pra audit persekitaran berkualiti- · pdf filelaporan audit untuk ... wisma tnb, lot 14, ......

PRA AUDIT PERSEKITARAN BERKUALITI

LAPORAN AUDIT

UNTUK

Nama Organisasi: UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG

DIAUDIT OLEH

Nama : FARIDAH TAJU RAHIM MUHASLIZAWATI MOHD BAKRI

Tandatangan : ___________________

Tarikh : 17 OKTOBER 2011____

Wilayah Pantai Timur Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC)

Tingkat 7, Wisma TNB, Lot 14, Seksyen 19, Jalan Gambut

25000 Kuantan, Pahang

Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Softwarehttp://www.foxitsoftware.com For evaluation only.

2

S U L I T

PERBADANAN PRODUKTIVITI MALAYSIA

Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC) Tingkat 7, Wisma TNB,

Lot 14, Seksyen 19, Jalan Gambut 25000 Kuantan, Pahang

1. LAPORAN AUDIT

No. Ruj:

Nama Organisasi: UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG

Alamat: Pusat Pembangunan Korporat & Pengurusan Kualliti Universiti Malaysia Pahang Lebuhraya Tun Razak 26300 Gambang, Kuantan Pahang

Kriteria Penilaian: Sistem Amalan Persekitaran Berkualiti

Butiran Lawatan: Tarikh Audit:

• Penilaian Awalan • Susulan

• Penilaian Sebahagian √ • Pembaharuan Sijil

• Penilaian Penuh • Pemantauan

Diskripsi Produk/ Perkhidmatan: Perkhidmatan Kaunter


3

Ringkasan Penemuan :

• Terdapat bahagian yang menunjukan perubahan yang baik dan usaha penambahbaikan sedang berjalan tetapi terdapat juga bahagian yang perlu berusaha dengan lebih kuat bagi mendapat persijilan seperti Jabatan Bendahari dan Makmal FKKSA walaupun terdapat usaha-usaha yang telah dilakukan.

• Diantara perkara yang dikenalpasti semasa lawatan adalah seperti berikut: - Bagi Keperluan Utama, Dokumentasi seperti Pelan tindakan, rekod mesyuarat, aktiviti

latihan, audit dan promosi perlu dikemaskini dan perancangan 2012 perlu diwujudkan. Selain itu terdapat bahagian yang tiada justifikasi perlaksanaan aktiviti mengikut perancangan yang disediakan.

- Bilik Stor Pelbagai, Stor Barang dan Fail perlu diambil perhatian dari segi amalan SISIH dan SUSUN serta SAPU termasuk cara/teknik susunan item dan perlukan index untuk mudah dalam pencarian barang dan fail.

- Pantri – kreativiti boleh dipertingkatkan supaya lebih kemas dan menarik - Tempat Simpanan Alat Tulis – tingkatkan SUSUN dan teknik susunan dan indeks terutama di

Jabatan Bendahari. - Meja/Bilik Pegawai dan Kakitangan perlu dipertingkatkan dari segi SISIH, SUSUN dan

SAPU. - Idea ”Kaizen” (Penambahbaikan Berterusan) perlu diteruskan supaya menjadi budaya UMP - Tumpuan perlu kepada SENTIASA AMAL supaya amalan ini berterusan.

Dilapor oleh Juruaudit: Nama : Faridah Taju Rahim T/Tangan: Tarikh : 17 Oktober 2011

Dimaklumkan kepada pelanggan: Nama : T/Tangan: Tarikh :

Nota:

• Tempat yang di audit ialah:

1. Jabatan Pendaftar

2. Jabatan Bendahari

3. Makmal FKKSA

4. Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi (PTMK) A3&TTI

5. Jabatan Hal Ehwal Akademik & Antarabangsa (JHEAA)

6. Jabatan Hal Ehwal Pelajar & Alumni (JHEPA)

7. Pusat Kesihatan Pelajar


4

No. Rujukan:

Bil Pemerhatian/Ulasan Status (P/PT)

Universiti Malaysia Pahang perlu mengambil tindakan terhadap segala cadangan penambahbaikan dan senarai semak daripada Juruaudit seperti berikut:

FAIL Fail-fail Jawatankuasa masih kurang lengkap walaupun fail-fail tersebut telah diwujudkan. Sehubungan dengan itu, Setiap Jawatankuasa perlu melengkapkan fail-fail masing sebelum Audit Persijilan Sebenar nanti. Conton dibawah boleh digunakan sebagai panduan dalam penyediaan fail-fail Jawatankuasa masing-masing.

1.1 Fail Induk dan Aktiviti Induk (rujuk laporan Pn. Muhaslizawati)

1.2 Fail Jawatankuasa Audit (rujuk laporan Pn. Muhaslizawati)

1.3 Fail Jawatankuasa Latihan

§ Pengerusi bertanggungjawab memastikan semua kakitangan mendapat latihan 5S yang mencukupi.

§ Mempunyai Struktur yang jelas, dan senarai tugas yang jelas. § Serta memasukkan surat pelantikan ahli J/K yang baru dilantik didalam fail. § J/K Latihan boleh menilai kefahaman dari masa ke semasa dengan

membuat ujian ringkas. § Memasukkan struktur J/K Latihan § Menyatakan perancangan dengan terperinci tentang perlaksanaan latihan

yang bakal dilaksanakan dan tarikh pelaksanaan bagi setiap aktiviti dan disertakan tarikh semakan dan pindaan yang dilakukan serta disahkan oleh Jawatankuasa.

§ Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti latihan § Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal latihan § Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani § Latihan tidak semestinya perlu 2 hari berkursus, tetapi dalam bentuk

perkongsian maklumat oleh Bahagian yang cemerlang untuk sesi 1 jam. § Pengerusi perlu mengenalpasti Bahagian mana yang laksana 5S dengan

cemerlang dan mengambil amalan terbaik untuk didokumenkan dan diedar kepada Bahagian lain.

§ Nota-nota kursus boleh disimpan satu salinan untuk rujukan kakitangan § Isi Kandungan (Table of Content) perlu selari dengan aktiviti yang dilakukan § Carta Perbatuan perlu ada ”Perancangan dan Sebenar”. Seeloknya bermula

selepas pensijilan 2010, dan berakhir sekurang-kurang 2 bulan selepas jangkaan pensijilan 2011.

§ Pelan Lantai perlu ada bagi setiap Zon terlibat § Peruntukan QE perlu dibuat mengikut mesyuarat Jawatankuasa Induk § Lawatan boleh diaturkan ke organisasi yang mengamalkan 5S bagi

meningkatkan kefahaman dan kesedaran warga. § Perlu digiatkan aktiviti-aktiviti Latihan seperti ceramah dan taklimat kepada

warga baru. § Soal-selidik boleh diberikan dan diedarkan bukan sahaja kepada kakitangan

PT


5


tetapi pihak luar bagi mendapat pandangan dan gambaran berkaitan Amalan Persekitaran yang dilaksanakan di UMP. Laporan boleh disediakan berdasarkan soal-selidik tersebut dan dibentangkan dalam Mesyuarat Induk.

1.4 Fail Jawatankuasa Promosi

§ Isi Kandungan (Table of Content) perlu selari dengan aktiviti yang dilakukan § Mempunyai Struktur yang jelas, dan senarai tugas yang jelas. § Serta memasukkan surat pelantikan ahli J/K yang baru dilantik didalam fail. § Carta Perbatuan perlu ada ”Perancangan dan Sebenar”. Seeloknya bermula

selepas pensijilan 2010, dan berakhir sekurang-kurang 2 bulan selepas jangkaan pensijilan 2011.

§ Pelan Lantai perlu ada bagi setiap Zon terlibat § Peruntukan QE perlu dibuat mengikut mesyuarat Jawatankuasa Induk Bil

1/2011 § Perancangan perlu di ‘review’ sekiranya ada perubahan dan mendapatkan

kelulusan Ahli Jawatankuasa § Memasukkan dokumen berkaitan dengan aktiviti promosi § Memasukkan minit mesyuarat berkaitan hal promosi dan mesyuarat perlu

diadakan secaa berkala. § Setiap dokumen yang perlu tandatangan perlu ditandatangani § Memasukkan salinan bahan promosi seperti Bulletin, kertas edaran, dsbnya. § Perlu digiatkan aktiviti-aktiviti Promosi seperti Pertandingan antara Zon dan

lain-lain untuk menambahkan keceriaan dan semangat warga kerja di dalam membudayakan amalan QE dan dilaksanakan secara berkala.

§ Pengedaran nota Harian QE/5S dan buletin yang diadakan oleh AJK Promosi dan manual 5s serta E-sudut adalah bagus untuk meningkatkan kefahaman warga berkaitan amalan QE/5S.

PT

1. JABATAN PENDAFTAR

Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (QE) di Zon ini memuaskan. Walaubagaimanapun, untuk memantapkan lagi sistem QE, terdapat penambahbaikan dan cadangan serta senarai semak yang boleh diambil perhatian:

A. Keperluan Utama Pelaksanaan

i. Fail 5S Jabatan

Fail zon dan sudut QE telah diwujudkan walaubagaimanapun ia masih boleh ditambahbaik. Sehubungan dengan itu setiap zon perlu mengemaskini fail-fail dan Sudut QE masing-masing. Contoh dibawah boleh dijadikan sebagai panduan bagi penyediaan fail Zon dan Sudut QE.

- Meliputi perjalanan permulaan 5S di cawangan / bahagian /zon - Segala dokumen awal terbitnya perlaksanaan 5S di zon berkenaan. Surat

perlantikan ahli-ahli oleh ketua zon perlu dimasukkan kedalam fail zon jika ada yang bertukar dan digantikan dengan baru perlu dinyatakan dengan surat perlantikan yang baru dan disimpan didialam fail.

- Perlu diasingkan dokumen bagi persijilan 2010 dan 2011 dengan menggunakan


6


penanda atau Jika perlu boleh digunakan fail baru bagi persijilan 2011. - Wajib mempunyai perancangan 5S zon yang terkini serta tarikh sebenar

dilaksanakan serta perancangan selepas mendapat Persijilan 5S - Mempunyai Struktur Zon yang jelas dan menggunakan Polisi, Objektif dan Strategi

Pelaksanaan 5S yang telah dikeluarkan oleh J/K Induk - Minit mesyuarat juga perlu disimpan dan mesyuarat perlu dibuat secara berkala. - Pelan Lantai dan Senarai tugas/ ownership ahli zon perlu disimpan didalam fail - Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu ditandatangani. - Bajet bagi setiap zon boleh disediakan. - Fail ini menjadi rujukan utama oleh ahli zon - Fail ini boleh menggabungkan 3 kategori dalam fail iaitu Promosi di Zon, Latihan di

Zon dan juga Audit di Zon. Ini adalah persiapan bagi ahli di zon berkenaan laksana 5S dengan jayanya.

- Laporan audit yang lengkap dan teguran dan tindakan pembetulan semasa audit perlu disimpan dalam fail zon.

- Setiap dokumen yang disimpan di dalam fail perlu dibuat penandaan untuk memudahkan pencarian terutamanya semasa audit dijalankan dan penyimpanan dokumen.

ii. Sudut 5S

- Rekod /Aktiviti yang dijalankan perlu dipamerkan

- Adalah menarik dan berinfomatif

- Bahan promosi 5S dipamerkan

- Jadual perlaksanaan 5S di zon dipamerkan

- Mempamerkan KPI (petunjuk prestasi utama)

- Jadual latihan ahli zon

- Aktiviti 5S terdekat utama dan zon

- Maklumat amalan terbaik 5S di dalam jabatan dan luar dikongsi

- Penghargaan kepada kakitangan seperti Pelaksana 5S terbaik di Zon boleh ditampalkan

- Perlu ada PIC

- Carta organisasi Zon QE dipamerkan

- Carta Perbatuan Induk perlu ada ”Perancangan dan Sebenar”. Seeloknya bermula selepas pensijilan Fasa I, dan berakhir sekurang-kurangnya 2 bulan selepas jangkaan pensijilan Fasa II

- Pelan Lantai perlu ada bagi setiap Zon terlibat

- Keputusan audit terakhir dan ringkasan laporan audit keseluruhan (berbentuk graf) bagi semua zon terlibat perlu dipamerkan

- Gambar/rekod penambahbaikan perlu dikemaskini

B. Ruang Pejabat

- Ruang kerja warga & laci meja perlu dikemaskan dan disusun mengikut

kriteria QE. Pastikan tiada barang yang bercampur dan masing-masing berada di tempat tersendiri.

PT


7


- Perlu dipastikan Meja/Bilik Pegawai dan Kakitangan sentiasa diamalkan dari segi SISIH, SUSUN dan SAPU.

- Perlu digiatkan aktiviti Kaizen dan Inovasi memandangkan ini Fasa II pelaksanaan.

- Perlu dipastikan setiap bilik dan kawasan perlu mempamerkan PIC (Person-incharge) dengan meletakkan gambar, dan nama. Selain itu, kawasan yang kritikal perlu diletakkan no telefon untuk mudah dihubungi.

- Elakkkan terlalu banyak tagging ”peribadi” dan pelbagai. - Plug atau suis yang lebih dari satu perlu dilabelkan - Rekod Aset bagi setiap bilik dan peralatan perlu sentiasa dikemaskini dan

bilangannya perlu sama dengan rekod aset yang dicatatkan - Sistem rekod untuk merekod bahan yang diambil perlu sentiasa

dikemaskini. - ”Notice Board” boleh dikategorikan mengikut keperluan bagi

memudahkan bagi mempamerkan maklumat. - Perlu dipastikan Label yang hampir tercabut atau tertanggal perlu

dikemaskini semula (jika ada). - Perlu sentiasa memastikan lantai, peralatan dan perabot dalam keadaan

kemas, bersih dan tidak berdebu. - Etika di setiap bilik perlu dipamerkan bagi peringatan kepada warga. - Jadual Penyelenggaraan seperti Mesin fotostat dan peralatan pejabat

serta Air-Cond boleh disediakan bagi tujuan pemantauan.

C. Perkhidmatan Kaunter

- Kaunter perlu dipastikan sentiasa kemas dan teratur terutama di ruang pelanggan dan operasi

- Nama PIC yang bertugas di kaunter boleh disediakan untuk tujuan pengenalan

- Carta Alir sesuatu perkhidmatan boleh dipamerkan atau dijadikan buku sebagai rujukan bagi kemudahan pegawai yang bertugas dikaunter dan pelanggan

- Kalau perlu boleh disediakan Carta Alir bagi panduan Pelanggan berkaitan Perkhidmatan yang disediakan di Kaunter

P

D. Tempat Simpanan

i. Bilik Fail/alat tulis/Operasi - Fail yang belum dilabelkan perlu dilabel. Fail perlu disusun dengan

teratur dengan menggunakan tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi.

- Peralatan dan barangan didalam stor perlu disusun dan dilabel mengikut kategori

- Rekod bagi peralatan dan barangan di stor dan fail perlu sentiasa dikemaskini

- Bilik Fail adalah kemas dan teratur tapi boleh ditambahbaik dengan dilaksana satu sistem susunatur yang kemas dan bersistematik untuk


8


memudahkan pencarian dan keluar masuk fail (tracibility). - Jika perlu boleh disediakankan pelan lantai bagi stor dan bilik fail bagi

memudahkan pencarian barang didalam stor atau bilik fail tersebut dan ditampal di tempat yang mudah di lihat dan jelas dari segi saiznya.

- Kabinet / almari tertutup yang belum dillabelkan perlu dilabelkan untuk mengetahui isi kandungan di dalam bagi memenuhi kriteria ”transparent”.

- Bilik Surat menyurat boleh dipertingkatkan dari segi Susunan.

- Perlu dipastikan tiada barang yang rosak dan tidak diperlukan disimpan didalam stor, bilik fail dan kabinet besi.

- Lantai dan lampu perlu dalam keadaan bersih dan tidak berdebu.

E. Tempat Umum

i. Tandas - Perlu pastikan pekerja / kontraktor membersihkan tandas mengikut jadual - Tandas perlu dipastikan dilantik PIC.

ii. Bilik Mesyuarat - PIC perlu dilantik. - Etika dan peraturan di dalam bilik perbincangan / mesyuarat perlu

disediakan. - Peralatan disusun dengan kemas. Peralatan dalam bilik mesyuarat perlu

dalam keadaan baik dan mencukupi. - Pastikan senarai aset yang disediakan adalah yang terkini dan disemak.

iii. Pantri - Pantri adalah kemas dan teratur tetapi perlu dipastikan susunan barangan

di dalam kabinet dilabelkan sesuai dengan barangan yang terdapat didalamnya dan peralatan dan barangan tersebut perlu berada dalam baik.

- Pastikan Person In charge dilantik - Etika di pantri disediakan bagi peringatan kepada warga kerja. - Sediakan maklumat berinfomatif kepada warga.

2. JABATAN BENDAHARI Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (QE) di Zon ini memuaskan. Walaubagaimanapun, untuk memantapkan lagi sistem QE, terdapat penambahbaikan dan cadangan serta senarai semak yang boleh diambil perhatian:


i. Fail 5S Jabatan

Fail zon dan sudut QE telah diwujudkan walaubagaimanapun ia masih boleh ditambahbaik. Sehubungan dengan itu setiap zon perlu mengemaskini fail-fail dan Sudut QE masing-masing. Contoh dibawah boleh dijadikan sebagai panduan bagi penyediaan fail Zon dan Sudut QE.

PT


9




- Perlu diasingkan dokumen bagi persijilan 2010 dan 2011 dengan menggunakan penanda atau Jika perlu boleh digunakan fail baru bagi persijilan 2011.

- Wajib mempunyai perancangan 5S zon yang terkini serta tarikh sebenar dilaksanakan serta perancangan selepas mendapat Persijilan 5S

- Mempunyai Struktur Zon yang jelas dan menggunakan Polisi, Objektif dan Strategi Pelaksanaan 5S yang telah dikeluarkan oleh J/K Induk

- Minit mesyuarat juga perlu disimpan dan mesyuarat perlu dibuat secara berkala. - Pelan Lantai dan Senarai tugas/ ownership ahli zon perlu disimpan didalam fail - Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu ditandatangani. - Bajet bagi setiap zon boleh disediakan. - Fail ini menjadi rujukan utama oleh ahli zon - Fail ini boleh menggabungkan 3 kategori dalam fail iaitu Promosi di Zon, Latihan di



- Setiap dokumen yang disimpan di dalam fail perlu dipastikan dibuat penandaan untuk memudahkan pencarian terutamanya semasa audit dijalankan dan penyimpanan dokumen.

iii. Sudut 5S

- Rekod /Aktiviti yang dijalankan perlu dipamerkan - Adalah menarik dan berinfomatif - Bahan promosi 5S dipamerkan - Jadual perlaksanaan 5S di zon dipamerkan - Mempamerkan KPI (petunjuk prestasi utama) - Jadual latihan ahli zon - Aktiviti 5S terdekat utama dan zon - Maklumat amalan terbaik 5S di dalam jabatan dan luar dikongsi - Penghargaan kepada kakitangan seperti Pelaksana 5S terbaik di Zon - Perlu ada PIC - Carta organisasi Zon QE - Carta Perbatuan Induk perlu ada ”Perancangan dan Sebenar”. Seeloknya

bermula selepas pensijilan Fasa I, dan berakhir at least 2 bulan selepas jangkaan pensijilan Fasa II

- Pastikan Pelan Lantai terkini perlu ada bagi setiap Zon terlibat - Keputusan audit terakhir dan ringkasan laporan audit keseluruhan (berbentuk

graf) bagi zon terlibat perlu dipamerkan - Gambar/rekod penambahbaikan perlu dikemaskini

PT

B. Ruang Pejabat

- Ruang kerja warga & laci meja perlu dikemaskan dan disusun mengikut kriteria QE. Pastikan tiada barang yang bercampur dan masing-masing berada di tempat tersendiri.

PT


10


- Perlu dipastikan Meja/Bilik Pegawai dan Kakitangan sentiasa diamalkan dari segi SISIH, SUSUN dan SAPU.

- Perlu digiatkan aktiviti Kaizen dan Inovasi memandangkan ini Fasa II pelaksanaan.


- Elakkkan terlalu banyak tagging ”peribadi” dan pelbagai. - Plug atau suis yang lebih dari satu perlu dilabelkan. - Rekod Aset bagi setiap bilik dan peralatan perlu sentiasa dikemaskini dan

bilangannya perlu sama dengan rekod aset yang dicatatkan - Sistem rekod untuk merekod bahan yang diambil perlu sentiasa dikemaskini. - ”Notice Board” boleh dikategorikan mengikut keperluan bagi memudahkan

bagi mempamerkan maklumat. - Perlu dipastikan Label yang hampir tercabut atau tertanggal perlu dikemaskini

semula (jika ada). - Perlu sentiasa memastikan lantai, peralatan dan perabot dalam keadaan

kemas, bersih dan tidak berdebu. - Etika disetiap bilik perlu dipamerkan bagi peringatan kepada warga. - Jadual Penyelenggaraan seperti Mesin fotostat dan peralatan pejabat serta

Air-Cond boleh disediakan bagi tujuan pemantauan.

C. Tempat Simpanan

i. Kabinet Alat Tulis

- Rekod baki alat tulis perlu ditambahbaik

- Peralatan masih ada yang tidak dilabel dan disusun mengikut kategori.

- Rekod bagi peralatan dan barangan di dalam kabinet alat tulis perlu sentiasa dikemaskini

ii. Stor Peralatan / simpanan/fail dan dokumen

- Perlu lebihkan aktiviti sisih, susun dan sapu dengan diadakan gotong royong dengan menyisih barang-barang yang tidak perlu

- Susunan Kotak seperti dokumen tender perlu kemas dan dilabelkan bagi setiap kotak untuk mudah dikenalpasti kandungan didalam kotak tersebut. Mungkin boleh disediakan rak bagi barang-barang tersebut serta boleh disimpan mengikut kategori. Contohnya mengikut jabatan atau tahun dan sebagai dengan mengikut kesesuaian.

- Bilik Fail adalah kemas dan teratur tapi boleh ditambahbaik dengan dilaksana satu sistem susunatur yang kemas dan bersistematik untuk memudahkan pencarian dan keluar masuk fail (tracibility).

- Rekod bagi fail dan indeks fail perlu sentiasa dikemaskini - Jika perlu boleh diadakan pelan lantai bagi bilik bagi memudahkan

pencarian fail tersebut dan ditampal di tempat yang mudah di lihat dan jelas dari saiznya.

- Kabinet / almari tertutup yang yang digunakan tapi belum dillabelkan perlu dilabelkan untuk mengetahui isi kandungan di dalam bagi memenuhi kriteria ”transparent”.

PT

PT


11


- Perlu dipastikan tiada barang yang rosak dan tidak diperlukan disimpan didalam bilik fail dan kabinet besi.


E. Tempat Umum

ii. Ruang Tamu

- Perlu sentiasa memastikan lantai, peralatan dan perabot dalam keadaan kemas, bersih dan tidak berdebu

ii. Tandas

- Perlu pastikan pekerja / kontraktor membersihkan tandas mengikut jadual - Tandas perlu dipastikan dilantik PIC.

P

3. JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI (JHEPA)



i. Fail 5S Jabatan Fail zon dan sudut QE telah diwujudkan walaubagaimanapun ia masih boleh ditambahbaik. Sehubungan dengan itu setiap zon perlu mengemaskini fail-fail dan Sudut QE masing-masing. Contoh dibawah boleh dijadikan sebagai panduan bagi penyediaan fail Zon dan Sudut QE.








- Laporan audit yang lengkap dan teguran dan tindakan pembetulan semasa audit

PT

PT


12


perlu disimpan dalam fail zon. - Setiap dokumen yang disimpan di dalam fail perlu dipastikan dibuat penandaan

untuk memudahkan pencarian terutamanya semasa audit dijalankan dan penyimpanan dokumen.

ii. Sudut 5S









- Jika perlu boleh ditampalkan penghargaan kepada kakitangan seperti Pelaksana 5S terbaik di Zon

- Perlu ada PIC

- Carta organisasi Zon QE

- Carta Perbatuan Induk perlu ada ”Perancangan dan Sebenar”. Seeloknya bermula selepas pensijilan Fasa I, dan berakhir at least 2 bulan selepas jangkaan pensijilan Fasa II

- Pastikan Pelan Lantai terkini perlu ada bagi setiap Zon terlibat

- Keputusan audit terakhir dan ringkasan laporan audit keseluruhan (berbentuk graf) bagi zon terlibat perlu dipamerkan


B. Ruang Pejabat

- Peralatan atau ruang kerja perlu kemas dan disusun dengan rapi dan disediakan tempat khas bagi setiap peralatan yang digunakan dan dilabelkan bagi kemudahan warga mencari dan mengembalikan barang tersebut ditempatnya.

- Fail perlu dipastikan dilabel bagi memudahkan pencarian fail yang diperlukan


- Elakkkan terlalu banyak tagging ”peribadi” dan pelbagai.

- Barang / Peralatan yang ada didalam kabinet perlu disish dan dibuang sekiranya tidak digunakan

- Plug atau suis yang lebih dari satu perlu dilabelkan.

- Rekod Aset bagi setiap bilik dan peralatan perlu sentiasa dikemaskini dan bilangannya perlu sama dengan rekod aset yang dicatatkan

- Sistem rekod untuk merekod bahan yang diambil perlu sentiasa dikemaskini.

- ”Notice Board” boleh dikategorikan mengikut keperluan bagi memudahkan bagi mempamerkan maklumat.

PT


13


- Perlu dipastikan Label yang hampir tercabut atau tertanggal perlu dikemaskini semula (jika ada).

- Perlu sentiasa memastikan lantai, peralatan dan perabot dalam keadaan kemas, bersih dan tidak berdebu.

- Etika disetiap bilik perlu dipamerkan bagi peringatan kepada warga.

- Jadual Penyelenggaraan seperti Mesin fotostat dan peralatan pejabat serta Air-Cond boleh disediakan bagi tujuan pemantauan


- Kaunter perlu dipastikan sentiasa kemas dan teratur terutama di ruang pelanggan dan operasi




PT

D. Tempat Simpanan

i. Bilik Fail

- Lantai Bilik Fail perlu sentiasa dibersihkan

- Fail lupus perlu disusun dan dilabelkan

- Fail aktif sediakan rekod pengambilan fail

ii. Bilik Cenderamata

- Kemas dan tersusun dan terdapat label bagi setiap rak

- Rekod penyimpanan dan pengeluaran barang cenderamata perlu sentiasa dikemaskini.

iii. Stor Alat tulis

- Rekod baki alat tulis perlu sentiasa dikemaskini


- Jika perlu boleh diadakan pelan lantai bagi bilik bagi memudahkan pencarian barang dan ditampal di tempat yang mudah di lihat dan jelas dari saiznya.

E. Tempat Umum

i. Tandas

- Perlu pastikan pekerja / kontraktor membersihkan tandas mengikut jadual

ii. Surau - Surau adalah bersih dan kemas tetapi boleh di pertingkatkan lagi dengan

dipamerkan maklumat yang berinformatif kepada warga.

- Boleh disediakan informasi bagi warga kerja


14


iii. Ruang Tetamu

- Kemas

- Barang / Peralatan yang ada didalam kabinet perlu disish dan dibuang sekiranya tidak digunakan

iv. Pantri - Pantri adalah kemas dan teratur tetapi perlu dipastikan susunan barangan di dalam

kabinet dilabelkan sesuai dengan barangan yang terdapat didalamnya dan peralatan dan barangan tersebut perlu berada dalam baik.

- Pastikan Person In charge dilantik

- Etika di pantri disediakan bagi peringatan kepada warga kerja.

- Sediakan maklumat berinfomatif kepada warga.

v. Bilik Mesyuarat - PIC perlu dilantik. - Etika dan peraturan di dalam bilik perbincangan / mesyuarat perlu disediakan. - Peralatan disusun dengan kemas. Peralatan dalam bilik mesyuarat perlu dalam

keadaan baik dan mencukupi. - Pastikan senarai aset yang disediakan adalah yang terkini dan disemak.

4. MAKMAL FKKSA Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (QE) di Zon ini memuaskan. Walaubagaimanapun, untuk memantapkan lagi sistem QE, terdapat penambahbaikan dan cadangan serta senarai semak yang boleh diambil perhatian:

A. Keperluan Utama Pelaksanaan Fail zon dan sudut QE telah diwujudkan walaubagaimanapun ia masih boleh ditambahbaik. Sehubungan dengan itu setiap zon perlu mengemaskini fail-fail dan Sudut QE masing-masing. Contoh dibawah boleh dijadikan sebagai panduan bagi penyediaan fail Zon dan Sudut QE.

i. Fail 5S Jabatan - Meliputi perjalanan permulaan 5S di cawangan / bahagian /zon - Segala dokumen awal terbitnya perlaksanaan 5S di zon berkenaan. Surat

perlantikan ahli-ahli oleh ketua zon perlu dimasukkan kedalam fail zon jika ada yang bertukar dan digantikan dengan baru perlu dinyatakan dengan surat perlantikan yang baru dan disimpan didalam fail.




- Minit mesyuarat juga perlu disimpan dan mesyuarat perlu dibuat secara berkala.

PT


15


- Pelan Lantai dan Senarai tugas/ ownership ahli zon perlu disimpan didalam fail - Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu ditandatangani. - Bajet bagi setiap zon boleh disediakan. - Fail ini menjadi rujukan utama oleh ahli zon - Fail ini boleh menggabungkan 3 kategori dalam fail iaitu Promosi di Zon, Latihan di




ii. Sudut 5S









- Penghargaan kepada kakitangan seperti Pelaksana 5S terbaik di Zon

- Perlu ada PIC






PT

P

B. Ruang Pejabat

- Peralatan atau ruang kerja perlu kemas dan disusun dengan rapi dan disediakan tempat khas bagi setiap peralatan yang digunakan dan dilabelkan bagi kemudahan warga mencari dan mengembalikan barang tersebut ditempatnya.

- Fail perlu dipastikan dilabel bagi memudahkan pencarian fail yang diperlukan




- Rekod Aset bagi setiap bilik dan peralatan perlu sentiasa dikemaskini dan

P


16


bilangannya perlu sama dengan rekod aset yang dicatatkan






- Wayar di bilik makmal komputer perlu diikat dan disusun dengan kemas serta diletakkan etika sebagai peringatan.

- Jadual Penyelenggaraan seperti Mesin fotostat dan peralatan pejabat serta Air-Cond dan barang-barang dimakmal boleh disediakan bagi tujuan pemantauan

C. Tempat Simpanan

i. Stor

- Perlu lebihkan aktiviti sisih, susun dan sapu

- Gunakan ruang yang ada secara optimum dan perlu dilabelkan bagi senang bagi penyimpanan dan pengambilan barang

- Boleh diadakan gotong royong sesama warga

- Senarai peralatan dan barangan yang ada didalam stor perlu dibuat senarai/petunjuk bagi memudahkan pencarian barang tersebut.

- Rekod bagi peralatan dan barangan di stor perlu dikemaskini

ii. Bilik Fail - Perlu lebihkan aktiviti sisih, susun dan sapu - Terdapat rak fail yang perlu dilabelkan - Rekod bagi fail perlu dikemaskini

iii. Bilik Makmal

- Peralatan atau ruang makmal perlu kemas dan disusun dengan rapi dan disediakan tempat khas bagi setiap peralatan yang digunakan dan dilabelkan bagi kemudahan warga dan pengguna mencari dan mengembalikan barang tersebut ditempatnya.

- Etika di setiap bilik makmal perlu dipamerkan bagi peringatan kepada warga dan pengguna.

PT


17


E. Tempat Umum

i. Tandas


ii. Pantri - Pantri adalah kemas dan teratur tetapi perlu dipastikan susunan barangan

di dalam kabinet dilabelkan sesuai dengan barangan yang terdapat didalamnya dan peralatan dan barangan tersebut perlu berada dalam baik.

- Pastikan Person In charge dilantik

- Etika di pantri disediakan bagi peringatan kepada warga kerja.

- Sediakan maklumat berinfomatif kepada warga.

P

5. JABATAN HAL EHWAL AKADEMIK & ANTARABANGSA (JHEAA)












- Setiap dokumen yang disimpan di dalam fail perlu dipastikan dibuat penandaan

PT

PT

PT


18


untuk memudahkan pencarian terutamanya semasa audit dijalankan dan penyimpanan dokumen.

ii. Sudut 5S










- Perlu ada PIC






B. Ruang Pejabat

- Setiap Peralatan dan Bilik perlu diletak PIC

- Peralatan atau ruang kerja perlu kemas dan disusun dengan rapi dan disediakan tempat khas bagi setiap peralatan yang digunakan dan dilabelkan bagi kemudahan warga mencari dan mengembalikan barang tersebut ditempatnya kerana masih terdapat barang yang bercampur.

- Masih terdapat fail yang tidal dilabel









P


19




- Kaunter adalah kemas tetapi terdapat barang yang tidak diperlu yang boleh disisih atau disimpan ditempat lain




P

D. Tempat Simpanan

i. Stor Peralatan / simpanan/fail dan dokumen

- Perlu lebihkan aktiviti sisih, susun dan sapu dengan diadakan gotong royong dengan menyisih barang-barang yang tidak perlu

- Susunan Kotak seperti dokumen tender perlu kemas dan dilabelkan bagi setiap kotak untuk mudah dikenalpasti kandungan didalam kotak tersebut. Mungkin boleh disediakan rak bagi barang-barang tersebut serta boleh disimpan mengikut kategori. Contohnya mengikut jabatan atau tahun dan sebagai dengan mengikut kesesuaian.


- Rekod bagi fail dan indeks fail perlu sentiasa dikemaskini - Jika perlu boleh diadakan pelan lantai bagi bilik bagi memudahkan

pencarian fail tersebut dan ditampal di tempat yang mudah di lihat dan jelas dari saiznya.

- Kabinet / almari tertutup yang yang digunakan tapi belum dillabelkan perlu dilabelkan untuk mengetahui isi kandungan di dalam bagi memenuhi kriteria ”transparent”.



P

P

E. Tempat Umum

i. Tandas


ii. Ruang Tamu



20


iii. Bilik Mesyuarat - PIC perlu dilantik. - Etika dan peraturan di dalam bilik perbincangan / mesyuarat perlu



6. PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI (PTMK) A3&TTI













P


21


ii. Sudut 5S










- Perlu ada PIC






B. Ruang Pejabat

- Laci warga boleh ditambahbaik dan dikemaskan lagi dan perlu dilabel mengikut kesesuaian


- Peralatan atau ruang kerja perlu kemas dan disusun dengan rapi dan disediakan tempat khas bagi setiap peralatan yang digunakan dan dilabelkan bagi kemudahan warga mencari dan mengembalikan barang tersebut.

- Senarai Aset perlu sama dengan bilangan sebenar setiap bilik dan makmal komputer

- Peralatan yang gunasama dan sentiasa bergerak saja yang perlu diletakkan parking.









22








P

D. Tempat Simpanan

i. Stor Peralatan ICT dan Media


- Rekod bagi peralatan dan barangan di stor perlu dikemaskini

- Stor dan tempat pelupusan peralatan ICT mesti disediakan tempat khas dan disediakan senarai peralatan yang akan dilupuskan.

- Proses pelupusan barang ICT perlu dilakukan dengan segera bagi memastikan ruang penyimpanan barang tersebut dapat dikurangkan.

ii. Bilik Fail/alat tulis/Operasi - Fail yang belum dilabelkan perlu dilabel. Fail perlu disusun dengan

teratur dengan menggunakan tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi.


- Rekod bagi peralatan dan barangan di stor dan fail perlu sentiasa dikemaskini


- Jika perlu boleh disediakankan pelan lantai bagi stor dan bilik fail bagi memudahkan pencarian barang didalam stor atau bilik fail tersebut dan ditampal di tempat yang mudah di lihat dan jelas dari segi saiznya.

- Kabinet / almari tertutup yang belum dillabelkan perlu dilabelkan untuk mengetahui isi kandungan di dalam bagi memenuhi kriteria ”transparent”.



P


23


iii. Bilik Server - Perlu dipastikan tiada barang yang rosak dan tidak diperlukan disimpan

didalam bilik ini. Peralatan yang perlu dilupuskan perlu diambil tindakan segera.


E. Tempat Umum

i. Tandas


ii. Ruang Tamu





P

7. PUSAT KESIHATAN PELAJAR









- Minit mesyuarat juga perlu disimpan dan mesyuarat perlu dibuat secara berkala.

P


24


- Pelan Lantai dan Senarai tugas/ ownership ahli zon perlu disimpan didalam fail - Pastikan segala dokumen yang memerlukan tandatangan, perlu ditandatangani. - Bajet bagi setiap zon boleh disediakan. - Fail ini menjadi rujukan utama oleh ahli zon - Fail ini boleh menggabungkan 3 kategori dalam fail iaitu Promosi di Zon, Latihan di




ii. Sudut 5S










- Perlu ada PIC





- Gambar/rekod penambahbaikan perlu dikemaskini.

B. Ruang Pejabat

- Laci warga boleh ditambahbaik dan dikemaskan lagi dan perlu dilabel mengikut kesesuaian


- Peralatan atau ruang kerja perlu kemas dan disusun dengan rapi dan disediakan tempat khas bagi setiap peralatan yang digunakan dan dilabelkan bagi kemudahan warga mencari dan mengembalikan barang tersebut.

- Senarai Aset perlu sama dengan bilangan sebenar setiap bilik dan makmal komputer

- Peralatan yang gunasama dan sentiasa bergerak saja yang perlu diletakkan parking.

P


25















P

D. Tempat Simpanan

i. Stor Alat Tulis

- Gunakan ruang yang ada secara optimum dan perlu dilabelkan bagi senang bagi penyimpanan dan pengambilan barang

ii. Stor Ubat


- Rekod bagi peralatan dan barangan di stor perlu sentiasa dikemaskini

- Boleh disediakan pelan lantai stor bagi memudahkan pencarian ubat

iii. Rail Fail Kakitangan dan Pelajar - Terdapat fail yang perlu dilabelkan - Rekod bagi fail perlu dikemaskini - Kabinet / almari tertutup yang belum dilabelkan perlu dilabelkan untuk

mengetahui isi kandungan di dalam bagi memenuhi kriteria ”transparent”.



P


26


E. Tempat Umum

i. Tandas


ii. Ruang Tamu





iv. Bilik Rawatan

- Perlu sentiasa kemas dan teratur serta dalam keadaan bersih dan tidak berdebu.

- Peralatan disediakan tempat khas bagi setiap peralatan yang digunakan dan dilabelkan bagi kemudahan warga mencari dan mengembalikan barang tersebut ditempatnya.

- Etika di setiap bilik rawatan perlu dipamerkan bagi peringatan kepada warga dan pengguna.

P

Nota: P : Pemerhatian

PT : Perlu Tindakan Pembetulan


pra audit persekitaran berkualiti- · pdf filelaporan audit untuk ... wisma tnb, lot 14, ......

Documents