SESI ENGAGEMENT

BERSAMA PEGAWAI

UNIT PCTBILIK TQM

22 JANUARI 2018

SIRI III

AGENDA

PENGENALAN & STATISTIK PCT

ISU KUALITI PENGHANTARAN RO

TEGURAN AUDIT BERKAITAN JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA (JPH)

1

2

4

MAKLUMBALAS DAN PERTANYAAN5

3 TATACARA PEROLEHAN DI MPC

PERTAMBAHAN BAJET

PEMBANGUNAN RM 9 JUTA KE RM

39 JUTASEMUA PROSEDUR YANG DITETAPKAN OLEH PEKELILING

PERBENDAHARAAN PERLU DIPATUHIKEPERLUAN

MENINGKATKAN KECEKAPAN

PENGURUSAN PEROLEHAN

Bil Program

Kod

Akaun

Peruntukan

RM (JUTA)

2017 2018

1 Pelaksanaan NPDIR Bagi

Kerajaan Negeri dan Kerajaan

Tempatan

NPDIR 2.0 2 .0

2 Memodenkan Peraturan

Perniagaan

MBR 2.0 2.0

3 Skim Peningkatan Produktiviti

Enterpris Selaras dengan MPB

SPPE-

MPB

5.0 6.0

4 Membentuk Mekanisme

Pelaksanaan Yang Padu

Selaras Dengan MPB

T5-MPB

-

5.0

5 Program Transformasi

Peraturan Sedia Ada

PTPS - 5.0

6 Memudahkan Peraturan

Perniagaan Perdagangan

Antarabangsa

NTM - 2.0

7 Inisiatif Produktiviti Nexus

Peringkat Sektor

SPN - 15.0

8 Peningkatan Kualiti Peraturan PKP - 2.0

Jumlah 9.0 39.0

PENGENALAN…..

STATISTIK PCT 2017

JUMLAH RO & INVOIS DIPROSES

628

Pembangunan Operasi

828 1,456Jumlah

80 PEMBELIAN

BARANG PEJABAT

928 SAJIAN UTK MESYUARAT

MESYUARAT SEBUT HARGA BNILAI PEROLEHAN:

RM 20,000 – RM 50,000

MESYUARAT SEBUT HARGA ANILAI PEROLEHAN:

RM 50,000 – RM 500,000

MESYUARAT LEMBAGA

PEROLEHAN B

NILAI PEROLEHAN:

RM 500,000 – RM 20 JUTA

16 KALI

16 KALI

2 KALI

45 BIL. KERTAS

37 BIL. KERTAS

MENGURUS PEROLEHAN MPC MESYUARAT JAWATANKUASA PEROLEHAN

19 PELAWAAN SEBUTHARGA A

JUMLAH PEROLEHAN RM 24 JUTA

PERANAN LAIN…

SEKRETARIATAHLI MESYUARAT

J.KUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN

(JPKA)

J.KUASA AUDIT (JKA)

J.KUASA PEMANDU ICT (JPICT)

J.KUASA PENGURUSAN ASET (JKPAJ)

MESYUARAT BULANAN JKTP

MESYUARAT BULANAN JTPK MITI

LAPORAN BOM & LAPORAN MESYUARAT NAZIRAN

MESYUARAT SEBUTHARGA B

MESYUARAT SEBUTHARGA A

LEMBAGA PEROLEHAN B

PEGAWAI UNIT PCT PEMBEKAL UNIT KEW

Isi RO

Hantar RO Lengkap

Cop Sah terima RO dari PIC

SEMAK RO

Key in SAGA dan Review

RO Lengkap diterima KEW

Kod Peruntukan

KA Commit

LPO Dicetak

RO lengkap diterimaselepas KA Commit

Semak LPO & inbois

Pengesahan dalamSistem SAGA

LPO dan Inbois diterima PCT

Pembekal terima LPO

LPO dan Inboisditerima KEW

Semak debit / kredit

Posting Bil

Payment Preparation

Cetak baucer

Penyediaan Cek / EFT

Pembayarankepada Pembekal

1

2

3

4

5

6

7

8

9

12Kelulusan di pejabat

kuasa melulus10

11

Pembekal hantar inbois dan LPO

14

16

17

18

19

20

2123

13

15

22

CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN RO SEHINGGA PEMBAYARAN

ISU KUALITI PENGHANTARAN RO…

PENGHANTARAN RO KURANG DARI 7 HARI SEBELUM PROGRAM

PERKARA PEMBANGUNAN OPERASI

Jumlah sampel: 133

RO

Jumlah RO : 56 Jumlah RO : 77

RO dihantar ke PCT 7

hari sebelum tarikh

program berjalan

18 RO dari 56 RO

32%27 RO dari 77 RO

35%RO dihantar ke PCT

bukan 7 hari sebelum

program berjalan

38 RO dari 56

68%50 RO dari 77 RO

65%

1

SECARA PURATA HANYA 3 DARIPADA 10 RO YANG DIHANTAR

7 HARI SEBELUM PROGRAM

Sumber Data Daripada PROJEK Be@m

Kesilapan Pengiraan Gst…

CARA PENGIRAAN MENGASINGKAN GST

2

ISU KUALITI PENGHANTARAN RO…

17% daripada kesalahan

disebabkan kesalahanmengasingkan GST didalam borang RO

Pegawai PCT perlu membuat pembetulansemula di atas borang RO

PRINSIP

‘RIGHT AT THE FIRST TIME’ SEMASA MENGISI RO

‘Non value add’ aktiviti berlaku padarantaian memproses RO

Pembaziran masa berlaku apabila banyakpembetulan perlu dilakukan

Harga (termasuk GST)

1.06

=

CARA MENGIRA GST….

http://www.customs.gov.my/calculator/calculategst.aspx

Gst calculatorMenggunapakai pengiraan Excel

SEBAB-SEBAB LAIN…

ISU KUALITI PENGHANTARAN RO…

53%

MAKLUMAT PERANCANGAN BOM PAPER

SEMAK NILAI PEROLEHAN KEPADA PEMBEKAL

SUBMIT KEPADA JAWATANKUASA BAGI PEMILIHAN PEMBEKAL

Perincianperkara di dalamBOM paper

Tentukan

jenis

sebutharga

Membuat

perancangan

Perolehan

selepas dari

awal tahun

Tindakanawalberpandukanperancangandiperlukanbagimengelaklast minute submission

BAGAIMANA PROSES PEROLEHAN BERMULA……

PEROLEHAN TERUS (BAWAH RM 20 RIBU)

• PERBANDINGAN 3 SEBUTHARGA PEMBEKAL

• JUSTIFIKASI JIKA HANYA SATU PEMBEKAL : CONTOH HOTEL

SEBUTHARGA B (20 RIBU HINGGA 50 RIBU)

• PERBANDINGAN 3 SEBUTHARGA PEMBEKAL

• KERTAS JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA (JPH)

• KEPUTUSAN MELALUI MESYUARAT SEBUTHARGA ‘B’

SEBUTHARGA A (50 RIBU HINGGA 500 RIBU)

• PELAWAAN KEPADA MIN. 5 PEMBEKAL BERDAFTAR DENGAN MOF

• KERTAS JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA (JPH)

• PENDAFTARAN MOF

• IKLAN JEMPUTAN PEMBEKAL DIBUKA MIN. 7 HARI

• KEPUTUSAN MELALUI MESYUARAT SEBUTHARGA ‘A’

LEMBAGA PEROLEHAN B (500 RIBU HINGGA 20 JUTA)

• TENDER TERBUKA DAN PELAWAAN KEPADA MIN. 5 PEMBEKAL BERDAFTAR DENGAN MOF

• KERTAS JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA (JPH)

• PENDAFTARAN MOF

• IKLAN JEMPUTAN PEMBEKAL DIBUKA SELAMA MIN. 21 HARI

• KEPUTUSAN MELALUI MESYUARAT LEMBAGA PEROLEHAN ‘B’

JENIS-JENIS PEROLEHAN……

RUNDINGAN TERUS

• PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ : KONVENSYEN

• BERKAITAN ICT : PERISIAN ATAU LESEN PENGGUNA

• MEDIA: CETAK, ELECTRONIC DAN IKLAN

• MELALUI JAWATANKUASA SEBUT HARGA ‘A’/ LEMBAGA PEROLEHAN ‘B’

• SELEPAS LOI DIKELUARKAN, LAPORAN RUNDINGAN HARGA DILAPORKAN PADA J/KUASA RUNDINGAN HARGA

EGPA

• Sistem eGPA berfungsi untuk menerima danmemproses permohonan berkaitan perolehankerajaan daripada Agensi Kerajaan yang memerlukan kelulusan Kementerian Kewangan

JENIS-JENIS PEROLEHAN……

TEGURAN AUDIT NEGARA…JPH

TEGURAN AUDIT NEGARA…JPH

FORMAT MINIT JPH

1) Ucapan Pengerusi2) Latar Belakang

Permohonan3) Perbincangan Kriteria

Harga, Spesifikasi, Pengalaman

4) Syor

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA (JPH)

Tarikh :Masa :Tempat :Tajuk Kertas :

Kehadiran:Pengerusi JPHAhli JPH 1Ahli JPH 2Penyedia Laporan JPH

AGENDAUcapan pengerusiLatar belakang projekPerbincanganPengesyoran

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

SENARAI KEHADIRAN MESYUARAT JAWATANKUASA PENILAIAN HARGA (JPH)

Tarikh : _________ Masa : _________ Tempat : _________

Tajuk Kertas: _______________________________

Bil. *Nama Tandatangan

1 (Nama pengerusi JPH)

2 (Ahli JPH 1)

3 (Ahli JPH 2)

4 (Penyokong Laporan JPH)

5 (Penyedia Laporan JPH)

*Akuan Selesai Tugas Jawatankuasa Penilaian Harga (JPH) Merujuk kepada mesyuarat di atas, kami adalah dengan sesungguhnya dan seterusnya mengisytiharkan bahawa:

i. Kami telah menjalankan tugas sebagai Pengerusi/Ahli Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga (JPH) tanpa dipengaruhi oleh mana-mana pihak lain atau terlibat dalam apa-apa amalan rasuah atau ganjaran seperti ditafsirkan di bawah Akta Suruhanjaya Suruhanjaya Pencegahan Rasuah 2009 (Akta 694);

ii. Tiada mana-mana ahli keluarga atau saudara terdekat kami mempunyai apa-apa kepentingan dalam mana-mana urusan perolehan yang dikendalikan oleh kami;

iii. Kami tidak akan mendedahkan apa-apa maklumat sulit berkaitan perolehan ini kepada mana-mana pihak selaras dengan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88); dan

iv. Kami sesungguhnya faham bahawa jika kami melanggar mana-mana terma dalam

Akuan ini, kami boleh dikenakan tindakan di bawah Akta 605, Akta badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000.

Bil Kertas: ____________ (Untuk diisi oleh Urusetia PCT)

MOVING FORWARD…

PENGISIAN RO ON-LINE

TATACARA PEROLEHAN MPC

MENINGKATKAN KUALITI PENGHANTARAN RO

KESEDARAN TATACARA DAN PERANCANGAN PEROLEHAN

MAKLUMBALAS

DAN PERTANYAAN

TERIMA KASIH