FAKULTI PENDIDIKAN DAN BAHASA

HBEF2803PERKEMBANGAN PROFESIONALISME KEGURUANMEI 2014

T2A1 : DOKUMENTASI PERLAKSANAAN SEMINAR

NAMA: RAYMOND FLORENTIUSNO. MATRIKULASI : 780911125171001NO. KAD PENGENALAN: 780911125171NO. TELEFON: 0198006097E-MEL: rf78@oum.edu.myPUSAT PEMBELAJARAN: OUM KENINGAU

1.0PENGENALANSeminar dan konferen adalah salah satu saluran ilmu yang penting. Setiap organisasi sama ada badan berkanun, swasta ataupun institusi pendidikan sentiasa menganjurkan seminar ataupun konferen bagi memastikan peserta mendapat input yang bermanfaat. Seminar merupakan persidangan yang membahaskan suatu masalah secara ilmiah dan mempelajari sesuatu topik yang khusus. Persidangan dan seminar biasanya menampilkan satu atau beberapa pembicaraan dan pembentangan kertas kerja. Peserta seminar berperanan untuk menyampaikan pertanyaan, ulasan, dan pembahasan sehingga menghasilkan pemahaman tentang kertas kerja yang telah dibentangkan. Pendidik perlulah sentiasa melibatkan diri dalam seminar-seminar yang berkaitan dengan pendidikan.Menurut Kamus Dewan, seminar bermaksud perjumpaan untuk berbincang atau bertukar-tukar pendapat tentang perkara-perkara tertentu. Hakikatnya seminar adalah majlis ilmu yang dirancang bagi mencapai satu matlamat yang ditetapkan oleh penganjur. Ia boleh diadakan dalam bentuk ceramah ataupun syarahan dengan melibatkan penceramah dan pendengar yang memberi respon pada ucapan yang diberikan oleh penceramah. Seminar yang diadakan biasanya tertumpu pada satu tema yang dikenal pasti oleh penganjur dan disertai oleh golongan yang disasarkan. Pihak yang kerap menganjurkan seminar biasanya terdiri daripada institusi-institusi ilmu yang menganggap penganjuran seminar sebagai teras aktiviti bagi memertabatkan institusi mereka sebagai penyumbang ilmu kepada masyarakat sekeliling. Dalam mengurus penganjuran sesuatu seminar, beberapa aspek-aspek yang berkaitan dengan cara-cara untuk menjalankan dan melaksanakan seminar berdasarkan faktor persediaan atau sebelum, semasa dan selepas seminar perlu diambil perhatian. Ini bagi memastikan acara seminar yang dirancang dapat dilaksanakan mengikut jadual yang ditetapkan, di samping mengelakkan penggunaan perbelanjaan yang berlebihan, masalah-masalah di luar jangkaan, masalah mendapatkan peserta serta masalah berkaitan dengan pihak ketiga yang terlibat dalam menjayakan acara tersebut. Perancangan juga amat penting kerana ia dapat mengelakkan pertindihan jadual dan tarikh dengan acara-acara yang dianjurkan oleh kumpulan lain yang melibatkan sasaran yang sama.

2.0SEBELUM DAN PERSEDIAAN SEMINAR

Melaksanakan rancangan bagi mengadakan seminar adalah lebih mudah dengan bantuan carta aliran acara atau perancangan. Melalui carta aliran ini (contoh seperti Carta Gann), kita dapat mengetahui tahap perlaksanaan proses-proses yang dirancang. Carta aliran ini harus mengandungi aktiviti-aktiviti perancangan awal, semasa sehinggalah selepas seminar. Aspek ini merupakan langkah pertama yang amat penting bagi memastikan proses merancang dan menganjur seminar lebih tersusun dan efektif. Berdasarkan faktor persediaan ini juga aspek seterusnya yang harus diambil perhatian adalah penyediaan kertas cadangan yang memberi gambaran yang menyeluruh mengenai aktiviti seminar yang dirancang. Kertas cadangan untuk proses kelulusan ini memberikan maklumat mengenai tema, objektif, tajuk, tujuan, latar belakang, implikasi kewangan dan implikasi keselamatan seminar. Selain itu butir-butir seminar seperti tarikh, masa, tempat, sasaran dan bilangan peserta, maklumat pembentang dan tajuk kertas kerja serta syor untuk pertimbangan dan kelulusan perlu ada pada kertas cadangan seminar tersebut.Sesudah mengemukakan kertas cadangan seminar yang ingin dijalankan dan mendapat kelulusan, aspek penting seterusnya adalah membentuk jawatankuasa khas bagi melaksanakan pelbagai tugas yang perlu dibincangkan sepanjang pertemuan ataupun mesyuarat. Perlantikan jawatankuasa perlu kerana ia memudahkan perlaksanaan tugas dan agihan kerja bagi menjayakan program seminar. Jenis dan nama jawatan bergantung pada keperluan dan jenis tugas yang dikongsi secara bersama. Kebiasaannya terdapat dua jenis jawatankuasa iaitu Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Kecil. Kedua-dua jawatankuasa ini memainkan peranan penting dalam memastikan kelicinan pengurusan seminar. Umumnya, Jawatankuasa Induk akan membuat keputusan terhadap keseluruhan pengurusan seminar termasuk perkara-perkara yang berkaitan dengan acara, tetamu kehormat, ucap utama, speakers dan perbelanjaan seminar, dan keputusan tersebut tidak dapat dilaksanakan dengan berkesan jika jawatankuasa kecil tidak membuat tindakan susulan terhadap perkara-perkara yang telah ditetapkan. Kewujudan struktur jawatankuasa yang jelas akan berjaya menghasilkan bentuk kerja kumpulan yang mantap dalam perlaksanaan seminar yang dirancang.Antara tujuan pembentukan jawatankuasa dalam proses persediaan melaksanakan seminar adalah bagi membincangkan dan seterusnya akan melaksanakan aspek-aspek penting persediaan, pengurusan, perancangan, agihan tugas dan sebagainya. Berikut merupakan beberapa perkara penting yang menjadi tanggungjawab jawatankuasa seminar yang telah dibentuk:

1. Pengurusan kertas kerja, peserta dan speakers.2. Penyediaan anggaran belanjawan (Kos atau peruntukan yang diperlukan dalam mengurus dan melaksanakan seminar)3. Membangunkan laman web.4. Pengurusan reka bentuk .5. Pengurusan keperluan logistik (Penyediaan bilik/dewan seminar, kelengkapan seminar, kemudahan dan keperluan teknikal, lojing dan sebagainya).6. Promosi dan pemasaran (Strategi pengiklanan- poster, brosur, media elektronik dan sebagainya).7. Sumbangan dan tajaan (Wang tunai, barangan atau perkhidmatan).8. Penyediaan kit seminar (Pen, risalah, cenderamata dan sebagainya).9. Aktiviti tambahan (Pameran, demonstrasi, tayangan dan lain-lain).10. Perancangan kontingensi (Persediaan alternatif untuk perkara yang tidak dijangka).11. Kemudahan sekretariat (Pusat pentadbiran untuk semua aktiviti seminar).12. Protokol (Susunan acara, keutamaan, urusan surat-menyurat dan sebagainya).13. Pengurusan media (Hebahan melalui media cetak, sidang media[ jika ada] dan sebagainya).14. Perancangan penyediaan makanan dan minum semasa seminar.15. Penyediaan prosedur keselamatan (Peserta, persekitaran, peralatan, makanan dan minuman).16. Prosedur pendaftaran peserta. (Semasa seminar)17. Penyediaan borang penilaian atau soal-selidik seminar (Edaran untuk peserta seminar).

3.0SEMASA SEMINAR

Melaksanakan majlis berdasarkan atur cara pentadbiran seperti yang telah dibincangkan di peringkat jawatankuasa seminar. Antara perkara-perkara yang perlu diambil perhatian adalah seperti berikut:

i. Pengurus Acara sentiasa berada di tempat majlis yang sedang berlangsung bagi memastikan perjalanan seminar lancar;ii. Seorang petugas ditempatkan berhampiran pentas untuk memerhati dan melayani keperluan tetamu atau peserta semasa seminar;iii. Memastikan penyambut tetamu menyambut para jemputan di pintu utama dan membawa para jemputan ke tempat duduk;iv. Memastikan perjalanan pendaftaran peserta seminar berjalan lancar (termasuk pengedaran peralatan seminar yang mencukupi) dan memastikan mendapat maklumat yang tepat untuk penyediaan sijil kepada peserta.v. Jawatankuasa Kerja Jamuan akan memastikan segala penyediaan dan kebersihan makanan bagi jamuan makan mengikut perancangan yang telah ditetapkan; vi. Jawatankuasa Kerja Publisiti dan Media akan mengenalpasti media yang hadir dan memastikan tempat untuk sidang media berada dalam keadaan baik; danvii. Mengawal pergerakan media terutamanya jurugambar semasa mengambil gambar supaya tidak menganggu kelancaran seminar termasuk menghalang pandangan tetamu dan peserta.viii. Melaksanakan prosedur keselamatan melalui ahli-ahli jawatankuasa yang telah dilantik.ix. Ahli Jawatankuasa Kontingensi yang dilantik bersedia untuk melaksanakan persediaan alternatif untuk perkara yang tidak dijangka.x. Sentiasa memastikan peralatan teknikal berfungsi dengan baik dan mempunyai peralatan tambahan untuk kecemasan.

4.0SELEPAS SEMINAR

Beberapa perkara harus diambil perhatian oleh pihak penganjur dan jawatankuasa yang terlibat setelah majlis seminar telah selesai. Antara tindakan yang perlu diambil adalah mengadakan mesyuarat susulan atau post-mortem bagi mengenalpasti isu dan masalah yang dihadapi sepanjang penganjuran seminar. Perbincangan tersebut seterusnya juga mengambil tindakan penambahbaikan untuk penganjuran seminar-seminar akan datang. Selain itu, laporan juga perlu dibuat dan dikemukakan kepada pegawai atasan selepas program seminar dilaksanakan untuk tujuan rekod dan pemantauan. Skop laporan bermula dari perancangan, pelaksanaan dan penutup seminar. Laporan yang baik adalah lengkap dengan menyertakan beberapa keping gambar peristiwa sebagai lampiran. Aspek yang sering dipinggirkan selepas penganjuran seminar adalah penyediaan refleksi bagi setiap individu yang terlibat. Refleksi yang baik adalah refleksi yang mengandungi manfaat yang diperolehi sepanjang seminar dirancang dan dilaksanakan sehingga seminar berakhir, kekurangan yang terdapat dan cara-cara penambahbaikan juga dimasukkan bagi menyokong bagaimana kekurangan tersebut boleh diperbaiki ke arah yang lebih baik untuk dijadikan panduan pada masa akan datang kelak.

5.0PENUTUP

Penganjuran seminar dan konferen adalah kemestian bagi institusi-institusi pendidikan mahupun universiti-universiti di Malaysia. Malah, kolej-kolej swasta turut tidak ketinggalan menganjurkan seminar atau konferen. Seminar adalah aktiviti penting yang dilaksanakan sebagai tanggungjawab sosial organisasi pendidikan pada masyarakat di sekelilingnya. Namun ia bergantung pada tema dan objektif penganjuran tersebut. Dalam zaman globalisasi ini, terdapat organisasi yang menganjurkan seminar semata-mata bagi mendapatkan keuntungan, nama dan pelbagai tujuan lagi. Apa yang penting, seminar yang dianjurkan itu perlu mengikut tema yang dipilih dan objektif penganjurannya tercapai. Selain itu, penganjur perlu ingat kepuasan pelanggan atau peserta seminar kerana ia dapat mencerminkan imej organisasi penganjur tersebut.