panduan pengurusan projek ict sektor awam

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Panduan Pengurusan Projek ICTSektor Awam

Subramani [email protected]

Dewan Serbaguna, Blok B1, KompleksJPM Putrajaya

SEMINAR PENAMBAHBAIKAN

GARIS PANDUAN PEROLEHAN ICT KERAJAAN 2016

10 MEI 2016

1

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA) 2

AGENDA

Tujuan

Latar Belakang

Konsep Asas

Metodologi PPrISA

Penutup

1

2

4

3

5


Tujuan

Untuk memberi panduan komprehensif bagimenguruskan projek ICT di agensi-agensi SektorAwam dengan berpandukan Metodologi PPrISA(Pengurusan Projek ICT Sektor Awam)

Sasaran utama adalah anggota Kerajaan yang diberitanggungjawab sebagai Pengurus Projek untukmelaksanakan projek ICT


Sept 2009 Ogos 2010 2010-2015 2015

Muladibangunkan

Didedahkandi INTANmelaluiKursusPengurusan Projek ICT(Asas)

Bootcamp dan bengkel/kursus di agensiKerajaan

Libat urusdenganPengurus ICT& Industri

Panduandisiapkan

Latar Belakang


Definisi Projek

“Projek adalah satu usahasementara terdiri daripadabeberapa siri aktiviti dan tugasyang dibuat untuk menghasilkansatu produk atau perkhidmatanyang unik”

PMI (Project Management Institute)


Definisi Projek: ciri-ciri

Objektif (S.M.A.R.T)

Spesifikasi

Tempoh (Tarikh mula dan tarikhtamat)

Peruntukan (bajet)

Sumber (manusia, peralatan)

Projek

Objektif

Spesifikasi

TempohSumber-sumber

Bajet


PENGKELASAN PROJEK ICT SEKTOR AWAM

Takrifan Projek ICT- projek pengkomputeran yang melibatkan salah satu atau gabungan aktivitiperolehan perkakasan, perisian, rangkaian, pengurusan data, pembangunan sistemaplikasi serta perkhidmatan berasaskan ICT untuk membangunkan projek ICT agensi.

Peningkatan sistem - mempertingkatkan keupayaan, perubahan dan/atau pertambahanskop/tempoh, change request (CR) atau menaik taraf perkakasan, perisian, rangkaian,aplikasi dan/atau perkhidmatan ICT.

Pertambahan peralatan - menambahkan bilangan bagi mana-mana perkara di bawahkategori perkakasan, perisian dan/atau rangkaian bagi projek ICT sedia ada.

Peluasan projek - memperkembangkan pelaksanaan projek ICT dari lokasi sedia ada kelokasi-lokasi lain atau dengan menambah bilangan pengguna di lokasi yang sama ataupun kedua-duanya sekali.

Surat Pekeliling Am Bil 3/2015: Garis Panduan PermohonanKelulusan Teknikal dan Pemantauan Projek Teknologi Maklumatdan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam


Rangka Kerja

Pembangunan Projek ICT Sektor Awam

Tenaga Kerja TeknologiProses

Tadbir Urus

Bajet&

ProsedurPerolehan

Pengurusan

Perm

ula

an

Pera

nca

nga

n

Pela

ksan

aan

& K

awal

anl

Pen

amat

an

ProjekOperasi

& Penyeleng-

garaan

PolisiPiawaianGaris panduanPerundangan

8


Pengurusan Projek

3

1

2

Perancangan dan pengurusan sumberuntuk menyempurnakan matlamat danobjektif projek

Pengaplikasian elemen berikut kepadaaktiviti projek : pengetahuan, teknik, tools dan kemahiran

Pendekatan untuk menguruskan kerja(work) dalam kekangan masa, kos danskop/kualiti

9


The Triple Constraints

Apa yang cuba dicapai olehprojek? Apakah harapansponsor?

Kos projekJadual kos

Memenuhi spesifikasidan kualiti yang ditetapkan sertamemuaskan hatipengguna/stakeholder

Tempoh projekJadual projek

10

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)11

Source: Standish Group CHAOS report

ICT Projects Status – Surveys (1/2)


ICT Projects Status – Surveys (2/2)

12

Source: Standish Group CHAOS report

Size Method Successful Challenged Failed

All Size Projects Agile 39% 52% 9%

Waterfall 11% 60% 29%

Larger SizeProjects

Agile 18% 59% 23%


Medium Size Projects

Agile 27% 62% 11%


Small size projects

Agile 58% 38% 4%



Metodologi Pengurusan Projek

Satu set panduan lengkapyang mengandungi proses,aktiviti, prosedur, tools danteknik khusus yang perludiikuti dalam melaksanakansetiap aktiviti dalam kitarhayat projek

13

http://images.google.com.my/imgres?imgurl=http://wwwdelivery.superstock.com/WI/223/1614/PreviewComp/SuperStock_1614R-10168.jpg&imgrefurl=http://www.superstock.com/stock-photos-images/1614R-10168&usg=__cXBJD4ZF-_JO72ETPUTa9J_GlGY=&h=350&w=349&sz=43&hl=en&start=5&um=1&tbnid=8Oi-GFo7UZtEUM:&tbnh=120&tbnw=120&prev=/images?q=business+group+frustration&hl=en&rlz=1R2WZPA_enMY332&sa=G&um=1

http://images.google.com.my/imgres?imgurl=http://wwwdelivery.superstock.com/WI/223/1614/PreviewComp/SuperStock_1614R-10168.jpg&imgrefurl=http://www.superstock.com/stock-photos-images/1614R-10168&usg=__cXBJD4ZF-_JO72ETPUTa9J_GlGY=&h=350&w=349&sz=43&hl=en&start=5&um=1&tbnid=8Oi-GFo7UZtEUM:&tbnh=120&tbnw=120&prev=/images?q=business+group+frustration&hl=en&rlz=1R2WZPA_enMY332&sa=G&um=1


Metodologi PPrISA(Pengurusan Projek ICT Sektor Awam)

Pen

guru

san

Sko

p

Pen

guru

san

Ris

iko

Pen

guru

san

Isu

Pen

guru

san

Ku

alit

i

Pen

guru

san

Sum

be

r

Pen

guru

san

Kom

un

ikas

i

Pen

guru

san

Peru

bah

an

Pen

guru

san

Kos

14


Fasa Permulaan

15


Penyediaan Dokumen Permulaan Projek

16


Memohon Peruntukan Kewangan

17


Memohon Kelulusan Melaksanakan Projek

18


Fasa Perancangan

19


Komponen Tadbir Urus & Organisasi Projek

20


Struktur Tadbir Urus Projek

21


Struktur Organisasi Projek

Struktur organisasi bagi pelaksanaan projek secara co-sourcing, dilaksanakan secarausaha sama agensi dengan kontraktor

22


Struktur Organisasi Projek

Struktur organisasi bagi kaedah pelaksanaan projek secara outsourcingdilaksanakan melalui dua kumpuan berasingan

23


Komponen Pengurusan Skop

24


Komponen Pengurusan & Kawalan

PelanPengurusan

Kualiti

PelanPengurusan Komunikasi

PelanPengurusan

Risiko

PelanPengurusan

Isu

ProsedurPermohonan

Pindaan

25

PelanPengurusan Perubahan


Komponen

Pengurusan Perolehan & Kontrak

• Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

• Jawatankuasa Pembuka Tender

• Jawatankuasa Penilaian Teknikal

• Jawatankuasa Penilaian Kewangan

Melantik Jawatankuasa

Berkaitan Perolehan

26


Fasa Pelaksanaan & Kawalan

Tujuan Fasa Pelaksanaan & Kawalan Projek : • Laksanakan kerja yang terdapat dalam dokumen PPP• Uruskan sumber projek dengan baik• Pantau & kawal pelaksanaan projek agar ikut

perancangan

27


Aktiviti Fasa Pelaksanaan & Kawalan Projek

1.

1. MemulakanPelaksanaan Projek

2. MenguruskanPasukan Projek

3. MelaksanakanPembangunan Aktiviti &

Penerimaan Serahan

4. Memantau Aktiviti& Serahan Projek

5. Mengawal Aktiviti & Serahan Projek

6. Melaporkan Status Kemajuan Projek

7. Melaksanakan PelanPengurusanPerubahan

8. MelaksanakanPentadbiran Kontrak

9. Memastikan Dokumentasi Lengkap

2

FasaPerancangan

FasaPenamatan

28


Fasa Penamatan

29


Aliran Proses Pengurusan Projek

DokumenPermulaan Projek

Fasa 1 Permulaan

Idea/Keperluan projek

Pelan Pengurusan ProjekFasa 2

PerancanganDokumen

Permulaan Projek

LaporanPenamatan Projek

Fasa 4Penamatan

Serahan projek

Serahan projekFasa 3 Pelaksanaan & Kawalan

Pelan Pengurusan Projek

kelulusan 30


PENUTUP

31

01Panduan ini membantu agensi-agensi dalam

memperkasakan pelaksanaan projek ICT di

Sektor Awam

Penggunaan metodologi pengurusan projek

secara efektif hanya salah satu kaedah membawa

kepada kejayaan pelaksanaan projek-projek ICT

02


32

32


TERIMA KASIH

[email protected]

33

panduan pengurusan projek ict sektor awam

Documents