SOALAN TUGASAN

SOALAN 25

Encik Hafiz bertanggungjawab untuk mencatat minit pada setiap Mesyuarat Pengurusan Bulanan

Bahagian Pembangunan, Kementerian Kerja Raya. Baru-baru ini, mesyuarat tersebut telah diadakan

pada 7 Julai 2009. Sila bincangkan apakah tindakan selepas mesyuarat yang perlu diambil oleh Encik

Hafiz sebelum mesyuarat pengurusan bulanan seterusnya diadakan.

PENGENALAN

Mesyuarat merupakan satu perjumpaan, perhimpunan atau pun satu perjumpaan samada dalam

bentuk formal atau rasmi ataupun secara tidak formal atau tidak rasmi. Mesyuarat mempunyai berbagai

maksud bergantung kepada tujuan mesyuarat tersebut diadakan. Perkataan mesyuarat berasal daripada

perkataan arab musyawarah yang bermaksud berhimpun, berkumpul atau berbincang untuk mencapai

kata sepakat.

Mengikut Kamus Dewan Edisi Ketiga tahun 1998 yang diterbitkan oleh Dewan Bahasa Dan

Pustaka menyatakan bahawa mesyuarat membawa maksud perundingan untuk membincangkan sesuatu

atau mencapai sesuatu keputusan. Jadi boleh disimpulkan bahawa mesyuarat membawa maksud satu

bentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang bertujuan untuk membuat

sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit.

Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan seperti mana

diperuntukan dalam tataurusan pertubuhan yang berkenaan. Pada lazimnya, kebanyakan pertubuhan akan

menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya dengan tujuan untuk mengesahkan mesyuarat.

Mesyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan oleh tataurusan pertubuhan,

dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh dianggap sebagai keputusan yang

mewakili pertubuhan berkenaan. Terdapat beberapa jenis mesyuarat iaitu:

i) Mesyuarat Agung Tahunan

ii) Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar

iii) Mesyuarat Jawatan Kuasa Sementara

iv) Mesyuarat Ahli Jawatan Kuasa

v) Mesyuarat Jawatan Kuasa Kecil atau Biro

1

TUJUAN MESYUARAT

Mesyuarat diadakan dengan tujuan tertentu antaranya:

Menjelaskan hal-hal yang tidak jelas.

Pengagihan tugas.

Menilai dan mengawal aktiviti.

Menyelesaikan masalah yang rumit.

Mencari sokongan dan kerjasama sesama ahli.

Mendapatkan mandat.

Menyebarkan maklumat.

Merancang strategi.

Mengetahui kekuatan dan kelemahan.

Sesebuah mesyuarat tidak diadakan dengan secara bersahaja yang mana sesebuah mesyuarat

biasanya mengikut ketetapan yang telah ditetapkan atau mengikut ciri-ciri mesyuarat yang berkesan iaitu :

i) Mesyuarat harus diadakan dan dikawal oleh seorang pengerusi. Lazimnya, pengerusi

mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam sesuatu pertubuhan.

ii) Semua orang yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil oleh seorang setiausaha. Pada

lazimnya, bagi mesyuarat yang penting, notis akan dihantar kepada mereka yangterlibat dua

minggu sebelum mesyuarat diadakan.

iii) Semua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara hitam putih oleh

setiausaha.

iv) Mesyuarat harus dijalankan menurut tatacara mesyuarat.

Mesyuarat biasanya mempunyai beberapa peringkat yang mana setiap peringkat mempunyai peranan

dalam menjayakan sesebuah mesyuarat dan memastikan mesyuarat dapat diadakan dengan berkesan.

Peringkat yang terdapat di dalam sesebuah mesyuarat adalah:

i) Peringkat Pra Mesyuarat.

ii) Peringkat Semasa Mesyuarat.

iii) Peringkat Selepas mesyuarat.

2

Setiap peringkat mesyuarat ini mempunyai beberapa perkara yang akan memastikan sesebuah mesyuarat

yang akan diadakan dapat di jalankan dengan lancar dan berkesan. Di dalam tugasan ini, saya telah

ditugaskan untuk membincangkan tindakan yang perlu diambil oleh Encik Hafiz selepas mesyuarat

dijalankan.

TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

Selepas mesyuarat merupakan proses terakhir dalam proses pengurusan mesyuarat yang mana proses ini

melibatkan beberapa langkah yang akan memastikan proses mesyuarat yang seterusnya akan menjadi

lancar. Proses selepas mesyuarat adalah penting supaya mesyuarat yang telah dilaksanakan dapat

memberikan impak kepada perjalanan sesebuah organisasi. Oleh itu sebagai pencatat minit mesyuarat

tindakan-tindakan yang perlu Encik Hafiz lakukan selepas mesyuarat ialah:

1. Penyediaan minit

i. Selepas mesyuarat setiausaha hendaklah menyediakan minit mesyuarat mengikut format

yang betul.

- Encik Hafiz selaku pencatat pada setiap mesyuarat pengurusan bulanan Bahagian

Pembangunan, Kementerian Kerja Raya perlu menyediakan minit mesyuarat

mengikut format yang betul. Contoh minit mesyuarat yang betul terdapat dalam

Lampiran 1.

ii. Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi

jawatankuasa untuk disemak dan mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas

tarikh mesyuarat dilaksanakan.

- Draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengerusi mesyuarat pengurusan bulanan

hendaklah dikemukakan oleh Encik Hafiz kepada pengerusi dalam tempoh 3 hari

selepas 7 julai 2009 iaitu sebelum atau pada 10 Julai 2009.

iii. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan

kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat pada 7

Julai 2009. Salinan untuk fail mesyuarat juga hendaklah dilakukan bagi tujuan

perekodan.

3

2. Format minit mesyuarat

i. Minit mesyuarat perlulah dihasilkan mengikut format yang telah ditetapkan. Minit

mesyuarat perlu mengikut format agenda mesyuarat ini kerana jika mesyuarat tidak

mengikut agenda yang telah ditetapkan akan berlaku kecelaruan dalam memastikan

semua keputusan dan perancangan yang telah dilakukan semasa mesyuarat dapat

dilaksanakan dengan sempurna.

ii. Oleh itu, Encik Hafiz perlu menyediakan minit mesyuarat dengan format minit disusun

mengikut agenda mesyuarat pada 7 Julai tersebut.

3. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat

i. Susunan ahli mesyuarat perlu mengikut format yang tertentu. Ini kerana jika susunan

nama tersebut tidak dilakukan dengan mengikut format akan berlaku masalah seperti ahli

yang hadir tidak ditanda kehadirannya. Format kehadiran disusun kekanan mengikut ahli-

ahli yang hadir

ii. Catatan nama ahli mesyuarat yang hadir disusun mengikut keutamaan jawatan.

Contohnya nama pengerusi mesyuarat pengurusan bulanan Kementerian Kerja Raya

menjadi keutamaan memandangkan ianya adalah jawatan yang tertinggi dalam

mesyuarat.

4. Catatan perbincangan

i. Catatan perbincangan mesyuarat perlu dilakukan dengan padat, tepat dan jelas kerana jika

catatan tidak dilakukan dengan baik akan berlaku pertindihan antara pekara yang perlu

dilakukan dan perkara yang hanya untuk makluman. Catatan bagi setiap perbincangan

perlulah diperincikan selepas perbincangan samada perbincangan tersebut memerlukan

tindakan lanjut ataupun untuk makluman sahaja.

4

5. Pengesahan MaklumBalas Pelaksanaan keputusan mesyuarat

i. Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab

melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklumbalas kepada

urusetia mesyuarat.

ii. Pengesahan maklum balas dilakukan setelah ahli mesyuarat dan peringkat atasan seperti

kementerian dan jabatan telah dimaklumkan tentang keputusan mesyuarat melalui minit

mesyuarat. Pengesanan ini dilakukan bagi memastikan semua pihak yang terlibat dalam

menjayakan perkara yang dirancangkan telah melakukan tugasan yang diberikan.

6. Laporan Maklumbalas oleh Urusetia

i. Maklumbalas yang urusetia terima hendaklah diedarkan untuk perhatian ahli-ahli

mesyuarat. Selain itu, ia juga perlu membuat ringkasan dan penganalisaan terhadap

maklumbalas yang diterima.

ii. Laporan maklum balas merupakan tindakan susulan kepada pengesahan maklumbalas

yang telah dilakukan. Proses ini membolehkan urusetia memastikan pihak yang belum

memberikan maklumbalas dan membolehkan urusetia membuat laporan terperinci

mengenai perkara yang telah dirancang semasa mesyuarat berjaya dilakukan atau tidak.

7. Penyediaan laporan maklumbalas.

i. Urusetia seterusnya harus menyediakan laporan maklumbalas kepada pihak yang

bertanggungjawab menyelaras perlaksanaan program mereka. Oleh yang demikian adalah

mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklumbalas bagi keputusan-keputusan

mesyuarat yang penting. Ini akan dibawa ke mesyuarat akan datang untuk dibincangkan

dan dibentangkan.

ii. Penyediaan laporan maklum balas adalah proses terakhir dalam proses selepas mesyuarat

yang mana proses ini membolehkan urusetia memastikan samada pekara yang

dibincangkan dalan sesebuah mesyuarat telah dilaksanakan atau tidak. Proses ini juga

membolehkan urusetia mengenal pasti masalah yang timbul dalam melaksanakan

program yang telah dirancangkan. Melalui laporan ini juga pihak urusetia dapat mencari

5

penyalesaian kepada setiap masalah yang timbul. Laporan maklum balas ini dibuat oleh

pihak urusetia setelah semua maklum balas diterima daripada semua pihak yang terlibat.

iii. Format maklumbalas:

- Bilangan

- Catatan keputusan

- Kedudukan masa kini

- Peringkat pelaksanaan/pencapaian

- Masalah pelaksanaan

- Cadangan penyelasaian masalah

iv. Rekod pengesahan maklumbalas:

- Bilangan

- Rujukan minit

- Perkara

- Tarikh hantar

- Kementerian/Jabatan

- Tarikh patut terima

- Tarikh terima

- Tarikh bentang

- Tarikh (tamat/sambung)

PENUTUP

Kesimpulannya, panduan pengurusan mesyuarat, PKPA Bil 2/1991 telah menggaris serta

menetapkan norma-norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam penggendalian

mesyuarat sesuatu jawatankuasa Kerajaan. Melalui panduan pengurusan mesyuarat ini, urusetia

mesyuarat melaksanakan tugas dengan lebih cekap dan berkesan, serta dapat membantu pelaksanaan

tanggungjawab yang diberikan kepada sesebuah jawatankuasa.

6

Carta aliran proses tindakan selepas tindakan:

7

LAMPIRAN 1

FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT

(Catatkan nama mesyuarat)

Bil..... Tahun..........

(Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh :……… .

 Masa :………..

 Tempat :……….

 

KEHADIRAN

Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi

mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.

HADIR BERSAMA (nama jemputan yang bukan ahli mesyuarat)

Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri

mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut

kekananan.

8

SENARAI URUSETIA

Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut

kekananan.

I.ALUAN PENGERUSI MESYUARAT / PERUTUSAN PENGERUSI

1. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh

Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat

membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di

akhir mesyuarat.

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT (Terdahulu dan Pindaan)

2. Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan

tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan-pindaan berkenaan.

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat

yang lepas.

4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan

dibuat, muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama

hendaklah dicatatkan.

5. Jika perkara-perkara berbangkit masih memerlukan tindakan, catatkan Bahagian/ Negeri /Cawangan/

Unit atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

IV. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

6. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, jika ada perbentangan kertas kerja , perkara-perkara yang perlu

direkodkan ialah:

9

a. Tajuk kertas kerja;

b. Bahagian/Negeri yang menyediakan kertas kerja;

c. Tujuan utama kertas kerja disediakan;

d. Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja;

e. Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkaitan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertaskerja;

dan

f. Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulanyang

perlu diambil seterusnya.

V. HAL-HAL LAIN

7. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat, Yang pada

mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.

VI. PENUTUP

8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:

a. Masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan;

b. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat; dan

c. Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.

Urus Setia

Catatkan nama Bahagian/ Negeri/ Cawangan/ Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan

mesyuarat.

Tarikh

Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan.

10

CONTOH MINIT MESYUARAT:

MINIT MESYUARAT BULANAN

BAHAGIAN PEMBANGUNAN, KEMENTERIAN KERJA RAYA

BIL.7/2009

Tarikh : 7 Julai 2009

Masa : 2.00 petang

Tempat : Bilik Mesyuarat Utama, Aras 4

Bahagian Pembangunan,

Kementerian Kerja Raya, Alor Setar.

YANG HADIR :

1. Pengarah - Pengerusi ( Dr. Nordin bin Yunus )

2. Arkitek Kanan-( Tuan Haji Md. Zainol bin Hamid )

3. Penolong Pengarah Jalan-( Ir. Haji Roshdi bin Abd. Rahman )

4. Wakil Penolong Pengarah Bangunan-( Encik Azizan bin Ab. Rahman )

TURUT HADIR :

En. Abdul Rahim Shah b. Khalid

Pegawai Perancang Bandar dan Desa (OSC)

Majlis Perbandaran Kuala Kangsar

URUSETIA :

En. Mohd. Abduk Razak b. Rosli (Pembantu Tadbir )

1.0 UCAPAN ALU-ALUAN PENGERUSI

11

2.0 MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU

Minit Mesyuarat yang lalu disahkan tanpa sebarang pindaan seperti berikut.

Cik Kok Lai Kwan – Cik Kok Lai Kuan

Encik Mohd. Faizul bin Ibrahim – Encik Mohd. Faizul bin Mohd Zawden.

3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1 Peraturan Dan Proses Perolehan Kerajaan Bagi Kerja-kerja Kecil Yang Diamalkan di Jabatan Kerja

Raya

4.0 HAL-HAL LAIN

4.1 Cadangan Tempat Mesyuarat Bil 7/2009

Pengerusi mencadangkan mesyuarat OSC yang berikut akan diadakan di Majlis Perbandaran

Manjung.

Tindakan: Ketua Unit Majlis Perbandaran Manjung

5.0 PENUTUP

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang.

Disediakan oleh:

(HAFIZ BIN ABDUL RAHMAN)

Pembantu Teknik,

Bahagian Pembangunan.

Disemak oleh:

(KHAIRUL AZMAN BIN MOHD ALIAS)

Penolong Setiausaha Kerajaan,

Bahagian Pembangunan.

12

Rujukan :

Mok Soon Sang (2010), Kursus Induksi Perkhidmatan Awam Dan Kenegaraan (Edisi Kedua), Malaysia :

Penerbitan Multimedia Sdn. Bhd.

www.scribd.com/doc/2965359

http://www.scribd.com/doc/55830236/MINIT-MESYUARAT-PENGURUSAN

13