buku panduan pelaksanaan 5s s pengurusan
Post on 07-Aug-2015
449 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 1
BUKU PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI
SEKTOR PENGURUSAN
Disediakan Oleh : Unit Perancangan Strategik & Inovasi
Bahagian Pentadbiran
Zon Iris Zon Mawar Zon Lily Zon Matahari Zon Orkid
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 2
PERKARA
MUKA SURAT
BAHAGIAN SATU : PENGENALAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI, 5S
BAHAGIAN DUA : KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN BERKUALITI
Keperluan-Keperluan Umum
Keperluan-Keperluan Dokumentasi
BAHAGIAN TIGA : PERANCANGAN PIHAK PENGURUSAN
Komitmen Pengurusan
Fokus Terhadap Persekitaran Berkualiti
Polisi 5S
Objektif 5S
Logo 5S
Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi Dalaman
Semakan Pengurusan
Penyediaan Sumber
Sumber Manusia
BAHAGIAN EMPAT : REALISASI PERSEKITARAN BERKUALITI
Perancangan Bagi Merealisasikan Pelaksanaan 5S
Pelaksanaan 5S - Langkah 1 Penubuhan Jawatankuasa - Langkah 2 Menetapkan Zon - Langkah 3 Latihan - Langkah 4 Promosi - Langkah 5 Penyeragaman & Pelaksanaan 5S
KANDUNGAN
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 3
PERKARA
MUKA SURAT
BAHAGIAN LIMA : PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENILAIAN
Tatacara Audit Dalaman
BAHAGIAN ENAM : PENAMBAHBAIKAN
Peningkatan Berterusan
Tindakan Pembetulan
Tindakan Pencegahan
LAMPIRAN
Lampiran 1 : Rupa Bentuk Tetulang Ring File
Lampiran 2 : Penilaian Audit Amalan 5S MQA
Lampiran 3 : Gambar-Gambar Contoh Pelaksanaan 5S
Lampiran 4 : Contoh Pelabelan
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 4
PENGENALAN AMALAN
PERSEKITARAN BERKUALITI, 5S
APAKAH 5S? 5S DALAM PERKHIDMATAN AWAM PERANAN SEKTOR PENGURUSAN
BAHAGIAN
1
5S adalah satu kaedah pengurusan yang diamalkan oleh syarikat-syarikat di Jepun. Amalan 5S boleh mewujudkan persekitaran kerja berkualiti di dalam organisasi, menentukan kepatuhan kepada standard serta asas kepada peningkatan dan pemupukan budaya kualiti dan produktiviti secara berterusan dan daya saing.
Budaya penambahbaikan berterusan perlu diterapkan dalam perkhidmatan awam bagi mempertingkatkan penyampaian perkhidmatan (service delivery) kepada pelanggan. Amalan 5S ini merupakan penggerak kepada inisiatif-inisiatif kualiti yang lain.
Sektor Pengurusan hendaklah melakukan proses penambahbaikan
secara berterusan iaitu:
o mengenalpasti, mengurang dan mengelakkan pembaziran
sumber;
o membina semangat kerja berpasukan;
o merangsang suasana kerja yang lebih selesa; dan
o membentuk satu sistem asas ke arah penambahbaikan
produktiviti dan kualiti.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 5
RAJAH KITARAN 5S
SISIH
(SEIRI)
SUSUN
(SEITON)
SAPU
(SEISO)
SIMPAN
(SEIKETSU)SENTIASA
AMAL
(SHITSUKE)
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 6
KATA KUNCI:
KENAL PASTI BARANG YANG TIDAK PERLU
KATA KUNCI: TEMPAT UNTUK
SETIAP BARANG, DAN SETIAP BARANG DI
TEMPATNYA
KATA KUNCI: MEMASTIKAN
TEMPAT KERJA DAN PERALATAN BERSIH
& BERFUNGSI DENGAN BAIK
KATA KUNCI: CARA TERBAIK
UNTUK MELAKSANAKAN
SESUATU
KATA KUNCI: NILAI YANG DIKONGSI
BERSAMA
SEIRI – SISIH o Mengenal pasti barang yang tidak perlu. o Mengasingkan barang/dokumen mengikut keadaan dan
keperluan. o Mematuhi prosedur yang sedang berkuatkuasa bagi
penyisihan barang/dokumen yang perlu dilupuskan.
SEITON - SUSUN o Mengenal pasti apa dan cara penyusunan. o Mengikut kaedah ‘Masuk dulu Keluar Dulu’ (First In First Out)
untuk menyimpan sesuatu. o Mewujudkan tempat khas untuk barang dan dilabel yang jelas. o Letakkan barang di tempat yang mudah dilihat, diambil dan
disimpan semula. o Meletakkan peralatan yang kerap digunakan berhampiran.
SEISO – SAPU o Membersih dan memeriksa tempat kerja dengan
rapi agar tiada habuk atau kotoran di lantai, mesin dan peralatan.
o Mengamalkan SEISO 5 hingga 10 minit setiap hari dengan menggabungkan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan,
o Melantik penjaga bagi setiap peralatan/ruang (ownership).
SEIKETSU – SERAGAM o Mengekalkan keseragaman tempat kerja dengan
memastikan semua barangan sentiasa bersih dan teratur. o Mewujudkan peraturan/etika untuk dipatuhi dan dilekatkan
pada peralatan/ruang yang digunakan bersama. o Mewujudkan keseragaman dengan menentukan:
o Siapa yang bertanggungjawab? o Apa tindakan yang perlu diambil bagi memastikan
keadaan yang ingin dipelihara? o Bila tindakan perlu diambil? o Di mana perlu dilaksanakan? o Apa prosedur yang perlu diikuti?
SHITSUKE - SENTIASA AMAL o Mengamalkan 5S secara berterusan agar menjadi
kelaziman dan budaya di Sektor Pengurusan bagi memastikan keadaan yang diingini berkekalan..
o Sentiasa mematuhi, mengikuti dan mengamalkan peraturan/etika/prosedur yang disediakan.
o Sentiasa bekerjasama.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 7
KENAPA 5S?
FAEDAH MELAKSANAKAN 5S
Konsep 5S mudah difahami kerana: Tidak memerlukan pemahaman istilah-istilah yang sukar; Mudah, logik dan tabiat semula jadi manusia; dan Boleh dilaksanakan oleh industri atau organisasi yang pelbagai jenis
dan saiz.
Tempat kerja lebih bersih dan teratur. Tempat kerja lebih selamat. Menggalakkan penjanaan idea yang lebih banyak dan kreatif. Mengurangkan masa pencarian. Aliran operasi kerja yang cekap. Mengurangkan kecacatan pada perkhidmatan. Kaedah-kaedah dan standard yang jelas untuk penggunaan peralatan.
Memaksimakan penggunaan kawasan. Mengurangkan rungutan pelanggan.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 8
PELAKSANAAN 5S BERDASARKAN KONSEP PDCA
• Penilaian 5S meliputi :
• Melaksanakan Audit Dalaman 5S.
• Penandaarasan sesama bahagian dan dengan organisasi lain.
• Memastikan langkah 5S diikuti sepenuhnya.
• Penambahbaikan berterusan 5S meliputi :
• Menjadikan 5S sebagai budaya.
• Membandingkan pencapaian sebenar dengan yang dirancang.
• Memberikan ganjaran dan pengiktirafan atas penglibatan staf.
• Pendaftaran Pensijilan 5S.
• Menyertai Pertandingan Kebangsaan 5S.
• Membuat semakan Kitaran P-D-C-A.
• Pelaksanaan 5S meliputi:
• Sisih
• Susun
• Sapu
• Seragam
• Sentiasa Amal
• Persediaan 5S meliputi :
• Memberi pendidikan dan latihan kepada semua.
• Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana 5S.
• Memulakan Zon 5S.
• Menentukan objektif, matlamat dan fasa pelaksanaan.
• Merancang Pelan Tindakan 5S dan acara perasmian.
RANCANG
(PLAN)
LAKSANA
(DO)
PERIKSA
(CHECK)
TINDAKAN (ACTION)
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 9
KEPERLUAN SISTEM
PENGURUSAN BERKUALITI
KEPERLUAN-KEPERLUAN UMUM
• Tingkat 14A - Zon Mawar, Zon Lily, Zon Iris
• Tingkat 14B - Zon Matahari, Zon Orkid
Penetapan Zon 5S
• Jawatankuasa Pemandu
• Jawatankuasa Promosi
• Jawatankuasa Latihan
• Jawatankuasa Audit
• pelantikan Wakil Pengurusan, Penyelaras 5S dan penetapan ahli zon.
Penubuhan Jawatankuasa 5S
• Meliputi garis panduan penetapan zon, pelaksanaan latihan, promosi, panduan aktiviti 5S (Sisih, Susun, Sapu, Simpan, Sentiasa Amal), sudut 5S, ruang pejabat, ruang kerja/bilik pegawai, bilik mesin, stor, tempat umum, audit dalaman, peningkatan berterusan, tindakan pembetulan dan pencegahan.
Penetapan Garis Panduan Keseragaman Pelaksanaan 5S
• Buku Panduan Amalan 5S Sektor Pengurusan MQA
• Buku Standard Amalan Persekitaran Berkualiti Oleh MPC
Rujukan Utama Pelaksanaan 5S
BAHAGIAN
2
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 10
KEPERLUAN-KEPERLUAN DOKUMENTASI
PENYEDIAAN DOKUMENTASI
•Polisi, Objektif dan Logo 5S
•Carta Organisasi Jawatankuasa 5S
•Pelan lantai zon
•Pelan tindakan Jawatankuasa
•Surat pelantikan Jawatankuasa
•Minit mesyuarat
•Folder induk 5S di peringkat Penyelaras, Jawatankuasa Latihan, Promosi dan Audit
KAWALAN DOKUMEN
•Diluluskan sebelum diimplimentasi;
•Sentiasa disemak dan dikemaskini mengikut keperluan. Setiap pindaan hendaklah diluluskan semula;
•Bukti setiap perubahan dan status semakan terkini dikandung di dalam folder;
•Meletakkan dokumen yang digunapakai di Sudut 5S Induk (bagi Penyelaras) dan folder dalam simpanan Pengerusi Jawatankuasa Latihan, Promosi dan Audit;
•Edaran Buku Panduan Amalan 5S Sektor Pengurusan MQA kepada semua ahli zon dan paparan portal 5S;
•Buku Standard Amalan Persekitaran Berkualiti oleh MPC diedarkan kepada semua Ahli Jawatankuasa 5S Sektor Pengurusan;
•Dokumen lama mengenai pelaksanaan Amalan 5S dilupuskan bagi setiap pengemaskinian yang dibuat.
KAWALAN REKOD
•Rekod-rekod perbandingan keadaan sebelum dan selepas pelaksanaan aktiviti 5S diselenggara secara efisien.
•Rekod-rekod perlu diwujud dan dijaga sebagai bukti pematuhan terhadap keperluan Amalan 5S.
•Rekod-rekod boleh dibaca, mudah dikenal pasti dan diperolehi.
•Kawalan ke atas rekod bagi pengenalan, penyimpanan, perlindungan, pengeluaran, tempoh penyimpanan dan pelupusan rekod.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 11
PERANCANGAN PIHAK
PENGURUSAN
•Menyampaikan kepada warga tentang tanggungjawab pelaksanaan 5S dan memenuhi keperluan-keperluannya.
•Mewujudkan Polisi 5S.
•Menentukan Objektif 5S.
•Melaksanakan Mesyuarat 5S.
•Menyediakan sumber untuk pelaksanaan 5S.
KOMITMEN PENGURUSAN
•Jawatankuasa Pemandu 5S perlu memastikan keperluan 5S dikenal pasti dan dipatuhi.
•Penekanan diberikan kepada faktor Bersih, Selesa, Selamat dan Produktif di tempat kerja.
FOKUS AMALAN 5S
•Merangkumi faktor Bersih, Selesa, Selamat & Produktif.
•Merangkumi komitmen dan sentiasa meningkatkan keberkesanan dan kecekapan Amalan 5S.
•Disampaikan dan difahami oleh warga Sektor Pengurusan.
•Sentiasa disemak mengikut kesesuaian semasa.
•Mewujud dan menyemak objektif di bahagian dan kawasan (zon) terlibat.
POLISI 5S
•Objektif 5S boleh diukur dan diselaras dengan polisi 5S.
OBJEKTIF 5S
•Membentuk Struktur Jawatankuasa 5S iaitu Jawatankuasa Pemandu, Jawatankuasa Latihan, Jawatankuasa Promosi dan Jawatankuasa Audit.
•Membentuk lima zon 5S (Zon Mawar, Zon Lily, Zon Matahari, Zon Iris dan Zon Orkid) dan penetapan ahli zon.
•Melantik Wakil Pengurusan bagi memastikan aktiviti 5S diwujud, dilaksana, dipantau, melapor prestasi dan keperluan 5S serta memastikan peningkatan kesedaran Amalan 5S.
•Mewujud dan memastikan pelaksanaan komunikasi dalaman melalui mesyuarat, emel, portal dan papan kenyataan.
TANGGUNGJAWAB, KUASA DAN KOMUNIKASI DALAMAN
•Penilaian terhadap peluang penambahbaikan, keperluan perubahan Amalan 5S termasuk polisi dan objektif 5S.
•Input semakan iaitu keputusan audit, prestasi aktiviti pelaksanaan 5S, status tindakan pencegahan dan pembetulan, tindakan susulan dan cadangan penambahbaikan dan keseragaman 5S.
•Output semakan iaitu keputusan dan tindakan bagi peningkatan kecekapan dan keberkesanan 5S, aktiviti 5S dan penggunaan sumber secara kreatif dan inovatif dalam menjana nilai tambah.
SEMAKAN PENGURUSAN
•Menyediakan sumber yang diperlukan untuk keberkesanan pelaksanaan 5S.
PENYEDIAAN SUMBER
•Menentukan keperluan kompetensi staf untuk melaksanakan 5S.
•Memberi latihan kepada AJK dan staf Sektor Pengurusan.
•Menilai keberkesanan latihan.
•Memastikan setiap staf memahami tanggungjawab dalam 5S.
•Menyimpan rekod-rekod latihan, kemahiran, pengalaman dan kelayakan berkaitan.
SUMBER MANUSIA
BAHAGIAN
3
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 12
POLISI 5S
SARANI DOLLAH
PENGERUSI 5S SEKTOR PENGURUSAN AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA
TARIKH KUATKUASA: 1 MAC 2012
PO
LIS
I A
MA
LA
N 5
S
SE
KT
OR
PE
NG
UR
US
AN
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 13
OBJEKTIF 5S
SARANI DOLLAH PENGERUSI
5S SEKTOR PENGURUSAN AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA TARIKH KUATKUASA : 1 MAC 2012
Meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan.
Meningkatkan kualiti persekitaran tempat kerja
yang bersih, kemas, tersusun dan selamat.
Membentuk budaya bekerjasama, kreatif dan
berinovasi.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 14
LOGO 5S
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 15
CARTA ORGANISASI 5S SEKTOR PENGURUSAN
Pengarah Bahagian Pengarah Bahagian Pengarah Bahagian Pengarah Bahagian Pengurusan Sumber Manusia Pentadbiran Kewangan Teknologi Maklumat (Mohd Khairul Nizam Ibrahim) (Norlida Datuk (Normahizan Yaacob) (Faridah Mohd Jazri)
Ahmad Shahibuddin)
Pengerusi Pengerusi Pengerusi Jawatankuasa Latihan Jawatankuasa Promosi Jawatankuasa Audit
(Masfidayanti Mokhtar) (Suhaina Fitri Mokhtar) (Mohd Fairuz Abu Samah)
Fasilitator Fasilitator Fasilitator Fasilitator Fasilitator Ketua Zon Ketua Zon Ketua Zon Ketua Zon Ketua Zon Ahli Zon Ahli Zon Ahli Zon Ahli Zon Ahli Zon
Tarikh Kuatkuasa : 3 Ogos 2012
URUS SETIA
Unit
Perancangan
Strategik &
Inovasi
CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU AMALAN
PERSEKITARAN BERKUALITI 5S SEKTOR PENGURUSAN
AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA
Pengerusi
Jawatankuasa
Pelaksana
Zon Mawar Zon Lily Zon Matahari Zon Iris Zon Orkid
Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan)
(Sarani Dollah)
Jawatankuasa
Kerja
Ahli Ahli Ahli Ahli
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 16
CARTA ORGANISASI 5S SEKTOR PENGURUSAN
Tarikh kuatkuasa : 3 Ogos 2012
URUS SETIA Unit Perancangan
Strategik & Inovasi
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 17
Tarikh kuatkuasa : 3 Ogos 2012
CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA LATIHAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S
Pengerusi Jawatankuasa Latihan
(Masfidayanti Mokhtar)
Ahli Ahli Ahli Ahli Ahli Ahli
(Mohd (Mohd Rafizi (Suriati Mat Kaus) (Juliana ( Mohd Zakie (Maznah Hamsah) Zulkarami Yunos) Mohamed Yaakob) Ismail) Salleh)
Tarikh kuatkuasa : 3 Ogos 2012
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 18
ARTA ORGANISASI JAWATANKUASA PROMOSI AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI 5S
Pengerusi Jawatankuasa Promosi
(Suhaina Fitri Mokhtar)
Ahli Ahli Ahli Ahli Ahli Ahli
(Maszuraini (Roziyani Che (Sumaiyah (Siti Nadia (Nor Khamsatun (Wan Rosmayuzi Abdul Ghani) Ani) Ramli) Zakaria) Suboh) Wan Ali)
Tarikh kuatkuasa : 3 Ogos 2012
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 19
REALISASI PERSEKITARAN
BERKUALITI
Struktur penubuhan Jawatankuasa 5S Sektor Pengurusan MQA
JAWATANKUASA
PEMANDU 5S
JAWATANKUASA KERJA
- JAWATANKUASA LATIHAN
- JAWATANKUASA PROMOSI
- JAWATANKUASA AUDIT
JAWATANKUASA PELAKSANA
- PENYELARAS (URUS SETIA)
- FASILITATOR 5S
- KETUA KUMPULAN 5S
- AHLI KUMPULAN 5S
BAHAGIAN
4
LANGKAH 1: PENUBUHAN JAWATANKUASA 5S
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 1
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA 5S SEKTOR PENGURUSAN
JAWATANKUASA PEMANDU 5S
• Menentukan arah pelaksanaan 5S.
•Membentuk pelan pelaksanaan.
•Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.
•Menetapkan polisi, peraturan serta garis panduan.
•Mengenal pasti ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua kumpulan.
•Menetapkan sistem ganjaran.
•Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan jawatankuasa.
•Mengawal kemajuan program dengan pembentukan standard yang sesuai.
JAWATANKUASA KERJA 5S
JAWATANKUASA LATIHAN
•Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan Amalan 5S.
•Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan bagi mengukuh aktiviti Amalan 5S serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan 5S).
•Latihan dijalankan oleh jawatankuasa atau fasilitator yang telah menghadiri latihan dalam bidang 5S.
•Memastikan setiap warga Sektor Pengurusan diberi peluang untuk menghadiri latihan.
JAWATANKUASA PROMOSI
•Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S,
•Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan 5S kepada semua warga Sektor Pengurusan.
•Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
•Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi aktiviti promosi
•Mencadangkan dan memberi ganjaran atau pengiktirafan kepada individu/ kumpulan yang turut serta atau memenangi aktiviti-aktiviti promosi.
•Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran 5S di kalangan warga Sektor Pengurusan kepada Jawatankuasa Pemandu.
JAWATANKUASA AUDIT
•Membina kriteria audit yang bersesuaian – dapatkan maklum balas daripada ketua jabatan/ unit dan fasilitator.
•Melantik juruaudit dalaman 5S.
•Menentukan kekerapan aktiviti audit – pada peringkat awal audit perlu dilaksanakan lebih kerap.
•Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit.
•Menyemak kriteria audit dari semasa ke semasa mengikut keperluan.
•Membantu dalam mengekalkan aktiviti 5S melalui Audit Dalaman.
•Membina garis panduan untuk mengukur impak Audit.
JAWATANKUASA PELAKSANA 5S
PENYELARAS (URUS SETIA)
•Menjalankan tugas kesetiausahaan kepada Jawatankuasa Pemandu, AJK Kecil, fasilitator dan ketua kumpulan dengan tujuan mengkoordinasi perjalanan program.
•Menyimpan rekod/minit mesyuarat.
•Menolong mengurus aktiviti-aktiviti promosi.
•Menghebahkan maklumat terkini perjalanan program 5S di Sektor Pengurusan.
•Memudahkan pelaksanaan aktiviti berkumpulan.
•Memastikan penyertaan semua pihak dalam organisasi.
FASILITATOR
•Menyokong Pelaksanaan 5S.
•Menyelaras program 5S di Sektor Pengurusan.
•Membantu AJK Pemandu dalam setiap tugas.
•Memastikan perjalanan 5S seperti yang dirancang.
•Mendapat sokongan dan pengiktirafan dari pihak atasan.
•Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang digariskan.
•Membantu membekal data-data terkini.
•Mengawasi, mengadakan perbincangan serta galakan kepada kumpulan 5S setiap masa.
KETUA KUMPULAN
•Turut serta dalam proses pelaksanaan kerja berkumpulan.
•Memberi latihan kepada ahli-ahli.
•Mengawasi perkembangan kerja berkumpulan.
•Mengadakan mesyuarat pendek dengan kumpulan mengenai Amalan 5S.
AHLI KUMPULAN
•Memberikan komitmen yang sepenuhnya dalam gerak kerja.
•Bertanggungjawab untuk memperbaiki tempat kerja sepanjang masa.
•Mewujudkan suasana harmoni di kalangan ahli.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 1
Penyelaras 5S mencadangkan pembahagian zon untuk kelulusan Jawatankuasa Pemandu. Fasilitator 5S akan menyerahkan tanggungjawab dan mengagihkan aktiviti dalam bentuk tugasan mudah. Garis Panduan Penetapan Zon :
o memperoleh susun atur tempat kerja secara keseluruhan dan membahagikan setiap kawasan kepada zon-zon yang lebih kecil;
o membahagikan kumpulan mengikut kawasan, menentukan bilangan ahli dalam satu kumpulan, dan mempamerkan nama individu-individu yang terlibat dalam setiap kumpulan dan kawasan yang dipertanggungjawabkan;
o memastikan setiap kumpulan mempunyai ketua dan sekurang-kurangnya seorang ahli dalam setiap seksyen;
o memastikan saiz seksyen dan kekuatan kumpulan adalah selaras; dan
o penentuan tanggungjawab bagi kawasan yang dikongsi. Fungsi Penyelaras/Fasilitator/Ketua 5S adalah penting dalam mengaplikasikan 5S agar aktiviti 5S berjalan dengan lancar seperti yang dirancang. Untuk menyebarkan metodologi 5S dan menyediakan tenaga kerja yang dapat memberikan kerjasama yang bermakna dalam aktiviti 5S. Garis Panduan Latihan 5S Program latihan merupakan langkah permulaan pelaksanaan Amalan 5S dan merangsang pekerja untuk melibatkan diri dalam mengaplikasikan 5S. Program ini merupakan tanggungjawab Jawatankuasa Latihan. Selesai sesi latihan persediaan awal, setiap individu akan mendapat pengetahuan asas dan diberi tanggungjawab bagi tindakan yang akan dilaksanakan. Rancangan pelaksanaan fasa 5S perlulah disediakan dan diumumkan semasa perisytiharan Pelaksanaan Amalan 5S. Latihan merangkumi:
o kesedaran tentang 5S pada peringkat pengurusan tertinggi; o kesedaran tentang 5S pada peringkat pekerja; o pemahaman Langkah Demi Langkah untuk Ahl Jawatankuasa/Fasilitator/Ketua Zon;
dan o Langkah Demi Langkah Audit Dalaman 5S.
LANGKAH 2 : MENETAPKAN ZON 5S
LANGKAH 3 : LATIHAN 5S
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 2
Menghebahkan rancangan promosi mengenai pengwujudan aktiviti 5S. Garis Panduan Pelancaran 5S Pengurusan perlu mengesahkan Pelan Tindakan 5S, menetapkan sasaran, polisi, dan matlamat Pelaksanaan Langkah Demi Langkah 5S.
o mengumumkan Polisi, Objektif dan Logo 5S. o mengumumkan Zon 5S. o mengumumkan Slogan 5S.
Selepas pelancaran 5S, Pelaksanaan Langkah Demi Langkah 5S diteruskan mengikut apa yang telah dirancang. SISIH (SEIRI) Sisih memfokus kepada penyisihan barangan yang tidak digunakan atau diperlukan lagi di tempat kerja. Garis Panduan
o Mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah.
o Menentukan tempat penyimpanan bagi barang yang perlu.
o Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, Arahan Perkhidmatan dan Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa hendaklah dirujuk.
LANGKAH 4 : PELANCARAN/ PROMOSI 5S
LANGKAH 5 : PELAKSANAAN AMALAN 5S
Cara amalan SISIH di tempat kerja Mengikut Tatacara
Pelupusan Aset/Stor
Yang
Mana
???
Stratifikasi Tindakan
SISIH item
tidak
diperlukan
Tiada nilai dan senang
dilupuskan (tidak
memerlukan tatacara
pelupusan aset/stor)
Ada nilai/tiada nilai
(memerlukan tatacara
pelupusan aset/stor)
Lupus dengan segera
Dilupuskan mengikut
prosedur sedia ada
SISIH
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 3
Panduan pelaksanaan kaedah TAG MERAH: Langkah 1: Melancarkan Projek Tag Merah Jawatankuasa Pemandu 5S perlu:
o menetapkan kawasan pengumpulan barang-barang yang tidak perlu dan seterusnya merancang pelupusan barang-barang tersebut; dan
o menyediakan tag merah yang sesuai.
Langkah 2: Mengenal Pasti Sasaran Tag Merah Menentukan jenis barangan dan kawasan kerja yang perlu nilai. Langkah 3: Menentukan Kriteria Tag Merah Tiga soalan yang perlu ditanya bagi menentukan keperluan sesuatu barangan:
o Adakah ianya berguna? o Kekerapan penggunaan? o Kuantiti penggunaan?
Langkah 4: Melekatkan Tag Merah Kerja-kerja melekatkan tag ini perlu dilakukan dengan cepat. Skop sasaran adalah untuk diselesaikan sebelum pelaksanaan penyisihan. Langkah 5: Penentuan Barangan yang diTag Merah Putuskan mana yang perlu dibuang dan tindakan yang perlu diambil. Langkah 6: Dokumenkan Hasil Tag Merah Barang-barang yang telah dilekatkan Tag Merah hendaklah direkodkan.
TAG MERAH (RED TAG)
Tidak diperlukan dan Perlu dilupuskan
Diluluskan :……………………………………………….. Tarikh :………………………………………………………
DASAR TAG MERAH – POLISI
PEMBUANGAN ATAU PENYISIHAN
(gambar Sisih)
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 4
SUSUN (Seiton) Susun merujuk kepada kenyataan "Setiap barang mempunyai tempatnya dan setiap tempat ada barangnya". la menekankan aspek keselamatan, kecekapan dan keberkesanan cara penyimpanan. Garis Panduan Susun
o 'First-In-First-Out' (FIFO). o Melabel setiap barangan dan tempat penyimpanan. o Memberikan nama atau nombor pada setiap barangan dan alatan. o Menyusun alatan yang berkaitan berdekatan dengan mesin agar mudah
digunakan. o Menyimpan barang-barang mengikut kategori. o Memastikan barang disusun dengan ketinggian yang selamat.
BARANGAN PERLU TINDAKAN
Barangan yang kerap
diguna.
Disusun di tempat yang paling
dekat dengan pekerja.
Barangan yang jarang
diguna.
Boleh disusun jauh sedikit dari
pekerja.
Barangan yang tidak
digunakan.
Disimpan berasingan dan diberi
pengenalan yang jelas.
(gambar susun)
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 5
SAPU (SEISO) SAPU menekankan kepada kebersihan, Ianya menyumbang kepada tempat kerja lebih selesa dan selamat termasuk penyimpanan yang dapat mengurangkan masa pencarian dan menjamin kualiti kerja dan perkhidmatan yang tinggi. Garis Panduan Susun Langkah 1: Tugasan Kerja-kerja Pembersihan Kebersihan adalah tanggungjawab semua pekerja dan ianya perlu dibahagikan mengikut: Zon 5S Mewartakan semua kawasan kebersihan dan ahli-ahli zon yang ditugaskan bagi kawasan tersebut. Jadual 5S Menerangkan dengan lebih terperinci kelainan kawasan dan nama-nama ahli zon yang telah ditugaskan termasuk jadual tugasan harian mereka. Langkah 2: Menentukan hak milik (ownership) bagi setiap ahli Menentukan hak milik bagi setiap ahli untuk kawasan yang telah dikenalpasti Langkah 3: Mengenal pasti kaedah yang akan digunakan
o Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan. o Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang bersesuaian. o Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan. o Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.
Langkah 4: Menyediakan alatan dan bahan pembersihan Menyediakan alatan mencuci dan bahan yang diperlukan agar ianya mudah digunakan apabila diperlukan. Langkah 5: Melaksanakan pembersihan
o Memastikan tempat kerja dan peralatan bersih dan berfungsi dengan baik. o Melakukan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan terhadap semua peralatan. o Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan peralatan untuk tindakan
penyelenggaraan.
(gambar Sapu)
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 6
SERAGAM (SEIKETSU) Seragam memberi tumpuan terhadap amalan keseragaman kerja yang terbaik. Ianya turut merangkumi prosedur dan senarai semak harian yang perlu dipamerkan di setiap tempat kerja. Garis Panduan Seragam Tanggungjawab dalam kerja yang merangkumi:
o Siapa yang bertanggungjawab (Ownership)?; o Langkah yang perlu diambil bagi memastikan keadaan yang diinginkan dapat
dikekalkan; o Bila sesuatu tindakan perlu diambil?; o Kawasan mana perlu diberi penekanan? o Prosedur yang perlu dipatuhi? o Kerja-kerja yang sedang dijalankan / peraturan inventori; o Prosedur Pembersihan; o Jadual penyelenggaraan; o Aktiviti harian yang bersangkut paut dengan tugas 3S.
(gambar Seragam)
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 7
SENTIASA AMAL (SHITSUKE) Memastikan kesemua 4S sentiasa diamalkan dan dikekalkan secara berterusan dengan mempraktikkan P-D-C-A secara aktif. Garis panduan Sentiasa Amal
o Membina kesedaran tentang pentingnya 5S melalui latihan semula. o Memberi ganjaran dan mengiktiraf usaha yang dilaksanakan oleh pekerja. o Gunakan teknik/pendekatan/strategi untuk mengekalkan aktiviti.
Kajian semula
o Slogan dan Poster 5S. o Portal/Papan Kenyataan 5S agar sebarang perkembangan dalam aktiviti 5S
dapat dikongsi bersama. o Kejayaan 5S - petunjuk piawai dan prestasi.
Sentiasa Amal memerlukan disiplin diri untuk mengekalkan kebersihan, keselamatan dan piawai kualiti secara tekal.
(gambar Sentiasa Amal)
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 8
Imej korporat dalam pelaksanaan Amalan 5S Sektor Pengurusan adalah seperti berikut:
o persekitaran semua peringkat ruang pejabat pada tahap yang sentiasa bersih, kemas dan selamat mengikut piawaian yang ditetapkan;
o keseragaman pelabelan:
o tidak keterlaluan dan memudahkan kecapaian serta bermaklumat; o tulisan (font) Arial Rounded MT Bold; o saiz minimum tulisan (font) arial 14 (kesesuaian saiz mengikut kategori
pelabelan); o saiz keluasan label : panjang x lebar minimum 1cm x 1cm; o warna pelabelan (diperuntukkan dalam garis panduan – hitam putih
adalah digalakkan dan laminate bagi yang bersesuaian); dan o material yang bersesuaian.
o terkeluar dari persepsi ‘persekitaran taska atau tadika’;
o keseragaman warna penandaan; dan
o keseragaman material.
TINDAKAN KESERAGAMAN AMALAN 5S Terbahagi kepada 8 kategori utama iaitu:
a. keperluan utama pelaksanaan;
b. ruang pejabat;
c. ruang kerja/bilik pegawai;
d. bahagian pengeluaran;
e. tempat penyimpanan/stor;
f. tempat umum;
g. kawasan persekitaran jabatan;dan
h. keselamatan persekitaran.
KESERAGAMAN PELAKSANAAN 5S
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 9
SENARAI KESERAGAMAN PELAKSANAAN 5S SEKTOR PENGURUSAN Berikut adalah senarai panduan bagi mencapai keseragaman Amalan 5S di Sektor Pengurusan. Ahli-ahli kumpulan boleh membuat penambahbaikan kepada kriteria- kriteria jika perlu dalam mempertingkatkan taraf keseragaman dari semasa ke semasa. Walau bagaimanapun bilangan item yang tersenarai tidak boleh dikurangkan.
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
KEPERLUAN UTAMA
Sudut 5S Polisi & Objektif 5S; Carta Organisasi Zon; Carta Perbatuan/Gantt Chart; Gambar ahli dan Carta Organisasi; Ownership; Jadual PDCA (Plan, Do, Check, Action); Rekod aktiviti sebelum dan selepas aktiviti Amalan 5S (gambar) beserta tarikh; Info berkaitan Amalan 5S untuk tujuan promosi; Slogan Amalan 5S; Maklumat Terkini Amalan 5S; Pelan Lantai Zon 5S; Jadual giliran bertugas untuk pembersihan; Jadual perjumpaan kumpulan dan pelaksanaan; Berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan; Tidak menggunakan tulisan yang fancy dan berwarna-warni; dan Kaedah penyaluran penyampaian hendaklah:
Secara fizikal (dinding/ papan kenyataan);
Secara maya; atau
Kedua-dua di atas.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 10
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Fail Zon Polisi/Dasar 5S. Objektif 5S. Logo dan Nama Kumpulan. Carta Organisasi Kumpulan. Minit Mesyuarat Kumpulan –mingguan/bulanan dan tindakan susulan. Pelan Tindakan Aktiviti. Pelan Lantai Zon 5S. Gambar-gambar aktiviti Kaizen SEBELUM dan SELEPAS. Keputusan Audit dan Jadual Audit. MemoMaklumat Terkini dari Ketua 5S atau Fasilitator. Kriteria Audit.
NOTA:
Adakan Indeks.
Adakan Separator bagi setiapsubjek/references.
Rakamkan gambar bagi aktiviti kumpulan serta masalah sebelum dan faedah selepas aktiviti 5S dijalankan.
Susunan Fail Di Rak Susunan fail dari KIRI ke KANAN (1,2,3.., A,B,C,….dan seterusnya). FONT yang digunakan pada Rak jelas kelihatan dari jauh. Adakan SEPARATOR di dalam Fail. Adakan indeks di dalam Fail. Indeks utama & Colour Coding di tepi rak. Tag pengguna. Peraturan penggunaan.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 11
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Susunan Barang-
Barang Di Atas Rak
Susunan tagging dari KIRI ke KANAN (1,2,3,……dan seterusnya). Indeks barangan di setiap tepi rak. Adakan penanda MINIMUM dan MAKSIMUM (jika berkaitan). TARIKH LUPUT bagi ubat-ubatan. Penanda FIFO / EXPIRY DATE / STOCK LOW / NIL IN STOK / REMINDER PLEASE REFILL (lengkap dengan tarikh jika perlu). Adakan label susunan bagi setiap Kad / Stock Bin. Kad Bin / Stok Card hendaklah diletak di tempat yang disediakan dan rekod-rekodnya hendaklah dikemaskini. Adakan pelan lokasi & master indeks di pintu masuk.
Suis Lampu / Kipas /
Kepala Plug
Semua suis/barangan elektrik hendaklah menggunakan sistem Colour Coding Sticker. Laporkan sebarang kerosakan peralatan elektrik kepada Unit Logistik.
Peralatan Adakan pemilik (Ownership). Adakan jadual penyelenggaraan (Jika berkaitan). Adakan Jadual Pembersihan (Cleaning Roster). Adakan Nombor Peralatan jika bilangan peralatan yang sama lebih dari satu unit di dalam kawasan zon yang sama. Wujudkan cara-cara menggunakan dan pamerkan SOP/WI/User Guide (jika perlu).
Setiap Zon Semua suis lampu menggunakan label colour coding. Setiap bilik diletakkan gambar, nama, kumpulan dan nombor telefon pemilik tempat tersebut.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 12
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Syarat-syarat pengguna hendaklah dipamerkan (jika berkenaan). Pelan Lantai/Peta Bilik dipamerkan seelok-eloknya di pintu masuk (sebelah dalam).
Petak / Tempat Letak
Kasut
Petak untuk tempat letak kasut jika ada kasut di dalam bilik pejabat.
Garisan Kuning (Parkir Barangan)
Kawasan Pejabat
Garisan kuning hanya diguna pada barangan movable atau Work In Progress.
Kawasan Stor
Perlu menyediakan parkir bagi mesin/ perkakas seperti Lifter, Tangga, troli, alat pembersihan, dll. Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alat-alat seperti penyapu, mop dan berus. Alat-alat tersebut hendaklah didirikan dalam bekas yang telah ditentukan oleh fasilitator dan diparkirkan.
Peralatan Kebersihan Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alat-alat seperti penyapu, penyodok sampah, mop dan berus. Semua alat-alat digantung dalam kawasan parkir.
Signage Untuk Pelawat/ Kawasan Menunggu/ Persekitaran Bangunan
Petunjuk Arah – Tandas, Surau. Peraturan dan Tempat Larangan. Waktu Pegawai Bertugas. Tempat Bertanya. Nama pegawai bertugas di Tempat Bertanya. Papan kenyataan / Information Board.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 13
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Ruang Pejabat
Lantai Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih;
Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai;
Lantai tidak berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam keselamatan pekerja; dan
Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.
Peralatan Pejabat Peralatan pejabat tidak berdebu, bersih, disusun kemas, sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
Cermin tingkap sentiasa dilap, yang pecah segera diganti;
Peralatan yang rosak perlu dilabel dengan jelas dan menyatakan isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baik pulih) dan diasingkan; dan
Lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabel mengikut kesesuaian.
Susun Atur Peralatan Pejabat
Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan pekerja;
Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya: kabinet fail diletakkan berhampiran dengan workstation pegawai.
Susunan Fail
Disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem;
Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail);
Ring File dilabelkan mengikut tatacara berikut:
i. Tetulang ring file mengandungi:
Nama bahagian
Tajuk fail
Bilangan fail
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 14
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
ii. Muka depan ring file mengandungi:
Nama Bahagian
Logo
Tajuk fail
iii. Penggunaan tulisan (font) Arial Rounded MT Bold dan mengikut kesesuaian fail; dan
iv. Penggunaan warna muka depan dan
tetulang ring file adalah warna tema zon.
Hiasan Dalaman Maklumat korporat sentiasa dikemaskini (contoh : carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dsb);
Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa tersisir rapi dan bersih serta penyelenggaraan berkala;
Dinding tidak kotor dan tiada kesan tampalan;
Hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti;
Hiasan tidak kotor, berdebu, sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
Tanda Arah/Petunjuk/ Peringatan
Diletakkan di tempat yang strategik dan mudah dilihat orang rsmai;
Tanda peringatan diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti ‘AWAS’ pada plug yang terdedah dan ‘SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN’ pada plug lampu;
Tanda nama pegawai diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 15
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Ruang Kerja Terperingkat (Bilik Server, Bilik Kebal dan Kawasan Kerja Larangan)
Kawasan bilik perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa;
Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat diamalkan mengikut tatacara peraturan keselamatan;
Tanda arah, petunjuk dan peringatan diletakkan di tempat strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan
Melantik seorang pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.
Bilik Fail
Mengikut PP Bil. 5 Tahun 2007: Panduan Pengurusan Pejabat.
Kaunter Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
Persekitaran kaunter tidak berdebu, bersih dan disusun kemas;
Tanda arah, petunjuk dan peringatan diletakkan di tempat strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
Paparan maklumat korporat MQA tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan); Borang-borang di kaunter disusun dengan teratur dan dilabel. Susunan boleh menggunakan dokumen tier atau rak archilic/kayu;
Sofa atau kerusi disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 16
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Keperluan utama di kaunter:
Buku kedatangan pelawat;
Telefon;
Set komputer, printer dan capaian Internet;
Direktori telefon pegawai MQA; dan
Borang aduan/cadangan/ kepuasan hati pelanggan.
Bilik Pemandu Bilik pemandu mengikut garis panduan workstation pegawai;
Perabot di dalam bilik disusun dengan kemas dan teratur; Kebersihan di dalam bilik dan persekitaran; Dilarang merokok di dalam bilik; Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik pemandu:
Nama pegawai; dan
Nombor telefon.
Ruang Kerja/ Bilik Pegawai
Lantai Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih; dan
Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai.
Meja (Di atas meja)
Satu tray bertingkat (3 tingkat) dilabelkan masuk/keluar/dalam tindakan;
Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional);
Terdapat telefon dan buku direktori (optional);
Meletakkan fail meja pegawai/pekeliling; dan
Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.
Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah; dan
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 17
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp).
Meja (Di bawah/ Tepi meja)
Bakul sampah mempunyai parkir berlabel;
Satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak sepasang kasut dan sepasang selipar;
Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) dikemas dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabel casing/conduit dan dipasang tersorok;
CPU dan pedestal bergerak ditempatkan di bawah meja atau di sisi meja; dan
Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.
Laci Meja Pembahagian ruang laci seperti berikut:
Laci 1 dan 2 urusan rasmi Laci 3 urusan peribadi (dilabelkan di
penjuru atas sebelah kiri menggunakan warna hitam putih bersaiz 18 Arial).
Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci;
Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di ruang tempat kerja;
Laci rasmi diwujudkan petak-petak alatan mengikut kesesuaian bagi mengisi alat tulis;
Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci peribadi dan disusun kemas; dan
Barang urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.
Partition & Bilik Pegawai
Mengandungi:
Tanda Nama Penuh;
Jawatan;
Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-7);
Fail meja/pekeliling;
Ring file tersusun dan dilabelkan; dan
Senarai rujukan fail (optional).
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 18
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan pegawai. Contoh: nombor telefon yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks fail;
Dokumen yang dipamerkan tersusun kemas dan teratur;
Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A5 untuk hiasan. Bagi bilik pegawai tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat.
Kerusi Kerusi tetamu dan kerusi kerja tersusun rapi ketika tidak digunakan;
Blazer dan selendang (jika ada) disangkut dengan kemas di dalam almari atau di belakang kerusi; dan
Kerusi selamat untuk diduduki, tidak bergoyang, selesa dan bersih.
Komputer dan pencetak
Komputer serta peralatan ICT tidak berhabuk dan sedia untuk diguna;
Komputer ditutup sebelum pulang (shutdown).
Sistem Fail
Mengikut Tatacara Pengurusan Fail.
Pelabelan dan pemakiran
Setiap peralatan gunasama dan mudah alih disediakan parkir yang bersesuaian;
Setiap parkir dilabel dengan nama alatan berkenaan.
Pendawaian Elektrik Dilarang meletak CABLE, EXTENSION PLUG dan WAYAR di atas Lantai. Wayar diikat dan dibalut dengan Cable Tie. Kepala Plug ditanda dengan colour coding sticker dan juga pada barangan elektrik yang berkenaan. Laporkan sebarang kerosakan pendawaian kepada Unit Logistik.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 19
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Bahagian Fotostat
Bilik Pencetakan/ Dokumentasi
Lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, perlu dibaiki dengan cepat;
Peralatan berada dalam keadaan baik, berfungsi, disusun teratur dan dilabel dengan nama alatan;
Peralatan dan bahan kerja disimpan di tempat pemakir atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula;
Kertas-kertas yang hendak dilupuskan diletak dalam kotak kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai;
Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan;
Carta alir aliran proses penggunaan bagi sesuatu barangan.
Penggunaan label untuk membezakan aktiviti/barangan/ perkhidmatan (Contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).
Mesin dan peralatan Mesin diletak di tempat yang sesuai, selamat serta tidak menghalang pergerakan;
Mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin;
Tiada barang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan berbentuk cecair;
Meletakkan tanda berhati-hati seperti ‘AWAS’ pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;
Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian;
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 20
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan; dan
Jadual penyelenggaraan mesin disediakan untuk pemantauan mesin.
Stor Kaunter Stor, Dalam Stor, Simpanan Barang Stor, Keselamatan dan Kebersihan Stor
Mengikut Tatacara Pengurusan Stor (PP Bil. 5 Tahun 2009).
Tempat Umum
Ruang Rehat Pekerja Peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan;
Bersih, teratur, kemas dan tempat rehat yang menyenangkan;
Mempunyai berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja;
Boleh menyediakan pelbagai bentuk bahan bacaan dan disusun di rak bacaan;
Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif; dan
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan ruang rehat (nama pegawai dan nombor telefon).
Bilik/Ruang Rehat/Menunggu Tetamu
Peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan boleh digunakan;
Kawasan sekitar bersih, tidak berhabuk, kemas dan menyenangkan tetamu;
Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif; dan
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik (nama pegawai dan nombor telefon).
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 21
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Surau/Bilik Solat
Semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan;
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih;
Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas;
Pintu masuk dilabel dengan perkataan Surau/Bilik Solat;
Almari/kabinet/rak/penyidai dibenarkan mengikut keperluan;
Buku-buku bacaan agama disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan;
Penanda arah kiblat ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas;
Selipar/kasut tersusun rapi;
Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan;
Cermin muka untuk kemudahan orang ramai;
Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang segar;
Jam dinding untuk panduan;
Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/ peralatan; dan
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 22
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Bilik Mesyuarat/ Bilik Bincang/ Bilik Serbaguna
Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran;
Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan;
Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan;
Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board);
Hiasan berbentuk korporat perlu ada penyelenggaraan berkala (Contoh; gambar, maklumat pencapaian Jabatan/Bahagian, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program Jabatan/bahagian dan lain-lain);
Whiteboard (papan putih) dibersihkan selepas mesyuarat selesai;
Pemadam dan markerpen berwarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan;
Jam dinding diletak di tempat yang sesuai;
Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat;
Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan; dan
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang. (Nama pegawai dan nombor telefon)
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 23
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Perpustakaan/ Pusat Sumber
Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan;
Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah diambil/dicapai/dicari (seperti rak/ tanda/label/abjad/bahan) bila diperlukan;
Peralatan/kemudahan bersih, tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan;
Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk mencukupi, informatif dan efektif;
Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan
Sistem kaunter berorientasikan pelanggan.
Pantri Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau;
Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas setelah digunakan;
Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional);
Peralatan yang dibenarkan di pantri:
Peti sejuk;
Microwave;
Cerek elektrik;
Pembakar roti;
Penapis air;
Periuk nasi elektrik (rice cooker);
Rak pinggan;
Water dispenser;
Frame Gambar (contoh: buah-buahan, poster pemakanan seimbang); dan
Radio atau televisyen
Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja selepas digunakan;
Pinggan/mangkuk yang basah dilap dan disusun dengan teratur di dalam almari/rak;
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 24
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas;
Meja makan dialas dengan pelapik plastik dan berkeadaan bersih (digalakkan menggunakan warna korporat);
Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup (contoh : dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional);
Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau;
Pantri sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan;
Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan;
Makanan dan minuman tidak dibenarkan dibawa keluar dari pantri;
Peralatan elektrik ditutup setelah digunakan;
Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan;
Dilarang merokok di dalam pantri; dan
Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri (Nama pegawai; dan Nombor telefon)
Laluan Utama/ Laluan Awam
Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan; Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 25
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum disusun dengan baik supaya tidak mengganggu perjalanan;
Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan
Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.
Dewan Serbaguna
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta sampah;
Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan boleh digunakan;
Kemudahan seperti kerusi dan meja sentiasa bersih dan memuaskan keadaannya;
Lampu di dalam dewan berfungsi dengan baik;
Penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yang memenuhi ciri keselamatan dan kesihatan;
Persekitaran bersih, kemas, teratur, tidak berhabuk dan sentiasa dalam terkawal; dan
Tanda arah/keterangan petunjuk mencukupi, informatif dan efektif.
Kawasan Persekitaran Jabatan
Papan Tanda Jabatan/Papan Tanda Arah/Petunjuk
Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
Saiz yang sesuai dan senang difahami;
Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan
Berkonsepkan imej korporat Jabatan.
Bahan Pameran
Bahan pameran di papan notis atau papan kenyataan berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
Bahan-bahan perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa, berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 26
KATEGORI PERKARA KESERAGAMAN PELAKSANAAN
Keselamatan Persekitaran
Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh : pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak, barang-barang pra pelupusan);
Pintu rintangan api dan pintu kecemasan sentiasa ditutup dan tidak dihalang;
Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran;
Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri;
Tanda-tanda amaran keselamatan di kawasan berisiko dipamerkan dengan jelas (contoh : Dilarang Merokok, tanda KELUAR, AMARAN, AWAS);
Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalang (contoh: barang-barang pra pelupusan);
Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman MQA (contoh : pantri, kafeteria, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya);
Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera;
Prosedur dan latihan fire drill) hendaklah dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan
Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya. Signage PEMADAM API hendaklah jelas kelihatan dari jauh. Tiada barang-barang yang melindungi Alat Pemadam Api. Maklumat seperti DUE DATE FOR NEXT SERVICE hendaklah dipamerkan pada alat tersebut. Adakan had ketinggian bagi barang yang disusun mengikut stacking. Cara stacking hendaklah ada ciri-ciri keselamatan.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 27
PENGUKURAN, ANALISIS &
PENILAIAN
OBJEKTIF Memastikan Sektor Pengurusan dapat menggunakan kekuatan yang ada dan membuat penambahbaikan di mana yang perlu di samping menunjukkan kedudukan MQA dalam pelaksanaan 5S. TATACARA AUDIT DALAMAN Langkah 1 : Membentuk Kumpulan Audit Dalaman o Membentuk Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S. o Melantik juruaudit di peringkat pelaksanaan audit dalaman Sektor
Pengurusan. Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman: o Menyediakan kriteria audit dalaman 5S; o Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S; o Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman 5S; dan o Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut
keperluan.
BAHAGIAN
5
PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN 5S
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 28
Langkah 2 : Latihan Audit Amalan 5S Tujuan latihan audit dalaman 5S adalah untuk menyebarkan metodologi Amalan 5S dan melatih kumpulan juruaudit dalaman melaksanakan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan dalam urusan pengauditan Amalan 5S. Langkah 3 : Membentuk Kriteria Audit Kriteria audit dalaman perlu disediakan mengikut kesesuaian Bahagian yang akan dinilai serta tidak bercanggah dengan Amalan 5S yang sedang dilaksanakan di Sektor Pengurusan. Setelah menentukan pelbagai kriteria audit, ianya perlu didokumenkan dalam bentuk borang audit untuk digunakan semasa proses audit berjalan oleh semua panel penilai. Contoh borang audit dalaman Amalan 5S seperti di Lampiran 3. Langkah 4 : Mengaudit Prestasi Amalan 5S Kumpulan Juruaudit Dalaman perlu merancang aktiviti audit bagi Sektor Pengurusan secara berjadual mengikut kesesuaian masa. Bahagian yang telah bersedia boleh diaudit dengan menggunakan borang audit. Langkah 5 : Menilai Keputusan Audit Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh dipamerkan di setiap sudut Amalan 5S yang disediakan. Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan persaingan yang sihat antara sesama bahagian dan menimbulkan rasa bangga pada ahli zon 5S yang terbabit. Penilaian dan persaingan ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran. Sistem ganjaran boleh ditawarkan secara bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori.
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 29
PENAMBAHBAIKAN
6.1 PENINGKATAN BERTERUSAN
Bagi meningkatkan tahap keberkesanan Amalan Persekitaran Berkualiti di Sektor Pengurusan, perkara-perkara berikut dilaksanakan iaitu: a. Penggunaan polisi dan objektif Amalan 5S; b. Keputusan audit; c. Analisis data; d. Tindakan pencegahan; e. Tindakan pembetulan; dan f. Semakan pengurusan.
6.2 TINDAKAN PEMBETULAN
Tindakan pembetulan diambil bagi memastikan punca ketidakpatuhan tidak berulang. Tindakan pembetulan diwujudkan untuk menentukan keperluan-keperluan berikut: a. Menyemak ketidakpatuhan (termasuk aduan pelanggan); b. Mengenal pasti punca-punca kepada ketidakpatuhan; c. Menilai tindakan bagi memastikan ketidakpatuhan tidak berulang; d. Menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan; e. Rekod-rekod pelaksanaan hendaklah diselenggara; dan f. Menyemak tindakan pembetulan yang diambil.
6.3 TINDAKAN PENCEGAHAN
Punca ketidakpatuhan berkemungkinan mengganggu keseragaman sistem sedia ada. Tindakan pencegahan diwujudkan untuk menentukan keperluan-keperluan berikut: a. Menentukan ketidakpatuhan yang berkemungkinan serta punca-
puncanya; b. Menilai keperluan tindakan untuk mencegah berlakunya
ketidakpatuhan; c. Menentukan serta melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu; d. Rekod-rekod bagi keputusan-keputusan tindakan yang diambil; dan e. Menyemak tindakan pencegahan yang telah diambil.
BAHAGIAN
6
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 30
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 31
LAMPIRAN A
CONTOH RUPA BENTUK KULIT HADAPAN RING FILE
UNIT PERANCANGAN STRATEGIK & INOVASI BAHAGIAN PENTADBIRAN
PENILAIAN STAR RATING
C – PENGURUSAN PELANGGAN
(Mengikut kesesuaian saiz folder)
TAJUK KECIL
Font : Arial Rounded MT Bold Saiz : 28
TAJUK FAIL Font : Arial Rounded MT Bold Saiz : 36
UNIT/BAHAGIAN
Font : Arial Rounded MT Bold Saiz : 16
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 32
LAMPIRAN 2
TATACARA PELABELAN
Label atas lantai / parkir yang
ditentukan Kedudukan label tidak selaras
di bawah bakul sampah
Kedudukan label di bawah
bakul sampah tidak sepatutnya
kelihatan
[ x ]
[ √ ]
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 33
LAMPIRAN 3 Rujukan :
No. Pindaan :
Tarikh Edaran :
PENILAIAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI AGENSI KELAYAKAN MALAYSIA (MQA)
(AMALAN 5S)
ORGANISASI DINILAI
MARKAH DIPEROLEHI
PRESTASI AMALAN 5S
KETUA PASUKAN PENILAI
TARIKH
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 34
PENILAIAN MARKAH
1 Markah diberi jika ada sistem tetapi sistem 5S tidak diamalkan.
2 Markah diberi jika ada sistem dokumentasi dan sistem 5S diamalkan.
3 Markah diberi jika ada sistem dokumentasi dan sistem 5S diamalkan dan
dikekalkan.
4 Markah diberi jika ada sistem dokumentasi dan keseluruhan sistem 5S
sentiasa diamalkan, tersusun, bersih, seragam dan dipraktik oleh semua
warga.
Markah penuh 5 diberi jika ada sistem dokumentasi, tempat kerja yang
inovatif, cemerlang, kondusif, sentiasa amal dan memberi impak terhadap
penjimatan, persekitaran, proses kerja, keselamatan, kerjasama (teamwork)
dan contoh amat inovatif dan berkesan untuk diseragam / menjadi contoh
amalan terbaik.
Status P = Perlu diberi perhatian oleh warga Kumpulan/Zon PT = Perlu Tindakan Pembetulan
35
NAMA KUMPULAN/ZON : ......................................................................
TINGKAT : ......................................................................
BAHAGIAN/UNIT : ......................................................................
BIL PERKARA DIAUDIT MARKAH
PENUH DIPEROLEHI
1. Sistem Pengurusan dan Dokumentasi 5S 30
2. Ruang Masuk Utama Pejabat 10
3. Ruang Kerja Pegawai 10
4. Ruang Kerja Warga Sokongan 10
5. Suis Lampu dan Plug 05
6. Peralatan Pejabat dan Aset 25
7. Inventori Pejabat 20
8. Sudut Hijau 10
9. Tempat Umum 15
10. Bilik Stor/Bilik Fail 15
11. Sistem Keselamatan 20
12. Impak Keseluruhan 30
JUMLAH MARKAH 200
PERATUSAN 100% / 200 * 100 =
ULASAN KESELURUHAN
JURUAUDIT TARIKH :
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 36
BIL PERKARA DIAUDIT MARKAH ULASAN STATUS (P/PT)
1. Sistem Pengurusan dan Dokumentasi 5S /30
Dokumentasi di dalam Fail 5S atau Sudut 5S ada Polisi 5S (ditandatangani dan bertarikh), Carta Jawatankuasa 5S dan Ahli Kumpulan/Zon, Perancangan dan Aktiviti Sebenar 5S)
Pengurusan Dokkumen / Sudut 5S (Terkini dan Lengkap)
Semakan dan Penambahbaikan Minit Mesyuarat, Keputusan Audit dan Bukti (Gambar / Poster, Surat, Laporan dll)
Perancangan Kumpulan/Zon Perancangan Jawatankuasa Induk Perancangan J/K Promosi, Latihan dan Audit
Garis Panduan 5S / Penilaian
Perkongsian Maklumat
2. Ruang Masuk Utama Pejabat /10
Amalan 5S dipraktik dilihat dari segi: Kekemasan, Kebersihan, Penyeragaman dan Kreativiti Gaya Korporat diutamakan
Visual dan Tanda Arah mudah dilihat, dibaca dan Gaya Korporat
3. Ruang Kerja Pegawai /10
Amalan 5S dipraktikkan dilihat dari segi: Amalan Sisih, Susun, Kebersihan & Kekemasan
Visual (Label dan Susunan) Mudah dilihat, diamal, dikesan, disimpan, diakses
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 37
BIL PERKARA DIAUDIT MARKAH ULASAN STATUS (P/PT)
4. Ruang Kerja Warga Sokongan /10
Amalan 5S dipraktikkan dilihat dari segi: Amalan Sisih, Susun, Kebersihan, Kekemasan, Penyeragaman, Kreativiti dan Kerjasama
Visual (Label dan Susunan) Mudah dilihat, diamal, dikesan, disimpan, diakses
5. Suis Lampu dan Plug /05
Visual (Ada Pelan dan Label) Pelaksanaan / Buat ujian sistem pelabelan lampu
6. Peralatan Pejabat dan Aset /25
Susunan (Sistematik dan Kemas)
Penjagaan kebersihan dan penyelenggaraan
Keseragaman (Ada SOP) Arahan Pentadbiran dipatuhi (KEW PA7) Ujian terhadap SOP / WI
Kreativiti dan Kecemerlangan
Visual (Kekemasan Label, Pelan, Parking) Mudah dilihat, diamal, dikesan, disimpan, diakses
7. Inventori Pejabat /20
Susunan (Sistematik dan Kemas)
Keseragaman (Ada SOP) Arahan Pentadbiran dipatuhi (KEW PA7)
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 38
BIL PERKARA DIAUDIT MARKAH ULASAN STATUS (P/PT)
Kreativiti dan Kecemerlangan
Visual (Kekemasan Label, Pelan, Parking) Mudah dilihat, diamal, dikesan, disimpan, diakses
8. Sudut Hijau /10
Amalan 5S dipraktik – tersusun, kemas dan dijaga dengan baik dan rapi
Kreativiti dan Gaya Korporat Ada Person in Charge (PIC)
9. Tempat Umum /15
Amalan 5S dipraktikkan (Susunan, Kekemasan dan Kebersihan)
Ada Persin in Charge (PIC)
Pemantauan dan Penyelenggaraan
10. Bilik Stor/Bilik Fail /15
Susunan (Sistematik, Kekemasan dan Kebersihan)
Visual (Label, Pelan dan Parking) Mudah dilihat, diamal, dikesan, disimpan, diakses Ujian Pencarian Fail
Kreativiti, Kecemerlangan dan Gaya Korporat
11. Sistem Keselamatan /20
Sistem Keselamatan, Sistem Kebakaran dan Pintu Kecemasan
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 39
BIL PERKARA DIAUDIT MARKAH ULASAN STATUS (P/PT)
Penyimpanan Kunci
Wiring dan Plug
Fail Sulit dan Cop Jabatan
12. Impak Keseluruhan /30
Amalan Kecemerlangan yang boleh dicontohi
Pengurangan Pembaziran / Pengurangan Kos
Kecekapan Proses
Moral (Kerjasama dan Komunikasi)
Mematuhi Keselamatan dan Peraturan
Maklum balas Pelanggan
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 40
Laporan Ringkasan Audit KEPUTUSAN AUDIT PELAKSANAAN AMALAN 5S
Kumpulan : Tingkat : Tarikh Audit :
Bil Kawasan / ruang /
peralatan yang diaudit
Perlu Pembaikan Contoh
Cemerlang
Status Semasa
Audit
Cadangan Penambahbaikan
Tempoh/tarikh Tindakan
Pembaikan Seiri /Sisih
Seiton/Susun
Seiso/Sapu
Juruaudit 1 Juruaudit 2 Ketua Kumpulan
Tandatangan : .................... ................... ...............................
Nama :
BORANG RINGKASAN AUDIT PELAKSANAAN AMALAN 5S
41
LAMPIRAN 4
GAMBAR-GAMBAR CONTOH PELAKSANAAN 5S
RUANG KERJA
Sumber : MQA
Sumber : MQA
Sumber : MQA
SEBELUM SELEPAS
SEBELUM SELEPAS
SEBELUM SELEPAS
Sumber : JPA
Sumber : MQA
Sumber : MQA
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 42
STOR
BILIK FAIL
Sumber : MQA
Sumber : MQA
Sumber : MQA
Sumber : MQA
SEBELUM SELEPAS
Sumber : Jabatan Pendaftaran Negara
Sumber : Jabatan Pendaftaran Negara
SEBELUM SELEPAS
SEBELUM SELEPAS
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 43
LABEL KEPUTUSAN PEMENANG AUDIT
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 44
LABEL KEPUTUSAN PEMENANG AUDIT
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 45
FORMAT TAGGING
Tagging Bakul Sampah
Tagging Etika Penggunaan Bilik Mesyuarat
Tagging Suis
UPS
PRINTER
TEL.
PORT
MONITOR
EXT. WIRE
BAKUL
SAMPAH
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 46
Tagging Folder Fail
BAHAGIAN
PENTADBIRAN
KKOO
LLEE
KKSS
II LLAA
PPOO
RRAA
NN TT
AAHH
UUNN
AANN
1
BAHAGIAN
PENTADBIRAN
KKOO
LLEE
KKSS
II PPEE
KKEE
LLII LL
II NNGG
PP
EERR
BBEE
NNDD
AAHH
AARR
AAAA
NN //
PPEE
RRKK
HHII DD
MMAA
TTAA
NN
2
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 47
Tagging Magazine
Tagging Rak Fail
Tagging Kebersihan
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 48
KEDUDUKAN PIGEON HOLE DAN RAK SLIDING
LABEL SUIS
LABEL LANGKAH-LANGKAH PENGGUNAAN
MQA | BUKU PANDUAN AMALAN 5S PENGURUSAN 2012 49
LABEL STOK KUANTITI KERTAS (BILIK MESIN FOTOSTAT/ BERDEKATAN PRINTER)
LABEL LACI PEGAWAI
KEKEMASAN WAYAR KOMPUTER
top related