Struktur Organisasi• Penting dalam sesebuah organisasi/syarikat/firma• Ia merupakan struktur kedudukan staf

– Peranan dan tanggungjawab– Had autoriti

• Proses pengurusan• Definasi : “corak perhubungan yang telah ditentukan

diantara komponen-komponen organisasi yang mengariskan komunikasi, pengawalan dan autoriti. Ia membezakan diantara pelbagai bahagian organisasi dan mengariskan perhubungan antara mereka”

• Carta organisasi sebagai rujukan yang mengambarkan struktur organisasi

Struktur Organisasi

• Komponen bagi membina struktur organisasi yang efektif;i. Perhubungan formal

Bilangan peringkat dalam hirarki

ii.Mengaitkan kumpulan individu kepada jabatan dan jabatan kepada organisasi keseluruhan

iii.Corak sistem komunikasi agar efektif dikeseluruhan jabatan

Menyenarai semua aktiviti

Membahagikan beban kerja

Menyatukan pekerja

Menyelaras pekerja

Mengawasi keberkesanan

organisasi

Kepentingan organisasi

Kesan organisasi yang berkesan:-1. Pembahagian tugas (elak pembaziran / salah guna)2. Kerja lebih mudah dan teratur3. Mudah membuat keputusan kerana mempunyai

saluran / carta aliran4. Perancangan menjadi lebih mudah berdasarkan

unit yang diwujudkan (kemahiran)

Fungsi organisasi1. Perancangan dan penyusunan2. Arahan dan motivasi3. Pengawasan dan pengawalan4. Latihan5. Penilaian dan perubahan

dgn mewujudkan hub yg mantap trhdp kerja,individu dan tempat kerja.

Struktur Organisasi• Terdapat pelbagai jenis struktur organisasi;

– Fungsian– Projek– Matrik

• Faktor pemilihan– Saiz dan jangkamasa projek– Sumber dalaman, kepakaran dan pengalaman sesebuah

organisasi– Pengaruh teknologi– Tahap kewangan

Struktur Organisasi Fungsian• Kaedah tradisi yang biasa diamalkan• Aktiviti dikelompokkan bersama-sama dalam satu fungsi• Kedudukan individu dalam struktur adalah jelas dan biasanya dibahagikan kepada

unit atau bahagian• Tugas atau fungsian individu mengikut fungsian dan bahagian (mengikut

kemahiran)• Seorang ketua akan mengarah, mengawasi dan mengawal prestasi setiap individu

dalam satu organisasi

Ciri Organisasi Fungsian• Arahan dari atas ke bawah• Maklumbalas dari bawah ke atas• Struktur organisasi adalah rigid (aktiviti sama)• Hirarki adalah jelas

Struktur Organisasi Fungsian

PENGARAH URUSAN

PENTADBIRAN

KEBAJIKAN PEKERJA LATIHAN REKOD

PEKERJA

KEWANGAN KONTRAK LOJI PEMBELIAN

Struktur Organisasi Fungsian

Kebaikan• Mudah untuk mengenalpasti bahagian yang bermasalah dan cara mengatasinya• Penyatuan pelbagai kepakaran dan pertukaran pengetahuan• Fungsi dan kedudukan individu jelas• Sesuai untuk projek yang mengambil masa yang lama• Sesuai bagi organisasi kecil dan sederhana

Kelemahan • Ahli unit lebih mementingkan matlamat unit• Maklumbalas menjadi perlahan disebabkan melalui pelbagai peringkat atau unit• Tidak sesuai bagi projek besar dan kompleks

Struktur Organisasi Projek

• Disusun mengikut projek ,produk atau program (berasaskan output)• Digunakan secara meluas• Pengurus projek menjadi ketua dalam setiap projek• Pengurus projek ditugaskan mengawal dan koordinasi projek bagi

mencapai objektif• Sesuai bagi organisasi yang besar dengan projek yang banyak

Ciri Organisasi Projek• Kuasa diterajui oleh pengurus projek (bagi setiap projek)• Integrasi kepakaran dalam setiap projek lebih efektif

Struktur Organisasi Projek

Pengarah Urusan

Projek CPengurus Projek

Kontrak

Loji

Pembelian

Projek BPengurus Projek

Projek APengurus Projek

Kontrak

Loji

Pembelian

KewanganPentadbiran

Struktur Organisasi ProjekKebaikan• Bidang kuasa pengurus projek lebih teragih• Semua unit bertanggung jawab terus kepada pengurus projek• Integrasi kepakaran lebih efektif• Penyelarasan lebih berkesan• Kesemua sumber menumpukan perhatian kepada projek• Tindakan segera boleh diambil bila berlaku sesuatu masalah

Kelemahan• Menghilangkan kekompetenan dan pengkhususan teknikal• Kesukaran integrasi dan penyeragaman di antara bahagian• Penggunaan sumber tidak optimum• Tidak menyediakan karier jangkamasa panjang• Pembahagian tugas tidak seimbang semasa berpindah dari satu projek ke projek

lain

Struktur Organisasi Matrik• Digunakan secara meluas dalam projek mega• Ia juga telah digunakan dalam projek angkasa lepas oleh pihak Pentadbir

Angkasa Lepas AS (NASA)• Ia merupakan kombinasi strategi fungsian dan struktur berorentasikan

matlamat (projek)

Ciri Organisasi Matrik• Kakitangan dan peralatan diletakkan dalam unit fungsian• Arahan formal dari atas turun kebawah secara hirarki dan kemudian

berpecah mewujudkan tanggungjawab bersama • Pengurus projek dipertanggungjawabkan keatas projek masing-masing• Individu dalam kumpulan mempunyai 2 ketua (dual reporting) iaitu

pengurus fungsian dan pengurus projek

Struktur Organisasi Matrik

PENGARAH URUSAN

Pengurus Besar

Pentadbiran LojiKewangan Pembelian Kontrak

Projek A

Projek A

Projek A

Tanggung jawab Projek

Tanggung jawab Projek

Tanggung jawab Projek

Tang

gung

Jaw

ab

Fung

sian

Tang

gung

Jaw

ab

Fung

sian

Tang

gung

Jaw

ab

Fung

sian

KumpulanProjek

Kumpulan Fungsian

Struktur Organisasi MatrikKebaikan• Integrasi antara projek dan fungsian• Penggunaan sumber yang optimum• Mengurangkan penglibatan pengurus projek dalam hal pentadbiran (tumpuan

kepada projek)• Pengurus projek dapat bertindak cepat dalam menyelesaikan masalah• Peningkatan tahap kualiti dan aliran maklumat

Kelemahan• ‘Dual reporting’• Wujud konflik• Lebih banyak pengurus diperlukan• Pembahagian sumber menjadi sukar apabila berlakunya projek-projek yang

berjalan serentak• Wujud dominan apabila terdapat pengurus yang lebih menonjol• Kos pengurusan meningkat

Struktur Organisasi

Pemilihan struktur organisasii. Saiz syarikat/firmaii. Lokasiiii. Jenis operasi/kerjaiv. Kecukupan staf pengurusan dan teknikal

Pengarah Urusan

Projek CPengurus Projek

Kontrak

Loji

Pembelian

Projek BPengurus Projek

Projek APengurus Projek

Kontrak

Loji

Pembelian

KewanganPentadbiran

Direct relationFunctional relationLateral relation

Jabatan Kewangan

Jabatan Pengurusan Projek & Rekabentuk

Jabatan Pemasaran

Jabatan Pembangunan &

Pengeluaran

Unit Pengeluaran

Jabatan Ukur Bahan

Jabatan Audit

Unit Pembangunan (teknikal)

Unit Rekabentuk

Unit Pengurusan Projek

Jabatan Undang-Undang & Pentadbiran Tanah

Unit Procurement

Jabatan Perancang Bandar & Pembangunan Industri

Jabatan Perancang Korporat

Jabatan Pentadbiran & Sumber Manusia

Unit Latihan Unit Kualiti & ISO

Unit Pentadibiran

Unit Sumber Manusia

PENGURUS BESAR

KETUA EKSEKUTIFPerunding Luar