garis panduan jawatankuasa penduduk (jkp) mpsj … panduan...jawatankuasa penduduk ... 1.1.2 mpsj...

1 KEMAS KINI PADA 1 MAC 2018

GARIS PANDUAN JAWATANKUASA PENDUDUK (JKP) MPSJ 2018

________________________________________________________________

1.0 PENERANGAN AM

1.1 Latar Belakang

1.1.1 Jawatankuasa Penduduk (JKP) MPSJ telah ditubuhkan pada 10hb Februari 2001 dan merupakan PBT pertama yang melaksanakan JKP di bawah pentadbiran MPSJ.

1.1.2 MPSJ mempunyai 24 Zon JKP yang mewakili hampir 725,070 orang penduduk di seluruh kawasan perbandaran MPSJ meliputi DNS Subang Jaya, DNS Kinrara, DNS Sri Serdang dan DNS Seri Kembangan dengan keluasan 161.8 kilometer.

1.2 Objektif Penubuhan

1.2.1 Mewujudkan hubungan dua hala dan persefahaman antara penduduk dengan MPSJ serta merapatkan hubungan Silaturrahim di kalangan penduduk di samping mewujudkan semangat perpaduan berbilang bangsa.

1.2.2 Menyalurkan maklumat / penerangan yang tepat, telus serta

terperinci tentang aktiviti / program, dasar serta perkembangan semasa MPSJ kepada penduduk.

1.2.3 Mendapatkan maklumat tentang permasalahan dan aduan

penduduk yang berkaitan untuk diselesaikan di peringkat MPSJ.

1.2.4 Menggalakkan penglibatan dan penyertaan masyarakat di dalam aktiviti-aktiviti kemasyarakatan di peringkat MPSJ.


1.3 Peranan dan fungsi

1.3.1 Menyampaikan maklumat kepada penduduk setempat melalui sesi taklimat, program kemasyarakatan atau menggunakan media sosial berhubung dasar, undang-undang, garis panduan, peraturan, inisiatif, program, dan aktiviti MPSJ serta memelihara kesejahteraan setempat.

1.3.2 Menggalakkan usaha menjaga kebersihan, kesihatan, dan alam

sekitar serta memastikan infastruktur dan kemudahan awam terpelihara

1.3.3 Membantu memberi penerangan dan menyelesaikan masalah

dengan segera.

1.4 Perhubungan JKP dengan PBT

1.4.1 Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha JKP serta AJK JKP MPSJ boleh berurusan terus melalui Bahagian Khidmat Komuniti, Jabatan Pembangunan Masyarakat. Sebarang permasalahan penduduk atau cadangan program/aktiviti yang dicadangkan oleh JKP perlu diserahkan kepada Bahagian Khidmat Komuniti, Jabatan Pembangunan Masyarakat untuk dibincang dan diselaraskan.

1.4.2 Pihak Majlis boleh menjemput JKP untuk menghadiri seminar,

bengkel atau perundingan sekiranya terdapat sebarang perkara yang berkaitan dengan penduduk. Setiap JKP akan mempunyai seorang Pegawai Kawasan yang terdiri daripada Pegawai MPSJ yang berperanan sebagai perantaraan antara JKP dengan MPSJ.


1.5 Keanggotaan Ahli-ahli Jawatankuasa Penduduk hendaklah tidak kurang dari 10 orang dan tidak boleh melebihi 20 orang jumlahnya. Jawatankuasa ini terdiri daripada mereka yang memegang jawatan berikut: (tertakluk kepada pindaan)

Catatan: Carta Organisasi ini sebagai rujukan, pihak JKP boleh menetapkan jumlah keanggotaan ahli mengikut kesesuaian dan tidak boleh melebihi 20 orang dalam struktur organisasi

1.5.1 Perlantikan Ahli Jawatankuasa JKP

1.5.1.1 Ahli Jawatankuasa (AJK) JKP yang dilantik hendaklah bertaraf warganegara Malaysia berusia tidak kurang daripada 21 tahun dan mewakili semua lapisan masyarakat yang berbilang kaum serta bermastautin di kawasan JKP yang berkaitan.

1.5.1.2 Setiap JKP diminta untuk melantik AJK JKP yang terdiri

daripada Pengerusi PeBT setiap Zon, Pemimpin-pemimpin Masyarakat (Ketua Kampung / Penghulu), Rukun Tetangga, NGO (Persatuan / Kelab), Badan Keagamaan, Belia dan lain-lain individu yang difikirkan sesuai di dalam sesuatu kawasan.

1.5.1.3 Mempunyai masa, tenaga, sihat tubuh badan dan

betanggungjawab dalam berkhidmat untuk masyarakat serta mempunyai sikap keperibadian yang mulia.

1.5.1.4 Bebas daripada sebarang tuduhan jenayah serta tiada

prosiding mahkamah sedang dijalankan ke atasnya.

PENGERUSI (AHLI MAJLIS)

SETIAUSAHA

BENDAHARI

TIMBALAN PENGERUSI

PEMBANTU AHLI MAJLIS

J/K KEBAJIKAN

J/K PROGRAM J/K KESIHATAN &

KEBERSIHAN J/K PENDIDIKAN

J/K KESELAMATAN J/K AGAMA &

KEHARMONIAN J/K BELIA & SUKAN J/K KESENIAN & KEBUDAYAAN

J/K KEUSAHAWANAN J/K ADUAN


1.5.1.5 AJK yang dilantik mesti mempunyai sekurang-kurang-

kurangnya dua (2) wanita atau 30% daripada jumlah jawatan

1.5.1.6 Ahli keluarga atau mempunyai pertalian persaudaraan

rapat dengan pengerusi JKP adalah tidak dibenakan untuk dilantik sebagai Timbalan Pengerusi atau AJK JKP tersebut

1.5.1.7 Semua ahli JKP adalah dilantik oleh Ahli Majlis (mengikut

Zon JKP) di atas perakuan Yang Dipertua (mengikut Zon JKP) dan Pemilihan / pelantikan JKP akan diluluskan setiap 2 tahun (bergantung kepada keputusan Majlis).

1.5.1.8 Setiap JKP yang dipilih akan menerima surat pelantikan

dan tag nama. Sijil penghargaan akan diberikan setelah tamat tempoh perkhidmatan.

1.5.1.9 Pelantikan pembantu Ahli Majlis adalah mengikut tempoh

lantikan Ahli Majlis dan hanya boleh mengurus satu Zon JKP sahaja. Pembantu Ahli Majlis juga tidak boleh memegang sebarang jawatan dalam JKP.

1.5.2 Kad Kenal Diri 1.5.2.1 Semua AJK Jawatankuasa Penduduk akan diberikan kad

pengenalan diri JKP. 1.5.2.2 Kad kenal pengenalan ini bertujuan untuk memudahkan

JKP mendapat kerjasama penduduk apabila melaksanakan sesuatu program dan juga merupakan pengiktirafan MPSJ kepada JKP yang dilantik.

1.5.2.3 Kad ini bukan kad kuasa tetapi hanyalah sebagai

pengenalan diri ahli Jawatankuasa JKP MPSJ. 1.5.2.4 Kad ini handaklah dipulangkan kepada pihak Majlis

sekiranya terdapat perubahan pada lantikan baru ahli Jawatankuasa Penduduk.


1.5.3 Tempoh Perkhidmatan

1.5.3.1 Tempoh lantikan untuk semua Ahli JKP bergantung

kepada tempoh lantikan Ahli Majlis selaku Pengerusi JKP dan kebiasaannya dalam tempoh dua (2) tahun dan lantikan Ahli Majlis adalah melalui Kerajaan Negeri Selangor.

1.5.3.2 MPSJ boleh menamatkan perkhidmatan mana-mana ahli

Jawatankuasa JKP pada bila-bila masa jika difikirkan ahli berkenaan tidak sesuai untuk memegang jawatannya.

1.5.3.3 Jika ada ahli Jawatankuasa JKP yang telah meninggal

dunia atau meletakkan jawatan ataupun diberhentikan kerana sebab-sebab tertentu, Pengerusi JKP boleh melantik penggantinya mengikut syarat-syarat perlantikan seperti yang telah ditetapkan.

1.6 Logo Rasmi 1.6.1 Semua urusan surat menyurat / dokumentasi / laporan dan

sebagainya hendaklah menggunakan logo JKP sebagai identiti rasmi.

1.6.2 Menjadi satu kesalahan jika logo ini digunapakai bagi tujuan

kepentingan individu atau parti sahsiah.


2.0 FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB AHLI JAWATANKUASA (JKP)

2.1 Pengerusi

2.1.1 Menghadiri dan mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat yang diadakan serta memantau aktiviti / program yang dilaksanakan oleh JKP.

2.1.2 Menjadi tempat rujukan kepada penduduk setempat mengenai

perkara-perkara yang berkaitan dengan MPSJ. 2.1.3 Menjadi orang perantaraan antara MPSJ dengan penduduk dan

sebaliknya. 2.1.4 Bertanggungjawab memastikan kawasan mereka berada dalam

keadaan baik dan melaporkan kepada MPSJ perkara-perkara yang memerlukan tindakan segera.

2.1.5 Bertanggungjawab mengurus / menyelenggara Balai Masyarakat

dan Kabin JKP. 2.1.6 Membantu menyelia Pembantu Ahli Majlis (tugasan harian,

pemakaian, kehadiran dan tuntutan kerja lebih masa) yang dilantik oleh MPSJ.

2.1.7 Menerima aduan-aduan dari penduduk dan dirujuk kepada MPSJ. 2.1.8 Lain-lain peranan dan tugas yang dipertanggungjawabkan dari

semasa ke semasa. 2.2 Timbalan Pengerusi

2.2.1 Membantu pengerusi menjalankan tugasnya.

2.2.2 Mempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa semasa ketiadaan Pengerusi.

2.3 Setiausaha

2.3.1 Membantu dalam urusan pengurusan pentadbiran JKP


2.3.2 Bertindak sebagai urus setia Mesyuarat peringkat JKP.

2.3.3 Mencatatkan minit mesyuarat, menyediakan salinan minit untuk makluman dan tindakan ahli-ahli Jawatankuasa serta mengemukaan satu salinan ke Bahagian Khidmat Komunit, Jabatan Pembangunan Masyarakat.

2.3.4 Menguruskan surat menyurat dan pentadbiran am. 2.3.5 Membantu Pengerusi merancang dan mengawasi program / aktiviti

JKP. 2.3.6 Memastikan sistem pengurusan fail yang baik dan tersusun rapi

serta sentiasa dikemaskini. 2.4 Bendahari

2.4.1 Bertanggungjawab atas pentadbiran kewangan JKP.

2.4.2 Menyimpan buku kira-kira untuk merekod segala wang yang diterima dan perbelanjaan yang dilakukan oleh Jawatankuasa.

2.4.3 Menyimpan buku derma untuk merekodkan butir-butir berkenaan

derma yang diterima / dimajukan kepada Jawatankuasa.. 2.4.4 Memastikan semua butiran berkenaan kewangan seperti resit-resit

Bank dan lain-lain resit, bil, baucar, cek dan lain-lain dokumen direkodkan di dalam buku kira-kira dan salinannya disimpan dengan sempurna untuk tujuan audit.

2.4.5 Memerima wang dan membuat bayaran yang telah diluluskan oleh

Jawatankuasa. 2.4.6 Menguruskan buku inventori bagi Balai Masyarakat dan Kabin. 2.4.7 Menyediakan Laporan Kewangan JKP bulanan dan dihantar

kepada Bahagian Khidmat Komuniti sebelum 05hb setiap bulan berikutnya.

2.4.8 Mengemaskini Penyata Bank JKP (Bank Statement) setiap tiga (3)

bulan dan menghantar salinannya kepada Bahagian Khidmat Komuniti sebelum 15hb pada bulan berikutnya.


2.5 Ahli-Ahli Jawatankuasa (AJK)

2.5.1 Menghadiri mesyuarat bulanan JKP. 2.5.2 Menyertai dan mengeluarkan buah fikiran yang konstruktif untuk

pelaksanaan program atau aktiviti kemasyarakatan dan kejiranan. 2.5.3 Berhubung rapat dangan lain-lain ahli Jawatankuasa serta

bekerjasama dengan penduduk setempat.Menghadiri dan berperanan dalam setiap program atau aktiviti JKP dan Majlis\Memberikan kerjasama untuk menjayakan konsep JKP.

3.0 PERSEMPADANAN ZON JKP

3.1 Persempadanan Kawasan Jawatankuasa Penduduk (JKP) MPSJ.

3.1.2 DNS Subang Jaya

JKP ZON KAWASAN JKP AHLI MAJLIS

1 SS 12 – SS 19 Taman Wangsa Baiduri Encik Chia Yew Ken

2 PJS 7, PJS 9, PJS 11 Taman Sunway Utama

Encik Wan Hock Leong

3 USJ 2 – USJ 15 Encik Pooi Weng Keong

4

USJ 1 Taman Subang Permai Taman Subang Mewah Taman Perindustrian

Subang Taman Perindustrian

Sungai Penaga

IR. Izham Bin Hashim

DUN JKP

Subang Jaya Zon 1,2,3,4,5 Kinrara Zon 6,7,8,9,10,11

Sri Serdang Zon 12,13,14,15,16,17,18,19,20

Seri Kembangan Zon 21,22,23,24


5

Taman Perindustrian Hi-Tech

Taman Perindustrian Sime UEP

Taman Subang Mas Taman Batu Tiga Taman Subang Heights Taman Usj Heights Taman Mutiara Subang Taman Pinggiran USJ

Encik Mohd Saifullah Bin Mohd Zulkifli

3.1.2 DNS Kinrara


6 USJ 16 – USJ 28 Taman Putra Bistari

Encik Edwin Lim Hock Lee

7 Taman Putra Heights Kg. Bukit Lanchong

Encik Jaberi Bin Ami

8

Kg. Tengah (A) Kg Tengah (B) Kg. Kenangan Kg. Kuala Sg. Baru Kg. Batu 13 ½

Encik Rosharizan Bin Mohd Rozlan

(Zon Angkat)

9

Taman Mutiara Puchong Taman Seri Puchong Taman Perindustrian Puchong

(Seksyen 1, 3 , 5, 6)

Encik Mohan Singh A/L Surtar Singh

10 Bandar Puchong Jaya (A) Bandar Puchong Jaya (B) Bukit Tandang

Encik Yap Kok Weng

11

Taman Kinrara (Sek 1 – 5, 7) Taman Paik Siong Taman Tenaga Taman Bukit Kuchai Aman Sari Taman Mawar

Encik Mehanatan A/L Embamurthi

3.1.2 DNS Sri Serdang


12

Kg. Sri Aman Bistari Kg. Sri Aman Berkat Kg. Sri Aman Hilir

Puan Norzaihan Binti Ismail


Kg. Sri Aman Tengah Kg. Sri Langkas Kg. Bersatu Kg. Seri Puchong

13

Taman Puchong Intan Taman Puchong Indah Taman Puchong Perdana

Encik Rosharizan Bin Mohd Rozlan

14

Taman Puchong Prima Taman Tasik Prima Taman Puchong Permai Taman Puchong Tekali Taman Desa Millenium

Puan Sharmazira Binti Md.Sharif

15

Taman Puchong Utama Taman Perindustrian

Puchong Utama (Sek 1 – 2)

Dr. Mahendran A/L V. Markandoo

16

Pusat Bandar Puchong Bandar Puteri Puchong Batu 12

Encik Chin Sou Bong

17

Bandar Bukit Puchong Taman Industri Pusat

Bandar Puchong Taman Puchong Hartamas Taman Saujana Puchong Taman Mutiara Indah Puchong Batu 14 Kg. Baharu Puchong

Puan Azalea Zulaikha Binti Haji Zulkifli

18

Bandar Kinrara Taman Bukit Kinrara Taman Puncak Kinrara Taman Perindustrian Kinrara (Sek 1 – 2)

Puan Kavita A/P Chandragesan

19

Taman Lestari Perdana Kota Perdana Pusat Bandar Putra Permai Taman Desaminium Taman Lestari Putra Taman Puncak Jalil Taman Equine Taman Pinggiran Putra Dato’ Demang Putra Taman Damai Utama Paragon

Encik M. Anbarasan A/L Murugesu

20

Taman Serdang Jaya Taman Perindustrian

Serdang Taman Sri Serdang Kaw. Perindustrian Seri

Kembangan (Jln Perusahaan 1,2,3 & 4)

Encik P.Ravi Chandran

A/L Periasamy


3.1.2 DNS Seri Kembangan

ZON KAWASAN JKP AHLI MAJLIS

21 Taman Universiti Indah Taman Bukit Serdang ( Sek 1 – 3)

Puan Wong Siew Ki

22

Taman Bukit Serdang (Sek 4 – 14)

Kg. Baru Seri Kembangan Taman Jinma

Encik Chong Hoon Ming

23

Taman Serdang Raya Taman Serdang Perdana (Sek 1, 2, 5, 6) Taman Muhibbah

Encik Tai Cheng Heng

24

Taman Sg. Besi Indah Taman Belimbing Indah

Taman Serdang Lama The Mines Southern Lake The Mines Resort City

Encik Pooi Weng Keong

4.0 PELAKSANAAN MESYUARAT

4.1 Jawatankuasa penduduk diwajibkan bermesyuarat empat (4) kali setahun seperti yang telah ditetapkan dalam skema pemarkahan sistem penarafan bintang PBT. Sehubungan dengan itu, Pengerusi boleh mengarahkan supaya mesyuarat dipanggil dengan serta merta.

4.2 Korum bagi mesyuarat adalah satu pertiga dari jumlah ahli Jawatankuasa. Semua kertas kerja program / aktiviti perlu dibentangkan di dalam mesyuarat JKP bagi mendapat persetujuan ahli JKP.

4.3 Minit mesyuarat dan kertas kerja program / aktiviti JKP perlu dihantar ke Bahagian Khidmat Komuniti sebelum 05hb setiap bulan berikutnya mengikut format yang disediakan oleh Bahagian Khidmat Komuniti.

5.0 BALAI MASYARAKAT DAN KABIN

5.1 MPSJ menyediakan Balai Masyarakat atau Kabin sebagai pejabat

pentadbiran JKP. Pejabat ini juga boleh digunakan untuk tujuan: 5.1.1 Tempat Bermesyuarat 5.1.2 Pusat Aduan 5.1.3 Pusat Perkhidmatan Ahli Majlis / Wakil Rakyat 5.1.4 Pusat Informasi PBT


5.2 JKP tidak dibenar menggunakan pejabat/bilik gerakan sebagai Bilik Gerakan Parti Politik.

5.3 Semua hasil kutipan sewaan bagi penggunaan balai dan kabin akan dimasukkan ke dalam akaun JKP dan perlu dinyatakan dalam laporan kewangan JKP bulanan.

5.4 JKP hendaklah menyediakan Jadual Penggunaan Balai Masyarakat atau Kabin sebagai rekod dan dihantar kepada Bahagian Khidmat Komuniti sebelum 05hb bagi setiap bulan berikutnya.

6.0 PERUNTUKAN JKP

6.1 Peruntukan Untuk JKP

BIL PERKARA PERUNTUKAN (SETAHUN) CATATAN

1. Peruntukan Program Kemasyarakatan

RM 22,000.00 setiap JKP

Dibayar secara berperingkat mengikut 4 penggal iaitu: Februari – RM5,500.00 MeI – RM 5,500.00 Ogos – RM5,550.00 Oktober – RM5,550.00

2.

Peruntukan Kerja-Kerja Pembaikan Segera (Inden)


Pembayaran Bagi Kerja-kerja Pembaikan Segera Inden JKP Diuruskan Oleh Jabatan Kejuruteraan Dan Jabatan Landkap.

3.

Peruntukan Program Kesejahteraan Masyarakat Bandar (PKMB)


Pembayaran Bagi Penganjuran Program-Program Usahawan.

4. Program Back to School (Baucer)

RM50.00 x 30 orang setiap

JKP

Diuruskan oleh Jabatan Pembagunan Masyarakat

5. Penyampaian Sumbangan PKMB (Tunai)

RM200.00 x 15 orang setiap

JKP

Diuruskan oleh Jabatan Pembagunan Masyarakat


6.2. Peruntukan Undang-Undang Ahli Majlis terikat dengan Akta/Peraturan seperti berikut : - Akta Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia 2009 (Seksyen 23) “ Kesalahan menggunakan jawatan atau kedudukan untuk suapan”

6.3 Geran Peruntukan

6.3.1 Semua urusan kewangan hendaklah menggunakan Akaun

Semasa JKP.

6.3.2 Sebarang pengeluaran wang melalui Akaun JKP (cek bank) hendaklah ditandatangani oleh Pengerusi (compulsory) dan Bendahari atau Setiausaha sahaja (sekurang-kurang dua tandatangan bagi pengeluaran wang). Salinan kad pengenalan perlulah diserahkan kepada Bahagian Khidmat Komuniti untuk urusan kebenaran menandatangani buku cek dengan pihak CIMB Bank.

6.3.3 Penyata akaun perlulah disediakan berserta resit pembayaran dan dibentang kepada Ahli Jawatankuasa JKP di dalam mesyuarat bulanan dan salinan diberikan kepada Bahagian Khidmat Komuniti.

6.3.4 Setiap zon JKP diminta menyediakan Laporan Kewangan setiap

bulan bagi tujuan semakan oleh Majlis. 6.3.5 Laporan Kewangan JKP bulanan berserta resit asal pembayaran,

bil-bil dan baucer perlulah dihantar kepada Bahagian Khidmat Komuniti sebelum 15hb bagi setiap bulan berikutnya.

6.3.6 Penyata Bank (Bank Statement) JKP perlulah dihantar kepada

Bahagian Khidmat Komuniti sebelum 15hb pada bulan berikutnya bagi tujuan audit.

6.3.7 Segala urusan pembayaran bagi tahun semasa perlu diuruskan

sebelum 31 Disember pada tahun semasa. 6.3.8 Bahagian Audit Dalam akan mengaudit Akaun JKP pada bulan

Januari tahun berikutnya. 6.3.9 Buku cek Bank JKP hendaklah dipulangkan selepas tamat tempoh

pelantikan Ahli Majlis.


7.0 PENGENDALIAN ADUAN PENDUDUK Semua bentuk aduan masyarakat melalui JKP hendaklah disalurkan terus ke Bahagian Perhubungan Awam (Iresponz) dan salinan ke Bahagian Khidmat Komuniti untuk tindakan selanjutnya.


FORMAT LAPORAN PROGRAM MINGGUAN


FORMAT LAPORAN PROGRAM BULANAN


FORMAT MINIT MESYUARAT JKP MPSJ


FORMAT LAPORAN KEWANGAN JKP MPSJ

garis panduan jawatankuasa penduduk (jkp) mpsj … panduan...jawatankuasa penduduk ... 1.1.2 mpsj...

Documents