STANDART OPERATIONAL PROSEDUR

STANDART OPERATIONAL PROSEDUR

PENGADAAN TENAGA/STAF UPKPENDAHULUANSalah satu faktor yang berpengaruh terhadap tumbuh dan berkembangnya sebuah organisasi khususnya UPK adalah apabila kinerja organisasi tersebut baik, sementara kinerja organesai bisa baik apabila salah satunya didukung oleh tenaga-tenaga yang mampu melakukan tugas-tugasnya secara profesional yang mempunyai kemampuan, ketrampilan dan komitmen serta motivasi yang tinggi.

Untuk memperoleh tenaga-tenaga yang handal seperti yang disebutkan diatas tentu sejak dini yaitu mulai perekrutan harus dilakukan secara profesional juga. Oleh karena itu dalam rukruting perlu disusun standart operasional prosedur baku sebagai pedoman :

Maksud dan TujuanYang dimaksud pengadaan tenaga/staf UPK adalah tenaga yang akan mengelola dana perguliran secara profesional penuh waktu

Tujuan pengadaan Tenaga/staf UPK adalah Tenaga/staf sebagai Pengganti atau penambahan sesuai kebutuhan

Persyaratan Pengadaan staf

a) Untuk Penambahan staf : Berdasarkan kebutuhan UPKdengan memperhatikan kemampuan operasional UPT Ratio Biaya Operational, pertuumbuhan modal,dll, Jumalah kelompok yang dilayanai mengajukan kepada Forum MAD/BKAD

b) Untuk Penggantian Personil UPK : Berdasarkan Penilaian kinerja perlu salah satu personil diganti atau personil melakukan pelanggaran, penyalahgunaan wewenang, penyelewengan, maka BP-UPK mengusulkan kepada Forum MAD/BKAD

Kemudian setelah dilakukan pengkajian, penelitian secara cermat dan mendalam dan pada akhirnya Forum MAD/BKAD menyetujui adanya Penambahan dan atau Penggantian salah satu Pengelola maka Forum MAD/BKAD membentuk Tim Rekruting serta melakukan seleksiAnggota Tim SeleksiAnggota Tim adalah terdiri dari orang-orang yang memilki kemampuan dan keahlian dalam bidang Sumber Daya Manusia. Yang berasal dari unsur paling Tidak Camat Kepala Wilayah atau yang ditunjuk oleh Camat, Tokoh Masyarakat atau orang lain yang disewa

Masa Kerja Tim

Masa Kerja Tim adalah bekerja sejak proses perekrutan yaitu menginformasikan-seleksi sampai menetapkan personil yang akan diajukan pada Forum MAD/BKAD memakan waktu maksimal 2 (dua) bulan sejak Tim ditetapkan, secara rinci lama waktu tersebut adalah :

Dari Penetapan sampai terbit Surat Keputusan Camat

: 7 hari Proses Pengumuman tentang adanya lowongan

: 14 hari

Seleksi Administrasi calon Tenaga/staf UPK

: 7 hari

Pemanggilan untuk seleksi

: 7 hari

Seleksi/tes

: 7 hari

Penetapan oleh Forum MAD/BKAD

: 14 hari

Legalitas TimTim terbentuk disertai dengan Berita Acara, dan dalam melakukan tugas Pengadaan Staf UPK, Tim yang telah ditunjuk oleh Forum MAD/BKAD ditetapkan dengan SURAT KEPUTUSAN CAMAT

TAHAPAN PEREKRUTAN

Tahap Informasi kepada Masyarakata) Tim yang telah ditunjuk, melalui Camat mengirim surat yang isinya menginformasikan kepada seluruh masyarakat kecamatan melalui Kepala Desa tentang adanya lowongan Tenaga Pengelola harian UPK.

b) Kepala Desa menginformasikan lowongan tersebut dengan cara menempel pada tempat-tempat strategis (papan pengumuman, tempat-tempat ibadah dan lain-lain)

c) Tim memastikan bahwa informasi tentang lowongan tenaga UPK telah terpasang, dengan disertai : Posisi lowongan

Tingkat Pendidikan

Latar belakang Pendidikan

Tempat melamar

Batas waktu lamaran

Dan informasi lain sesuai kebutuhan

TAHAP SELEKSI

Seleksi Administrasi

Maksimal 5 hari setelah batas waktu lowongan ditutup maka Tim melakukan seleksi Administrasi seperti yang disutkan dalam pengumuman lowongan seperti Tingkat pendidikan, latar belakang pendidikan dan persyaratan lainnya.Hasil Seleksi Administrasi

Hasil seleksi Administrasi Tim membuat berita acara tentang calon yang lolos maupun yang tidak lolos seleksi administrasi

Materi Tes Seleksi

Setelah Tim menentukan Calon yang lolos seleksi Administrasi, maka Tim mendiskusikan penyusunan Bahan/materi yang akan dipakai sebagai materi Tes bagi calon yang dinyatakan lolos seleksi administrasi

Rahasia materi TesUntuk menjaga agar terjadi obyektivitas, serta memperoleh calon tenaga yang berkualitas maka setelah bahan/materi tes disusun maka materi ini dimasukkan kedalam amplop tertutup agar tidak bocor

Materi Tes

Agar diperoleh calon tenaga yang memiliki kompetensi sesuai harapan maka materi Tes paling tidak meliputi aspek :

a) Pengetahuan ; yaitu pengetahuan tentang Pengembangan Masyarakat (community development)/pemberdayaan masyarakat serta program perkreditan, pengetahuan tentang usaha kecil-mikro

b) Keterampilan; misalnya keterampilan mengopersionalkan komputer Micro sof word, Exel, keterampilan akutansi, keterampilan pendampingan masyarakat dan lain sebaginya

c) Sikap; meliputi komitmen, motivasi dan kejujuran dan lain sebagainya

Metode Tes

Seleksi aktip yaitu melakukan tes kepada pelamar yang lolos seleksi administrasi, tes dilakukan dengan cara :

Tes tertulis

Tes pengopersionalan komputer

Tes Wawancara

Atau bisa dimodifikasi Tes tertulis sekaligus mengopersionalkan komputer

Focus Group Discusion (FGD

Persiapan Tes SeleksiSetelah materi tes telah siap, maka selanjutnya Tim melakukan pertemuan guna mempersiapkan metode seleksi, waktu, strategi pelaksanaan tes calon tenagaPemanggilan

Setelah pasal 13 dan 14 siap maka proses selanjutnya adalah pemanggilan pelamar yang dinyatakan lolos seleksi administrasi untuk mengikuti seleksi/tes baik tertulis maupun wawancara

Pelaksanaan Seleksi Aktif

a) Pada saat pelaksanaan Tes, maka Tim membagi diri menjadi beberapa tim kecil yang memiliki tugas : Melakukan Wawancara dan mengawasi Tes tertulis maupun pengoperasionalan komputerb) Besar kecilnya anggota Tim tergantung dari jumlahpeserta yang di tes, semakin banyak maka jumlah anggota tim kecil akan semakin banyak pula. Namun jumlah anggota tim kecil minimal 2 (dua) orang

c) Untuk menghemat waktu dan keterbatasan sarana seperti komputer, maka tim bekerja secara bersamaan

d) Sebagian peserta tes melakukan wawancara dan sebagian lagi melakukan tes tertulis. Peserta yang selesai wawancara kemudian melakukan tes tertulis, sebaliknya peserta yang tadinya tes tertulis kemudian melakukan tes wawancara

e) Focus Group Discution (FGD), yaitu peserta diminta mendiskusikan sesuatu topik, dan Tim mengamati jalannya diskusi. Peserta yang banyak mengutarakan pendapat dan pendapat ini masuk akal (mampu memecahkan persoalan) peserta yang bersangkutan memperoleh nilai tertinggiHasil Seleksi Aktif

a) Setelah semua peserta selesai mengikuti tes, maka tim hari itu juga harus menyelesaikan tugasnya yaitu menilai dan merangkum nilai dari masing-masing peserta tes

b) Hasil rangkuman adalah merupakan jumlah nilai tes semua spek (wawancara, tertulis dan pengoperasionalan komputer) dan diberi urutan rangking dari hasil nilai tes tertinggi kemudian diikuti nilai dibawahnya. Jumlah peserta tes yang dinyatakan lolos tergantung dari jumlah seluruh peserta tes, yaitu : Apabila peserta tes dibawah 10 orang maka diambil 3 (tiga) besar yaitu rangking 1 (satu) sampai 3 (tiga)

Apabila peserta lebih dari 10 (sepuluh) sampai 20 (dua) puluh orang maka diambil 5 (lima) besar dari nilai tertinggi sampai ke lima

Apabila peserta tes lebih dari 20 (dua puluh) maka diambil 7 (tujuh) besar mulai dari nilai yang tertinggi sampai ke 7 (tujuh)

c) Hasil perengkingan pada pasal 18 ayat b, kemudian disimpan dalam amplop tertutup dan dibawa oleh ketua Tim untuk kemudian hari diserahkan kepada Forum MAD/BKAD untuk dipilih dan ditetapkan

d) Hasil kerja berupa kertas jawaban dari masing-masing peserta tes disimpan secara baik menjadi dokumen penting, disimpan di UPK

PENETAPAN TENAGA UPK

Forum MAD/BKAD Pemilihan dan Penetapan Pengurus dan staf UPK

Forum MAD/BKAD dalam rangka pemilihan dan penetapan Pengurus/Staf UPK bisa ditambah agenda lain sesuai kebutuhan. Dalam Forum ini Tim Seleksi Pengelola UPK melaporkan hasil kerja sekaligus membacakan pelamar yang dinyatakan lolos seleksi dengan disertai jumlah nilai dan urutan rangking.Proses Penetapan Tenaga/staf Pengelola UPKTahap I (pertama)

Pelamar yang dinyatakan lolos seleksi oleh Tim Seleksi di dalam Forum MAD/BKAD dimulai dari urutan nilai terendah diberi kesempatan untuk Presentasi dihadapan forum dengan materi Visi-Misi-komitmen jika di terima menjadi salah satu tenaga pengelola UPK. Masing-masing orang diberi alokasi waktu untuk presentasi selama maksimal 15 menit.

Tahap II (kedua)

Peserta Musyawarah MAD/BKAD melakukan pemungutan suara untuk memilih pelamar yang sudah dinyatakan lolos seleksi dengan mempertimbangkan Nilai hasil Tes seleksi serta presentasi masing-masing peserta tes/pelamar.

Tahap III (ketiga)

Peserta/pelamar yang memperoleh suara terbanyak dari hasil pemungutan suara adalah yang terpilih menjadi salah satu pengelola harian UPK. Hasil ini kemudian dibuat Berita Acara

STATUS KEPEGAWAIAN

Masa Percobaan

Pelamar yang sudah dinyatakan diterima, maka status kepegawaiannya selama 3 (tiga) bulan pertama merupakan masa percobaan, untuk itu honor yang diterima oleh tenaga pengelola baru selama 3 (tiga) bulan dibayar 80 %. Apabila selama 3 (tiga) bulan dan hasil evaluasi menunjukkan kinerja yang baik, maka bisa dinaikkan statusnya kekaryawanannya menjadi Tenaga Pelatihan selama 1 (satu) tahun, dan honor mereka diterimakan sebesar 100 %.Masa Pelatihan

Yang dimaksud tenaga Pelatihan adalah Tenaga ini selama1 (satu) tahun statusnya masih dalam taraf pelatihan dalam mengenal fungsi-peran dan tugas secara baik. Masa ini tenaga ini masih banyak belajar, berlatih dan untuk itu pelatihan/training bagi tenaga ini sangat dibutuhkan. Bila selama 1 (satu) tahun dan setelah melalui evaluasi ternyata menunjukkan kinerja yang baik maka Forum MAD/BKAD bisa mengangakat sesuai dengan aturan yang disepakati. Sebaliknya bila kinerja Tenaga ini tidak baik maka Forum MAD/BKAD bisa memutus hubungan kerja.