1

26hb September 2011BSMH3043

PENTADBIRAN PAMPASAN

ANALISA KERJA

2

Projek Kumpulan

Ahli kumpulan, selesai? Persiapan awal… (early

preparation)

3

MERANGKA SISTEM GAJI

1. Menganalisa Kerja 2. Menilai Kerja

3. Meninjau Amalan Bayaran Pasaran

4. Menetapkan Gaji Pokok

5. Menghasilkan Sistem Gaji Organisasi

4

Menganalisa Kerja

Perlu diingat bahawa analisa kerja adalah merupakan satu prosedur dalam mengenalpasti tanggungjawab, duti dan kelayakan yang diperlukan untuk menjawat sesuatu pekerjaan.

Proses menganalisa kerja ini menghasilkan:1) deskripsi kerja (job description), dan

and 2) spesifikasi kerja (job specification)

5

Langkah dalam proses menganalisa kerja

menggariskan tujuan atau kegunaan yang mana hasil analisa kerja bakal digunakan

mendapatkan dan menyemak maklumat terdahulu, jika ada dan jika berkaitan (get and check old information, records or files… if related/relevant)

memilih pekerja (responden) yang sesuai dan mewakili pekerja bagi sesuatu pekerjaan yang tertentu

dimulakan dengan mengumpul data dan maklumat menyemak data dan maklumat yang diperolehi dengan

pekerja (responden) berkenaan, dan (and) menyedia dan menulis deskripsi kerja dan spesifikasi

kerja

6

Proses analisa kerja yang baik dan lengkap biasanya:

memerlukan masa dan tenaga kerja yang banyak serta intensif (time consuming; workforce and intensive)

melibatkan pakar analisa kerja yang berpengalaman luas

melibatkan dan mendapat sokongan pihak pengurusan (involvement and support from managers)

7

Proses analisa kerja yang baik dan lengkap biasanya:

melibatkan dan mendapat kerjasama daripada semua pekerja

memerlukan pemahaman yang mantap dan jitu mengenai kepelbagaian sikap atau kerenah pekerja, keperluan kerja dan

memerlukan skil penulisan yang bersesuaian.

8

Kaedah Mengumpul Fakta Kerja

1. Temuduga (Interviews) Temuduga boleh dibuat dalam 3

bentuk (3 approaches), iaitu:(1) menemuduga pekerja secara individu

(2) menemuduga pekerja secara berkumpulan

(3) menemuduga penyelia kepada pekerja

9

Kaedah Mengumpul Fakta Kerja

2. Soalselidik (Questionnaire) Perlu diingat soalan-soalan dalam

soalselidik yang bakal digunakan itu sesuai, sah dan mempunyai kadar boleh percaya yang tinggi.

Selain itu, faktor masa di mana borang-borang soalselidik diedarkan

10

Kaedah Mengumpul Fakta Kerja

3. Pemerhatian/Pengamatan (observation)

Pemerhati ini perlu memerhati atau mengamati sesuatu kerja itu dengan teliti melalui duti atau aktitivi yang dilakukan oleh para pekerja

Kaedah ini agak lemah kerana ianya dipengaruhi oleh faktor diri pemerhati seperti latarbelakang dan kepentingan diri.

Jika pengaruh ini dapat dikawal, kaedah ini tetap satu pilihan yang baik untuk digunakan dalam proses menganalisa kerja.

11

Kaedah Mengumpul Fakta Kerja

4. Buku Log Pekerja (Employees’ log book) Kaedah ini agak terbatas kerana tidak semua pekerja

mempunyai buku log atau dairi yang dicatatkan aktiviti kerja harian mereka dengan lengkap.

Sekiranya pihak pengurusan telah dari awal meminta setiap pekerja mempunyai dan mencatat aktiviti kerja mereka secara bersistem, maklumat daripada buku log ini boleh dirujuk dalam proses menganalisa kerja.

Satu lagi faktor yang harus diberi perhatian adalah faktor kebolehpercayaan kepada apa yang tercatat dalam buku log.

Adakah semua maklumat aktiviti kerja yang ditulis oleh pekerja itu boleh dipercayai atau pekerja tertentu hanya menulis sekadar memenuhi kehendak pihak pengurusan atasan?

12

Menulis Hasil Analisa Kerja

Deskripsi kerja (Job description)Spesifikasi kerja (job specification)

13

Contoh Deskripsi KerjaIdentifikasi

Nama Jawatan: Kerani Kod Jawatan:0016Penyelia: Ketua KeraniJabatan: Pengurusan Sumber Manusia

Rumusan KerjaMembantu Ketua Kerani dalam urusan pentadbiran, menaip dan mengurus surat keluar masuk. Bertanggungjawab merekod surat keluar masuk, menyemak dan mengemaskini fail, menaip, menerima dan menghantar faks.

Spesifikasi KerjaBerkelulusan minima SPM. Boleh menaip menggunakan komputer dan trengkas, serta boleh bertutur dalam Bahasa Melayu dengan baik.

14

Definisi: Deskripsi kerja

Merupakan satu dokumen bertulis yg menerangkan skop, fungsi, tugas, tanggungjawab & aspek-aspek kerja lain

15

KEPENTINGAN Memberi pelbagai maklumat berkaitan

sesuatu pekerjaan

merupakan sebahagian daripada kontrak pekerjaan yang mengandungi peraturan perlaksanaan kerja

– Melindungi pekerja (jangkaan bidang kerja yg perlu dilakukan) & majikan (bidang kerja yg mesti dibuat)

Komponen asas dalam sistem komunikasi organisasi.

16

Membentuk kenyataan aktiviti setiap pekerja– menerangkan tugas setiap pekerja serta

keperluan KSAOs pekerja dalam melaksanakan tugas.

Membantu pekerja mempelajari tanggungjawab & hal-hal berkaitan kerja.

Membentuk persekitaran kerja yg meningkatkan kepercayaan antara majikan & pekerja– termasuk situasi intelektual, emosi & fizikal dlm

melaksanakan tugas

17

5 ELEMEN DLM JD1. Job Identification

2. Job Summary

3. The Job Definition

4. Accountabilities

5. Job Specifications

18

1. Job Identification Job Title mesti tepat, betul & sama

bagi kerja/tugas yg serupa supaya:– Menyalurkan maklumat & harga diri penjawat

kerja– Menjelaskan aktiviti bidang tugas &

kepentingan kerja – Menunjukkan hubung kait kerja– Hubungan dgn jawatan lain, jabatan, unit &

fungsi bagi tujuan kenaikan pangkat, pertukaran & pembangunan

– Penting bagi urusan bayaran gaji & perekrutan– Membolehkan perbandingan dgn tugas yg sama

di organisasi lain– Mengambarkan pulangan & kepuasan kpd

penjawat kerja iaitu ianya mestilah sah & realistik

– Tidak menunjukkan diskriminasi

19

Job Summarymenggambarkan keseluruhan

aktiviti pekerjaan – dpt kenal pasti serta membezakan fungsi-

fungsi utama setiap aktiviti dlm jawatan – biasanya ditulis dlm satu perenggan– Jenis & kekerapan penerimaan arahan

• Di bawah arahan terus

• Di bawah arahan umum

• Di bawah arahan

• Di bawah arahan pentadbiran

• Di bawah garis panduan dasar

20

The Job Definitionmenerangkan tanggungjawab &

duti keseluruhan aktiviti kerja (penjelasan skop kerja)– Menyenaraikan tugas-tugas utama

secara lebih terperinci– Memberi panduan tahap minima

prestasi sesuatu kerja – senarai tanggungjawab mengikut

kepentingan

21

Accountabilities

menghuraikan hasil pencapaian kerja (t/j & duti) ind. secara umum

Memandu pekerja bagi mencapai matlamat kerjanya.

22

Spesifikasi Kerja

menghuraikan ciri-ciri, kelayakan dan sifat tingkah laku bagi melaksanakan kerja dgn sebaiknya.

Termasuk fizikal, sifat peribadi, mental, pengalaman dan pendidikan

23

Menyemak Semula JD

Keperluan menyemak semula JD– Perubahan persekitaran kerja

Langkah melakukan semakan semula:– semak JD sedia ada

• lihat keperluan KSAOs yg semakin berubah mengikut bidang kerja

– Penghuraian kerja yg kurang tepat hasil perubahan kerja yg tidak dapat dikesan dgn tepat.

Tanggungjawab Penjawat – Memainkan peranan terpenting dlm semakan

semula JD

Pemantauan & Audit JD – 1 tahun sekali

24

Kegunaan JD membantu pihak pengurusan membuat

perancangan, pengoperasian, & kawalan. Perancangan

– Reka bentuk organisasi

– JD membekalkan maklumat hubungan dlm orgn & output orgn

– Tahap penstafan

– Perbandingan maklumat bebanan tugas dpt mengenalpasti kerja yg overlapping/redundant

– Laluan kerjaya & pembangunan kerjaya

– Maklumat keperluan KSAO membantu pembentukan program pembangunan kerjaya

25

– Job Design • Menjelaskan bidang tugas

(ind.@ pasukan)• Menyusun semula aktiviti tugas

di kalangan pekerja bagi memastikan pekerjaan lebih menarik dan penting kpd incumbent

– Pay System Design • Struktur Pembayaran Gaji

sesebuah organisasi berdasarkan maklumat perbandingan dalam (JD + JE) & luar (SS).

26

Pengoperasian– Recruiting and Screening– Test Design– Hiring & Placement– Orientation – Developing Procedures – Tranning & Development

Kawalan– Performance Standards – Legal Requirements– Collective Bargaining

27

28

KUIZ #1??? / aktiviti kelas… Markah penuh:

Arahan:

Terima kasih