bantuan pengurusan mesyuarat

8/18/2019 BANTUAN PENGURUSAN MESYUARAT

http://slidepdf.com/reader/full/bantuan-pengurusan-mesyuarat 1/3

SMK PASIR GUDANG

BANTUAN PENGURUSAN MESYUARAT

Bil. Butiran Tindakan

1. Surat panggilan mesuarat !"#rang PK $%&'(

a) Mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli

mesyuarat dalam tempoh sekurang-kurangnya 7 hari

bekerja.

b) Surat panggilan mesyuarat mesti dicetak pada kertas

yang mempunyai letter head sekolah yang asli. (boleh dapat

di pejabat sekolah)

c) Nombor rujukan pada surat panggilan mesyuarat mesti

ikut nombor yang didaftar di pejabat sekolah. ahagian

kurungan di belakang sekali nombor rujukan mesti ditulis

dengan tangan dan nombor dalam kurungan adalah nombor kedudukan surat tersebut di dalam fail induk masing-masing

. !ontoh" #$%1&'1&& * +'1 ( &1 )

d) ,arikh dan hari mesyuarat yang akan diadakan mesti

ditulis.

e) Mesti tulis masa mesyuarat bermula dan masa dijangka

akan tamat. #ika masa mesyuarat tamat aal atau melebihi

tempoh yang ditetapkan maka perlu tulis laporan

penjelasan.

f) ,ulis jaatan pengerusi mesyuarat disamping nama beliau.

g) #ika mensyuarat diadakan pada hari Sabtu maka perlu

tentukan jenis pakaian pada hari tersebut dan perkara ini

dinyatakan pada surat panggilan mesyuarat.

h) %genda mesyuarat hendaklah disusun dalam bentuk seperti

berikut"

1) /erutusan pengerusi

0) /engesahan minit mesyuarat yang lalu

+) /erkara-perkara berbangkit ( jika ada )

') /embentangan kertas-kertas kerja ( jika ada ) fokus

mesyuarat

) 2al-hal lain) /enutup

i) 3tem 4perkara berbangkit5 dan 4pembentangan kertas kerja

fokus mesyuarat5 dalam agenda perlu masukkan perkara

yang akan dibincang dalam mesyuarat tersebut.

j) #ika tiada pengesahan minit mesyuarat yang lalu (bagi

mesyuarat kali * 1 untuk tahun semasa) dan tiada perkara

berbangkit serta pembentangan kerta kerja maka tiga item

ini tidak perlu dikandung dalam agenda surat panggilan

mesyuarat. !ontoh agenda"

1) /erutusan pengerusi

0) 6okus mesyuarat

Setiausa)a

mesuarat



+) 2al-hal lain

') /enutup

k) #angan mencetakkan surat panggilan mesyuarat berarna-

arni guna arna hitam sahaja.

l) Surat panggilan mesyuarat mesti ditandatangani oleh

pengetua sahaja.

0. Senarai ke)adiran !"#rang PK $%&*(

a) #ika ada ahli yang tidak dapat menghadiri mesyuarat mesti

tulis sebab beliau tidak hadir pada bahagian catatan dalam

borang / &70. #angan tulis 4kenyataan5.

b) /astikan semua ahli yang menghadiri mesyuarat telah tulis

nama dan tandatangan di borang senarai kehadiran. #angan

selang antara ruang tandatangan kehadiran.

Setiausa)a

mesuarat

+. Minit mesuarat !"#rang PK $%&+(

a) /astikan agenda dalam minit mesyuarat sama dengan

agenda yang ditulis pada surat panggilan mesyuarat.

b) /astikan tarikh hari dan tempoh masa mesyuarat diadakan

adalah sama seperti pada surat panggilan mesyuarat.

c) Mesti tulis tindakan atau makluman pada setiap item yang

dibincang. ,ulis nama jaatan pihak yang perlu bertindak

terhadap sesuatu isu jangan tulis nama beliau. #ika

makluman sahaja maka tulis 4Makluman5 tidak perlu tulis

4,indakan" Makluman5.

d) /ada bahagian penutup minit tulis ucapan penutup

pengerusi dan tarikh mesyuarat yang seterusnya sahaja.

Maklumat mengenai masa mesyuarat ditangguhkan perlu

ditulis selepas penutup.

Setiausa)amesuarat

' Rek#d edaran !"#rang PK $%&,(

a) Mengedar minit mesyuarat dan borang maklum balas dalam

tempoh 1 minggu selepas mesyuarat kepada semua ahli

mesyuarat dan catatkan rekod edaran pada borang edaran.

b) #ika terdapat edaran selain minit mesyuarat boleh guna borang / &7' yang baru untuk merekod jenis dokumen

yang diedarkan.

Setiausa)a

mesuarat

B#rang maklum "alas !"#rang PK $%&-(

a) Mengumpul dan menyatukan borang maklum balas dalam

tempoh 0 minggu selepas mesyuarat diadakan.

b) /astikan maklumat yang ditulis pada borang maklum balas

sepadan dengan maklumat pada minit mesyuarat.

c) Setiausaha perlu membuat rumusan tentang tindakan semua

ahli mesyuarat yang terlibat dengan menggunakan borang/ &7. 8umusan setiausaha perlu dikepil bersama dengan

dokumen / &71 / &70 / &7+ dan / &7' untuk

Setiausa)a

mesuarat



difailkan dalam fail induk masing-masing.

d) #ika tiada maklum balas dari ahli maka kepilkan borang

maklum balas yang kosong (tulis 4tiada maklum balas5 pada

borang / &7) dalam set dokumen mesyuarat.

Sila failkan set dokumen pengurusan mesyuarat dari borang /

&71 hingga borang / &7 ke dalam fail induk masing-masingdan hantar satu salinan set dokumen yang lengkap kepada

/engurus ualiti / &7.

Setiausa)a

mesuarat

7 B#rang rek#d penggunaan "#rang PK $%

a) Sila isi borang rekod penggunaan borang / &7 setiap kali

mesyuarat diadakan.

b) 2antar satu salinan borang ini kepada /engurus ualiti /

&7 sehari sebelum audit dalaman dilaksanakan.

Setiausa)a

mesuarat

bantuan pengurusan mesyuarat

Documents