pengertian audit mutu internal (ami)
TRANSCRIPT
PENGERTIAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)oleh:Tim Pengembang SPMI
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan TinggiDirektorat Jenderal Pembelajaran dan KemahasiswaanDirektorat Penjaminan Mutu2018
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
POKOK BAHASAN
1. Pengertian Audit Mutu Internal
2. Tujuan dan manfaat Audit Mutu Internal
3. Istilah dalam Audit Mutu
4. Prinsip Dasar Audit
5. Klasifikasi Audit
6. Lingkup (Cakupan) Audit
7. Kesimpulan audit
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
CAPAIAN PELATIHAN AMI
Peserta mampu memahami :
1. Teori AMI
2. Tujuan dan manfaat AMI
3. Proses merencanakan AMI
4. Melakukan audit dokumen
5. Membuat checklist
6. Melakukan audit
7. Membuat laporan audit
LANDASAN HUKUM:
Bab III Pasal 52 Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012
tentang Pendidikan Tinggi
(1) Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatansistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggisecara berencana dan berkelanjutan.
(2) Penjaminan mutu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)dilakukan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi,pengendalian, dan peningkatan standar pendidikantinggi.
Pasal 5 ayat (1) Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Tentang
SPM Dikti
(1) SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas:
a. Penetapan Standar Pendidikan Tinggi;b. Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi;c. Evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggid. Pengendalian pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi; dan e. Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.
(2) Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c dilakukan melalui Audit Mutu Internal.
TindakanPenjaminan
Mutu
Audit PelaksananPenjaminan
Mutu
EvaluasiPenjaminan
Mutu
Garis Besar Proses SPMI Akademik dan Non Akademik
Dokumen Mutu/Buku
KebijakanManualStandarFormulir
PelaksanaanPenjaminan
Mutu
Kaizen
Dokumen/
Buku
Kebijakan
Mutu
Dokumen/
Buku
Manual
Mutu
Dokumen/
Buku
Standar
Mutu
Dokumen/
Buku
Formulir
Mutu
Audit Mutu Internal merupakan bagian dari siklus SPMI
Audit Mutu
PPEPP ============ E
PDCA ============= C
POSISI AUDIT DALAM SIKLUS SPMI
1.P
2.P
3.E4.P
5.P
Check/Evaluasi
Audit Mutu
Evaluasi Diri
Monitoring
Bentuk Evaluasilainnya
Masa lalu Masa kini
Fault finding
Watchdog
Arrogant
Process
Cost center
Underqualified person
Financial & operational
Prevention
Business Partner
Humble
Risk Based Audit
Add Value
High Caliber Person
Strategic
Culture
Evolusi dan Peran AMI
Evolution & Roles of Internal Audit
Tujuan Audit Mutu Internal
Memastikan implementasi
sistem manajemen
sesuai dengan sasaran/tujuan
Mengidentifikasipeluang perbaikan sistemmanajemenmutu
Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu
Memastikan sistem
manajemen memenuhi
standar/ regulasi
Manfaat Audit Mutu InternalMembantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara mengevaluasi dan mendorong adanya peningkatan melalui proses:
1. Mengkomunikasikan tujuan PT, Standar Dikti yang ditetapkan PT dan nilai-nilai yang telah ditetapkan
2. Memantau pencapaian kesesuaian tujuan dengan standar3. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan standar4. Mengurangi Risiko PT :
a. Resiko Kualitasb. Resiko Hukum c. Resiko Keuangand. Resiko Strategike. Resiko Kepatuhanf. Resiko Operasionalg. Resiko Reputasi
Teori Audit Mutu Internal
Definisi Audit Mutu Internal
Audit Mutu Internal adalah proses pengujian yangsistematik, mandiri, dan terdokumentasi untukmemastikan pelaksanaan kegiatan di PT sesuai prosedurdan hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapaitujuan institusi.
Audit Mutu bukanlah asesmen/penilaianmelainkan pencocokan kesesuaian antarapelaksanaan dengan perencanaan suatu
kegiatan/program
PENGERTIAN AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL
Audit internal: Audit yang dilakukan untukmenentukan tingkat kesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap standar mutu organisasi sendiri( standar Internal), Peraturan, Prosedur, Instruksi kerja.
Audit eksternal: Audit yang dilakukan untukmenentukan tingkat kesesuaian terhadap standareksternal.
ISTILAH DALAM AUDIT MUTU
Klien (Client): Organisasi/perorangan yangmempunyai hak untuk mengatur atau hak kontrakuntuk meminta audit.
Teraudit (Auditee): Organisasi/ unit kerja/ orang yangdiaudit. Teraudit bisa sekaligus sebagai klien.
Auditor: Orang yang memiliki kemampuan untukmelakukan audit.
• Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untukmengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan dibantu beberapa auditor.
• Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi.
• Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atau informasi lainnya yang relevan dengankriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapatbersifat kualitas atau kuantitas.
Check list (Daftar Tilik): Daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil Audit Dokumen untukdiverifikasi lebih lanjut dalam Audit Lapangan/Visitasi/Kepatuhan.
Temuan Audit (Audit Findings): Hasil dari evaluasibukti audit yang dikumpulkan yang berlawanandengan kriteria audit.
1. Integritas (Integrity)Auditor menjalankan pekerjaannya dengan jujur, rajin danbertanggungjawab. Dapat mengaplikasikan berbagaiperaturan/regulasi/standar dan dapat memperlihatkan bahwa iakompeten
2. Memaparkan dengan apa adanya (Fair Presentation)Auditor harus menyampaikan laporan hasil audit yang sesungguhnya. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit ditampilkan apa adanya
3. Dilakukan dengan profesional (Due profesional Care)Auditor harus selalu melatih diri supaya pantas dalammelaksanakan tugas dan percaya diri dalam berhadapan denganauditee. Memiliki kompetensi yang diperlukan.
Prinsip-Prinsip Audit Mutu Internal
4. Menjaga kerahasiaan (Confidentialy) :
Auditor harus bijaksana dalam menggunakan informasi yang disampaikan pada saat audit. Termasuk menangani informasisensitif dan rahasia
5. Bebas (Independence)
Auditor harus tidak memihak dan berlaku obyektif. Tidak adakonflik kepentingan dengan auditee dan unit yang diaudit.
6. Pendekatan berdasarkan bukti (Evidence based approach
Audit harus dapat memverifikasi bukti. Berdasarkan sampel yang disampaikan selama audit berlangsung
LATIHAN1. Berikan contoh assessment yang pernah
dialami !
2. Berikan contoh kegiatan Audit Mutu Internal !
3. Pilih contoh berikut (Fasilitator memberikancontoh peserta memilih Audit Mutu atau Assessment ) !
Tahapan Audit Mutu Internal
1. Audit Dokumen/Desk Evaluasi/Sistem
2. Audit Kepatuhan/Visitasi/Lapangan
Lingkup (cakupan) auditLingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya:1. Dokumen sistem mutu2. Organisasi3. Komitmen (tanggung jawab) manajemen4. Sumber daya, meliputi:
a. Sumber Daya Manusiab. Infrastrukturc. Keuangand. Lingkungane. Alat ukur
5. Proses dan pengendaliannya6. Evaluasi dan perbaikan
Client/pihak manajemen menentukanlingkup audit (yang akan di-sampling)sebelum proses audit dilakukan.
Klasifikasi Temuan Audit:
• Observasi (OB) : Ketidaksesuaian yang dapatdiselesaikan dengan cepat dan mudah.
• Ketaksesuaian (KTS) : Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistemmutu.
TEMUAN AUDIT
1. Mencapai Standar - Standar ditingkatkan2. Melampaui – Standar ditingkatkan3. Belum mencapai – Perlu tindakan koreksi4. Menyimpang – Perlu tindakan koreksi
Untuk temuan yang belum mencapai danmenyimpang dari standar maka temuan tersebutdikategorikan Observasi (OB) atauKetidaksesuaian (KTS).
KeTidakSesuaian
Temuan yang belum
mencapai, menyimpang
dan tidak sesuai dengan
standar atau
persyaratan yang
ditentukan PT
K T S O BObservasi
Temuan yang
berpotensi menjadi
ketidaksesuaian
atau temuan yang
dapat segera
diperbaiki
Kriteria KTS KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu
produk/pelayanan.
KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen.
KTS yang mengancam sertifikasi atau registrasi.
KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau parapelaksana dalam organisasi.
KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutuproduk/pelayanan.
KTS yang mudah diralat.
KTS yang tidak menghambat sertifikasi/ registrasi.
Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yangdiperlukan untuk meninjau kontrak atauperancangan.
Laporan Audit Mutu Internal tentang kelemahansistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut.
Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidakdikalibrasi secara mutakhir.
Perubahan pokok prosedur/perencanaan yangdilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.
Contoh KTS
Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi.
Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi Audit Mutu Internal.
Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan.
Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan.
Perlu ada
TINDAKAN KOREKSI
Ketidaksesuaian/Observasi
Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)
Permintaan perbaikan kepada auditee atas
dasar laporan audit agar auditee menghilangkan
KTS atau penyebab KTS
Definisi
Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab
ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak
diinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal
di atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secara
berkelanjutan.
Tindakan Koreksi
Tindakan Koreksi
Cara mendapatkan Tindakan Koreksi
Mengidentifikasi akar masalah dari KTS.
Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS.
Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan
mencegah pengulangan KTS.
Menerapkan langkah pengendalian.
Mendokumentasi tindakan koreksi yang dilaksanakan.
Yaitu temuan-temuan yang terjadi di unit kerja, namun
tindaklanjutnya sangat tergantung kepada institusi yang
menaungi unit tersebut.
Eskalasi Temuan
Cara auditor menyikapi temuan yang eskalatif, yaitu dengan
merekomendasikan status temuan ditutup di unit tersebut
(CONSIDERED CLOSED), namun di bagian verifikasi
ditambahkan keterangan bahwa temuan tersebut
dipindahkan ke institusi (universitas/fakultas) dengan status
temuan terbuka (OPEN)
Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat
ketidaksesuaian dengan standar yang diacu).
Menjelaskan KTS kepada auditee.
Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS
(misalnya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).
Langkah Konkrit Tugas Auditor dalam hal KTS
Memahami KTS secara rinci.
Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal
penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian).
Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan.
Langkah Konkrit Tugas Auditee dalam hal KTS
Kesimpulan Audit
Kesimpulan audit adalah rangkuman atau hasilgabungan dari proses audit yang dibuat olehtim audit, berdasarkan pertimbangan tujuanaudit dan semua temuan audit.
Pengertian Istilah dalam Audit Mutu Internal
Tindakan
Koreksi
Tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian yang dikenali/situasi lain yang tidak dikehendaki.
Tindakan
Pencegahan Tindakan untuk menghilangkan kemungkinan penyebab ketidaksesuaian/ kemungkinan situasi yang tidak dikehendaki.
Verifikasi
Tindakan memastikan, melalui ketetapan tentang bukti obyektif bahwa persyaratan yang ditentukan telah terpenuhi.
Secara umum, pemahaman pengertian audit mutu internal diperlukan untuk :
1. Merencanakan program Audit Mutu Internal dengan membuat jadwal dan daftar pengecekanaudit yang baik.
2. Menentukan auditor yang bertugas dengan tepat.
3. Melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasil audit sebelumnya dengan efektif.
•Tindak lanjut (corrective action)
• Implementasi rekomendasi
•Repeat order/minta diaudit kembali
INDIKATOR
KEBERHASILAN AUDIT
PIMPINAN PERGURUAN TINGGI dan AUDITI
Ringkasan
1. Tujuan utama Audit Mutu Internal ialah untuk mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang ditetapkan sebagai lingkup audit.
2. Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit mutu perlu secara periodik untuk menjadikan institusi berkualitas.
3. Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan mudah maka temuan audit harus diformulasikan dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat dengan mudah dipahami.
Manfaat AMI bagi Pimpinan PT1. Mengetahui Konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan
tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan yang diharapkan (Learning Outcome).
2. Mengetahui Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus.
3. Mengetahui Kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap manual prosedur dan instruksi kerja program studi.
4. Mengetahui Kecukupan penyediaan sarana-prasarana dan sumber daya pembelajaran, penelitian dan/atau pengabdian kepada masyarakat.
5. Mengetahui Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi penelitian dan pengabdian serta kerja sama.
Pimpinan Perguruan Tinggi /Fakultas 1. Menetapkan tujuan AMI:2. Merencanakan audit Rapat Tinjauan Manajemen3. Menetapkan objek dan lingkup audit
Unit Jaminan MutuMembentuk Tim Auditor
M 3
M 2 M 4
M5M 1
M1 : Melakukan Rapat Tim AuditorM2 : Melakukan Audit DokumenM3 : Menetapkan Jadwal Site VisitM4 : Melakukan Audit LapanganM5 : Membuat Laporan Audit
SIKLUS AMI1, 2, 3 dst
1
3
2
TERIMA KASIH