaki/ berlumut.
Tidak ada peralatan yang tidak diperlukan di atas lantai.
Ada jadual pencucian dan pemantauan.
Ada etika penggunaan dan PIC dilantik.
Ada tanda arah dan papan tanda.
Paip air sentiasa berfungsi dan lubang air tidak tersumbat.
Paip air yang rosak perlu dilabel dan bertarikh.
Loker Simpanan (jika berkenaan)
Rekod pinjaman penggunaan loker simpanan.
Rekod pergerakan kunci loker simpanan.
Kesesuaian menggunakan label/ petunjuk pada loker.
Ada etika/ peraturan penggunaan dan PIC dilantik.
56
c) Tandas/ Tandas OKU
Setiap tandas (cubical), urinal bowl, sinki dan paip air di tempat mengambil
wuduk hendaklah ditanda dengan nombor bilangannya.
Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air:
Bekas sampah; Sanitary bin (untuk bilik air wanita); Alat
pengering tangan (hand drayer); Mesin penyembur pewangi; Soap
dispenser; dan Kertas tisu.
Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering.
Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu
utama.
Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang.
Semua lampu berfungsi dengan baik.
Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak,
penyangkut seluar dan kelihatan bersih.
Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan
selamat.
Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system
berfungsi dengan sempurna.
Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan
sempurna.
Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air.
Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan
sempurna.
Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering;
Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor trap
yang tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik.
Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada
sabun.
Tisu sentiasa ada di dalam tandas.
Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas.
57
Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di
dalam bilik air.
Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkan.
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik air.
d) Lif
Lantai lif bersih, tidak berdebu, tidak basah dan tiada kekotoran serta
sampah.
Tiada kerosakan yang berlaku seperti butang penekan lif tertanggal.
Lampu di dalam lif berfungsi dengan baik.
Sistem kecemasan lif berfungsi dengan baik (contoh: loceng lif dan
mikrofon perhubung berfungsi dengan baik).
Lif sentiasa berfungsi dengan baik dan memuaskan pelanggan.
Kemudahan OKU disediakan.
Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi,
informatif dan efektif.
e) Laluan Utama/ Laluan Awam
Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan.
Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada)
disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan.
Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/ umum hendaklah disusun
dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan.
Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup.
Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa
diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.
58
XIV) KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN
a) Papan Tanda Jabatan/ Papan Tanda Arah/ Petunjuk
Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih.
Saiz yang sesuai dan senang difahami.
Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik.
Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
Papan notis yang diletakkan di sekitar kampus hendaklah sentiasa
diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.
b) Media/Bahan Pameran
Bahan media atau bahan pameran yang dipamerkan di papan notis atau
papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik,
tidak berdebu dan sentiasa bersih.
Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa.
Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti,
berimej korporat, kemas dan teratur.
Kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat
menarik perhatian pelanggan.
PIC dilantik bagi menyelia bahan pameran.
c) Hiasan Dalaman
Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat
diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan
kesihatan pekerja;
Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam
pelanggan, dasar kualiti dsb)
Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih serta
ada penyelenggaraan berkala
59
Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya
Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam
ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelengaraan
dan berfungsi dengan baik)
Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa
berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan
Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan
tidak mengancam keselamatan pekerja.
d) Tanaman Pokok
Terdapat pokok di tanam di kawasan persekitaran luar Jabatan/Bahagian;
Lanskap tanaman pokok yang menarik dan sesuai; dan
Tiada pokok yang mati/rosak disekeliling.
e) Lot Letak Kereta
Sentiasa berada dalam keadaan bersih
Petak parkir yang jelas
Tanda keluar masuk yang jelas
Tempat letak kenderaan VIP dan OKU disediakan kawasan yang sesuai dan
dilabelkan
f) Garaj Kenderaan
Pastikan lantai garaj tidak rosak, sentiasa bersih, tidak berdebu dan tiada
rumput rampai.
Peralatan di garaj sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu
dilabelkan.
60
5.0 Pelaksanaan Audit Dalaman Amalan QE/5S
5.1 Pengenalan
Audit Dalaman Amalan QE/5S perlu dilaksanakan di Kampus Kesihatan
sebagai penilaian kendiri pelaksanaan amalan QE/5S. Audit Dalaman ini
perlu dijadualkan secara berkala seperti bagi memastikan setiap bahagian
dalam organisasi mengetahui kekuatan yang ada dan membuat
penambahbaikan secara berterusan ke atas pelaksanaan amalan QE/5S di
unit masing-masing.
5.2 Tatacara Audit Dalaman
i. Membentuk kumpulan pasukan audit dalaman
Kumpulan pasukan audit dalaman perlu dibentuk untuk tujuan
mempastikan pematuhan terhadap Standard Pelaksanaan Amalan
QE/5S Kampus Kesihatan. Antara tugas dan tanggungjawab
Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman QE/5S:
Menyediakan kriteria audit dalaman QE/5S;
Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman QE/5S;
Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman
QE/5S;
Menyemak kriteria audit dalaman QE/5S dari semasa ke
semasa mengikut keperluan.
ii. Latihan Audit Amalan QE/5S
Tujuan latihan audit dalaman QE/5S adalah untuk menyebarkan
metodologi amalan QE/5S dan melatih kumpulan juruaudit
dalaman melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan
berkesan dalam urusan pengauditan amalan QE/5S.
iii. Membentuk Kriteria Audit
Kriteria audit dalaman perlu disediakan mengikut
kesesuaian unit yang akan dinilai.
Setelah menentukan pelbagai kriteria untuk diaudit,
idokumenkan dalam bentuk borang audit untuk digunakan
semasa proses audit berjalan oleh semua panel penilai.
iv. Mengaudit Prestasi Amalan QE/5S
Kumpulan Juruaudit dalaman perlu merancang aktiviti audit
secara berjadual mengikut kesesuaian masa.
Unit yang telah bersedia boleh diaudit dengan
menggunakan boring audit.
61
v. Menilai Keputusan Audit
Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh
dipamerkan di setiap sudut amalan QE/5S yang disediakan.
Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan
persaingan yang sihat antara sesama jabatan/bahagian dan
menimbulkan rasa bangga pada kumpulan yang terbabit.
vi. Menjalankan Audit Berkala
Mengadakan Audit Dalaman QE/5S dan merancang sistem
galakan serta menjalankan audit dalaman QE/5S secara
berterusan.
Mewujudkan pertandingan antara Unit untuk mengekalkan
aktiviti QE/5S dan memberi anugerah secara berkala kepada
kumpulan pemenang bagi menghargai usaha-usaha mereka
ke arah pelaksanaan QE/5S.
Mengadakan lawatan sambil belajar ke organisasi yang
mengamalkan QE/5S untuk bertukar idea bagi
menambahkan pengalaman dan meningkatkan pengetahuan
serta kreativiti.
Menganjurkan pertandingan antara Organisasi bagi
mengelakkan aktiviti QE/5S terhenti.