bab 12i struktur dan rekabentuk organisasi

8/3/2019 Bab 12i Struktur Dan Rekabentuk Organisasi

1/54


2/54

Bagi mengelakkan berlakunya

pertindihan kerja atautugas,satu struktur formaldibentuk.

Ianya dikenali sebagai Struktur

dan rekabentuk organisasi.


3/54

Bentuk organisasi tidak formalpula ialah 1 bentuk organisasi

yang banyak bergantung kepadanorma, budaya dan nilai

organisasi yang dikongsi bersamaoleh ahli organisasi.

Menjadi alat memotivasikan

individu dalam organisasi.


4/54

Pengorganisasian : merupakan proses untuk membentukstruktur organisasi

Struktur : satu susunan dan perhubungan organisasi( yang memadankan koordinasi kerja atau aktiviti untuk mengawal

tindakan ahli didalamnya )

Struktur organisasi : Rangkakerja formal bagi sesebuah organisasi dimana tugas dibahagikan, dikumpulkan dan dikoordinasikan.

Rekabentuk organisasi : Pembentukan atau perubahan terhadapstruktur organisasi.


5/54

Struktur terdiri daripada 3 komponen iaitu:

1-Kompleksiti Aktiviti di dalam organisasi yang dipecahkan

atau dibezakan

2-Pemformalan Darjah dimana peraturan dan tatacaradigunakan

3-Pemusatan Menentukan dimana terletaknya autoritipembuatan keputusan


6/54


7/54

KompleksitiKompleksiti tertumpu kepada 3 bentuk

perbezaan iaitu:

1- perbezaan mendatar

2- perbezaan menegak

3- perbezaan spatial


8/54

1- PERBEZAAN

MENDATAR Mempertimbangkan sejauh manapengasingan diantara unit

Semakin besar perbezaan jawatanmaka semakin kompleks organisasiitu distrukturkan

Menyebabkan bermacam masalahtimbul secara mendatar


9/54

2- PERBEZAAN

MENEGAK Merujuk kepada ketinggian hierarki organisasi Semakin banyak peringkat yang wujud di antara

pengurusan atasan dan operasi, Maka semakin

kompleks kedudukan organisasi tersebut.

Kelancaran status akan tergugat kerana perbezaanstatus yang menapis pelbagai maklumat dankeputusan yang dibuat oleh pengurusan atasan


10/54

2- PERBEZAAN

MENEGAKMASALAH YANG TIMBUL1- Komunikasi

-maklumat menjadi lambat

-maklumat mengalami gangguan

2- Motivasi

-pengurus mendapat sedikit kuasa

3- Meningkatkan kos birokrasi


11/54

3- PERBEZAAN SPATIAL

Sejauh mana lokasi kemudahan fizikaldan personel organisasi yangbertaburan dari segi geografi

Apabila perbezaan spatial meningkat,maka kompleksiti, koordinasi, dan

kawalan akan menjadi semakin sukar


12/54

PEMFORMALAN

Ialah darjah dimana kerja dalamorganisasi adalah seragam dan sejauh

mana gelagat pekerja harus berdasarkankepada peraturan dan prosedur.

Ia merujuk kepada sejauh mana sesuatutugas di dalam organisasi diselaraskan.


13/54

Dalam hal ini, deskripsi tugas disediakansecara eksplisit diikuti dengan peraturan yang

didefinisikan dengan jelas meliputi proses

tugas tertentu. Jika pemformalan adalah rendah, susunan

tugas secara relatifnya tidak diprogramkan

dan subordinat mempunyai banyak kebebasanuntuk menjalankan tugas mereka.


14/54

PEMUSATAN

Ialah darjah dimana pembuatan

keputusan dilakukan diperingkat atasan

sesebuah organisasi.

Ini bermakna pengurus-pengurus di

bahagian bawah hanya setakat

menjalankan arahan dari mereka


15/54

Sesetengah organisasi memberikanpengurus terdekat membuat keputusanterhadap sesuatu tindakan yang perlu

dilakukan. Istilah pemusatan merujuk sejauh mana

proses membuat keputusan ditumpukan

pada satu titik di dalam organisasi.


16/54

Sebaliknya, jika pembuatan keputusan

dilakukan diperingkat bawahan maka ia

disebut sebagai nyahpusat/ pemencaran.

Nyahpusat akan membolehkan sesebuah

organisasi membuat tindakan dengan lebih

cepat untuk membuat keputusan ataumenyelesaikan masalah.


17/54

Satu proses membangun dan melahirkan suatu

bentuk struktur yang dapat memenuhi keperluanorganisasi dengan cara yang paling baik


18/54

FAKTOR- FAKTOR :

STRATEGISAIZ

ORGANISASI

TEKNOLOGI

PERSEKITARAN

KAWALAN KUASA


19/54

Penentu asas kepada objektif jangka panjang @ pendek sertatindakan-tindakan yang sesuai untuk mencapai objektif.

Strategi yang mudah hanya dibenarkan berfungsi dalam struturyang mudah.

Bermakna keputusan dapat dilakukan oleh seorang penguruspada tahap kerumitan dan keformalan yang rendah.

Rangka kerja strategi mempunyai 3 dimensi iaitu: Inovasi

Peminimuman kosPeniruan

STRATEGI


20/54

1.Inovasi

- Merupakan satu strategi yang menumpukan kepada pengenalan barusesuatu bentuk keluaran, perkhidmatan dsb.

2. Peminimuman kos

- Mengawal kos dengan ketat supaya mengelakkan perubahan yang tidak perluterhadap sesuatu cadanagn yang diaturkan.

3. Peniruan

- Satu strategik menukar sesuatu keluaran @perkhidmatan setelah hasilnyadibuktikan kejayaannya.


21/54

Merujuk kepada bilangan orang yang diupah @ dibayar bekerja di dalamnya. Semakin ramai pekerja dalam organisasi, semakin banyak keuntungan yang

diperoleh.

Keadaan ini akan mewujudakan perbezaan mendatar di dalam organisasi.

-Terdapat 3 kelemahan daripada perbezaan mendatar:

Hubungan di dalam kumpulan menjadi renggang. -Walaupun perkembangan ini,menambahkan kecekapan dalam kumpulan, tetapiboleh menyebabkan hubungan dalam kumpulan menjadi renggang @ tidak baik

kerana setiap individu akan mempersembahkan aktiviti yang tidak baik.

Meningkatkan kerumitan dalam organisasi.- Apabila perbezaan mendatar semakin bertambah,akan berlakunya konflik antara

pihak atasan dan subordinat. Menurunkan keupayaan pengurusan atasan

- Kesannya penyeliaan pengurusan atasan semakin lemah.

SAIZ ORGANISASI


22/54

Menukarkan input kepada output. John Woodward yang dalam buku teori organisasi oleh

Robbins menumpukan kepada teknologi pengeluaran yangmengaitkan hubungan antara teknologi,struktur dan

kecekapan Kunci pemahaman hubungan antara struktur dan kecekapan

ialah melalui pertimbangan teknologi. Kenyataan Charles Perrow menumpukan perhatian kepada

kebolehanalisaan masalah dan perubahan objektif yangmenumpukan perhatiannya kepada teknologi pengetahuan dan

bukan teknologi pengeluaran.

TEKNOLOGI


23/54

PENGKLASIFIKASIAN TEKNOLOGI

OLEH PERROW

Jenis tugas

Kuarang pengecualian Banyak pengecualian

RUTIN

1

KEJURUTERAAN

2

KRAFTANGAN

3

BUKAN RUTIN

4

Definisi

jelas

Definisi

tidakjelas


24/54

Sel 1 dalam jadual menunjukkan teknologi yang paling rutin

boleh diselesaikan dengan baik melalui kooordinasi dan

kawalan yang standard

Sel 4 ialah teknologi bukan rutin memerlukan kebolehubahan

.

Sel 3 ialah teknologi kraf memerlukan masalah diselesaikan

oleh mereka yang berpengalaman dan berpengetahuan iaitutidak terpusat.

Sel 2 merupakan teknologi kejuruteraan yang memerlukan

keputusan dari pusat tetapi mengekalkan kebolehubahan

melalui pemformalan yang rendah.


25/54

Setiap organisasi bergantung kepada persekitarannya.

Sesebuah organisasi yang mempunyai kesatuan sekerja sering dipengaruhi olehkesatuan sekerja.

Kecekapan organisasi ini lebih bergantung kepada keupayaan mengekalkanhubungan yang baik dengan kepimpinan kesatuan sekerja.

Semakin kompleks pengaruh persekitaran , semakin memusatlah keputusan.

Apabila organisasi lebih bergantung kepada persekitaran yang stabil, ia tidakmenghadapi kerumitan di mana boleh membawa kepada pemformalan yang tinggikerana keaadaan initidak memerlukan tindak balas yang terlalu cepat.

Contoh faktor persekitaran ialah :

Kesatuan sekerja

Peraturan kerajaan

Polisi cukai pesaing

PERSEKITARAN


26/54

FIRMAPERNIAGAAN

EkonomiPolitik dan

perundangan

Sosio Budaya

Fizikal Teknologi

Pesaing


27/54

Persekitaran Ekonomi Berhubung dengan risiko dan ketidakpastian , dinamik pasaran,

penawaran wang, pertumbuhan ekonomi dan pusingan perniagaan.

Persekitaran politik danperundangan

Berkaitan dengan politik dan polisi awam, peraturan dan kawalan

kerajaan , sokongan @galakan kerajaan dan sistem percukaian.

Persekitaran sosial dan budaya Berhubung dngan nilai budaya sosial, perlindungan dan tanggungjawab

sosial , perubahan populasi dan etika perniagaan.


28/54

Persekitaran persaingan

Berkaitan dengan persaingan, jenis struktur pasaran ( persaingantulen, monopoli, oligopoli), persaingan harga, produktiviti dan

persaingan antarabangsa.

Persaingan fizikal Dikaitkan dengan tenaga ( minyak, elektrik dsb), sumber

semulajadi, pencemaran alam dan ekologi.


29/54

Persekitaran teknologi - Berhubung dengan sebarang perubahan

penggunaan sains yang membolehkanmanusia melakukan sesuatu yang baru @membentuk tugas @ prosedur kerja yangbaru dan lebih baik.


30/54

Sesebuah struktur organisasi dipengaruhi olehkesan perebutan kuasa .

Contohnya seseorang pengurus tidak semestinyamemilih alternatif yang boleh memaksimumkanfaedah organisasi kerana mereka perlu membuatkeputusan untuk kepentingan diri.

Biasanya pengurusan atasan akan memilih struktur

yang rendah dari segi kerumitan manakala dari segikeformalan dan pemusatan adalah tinggi.

KAWALAN KUASA


31/54

MODEL STRUKTUR MINTZBERGBAHAGIAN-BAHAGIAN ASAS

Kemuncak strategik

Barisan pertengahan

teknostruktur

Kakitangan sokongan

Teras pengendalian

M d l i t b


32/54

Model mintzbergKritikal Elemen dalam

organisasiStructure

System

Style

Staff

Skill

Strategy

Shared value


33/54

a) Struktur ringkasa) Struktur ringkas

Berpusat

Formalisasi rendah

Penjabatanan rendah

Jangkauan kawalan luas


34/54

Prinsip- prinsip strukturbirokrasi

Konsep rational-legal authority Dipegang berdasarkan kecekapan teknikal Tanggungjawab peranan dan kuasa pembuatan

keputusan perlu dikhususkan dengan jelas. Peranan pengurusan bawahan dikawal oleh

pengurusan atasan Peraturan, prosedur dan norma digunakan untuk

mengawal gelagat dan hubungan antara

peranan. Tindakan pentadbiran, keputusan, dan

peraturan perlu dibuat dalam bentuk bertulis


35/54

b) Birokrasi mesin


36/54

Birokrasi mesin mengawal pekerja melaluiundang-undang dan peraturan yang ketat .

Segala tugas diagihkan kepada jabatan tertentudan segala kuasa dan autoriti dipusatkan


37/54

Bagi pekerja yang suka kepada kerja rutin harian,maka struktur ini membekalkan keselamatankerja.

Kerja-kerja dibawah struktur birokrasi akanmemperolehi skor yang rendah dalam

kepelbagaian kemahiran, identiti tugas,kesignifikan tugas dan autonomi keranasemuanya telah distandardkan.


38/54

Strategi birokrasi mesin

Kadang-kadang mesin organisasi melakukanperubahan

Ia ditukar apabila mesin tersebut rosak danada harga murah untuk membelinya

Strategi dijalankan untuk kestabilan dalamtempoh jangka masa panjang menggunakan

perancangan dan lain-lain prosedur untukmemastikan ia berkesan


39/54

c) BIROKRASI PROFESIONAL


40/54

Menyediakan 2 keadaan yang baik

kepada pekerja

- Faedah bekerja dalam organisasi besar

- Melayani pelanggan dengan bebas

Birokrasi ini membolehkan pekerja

mempunyai kemahiran profesional,

pendidikan tinggi, keperluan tinggi

terhadap autonomi


41/54

d) STRUKTUR BAHAGIAN


42/54

satu set unit yang berautonomi dan di

selaraskan oleh pusat

satu set unit mengandungi birokrasi mesinnyatersendiri yang dikawal oleh ibu pejabat

satu set unit yang berautonomi

dan di selaraskan oleh pusat

satu set unit mengandungi

birokrasi mesinnya tersendiri yang

dikawal oleh ibu pejabat


43/54

kuasa terletak pada pengurusanpertengahan

setiap bahagian mempunyaikebebasan tertentu

membolehkan pengurusan melakukansatu kawalan kuasa yang agak besar


44/54

contoh.

proton, nestle, zaiton industries dan xerox


45/54

e) Adhokrasi


46/54

struktur rekabentuk organisasi yang amat

berbeza

mempunyai keformalan dan

penstandardan yang sedikit serta

teknostruktur hampir tidak wujud

struktur rekabentuk organisasi

yang amat berbeza

mempunyai keformalan dan

penstandardan yang sedikit serta

teknostruktur hampir tidak wujud


47/54

rekabentuk yang mempunyai ciri seperti

kompleksiti, performalan dan pemusatan yang

rendah

sama dengan struktur organik

perbezaan mendatar adalah tinggi kakitangandengan kepakaran tinggi


48/54

perbezaan menegak adalah rendah sukar

dalam mengaplikasikan perbezaan menegak

penyeliaan rendah mempunyai kelakukansecara dalaman/intrisik yang diperlukan oleh

pihak pengurusan


49/54

undang undang dan peraturan terhad

kebanyakkan berbentuk tulisan dan

longgar hanya diperlukan untuk

kelakuan yang standard sahaja

hal ini kerana ciri kebolehubahan telah

mengenepikan pemformalan


50/54

mengamalkan ciri profesional sama

seperti birokrasi profesional

memerlukan penyelesaian yang cepat

keformalan dan penstandardan kurang

sesuai untuk dipratikkan


51/54

sebaliknya birokrasi profesional masalah

akan diklasifikasikan ke dalam satu kategori

dan diuruskan dengan cara yang telah

ditetapkan

pembuatan keputusan terpencar

fleksibiliti dan kecepatan tindakan dilakukan


52/54

pengurus kanan atasan tidak mempunyaisegala kepakaran dalam menyelesaikanmasalah dan keputusan

perbezaan antara superior dan subordinatmenjadi kabur kerana semua profesional


53/54

CIRI STRUKTUR

RINGKAS

BIROKRASI

MESIN

BIROKRASI

PROFESION

AL

STRUKTUR

BAHAGIAN

ADHORKRA

SI

KEPAKARAN RENDAH TINGGI

BIDANGAN

TINGGI

SOSIAL

TINGGI

DALAMBAHAGIAN

TINGGI

KEFORMALA

N

RENDAH TINGGI TINGGI TIDAK

TERHAD

RENDAH

PERSEKITAR

AN

RINGKAS &

DINAMIK

RINGKAS &

STABIL

KOMPLEKS &

STABIL

RINGKAS &

STABIL

KOMPLEKS

DINAMIK


54/54

Komponen-komponen dalam struktur organisasiseperti kompleksiti, pemformalan danpemusatan merupakan panduan penting dalammengenali aktiviti organisasi

Manakala pembentukan struktur organisasiberdasarkan faktor-faktor strategi, saiz,teknologi persekitaran dan kawalan kuasa.

Model Mintzberg pula menerangkan pelbagairekabentuk organisasi.

KESIMPULAN

bab 12i struktur dan rekabentuk organisasi

Documents