tatacara pengurusan kewangan penganjuran projek/aktiviti ppm

27
PROSEDUR PENGURUSAN KEWANGAN SANGGAR KERJA TAHUNAN PERSATUAN PUSTAKAWAN MALAYSIA 12 NOVEMBER 2016

Upload: vuongkhanh

Post on 09-Feb-2017

254 views

Category:

Documents


4 download

TRANSCRIPT

Page 1: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

PROSEDUR

PENGURUSAN KEWANGAN

SANGGAR KERJA TAHUNANPERSATUAN PUSTAKAWAN MALAYSIA

12 NOVEMBER 2016

Page 2: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

TUJUAN

Menggariskan tatacara pengurusan kewangan bagi penganjuranprojek/aktiviti Persatuan Pustakawan Malaysia (PPM) yang dilaksanakan oleh semua Kumpulan/Jawatankuasa PPM sama ada anjuran bersama, kerjasama atau sokongan denganpihak lain.

Page 3: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

PERLEMBAGAAN PPM

(PINDAAN) 1998

Bahagian XIV (1)

Majlis adalah badan yang bertanggungjawab untuk mengawalKewangan PPM

Page 4: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

PERLEMBAGAAN PPM

(PINDAAN) 1998Bahagian XIV (4)

Perbelanjaan melebihi RM10,000.00 pada satu-satu masa tidakboleh dibuat tanpa mendapat kelulusan Majlis terlebih dahulu danperbelanjaan melebihi RM50,000.00 pada satu-satu masa tidakboleh dibuat tanpa mendapat kelulusan Mesyuarat Agung Tahunanatau Mesyuarat Agung Luar Biasa terlebih dahulu. Perbelanjaantidak melebihi RM10,000.00 pada satu-satu masa hendaklah dibuatdengan mendapatkan kelulusan Presiden dan Naib Presiden I atauNaib Presiden II.

Page 5: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

PERLEMBAGAAN PPM

(PINDAAN) 1998

Klausa XIII (1) (f)

“Dalam bidang tugasnya, sesebuah jawatankuasa boleh merancangdan melaksanakan projek dan kegiatannya dan boleh memohonkepada Majlis untuk bantuan kewangan.”

Page 6: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

KUASA MAJLIS PPM

BERKAITAN KEWANGAN

Klausa XIV (4)

PPM boleh meluluskan perbelanjaan atau wang pendahuluankepada Kumpulan/Jawatankuasa PPM:

• Kurang daripada RM10,000 – diluluskan oleh Presiden dan NP atau NP II

• RM10,000 hingga RM49,999 – diluluskan oleh Majlis PPM• RM50,000 dan ke atas – diluluskan oleh A.G.M. atau E.G.M.

Page 7: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

PENGANJURAN

PROJEK/AKTIVITI BERSAMA

PPM

Mana-mana pihak yang akan menganjurkan projek/aktivitibersama PPM yang ingin mendapatkan wang pendahuluanPPM dikehendaki mengemukakan kertas cadangan kepadaMajlis PPM.

Page 8: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

WANG PENDAHULUAN

Terma dan syarat penggunaan wang pendahuluan

• Anggaran penerimaan dan perbelanjaan• Penyata kewangan (2 bulan selepas projek/aktiviti

dilaksanakan)• Pembahagian kelebihan pendapatan bersih

(sekiranya ada)• Syarat-syarat lain berkaitan aktiviti/projek.

Page 9: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

WANG PENDAHULUAN

Wang pendahuluan mesti dipulangkan sepenuhnyakepada PPM atas nama PERSATUAN PUSTAKAWAN MALAYSIA selewat-lewatnya 60 hari (2 bulan) selepasprojek/aktiviti tamat dijalankan/dianjurkan.

Page 10: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

PENGURUSAN KEWANGAN

PROJEK YANG DIJALANKAN

OLEH PPM DENGAN

PIHAK LUAR

Page 11: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

a.Anjuran Bersama PPM

b.Kerjasama Dengan PPM

c. Disokong Oleh PPM

Projek yang dijalankan oleh PPM dengan pihak luar:

Page 12: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

A) ANJURAN BERSAMA PPM (JOINTLY ORGANISED WITH

PPM)

Semua tajaan/sumbangan yang diterima untuk projek/aktivitiyang dianjurkan hendaklah dimasukkan dalam akaun PPM atauakaun khas yang dibuka untuk projek/aktiviti berkenaan.

Wang tersebut akan digunakan dari akaun PPM atau akaun khasPPM untuk membiayai perbelanjaan projek/aktiviti yang telahdiluluskan oleh Jawatankuasa Induk.

Page 13: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

Semua pendapatan yang dijana daripada penganjuranprojek/aktiviti yang dibiayai oleh PPM seperti yuran, tajaan, sumbangan dan pameran hendaklah dimasukkan ke dalamakaun di atas.

Penyata kewangan serta butiran terperinci penerimaandan perbelanjaan projek/aktiviti mesti dikemukakankepada Majlis PPM untuk pengesahan dan kelulusan.

Page 14: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

Semua penerimaan dan perbelanjaan termasuk perbelanjaanpembahagian lebihan pendapatan bersih mesti diselesaikandengan semua pihak yang terlibat selewat-lewatnya 2 bulan atau60 hari selepas projek/aktiviti tamat.

Akaun bank yang dibuka khas untuk projek/aktiviti berkenaanmesti ditutup selepas selewat-lewatnya 3 bulan atau 90 hariprojek/aktiviti tamat dan semua penerimaan dan perbelanjaandijelaskan.

Page 15: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

Cadangan nisbah pembahagian lebihan pendapatan bersih

• Kesemua pembahagian lebihan pendapatan bersih diserahkankepada PPM memandangkan PPM adalah badan yang tidakberasaskan keuntungan.

• Sekiranya perlu dilakukan pembahagian ia perlu dibahagisama rata dengan pihak yang terlibat.

Page 16: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

B) KERJASAMA DENGAN PPM

(WITH COOPERATION OF PPM)

Semua tajaan/sumbangan yang diterima untuk projek/aktivitiyang dianjurkan hendaklah dimasukkan dalam akaun PPM atauakaun khas yang dibuka untuk projek/aktiviti berkenaan.

Wang tersebut akan digunakan dari akaun PPM atau akaun khasPPM untuk membiayai perbelanjaan projek/aktiviti yang telahdiluluskan oleh Jawatankuasa Induk.

Page 17: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

Semua pendapatan yang dijana daripada penganjuranprojek/aktiviti yang dibiayai oleh PPM seperti yuran, tajaan, sumbangan dan pameran hendaklah dimasukkan ke dalamakaun di atas.

Penyata kewangan serta butiran terperinci penerimaandan perbelanjaan projek/aktiviti mesti dikemukakankepada Majlis PPM untuk pengesahan dan kelulusan.

Page 18: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

Semua penerimaan dan perbelanjaan termasuk perbelanjaanpembahagian lebihan pendapatan bersih mesti diselesaikandengan semua pihak yang terlibat selewat-lewatnya 2 bulan atau60 hari selepas projek/aktiviti tamat.

Akaun bank yang dibuka khas untuk projek/aktiviti berkenaanmesti ditutup selepas selewat-lewatnya 3 bulan atau 90 hariprojek/aktiviti tamat dan semua penerimaan dan perbelanjaandijelaskan.

Page 19: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

Cadangan nisbah pembahagian keuntungan projek/aktiviti

• Kesemua pembahagian lebihan pendapatan bersih diserahkankepada PPM memandangkan PPM adalah badan yang tidakberasaskan keuntungan.

• Cadangan nisbah pembahagian adalah seperti berikut:

PPM : 40%Pihak lain : 60%

Page 20: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

C) DISOKONG OLEH PPM (SUPPORTED/ENDORSED BY

PPM

PPM tidak terlibat secara langsung dalam hal-ehwal pengurusankewangan.

PPM akan memberi pandangan agar projek/aktiviti tersebut tidakbercanggah dengan perlembagaan/peraturan/objektif PPMdan kepentingan profesyen.

Page 21: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

PPM akan membantu dalam publisiti dan promosi sepertipengedaran brosur dan pautan dalam laman web PPM.

Penganjur perlu mengagihkan lebihan pendapatan bersihdari aktiviti/projek sebanyak 10% atau tertakluk kepadarundingan.

Penyata kewangan projek/aktiviti mesti dikemukakan kepadaAhli Majlis PPM untuk makluman.

Page 22: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

PENGESAHAN PENERIMAAN KEWANGAN

Projek/aktiviti anjuran bersama dan projek/aktiviti kerjasamaPPM perlu menggunakan resit rasmi PPM yang akan dikeluarkanoleh Bendahari Kehormat PPM.

Penganjur hanya dibenarkan untuk mengeluarkan resitsementara bagi mengesahkan penerimaan.

Page 23: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

PENGURUSAN KEWANGAN KUMPULAN PPM

Kumpulan PPM

• Kumpulan Utara• Kumpulan Selatan• Kumpulan Sabah• Kumpulan Sarawak• Kumpulan Pantai Timur

Page 24: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

Penurunan kuasa oleh Presiden PPM kepadaPengerusi dan Bendahari Kumpulan dalam urusankewangan setiap kumpulan.

Setiap kumpulan perlu memantau akaun masing-masing.

Page 25: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

Semua Kumpulan PPM diwajibkan menghantar PenyataKewangan Tahunan yang telah diaudit kepada BendahariKehormat PPM induk selewat-lewatnya 31 Januari pada tahunberikutnya untuk diaudit oleh Juruaudit Luar yang dilantik olehMajlis PPM

Bendahari Kumpulan PPM perlu mengutip yuran ahli kumpulandan menyerahkan kepada Bendahari Kehormat PPM induk. Sebanyak 50% kutipan yuran akan dikembalikan kepadaKumpulan PPM pada awal tahun berikutnya.

Page 26: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM

Sekiranya ada ahli Kumpulan PPM yang menyerah terus yurankeahlian kepada Bendahari PPM induk dan kumpulan inginmendapatkan pulangan yuran 50% tersebut, Bendahari kumpulanhendaklah mengemukakan tuntutan beserta resit rasmi kepadaBendahari Kehormat PPM induk selewatnya Oktober setiaptahun.

Page 27: Tatacara Pengurusan Kewangan Penganjuran Projek/Aktiviti PPM