LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

PERIODE JANUARI 2015

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN `AISYIYAH YOGYAKARTA

TAHUN 2015

HALAMAN PENGESAHAN

LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

PERIODE JANUARI 2015

Disahkan 30 Januari 2015

Ketua

STIKES Aisyiyah Yogyakarta

Warsiti, S.Kp., M.Kep., Sp.Mat

Kepala

Badan Penjaminan Mutu dan Pengembangan

Syaifudin,M.Kes

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Audit mutu internal (AMI) merupakan salah satu persyaratan yang harus

dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang

dilakukan oleh institusi itu sendiri. Audit internal ini dimaksudkan untuk

meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen

mutu (SMM) yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan

sasaran mutu Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual

Mutu. Pimpinan perguruan tinggi (Ketua STIKES) hendaknya memastikan

penetapan proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien untuk

mengakses kekuatan dan kelemahan sistem manajemen mutu (SMM).

Proses Audit Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen

mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan

oleh STIKES ‘Aisyiyah dan ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Internal dengan

menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan

klausul-klausul ISO 900:2000 yang ada telah dipenuhi, karena audit internal

menilai keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2008 Perguruan

Tinggi.

Audit internal ini, penting dan wajib dilakukan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta

yang mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008, untuk memastikan

dilakukannya tindakan perbaikan sesuai hasil temuan audit internal yang telah

dilakukan. Tanggapan pimpinan Perguruan Tinggi terhadap hasil temuan ini

diwujudkan dalam bentuk Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Disinilah semua

hasil temuan Audit Internal akan ditanggapi dan ditindaklanjuti.

B. TUJUAN

Audit mutu internal merupakan bagian penting dari proses penjaminan mutu

sebuah perguruan tinggi. STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta sudah melakukan audit

internal secara rutin dengan tujuan sebagai berikut :

1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu

dengan standar yang telah ditentukan yaitu borang akreditasi BAN PT dan

klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007.

2. Memeriksa kesesuaian pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan.

3. Melakukan audit agar auditee memperbaiki sistem mutu yang memenuhi

syarat-syarat dan peraturan/perundangan.

C. INSTRUMEN AUDIT

Instrumen audit yang digunakan dalam Audit Mutu Internal STIKES ‘Aisyiyah

Yogyakarta mengacu pada Standart Borang Akreditasi dari BAN PT dan

Persyaratan klausul ISO 9001 : 2008 dan IWA 2 : 2007.

D. KETIDAKSESUAIAN APABILA DITEMUKAN

1. Tidak terdapat elemen sistem

2. Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem

mutu

3. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten

4. Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada

ketidakpuasan pelanggan

5. Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit

internal secara berturut turut

6. Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu

klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007 atau Borang Akreditasi BAN PT

7. Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu

prosedur organisasi

8. Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada

saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.

E. PELAKSANAAN AMI

AMI dilakukan oleh Auditor internal STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta yang

terdiri dari 19 orang auditor di bawah koordinasi Badan Penjaminan Mutu dan

Pengembangan (BPMP). AMI periode Januari 2015 dilakukan di semua unit

yang ada di STIKES yang terdiri dari : Pimpinan, BPMP, Prodi Ilmu

Keperawatan, Prodi S1 Fisioterapi, Prodi D3 Kebidanan, Prodi D4 Bidan

Pendidik, Bagian Administrasi Akademik, Perpustakaan, Biro Sumber Daya,

Bagian Laboratorium, Perpustakaan, Bagian Administrasi Keuangan, Bagian

Kemahasiswaan dan Pemberdayaan Alumni, Bagian Kajian Islam dan

Perkaderan, BP3M, Bagian Kerjasama Internasional dan Humas, Pusat

Pengembangan Bahasa dan BPTI. Audit terjadwal dilaksanakan pada tanggal

19 Januari-3 Februari 2016 dengan ruang lingkup dan jadwal terlampir. Tema

AMI Periode Januari 2015 adalah : Monitoring dan Evaluasi Internal Menuju

Peningkatan Kualitas Pembelajaran.

F. HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

AMI dilaksanakan dengan lancar dengan hasil sebagai berikut :

Tabel 1 Temuan Pimpinan dan Prodi Audit Periode Januari 2015

Hasil temuan audit unit dalam AMI periode ini adalah sebagai berikut :

Tabel 2 Temuan hasil Audit Unit Periode Januari Tahun 2015

Temuan audit dapat bersifat umum dan khusus. Umum berarti temuan

tersebut muncul di lebih dari satu unit, khusus berarti temuan hanya muncul

di sebuah unit saja. Berikut ini adalah temuan umum yang muncul dalam

audit periode Januari 2015 :

Tabel 3 Temuan Umum Program Studi

Dari hasil Audit di semua Prodi, pada Audit bulan Januari Tahun 2015,

ditemukan sebanyak 11 temuan umum yang tidak sesuai dengan standar yang telah

ditentukan.

Selain temuan umum yang terdapat di Prodi, ditemukan pula temuan umim

yang terdapat di unit kerja suporting. Temuan umum pada unit kerja supporting

adalah sebagai berikut :

Tabel 4 Temuan Umum Unit Kerja Supporting (Non Prodi)

Berdasarkan hasil audit yang tercantum dalam tabel 4 Temuan umum unit

kerja non Prodi terdapat 8 temuan. Selain temuan audit, hasil pengukuran

kepuasan pelanggan pada semester genap tahun 2013/2014 adalah sebagai

berikut :

Tabel 5 Hasil Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Berdasarkan hasil evaluasi dosen mengajar oleh mahasiswa, didapatkan

nilai rata-rata keseluruhan pada semester genap tahun 2014/2015 adalah

3,06. Hasil tersebut dalam kategori baik.

G. ANALISA HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

Berdasarkan hasil Audit Mutu Internal periode Januari 2015, masih

ditemukan temuan yang sifatnya umum, dimana temuan tersebut muncul

pada lebih dari satu unit kerja. Total jumlah temuan pada AMI periode ini

adalah 159 temuan.

H. RENCANA TINDAK LANJUT

1. Perlu dilakukan evaluasi terhadap penyebab unit tidak menindaklanjuti

semua temuan AMI.

2. Perlu dilakukan monitoring dalam melakukan tindak lanjut temuan AMI.

3. Perlu dicarikan pemecahan masalah dalam RTM terkait dengan temuan

yang sifatnya umum tersebut. Hasil tindak lanjut adalah sebagai berikut :

Temuan umum tersebut dibawa ke rapat tinjauan manajemen pada bulan

Maret 2015 dan dibahas rencana tindak lanjutnya. Hasil rapat tinjauan

manajemen adalah sebagai berikut :