tindakan pembetulan dan pencegahan · pdf file3. mengenal pasti dan memantau punca-punca....

NO.KELUARAN : 05 PROSEDUR KUALITI UMUM PENGURUSAN NO.PINDAAN : 00

TARIKH KUAT KUASA : 15.02.08 MUKA SURAT : 1/7

TINDAKAN PEMBETULAN DAN PENCEGAHAN

BPG-PPK-PUP-02

Februari 2008


Disediakan oleh :

…………………………………………

Diluluskan oleh :

……………………………………………

Nama : HJH. LATIFAH BT MAHAMUD Nama : DATIN ASARIAH BINTI MIOR SHAHARUDDIN

Jawatan : KETUA PENOLONG PENGARAH

Jawatan : PENGARAH BAHAGIAN PENDIDIKAN GURU

Tarikh : 15 FEBRUARI 2008 Tarikh : 15 FEBRUARI 2008

SALINAN TERKAWAL

Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan Jawatankuasa Dokumentasi Induk




BPG-PPK-PUP-02

Februari 2008

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan menerangkan tatacara untuk mengambil tindakan

pembetulan dan pencegahan terhadap sebarang ketidakpatuhan sebagai asas

penambahbaikan dalam sistem kualiti.

2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh Pengarah, Timbalan Pengarah Pendidikan Guru dan

Pengarah Institut Pendidikan Guru untuk mengesan ketidakpatuhan dan

mengambil tindakan pembetulan serta pencegahan, dan melaksanakan proses

penambahbaikan secara menyeluruh bagi meningkatkan keberkesanan dan

kecekapan sistem kualiti.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti BPG-PPK-MK-01

3.2 Maklum Balas Pelanggan

3.3 Hasil Penemuan Audit

3.4 Hasil Analisis Data

3.5 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

3.6 Aktiviti Penandaarasan

3.7 Cadangan Penambahbaikan

3.8 Rekod-rekod Ketidakpatuhan

4.0 DEFINISI

4.1. Istilah

4.1.1 Pra mesyuarat kajian semula pengurusan merujuk kepada mesyuarat yang diadakan pada peringkat Institut Pendidikan Guru

bagi mengkaji pencapaian dasar dan objektif kualiti organisasi

sebelum MKSP.




BPG-PPK-PUP-02

Februari 2008

4.1.2 Pembetulan merujuk tindakan yang diambil bagi membetulkan

ketidakpatuhan dan kelemahan sistem kualiti supaya tidak berulang.

4.1.3 Pencegahan merujuk tindakan yang diambil bagi mencegah

ketidakpatuhan/ kecacatan/ kelemahan daripada berlaku.

4.1.4 Penambahbaikan merujuk tindakan yang diambil untuk membaiki

sistem yang sedia ada bagi meningkatkan pencapaian dasar dan

objektif kualiti.

4.1.5 Pasukan Penambahbaikan merujuk pasukan yang ditubuhkan

khas oleh WP/MKSP untuk melaksanakan program

penambahbaikan yang telah diputuskan oleh MKSP.

4.2 Singkatan

WP : Wakil Pengurusan

TWP : Timbalan Wakil Pengurusan

KJ : Ketua Jabatan

KU : Ketua Unit

AD : Audit Dalaman

Pra-MKSP : Pra Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

KKU : Mesyuarat Ketua-ketua Unit

MPPP : Majlis Profesional Pengurusan dan Pentadbiran

JP : Jawatankuasa Pelaksana

JKP : Jawatankuasa Penambahbaikan




BPG-PPK-PUP-02

Februari 2008

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

A. Tindakan Pembetulan

JKP/Pemegang PK

1. Mengenal pasti ketidakpatuhan melalui: 1.1 Rekod Ketidakpatuhan 1.2 Aduan Pelanggan 1.3 Audit Dalaman 1.4 Hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan 2. Menganalisis ketidakpatuhan dengan menggunakan

teknik-teknik statistik. 3. Mengenal pasti dan memantau punca-punca.

ketidakpatuhan dan mendapatkan maklumat.

Pengerusi JKP/Pemegang PK

4. Membuat cadangan pembetulan berdasarkan Langkah 5.2 dan 5.3 menggunakan borang LAM-PUP02-01.

5. Menentukan dan melaksanakan pelan tindakan pembetulan sekiranya bawah bidang kuasa WP/TWP dan melaporkannya kepada WP (sekiranya ada) menggunakan borang LAM-PUP02-01.

Pengerusi JKP /TWP

6. Mengemukakan cadangan tindakan pembetulan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau sistem sedia ada untuk diputuskan oleh WP/MKSP sebelum dilaksanakan (sekiranya ada) menggunakan borang LAM-PUP02-01.

Pemegang PK/ Pengerusi JKP /TWP/WP

7. Menentukan pelan tindakan pembetulan yang telah diputuskan oleh MKSP dalam Langkah 5.6 dan melaksanakan pelan tindakan pembetulan tersebut (sekiranya ada).

JKP / Pemegang PK

8. Merekodkan hasil daripada tindakan pembetulan serta mengkaji keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil (Langkah 5.5 dan Langkah 5.7). Gunakan borang LAM-PUP02-01.

TWP

9. Mengesahkan keberkesanan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan dan melaporkannya kepada WP/MKSP, menggunakan borang LAM-PUP02-01.




BPG-PPK-PUP-02

Februari 2008


B. Tindakan Pencegahan JKP/ Pemegang PK

10. Mengumpulkan maklumat daripada sumber-sumber yang dikenal pasti melalui; 10.1. Penentuan kemungkinan berlakunya

ketidakpatuhan dan punca-puncanya, 10.2. Rekod-rekod ketidakpatuhan berulang, 10.3. Aduan Pelanggan, 10.4. Audit 10.5. Pra-MKSP/MKSP, 10.6. Perbandingan prestasi dengan organisasi yang

serupa dan, 10.7. Melalui penandaarasan.

JKP/ Pemegang PK

11. Membuat analisis statistik dan penilaian hasil daripada maklumat Langkah 10.1 hingga 10.7. Hasil analisis ini digunakan untuk membuat cadangan pencegahan.

Pengerusi JKP/Pemegang PK

12. Mencadangkan pelan tindakan cadangan pencegahan segera yang di bawah bidang kuasa TWP dan melaksanakan tindakan pencegahan segera (sekiranya ada),menggunakan borang LAM-PUP02-02.

Pengerusi JKP//TWP 13. Mengemukakan pelan tindakan cadangan pencegahan yang melibatkan dasar, sumber kewangan, keperluan tenaga manusia, perubahan kepada prosedur atau sistem sedia ada kepada MKSP untuk diputuskan oleh Pengarah BPG (WP)/MKSP sebelum dilaksanakan (sekiranya ada),menggunakan borang LAM-PUP02-02.

TWP/Pengerusi JKP/Pemegang PK

14. Melaksanakan tindakan pencegahan yang diputuskan oleh pihak pengurusan dalam Langkah 5.13 (sekiranya ada).

JKP/Pemegang PK 15. Merekodkan keberkesanan tindakan pencegahan (Langkah 5.12 dan 5.14), menggunakan borang LAM-PUP02-02.

TWP 16. Mengesahkan rekod tindakan pencegahan dan melaporkannya kepada WP/MKSP,menggunakan borang LAM-PUP02-02.




BPG-PPK-PUP-02

Februari 2008


C. Penambahbaikan yang Menyeluruh (Continual Improvement)

JKP

17. Mengumpulkan maklumat/data melalui: 17.1. MKSP 17.2. Maklum balas pelanggan 17.3. Aktiviti Penandaarasan 17.4. Tindakan Pembetulan 17.5. Tindakan Pencegahan 17.6. Penilaian Semula Proses

18. Menganalisis data dan membuat perbandingan antara pencapaian sebenar dengan dasar dan objektif organisasi. Jika terdapat perbezaan, organisasi patut mengubah strategi asal untuk mencapai objektif berkenaan.

Pengerusi JKP/Pemegang PK/Ketua Jabatan/KPP

19. Berdasarkan analisis data di atas, kenal pasti bidang yang menunjukkan kelemahan dan cadangkan penambahbaikan (sekiranya ada).

Pengerusi JKP/TWP 20. Mengemukakan cadangan program penambahbaikan yang menyeluruh kepada MKSP, menggunakan panduan dan format dalam borang LAM-PUP02-03 (sekiranya ada).

WP/MKSP 21. Meneliti dan membincangkan program penambahbaikan, membuat keputusan dan mengesahkan pelaksanaannya. Sekiranya perlu, tubuhkan satu pasukan penambahbaikan untuk merancang dan melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang telah dikenal pasti.

Pasukan Penambahbaikan/Pemegang

PK/KJ/KPP/Personel yang dikenal pasti

22. Melaksanakan pelan tindakan program penambahbaikan yang diputuskan oleh MKSP dalam Langkah 5.21 (sekiranya ada).

JK Bimbingan dan Pemantauan

23. Membuat pemantauan terhadap aktiviti dalam program penambahbaikan. (Sekiranya ada).

Pasukan Penambahbaikan/Pemegang

24. Membuat penilaian dan membandingkannya dengan situasi sebelum penambahbaikan dilaksanakan




BPG-PPK-PUP-02

Februari 2008


PK /KJ/KPP/Personel yang dikenal pasti

menggunakan panduan dan format dalam borang LAM-PUP02-03 (sekiranya ada).

Pengerusi JKP/TWP 25. Mengemukakan laporan keberkesanan pelaksanaan

program penambahbaikan yang menyeluruh menggunakan panduan dan format dalam borang LAM-PUP02-03 (sekiranya ada).

Pengerusi JKP/TWP

26. Membentang Laporan Tindakan Pembetulan,

Pencegahan dan Penambahbaikan BPG-IPG di Pra-MKSP/MKSP

6.0 REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Rekod

Disimpan Lampiran

1. Maklum Balas Pelanggan Unit PPP/Unit R&D IPG 3 tahun

2. Laporan Penemuan Audit

Unit

PEN/Sekretariat

3 tahun

3.

Laporan Cadangan Tindakan Pembetulan (CAR)

Unit DPP/Sekretariat 3 tahun

LAM-PUP02-01

4.

Laporan Tindakan Pencegahan (PAR)


LAM-PUP02-02

5.

Laporan Penambahbaikan yang Menyeluruh


LAM-PUP02-03

6. Minit Mesyuarat Pra-MKSP

Sekretariat 3 tahun

tindakan pembetulan dan pencegahan · pdf file3. mengenal pasti dan memantau punca-punca....

Documents