garis panduan pelaksanaan amalan …perpustakaan.umk.edu.my/5s/images/pdf/garis_panduan-5s_um… ·...

GARIS PANDUAN

PELAKSANAAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI QE/5S

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN

1 ) SUDUT DAN RUANG PEJABAT

KATEGORI NO KEPERLUAN PELAKSANAN CONTOH

SUDUT 5S

1.

2.

3.

Nama dan gambar ahli bersaiz passport bagi

setiap kumpulan di dalam zon / Jawatankuasa

Induk 5S.

Setiap sudut 5S perlu menonjolkan kreativiti dari

segi hiasan dan pameran setiap panduan dengan

mengekalkan imej korporat.

Sudut 5S bagi setiap zon haruslah mengandungi :-

Logo 5S / Slogan 5S

Polisi 5S

Objektif , Visi dan Misi 5S

Nama Zon

Carta Organisasi

Carta Perbatuan Terkini (Induk dan Zon)

Gambar sebelum / selepas aktiviti 5S dan

selepas penambahbaikan beserta tarikh

Kedudukan susdut hendaklah terletak di

laluan utama ahli zon dan mudah dilihat

Keputusan audit

PIC (Person In Charge) dan lokasi

Jadual giliran bertugas

Lain-lain maklumat yang bersesuaian.

PAPAN

KENYATAAN

(JIKA ADA)

1.

2.

Papan kenyataan hendaklah mengandungi

maklumat semasa dan tidak lapuk.

Maklumat yang dipapar hendaklah disusun

dengan teratur dan kemas.

REKOD AKTIVITI

ZON

1.

2.

3.

Setiap zon hendaklah mewujudkan dan

menyelenggara fail 5S masing-masing dan

memastikan segala maklumat di sudut difailkan.

Rekod hasil mesyuarat zon hendaklah difailkan.

Aktiviti penambahbaikan hendaklah ditunjukkan

dengan jelas.

DISIPLIN DAN

SIKAP STAF

1.

2.

3.

4.

Berada di ruang kerja (workstation) semasa audit

dijalankan kecuali bercuti, berkursus, mesyuarat

atau bertugas rasmi di luar dan rekod pergerakan

staf hendaklah sentiasa dikemaskini.

Cara berpakaian hendaklah kemas dan

bersesuaian dengan pakaian kerja mengikut

Pekeliling Pentadbiran dan Peraturan-peraturan

Pejabat.

Penampilan diri sebagai Pegawai Perkhidmatan

Awam yang berorientasikan pelanggan seperti

berbudi bahasa, kesopanan dan bertatasusila yang

baik.

Sentiasa memberi kerjasama semasa kerja-kerja

pengauditan dijalankan dan mempunyai sikap

berpasukan serta budaya 5S dikalangan ahli zon.

LANTAI

1.

2.

3.

4.

Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari

sebarang kekotoran.

Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai

sama ada di sudut-sudut atau di bawah peralatan

perabot dan perhiasan.

Lantai tidak berlubang / pecah / rekahan atau

sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam

keselamatan pekerja.

Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di

atas lantai

PERALATAN

PEJABAT DAN

PERABOT

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Peralatan pejabat dan perabot sentiasa berkadaan

baik dan boleh digunakan dengan selamat.

Cermin tingkap sentiasa dilap dan tidak berhabuk,

manakala yang pecah segera diganti.

Peralatan perabot sentiasa dilap supaya tidak

berhabuk , bersih dan disusun supaya kelihatan

kemas.

Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa

berfungsi mengikut kesesuaian.

Peralatan yang rosak tidak boleh diletakkan di

atas meja atau berdekatan dengan workstation. Ia

perlulah diletakkan di satu tempat khas dan

dilabelkan dengan jelas.

Setiap alat teknikal hendaklah disertakan SOP

penggunaan untuk memudahkan urusan kerja.

Teknik susunan peralatan pejabat dan perabot

dapat memendekkan masa memproses sesuatu

kerja. Contohnya kabinet fail diletakkan

berhampiran dengan workstation pegawai.

SUSUNAN FAIL

1.

2.

3.

4.

Fail perlu disusun dengan teratur, mudah

diperoleh / disimpan dengan bersistem.

Sistem pengurusan fail yang memudahkan

pencarian / pencapaian dalam satu tempoh masa

(Contoh 30 saat per fail).

Ring file boleh dilabelkan mengikut tatacara

berikut :

a. Tetulang ring file mengandungi :

Nama jabatan / unit

Nombor rujukan fail

Tajuk fail

Nombor siri fail

b. Muka depan ring file mengandungi :

Logo jabatan

Tajuk Fail

Nama unit

c. Penggunaan tulisan (font) dan saiz

mengikut kesesuaian fail

d. Penggunaan warna muka depan dan

tetulang ring file adalah warna yang telah

ditetapkan mengikut unit kerja atau warna

sejagat (hitam, putih)

Setiap bilik berkenaan perlu melantik seorang

Pegawai yang bertanggungjawab

(pemunya/ownership) bagi menguruskan

kebersihan di bilik fail.

HIASAN

DALAMAN

1.

2.

3.

4.

Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan,

mudah dan jimat diselenggarakan dan

kedudukannya tidak mengancam keselamatan

dan kesihatan pekerja. Maklumat korporat boleh

dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi

kuantiti dan sentiasa dikemaskini (Contoh: carta

organisasi dan piagam pelanggan).

Langsir / bidai cermin tingkap/pintu sentiasa

kelihatan tersisir rapi dan bersih.

Dinding yang kotor akibat kesan tampalan

dibersihkan sebaiknya.

Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan

pokok bunga hidup perlu penyelenggaraan bagi

mengelak habuk terperangkap dan pokok mati.

Hiasan seperti landskap berkonsepkan water

features dalam ruang pejabat perlu

penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik.

Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu,

tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan

baik supaya tidak mencacatkan pemandangan.

Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun dan

menyenangkan pergerakan staf.

TANDA ARAH /

PETUNJUK /

PERINGATAN

1.

2.

3.

4.

Tanda nama Jabatan / Unit yang berkaitan perlu

dipamerkan di ruang supaya memudahkan urusan

staf.

Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada

peralatan berisiko seperti

“AWAS” pada plug yang terdedah dan “ SILA

PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN “ pada suis

lampu yang terbabit.

Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap

meja / partition/ bilik pegawai.

Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu

diletakkan di tempat yang strategik serta mudah

dilihat oleh orang ramai.

RUANG KERJA

TERPERINGKAT

1.

2.

3.

Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik

Server atau Kawasan Kerja Larangan (jika ada).

Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun,

bersih, tidak berdebu dan selesa.

Sistem pengurusan kerja terperingkat perlu

diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri

keselamatan pengguna.

BILIK

FAIL/BILIK

SULIT/BILIK

DOKUMENTASI

1.

2.

3.

Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis

dokumen dan meletakkan indeks.

Fail hendaklah disusun dengan label abjad atau

tanda pengenalan supaya mudah diperolehi.

Pergerakan fail hendaklah direkodkan samada

menggunakan sistem doket atau buku daftar

pergerakan fail. Fail perlu disusun semua di

4.

5.

6.

7.

tempat asal selepas digunakan sebelum tamat

waktu bekerja.

Pastikan fail-fail di dalam simpanan unit

didaftarkan. Simpan satu senarai fail yang

mengandungi Nama Fail, Tarikh Buka, Tarikh

Tutup dan Nombor Rujukan.

Fail-fail yang telah ditutup diasingkan daripada

fail aktif, disimpan di satu tempat dan dilabelkan.

Pest control perlu dilaksanakan secara berjadual.

Staf dilarang makan, minum dan merokok

didalam bilik fail.


(pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan

kebersihan bilik fail.

GARIS PANDUAN




2 ) RUANG KERJA / WORKSTATION

KATEGORI NO KEPERLUAN PELAKSANAAN CONTOH

LANTAI

1

2.

Lantai hendaklah sentiasa bersih, tidak

berhabuk, tidak basah, tidak rosak dan tiada

sampah/ kotak dibawah meja serta

disekeliling ruang kerja.

Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan

bertaburan di atas lantai dan sekitar ruang

kerja.

MEJA

(Di atas meja)

1.

2.

3.

4.

5.

Tray hendaklah dilabelkan dengan perkataan

‘IN’ dan ‘OUT’ atau ‘KIV’ jika ada.

Dibenarkan satu sudut mii bersaiz A4 untuk

tapak hiasan.

Fail meja pegawai perlulah diletakkan di atas

meja.

Fail-fail aktif dietakkan di atas meja pegawai

pada satu tempoh masa tugasan. Fail-fail

tersebut hendaklah disusun dengan kemas

dan teratur setiap masa.

Alat tulis hendaklah diletakkan di dalam pen

6.

7.

8.

stand/stationery tray dalam kuantiti yang

munasabah.

Cop getah di atas meja masing-masing

hendaklah dilabel.

Lain-lain peralatan yang difikirkan perlu

seperti kalendar meja.

Kedudukan komputer diletak di atas meja

pada penjuru partition mengikut kesesuaian

tempat. Ia bergantung kepada jenis monitor,

jika flat (CPU dan monitor di atas meja), jika

bukan flat (monitor di atas, CPU di bawah

atau tepi meja). Manakala telefon (jika ada)

diletakkan bertentangan dengan komputer.

MEJA

(Di bawah/tepi

meja)

1.

2.

3.

Bakul sampah perlu dan diletakkan ditempat

yang sesuai dan memastikannya tidak berbau

serta bersih.

Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk

meletak sepasang kasut dan sepasang selipar.

Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu

dikemaskan dengan menggunakan bahan-

bahan yang sesuai seperti black tape/cabel

casing/ conduit dan ianya hendaklah

dipasang secara bersesiku dan tersorok.

KABINET /LACI

MEJA / PEDESTAL

(JIKA ADA)

1.

2.

3.

4.

5.

Pedestal perlu disusun dan dilabel :

Laci 1 (Alat Tulis, Cop)

Laci 2 (Dokumen Rasmi)

Laci 3 (Barang Peribadi)

Bagi bilik pegawai yang mempunyai 3 laci,

pembahagian ruang laci adalah seperti

berikut :

• Laci 1 : Alat tulis

• Laci 2 : Dokumen Rasmi

• Laci 3 : Peribadi ( dilabelkan di penjuru

atas sebelah kiri)

Dalam laci alat tulis, hendaklah diwujudkan

petak-petak alatan mengikut kesesuaian

bagi mengisi alatan tersebut.

Makanan dan minuman tidak boleh

disimpan di dalam laci.

Barang-barang peribadi seperti beg tangan,

payung, atau lain-lain peralatan perlu

diletakkan dalam laci peribadi dan disusun

kemas.

Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang

telah di label iaitu barang yang berkaitan

dengan urusan rasmi dan barang peribadi

tidak boleh bercampur.

DINDING/

PARTITION

PEGAWAI

1.

Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang

tempat kerja masing- masing termasuk bilik

pegawai ialah;

Tanda Nama Penuh

Jawatan

2.

3.

4.

5.

Waktu Kerja Berperingkat (Format

akan disediakan)

Senarai Aset Alih Kerajaan

Fail Meja/Pekeliling

Ring File tersusun dan dilabelkan

Senarai rujukan fail (optional)

Sila kenal pasti ruang pada dinding

/partition yang perlu dilabel sebagai rasmi

dan peribadi.

Pada ruang rasmi perlulah dilengkapkan

dengan fakta-fakta rujukan pegawai seperti

nombor telefon yang selalu dihubungi atau

nombor rujukan indeks fail.

Pada ruang peribadi dibenarkan satu sudut

mini bersaiz A4 untuk hiasan.

Sila pastikan segala dokumen yang

dipamerkan tersusun kemas dan teratur.

KERUSI

1.

2.

3.

Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah

tersusun rapi ketika tidak digunakan.

Blazer dan selendang (jika ada) hendaklah

disangkut dengan kemas di dalam almari

atau pada tempat penyangkut yang

disediakan, sekiranya tiada almari ianya

boleh disangkut dengan kemas di belakang

kerusi.

Sila pastikan kerusi berada pada tahap

selamat untuk diduduki, tidak bergoyang,

selesa dan bersih.

KOMPUTER &

PENCETAK

1.

2.

3.

Sila pastikan computer serta peralatan ICT

yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak

berhabuk dan sedia untuk diguna.

Sila pastikan komputer ditutup sebelum

pulang ( shut down ).

Wallpaper dan screen saver perlu

diseragamkan dengan imej korporat Jabatan.

SISTEM FAIL

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara

Pengurusan Fail.

Fail berbentuk Ring File – dilabel mengikut

format yang telah diseragamkan.

Fail perlu disusun mengikut nombor

siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet

fail.

Sila sediakan senarai indeks fail sebagai

rujukan bagi memudahkan capaian dan

boleh ditampal pada partition.

Kabinet dilabelkan dengan kemas dan

teratur.

Ring file yang mengandungi fail-fail aktif

(selalu digunakan) hendaklah diletakkan

7.

dan disusun di meja kerja.

Sila pastikan fail-fail yang digunakan

diletakkan kembali di dalam kabinet fail

sebelum pegawai meninggalkan tempat

kerja pada setiap hari.

BILIK PEGAWAI

1.

2.

3.

4.

Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga di gunapakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian. Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffe table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya. Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti. Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

GARIS PANDUAN




3) STOR

KATEGORI NO KEPERLUAN PELAKSANAAN CONTOH

SIMPANAN DALAM STOR

1.

2.

3.

Barang- barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor. Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara masuk Dulu Keluar Dulu. Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang yang memerlukan:

Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah.

Ruang yang bersiling untuk stok yang tidak boleh terdedah kepada hawa panas.

Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras.

Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah di label untuk mudah dilihat.

Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama.

Bagi baran-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas.

Pastikan bahan –bahan yang rosak

tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan.

Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab.

Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang pengeluaran.

Kad petak (bin card) mestilah

berada bersama-sama dengan barang.

KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN

STOR

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Alat pemadam api yang memenuhi criteria berikut:

Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak bomba.

Prosedur opersi hendaklah diletakkan bersebelahan.

Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir.

Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: System water sprinkler dan Hose reel ) Pencahayaan yang mencukupi. Sistem hawa dingin (contoh: thermostat sensor, return grill, defuser grill). Emergency light. Addressable Speaker System. Pest control hendaklah dilaksanakan secara peribadi. Tanda amaran seperti “Dilarang merokok” dan Mudah terbakar” dipamerkan dengan jelas. Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.

GARIS PANDUAN




4) TEMPAT UMUM

KATEGORI NO KEPERLUAN PELAKSANAN

RUANG LEGAR

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Semua peralatan, barang, kerusi, meja

hendaklah disusun kemas, tidak berhabuk

dan teratur.

Pastikan peralatan/kemudahan yang

disediakan dalam keadaan baik dan boleh

digunakan dengan sempurna.

Boleh memaparkan pelbagai maklumat

seperti Maklumat Kualiti, Maklumat

Korporat atau berita-berita yang

bersesuaian untuk disampaikan kepada

pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa

dikemaskini.

Ring file putih hendaklah dilabelkan dan

dikemaskini.

Laluan-laluan umum hendaklah kosong

dan bebas daripada sebarang peralatan

dan barang yang menghalang laluan

kecuali alat pemadam api.

Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang

bersesuaian.

7.

Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan)

tidak boleh diletakkan di laluan sepanjang

partition.

KAUNTER

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Memastikan peralatan pejabat dan

kemudahan yang disediakan sentiasa

berkeadaan baik dan boleh

digunakandengan selamat.

Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya

tidak berdebu, bersih dan disusun supaya

kelihatan kemas.

Maklumat korporat yang dipamerkan

hendaklah tidak keterlaluan dari segi

kuantiti dan sentiasa dikemaskini.

Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang

mesra pelanggan.

Sekiranya perkhidmatan kaunter

melibatkan borang-borang yang berkaitan

ianya perlu disusun dengan teratur dan

dilabelkan.

Sofa dan kerusi perlu disediakan di ruang

menunggu untuk pelanggan.

Keperluan utama yang perlu ada di kaunter

adalah seperti berikut:-

Tanda nama pegawai bertugas

Buku kedatangan pelawat

Telefon

Direktori telefon pegawai JANM

Borang aduan/ cadangan/

kepuasan hati pelanggan.

Peti cadangan

Bahan bacaan

SURAU

(LELAKI/PEREM

PUAN)

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Pastikan semua peralatan/kemudahan

dalam keadaan sempurna dan boleh

digunakan dengan baik.

Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu,

tidak basah dan sentiasa bersih untuk

keselesaan ramai.

Telekung, kain pelekat dan sejadah

hendaklah disusun, dilipat atau digantung

dengan kemas.

Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan

perkataan Surau/Bilik Solat.

Almari/ kabinet/ rak/ penyidai adalah

dibenarkan mengikut

keperluan.

Al-Quran, Surah Yassin atau buku-buku

agama hendaklah disusun kemas di dalam

almari/kabinet/rak yang disediakan.

Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan

di siling surau/ bilik solat dengan jelas.

Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi di

atas rak kasut/selipar.

Jadual waktu solat dipamerkan di ruang

10.

11.

12.

13.

14.

yang disediakan.

Cermin muka disediakan untuk

kemudahan orang ramai.

Penggunaan pewangi (air freshner)

digalakkan untuk mendapatkan suasana

yang sentiasa segar.

Jam dinding disediakan untuk panduan.

Tempat mengambil wuduk hendaklah

bersih dan tidak berlaku floor trap yang

tersumbat dan semua paip berfungsi

dengan

baik.

Pegawai bertanggungjawab

(pemunya/ownership) perlulah dilantik

bagi menguruskan kebersihan surau/bilik

solat (nama pegawai dan nombor telefon).

BILIK

MESYUARAT

1.

2.

3.

4.

Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak

berdebu dan tiada kekotoran.

Peralatan/kemudahan dalam keadaan

sempurna dan boleh digunakan dengan

baik.

Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa

bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas

ketika tidak digunakan.

Peralatan mempunyai sistem inventori dan

penyelenggaraan.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah

dipamerkan di pintu masuk bilik

mesyuarat. Ubah ‘signage’ di pintu bilik

mesyuarat mengikut penggunaan (bagi

yang mempunyai penanda khas seperti

ADA/ TIADA MESYUARAT)

White board hendaklah sentiasa

dibersihkan selepas mesyuarat selesai.

Pastikan pemadam dan marker pen

berwarna merah, biru dan hitam

diletakkan di tempat yang disediakan.

Jam dinding perlu diletak di tempat yang

sesuai.

Pastikan barang-barang elektronik seperti

LCD Projektor, mikrofon dan power supply

ditutup dan ‘motorised screen’ dinaikkan.

Makanan berat (contoh: makanan berkuah)

hendaklah dielakkan.

Suis lampu dan penghawa dingin ditutup

(oleh orang terakhir meninggalkan bilik

mesyuarat).

Pegawai bertanggungjawab (pemunya/

ownership) perlu dilantik bagi

menguruskan kebersihan bilik

mesyuarat/bilik bincang.

Nama pegawai

Nombor telefon

BILIK

RESEARCH

1.

2.

3.

4.

5.

Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada

kekotoran.

Hiasan berbentuk korporat dan ada

penyelenggaraan yang berkala (contoh:

gambar, maklumat mengenai pencapaian

Jabatan/Bahagian, penyataan Kualiti/hala

tuju, piagam pelanggan dan lain-lain.

Peralatan/kemudahan bersih dan tidak

berhabuk, dalam keadaan sempurna dan

boleh digunakan dengan baik.


penyelenggaraan.

Kemudahan tanda arah/ keterangan

petunjuk yang disediakan mencukupi,

informatif dan efektif.

RUANG BACAAN

1.

2.

3.

Bersih, susunan rapi dan kemas serta

menyenangkan pelanggan.

Mempunyai sistem susunan yang teratur

dan mudah untuk diambil/ dicapai/dicari

(seperti rak/tanda/label/abjad/bahan)

bila diperlukan.

Peralatan/kemudahan bersih dan tidak

berhabuk, dalam keadaan sempurna dan

boleh digunakan dengan baik.

4.

5.

6.

Kemudahan tanda arah/ maklumat

keterangan petunjuk yang disediakan

mencukupi, informative dan efektif.


penyelenggaraan.

Akhbar, majalah atau buku-buku bacaan

hendaklah disusun dengan kemas di dalam

almari/cabinet/rak yang disediakan

PANTRI

1.

2.

3.

4

Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak

berbau.

Semua peralatan/perabot dan perkakas

disusun kemas dan teratur setelah

digunakan.

Kabinet/Almari/Rak/ dilabelkan dengan

nama perkakas di luar pintu dengan

seragam (mengikut kesesuaian/ optional).

Peralatan yang dibenarkan di pantry:

Peti sejuk

Microwave

Cerek elektrik

Pembakar roti

Penapis air

Periuk nasi elektrik (rice cooker).

Rak pinggan

Water dispenser

Frame gambar (contoh: buah-

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

buahan, poster

pemakanan seimbang)

Radio atau televisyen.

Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas

diletak diatas meja dan sinki selepas

digunakan.

Pinggan/mangkuk yang masih basah

hendaklah dilap dan disusun dengan

teratur di dalam almari/rak. Kain lap yang

kotor dicuci dan disangkut kemas.

Pastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan

tiada sisa makanan.

Meja makan dialas dengan pelapik plastic

dan berkeadaan bersih (digalakkan

menggunakan warna korporat).

Bahan makanan seperti milo, Nescafe, gula

,susu, the dan sebagainya hendaklah

diletakkan dalam bekas penutup (contoh :

dilasukkan dalam Tupperware) dan

dilabelkan (merngikut

kesesuaian/optional)

Tong sampah disediakan dan ditutup

supaya tidak berbau.

Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas,

tersusun dan bebas daripada sebarang

serangga, makhluk perosak, kekotoran dan

bau yang tidak menyenangkan.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

Penggunaan pewangi udara digalakkan

bagi menghindarkan bau yang tidak

menyenangkan.

Makanan dan minuman tidak dibenarkan

di bawa keluar dari

pantry.

Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah

digunakan.

Menyediakan satu sudut informatif untuk

mempamerkan jadual tugasan, peraturan,

pemberitahuan ataupun apa-apa arahan

yang berkaitan.

Dilarang merokok di pantry.

Pegawai bertanggungjawab


bagi menguruskan kebersihan pantry.

Nama pegawai

Nombor telefon

TANDAS

1.

Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu

ada di dalam bilik air:

Bekas sampah

Sanitary bin (untuk bilik air

wanita)

Mesin penyembur pewangi

Soap dispenser dan tisu

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

10.

11.

12.

13.

Permukaan lantai sentiasa bersih dan

kering.

Permukaan dinding keseluruhannya bersih

termasuk dinding tiles dan pintu utama.

Keadaan siling yang sempurna, tiada

kebocoran dan tidak bersawang.

Semua lampu berfungsi dengan baik.

Pintu-pintu tandas berfungsi dengan

sempurna lengkap dengan penyelak,

penyangkut seluar dan kelihatan bersih.

Mangkuk tandas berkeadaan sempurna

dan boleh digunakan dengan selamat.

Mangkuk tandas bersih dan lengkap

dengan pelapik serta flushing system

berfungsi dengan sempurna.

Terdapat sticker arahan prosedur

penggunaan peralatan di dalam bilik air.

Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat

dan paip air berfungsi dengan sempurna.

Meja sinki dan cermin muka berkeadaan

bersih dan kering.

Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi

dengan sempurna dan sentiasa ada sabun.

14.

15.

16.

17.

18.

Tisu sentiasa ada di dalam tandas.

Digalakkan meggunakan kreativiti untuk

menceriakan tandas.

Senarai semak kerja-kerja

penyelenggaraan pembersihan dilekatkan

di dalam bilik air.

Persekitaran tidak berbau yang kurang

menyenangkan.



bagi menguruskan kebersihan bilik air.

Nama pegawai

Nombor telefon

LALUAN

UTAMA/

LALUAN AWAM

1.

2.

3.

4.

5.

Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan

yang diletak di sepanjang laluan.

Hiasan seperrti pokok bunga yang berada

di sepanjang laluan (jika ada) disusun

dengan kemas, bersih dan teratur supaya

tidak menghalang laluan.

Peralatan/perabot yang diletak di laluan

utama / umum hendaklah disusun dengan

baik supaya tidak mengganggu aliran

perjalanan.

Pintu kecemasan tidak dihalang dan

sentiasa ditutup

Papan notis yang diletakkan disepanjang

laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan

dikemaskini maklumatnya.

GARIS PANDUAN




5) KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN

KATEGORI NO KEPERLUAN PELAKSANAN CONTOH

PAPAN TANDA

JABATAN/

PAPAN TANDA

ARAH/

PETUNJUK

1.

2.

3.

4.

Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu

dan sentiasa bersih.

Saiz yang sesuai dan senang difahami.

Mudah dilihat oleh orang ramai dan

kedudukannya strategik.

Berkonsepkan imej korporat jabatan.

MEDIA /

BAHAN

PAMERAN

1.

2.

3.

4.

Bahan media atau bahan pameran yang

dipamerkan di papan notis atau papan

kenyataan di seluruh Bahagian perlu

berada dalam keadaan baik, berdebu dan

sentiasa bersih.

Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini

mengikut keadaan semasa.

Penampilan media/bahan pameran yang

dipamerkan perlu berkualiti, berimej

korporat, kemas dan teratur.

Penggunaan kreativiti mempamerkan

bahan tersebut adalah digalakkan supaya

dapat menarik perhatian pelanggan.

KESELAMATAN

PERSEKITARAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Laluan utama tidak dihalang dengan

barang-barang atau peralatan yang

diperlukan (contoh: pasu bunga, fire

extinguisher, kotak-kotak, barang-barang

pra pelupusan dan sebagainya.

Pintu rintangan api dan pintu kecemasan

hendaklah sentiasa ditutup dan tidak

dihalang.

Tidak membuat pendawaian tambahan

tanpa kebenaran.

Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-

mana ruang kecuali pantri.

Tanda-tanda amaran keselamatan yang

dipamerkan hendaklah jelas (contoh :

Dilarang merokok, tanda KELUAR dan

AWAS )

Tangga-tangga laluan kecemasan tidak

dihalangi (contoh: barang-barang pra

pelupusan).

Tiada aktiviti merokok di persekitaran

luaran dan dalaman PPI UMK (contoh :

pantri, bilik media, stor, bilik fail, bilik air,

ruang tangga, ruang bacaan dan sebagainya)

Peralatan-peralatan rosak hendaklah

dilaporkan dan diselenggarakan dengan

segera.

garis panduan pelaksanaan amalan …perpustakaan.umk.edu.my/5s/images/pdf/garis_panduan-5s_um… ·...

Documents