borang laporan audit internal no 0040010800 audit...

(1) Nomer temuan (2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (3) Bidang yang diaudit (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan (6) Tanggal waktu penyelesaian (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (8) Status Akhir: open, closed

Halaman 1 dari 6

BORANG LAPORAN AUDIT INTERNAL No 0040010800

AUDIT INTERNAL MUTU Juni-Juli 2012 FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Siklus : Siklus 11 Tahun 2012

Catatan :

1. temuan 1-4 hasil dari AIM Siklus 10

2. temuan 5-10 hasil dari first Survaillence 2012

Auditor : 1. Sudarto (SDT)

2. Sri Karindah (SKD)

3. Rina Rachmawati (RRI) 4. Hagus Tarno (HGT)

5. Nur Baladina(NBD) 6. Dwi Retno Andriani (DRA)

Tanda tangan Ketua Auditor :

Tanggal : Mei-Juli 2012 Auditee : Fakultas Pertanian Universitas

Brawijaya

Tanda tangan Auditee :

No. Temuan

Tanggal Temuan

Kategori Temuan

dan Status

Temuan

Status Temuan

Auditor Teraudit

Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai

Verifikasi Status Akhir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

1. 07-03-12 Open New ALS Dekan Tinjauan Manajemen Agenda Tinjauan Manajemen belum termasuk Tinjauan Manajemen Sebelumnya. Pembahasan tindakan perbaikan atas temuan ISO stage 2 dan AIM siklus 9 belum masuk dalam rekaman Tinjauan Manajemen serta Kepuasan Pelanggan.

Tinjauan Manajemen disusun dengan memasukkan Tinjauan Manajemen sebelumnya berikut hasil pembahasan atas temuan ISO Stage 2 dan AIM Siklus 10

2 Bln Telah dilakukan perbaikan tinjauan manajemen

Closed

2. 07-03-12 OBs New ALS Dekan Tinjauan Manajemen Tinjauan manajemen lebih dari 1 kali setahun paling tidak bisa membahas keluahan dan kepuasan mahasiswa tiap akhir perkulihan

Tinjauan Manajemen di agendakan 2 kali dalam setahun d engan minimal pembahasan adalah kepuasan mahasiswa tiap akhir

Tinjauan Manajemen telah dilakukan 2 kali dalam setahun

Closed


Halaman 2 dari 6


Catatan :




2. Sri Karindah (SKD) 3. Rina Rachmawati (RRI)

4. Hagus Tarno (HGT) 5. Nur Baladina(NBD)

6. Dwi Retno Andriani (DRA)



Brawijaya


No. Temuan

Tanggal Temuan

Kategori Temuan

dan Status

Temuan

Status Temuan

Auditor Teraudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

semester

3. 07-03-12 Obs New ALS Dekan MP Pengendalian Dokumen

Pada perubahan MP Pengendalian juga tolong disebutkan secara eksplisit bukan hanya dokumen internal tetapi juga eksternal.

Akan direvisi 1 Bln Pada MP Pengendalian dokumen sudah disebutkan secara eksplisit dok Internal dan eksternal

closed

4. 07-03-12 New New ALS Dekan Standar 7 Fakultas standar 7 FP yang tidak memenuhi standar adalah Butir 7.4.5 nilai 1 karena belum data belum masuk ke borang; Butir 7.5.2 nilai 2 tentang jumlah dosen yang menulis buku ajar

Akan dilengokapi 2 hari Telah dilengkapi dan dikirim ke PJM closed

5. 9-11 Mei-

2012

KTS/ - Anton Dekan Tinjauan Manajemen

(5.6)

- Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2008.

- Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut

Perbaikan tinjaun manajemen dan melengkapi bukti tindakan perbaikannya

Telah dilakukan perbaikan tinjauan manajemen, berikut bukti tindakan koreksi


Halaman 3 dari 6


Catatan :









Brawijaya


No. Temuan

Tanggal Temuan

Kategori Temuan

dan Status

Temuan

Status Temuan

Auditor Teraudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya.

6. 9-11-

2012

KTS KTS Anton Dek

an

- Kepuasan Pelanggan

(8.2.1)

Analisis Data (8.4.a)

- Belum ada metode untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback). Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan.

- Belum dilakukan pengukuran dan analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk belum adanya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan.

Sudah ada metode umpan balik, evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluahan

closed

7 9-11 Mei

2012

KTS New Anton Dekan Infrastruktur (6.3) - Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan sarana-prasarana (asset maintenance).

Sudah ada MP Penganggaran pemeliharaan dan perbaikan prasarana umum. Dokumen berada di Sub Bag Umum

8 9-11 Mei KTS Open Anton Dekan Pengendalian Dokumen Belum ada metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi

Sudah ada di

http://gjm.fp.ub.ac.id/documents/doc/pemeliharaan.pdf





Halaman 4 dari 6


Catatan :









Brawijaya


No. Temuan

Tanggal Temuan

Kategori Temuan

dan Status

Temuan

Status Temuan

Auditor Teraudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

2012 (4.2.3)

Pengendalian Rekaman

(4.2.4)

dan disposisi rekaman/dokumen/arsip. bagian kearsipan

9 9-11 Mei

2012

KTS New Anton Dekan Sasaran Mutu (5.4.1) Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu)

Sudah ada evaluasi capaian indikator kinerja unit kerja. Saat ini sedang dirancang evaluasi capaian indikator thd stakeholder dan penelitian

10 9-11 Mei

2012

KTS New Anton Dekan Perencanaan (5.4)

SDM (6.2.2)

Infrastruktur (6.3)

- Terkait kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM). Belum semua perencanaan PBM sesuai dengan pelaksanaan, termasuk belum adanya mekanisme evaluasi terhadap PBM.

- Requirement (persyaratan) SDM terkait PBM belum ditetapkan, serta belum adanya evaluasi kinerja SDM

Pada umumnya

pelaksanaan PBM

sudah sesuai

dengan

perencanaan.

Persyaratan SDM, evaluasi dan


Halaman 5 dari 6


Catatan :









Brawijaya


No. Temuan

Tanggal Temuan

Kategori Temuan

dan Status

Temuan

Status Temuan

Auditor Teraudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

dan tindak lanjutnya. - Sarana-prasarana terkait PBM belum

sepenuhnya optimal digunakan, termasuk belum adanya program/penetapan untuk memelihara sarana-prasarana tersebut.

tindak lanjutan sudah ada mekanismenya.

11 06-06-12 Obs New NBD-RRI Dekan MPRekruitmen Dosen &Tenaga Administrasi

- Bagan Alir tidak sesuai dengan prosedur yang baru.

- Definisi Pelamar dosen dan Karyawan ,Tim Penyusun kurang lengkap

Sudah diperbaiki dan diunggah

20 Juli 25 Juli Closed

12 25 -07-12 Obs New NBD-RRI Dekan MP Pengendalian Dokumen

- Tabel 3, 4 dan 5 Tidak diisi dengan lengkap

Sudah diperbaiki dan di unggah

25 Juli 25 Juli Closed

13.

23 -05-12 Kts New HGT-SKD-DRA

Dekan MM. 4.6 Sistem Dokumen dan Audit

- Tidak ada daftar MP wajib dan rujukan MP proses bisnis

Sudah diperbaiki dan dibuat daftar rujukan MP proses bisnis

30 Mei 30 Mei Closed

14. 23- Mei KTS New HGT-SKD-DRA

Dekan MM. 6.2 Sumber Daya Manusia

- Tidak ada uraian tentang penyediaan sumberdaya manusia (SDM) sesuai kompetensi berdasarkan CV, job analisis dan peningkatan kompetensi belum

Mekanisme penyediaan sumber daya manusia sudah dicantumkan dalam MM 6.2.2



Halaman 6 dari 6


Catatan :









Brawijaya


No. Temuan

Tanggal Temuan

Kategori Temuan

dan Status

Temuan

Status Temuan

Auditor Teraudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

dirinci

15 23 Mei Observasi New HGT-SKD-DRA

Dekan MM. 6.2 Sumber Daya Manusia

- Tidak ada uraian adanya Evaluasi Kinerja SDM

Evaluasi kinerja SDM sudah dijelaskan beserta mekanismenya dalam MM 6.2.2


16 23 Mei Kts New HGT-SKD-DRA

Dekan MM. 4.2 Organisasi FP UB

- Kesalahan penempatan Gambar 1, 2 dan 3 sehingga tidak sesuai dengan uraian yang diatasnya

Telah diperbaiki dan letak gambar sudah disesuaikan dengan uraiannya


17 23 Mei KTS New HGT-SKD-DRA

Dekan MM Struktur fungsional GJM

- Bagan Struktur Fungsional Organisasi GJM tidak sesuai dengan SK Tim GJM FP UB 2012

-Telah diperbaiki sesuai dengan SK Tim GJM 2012


Malang, 3 September 2012

Management Representative,

borang laporan audit internal no 0040010800 audit...

Documents