Siklus Pengeluaran

Definisi Siklus PengeluaranSiklus pengeluaran:Rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa

Aktivitas Utama Siklus PengeluaranTiga aktivitas utama siklus pengeluaran:Memesan barang, perlengkapan dan layananMenerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan layananMembayar barang, perlengkapan dan layanan

1. Pemesanan BarangMengidentifikasi apa, berapa banyak, dan kapan pemesanan akan dilakukan.Pengendalian persediaanEconomic Order Quantity (EOQ)Materials Requirement Planning (MRP) menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan.Just In Time (JIT) menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Economic Order Quantity (EOQ)

Aktivitas dalam Pemesanan BarangPermintaan Pembelian dokumen yang mengidentifikasi peminta; lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan; nomor, deskripsi, jumlah barang, serta harga setiap barang yang diminta; dan pemasok yang dianjurkan.

LanjutanPermintaan pembelian

Alpha Omega ElectronicsNo. 89010Permintaan PembelianTanggal Pembuatan:02/07/2003Dibuat Oleh:Harold Brown HBVendor yang Dianjurkan:Best Office SupplyDikirimkan ke: Untuk: Tanggal Dibutuhkan:Pusat Foto Kopi Harold Brown 15/07/2003Nomor BarangJumlahKeteranganHarga / unit3204780170817561040715 kotak5 kotak20 kotak10Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10 rim kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan 100HD, kotak berisi 10Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam$33.99$31.99$ 6.49$ 8.99Disetujui Oleh:Susan ChenDepartemen:Pelayanan AdministrasiTanggal disetujui:02/07/2003Nomor Akun:91887

Lanjutan Membuat pesanan pembelianFaktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini adalah: (1) harga, (2) kualitas bahan baku, (3) dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman.Dokumen sumber yang digunakan: pesanan pembelian secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.Pesanan pembelian tetap: membeli barang tertentu dengan harga yang telah ditetapkan dari pemasok tertentu untuk suatu periode waktu yang telah ditetapkan.

Pesanan Pembelian

Alpha Omega ElectronicsNo. 2463Alamat Tagihan : 2431 Bradford Lane St. Louis, MO 63105-2311 (314) 467-2341Pesanan PembelianKepada: Best Office Supply 4567 Olive Blvd. St. Louis , MO 63112-2345Dikirimkan Ke: AOE, Inc. 1735 Sandy Dr. Dayton, OH 33421-2243Nomor Vendor:121Tanggal Pemesanan:03/07/2003Nomor Permintaan:89010Pembeli:Fred MozartSyarat:1/10, n/30F.O.B: Di TujuanDikirim Melalui:Pilihan AndaTanggal Pengiriman:15/07/2003Catatan:BarangNomor BarangJumlahDeskripsiHarga / unit12343204780170817561040715 kotak5 kotak20 kotak10Kertas Xerox 4200,berat 20, kotak 10 rim, kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan ,100 HD, kotak berisi 10Pita Printer IBM 4207 Proprinter, warna hitam$ 33.99$ 31.99$ 6.49$ 8.99Disetujui Oleh:Susan Chen

Lanjutan Meningkatkan efisiensi dan efektivitasMenggunakan EDI atau internet adalah salah satu cara untuk memperbaiki proses pembelian

2. Menerima dan Menyimpan BarangBagian penerimaan menerima barangBagian penyimpanan menyimpan barangLaporan penerimaan: dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran; laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

LanjutanMenghitung jumlah barang yang dikirimMemeriksa setiap pengiriman untuk melihat tanda-tanda kerusakan sebelum dikirim ke gudang.

LanjutanTiga Pengecualian:Menerima jumlah barang yang berbeda dengan jumlah yang dipesan.Menerima barang rusak Menerima barang dengan kualitas rendah yang gagal melewati inspeksi.Dikembalikan dengan menerbitkan nota debit.Memperbaiki faktur penjualan ataspenyimpangan jumlah barang.

Laporan Penerimaan

Alpha Omega ElectronicsNo. 3113Laporan PenerimaanVendor: Best Office SupplyTanggal Diterima:13/07/2003Dikirim melalui : UPSNomor Pesanan Pembelian:2463Nomor BarangJumlahDeskripsi320478017081756104071552010Kertas Xerox 4200, berat 20, kotak 10rim kertas komputerMoore 2600, 20 ponDisket Dysan 100HD, kotak berisi 10Pita printer IBM 4207 Proprinter, warna hitamCatatan:Dua kotak kertas Moore 2600 diterima dengan adanya kerusakan akibat air di bagian luarnya, tetapi kertas di dalam tampaknya masih bagus.Diterima Oleh:Nathan HaleDiperiksa Oleh:Nathan HaleDikirimkan Ke:Harold Brown

3. Membayar Barang dan LayananMenyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayar.Terdapat dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor:Sistem tanpa voucher: setiap faktur penjualan yang disetujui dimasukkan ke dalam catatan terpisah pemasok di file utang usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur belum dibayar.Sistem voucher: dalam sistem ini, sebuah dokumen yang disebut voucher pengeluaran juga dipersiapkan. Tiga kelebihan: (1) voucher ini mengurangi jumlah cek yang harus ditulis, (2) terdapat nomor tercetak untuk mempermudah penelusuran semua utang, (3) dapat memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur penjualan dari waktu pembayaran faktur.Memperbaiki proses utang usahaMencocokkan faktur dari vendor dengan pesanan pembelian serta laporan penerimaan barang.Membayar faktur penjualan yang telah disetujuiDilakukan oleh kasir (fungsi pengeluaran kas)

Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran

Proses/ aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkanPesan BarangMencegah kehabisan dan/ atau kelebihan persediaan

Meminta barang yang tidak dibutuhkan

Membeli dengan harga yang dinaikkan

Membeli barang berkualitas rendah

Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

Komisi (kickback)Sistem pengendalian persediaan; catatan persediaan perpetual; barcode; perhitungan persediaan secara periodik.

Catatan persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian.

Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan; pengendalian anggaran.

Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran pembelian dan biaya kualitas.

Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok.

Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor.

Lanjutan

Proses/ aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkanTerima dan simpan barangMenerima barang yang tidak dipesan

Membuat kesalahan dalam penghitungan

Mencuri persediaanMemerintahkan bagian penerimaan hanya menerima kiriman yang terdapat dalam salinan pesanan pembelian.

Gunakan teknologi kode garis; meminta petugas bagian penerimaan untuk mencatat jumlah yang diterima dan menandatangani laporan penerimaan barang tersebut; insentif untuk perhitungan yang akurat.

Pengendalian akses fisik ke persediaan; semua transfer persediaan di dalam perusahaan didokumentasikan; perhitungan fisik persediaan secara periodik

Lanjutan

Proses/ aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkanSetujui dan bayar faktur dari vendorGagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor.

Membayar barang yang tidak diterima

Gagal mendapatkan diskon pembelian yang tersediaFaktur harus diverifikasi, jumlah yang tertulis di dalamnya dibandingkan dengan pesanan penjualan dan laporan penerimaan; Menggunakan ERS (Evaluated Receipt Settlement)

Membandingkan jumlah yang ditunjukkan dalam faktur dari vendor dengan jumlah yang dimasukkan petugas pengendalian persediaan, yang menerima transfer barang tersebut dari bagian penerimaan.Menggunakan ERSPengendalian anggaran

Faktur penjualan yang telah disetujui harus di-file berdasarkan tanggal jatuh temponya.Anggaran Arus Kas

Lanjutan

Proses/ aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkanSetujui dan bayar faktur dari vendor13. Membayar faktur yang sama dua kali

14. Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usahaHanya membayar faktur yang didukung oleh bundel voucher asli atau hanya salinan asli faktur yang dibayar; ketika cek untuk pembayaran ditandatangani, maka faktur dan bundel voucher harus ditandai telah dibayar; gunakan ERS; kendalikan ke akses file utama pemasok.

Membandingkan perbedaan saldo rekening pemasok sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah total faktur yang diproses.Merenkonsiliasi total saldo semua pemasok dan jumlah akun pengendali hutang usaha dalam buku besar.

Lanjutan

Proses/ aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkanSetujui dan bayar faktur dari vendor15. Menyalahgunakan kas, cek, atau EFTBatasi akses ke cek kosong dan mesin penandatangan cek, cek diberi nomor urut.Pemisahan fungsi.Batasi akses ke daftar pemasok yang disetujui.Kasir harus mengirimkan cek-cek yang telah ditandatangani, bukan mengembalikannya ke bagian utang usaha.Orang yang tidak terlibat dalam pemrosesan baik penagihan maupun pengeluaran kas harus merekonsiliasi semua rekening bank.Alat perlindungan cek, termasuk dengan cara positive pay.Peninjauan ulang untuk transaksi EFT.

Lanjutan

Proses/ aktivitasAncamanProsedur pengendalian yang dapat diterapkanPengendalian umumKehilangan data

Kinerja yang kurang baikBuat cadangan atau rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis

Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai.