PENGERTIAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) oleh: Abdul Makhsud Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UMI

Workshop Audit Mutu Internal (AMI) Program Asuh PT Unggul Tahun 2019

Perguruan Tinggi di Tolitoli Tolitoli, 26-27 Juli 2019

POKOK BAHASAN

1. Pengertian Audit Mutu Internal

2. Tujuan dan manfaat Audit Mutu Internal

3. Istilah dalam Audit Mutu

4. Prinsip Dasar Audit

5. Klasifikasi Audit

6. Lingkup (Cakupan) Audit

7. Kesimpulan audit

CAPAIAN PELATIHAN AMI

Peserta mampu memahami :

1. Pengertian AMI

2. Tujuan dan manfaat AMI

3. Istilah yang digunakan dalam AMI

4. Prinsip dasar AMI

5. Klasifikasi audit

6. Lingkup (cakupan) AMI

7. Kesimpulan AMI

LANDASAN HUKUM:

Bab III Pasal 52 Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012

tentang Pendidikan Tinggi

(1) Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatan sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

(2) Penjaminan mutu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan standar pendidikan tinggi.

Pasal 5 ayat (1) Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Tentang

SPM Dikti

(1) SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas:

a. Penetapan Standar Pendidikan Tinggi; b. Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi; c. Evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi d. Pengendalian pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi; dan e. Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.

(2) Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c dilakukan melalui Audit Mutu Internal.

Tindakan Penjaminan

Mutu

Audit Pelaksanan Penjaminan

Mutu

Evaluasi Penjaminan

Mutu

Garis Besar Proses SPMI Akademik dan Non Akademik

Dokumen Mutu/ Buku

Kebijakan Manual

Standar Formulir

Pelaksanaan Penjaminan

Mutu

Kaiz

en

Dokumen/

Buku

Kebijakan

Mutu

Dokumen/

Buku

Manual

Mutu

Dokumen/

Buku

Standar

Mutu

Dokumen/

Buku

Formulir

Mutu

Definisi Audit Mutu Internal

Audit Mutu Internal adalah proses pengujian yang sistematik, mandiri, dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di PT sesuai prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan institusi.

Audit Mutu bukanlah asesmen/penilaian melainkan pencocokan kesesuaian antara pelaksanaan dengan perencanaan suatu

kegiatan/program

PENGERTIAN AUDIT INTERNAL DAN EKSTERNAL

Audit internal: Audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap standar mutu organisasi sendiri ( standar Internal), Peraturan, Prosedur, Instruksi kerja.

Audit eksternal: Audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar eksternal.

PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU

Klien (Client): Organisasi/perorangan yang mempunyai hak untuk mengatur atau hak kontrak untuk meminta audit.

Teraudit (Auditee): Organisasi/ unit kerja/ orang yang diaudit. Teraudit bisa sekaligus sebagai klien.

Auditor: Orang yang memiliki kemampuan untuk melakukan audit.

• Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untuk mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan dibantu beberapa auditor.

• Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi.

• Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas.

Prinsip Dasar Audit Mutu Internal

1. Sikap dasar auditor: Mempunyai sifat profesional. 2. Penyajian yang wajar : Wajib memberikan laporan yang objektif. 3. Ketelitian : Kecermatan dalam menggali informasi sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid. 4. Independen : Mempunyai sikap netral dan obyektif saat

membuat kesimpulan audit. 5. Berdasar bukti : Penjelasan yang rasional dalam menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya.

Pengertian Beberapa Istilah dalam Audit Mutu

Check list (Daftar Tilik): Daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil Audit Dokumen untuk diverifikasi lebih lanjut dalam Audit Lapangan/Visitasi/Kepatuhan.

Temuan Audit (Audit Findings): Hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit.

Audit Mutu Internal merupakan bagian dari siklus SPMI Audit Mutu PPEPP ============ E PDCA ============= C

POSISI AUDIT DALAM SIKLUS SPMI

1.P

2.P

3.E 4.P

5.P

Check/Evaluasi

Audit Mutu

Evaluasi Diri

Monitoring

Bentuk Evaluasi lainnya

LATIHAN

1. Berikan contoh assessment yang pernah dialami !

2. Berikan contoh kegiatan Audit Mutu Internal !

3. Pilih contoh berikut (Fasilitator memberikan contoh peserta memilih Audit Mutu atau Assessment ) !

Tujuan Audit Mutu Internal

Memastikan implementasi

sistem manajemen

sesuai dengan sasaran/tujuan

Mengidentifikasi peluang perbaikan sistem manajemen mutu

Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu

Memastikan sistem

manajemen memenuhi

standar/ regulasi

Manfaat Audit Mutu Internal Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara mengevaluasi dan mendorong adanya peningkatan melalui proses:

1. Mengkomunikasikan tujuan PT, Standar Dikti yang ditetapkan PT dan nilai- nilai yang telah ditetapkan

2. Memantau pencapaian kesesuaian tujuan dengan standar

3. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan standar

4. Mengurangi Risiko PT :

a. Resiko Kualitas

b. Resiko Hukum

c. Resiko Keuangan

d. Resiko Strategik

e. Resiko Kepatuhan

f. Resiko Operasional

g. Resiko Reputasi

Tahapan Audit Mutu Internal

1. Audit Dokumen/Desk Evaluasi/Sistem

2. Audit Kepatuhan/Visitasi/Lapangan

Lingkup (cakupan) audit Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya: 1. Dokumen sistem mutu …… DOKUMEN SPMI 2. Organisasi 3. Komitmen (tanggung jawab) manajemen 4. Sumber daya, meliputi:

a. Sumber Daya Manusia b. Infrastruktur

5. Proses dan pengendaliannya 6. Evaluasi dan perbaikan

Client/pihak manajemen menentukan lingkup audit (yang akan di-sampling) sebelum proses audit dilakukan.

Klasifikasi Temuan Audit: • Observasi (OB) : Ketidaksesuaian yang dapat

diselesaikan dengan cepat dan mudah.

• Ketaksesuaian (KTS) : Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu.

TEMUAN AUDIT

1. Mencapai Standar - Standar ditingkatkan 2. Melampaui – Standar ditingkatkan 3. Belum mencapai – Perlu tindakan koreksi 4. Menyimpang – Perlu tindakan koreksi

Untuk temuan yang belum mencapai dan menyimpang dari standar dikategorikan maka temuan tersebut dikategorikan Observasi (OB) atau Ketidaksesuaian (KTS).

KeTidakSesuaian

Temuan yang belum

mencapai, menyimpang

dan tidak sesuai dengan

standar atau

persyaratan yang

ditentukan PT

K T S O B Observasi

Temuan yang

berpotensi menjadi

ketidaksesuaian

atau temuan yang

dapat segera

diperbaiki

Kriteria KTS KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu

produk/pelayanan.

KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen.

KTS yang mengancam sertifikasi atau registrasi.

KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam organisasi.

KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu produk/pelayanan.

KTS yang mudah diralat.

KTS yang tidak menghambat sertifikasi/ registrasi.

Contoh KTS

Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi.

Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam laporan tindakan koreksi Audit Mutu Internal.

Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak atau rancangan.

Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan pengalaman pelatihan.

Perlu ada

TINDAKAN KOREKSI

Ketidaksesuaian/Observasi

Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)

Permintaan perbaikan kepada auditee atas

dasar laporan audit agar auditee menghilangkan

KTS atau penyebab KTS

Definisi

Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab

ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak

diinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal

di atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secara

berkelanjutan.

Tindakan Koreksi

Tindakan Koreksi

Cara mendapatkan Tindakan Koreksi

Mengidentifikasi akar masalah dari KTS.

Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS.

Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan

mencegah pengulangan KTS.

Menerapkan langkah pengendalian.

Mendokumentasi tindakan koreksi yang dilaksanakan.

Yaitu temuan-temuan yang terjadi di unit kerja, namun

tindaklanjutnya sangat tergantung kepada institusi yang

menaungi unit tersebut.

Eskalasi Temuan

Cara auditor menyikapi temuan yang eskalatif, yaitu dengan

merekomendasikan status temuan ditutup di unit tersebut

(CONSIDERED CLOSED), namun di bagian verifikasi

ditambahkan keterangan bahwa temuan tersebut

dipindahkan ke institusi (universitas/fakultas) dengan status

temuan terbuka (OPEN)

Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat

ketidaksesuaian dengan standar yang diacu).

Menjelaskan KTS kepada auditee.

Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS

(misalnya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).

Langkah Konkrit Tugas Auditor dalam hal KTS

Memahami KTS secara rinci.

Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal

penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian).

Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan.

Langkah Konkrit Tugas Auditee dalam hal KTS

Kesimpulan Audit Kesimpulan audit adalah rangkuman atau hasil gabungan dari proses audit yang dibuat oleh tim audit, berdasarkan pertimbangan tujuan audit dan semua temuan audit.

Pengertian Istilah dalam Audit Mutu Internal

Tindakan

Koreksi

Tindakan untuk menghilangkan penyebab dari ketidaksesuaian yang dikenali/situasi lain yang tidak dikehendaki.

Tindakan

Pencegahan Tindakan untuk menghilangkan kemungkinan penyebab ketidaksesuaian/ kemungkinan situasi yang tidak dikehendaki.

Verifikasi

Tindakan memastikan, melalui ketetapan tentang bukti obyektif bahwa persyaratan yang ditentukan telah terpenuhi.

Secara umum, pemahaman pengertian audit mutu internal diperlukan untuk :

1. Merencanakan program Audit Mutu Internal dengan membuat jadwal dan daftar pengecekan audit yang baik.

2. Menentukan auditor yang bertugas dengan tepat.

3. Melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasil audit

sebelumnya dengan efektif.

•Tindak lanjut (corrective action)

• Implementasi rekomendasi •Repeat order/minta diaudit kembali

INDIKATOR

KEBERHASILAN AUDIT

PIMPINAN PERGURUAN TINGGI dan AUDITI

Auditor sebaiknya

Mampu memberi pelayanan lebih

baik dari yang diharapkan oleh

auditee.

Memberikan kontribusi positif

untuk meningkatkan mutu hasil

kerja auditee.

Ringkasan 1. Tujuan utama Audit Mutu Internal ialah untuk

mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang ditetapkan sebagai lingkup audit.

2. Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit mutu perlu secara periodik untuk menjadikan institusi berkualitas.

3. Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan mudah maka temuan audit harus diformulasikan dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat dengan mudah dipahami.

Manfaat AMI bagi Pimpinan PT 1. Mengetahui Konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan

tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan yang diharapkan (Learning Outcome).

2. Mengetahui Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses

pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus. 3. Mengetahui Kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses

pembelajaran terhadap manual prosedur dan instruksi kerja program studi.

4. Mengetahui Kecukupan penyediaan sarana-prasarana dan sumber daya

pembelajaran, penelitian dan/atau pengabdian kepada masyarakat.

5. Mengetahui Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi penelitian dan pengabdian serta kerja sama.

Pimpinan Perguruan Tinggi /Fakultas 1. Menetapkan tujuan AMI: 2. Merencanakan audit Rapat Tinjauan Manajemen 3. Menetapkan objek dan lingkup audit

Unit Jaminan Mutu Membentuk Tim Auditor

M 3

M 2 M 4

M5 M 1

M1 : Melakukan Rapat Tim Auditor M2 : Melakukan Audit Dokumen M3 : Menetapkan Jadwal Site Visit M4 : Melakukan Audit Lapangan M5 : Membuat Laporan Audit

SIKLUS AMI

1, 2, 3 dst

1

3

2

Merci Grazie

Danke Bedankt

Gracias Hvala Kiitos

Tack Obrigado

Ευχαριστω Köszönöm

Teşekkür ederim СПАСІБO

Syukron Trimokasih

Arigato gouzaimasu

Matur nuwun

Thank you

Nuhun pisan

Siesie